Praktikumsbericht. von. Kristiniana Schunn. über das abgeleistete Praktikum bei der Conciliat GmbH. in der Zeit vom bis

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1 Praktikumsbericht von Kristiniana Schunn über das abgeleistete Praktikum bei der Conciliat GmbH in der Zeit vom bis (Ausschnitte) Geschäftsführung

2 Der Bewerbungsablauf 2. Von der Bewerbung bis zur Zusage Mein Weg zur Conciliat GmbH Im Oktober 2009 begann ich mich auf die verschiedensten Praktikumsstellen zu bewerben. Die Suche nach einem Praktikumsplatz erwies sich jedoch schwieriger als bisher gedacht. Meine ersten Vorstellungen von einem Praktikum beinhalteten den Wunsch in einer großen Industriefirma zu arbeiten es sollte jedoch im Bereich Personal stattfinden. Nach einiger Zeit der Überlegung und Präzisierung meiner Vorstellungen, legte ich mich auf das Gebiet Personaldienstleistungen fest Nach einigen Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen entdeckte ich durch einen Zufall auf dem Internetportal für Stellenausschreibungen stepstone.de, die Ausschreibung einer vakanten Praktikumsstelle bei der Conciliat GmbH in Stuttgart. Da sich meine ursprüngliche Heimat in Stuttgart befindet und die Firma einen sehr positiven Eindruck durch ihre Internetpräsenz auf mich machte, kam diese Stelle sofort in meine engere Auswahl. Nun realisierte ich auch die Vorzüge, die mir ein kleineres Unternehmen bieten könnte: Im Gegensatz zu großen Industrieunternehmen, könnte ich bei der Conciliat GmbH in jeden Geschäftsbereich einen kleinen Einblick erlangen und somit einen ganzheitlichen Eindruck eines Unternehmens bekommen. Noch am gleichen Abend versandte ich per meine Bewerbungsunterlagen Am darauffolgenden Tag erhielt ich eine Antwort per . Man bedankte sich für die Zusendung meiner Bewerbungsunterlagen und schlug mir einen Termin für ein Telefoninterview vor Das Gespräch fand wie vereinbart statt und belief sich auf 15 Minuten. Ich durfte meine persönlichen Intentionen sowie meine bisherige Laufbahn, die auf meinem Lebenslauf ersichtlich wurde, erläutern. Mein Gesprächspartner, der Geschäftsführer Alexander Walz, gab mir einen kurzen Überblick über mein eventuelles Tätigkeitsfeld. Dieses Gespräch verschaffte mir einen sehr angenehmen ersten Eindruck des Geschäftsführers und somit auch vom Unternehmen selbst. Zum Abschluss des Telefonats vereinbarten wir einen weiteren Termin das persönliche Kennenlernen Das Bewerbungsgespräch fand in der Stuttgarter Zentrale der Conciliat GmbH statt. Das Gespräch begann pünktlich und ich empfand dieses von Beginn an als sehr angenehm. Durch den sympathischen und kommunikativen Austausch, der im Gespräch vorherrschte, hatten beide Parteien, der Geschäftsführer und ich, die Möglichkeit sich besser kennen zu lernen. Wir gingen genauer auf meinen Lebenslauf ein und welche Wünsche und Ziele ich für dieses Praktikum hatte. Des Weiteren stellte mir Herr Walz einige typische Fragen eines Bewerbungsgesprächs, wie u. a. die Frage nach meinen Stärken und Schwächen, welche ich auf Grund meiner intensiven Vorbereitung gut beantworten konnte. Ich hatte die Gelegenheit meine offenen Fragen zu stellen und umgehend das Gefühl, mir sehr gut vorstellen zu können in diesem Unternehmen als Praktikantin meine Erfahrungen zu sammeln. Nach etwa 25 Minuten stellte mir der Geschäftsführer genau diese Frage, nämlich ob ich mir vorstellen könnte, mein Praktikum bei der Conciliat GmbH zu absolvieren. Ich musste nicht lange überlegen und nahm das direkte Angebot an. Auf das Gespräch folgte eine Führung durch die Firmenräume und die Vorstellung meiner zukünftigen Kollegen. Im Laufe der nächsten Woche bereitete ich die Vertragsunterlagen in dreifacher Ausführung vor und sandte diese an meinen zukünftigen Vorgesetzten. Nachdem auch alle anderen einzubeziehenden Parteien (...) einen vollständig unterschriebenen Vertrag erhalten hatten, stand meinem Pflichtpraktikum im vierten Semester nun nichts mehr im Wege.

