Die JOBBÖRSE unter

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1 Die JOBBÖRSE unter Ein Leitfaden für Arbeitgeber

2 INFORMATIONEN Grundsätzliche Hinweise zur Nutzung der JOBBÖRSE unter Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Nach 10 Minuten ohne Aktivität in der JOBBÖRSE erfolgt aus Sicherheitsgründen eine automatische Abmeldung. Alle Eingaben sollten daher mit der Funktion Speichern regelmäßig gesichert werden. Mit Klick auf einen anderen Block oder auf die Schaltflächen Wir suchen /Wir bieten bzw. Zurück zu unserem Stellenangebot, werden die bisher erfassten Daten automatisch gespeichert. Unter der Schaltfläche Hilfe werden seitenspezifische Hilfetexte angezeigt. Diese beschreiben die jeweiligen Funktionen und Inhalte der aufgerufenen Seite. Die Hilfe ist von jeder Seite im System aus verfügbar. 2 INHALT

3 INHALT Vorbemerkungen 4 1 Wie funktioniert der Service JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit? Wie lege ich ein Benutzerkonto an? Wie kann ich mein Benutzerkonto indie Betreuung der Agentur für Arbeit übergeben? Wie melde ich mich inder JOBBÖRSE an? 11 2 Wie melde ich eine zu besetzende Stelle? Wie erstelle ich ein Stellenangebot? Wie ändern sich meine Zugriffsrechte bei Stellenangeboten, die von der Agentur für Arbeit betreut werden? Welche zusätzliche Funktionen kann ich bei der Veröffentlichung von betreuten Stellenangeboten nutzen? Wie kann ich ein Stellenangebot ankooperierende Jobbörsen weiterleiten? Wo kann ich meine Stellenangebote auf einen Blick sehen? 22 3 Wie finde ichdie besten Bewerber/innen für mein Unternehmen? Welche Suchmöglichkeiten stehen mir zur Verfügung? Wie funktioniert die Ergebnisliste? Wie kann ich interessante Bewerber vormerken? Wie kann ichmit Bewerbern Kontakt aufnehmen? 28 4 Wie gelange ich zu meinen vorgemerkten Bewerbern? 30 5 Wie verwalte ich eigenständig den Bewerbungsablauf? 31 6 Wie verwalte ich meine Firmendaten? 34 7 Wie präsentiere ich mein Unternehmen? 35 8 Wann habe ich welche Stellenangebote veröffentlicht? 36 9 Welche Termine habe ich mit der Agentur für Arbeit vereinbart? Wie kann ich von Bewerbern kontaktiert werden? Zusätzliche Funktionen Wer ist mein Betreuer bei der Agentur für Arbeit? Wie kann ich auf die von der Agentur für Arbeit vorgeschlagenen Bewerber zugreifen? 40 3

4 Vorbemerkungen Ihre Erwartungen als Arbeitgeber: Schnelle Personalvermittlung bei größtmöglichem Komfort und maximaler Flexibilität. Unsere Antwort: Die JOBBÖRSE unter Die Bundesagentur für Arbeit bietet Ihnen als Arbeitgeber/in ein Serviceangebot, das Ihre Zusammenarbeit mit den Agenturen für Arbeit wesentlich effektiver und effizienter gestalten wird wurde bundesweit das interne Vermittlungs- und Beratungssystem der Bundesagentur für Arbeit eingeführt. Arbeitgeber, die ihre Stellen und ihre Bewerber bisher in der JOBBÖRSE unter allein verwalten mussten, haben nun die Möglichkeit, die Hilfe von Mitarbeitern der Bundesagentur für Arbeit in Anspruch zunehmen. Diese gemeinsam betreuten Arbeitgeber-Accounts erleichtern Ihnen die Verwaltung von Stellenangeboten und die Suche nach passenden Bewerbern weil Sie dabei professionell unterstützt werden. 4 VORBEMERKUNGEN

5 Registrieren Sie sich und nutzen Sie die Vorzüge eines persönlichen Ansprechpartners Die JOBBÖRSE bietet Ihnen als Arbeitgeber viele Vorteile: Kostenlose Veröffentlichung Ihrer Stellenangebote Zugang zu einem umfangreichen Bewerberpool Möglichkeit zur Darstellung Ihres Unternehmens Innovatives Matchingverfahren auf Basis von Fähigkeiten und Kompetenzen (schnelle und passgenaue Besetzung Ihrer offenen Stellen) Möglichkeit zur selbstständigen Erfassung und Pflege Ihrer Stellenangebote Möglichkeit zur Übermittlung Ihrer Stellenangebote an kooperierende Jobbörsen Schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme mit potenziellen Bewerbern Abwicklung des e-recruiting über ein integriertes Bewerbermanagement Wenn Sie Ihr Benutzerkonto von der Agentur für Arbeit betreuen lassen, stehen Ihnen noch weitere Vorteile zur Verfügung: Zeitersparnis durch effektive und effiziente Personalvermittlung in Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit Online-Zugriff auf die von der Agentur für Arbeit erteilten Vermittlungsvorschläge Möglichkeit eines gemeinsamen Zugriffs auf Ihre Stellenangebote durch Sie und Ihren/e Ansprechpartner/in in der Agentur für Arbeit Enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem/r Ansprechpartner/in in Ihrer Agentur für Arbeit Schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme mit potenziellen Bewerbern und Ihrem/r Ansprechpartner/in in der Agentur Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über die Funktionen der JOBBÖRSE, damit Sie schnellstmöglich die Mitarbeiter/innen finden, die zu Ihrem Unternehmen passen. 5

6 1 Wie funktioniert der Service JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit? 1. Über unter Stellen- und Bewerberbörse gelangen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche JOBBÖRSE auf die Startseite der Stellenund Bewerberbörse der Bundesagentur für Arbeit. Hier klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Arbeitgeber. 6 WIE KANN ICH DEN SERVICE NUTZEN?

