Das neue Arbeiten. Arbeitsplatz der Zukunft, ELAK 2.0, elektronischer Dienstleister

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1 Das neue Arbeiten Arbeitsplatz der Zukunft, ELAK 2.0, elektronischer Dienstleister Wien, 3. Juni 2014

2 Geboren für das Internet ADV E-Gov 3. Juni

3 Warum ein neuer ELAK/Arbeitsplatz? ELAK ist in die Jahre gekommen Weiterentwicklung JETZT: Papier/Prozesse -> digitalisiert KÜNFTIG: digitalisierte Papierprozesse -> digitale Welt demografische Entwicklung Digital Natives Wissensgap zwischen älteren und jüngeren MitarbeiterInnen Wettbewerb um die besten Köpfe Was bietet die Verwaltung? neue Arbeitsformen etablieren sich laufend Mobilität Life balance ADV E-Gov 3. Juni

4 Die Internetkinder ADV E-Gov 3. Juni

5 Heute: input output Prozesse zb. HELP.gv.at, USP.gv.at, Wien.gv.at etc. Portal ADV E-Gov 3. Juni 2014 zb. ELAK, Register ( ZMR, GWR, Vollmachtsregister, Adressregister), Finanz Online, sonstige Fachanwendungen etc. Fachanwendung / Backoffice Duale Zustellung 5

6 Heute: input output Prozesse zb. HELP.gv.at, USP.gv.at, Wien.gv.at etc. Portal ADV E-Gov 3. Juni 2014 zb. ELAK, Register ( ZMR, GWR, Vollmachtsregister, Adressregister), Finanz Online, sonstige Fachanwendungen etc. Fachanwendung / Backoffice Duale Zustellung 6

7 Künftig: Verwaltung in der Interaktion Partizipation im Prozess ADV E-Gov 3. Juni

8 Künftig: Verwaltung in der Interaktion Partizipation im Prozess ADV E-Gov 3. Juni

9 Wissens- statt Aktenmanagement Flexibilisierung der Arbeit Attraktivität des Verwaltungsarbeitsplatzes vernetzt statt linear Rechtssicherheit bewahren Transparenz ist die Regel und nicht die Ausnahme Wissen teilen, kommentieren und verwerten ( ich habe 4711 Freunde, denen gefällt das! ) Balance zwischen Sicherheit, Flexibilisierung, Mobilität und Geschwindigkeit ADV E-Gov 3. Juni

10 ADV E-Gov 3. Juni

11 Management- Cockpit für Führungskräfte Einfache Bedienung ADV E-Gov 3. Juni

12 Zielsetzung ein gemeinsames, kostengünstiges und einfaches ELAK System für alle Bundesministerien alle übrigen Dienststellen und Behörden alle kleinen Organisationseinheiten Serviceorientierung für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen Schnittstelle zu bzw. Integration in Fachanwendungen Grundfunktionen sollen als Basisbausteine zur Verfügung stehen ADV E-Gov 3. Juni

13 Zusammenhang - Regierungsprogramm und Projekt 01 Wachstum und Beschäftigung für Österreich Nutzung von Verwaltungsdaten Beschleunigung von Verwaltungsabläufen One-Stop Verfahren Verfahrensmonitoring 07 Staatsreform und Demokratie Partizipation Informationsfreiheit statt Amtsgeheimnis verfassungsgesetzlich angeordnete Pflicht Informationen von allgemeinem Interesse der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen (OGD) 07 Staatsreform und Demokratie Moderner Staat Bündelung von Aufgaben -> einheitliche übergreifende Prozesse durch strategische Nutzung von IKT soll Verwaltung effizient und bürgernah gestaltet werden ADV E-Gov 3. Juni

14 Elektronischer Dienstleister ADV E-Gov 3. Juni

15 Ende 2015 Ende 2014 April 2015 Sept Ende 2014 Juli 2013 März 2014 Projektverlauf Okt Regierungsprogramm Rechtlichen Änderungsbedarf erarbeiten Start durch Präsidialisten Organisatorische Rahmenbedingungen und Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft erstellen Funktionelle Anforderungen erstellen technische Anf. erstellen Bestehendes Modul kann adaptiert werden Adaptierungskonzept erstellen Bestehendes Modul adaptieren Ausschreibungs- /Evaluierungskatalog erstellen Bestehende Module evaluieren Ausschreibungsunterlagen erstellen Ausschreibung durchführen und Modul in Betrieb nehmen Bestehende Module können nicht adaptiert werden In die Ausschreibung mitaufnehmen ADV E-Gov 3. Juni

