Inhaltsverzeichnis Die Symbolleisten bei Excel... 3 Die Standard-Symbolleiste... 3 Die Funktionsleiste... 3 Die Formatierungspalette...

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1 Inhalt Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Die Symbolleisten bei Excel... 3 Die Standard-Symbolleiste... 3 Die Funktionsleiste... 3 Die Formatierungspalette... 4 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation... 5 Neue Tabelle Anlegen... 5 Zellen formatieren... 6 Zellengrösse ändern... 7 Mehrere Zellen aktivieren... 7 Formeln und Funktionen... 8 Formeln eingeben... 8 Funktion und Schreibweise von Formeln... 9 Mittelwert berechnen Wenn...Formel Diagrammassistent Grafische Darstellung von Daten einer Excel-Tabelle Darstellung mittels Säulendiagramm Darstellung mittels Tortendiagramm Excel - Seite 2

2 Symbolleisten Die Symbolleisten bei Excel Die Standard-Symbolleiste Die Standard-Symbolleiste enthält die wichtigsten Befehle, die nur angeklickt werden müssen, ohne dass ein Menü aufzuklappen ist. Hier sollen nur die wichtigsten Symbolleisten und Tasten erklärt werden, die nicht schon von Word her bekannt sind Office-Assistent Darstellungsgrösse Formatierungspalette einblenden Zeichnen-Palette einblenden Diagrammassistent öffnen Sortierung abwärts Sortierung aufwärts Funktionsassistent öffnen Standardformel einfügen Wiederherstellen Letzten Schritt widerrufen Format kopieren Einfügen Kopieren Ausschneiden Seitenansicht Ganzes Dokument mit vorein- Zur Nachverfolgung kennzeichnen Dokument speichern Bestehendes Dokument öffnen Neues Dokument erzeugen Die Funktionsleiste Für die Arbeit mit Excel empfiehlt es sich immer die Funktionsleiste sichtbar zu machen. ( Menü Ansicht Funtionsleiste ) - Inhalt (Formel) der aktuellen Zelle - Formeleingabe einleiten - Rechenopera-tion in Zelle eingeben - Formeleingabe abschliessen (inaktiv) - Formeleingabe abbrechen (inaktiv) - Aktuelles Feld - (SpalteD, Zeile5) Während der Eingabe einer Formel hat die Funktionsleiste ein leicht verändertes Aussehen: Inhalt (Formel) der aktuellen Zelle Formeleingabe einleiten Rechenoperation in Zelle eingeben Formeleingabe abschliessen / Formeleingabe abbrechen Zuletzt gewählte Fomel Durch Klick auf das Dreieck können andere Formeln gewählt werden Excel - Seite 3

3 Symbolleisten Die Formatierungspalette Die Formatierungspalette enthält alle wichtigen Formate und Formatierungen, welche auf eine Zelle und deren Inhalt angewendet werden können. Schrift 22 Schriftgrösse und Farbe 23/24 Schriftstile 25 Zellenformat 26 Dezimalstellen angeben 27 Text-Orientierung horizontal 28 Text-Orientierung vertikal 29 Text kann mehrer Zeilen enthalten / Einrückung des Textes Zelle passt sich an Inhalt an / ausgewählte Zellen zu einer verbinden Orientierung des Textes in Zelle 34 30/31 32/33 einzelne Rahmenlinien ausziehen / entfernen (Zusatzpalette öffnet sich) 35 Rahmenlinien ausziehen / färben 36 Strichelung der Rahmenlinie 37 Muster und Farbe der Zellenfläche 38/39 Voreinstellungen für das Dokument Die Tabelle wird je nach Voreinstellungen anders auf der Seite gedruckt. 40 Vor dem Drucken immer Seitenansicht aktivieren! Excel - Seite 4