7 2. In der JOBBÖRSE können Sie sich neu registrieren und ein Benutzerkonto anlegen oder, sofern Sie bereits ein Benutzerkonto haben, anmelden. 7

8 1.1 WIE LEGE ICH EIN BENUTZERKONTO AN? Es gibt zwei Varianten, ein Benutzerkonto anzulegen: Variante 1 Registrierung durch den Arbeitgeberservice Ihrer Agentur für Arbeit Sie können von Anfang an die Hilfe Ihrer Agentur für Arbeit in Anspruch nehmen. Ein/e Mitarbeiter/in der Agentur für Arbeit legt gemeinsam mit Ihnen ein Benutzerkonto an. Sie erhalten dann die Zugangsdaten per Post oder persönlich ausgehändigt (siehe: Schaubild Registrierung in der JOBBÖRSE). REGISTRIERUNG IN DER JOBBÖRSE Variante 1 Selbstregistrierung in der JOBBÖRSE durch Arbeitgeber/in Variante 2 Registrierung in der JOBBÖRSE vonarbeitgeber/in durch Agentur für Arbeit Registrierung direkte Kontaktaufnahme mit der Agentur für Arbeit PIN-Zustellung Arbeitgeber/in Freischaltung regelmäßiger Datenaustausch JOBBÖRSE Agentur für Arbeit legt Benutzerkonto an undteilt Zugangsdaten mit voller Zugriff auf Benutzerkonto Kontaktaufnahme mit der Agentur für Arbeit über die JOBBÖRSE gemeinsamerzugriff auf das Benutzerkonto durch Arbeitgeber/in und Agentur für Arbeit 8 BENUTZERKONTO

9 Variante 2 Selbstregistrierung Über > JOBBÖRSE > Startseite > Arbeitgeber gelangen Sie in den Arbeitgeberbereich der JOBBÖRSE. Mit den Schaltflächen Neu registrieren > Registrieren als Arbeitgeber legen Sie ein Benutzerkonto an. Innerhalb von wenigen Tagen erhalten Sie mit der Post eine PIN (Persönliche Identifikations-Nummer). Erst mit dieser PIN können Sie die Gültigkeit der Registrierung verifizieren und alle Möglichkeiten der JOBBÖRSE ( in Anspruch nehmen (siehe Schaubild Registrierung in der JOBBÖRSE auf Seite 8). Startseite > Arbeitgeber Als registrierter Nutzer stehen Ihnen folgende weitere Funktionen zur Verfügung: Stellenangebote Sie haben die Möglichkeit, ein Stellenangebot zu erfassen bzw. erhalten eine Übersicht Ihrer bisher erfassten Stellen. Vorgemerkte Bewerber Haben Sie einen interessanten Bewerber gefunden? Dann können Sie die Daten in Ihrer Vormerkliste speichern. Bewerbermanagement Alle Ihre Online-Bewerber und -Bewerbungen auf einen Blick. Sie können diese von einer Stelle aus zentral verwalten. Arbeitgeberdarstellung Sie haben die Möglichkeit, Ihr Unternehmen im Internet zu präsentieren. 9

10 1.2 WIE KANN ICH MEIN BENUTZERKONTO IN DIE BETREUUNG DER AGENTUR FÜR ARBEIT ÜBERGEBEN? Haben Sie Ihr Benutzerkonto in der JOBBÖRSE selbst angelegt und möchten zusätzlich die Unterstützung der Agentur für Arbeit in Anspruch nehmen, so können Sie telefonisch, schriftlich, persönlich oder per Kontakt mit Ihrer örtlichen Agentur aufnehmen. Die Kontaktdaten finden Sie in der JOBBÖRSE in Ihrem Benutzerkonto auf der Seite Stellenangebote über die Schaltfläche Unterstützung der Agentur für Arbeit anfordern.gerne informieren die Mitarbeiter/innen in der Agentur für Arbeit Sie über die Betreuung Ihres Benutzerkontos. Startseite > Stellenangebote Wenn Sie Ihr Benutzerkonto von der Agentur für Arbeit betreuen lassen, stehen Ihnen noch weitere Vorteile und Funktionen zur Verfügung: Zeitersparnis durch effektive und effiziente Personalvermittlung in Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit Online-Zugriff auf die von der Agentur für Arbeit erteilten Vermittlungsvorschläge Möglichkeit eines gemeinsamen Zugriffs auf Ihre Stellenangebote durch Sie und Ihren/e Ansprechpartner/in in der Agentur für Arbeit Enge Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem/r Ansprechpartner/in in Ihrer Agentur für Arbeit Schnelle und unkomplizierte Kontaktaufnahme mit potenziellen Bewerbern und Ihrem/r Ansprechpartner/in in der Agentur für Arbeit 10 ANMELDEN

11 1.3 WIE MELDE ICH MICH IN DER JOBBÖRSE AN? Über > Arbeitgeber > Zur Anmeldung können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort an Ihrem Benutzerkonto anmelden. Jetzt können Sie: Stellenangebote erfassen und einsehen nach geeigneten Bewerbern suchen, diese vormerken und im Bewerbermanagement verwalten Ihr Unternehmen in der JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit darstellen Startseite > Arbeitgeber > Zur Anmeldung 11

