Folienmaster. Einführung und Tipps zu Excel MS Office Stephan Rüegg-Schweizer. Hilfestellungen. Excel - Seite 0

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1 Folienmaster Einführung und Tipps zu Excel MS Office 2008 Hilfestellungen Stephan Rüegg-Schweizer Excel - Seite 0

2 Inhalt Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...1 Die Symbolleisten bei Excel...2 Die Standard-Symbolleiste...2 Die Funktionsleiste...2 Die Formatierungspalette...3 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation...4 Neue Tabelle Anlegen...4 Zellen formatieren...5 Zellengrösse ändern...6 Mehrere Zellen aktivieren...6 Formeln und Funktionen...7 Formeln eingeben...7 Funktion und Schreibweise von Formeln...8 Mittelwert berechnen...9 Wenn...Formel...10 Übertragen von Formeln in weitere Zellen...10 Diagrammassistent...11 Grafische Darstellung von Daten einer Excel-Tabelle...11 Darstellung mittels Säulendiagramm...11 Darstellung mittels Tortendiagramm...12 Excel - Seite 1

3 Symbolleisten Die Symbolleisten bei Excel Die Standard-Symbolleiste Die Standard-Symbolleiste enthält die wichtigsten Befehle, die nur angeklickt werden müssen, ohne dass ein Menü aufzuklappen ist. Hier sollen nur die wichtigsten Symbolleisten und Tasten erklärt werden, die nicht schon von Word her bekannt sind Excel-Hilfe öffnen Darstellungsgrösse einstellen Formatierungspalette (Toolbox) einblenden Funktiionsgalerie zum Einfügen vordefinierter Blätter, Diagramme, Formen und Word-Arts einblenden Sortierung abwärts Sortierung aufwärts Die Werte der aktivierten Zellen summieren Widerrufenen Schritt wiederherstellen Letzten Schritt widerrufen Format kopieren Einfügen Kopieren Daten aus bestehender Datei importieren Dokument mit letzter Druckereinstellung drucken Dokument speichern Bestehendes Dokument öffnen Neues Dokument erzeugen Die Funktionsleiste Für die Arbeit mit Excel empfiehlt es sich immer die Funktionsleiste sichtbar zu machen. ( Menü Ansicht Funktionsleiste ) - Formeleingabe abbrechen (inaktiv) Inhalt (Formel) der aktuellen Zelle Formelgenerator öffnen Öffnet weitere vorher verwendete Funktionen Enthält die zuletzt verwendete Funktion Excel - Seite 2

4 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Die Formatierungspalette Die Formatierungspalette enthält alle wichtigen Formate und Formatierungen, welche auf eine Zelle und deren Inhalt angewendet werden können. Wechsel zwischen Formatierungspalette, Objektpalette, Formelgenerator u.a. 18 Schriftart Aktuelle Schrift 19 Schriftgrösse 20 Schriftstile und Schriftfarbe 21 Zahlenformat Zahlenformat 22 Anzahl Dezimalstellen erhöhen / verringern 23 Ausrichtung und Abstand Text linksbündig, rechtsbündig... ausrichten 24 Text-Plazierung in der Zelle vertikal 25 Textorientierung 26 Mehrere Zeilen in einer Zelle/ Textgrösse automatisch anpassen 27/28 Text links einziehen / aktivierte Zellen zu einer Zelle verbinden 29 Rahmen und Schattierung Rahmenlinien drucken / Linienart 30 Rahmenlinienfarbe / Rahmenlinie von Hand zeichnen Muster für gefärbte Zellen / Zellhintergrundfarbe Seite einrichten Voreinstellungen für das Dokument Die Tabelle wird je nach Voreinstellungen anders auf der Seite gedruckt. 33 Excel - Seite 3