16 Kerngruppen Detailausarbeitungen in Kerngruppe durchführen Wissensmanagement (BMLVS-Dotter) Informelles und mobiles Arbeiten (VfGH-Kandlhofer) Management Instrumente (BMASK-Fischer) formelles Arbeiten (BMBF-Moser) Intuitive Bedienung inkl. Alltagsbegriffe (BMLFUW-Unger) Kostenfaktoren/ -steuerung (BMLVS-Hübsch) ADV E-Gov 3. Juni

17 Ergebnis: Organisationskonzept Adressiert den Arbeitsplatz der Zukunft nicht nur einen neuen ELAK Umfasst: Formelles Arbeiten Neue Kommunikationsmöglichkeiten (informelles Arbeiten) Managementsteuerung Wissensmanagement Kostenfaktoren Organisationskonzept und Rahmen für die rechtliche, organisatorische und technische Ausgestaltung 27. März 2014 abgenommen Auftrag für Phase 2 erteilt ADV E-Gov 3. Juni

18 Details aus den Kerngruppen 1/6 Formelles Arbeiten Umfasst dokumentbasiertes Arbeiten (ELAK) und Fachapplikationen Basiert auf einem Workflow System Unterstützt als Assistent (nicht als Polizist) Unterstützt die Citizen-to-Government Interaktion Einfache Umwandlung von informellen in formelle Elemente - jederzeit Nur ein Geschäftsfall-Typus: AKT? NEUE Geschäftszahlensystematik keine inhaltliche Bedeutung: Eindeutige ID / lfd. Nr. / Jahr Entfall des klassischen Aktenplans Akten beliebig miteinander verknüpfbar Prozessstadien: Bearbeitung Genehmigung Ablage Optional: Abfertigung Information/Stellungnahme ADV E-Gov 3. Juni

19 Strukturwandel (GZ#) Info-Objekt Mögliche Informations- Objekt Typen: Textdokument Chat Tondokument Videodokument WIKI Teamroom Freier Status Gesicherter Status Metainformationen MUSS MUSS Nummernsystem - MUSS Zugriffsrechte (Gruppen) KANN MUSS Prozess (Workflow) KANN KANN Unterschriften - KANN Nachvollziehbarkeit (Versionierung) KANN MUSS Archivierung - MUSS (wenn archivwürdig) Externe Beteiligung freies Info-Objekt KANN - ADV E-Gov 3. Juni (BürgerInnen)

20 Entfall des Aktenplan ADV E-Gov 3. Juni

21 Details aus den Kerngruppen 2/6 Informelles Arbeiten Alle Tätigkeiten außerhalb normierter Verfahren Soziales Verwaltungsnetzwerk (SVWN) wie Enterprise Social Network (ESN) mit Funktionen wie Profile, Newsroom, Forum, DMS, Teamroom, Wikis,. Ziele: als Leitmedium ablösen Wissensarbeit ermöglichen Persönliches Cockpit Mehrwert für die tägliche Aufgabenerfüllung Suchfunktion VW-einheitlich, umfassend, behördenübergreifend, fehlertolerant, lernend, Thesauri-unterstützt ADV E-Gov 3. Juni

22 Details aus den Kerngruppen 3/6 Potentielle Module soziales Verwaltungsnetzwerk Enterprise Search DMS Wissensdatenbank Wiki Newsroom Projektraum (Teamroom) Meeting Space Forum Tagging Umfragen/Diskussionen Organisationsübergreifende Suchfunktion Dokumentenmanagement Datenbank mit Organisationswissen, Ideen, Problemlösungen, Benutzergetriebene Wissensplattform Für abonnierte Themen, konfigurier- und filterbar nach sozialem Netzwerk und/oder Tagging Arbeitsumgebung für ausgewählte Gruppe zu einem Thema bzw. Dokument Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (Öffentliche) Diskussion und Bearbeitung eines Themas Markieren und Interessensbekundung Zur raschen Erfassung von Meinungen und Fakten ADV E-Gov 3. Juni