12 2 Wie melde ich eine zu besetzende Stelle? 2.1 WIE ERSTELLE ICH EIN STELLENANGEBOT? Möchten Sie ein Stellenangebot in der JOBBÖRSE einstellen, klicken Sie dazu in Ihrem Benutzerkonto in der Hauptnavigation auf den Link Stellenangebote und dort auf die Schaltfläche Neues Stellenangebot erstellen. Startseite > Stellenangebote 12 VERÖFFENTLICHEN EINER STELLE

13 Das Stellenangebot wird in vier Schritten erfasst: Im ersten Schritt geben Sie an, um welche Angebotsart es sich bei Ihrem Stellenangebot handelt und wie viele Stellen (Anzahl der Stellen) Sie anbieten möchten. Bei der Angebotsart stehen Ihnen vier Kategorien zur Auswahl: Arbeitsstelle, Ausbildung, Praktikum und Job. Diese sind nochmals in verschiedene Unterkategorien gegliedert. Sie können nur die Unterkategorien auswählen. ARBEITSSTELLE Arbeitsplatz Freie Mitarbeit/Selbständigkeit Firmennachfolge/Existenzgründung Telearbeitsplatz Traineestelle AUSBILDUNG Ausbildungsplatz PRAKTIKUM Praktikum Schüler Praktikum Student Doktoranden-/Diplomandenstelle Praktikum/Sonstiges JOB Saisonarbeit Geringfügige Beschäftigung/Mini-Jobs Ferienjob/Studentenjob Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot 13

14 Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot > Wir bieten Im zweiten Schritt Wir bieten erfassen Sie in drei Blöcken Ihr Stellenangebot. Im Block Stelleninfo beschreiben Sie die zu besetzende Stelle. Neben dem Stellentitel, dem Eintrittstermin und dem Ausübungsort können Sie eine ausführliche Stellenbeschreibung eingeben. Im Block Zeit/Gehalt haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeit sowie die Vergütung Ihres Stellenangebots zu hinterlegen und geben an, ob es sich um eine befristete oder unbefristete Stelle handelt. Über den Block Kontakt nennen Sie bis zu zwei Ansprechpartner/innen Ihres Unternehmens und wählen die Art des Bewerbungsverfahrens aus (z. B. telefonisch, schriftlich, per , welche Unterlagen soll die Bewerbung enthalten). 14 VERÖFFENTLICHEN EINER STELLE

15 Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot > Wir suchen Der dritte Schritt Wir suchen besteht ebenfalls aus drei Blöcken: Allgemeines, Ausbildung und Fähigkeiten. Im Block Allgemeines legen Sie fest, welche Schulbildung Ihr zukünftiger Mitarbeiter besitzen soll und ob Mobilität vorausgesetzt wird. Im Block Ausbildung tragen Sie ein, ob und welche bestimmte Ausbildung und Qualifikation Sie von dem Bewerber wünschen. Im Block Fähigkeiten geben Sie die geforderten Fertigkeiten bzw. Kenntnisse sowie die persönlichen und sozialen Eigenschaften ein.! Entscheiden Sie sich im Block Allgemeines unter Sonstiges für eine Alters- bzw. Geschlechtsangabe, erhalten Sie folgende Hinweise: Altersangabe: Sie haben bei Ihren Anforderungen eine Einschränkung hinsichtlich des Alters vorgenommen. Bitte beachten Sie, dass dies nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz nur rechtmäßig ist, wenn es nach der Art der auszuübenden Tätigkeit unerlässlich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, können unter Umständen Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. Geschlechtsangabe: Sie haben sich bei Ihren Anforderungen auf ein Geschlecht festgelegt. Bitte beachten Sie, dass dies nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nur rechtmäßig ist, wenn es nach der Art der auszuübenden Tätigkeit unerlässlich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, können unter Umständen Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. 15

16 Im vierten Schritt legen Sie den Veröffentlichungsstatus und das Veröffentlichungsdatum fest. Haben Sie ein neues Stellenangebot angelegt, ist dessen Status mit nicht veröffentlicht vorbelegt. Folgende Auswahlmöglichkeiten für die Veröffentlichung stehen Ihnen zur Verfügung: veröffentlicht Alle Daten aus Ihrem Stellenangebot werden uneingeschränkt veröffentlicht. anonym veröffentlicht Bei diesem Veröffentlichungsstatus werden alle Stelleninformationen veröffentlicht, mit Ausnahme des Firmennamens, des/r Ansprechpartners/in und der Straßenbezeichnung Ihres Unternehmens. Wird Ihr Stellenangebot von der Agentur für Arbeit betreut, erscheinen anstelle Ihrer Kontaktinformationen die Kontaktdaten Ihres/r Ansprechpartners/in. Der Bewerber kann sich mit einer Mitteilung über die Postfachfunktion direkt mit Ihnen oder mit Ihrem/r Ansprechpartner/in in der Agentur für Arbeit in Verbindung setzen. nicht veröffentlicht Nutzen Sie diesen Status, um Ihr Stellenangebot aus der Veröffentlichung zu nehmen. Sie können jedoch weiterhin anhand Ihres Stellenangebots über die Schaltfläche Anhand des Stellenangebots Bewerberprofile suchen nach geeigneten Bewerbern suchen. Nach einem Zeitraum von vier Wochen, in dem Sie Ihr Stellenangebot nicht aktualisiert haben, wird Ihr Stellenangebot automatisch zur Löschung vorgemerkt. Sie werden mit einer Mitteilung an Ihr Postfach (Erläuterung siehe Seite 38) über die Löschung informiert. Sie haben dann nicht mehr die Möglichkeit, einen Suchprozess zu starten. Um Ihr Stellenangebot wieder für den Suchprozess zu aktivieren, ändern Sie den Status auf veröffentlicht, anonym veröffentlicht oder nicht veröffentlicht. Ihr Stellenangebot wird für den Suchprozess freigegeben, sobald das eingegebene Veröffentlichungsdatum erreicht ist. 16 VERÖFFENTLICHEN EINER STELLE

