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1 Beobachten Sie Ihr Arbeitszeitkonto und planen Sie Ihr Personal bedarfsgerecht Alle Bewohnerdaten Ihres Arbeitsbereiches sofort im Blick Soll- und Ist-Dienstpläne mit Freigabehierarchien Transparenz und Übersichtlichkeit über alle Daten mydienstplan mypädagogik myjugendhilfe.de Informieren Sie sich Ihrer Arbeitsweise entsprechend Nur das lesen, was für Sie relevant ist myabrechnung myaufnahme Berechnung von Fachleistungsstunden Halten Sie alle Aufnahmeanfragen im Auge Automatische Erstellung Ihrer Rechnung mit Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung Aufnahmen, Entlassungen und Umzüge bei der Belegung berücksichtigen myjugendhilfe.de Software für Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Multiflex-Solutions Flexible Lösungen und Services

2 myabrechnung myaufnahme In myabrechnung werden alle Leistungen sofort in den Gruppen erfasst und automatisch berechnet. Vor dem Hintergrund der Pflicht, jede Leistung zu dokumentieren, wird Effizienz in der Einrichtung immer wichtiger. Mit myabrechnung werden nicht nur die Rechnungen im PDF-Format ausgegeben, sondern auch umfangreiche Dokumentationen der erbrachten Leistungen für Ihren Kostenträger erstellt. Bei allen erfassten Bewohnern können Sie die Kosten über Tagesentgelte (stationäre Hilfe) oder Fachleistungsstunden berechnen. Somit eignet sich myabrechnung auch hervorragend für den Einsatz in ambulanten Diensten. Ein aussagekräftiges Berichtswesen rundet das Modul myabrechnung ab und hilft Ihren Mitarbeitern wichtige Kennzahlen und Prognosen im Blick zu behalten. Mit myaufnahme behalten Sie den Überblick über alle Aufnahmeanfragen, die Sie erreichen. In der Anfragenübersicht sehen Sie, welche Kostenträger Aufnahmen bei Ihnen angefragt haben. Mit einer Aufnahme und einer Absage erfassen Sie zudem, in welchen Betreuungsbereich Sie den Bewohner aufgenommen haben bzw. aus welchen Gründen Sie die Aufnahme abgelehnt haben. Für die Aufnahmeanfrage und für die Absagen können Sie Kategorien definieren, um Bedarfe später auswerten und ihre weitere Organisationsstrategie darauf abstimmen zu können. Im Aufnahmebildschirm haben Sie eine Belegungsübersicht aller Betreuungsbereiche. Sie sehen somit auf einen Blick, in welchen Bereichen Sie Aufnahmekapazitäten haben. Das Oberflächen-Design basiert auf den bewährten Standards der Microsoft-Produkte und ist jedem Anwender bestens vertraut. Durch die Datenverschlüsselung zwischen Client und Server sind keine Tunnelverbindungen nötig, um Außenstellen oder mobile Mitarbeiter anzubinden. Ihre Vorteile Ausgabe der Rechnungen im PDF Format mit Dokumentation der erbrachten Leistungen Abrechnung von Fachleistungsstunden mit separater Freigabe Aussagekräftiges Berichtswesen Ihre Vorteile Halten Sie alle Aufnahmeanfragen im Blick Aufnahmen, Entlassungen und Umzüge bei der Belegung berücksichtigen Umfangreiche Auswertungen der Aufnahmeanfragen 1