5 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Neue Tabelle Anlegen Wenn Excel gestartet wird, so wird gleich eine neue Tabelle angelegt. Das ganze Dokument heisst Arbeitsmappe1. Die Tabellen von Excel enthalten je 256 Spalten und Zeilen. Die Spalten sind mit Buchstaben A,B,C...Z,AA,AB,...AZ... beschriftet. Die Zeilen tragen Nummern von 1 bis Weitere Tabellen kannst Du durch Klicken auf das kleine Pluszeichen unten links im Excel-Fenster erzeugen. Die Tabellen werden durch Klicken auf den entsprechenden Reiter am unteren Fensterrand in den Vordergrund geholt. Die Gitterlinien einer Excel-Tabelle werden in der Grundeinstellung nicht gedruckt; erst wenn dies mit den entsprechenden Tasten oder Befehlen verändert wird (Formatierungspalette 30-32), sind sie auch im Ausdruck sichtbar. Die Zellen können Texte, Zahlen, Datumswerte oder auch Grafiken enthalten. Sie können wie Text in Word formatiert werden, daneben aber auch Formeln enthalten, welche auch komplizierte Berechnungen möglich machen. Funktionsleiste zeigt die aktuelle Zelle (E2) und die Formel in dieser Zelle an. Aktuelle Zelle Wenn du Daten in die Zellen eingibst, so kannst du in die Zelle klicken und den Text eintippen. Der Inhalt der aktuellen Zelle kann ausserdem in der Bearbeitungszeile der Funktionsleiste (s.o.) eingesehen und verändert werden. In der Funktionsleiste wird auch eine allfällige Formel der aktiven Zelle angezeigt, die Zelle selber enthält nur das Resultat. Erst nach einem Doppelklick auf eine Zelle erscheint dort auch die Formel. Wichtige Bemerkung für Einsteiger: Jeder Doppelklick in eine Zelle, die bereits eine Formel enthält, wird von Excel als Einleitung der Formeleingabe verstanden. Klicks in andere Zellen ergeben in der aktiven Zelle Einträge dieser Zellen. Nur mit dem Klick auf das rote Kreuz der Funktionsleiste (rechts aussen) oder der Esc-Taste kann die Veränderung der Formel abgebrochen werden. Excel - Seite 4

6 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Zellen formatieren Die Werte einer Zelle können auf verschiedene Arten formatiert werden. Zellen von Excel können auch grössere Mengen Text enthalten. Diese sind - wie dies von Textverarbeitungsprogrammen her bekannt ist - formatierbar. Neben diesen Text- Formatierungen gibt es für Zahlen noch weitere Möglichkeiten: Reine Zahlen können als - Beträge in verschiedenen Währungen - Datum - Uhrzeit - Prozentzahlen - Brüche angezeigt werden. Du gibst z.b. 6.5 (ohne Anführungszeichen) ein und wenn du die Zelle verlässt, hat Excel je nach dem eingestellten Format der Zelle Fr 6.50 (Buchhaltung) oder 650% (Prozent) oder sogar 6. Mai 2004 (Datum) oder 6 1/2 (Bruch) gemacht. Das Format der Zellen kann in der Formatierungspalette (Zahlen Format) oder etwas differenzierter im Menü Format Zellen... bestimmt werden. Wähle den Reiter Zahlen und aus der Liste das entsprechende Format für die Werte der aktivierten Zellen. Hier kannst du auch die Anzahl Dezimalstellen bestimmen, auf welche ein Wert gerundet werden soll. Excel - Seite 5

7 Arbeiten mit der Tabellenkalkulation Zellengrösse ändern Es gibt in Excel 3 Möglichkeiten, die Grösse von Zellen zu verändern: Im Format-Menü kannst du mit den Menüpunkten Zeile -> Höhe resp. Spalte -> Breite die Dimensionen in mm oder cm angeben (z.b. 11mm). Die oben erwähnten Menüpunkte enthalten auch die Option optimale Breite (Höhe) bestimmen. Wähle diese Option und Excel wird die optimale Grösse für die aktivierten Zellen ermitteln. Du kannst in den Spalten bzw. Zeilenköpfen genau auf eine Gitterlinie klicken (der Cursor wird dann zum Doppelpfeil) und an den Linien ziehen. Hier klicken und ziehen Mehrere Zellen aktivieren Musst du zum Beispiel um Formate einheitlich zu ändern mehrere Zellen aktivieren, so gilt es folgendes zu beachten: - Zusammenhängende Zellbereiche kannst du mit der Maus überstreichen. - Ganze Zeilen oder Spalten aktivierst du, indem du in den Zeilen- resp. Spaltenkopf klickst. - Unzusammenhängende Zellen können durch Klicken (und / oder Ziehen) und gleichzeitiges gedrückt Halten der Befehlstaste aktiviert werden. Excel - Seite 6

