MS Excel Tabellenkalkulation, Grafik, Datenbank

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1 MS Excel Tabellenkalkulation, Grafik, Datenbank Allgemeines 1. Excel Tabellenkalkulation: Erfassen und Verarbeiten von Zahlenmaterial Grafik: Grafische Darstellungen des Zahlenmaterials mittels Diagrammen (Kreis-, Säulen-, Balken-, Liniendiagramm u.a.) Einfache Datenbanken evt. andere Tabellendarstellungen Ab- / Be - / Rechnungen (Zins, Franchise), Budget, Statistiken, Rechnungsübungen, Zeiterfassung, Listen (Materialverw., Adressen, Noten, Sammlung) 2. Programmoberfläche 3. Arbeitsmappe/Tabellenblätter 4. Bezeichnungen in der Tabelle 5. Mögliche Zellinhalte Excel-Datei = 1 Arbeitsmappe bestehend aus beliebigen Tabellenblättern (b. Start: 3) jede Tabelle: Zeilen / 256 Spalten Spalten: A, B, C,..., Z, AA, AB, AC,... Zeilen: 1, 2, 3,... Zellen: A1, B2, C3,... Aktive Zelle: A1 (im Namensfeld) 7 Text, Zahlen ("8.5" / "Hans") Dezimaltrennzeichen Schweiz = Punkt Formeln ("=A1+B1" / "=17593*3847") Funktionen ("=SUMME(A1:B1)") Operationen Addition / Subtraktion = + - Multiplikation / Division = * / Potenzierung = ^ Text-Verknüpfung = & (Text in Anführungsz.) 7. Von Zelle zu Zelle / Z. "schliessen" 8. Auto- Ausfüllen horizontal vorw.: TAB / rückw.: SHIFT+TAB vertikal vorw.: ENTER / rückw.: SHIFT+ENTER Zellen bearbeiten: F2 Uhrzeiten Daten aller Art Zahlenreihen Nummerierungen Texte kopieren Formeln / Funktionen rechts unten / dünnes Kreuz

2 9. Zellen markieren 10. Zeilen, Spalten, Tabellen markieren 11. Zeilenhöhe Spaltenbreite 12. Zeilen - Spalten einfügen / löschen 13. Zellen formatieren 14. Seitenlayout / Druck waagrecht und senkrecht Evt. sind Mehrfachmarkierungen nötig. Evt. eigene Listen erstellen mit Maus / Zellenmitte / dickes Kreuz mit Shift+Maus: zus.hängende Zellblöcke mit Ctrl+Maus: mehrere einzelne Zellen Spalten-/Zeilentitel anklicken (evt. Ctrl- Taste) ganze Tabelle ### zeigt, dass Zahlen nicht vollständig angezeigt werden (zu schmale Spalten) Format Zeile Höhe... Format Spalte Breite... mit der Maus in der Beschriftungsspalte/-zeile; Doppelklick = optimal Menü: Einfügen Zeilen / Spalten (wird vor der Markierung eingefügt) Menü: Bearbeiten Lösch. (zuerst markieren) 1. Markieren 2. Menü: Format Zellen... Zahl / Buchhaltung / Währung: Dezimalstellen (Rundungen), Währungssymbol Datum / Uhrzeit: Anzeigeformat Weitere Formatierungen Muster = Zell-Hintergrundfarbe Datei Seitenansicht oder Layout: Skalierung / Ausrichtung Layout: Seitenränder / Kopf-, Fusszeile Layout: Zentrierung

3 Ränder: Seitenränder Seitenumbruchvorschau (Siehe Menü Ansicht) 15. Funktionen Funktionen beschreiben eine Berechnung. =SUMME(A1:A5) =SUMME(A1;A5) 16. Tabellenblätter 17. Zellen verbinden 18. Bedingte Formatierung 19. Relative Zellbezüge 20. Absolute Zellbezüge 21. Formelausdruck umbenennen: Doppelklick / Rechtsklick oder Format Blatt Umbenennen / Registerfarbe weitere Tabellenblätter: Einfügen Tab.blatt Tab.blätter löschen: Bearbeiten Blatt löschen Um Titel zentriert darzustellen, ist es oft nötig, mehrere Zellen zu verbinden: Zellen markieren Format Zellen Ausrichtung Zellen verbinden Zellen mit einem bestimmten Zellwert sollen anders dargestellt werden (z.b. andere Schriftfarbe): Zelle(n) markieren Format Bedingte Formatierung Bedingung formulieren / Format definieren "Hinzufügen": Weitere Bedingungen hinzufüg. Beim AutoAusfüllen werden Formeln relativ zu ihrem Zellbezug angepasst. Beispiel: Von C1 aus gesehen heisst der relative Befehl: 2 Zellen links von mir mal 1 Zelle links von mir. Dieser relative Bezug ("2 Zellen links mal 1 Zelle links") wird übernommen. Das $ - Zeichen fixiert den Zellbezug: =$A$1*B1 ( = immer bezogen auf A1) =$A1 * B1 ( = immer bezogen auf Spalte A) =A$1 * B1 ( = immer bezogen auf Zeile 1) Extras Optionen Ansicht: Unter Fensteroptionen "Formeln" markieren 22. Fehler Das Zeichen # weist auf Fehler hin, z.b: #DIV/0 Division durch Berechnung Standard = automatisch, siehe Extras Optionen Berechnung, evt. F9