23 Details aus den Kerngruppen 4/6 Querschnittsfunktionen Eine elektronische Plattform für sämtliche Verfahren extern und intern Bürger/-innen: Meine Behördenseite Elektronisches Postfach Bezahlmöglichkeit VW-Mitarbeitende: Mein Arbeitsplatz Integration relevanter Applikationen Single Sign On / Gesicherter Zugang Veränderbar: Erledigungen bis zur Abfertigung, alles andere bis Genehmigung Änderungen an Akten müssen nachvollzogen werden können ADV E-Gov 3. Juni

24 Details aus den Kerngruppen 5/6 Leichter verständliche Alltagssprache, z.b.: Statt Votum Zusammenfassung, Statt EB Stellungnahme Bedienbar wie Tablet oder SmartPhone Module beziehbar über Verwaltungs-AppStore Schulungsaufwand minimieren Management Cockpit für Führungskräfte Daten aus operativen Primärsystemen Individuelle Quellen Vergleichsparameter ADV E-Gov 3. Juni

25 Management Cockpit ADV E-Gov 3. Juni

26 Details aus den Kerngruppen 6/6 Wissensverlust ist künftig ein Kostenfaktor Wissen dokumentieren, bereitstellen, abrufbar machen Wildwuchs an Wissensplattformen verhindern Liste der Kostenfaktoren und treiber Sicherheit Hochverfügbarkeit Betriebsführung Zugriffszeiten Support: Kernzeiten.. Erfordert Kompromisse zwischen (technischem) Optimum und Finanzierbarkeit ADV E-Gov 3. Juni

27 Ende 2014 Kick-Off Phase 2 Kurzfristiger Zeitplan Einberufung 8 Kommission Nominierung des Arbeitsteams Bestimmung der Struktur des Lastenheftes und Auswahl des Werkzeuges Arbeit am Lastenheft Mitte Mai Umfrage und Diskussionstool online ADV E-Gov 3. Juni

28 Online-Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Link: Screeny von Online-Fragebogen ADV E-Gov 3. Juni

29 Feedback-Prozess Online-Umfrage Anzahl der TN (bis ): 1929 Personen Anteil der Arbeitszeit für formelles Arbeiten (ELAK, SAP PM, ) ¾ verwenden weniger als 25 % ihrer Arbeitszeit für E- Mail-Bearbeitung Elektronischer Dienstleister 26. Mai

30 Feedback-Prozess Online-Umfrage Knapp 80 % befürworten ressortübergreifende Wissenplattformen Skill-Datenbank Qualifikationen/Fähigkeiten/Erfahrungen anderer Mitarbeiter/innen zentral verfügbar: Elektronischer Dienstleister 26. Mai

31 Feedback-Prozess Online-Umfrage Externer Zugriff auf und Anwendungen zuhause und unterwegs: Vorteilhaft? Elektronischer Dienstleister 26. Mai

32 Feedback-Prozess Online-Umfrage Top-5 Social Network Funktionen 63 % Wissensdatenbank 47 % Wiki 35 % Projektraum 34 % Enterprise Search 34 %DMS Top-3 Favoriten für persönlichen Arbeitsplatz 73 % Postfach 70 % ein zentraler Arbeitsvorrat 63 % Fristen- Monitoring Elektronischer Dienstleister 26. Mai

33 Abstimmungs- und Diskussionsplattform Link: ADV E-Gov 3. Juni

34 Abstimmungs- und Diskussionsplattform Link: Stand 7. Mai: lesende Teilnehmende 62 Teilnehmende Votes 258 Kommentare Elektronischer Dienstleister 26. Mai

35 Abstimmungsplattform: Auswertung 106 diskutierte Absätze 101 werden zugestimmt 5 müssen weiter diskutiert werden Zustimmung / Ablehnung 95% Zustimmung Ablehnung 5% Elektronischer Dienstleister 26. Mai

36 ADV E-Gov 3. Juni

37 Wir brauchen neue Formen der Zusammenarbeit Danke für Ihr Interesse! Bundeskanzleramt Ballhausplatz Wien