8 Formeln Formeln und Funktionen Formeln eingeben Die wichtigste Fähigkeit einer Tabellenkalkulation wie Excel ist, dass aus den eingegebenen Werten neue Werte berechnet werden können. Dies geschieht durch die Eingabe von Formeln. - Um eine Formel in eine Zelle einzugeben, klickst du ins Feld, welches das Resultat enthalten soll. Im Beispiel oben E7. - In der Funktionsleiste links von der Befehlszeile findest du eine Taste mit "fx" beschriftet. Ein Klick auf diese Taste eröffnet die Formeleingabe und öffnet das Fenster des Formalgenerators. Formeleingabe abbrechen Inhalt (Formel) der aktuellen Zelle Formeleingabe einleiten und Formelgenerator öffnen Durch Klick auf das Dreieck können andere Formeln gewählt werden Zuletzt gewählte Formel (hier Summe) Die zuletzt verwendete Funktion wird im linken Teil der Befehlszeile angezeigt. (hier Summe ) - Diese Funktion steht zuoberst in der Liste, welche sich öffnet, wenn du auf die Taste (Doppelpfeil nach unten und oben) klickst. Wähle die gewünschte Funktion durch Doppelklick aus der Liste. Wird sie nicht in der Liste angezeigt, so wähle den untersten Eintrag weitere Funktionen. Alternativ kannst Du die Formel aus der Liste des Formelgenerators auswählen - In unserem Beispiel schlägt der Formel- Generator vor, die Zahlen der Zellen E2 bis E6 (oberhalb der aktuellen Zelle, E7) zu addieren. Statt der vorgeschlagenen können natürlich auch andere Zellen oder Zellbereiche angegeben werden. Excel - Seite 7

9 Diagramme Funktion und Schreibweise von Formeln Zur Formeleingabe: Grundsätzlich kannst du (nach einem Gleichheitszeichen) die Formeln und Zellenangaben von Hand schreiben oder du kannst sie durch Klicken aus vorgegebenen Elementen zusammensetzen. Als Beispiel sei hier die Formel des vorangehenden Bildes erklärt {Summe(E2:E6)}. Die Funktion Summe addiert die in der nachfolgenden Klammer stehenden Zellen oder Zellbereiche. Die Zellen werden mit den Zeilen- und Spaltenköpfen angegeben. E6 bedeutet also die Zelle der Spalte E in der Zeile 6. Der nachfolgende Doppelpunkt besagt, dass es sich in der Formel um einen Zellbereich handelt: den Bereich zwischen der Zelle E2 und E6 (in diesem Fall also 5 Zellen). Die Summe wird also berechnet aus den Zahlen der Zellen E2, E3,...E6. Ebenso gut könnte hier auch die Formel stehen (E2 + E3 + E4 + E5 + E6); die Schreibweise mit der Summenfunktion ist aber natürlich einfacher, insbesondere für umfangreichere Zellbereiche. Steht in einer Zelle keine Zahl, so wird die Funktion auf diese nicht angewendet. Schliesse jede Eingabe mit der Enter-Taste ab. Bitte beachte die Operationszeichen in PC-Programmen und die Schreibweise von Dezimalzahlen: Rechenoperation Addition + Subtraktion - Multiplikation * Division / Operationszeichen Dezimalzeichen. (Punkt nicht Komma!*) * Je nach Format der Zelle können Kommas als Tausender-Trennzeichen gewählt werden! Excel - Seite 8