3 mypädagogik mydienstplan Ob Sie Mitarbeiter einer Wohngruppe, eines ambulanten Teams oder ob Sie übergreifend für mehrere Systeme zuständig sind, mypädagogik ist ein Werkzeug womit Sie die Aufgaben des pädagogischen Alltags erledigen können. Stellen Sie die Gruppenauswahl so ein, dass Sie sofort alle Daten der Bewohner verfügbar haben, für die Sie verantwortlich sind. Alle Dokumentationseinträge können individuell sortiert, gefiltert und gruppiert werden. Richten Sie Leseschwellen ein, die Ihrer Organisation entsprechen. Jedem Eintrag kann eine Leseschwelle zugewiesen werden, nach der Sie die Dokumentation später filtern können. So können Mitarbeiter im Gruppen ergänzenden Dienst oder Leitungen die Informationen bearbeiten, die für Ihre Arbeit wichtig sind. Bei mydienstplan wird zwischen Soll- und Ist-Planung unterschieden. Sie definieren verschiedene Freigabestufen (z.b. Dienstplanschreiber, Verwaltung und Leitung). Der Dienstplan ist erst dann verfügbar, wenn er von der höchsten Hierarchie freigegeben ist. Führen Sie in mydienstplan ein Arbeitszeitkonto für Ihre Mitarbeiter. Im Nachweis des Arbeitszeitkontos werden alle Einträge tage-, wochen- und monatsweise angezeigt. Vollziehen Sie rückwirkend nach, in welchen Zeiträumen bestimmte Arbeitsbereiche Ihrer Organisation eine besonders hohe Arbeitsdichte (gemessen an Arbeitszeiten) hatten und wann es Entlastungszeiten gab. Dadurch können Sie Ihr Personal künftig noch gezielter einsetzen und Überlastungen vorbeugen. Hohe Skalierung und Verfügbarkeit durch den Einsatz von Microsoft SQL Server. Schonen Sie Ihr Eigenkapital, indem Sie die Software einschließlich Service gegen eine monatliche Gebühr mieten. Ihre Vorteile Sparen Sie Zeit indem Sie nur das lesen, was für Sie relevant ist Alle Bewohnerdaten Ihres Arbeitsbereiches sofort im Blick Informieren Sie sich Ihrer Arbeitsweise entsprechend Ihre Vorteile Soll- und Ist-Dienstpläne mit Freigabehierarchien Halten Sie Ihr Arbeitszeitkonto im Blick, analysieren Sie Ihre Organisation Transparenz und Übersichtlichkeit über alle Daten 2

4 mypädagogik In mypädagogik ordnen Sie jedem Bewohner alle Kontakte zu (z.b. Familienangehörige, Freunde, Lehrer, Jugendsamtssachbearbeiter, Ärzte, Therapeuten etc.). Wenn sich Daten ändern (z.b. Telefonnummer oder Adresse), können alle Mitarbeiter sofort darauf zugreifen. Sie müssen die Kontakte nicht mehr aktualisieren. Darüber hinaus gibt es eine zentrale Kontaktdatenbank für Jugendämter, Bildungseinrichtungen, Versicherungen und Ärzte. Den Einrichtungen und Ämtern werden bereits bei der Aufnahme des Bewohners und der Anlage des Kontaktes die Sachbearbeiter, Lehrpersonen etc. zugeordnet. So füllt sich nach und nach Ihr organisationsspezifisches Telefonbuch mit allen wichtigen Adressen. Alle Daten des Bewohners, alle Kontaktdaten sowie Angaben zur (Kranken-) Versicherung und zum Kostenträger sind im Ausdruck der Hauptakte zusammengefasst. Somit haben alle MitarbeiterInnen Ihrer Einrichtung, von der Verwaltung bis zum Betreuungsteam einen Ausdruck mit den relevanten Daten zur Hand, der auch in eine Handakte abgelegt werden kann. Entscheiden Sie selbst, ob Sie Berichte oder Dokumentationseinträge lediglich ansehen, drucken oder zur Weiterverarbeitung in Word oder Excel bzw. als PDF- Datei speichern wollen. So können Sie Kostenträger oder Kooperationspartner schnell über aktuelle Informationen in Kenntnis setzen und aus Dokumentationseinträgen mit wenig Aufwand einen Bericht verfassen. Bei den Kontakten und Institutionen gibt es die Möglichkeit Bewohnerlisten anzuzeigen und auszudrucken. Somit können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen und sich auf Meetings mit Ihren Kooperationspartnern vorbereiten. Sie haben alle Kontakte der Bewohner stets für alle Mitarbeiter aktuell Erstellen Sie Bewohnerlisten zu Institutionen, Kontakten oder Sachbearbeitern Übersicht Stammdatenverwaltung Institutionsverwaltung Zentrale Kontaktdatenbank Dokumentation An- und Abwesenheiten Fachleistungsstunden Digitale Bewohner- und Gruppenakte Vorlagenerstellung mit Microsoft Word Berichtswesen mit Weiterverarbeitung in Word, Excel und PDF Rechteverwaltung Archiv 3