17 Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot 17

18 2.2 WIE ÄNDERN SICH MEINE ZUGRIFFSRECHTE BEI STELLENANGEBOTEN, DIE VON DER AGENTUR FÜR ARBEIT BETREUT WERDEN? Sie haben in der JOBBÖRSE in Ihrem Benutzerkonto ein Stellenangebot erstellt (Erläuterung siehe Seite12) und es Ihrer Agentur für Arbeit über die Schaltfläche Vermittlungsauftrag erteilen zur Betreuung weitergeleitet. Durch die Betreuung ändern sich Ihre Zugriffsrechte auf Ihr Stellenangebot. Folgende Aktualisierungen können nach der Übernahme nur von dem/der für Sie zuständigen Betreuer/in der Agentur für Arbeit vorgenommen werden: die Anzahl offener Stellen (auf der Einstiegsseite Ihres Stellenangebots siehe Seite 13) die Art des Berufes und die Sozialversicherungspflicht (unter Wir bieten im Block Stelleninfo siehe Seite 14) die Angaben nach Zeit und Gehalt (unter Wir bieten im Block Zeit / Gehalt siehe Seite 14) Alle anderen Daten der Stelleninformation wie Stellenbeschreibung, geforderte Ausbildung und Fähigkeiten oder den Veröffentlichungsstatus können von Ihnen oder Ihrem/r Betreuer/in in der Agentur für Arbeit geändert werden. Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot

19 2.3 WELCHE ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN KANN ICH BEI DER VERÖFFENTLICHUNG VON BETREUTEN STELLENANGEBOTEN NUTZEN? Haben Sie Ihr Stellenangebot über die Schaltfläche Vermittlungsauftrag erteilen an die Agentur für Arbeit zur Betreuung weitergeleitet, stehen Ihnen über Ihre/n Ansprechpartner/in zusätzliche Veröffentlichungsmöglichkeiten zur Verfügung. Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot Legen Sie zusammen mit Ihrem/r Ansprechpartner/in in der Agentur für Arbeit den Veröffentlichungsstatus fest. Dafür stehen neben den genannten Möglichkeiten unter 2.1 drei zusätzliche Optionen zur Auswahl. intern veröffentlicht Dabei wird das Stellenangebot nur im internen Fachverfahren der Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht. Die Mitarbeiter können auf Ihr Angebot zugreifen und Ihnen gezielt geeignete Bewerber vorschlagen. Eine Veröffentlichung in der JOBBÖRSE erfolgt nicht. intern anonym veröffentlicht Bei diesem Veröffentlichungsstatus nimmt ausschließlich Ihr/e Ansprechpartner/in die Auswahl passender Bewerber für Ihr Stellenangebot vor. Dabei wird das Stellenangebot ausschließlich im internen Fachverfahren der Bundesagentur für Arbeit (nicht in der JOBBÖRSE!) mit allen relevanten Stelleninformationen mit Ausnahme des Firmennamens und der Adressdaten Ihres Unternehmens veröffentlicht. Nur Ihrem/r Ansprechpartner/in sind Ihre Kontaktdaten bekannt. Diese/r nimmt die gezielte Vorauswahl passender Bewerber für Sie vor. intern und JOBBÖRSE anonym veröffentlicht Hier nimmt ausschließlich Ihr/e Ansprechpartner/in die Vorauswahl passender Bewerber für Ihr Stellenangebot vor. Das Stellenangebot wird in der JOBBÖRSE und auch im internen Fachverfahren der Bundesagentur für Arbeit mit allen relevanten Stelleninformationen mit Ausnahme der Kontaktdaten Ihres Unternehmens veröffentlicht. Nur Ihrem/r Ansprechpartner/in sind Ihre Kontaktdaten bekannt. In der JOBBÖRSE und im internen Fachverfahren werden nur die Kontaktdaten Ihres/r Ansprechpartners/in veröffentlicht. 19

20 2.4 WIE KANN ICH EIN STELLENANGEBOT AN KOOPERIERENDE JOBBÖRSEN WEITERLEITEN? Wünschen Sie neben einer Veröffentlichung Ihrer Stellenangebote in der JOBBÖRSE auch eine Veröffentlichung bei weiteren, mit der Agentur für Arbeit kooperierenden Jobbörsen? Über die Schaltfläche Weitere externe Veröffentlichungen unter Stellenangebote in Ihrem Stellenangebot gelangen Sie zu den kooperierenden Jobbörsen der Bundesagentur für Arbeit. Hier bestimmen Sie namentlich, ob und an welche privaten Jobbörsen Ihre Stellenangebote zur Veröffentlichung im Internet weitergeleitet werden sollen. Nehmen Sie Änderungen an Ihrem Stellenangebot vor oder löschen Sie dieses, so erfolgt eine automatische Information an die betreffenden Jobbörsen. Die kooperierenden Jobbörsen sind verpflichtet, täglich die Aktualisierung der Daten vorzunehmen. Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot 20 STELLENANGEBOT WEITERLEITEN

21 Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot > Weitere externe Veröffentlichungen Haben Sie bereits Stellenangebote an kooperierende Jobbörsen übermittelt, sind diese mit einem Häkchen gekennzeichnet. Durch Entfernen des Häkchens kann die Weiterleitung jederzeit rückgängig gemacht werden. 21