10 Formeln Mittelwert berechnen Die Funktion Mittelwert berechnet automatisch den Durchschnitt einer Anzahl Zahlen. Die Zellen, welche leer sind, werden nicht mitberechnet. Beispiel: Berechne im Feld Q4 den Mittelwert der Felder B4 bis K4 Vorgehen: Aktiviere die Zelle, welche das Resultat der Berechnung enthalten soll (Q4). Klicke oben in der Befehlsleiste auf die "fx"-taste. Der Formel-Generator öffnet sich. Wähle aus der Liste der Funktionen "Mittelwert" durch Doppelklick aus. (Solltest Du die gewünschte Formel nicht finden, kannst Du sie im Formel-Generator-Fenster bei "Funktion suchen" eingeben oder von Hand schreiben. Für die Zellen, über welche die Funktion berechnet werden soll, macht Dir Excel einen Vorschlag in unserem Beispiel (Q2 bis Q3). Manchmal stimmt der Vorschlag, dann hast Du Glück gehabt. Soll ein anderer Zellbereich berechnet werden, so musst Du die Angabe in der Formel anpassen. Am einfachsten aktivierst Du ganz unten im Formel-Generator- Fenster die Zellangabe. Nun gibt es verschiedene Methoden, die Felder anzugeben, mit welchen gerechnet werden soll. 1. Wenn die Zahlen, aus denen der Mittelwert gebildet werden soll, in einem zusammenhängenden Zellbereich stehen. Schreibe entweder den Zellbereich hinein: D.h. die erste Zelle und die letzte Zelle einer Reihe getrennt von einem Doppelpunkt. (z.b. Mittelwert(B4:K4) heisst, dass der Mittelwert aus den Zahlwerten der Zellen B4, C4, D4...K4 berechnet werden soll.) Klicke in die erste Zelle der Tabelle, welche eine Zahl enthält, die zum Mittelwert gehören soll (B4). Ziehe mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Zelle (K4). Die Formel wird automatisch ergänzt. 2. Wenn die Zahlen, aus denen der Mittelwert gebildet werden soll, nicht in einem zusammenhängenden Zellbereich stehen. Klicke in das Feld neben Zahl 1. Schreibe die Feldbezeichnung der ersten Zelle hinein. (Z.B. A1) oder, wenn du den Blick auf die Zellen hast, aus welchen die Mittelwerte berechnet werden sollen, klicke einfach in die erste Zelle, welche für die Mittelwertberechnung berücksichtigt werden soll. Klicke ins Feld neben Zahl 2 und verfahre so mit der 2. Zelle usw. bis alle Zellen in der Formel erfasst sind. Schliesse die Eingabe mit der Eingabe-Taste ab. Anmerkung: Wenn alle Zellen auf welche sich die Formel bezieht, leer sind, wird Excel das Resultat (Div/0!) liefern. Dieses verschwindet aber bei der ersten Eingabe einer Zahl in die Zellen. Excel - Seite 9

11 Diagramme Wenn...Formel Oft sollen Formeln nur unter bestimmten Voraussetzungen berechnet werden oder je nach Voraussetzungen sollen verschiedene Formeln berechnet werden. Beispiel: In einer einfachen Buchhaltung soll, wenn der Saldo positiv ist, neben dem Saldo Guthaben stehen, wenn er negativ ist, soll Schulden stehen. Hier findet die Wenn...Formel ihren Einsatz. Die Formel könnte dann lauten: Klicke ins Feld, in welchem das Resultat erscheinen soll. (D13) Wähle aus dem Funktionen im Formel-Generator-Fenster die "Wenn-Funktion". Nun arbeitest Du am einfachsten mit der Eingabehilfe im Formel-Generator-Fenster: Du kannst nach der Auswahl der Funktion gleich lostippen: C13>0. Nun klickst Du ins Feld neben "dann" oder betätigst die Tabulator-Taste und schreibst "Guthaben" (mit Anführungszeichen!". Dann klickst Du neben "sonst" (oder Tab'- taste) und schreibst "Schulden". Schliesse die Eingabe mit der Enter-Taste ab. Die Formel wird berechnet. Übertragen von Formeln in weitere Zellen Oft kommt es vor, dass die gleiche Berechung für verschiedene Zellbereiche gemacht werden soll. (Im Beispiel für den Pausenverkauf die Summen aller Brötchen etc.) Dann musst Du die Formel nur einmal eingeben und kannst sie danach auf die analogen Zellen übertragen. Vorgehen: Gib die Formel wie oben angegeben ein und schliesse mit der Eingabetaste ab oder klicke in die Zelle mit der Formel, welche Du übertragen willst. Fahre mit dem Cursor an die rechte untere Ecke der Zelle bis der Cursor zu einem Plus-Zeichen wird. Drücke nun die Maustaste und halte sie unten. Ziehe bis zur letzten Zelle, in welche die Formel übertragen werden soll. Lass die Maustaste los. Die Formel ist übertragen und wurde angepasst, so dass nun immer die Summe der Zellen berechnet werden, welche links von der Ergebniszelle stehen. Excel - Seite 10