4 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Neue Tabelle Anlegen Wenn Excel gestartet wird, so werden drei neue Tabellen automatisch angelegt. Das ganze Dokument heisst Arbeitsmappe1. Jede der 3 Tabellen enthält 256 Spalten und Zeilen. Die Spalten sind mit Buchstaben A,B,C...Z,AA,AB,...AZ... beschriftet. Die Zeilen tragen Nummern von 1 bis Die Tabellen werden durch Klicken auf den entsprechenden Reiter am unteren Fensterrand in den Vordergrund geholt. Die Gitterlinien werden in der Grundeinstellung nicht gedruckt; erst wenn dies mit den entsprechenden Tasten oder Befehlen verändert wird, sind sie auch im Ausdruck sichtbar. Die Zellen können Texte, Zahlen, Datumswerte oder auch Grafiken enthalten. Sie können wie Text in Word formatiert werden, daneben aber auch Formeln enthalten, welche auch komplizierte Berechnungen möglich machen. Bearbeitungszeile zeigt die Formel der aktiven Zelle an. Aktuelle Zelle Wenn du Daten in die Zellen eingibst, so kannst du in die Zelle klicken und den Text eintippen. Der Inhalt der aktuellen Zelle kann ausserdem in der Bearbeitungszeile der Funktionsleiste (s.o.) eingesehen und verändert werden. In der Funktionsleiste wird auch eine allfällige Formel der aktiven Zelle angezeigt, die Zelle selber enthält nur das Resultat. Erst nach einem Doppelklick auf eine Zelle erscheint dort auch die Formel. Wichtige Bemerkung für Einsteiger: Jeder Doppelklick in eine Zelle, die bereits eine Formel enthält, wird von Excel als Einleitung der Formeleingabe verstanden. Klicks in andere Zellen ergeben in der aktiven Zelle Einträge dieser Zellen. Nur mit dem Klick auf das rote Kreuz der Funktionsleiste kann die Veränderung der Formel abgebrochen werden. Excel - Seite 5

5 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Zellen formatieren Die Werte einer Zelle können auf verschiedene Arten formatiert werden. Zellen von Excel können auch grössere Mengen Text enthalten. Diese sind - wie dies von Textverarbeitungsprogrammen her bekannt ist - formatierbar. Neben diesen Text- Formatierungen gibt es für Zahlen noch weitere Möglichkeiten: Reine Zahlen können als - Beträge in verschiedenen Währungen - Datum - Uhrzeit - Prozentzahlen - Brüche angezeigt werden. Du gibst z.b. 6.5 (ohne Anführungszeichen) ein und wenn du die Zelle verlässt, hat Excel je nach dem eingestellten Format der Zelle Fr 6.50 (Buchhaltung) oder 650% (Prozent) oder sogar 6. Mai 2004 (Datum) oder 6 1/2 (Bruch) gemacht. Das Format der Zellen kann im Menü Format Zellen... bestimmt werden. Wähle den Reiter Zahlen und aus der Liste das entsprechende Format für die Werte der aktivierten Zellen. Hier kannst du auch die Anzahl Dezimalstellen bestimmen, auf welche ein Wert gerundet werden soll. Excel - Seite 6

6 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Zellengrösse ändern Es gibt in Excel 3 Möglichkeiten, die Grösse von Zellen zu verändern: Im Format-Menü kannst du mit den Menüpunkten Zeile -> Höhe und Spalte -> Breite Zahlenwerte in Pixels (Punkten) angeben. Die oben erwähnten Menüpunkte enthalten auch die Option optimale Breite (Höhe) bestimmen. Wähle diese Option und Excel wird die optimale Grösse für die aktivierten Zellen ermitteln. Du kannst in den Spalten bzw. Zeilenköpfen genau auf eine Gitterlinie klicken (der Cursor wird dann zum Doppelpfeil) und an den Linien ziehen. Hier klicken und ziehen Mehrere Zellen aktivieren Musst du zum Beispiel um Formate einheitlich zu ändern mehrere Zellen aktivieren, so gilt es folgendes zu beachten: - Zusammenhängende Zellbereiche kannst du mit der Maus überstreichen. - Ganze Zeilen oder Spalten aktivierst du, indem du in den Zeilen- resp. Spaltenkopf klickst. - Unzusammenhängende Zellen können durch Klicken (und / oder Ziehen) und gleichzeitiges gedrückt Halten der Befehlstaste aktiviert werden. Excel - Seite 7