22 2.5 WO KANN ICH MEINE STELLENANGEBOTE AUF EINEN BLICK SEHEN? Wenn Sie sich einen Überblick über Ihre Stellenangebote verschaffen möchten, klicken Sie in Ihrem Benutzerkonto in der JOBBÖRSE auf den Link Stellenangebote. Auf einen Blick sehen Sie in der Auflistung Ihrer Angebote: wie Sie diese veröffentlicht haben (z. B. anonym veröffentlicht) ob das Angebot durch Ihre/n Ansprechpartner/in betreut wird die Berufsbezeichnungen und die Referenznummern den Ausübungsort ab wann die Stellen besetzt werden sollen wie viele Stellen Sie anbieten Möchten Sie ein einzelnes Angebot überarbeiten, gelangen Sie mit Klick auf die jeweilige Referenznummer /Berufsbezeichnung /Tätigkeit /Ausbildung direkt in die Details des Stellenangebots. Startseite > Stellenangebote 22 STELLENANGEBOTE ANSEHEN

23 Startseite > Stellenangebote 23

24 3 Wie finde ich die besten Bewerber/innen für mein Unternehmen? Startseite > Bewerber suchen 2 Folgende Angebotsarten stehen zur Auswahl: 1 Arbeitsplatz Freie Mitarbeit/Selbständig Firmennachfolge/Existenzgründung Telearbeitsplatz Trainee Ausbildungsplatz Praktikum Schüler Praktikum Student Doktoranden/Diplomandenstelle Sonstiges Saisonarbeit Doktoranden-/Diplomandenstelle Geringfügige Beschäftigung/Mini-Job Ferienjob/Studentenjob SUCHMÖGLICHKEITEN

25 3.1 WELCHE SUCHMÖGLICHKEITEN STEHEN MIR ZUR VERFÜGUNG? Um schnell geeignete Bewerber zu finden, klicken Sie in der JOBBÖRSE in Ihrem Benutzerkonto auf Bewerber suchen. Die JOBBÖRSE bietet Ihnen fünf verschiedene Suchmöglichkeiten mit unterschiedlichen Schwerpunkten Die Schnellsuche: Sie ermöglicht es, schnell und unkompliziert nach geeigneten Bewerbern zu suchen (z. B. geben Sie den Beruf Bäcker ein und Sie finden Bewerberprofile als Bäcker). Die Schnellsuche mit hinzugefügten Suchkriterien: Mit ihr präzisieren Sie Ihre Suche nach Beruf, Ort, Eintrittstermin, Arbeitszeit, Bundesland, Ausland, Bildungsabschluss oder explizit eingegebenen Stichworten (z. B. geben Sie den Beruf Bäcker und die Region Bayern ein und Sie finden alle Bewerber, die eine Stelle in Bayern als Bäcker suchen). Die Volltextsuche: Die Volltextsuche führt eine reine 1:1-Suche durch. Das heißt, die Suche wird auf Grund eingegebener Begriffe durchgeführt. Hat der Anbieter auf der Gegenseite ebenfalls den bei der Suche verwendeten Begriff benannt, wird das Angebot angezeigt (geben Sie z. B. das Wort backen ein, dann finden Sie alle Bewerber, die in ihrem Angebot den Begriff backen beinhalten. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um die Berufsbezeichnung handelt oder um Kenntnisse und Fähigkeiten).! Alle beschriebenen Suchfunktionen unterscheiden sich nach Anwenderaufwand, Komfort und Trefferqualität. Es werden auch Angebote ähnlicher Berufe angezeigt. Deshalb spielt die konkrete Berufsbezeichnung bei der Suche keine so entscheidende Rolle. Sie können bei der Volltextsuche bis zu drei Begriffe gleichzeitig eingeben und damit Ihre Suche präzisieren. Suchen Sie z.b. einen Bäcker, der auch Kenntnisse beim Garnieren besitzen soll, geben Sie die Begriffe Bäcker und Garnieren gleichzeitig ein. 4 5 Die Profilsuche: Als registrierter Nutzer steht Ihnen diese Suchfunktion zusätzlich zur Verfügung. Sie ist die differenzierteste und die genaueste Suche. Mit ihr wird ein beidseitiger Abgleich aller Merkmale zwischen dem Stellenangebot und dem Bewerberprofil ermöglicht. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste der gefundenen Bewerber. Die Datensätze sind nach dem Grad der Passgenauigkeit sortiert. Die Profilsuche ist allerdings nur dann möglich, wenn Sie registriert und angemeldet sind (Erläuterung Benutzerkonto anlegen siehe Seite 8 bzw. Die Anmeldung siehe Seite 11) und ein Stellenangebot erstellt haben (Erläuterung siehe Seite 12). Um ein optimales Suchergebnis zu erzielen, sollte das Stellenangebot möglichst vollständig sein. Die Referenznummernsuche: Wollen Sie nach einem bestimmten Bewerber suchen, geben Sie die Referenznummer des Bewerberprofils ein. 25

26 3.2 WIE FUNKTIONIERT DIE ERGEBNISLISTE? Sie haben in Ihrem Benutzerkonto in der JOBBÖRSE eine Suche nach passenden Bewerbern für Ihr Stellenangebot durchgeführt (Erläuterung siehe Seite 25). In der aufgezeigten Ergebnisliste werden maximal zehn Treffer pro Seite aufgeführt, insgesamt können höchstens 100 Angebote angezeigt werden. Durch einen Klick auf den Bewerbernamen gelangen Sie zu den Details zum Bewerberprofil. In der Detailansicht finden Sie alle vom Bewerber angegebenen Daten wie zum Beispiel Name, Anschrift, berufliche Ziele und den Werdegang des Bewerbers. Startseite > Bewerber suchen > Ergebnis der Suche nach Bewerbern Bereits aufgerufene Profile werden mit diesem Symbol gekennzeichnet und sind farblich hinterlegt. Dieser Balken zeigt Ihnen die Übereinstimmung oder Abweichung Ihres Stellenangebots bezogen auf das Bewerberprofil. Mit Klick auf dieses Symbol übernehmen Sie den Bewerber in Ihre Vormerkliste. 26 ERGEBNISLISTE