12 Diagramme Diagrammassistent Grafische Darstellung von Daten einer Excel-Tabelle Mit dem Diagrammassistenten verfügt Excel über ein mächtiges Instrument, um Daten aus einer Tabelle graphisch anschaulich darzustellen. Nachfolgend sei an zwei Beispielen die Funktionsweise dargelegt. Viele weitere Möglichkeiten, insbesondere die Anpassung an spezielle Bedürfnisse können dabei nicht berücksichtigt werden. Darstellung mittels Säulendiagramm Die Stimmbeteiligung einer Abstimmung über eidgenössische Vorlagen soll mit einem Säulendiagramm dargestellt werden. Den Überblick über die Stimmbeteiligung in den verschiedenen Kantonen erhält man am einfachsten, wenn man die Prozentzahlen als Säulen nebeneinander stellt. Beachte, dass die Prozentzahlen der Tabelle nicht etwa wie Text geschrieben werden, sondern ein bestimmtes Zellenformat darstellen. Dies kann im Menü Format Zellen... eingestellt werden (s.o. unter Zellen formatieren ): Der eingegebene Wert beispielsweise für Zürich ist also Excel zeigt, sobald die Zelle verlassen wird, 47.5%. Vorgehen für eine Darstellung in Balkendiagrammen: - Aktiviere den Bereich mit den Kantonsnamen und den Prozentzahlen (mit gedrückter Maustaste überstreichen). - Klicke in der Standard-Symbolleiste auf die Taste zum Einblenden der Funktionsgalerie. - Klicke auf den Haupttitel "Diagramme". Excel - Seite 11

13 Diagramme - Als Diagrammtyp wählst du Balken. Das Diagramm wird erstellt und erscheint in einem frei skalierbaren eigenen Fenster über der Tabelle. - In der Formatierungspalette kannst du noch einen Titel für das Diagramm angeben z.b. Stimmbeteiligung eidgenössische Vorlagen Werden noch nicht alle Kantonsnamen angezeigt, so kann dies durch Vergrössern der Grafik erreicht werden. Klicke auf den Rand der Grafik und ziehe an einem der Aktivpunkte der Seitenbegrenzungen. - Die Einteilung der Prozentskala und weitere Darstellungsoptionen können (nach einem Doppelklick auf die Diagramm-Elemente) eingestellt werden: - z.b. Prozentskala (unter der horizontalen Achse) doppelklicken - Skalierung wählen und Hauptintervall "0,2" eingeben. Darstellung mittels Tortendiagramm Für die Verhältnisse der JA-Nein-Stimmen einer Abstimmung ist die Form des Kreisoder Tortendiagramms geeignet. Vorgehen für das Kreisdiagramm zur Avanti-Initiative für den Kanton Zürich: - Aktiviere die 4 Zellen mit Ja, Nein und den entsprechenden Zahlen. - Klicke auf die Taste zum Einblenden der Funktionsgalerie. Excel - Seite 12

14 Diagramme - Wähle die Form des Kreisdiagramms. - Das Diagramm wird erstellt. - Gib in der Formatierungspalette noch einen Diagrammtitel an. - Unter "Optionen" kannst Du allenfalls noch einstellen, dass in den Segmenten die Prozent-Zahlen erscheinen usw. Du kannst die einzelnen Diagrammelemente (z.b. die Beschriftung oder den Titel) auch verschieben und anders formatieren, nachdem du sie angeklickt hast. Excel - Seite 13