7 Formeln Formeln und Funktionen Formeln eingeben Die wichtigste Fähigkeit einer Tabellenkalkulation wie Excel ist, dass aus den eingegebenen Werten neue Werte berechnet werden können. Dies geschieht durch die Eingabe von Formeln. - Um eine Formel in eine Zelle einzugeben, klickst du ins Feld, welches das Resultat enthalten soll. - In der Funktionsleiste links von der Befehlszeile findest du ein Gleichheitszeichen. Ein Klick auf dieses Gleichheitszeichen eröffnet die Formeleingabe. - Inhalt (Formel) der aktuellen Zelle - Formeleingabe einleiten Rechenopera-tion in Zelle eingeben Formeleingabe abbrechen Formeleingabe abschliessen / bestätigen - Durch Klick auf das Dreieck können andere Formeln gewählt werden - Zuletzt gewählte Formel (hier Summe) Die zuletzt verwendete Funktion wird im linken Teil der Befehlszeile angezeigt. (hier Summe ) - Diese Funktion steht zuoberst in der Liste, welche sich öffnet, wenn du auf das Dreieck (Pfeil nach unten) klickst. Halte die Maustaste unten und wähle die gewünschte Funktion. Wird sie nicht in der Liste angezeigt, so wähle den untersten Eintrag weitere Funktionen. - Hast du die Formel gewählt, öffnet sich der Funktionsassistent. Er hilft dir die Formel in der richtigen Weise zu vervollständigen. Ein Klick auf dieses Dreieck verkleinert das Fenster des Funktionsassistenten auf die Befehlszeile. (s.u.) - In unserem Beispiel schlägt der Formelassistent vor, die Zahlen der Zellen C5 bis C9 (oberhalb der aktuellen Zelle, C10) zu addieren. Statt der vorgeschlagenen können natürlich auch andere Zellen oder Zellbereiche angegeben werden. Excel - Seite 8

8 Formeln Funktion und Schreibweise von Formeln Zur Formeleingabe: Grundsätzlich kannst du die Formeln und Zellenangaben von Hand schreiben oder du kannst sie durch Klicken aus vorgegebenen Elementen zusammensetzen. Um in Zellen zu klicken, welche in der Formel enthalten sein sollen, kannst du das Fenster des Formelassistenten verschieben oder durch einen Klick auf das nach oben gerichtete, schraffierte Dreieck auf die Befehlszeile verkleinern. (s.o.bild) Als Beispiel sei hier die Formel des vorangehenden Bildes erklärt {Summe(C5:C9)}. Die Funktion Summe addiert die in der nachfolgenden Klammer stehenden Zellen oder Zellbereiche. Die Zellen werden mit den Zeilen- und Spaltenköpfen angegeben. C5 bedeutet also die Zelle der Spalte C in der Zeile 5. Der nachfolgende Doppelpunkt besagt, dass es sich in der Formel um einen Zellbereich handelt: den Bereich zwischen der Zelle C5 und C9 (in diesem Fall also 5 Zellen). Die Summe wird also berechnet aus den Zahlen der Zellen C5, C6...C9. Ebenso gut könnte hier auch die Formel stehen (C5 +C6 + C7 + C8 + C9); die Schreibweise mit der Summenfunktion ist aber natürlich einfacher, insbesondere für umfangreichere Zellbereiche. Steht in einer Zelle keine Zahl, so wird die Funktion auf diese nicht angewendet. Schliesse jede Eingabe mit der OK-Taste des Funktionsassistenten, einem Klick auf das grüne Häkchen in der Funktionsleiste oder mit der Enter-Taste ab. Bitte beachte die Operationszeichen in PC-Programmen und die Schreibweise von Dezimalzahlen: Rechenoperation Operationszeichen Addition + Subtraktion - Multiplikation * Division / Dezimalzeichen. (Punkt nicht Komma!*) * Je nach Format der Zelle können Kommas als Tausender-Trennzeichen gewählt werden! Excel - Seite 9