27 3.3 WIE KANN ICH INTERESSANTE BEWERBER VORMERKEN? Wenn Sie einen Wunschkandidaten für Ihr Stellenangebot über die Suche (Erläuterung siehe Seite 25) gefunden haben, besteht die Möglichkeit, diesen mit einem Klick auf die Schaltfläche Bewerber vormerken in der JOBBÖRSE abzuspeichern. Starts. > Bewerber suchen > Ergebnis der Suche nach Bewerbern > Details zum Bewerberprofil 27

28 3.4 WIE KANN ICH MIT BEWERBERN KONTAKT AUFNEHMEN? Sie haben über die Suche (Erläuterung siehe Seite 25) einen geeigneten Bewerber für Ihr Stellenangebot gefunden. Die JOBBÖRSE bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, mit ihm in Kontakt zu treten. Klicken Sie in der Ergebnisliste (Erläuterung siehe Seite 26) auf den Namen des Bewerbers, und Sie finden in der Detailansicht (Erläuterung siehe Seite 26) die vom Bewerber angegebenen Kontaktdaten. Über diese können Sie sich individuell mit dem Bewerber in Verbindung setzen (je nach Angabe des Bewerbers z. B. schriftlich, telefonisch oder per ). Starts. > Bewerber suchen > Ergebnis der Suche nach Bewerbern > Details zum Bewerberprofil 28 KONTAKT AUFNEHMEN

29 Um schnell und unkompliziert einem Bewerber eine Mitteilung zukommen zu lassen, können Sie die Schaltfläche Nachricht an Bewerber nutzen. Diese Möglichkeit besteht auch bei Bewerbern, die in der JOBBÖRSE anonym veröffentlicht sind. Der Bewerber erhält Ihre Mitteilung über das interne Postfachsystem (Erläuterung siehe Seite 38). Starts. > Bewerber suchen > Ergebnis der Suche nach Bewerbern > Details zum Bewerberprofil Eine zusätzliche Möglichkeit der schnellen Kontaktaufnahme mit einem anonym veröffentlichten Bewerber in der JOBBÖRSE besteht in der Call-me-Funktion. Sie haben einen passenden Bewerber mit der Profilsuche (Erläuterung siehe Seite 25) anhand eines Stellenangebots gefunden. Jetzt möchten Sie gern mit dem Bewerber Kontakt aufnehmen. Das Bewerberprofil ist anonym veröffentlicht, der Bewerber stimmt aber einer anonymen telefonischen Kontaktaufnahme zu. Bei Aufruf eines solchen Bewerberprofils ist es möglich, eine Rufnummer zur Kontaktaufnahme mit dem Bewerber anzufordern. Sie erhalten eine automatisch generierte kostenpflichtige Service-Rufnummer (3,9 Cent je Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom. Bei Anrufen aus Mobilfunknetzen gelten davon abweichende Preise), die bis zu 48 Stunden gültig ist. Über diese angezeigte Rufnummer können Sie mit dem anonymen Bewerber in Kontakt treten.! Haben Sie den Bewerber über die Profilsuche gefunden, steht Ihnen zusätzlich die Funktion Link auf mein Angebot mitsenden in der Nachrichtenfunktion zur Verfügung. Damit kann der Bewerber Einsicht in das angebotene Stellenangebot nehmen. 29

30 4 Wie gelange ich zu meinen vorgemerkten Bewerbern? Klicken Sie in Ihrem Benutzerkonto in der JOBBÖRSE in der Hauptnavigation auf Vorgemerkte Bewerber, wenn Sie alle für Sie interessanten Bewerberangebote gesichtet haben. Die Seite Vorgemerkte Bewerber enthält eine Übersicht Ihrer favorisierten Bewerber. Sie können hier die einzelnen Bewerberprofile einsehen, diese in Ihr Bewerbermanagement übernehmen und dort einem entsprechenden Stellenangebot zuweisen. Startseite > Vorgemerkte Bewerber 30 BEWERBERMANAGEMENT

31 5 Wie verwalte ich eigenständig den Bewerbungsablauf? Um Ihr Stellenbesetzungsverfahren schnell und effizient durchzuführen, steht Ihnen das Bewerbermanagement in Ihrem Benutzerkonto auf der Hauptnavigationsleiste zur Verfügung. Das Bewerbermanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, Bewerberdaten zu bearbeiten und diesen Stellenangebote zuzuordnen. Schnell und unkompliziert können Sie: eigenständig den Bewerbungsablauf steuern in der JOBBÖRSE eingegangene Bewerbungen und deren Bewerbungsstatus nachverfolgen und verwalten Detailinformationen zum Bewerber bearbeiten Bewerber manuell erfassen, die schriftliche Bewerbungen geschickt haben Bewerber über das Postfach kontaktieren Bewerber, die sich bei Ihnen online beworben haben, in das firmeninterne Personalverwaltungssystem (HR) übernehmen 31