4 Diagramme 24. Diagramme erstellen 25. Diagramm Assistent 26. Diagramm bearbeiten 27. Diagramm formatieren 28. Zusätzliche Zeichnungselemente Zahlen- und evt. Titelspalten markieren nicht-zusammenhängende Bereiche mit CTRL- Taste Einfügen Diagramm oder: Schritt 1: Diagrammtyp Säulen-, Balken-, Linien-, Kreis-, XY-Diagramm Vorschau-Schaltfläche benutzen Schritt 2: Diagrammquelldaten Aus welchen Zellen stammen die Daten? Schritt 3: Diagrammoptionen Beschriftungen: Titel, Achsen, Legenden usw. Schritt 4: Diagrammplatzierung / Speicherort als eigenes Arbeitsmappen-Blatt oder als Objekt in einer bestehenden Tabelle Diagramm markieren / Div. Möglichkeiten: Menü "Diagramm" Symbolleiste Diagramm Kontextmenü (analog 4 Punkte des Assistenten) Diagrammobjekt markieren / Div. Möglichkeiten: Menü "Format" Symbolleiste "Diagramm" (teilweise) Kontextmenü Doppelklick Mit Hilfe der Symbolleiste "Zeichnen" oder über das Menü "Einfügen Grafik Autoformen" lassen sich weitere weitere Elemente, z.b. zusätzliche Legenden einblenden. 29. Skalierung Achtung In der Praxis wird häufig die Skalierung so angepasst, dass die Werte nicht bei 0 beginnen, womit das Diagramm optisch verfälscht wird: Grössenachse formatieren Skalierung Schüler 2. Schüler 3. Schüler 4. Schüler 5. Schüler 6. Schüler 7. Schüler 8. Schüler 1 0 Prüfung 1 Prüfung 2 Prüfung 3 Prüfung 4

5 Datenbanken 30. Datenbank Zeile 1 = Spaltentitel sauber formatieren (Datum, Text, Zahl) 31. Daten sortieren Tabelle markieren Daten Sortieren 32. Daten filtern 33. Daten suchen 34. Daten komfortabel eingeben 35. Spalten aus-/ einblenden 36. Daten übernehmen Tabelle markieren Daten Filter Autofilter Daten Maske Kriterien Daten Maske Neu ausblenden: Spalte markieren Format Spalte Ausblenden einblenden: benachbarte Spalten markieren: Format Spalte - Einblenden mittels Autoausfüllen in anderer Tabellenblätter =TABELLE1!A1 Funktionen Übersicht über alle Funktionen: Einfügen Funktion (Kategorie: Alle) =SUMME(A1:A10) (Doppelpunkt) =SUMME(A1;A10;A15) (Strichpunkt) =MITTELWERT(A1:A10) =RUNDEN(A1;3) (Strichpunkt) =ZUFALLSZAHL() =ZUFALLSBEREICH(1;9) =A4 =TABELLE1!A4 =[mappe1.xls]tabelle1!a2 =WENN... =WENN(ISTFEHLER(MITTEL WERT(D4:Z4));"";MITTELWERT( D4:Z4)) Summe von A1 bis A10 Summe der 3 Zellen Durchschnitt von A1 bis A10 Zelle A1 auf Stellen gerundet irgendeine Zahl zw. 0 u. 1 irgendeine Zahl zw 1 und 9 Wert aus der Zelle A4 Wert der Zelle A4 in Tab.1 Wert aus einer anderen Datei Bedingungen keine Fehleranzeige "Grundregeln" Einmalige Dateneingabe (Zellbezüge) Zellformatierung beachten nichts im Kopf ausrechnen kein Mischen v. Text u. Zahlen ( z.b. "Fr." / "Uhr") AutoAusfüllen nutzen ( Verwechseln m. Markieren) Seitenlayout vor Ausdruck

6 Aufgabe 1 Markenverkauf Aufgabe 2 Formatierungen Aufgabe 3 Notendurchschnitte Aufgabe 4 Sparen3 / Zinseszins