9 Diagramme Mittelwert berechnen Die Funktion Mittelwert berechnet automatisch den Durchschnitt einer Anzahl Zahlen. Die Zellen, welche leer sind, werden nicht mitberechnet. Vorgehen: Aktiviere die Zelle, welche das Resultat der Berechnung enthalten soll. Klicke oben neben der Befehlsleiste auf das Gleichheitszeichen. Klicke nun auf den kleinen nach unten gerichteten Pfeil etwas weiter links. (Halte die Maustaste unten). Im aufklappenden Menü wählst du Mittelwert. Nun gibt es verschiedene Methoden, die Felder anzugeben, mit welchen gerechnet werden soll. 1. Wenn die Zahlen, aus denen der Mittelwert gebildet werden soll, in einem zusammenhängenden Zellbereich stehen. Klicke zwischen die beiden Klammern in der Befehlszeile (Neben =Mittelwert ). Schreibe entweder den Zellbereich hinein: D.h. die erste Zelle und die letzte Zelle einer Reihe getrennt von einem Doppelpunkt. (z.b. Mittelwert(A1:A7) heisst, dass der Mittelwert aus den Zahlwerten der Zellen A1, A2, A3,...A7 berechnet werden soll.) Klicke zwischen die beiden Klammern in der Befehlszeile (Neben =Mittelwert ). Klicke in die erste Zelle der Tabelle, welche eine Zahl enthält, die zum Mittelwert gehören soll (A1). Ziehe mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Zelle (A7). Die Formel wird automatisch ergänzt. 2. Wenn die Zahlen, aus denen der Mittelwert gebildet werden soll, nicht in einem zusammenhängenden Zellbereich stehen. Klicke in das Feld neben Zahl 1. Schreibe die Feldbezeichnung der ersten Zelle hinein. (Z.B. A1) oder, wenn du den Blick auf die Zellen hast, aus welchen die Mittelwerte berechnet werden sollen, klicke einfach in die erste Zelle, welche für die Mittelwertberechnung berücksichtigt werden soll. Klicke ins Feld neben Zahl 2 und verfahre so mit der 2. Zelle Usw. bis alle Zellen in der Formel erfasst sind. Schliesse die Eingabe mit der Eingabe-Taste oder einem Klick auf das Häkchen neben der Befehlszeile ab. Anmerkung: Wenn alle Zellen auf welche sich die Formel bezieht, leer sind, wird Excel das Resultat (Div/0!) liefern. Dieses verschwindet aber bei der ersten Eingabe einer Zahl in die Zellen. Excel - Seite 10

10 Formeln Wenn...Formel Oft sollen Formeln nur unter bestimmten Voraussetzungen berechnet werden oder je nach Voraussetzungen sollen verschiedene Formeln berechnet werden. Beispiel: In einer einfachen Buchhaltung soll, wenn der Saldo positiv ist, neben dem Saldo Guthaben stehen, wenn er negativ ist, soll Schulden stehen. Hier findet die Wenn...Formel ihren Einsatz. Die Formel könnte dann lauten: Klicke ins Feld, in welchem das Resultat erscheinen soll. (E12) Klicke auf das Gleichheitszeichen neben der Eingabezeile. Klicke auf das kleine nach unten gerichtete Dreieck links. (Halte die Maustaste unten.) Wähle aus dem Menü Wenn. Schreibe ins Feld neben Prüfung : E11>= 0 (Wenn die Zelle einen Wert grösser oder gleich Null enthält, ist die Bedingung erfüllt; E11 ist die Differenz aus dem Total der Einnahmen minus dem Total der Ausgaben) Ins Feld neben Dann-Wert kommt die «Berechnung» (hier ein Text!), die gemacht werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist: Dann soll der Text Guthaben eingesetz werden. (Texte werden in Anführungszeichen gesetzt.) Ins Feld neben Sonst-Wert kommt die Berechnung, die gemacht werden soll, wenn die Bedingung NICHT erfüllt ist: Dann soll der Text Schulden eingesetzt werden. Schliesse die Eingabe mit der Enter-Taste oder einem Klick auf das Häkchen neben der Befehlszeile ab. Excel - Seite 11