32 Nach Bewerbername filtern Die Auflistung der Bewerber erfolgt automatisch alphabetisiert (siehe Abbildung rechts). Anonym veröffentlichte Bewerberprofile werden zu Beginn der Liste angezeigt. Um einen bestimmten Bewerber schnell zu finden, geben Sie einfach in das Textfeld den jeweiligen Namen (bzw. die Anfangsbuchstaben des Nachnamens) des Bewerbers ein. Name Mit der Auswahl eines verlinkten Namens werden Ihnen die Details zum Bewerberprofil (Erläuterung siehe Seite 26) angezeigt. Hier finden Sie alle wesentlichen Informationen über den Bewerber, die dieser in sein Profil eingestellt hat. Wurde das Bewerberprofil geschlossen oder von Ihnen selbst erfasst, ist der Name nicht verlinkt. Bei anonym veröffentlichten Bewerbern werden Ihnen bei Aufruf nur eingeschränkte Kontaktinformationen angezeigt. Bewerberstatus Der Bewerberstatus wird bei der Bewerbung des Arbeitsuchenden automatisch gesetzt (Bewerbung eingegangen). Die persönlichen Daten werden je nach Status im Bewerberprofil lesbar oder anonym angezeigt (z. B. engere Auswahl, Absage durch Arbeitgeber, Zusage). Zieht ein Bewerber seine Bewerbung zurück oder löscht er diese in seinem Bewerberprofil, wird der Bewerberstatus in der Übersicht automatisch mit einem entsprechenden Hinweis vermerkt. Der lesende Zugriff auf die vorliegenden Bewerbungsunterlagen bleibt erhalten. Referenznummer /Beruf /Tätigkeit Haben Sie dem Bewerber bereits ein Stellenangebot zugeordnet, ist die Berufsbezeichnung inklusive Referenznummer verlinkt. Der Link führt auf die Seite Unser Stellenangebot.Sofern kein Stellenangebot vorliegt oder zugeordnet wurde, ist dieses Feld leer. Datenherkunft /Status des Angebots Diese Spalte gibt Ihnen einen Überblick über die Herkunft des eingestellten Bewerberprofils. Der Status eines Angebots wird in der Übersicht als offen oder geschlossen dargestellt. Ist ein Bewerberprofil mit dem Status offen gekennzeichnet, haben Sie die Möglichkeit, die Detailinformationen des Bewerbers aufzurufen. Der Status geschlossen wird angezeigt, wenn das Bewerberprofil in gelöscht oder zur Löschung vorgemerkt wurde. Ein Aufrufen der Details des Bewerberprofils (Erläuterung siehe Seite 26) ist damit nicht mehr möglich. 6 Bewerber erfassen Über die Schaltfläche Bewerber erfassen können Sie manuell Bewerberdaten aufnehmen. 32 BEWERBERMANAGEMENT

33 Startseite > Bewerbermanagement 7 Funktion der Symbole Bewerberadministration aufrufen Über das Symbol gelangen Sie auf die Detail- und Kontaktinformationen des einzelnen Bewerbers, um dort persönliche Informationen zum Bewerber, Kontaktinformationen und Informationen zur Bewerbung einzustellen oder zu ändern. Das Symbol erscheint nur bei Bewerbern der JOBBÖRSE bzw. die von Ihnen erfasst wurden. 1 Postfachnachricht verfassen Alle Bewerber in Ihrer Übersicht, die aus eingestellt wurden, können Sie bequem über die Postfachfunktion kontaktieren. Nutzen Sie dafür das Nachrichtensymbol Bewerbungsdetails aufrufen Durch einen Klick auf das Symbol Bewerbungsdetails rufen Sie die eingegangenen Bewerbungsunterlagen eines Bewerbers auf. In Personalsystem übernehmen Ausgewählte Bewerber können Sie in Ihr firmeninternes HR-System übernehmen. Eine Übernahme in ein Personalverwaltungssystem ist bei Bewerbern, die Sie selbst erfasst haben oder die von einem externen Anbieter stammen, nicht möglich. 6! Automatische Löschung von Bewerbungen Sobald der Eintrittstermin für die zu besetzende Stelle erreicht ist (im Stellenangebot unter Wir bieten angegeben) oder bis zum vierten Monat nach Eingang der Bewerbung keine Aktualisierung dieser Bewerbung vorgenommen wurde, erfolgt eine automatische Löschung der zugeordneten Bewerbung mit allen weiteren Informationen. Löschen Über diese Schaltfläche können Sie Bewerberprofile aus dem Bewerbermanagement löschen. Nicht löschen können Sie Bewerbungen mit dem Status Zur Vorstellung/Test eingeladen und Zu Folgetermin eingeladen. In diesen Fällen müssen Sie zuerst den Status ändern. 33

34 6 Wie verwalte ich meine Firmendaten? Unter Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten, die Sie bei der Registrierung eingegeben haben, zu überprüfen, zu aktualisieren und ggf. zu ändern. Wenn Sie Ihr Benutzerkonto in die Betreuung der Agentur für Arbeit übergeben haben, nimmt Ihr/e Ansprechpartner/in gern Änderungen für Sie vor. Startseite > Stammdaten 34 STAMMDATEN

35 7 Wie präsentiere ich mein Unternehmen? In der Arbeitgeberdarstellung, die Sie in der Hauptnavigationsleiste in der JOBBÖRSE unter Unsere Daten finden, können Sie Ihr Unternehmen präsentieren. Sie haben die Möglichkeit, ein individuelles Unternehmensporträt in der JOBBÖRSE zu erstellen. Sie können zum Beispiel Ihr Unternehmenslogo oder auch eine multimediale Darstellung (maximal 2 MB) hochladen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, der Annahme von Online-Initiativbewerbungen zuzustimmen. Ist Ihr Unternehmen bereits im Internet präsent, können Sie in Ihrer Arbeitgeberdarstellung auch direkt auf Ihre Unternehmens-Homepage verlinken. Startseite > Arbeitgeberdarstellung 35