5 mypädagogik Mit mypädagogik können Sie Zeit und Druckkosten sparen, indem Sie Ihre Akten digital führen. Dokumente können Sie leicht suchen und Sie sparen sich den Austausch von Dokumenten innerhalb Ihrer Organisation. mypädagogik bietet Ihnen eine moderne Dateiverwaltung, mit der Sie alle Dokumente Ihrer Akte sammeln und organisieren können. Über den Dateiexplorer laden Sie beliebige Dateien (Office-, Bild-, Pdf-Dateien oder andere) in die digitale Akte. Auch hier können Sie neuen Elementen Leseschwellen zuordnen. Wenn Sie Dokumente in der Akte überarbeiten, legen Sie Revisionen an und behalten damit die ursprüngliche Datei. So können Dateien nachträglich nicht verfälscht werden und sind dokumentensicher. Neben der Bewohnerakte können Sie auch eine Gruppenakte mit allen Bewohner übergreifenden Dokumenten führen. mypädagogik wird dadurch zu einem umfassenden Arbeits- und Informationsmedium. Für die digitale Akte können Sie darüber hinaus individuelle Vorlagen in MS Word oder MS Excel erstellen. Über das Microsoft Office Addin lassen sich komfortabel Felder definieren und mit mypädagogik ganz einfach verknüpfen. Erstellen Sie Briefe mit Adressen, spezifische Listen oder lassen Sie in Bescheinigungen und Berichten Bewohnerdaten automatisch ausfüllen. Per click-and-drop können Sie in minutenschnelle die An- und Abwesenheitstage Ihrer Bewohner in den Kalender eintragen. Sie können beliebig viele Anund Abwesenheitskategorien mit unterschiedlichen Kostensätzen festlegen. Diese werden graphisch in der Übersicht dargestellt. Alle Daten stehen sofort im Rechnungswesen zur Verfügung und Sie können taggenau Ihre Rechnungen an Kostenträger versenden. Die Anwesenheiten können Sie in der Kalenderansicht oder einer statistischen Monatsauswertung ausdrucken. Mit der digitalen Bewohner- und Gruppenakte zum papierlosen Büro An- und Abwesenheiten übersichtlich verwalten Nutzen Sie Ihre Formulare weiter Ihre bestehenden Formulare lassen sich selbstverständlich weiter verwenden. Sie müssen lediglich einmal die Verknüpfung mit myjugendhilfe herstellen und die Felder definieren. Der Aufbau und die bestehende Formatierung des vorhanden Dokuments bleiben bestehen. 4

6 mydienstplan In mydienstplan haben Verwaltungs- und Leitungsmitarbeiter Zugang zu einem umfangreichen Dienstplan- Tool, in dem Sie Dienstpläne mehrerer Arbeitsbereiche prüfen und freigeben, sowie Auswertungen und Berichte erstellen können. Jeder Mitarbeiter kann seine Daten zur Dienstgestaltung sowie Stundenkonten und weitere Details jederzeit einsehen und ausdrucken. Alle Datenbereiche sind übersichtlich angeordnet und teilweise graphisch aufbereitet. Mit der Feiertagsbox haben Sie einen Überblick über die Feiertagsdienste Ihrer Mitarbeiter. Die Feiertagsbox informiert Sie über Zeiträume zur Fristenwahrung, um Zuschlagszahlungen zu kontrollieren. Dienste an Feiertagen können ausschließlich über die Feiertagsbox ausgeglichen werden. So wird gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter alle Feiertagsdienste fristgerecht ausgleichen. Jeder Mitarbeiter kann seine tatsächlichen Dienstzeiten direkt in den Ist-Dienstplan eintragen (Ist-Abgleich). Änderungen gegenüber dem Soll-Dienstplan werden markiert und sofort berechnet. Darüber hinaus können Pausenzeiten eingetragen werden, wenn diese von den trariflichen Regelungen abweichen. Änderungen im Dienst können vom Mitarbeiter kommentiert werden, damit Abweichungen später nachvollziehbar sind. Um Manipulationen zu verhindern, erfordert auch der Ist- Dienstplan eine hierarchische Freigabe. Danach sind keine Veränderungen mehr möglich. Die Freigabe kann, tage-, wochen- oder monatsweise vorgenommen werden. Mitarbeiter können die Teilnahme an der Dienstverpflegung in mydienstplan mit dem Ist-Abgleich eintragen. Die Verpflegungskosten werden später detailliert ausgewiesen und können abgerechnet werden. Berechnung aller Dienste einschließlich Pausen und Zeitzuschlägen Kontrollieren Sie den Ausgleich von Feiertagsdiensten, um Auszahlungsfristen zu wahren Übersicht Solldienstpläne/ Istdienstpläne Freigabeworkflows individuelle Dienstzeiten Arbeitszeitkonten Berechnung von Mitarbeiterverpflegung Überwachung von Auszahlungsfristen automatische Berechnung der zuschlagspflichtigen Dienstzeiten Berichts- und Auswertungswesen Exportmöglichkeiten (z.b. ZGAST) Rechteverwaltung Archiv 5