11 Diagramme Diagrammassistent Grafische Darstellung von Daten einer Excel-Tabelle Mit dem Diagrammassistenten verfügt Excel über ein mächtiges Instrument, um Daten aus einer Tabelle graphisch anschaulich darzustellen. Nachfolgend sei an zwei Beispielen die Funktionsweise dargelegt. Viele weitere Möglichkeiten, insbesondere die Anpassung an spezielle Bedürfnisse können dabei nicht berücksichtigt werden. Darstellung mittels Säulendiagramm Die Stimmbeteiligung einer Abstimmung über eidgenössische Vorlagen soll mit einem Säulendiagramm dargestellt werden. Den Überblick über die Stimmbeteiligung in den verschiedenen Kantonen erhält man am einfachsten, wenn man die Prozentzahlen als Säulen nebeneinander stellt. Beachte, dass die Prozentzahlen der Tabelle nicht etwa wie Text geschrieben werden, sondern ein bestimmtes Zellenformat darstellen. Dies kann im Menü Format Zellen... eingestellt werden (s.o. unter Zellen formatieren ): Der eingegebene Wert beispielsweise für Zürich ist also Excel zeigt, sobald die Zelle verlassen wird, 47.5%. Vorgehen für eine Darstellung in Säulendiagrammen: - Aktiviere den Bereich mit den Kantonsnamen und den Prozentzahlen (mit gedrückter Maustaste überstreichen). - Klicke auf die Taste für den Diagrammassistenten. Excel - Seite 12

12 Diagramme - Als Diagrammtyp wählst du Säule und als Datenbereich Spalten. - Klickst du, bevor du weitergehst, auf den Reiter Reihe, so kannst du feststellen, dass für die Beschriftung der Rubriken-Achse die Werte aus den Zellen A2-A27 verwendet werden (also die Kantonsnamen). Die Säulenhöhe wird den Werten der Zellen B2 bis B27 entnommen. - Klicke auf die Taste Weiter. - Nun kannst du noch einen Titel für das Diagramm angeben z.b. Stimmbeteiligung eidgenössische Vorlagen Im folgenden Dialogfenster kannst du auswählen, ob das Diagramm in eine neue Tabelle oder neben die aktuelle gesetzt werden soll. - Klicke auf Fertigstellen. Das Diagramm sollte etwa wie das Bild aussehen. - Werden noch nicht alle Kantonsnamen angezeigt, so kann dies durch Verbreitern der Grafik erreicht werden. Klicke auf den Rand der Grafik und ziehe an einem der Aktivpunkte der Seitenbegrenzungen. 70.0% 60.0% 50.0% 40.0% 30.0% 20.0% 10.0% 0.0% Stimmbeteiligung eidgenössische Vorlagen Darstellung mittels Tortendiagramm Zürich Bern Luzern Uri Schwyz Obwalden Nidwalden Glarus Zug Freiburg Solothurn Basel-Stadt Basel-Land Schaffhausen Appenzell Ausserrhoden Appenzell Innerrhoden St. Gallen Graubünden Aargau Thurgau Tessin Waadt Wallis Neuenburg Genf Jura Reihe1 Für die Verhältnisse der JA-Nein-Stimmen ist die Form des Kreis- oder Tortendiagramms geeignet. Vorgehen für das Kreisdiagramm zur Avanti-Initiative für den Kanton Zürich: - Aktiviere die 4 Zellen mit Ja, Nein und den entsprechenden Zahlen. Excel - Seite 13

13 Diagramme - Klicke auf die Taste für den Diagrammassistenten. - Wähle die Form des Kreisdiagramms. - Klicke auf Weiter. - Der richtige Datenbereich ist schon ausgewählt. Klicke auf Weiter. - Klicke auf den Reiter Titel und schreibe ins entsprechende Feld den Titel für das Diagramm. - Klicke auf den Reiter Legende. Es soll keine Legende angezeigt werden. Entferne also das Häkcken. - Klicke auf den Reiter Datenbeschriftungen. Hier sollen sowohl die Beschriftungen wie auch die Prozentzahlen angezeigt werden. - Klicke auf Fertigstellen. Das Diagramm sollte etwa so aussehen: Kanton Zürich: Gegenvorschlag zur Avanti- Initiative Ja 38% Nein 62% Du kannst die einzelnen Diagrammelemente (z.b. die Beschriftung oder den Titel) noch verschieben und anders formatieren, nachdem du sie angeklickt hast. Excel - Seite 14