36 8 Wann habe ich welche Stellenangebote veröffentlicht? In der Historie,die Sie in der Hauptnavigationsleiste in der JOBBÖRSE unter Unsere Daten finden, werden alle Ereignisse, die Ihr Unternehmen bzw. Ihre Stellenangebote betreffen, chronologisch dokumentiert. Neben dem Datum sind der Typ und der Betreff des jeweiligen Eintrags zu sehen. Über den verlinkten Betreff gelangen Sie zu ausführlicheren Informationen des jeweiligen Eintrags. Startseite > Historie 36 HISTORIE

37 9 Welche Termine habe ich mit der Agentur für Arbeit vereinbart? Über die Schaltfläche Termine, die Sie in der Hauptnavigation Ihres Benutzerkontos in der JOBBÖRSE unter Unsere Daten finden, erhalten Sie einen ausführlichen Überblick über alle anstehenden Termine mit Ihrem/r Ansprechpartner/in der Agentur für Arbeit. Zu jedem Termin werden Datum, Uhrzeit, Betreff sowie der/die entsprechende Ansprechpartner/in angezeigt. Über den verlinkten Betreff gelangen Sie zu ausführlicheren Informationen der jeweiligen Eintragung.! Die Funktion Termine steht nur zur Verfügung, wenn Sie Ihre Daten in die Betreuung der Agentur für Arbeit übergeben haben. Startseite > Termine 37

38 10 Wie kann ich von Bewerbern kontaktiert werden? In Ihrem Benutzerkonto in der JOBBÖRSE finden Sie unter Sie sind angemeldet als den Link, mit dem Sie zu Ihrem Postfach gelangen. Hier finden Sie eine Übersicht der Nachrichten, die Sie innerhalb der JOBBÖRSE von Ihrem/r Ansprechpartner/in der Agentur für Arbeit oder von Bewerbern erhalten haben. Sie können Ihre Nachrichten: mit einem Klick auf den verlinkten Betreff lesen mit einem Klick auf das Kuvert-Symbol beantworten durch Markieren der jeweiligen Checkbox löschen Neue Nachrichten sind fett und kursiv gekennzeichnet. Möchten Sie, dass eine Kopie Ihrer Nachrichten an Ihre eigene -Adresse weitergeleitet wird, dann können Sie eine Kennzeichnung in den Stammdaten vornehmen. Startseite > Postfach Über diesen Link gelangen Sie zu Ihrem Postfach.

39 11 Zusätzliche Funktionen 11.1 WER IST MEIN BETREUER BEI DER AGENTUR FÜR ARBEIT? Die Seite Betreuung, die Sie in der Hauptnavigationsleiste in Ihrem Benutzerkonto inder JOBBÖRSE unter Unsere Daten finden, enthält einen Überblick über den/die Ihnen aktuell zugeordnete/n Ansprechpartner/in der Agentur für Arbeit. Sie können sich die Mitarbeiterdaten anzeigen lassen und den jeweilige/n Ansprechpartner/in kontaktieren. Der/die Mitarbeiter/in, der/die Ihnen als Hauptansprechpartner/in zugewiesen ist, ist durch ein Häkchen gekennzeichnet. Über das Kuvert-Symbol ( ) können Sie Ihrem/r Ansprechpartner/in eine Nachricht zusenden. Startseite > Betreuung 39

40 11.2 WIE KANN ICH AUF DIE VON DER AGENTUR FÜR ARBEIT VORGESCHLAGENEN BEWERBER ZUGREIFEN? Ein großer Vorteil der Zusammenarbeit mit der örtlichen Agentur für Arbeit ist, dass Ihr/e Ansprechpartner/in Ihnen speziell für Ihr Stellenangebot geeignete Bewerber vorschlagen kann. Diese Vermittlungsvorschläge können Sie sofort auf der Übersichtsseite des jeweiligen Stellenangebots einsehen. Klicken Sie dazu in Ihrem Benutzerkonto in der JOBBÖRSE auf die Schaltfläche Stellenangebote und wählen das Angebot aus, bei dem Sie die Vorschläge der Agentur für Arbeit einsehen möchten. Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie zur Seite der vorgeschlagenen Bewerber Anzahl der maximal gewünschten Vermittlungsvorschläge 40 AUF STELLENANGEBOT ZUGREIFEN

41 Über den verlinkten Namen des Bewerbers gelangen Sie zu den Details zum Bewerberprofil. Über das Symbol ( ) besteht die Möglichkeit, auf die Seite Vermittlungsvorschlag beantworten zu wechseln. Hier können Sie eine Rückmeldung zum Bewerbungsstand eingeben. Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, solange der/die Ansprechpartner/in der Agentur für Arbeit noch kein endgültiges Ergebnis festgehalten hat. Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot > Vermittlungsvorschläge 41

42 ! Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind immer nur die Einträge sichtbar, die von Ihnen selbst eingegeben wurden. Aus der Liste Ergebnis können Sie das Resultat auswählen und im Feld Bemerkungen zusätzliche Hinweise eintragen. Startseite > Stellenangebote > Stellenangebot > Vermittlungsvorschläge 42 VERMITTLUNGSVORSCHLÄGE

43 KONTAKT Mit diesem Leitfaden haben Sie einen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten der JOBBÖRSE von erhalten. Bei Fragen diesbezüglich helfen Ihnen die Beraterinnen und Berater Ihrer örtlichen Agentur für Arbeit gern persönlich weiter. Wir sind auch telefonisch für Sie da: Unter 01801/ (3,9 Cent je Minute aus dem Festnetz der Deutschen Telekom. Bei Anrufen aus Mobilfunknetzen gelten davon abweichende Preise) oder per an Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns, wenn Sie schnelle und kompetente Unterstützung benötigen. 43

44 Herausgeber Bundesagentur für Arbeit Marketing September