7 myabrechnung myaufnahme In myabrechnung können Sie bei Bewohnern, die stationär in Ihrer Organisation betreut werden, zusätzlich Leistungen nach Fachleistungsstunden berechnen. Sie können beliebig viele An- und Abwesenheitskategorien mit unterschiedlichen Leistungen hinterlegen, um Erhöhungen und auch Reduzierungen zu berücksichtigen. Dies gilt auch für die Fachleistungsstunden, wobei Sie bei dieser Leistung außerdem den zeitlichen Aufwand für Administration, Verwaltung bzw. Dokumentation erfassen und auswerten können. Vorauszahlungen wie Taschengeld sind ohne Probleme möglich und werden im nächsten Monat mit den realen Daten verrechnet. Einmalige Leistungen können unkompliziert erstellt werden und rückwirkende Änderungen des Leistungsentgelts werden auch über mehrere Monate automatisch verrechnet. Der erste Anruf vor einer Aufnahme kann bereits wichtige Informationen geben, die für das spätere Fallverstehen prägend und handlungsleitend sind. Nur wenn alle am Fall beteiligten Fachkräfte über die wichtigen Informationen verfügen, können Sie passgenau Hilfe leisten. In myaufnahme können Sie daher alle Informationen ab dem ersten Telefonat, Erst- oder Aufnahmegespräch dokumentieren. Darüber hinaus können Sie relevante Informationen aus der Familien- oder Hilfebiographie übersichtlich in einer Tabelle erfassen. So stehen die Informationen später auch anderen Mitarbeitern des Arbeitsteams oder des gruppenergänzenden Dienstes und der Leitung zur Verfügung. Alle Veränderungen und Optionen werden in der Gruppenübersicht angezeigt und können dort weiter bearbeitet werden. Alle Daten werden über eine individuell angepasste Schnittstelle in Ihre vorhandene Finanzbuchhaltung übertragen. Systemisches Fallverstehen beginnt schon bei der Aufnahme Übersicht automatische Erfassung und Berechnung der erbrachten Leistungen individuelle Leistungsarten Rechnungserstellung Berichts- und Auswertungswesen Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung Übersicht Anfrageübersicht Belegungsübersicht Aufnahmemanager Auf- und Absagekategorien einstellbar Familien- und Hilfebiographie Berichts- und Auswertungswesen 6

8 Support Für die Software ist ein Software-Pflegevertrag zu empfehlen. Als Inhaber eines Software-Pflegevertrages erhalten sie ohne weitere Lizenzgebühren alle gesetzlich notwendigen Anpassungen (Updates) für Ihre Software über die gesamte Laufzeit. Dazu zählen insbesondere: Hotline und Anwendungsunterstützung per Telefon und Internet Live Support auf Computer und Server auch ohne Installation Garantieleistung auch nach Ende der gesetztlichen Gewährleistung Mit einem Wartungsvertrag sichern Sie sich diese Vorzüge mit hoher Priorität zu kalkulierbaren Kosten. Service Wir begleiten unseren Kunden als Innovations- und Lösungspartner von der ersten Problemanalyse bis zum Ziel. Wir erarbeiten mit Ihnen vor der Kaufentscheidung gerne einen Implementierungsplan, um eine reibungslose Integration in Ihre bestehende EDV und Arbeitsabläufe zu gewährleisten. wir beantworten Ihre Fragen wir beraten Sie beim möglichen Einkauf von Hard- und Software wir installieren und konfigurieren Ihre Hard- und Software wir nehmen notwendige Anpassungen vor oder entwickeln für Sie individuelle Module wir schulen Ihre Mitarbeiter wir übernehmen für Sie die Wartung und den Support, nicht nur für unsere Hard- und Software Weitere Produktinformationen unter Von uns begleitete Online-Präsentation Persönliche Beratung Multiflex-Solutions Melissenweg Grevenbroich Tel: Mobil: Fax: info@multiflex-solutions.com