3 Aufgaben & Ziele 5. Das Backoffice Meine Aufgaben und Ziele im Praktikum Die Unterstützung während des operativen Tagesgeschäfts gehörte zu meinen Hauptaufgaben bei der Conciliat GmbH. Mein Arbeitsplatz befand sich im Backoffice, die sich in der Stuttgarter Zentrale befindlichen Abteilung. Diese wird angeführt vom Leiter Backoffice, der hauptverantwortlich für die Verteilung der Aufgaben ist und federführend Aufgaben erledigt und betreut. 5.1 Mandatsbearbeitung auf Kandidatenseite Auf Kandidatenseite war ich für die Erstellung von neuen Kandidatenprofilen, welches die Basis für die darauf aufbauenden und damit zusammenhängenden weiteren Aufgaben ist, zuständig. Sobald ein Interview in unserem Hause mit einem der Bewerber stattfand, übernahm ich die Vor- und Nachbereitung der Interviews. Die eigenverantwortliche Kommunikation mit Bewerbern, inklusive Einladungs- und Absagenkorrespondenz erledigte ich zumeist telefonisch und per . In einem festgelegten Zeitfenster übernahm ich die Pflege und den Ausbau des Kandidatennetzwerkes. Ich hatte das Ziel, möglichst viele Kandidaten zu erreichen, um für deren zukünftige Vorhaben einen kompetenten Ansprechpartner für Personalfragen anbieten zu können. Dafür kontaktierte ich diese telefonisch und erkundigte mich nach deren beruflichem Befinden Je nach Wunsch und Anliegen des Kandidaten, habe ich dann weitere Schritte unternommen. Des Weiteren war ich Ansprechpartner für jegliche Rückfragen der Kandidaten. Die Unterstützung des guten Rufes der Conciliat GmbH und die persönliche Anteilnahme an der Situation der Interessierten, waren für mich jederzeit oberste Priorität. 5.2 Mandatsbearbeitung auf Kundenseite Für die Mandatsbearbeitung auf Kundenseite war ich verantwortlich für sämtliche Korrespondenz, u. a. für die Entgegennahme von Anfragen bezüglich einer Stellenbesetzung und Weiterleitung an einen Berater. Die Pflege und der Ausbau der Kundendatenbank gehörten auch in diesem Gebiet zu meinem Aufgabenfeld. Bevor ein neues Mandat übernommen wurde, bereitete ich die Verträge für den Kunden vor Sobald die Verträge unterschrieben zurückkamen, legte ich das neue Mandat in der Datenbank an. Danach verfasste ich eine Stellenbeschreibung für die auszuschreibende Vakanz und veröffentlichte diese auf der Firmenhomepage und auf unseren Partnerbörsen, wie z. B. placement24.de. Nach einer Zusammenstellung der Ergebnisse einer internen Netzwerksuche, erstellte ich eine Liste mit Kurzprofilen der Kandidaten und ging diese zum Zweck der Überprüfung meiner Ergebnisse mit dem zuständigen Berater durch. Je nach Zufriedenstellung des Kunden, leitete ich weitere Schritte zur Stellenbesetzung ein. Diese beinhalteten die Einladung der Kandidaten zum Interview oder eine weitere Suche mit anderen Präferenzen oder Schwerpunkten. Dazu gehörte auch die Erstellung von sogenannten Dossiers, welche

4 zusammengefasste Unterlagen zur Vorstellung des Kandidaten beim Kunden sind. Danach erfolgte die Lieferung der Dossiers an die Firma. 5.3 Administrative Backoffice Tätigkeiten Im administrativen Bereich hatte ich die verantwortungsvolle Aufgabe, Kunden, Kandidaten, Bewerbern oder Partnerfirmen, die sich telefonisch in der Zentrale meldeten, einen positiven, ersten Eindruck von der Firma zu verschaffen. So übernahm ich die Betreuung, Beantwortung von Fragen oder Erfassung von Wünschen und Anliegen und erledigte diese Aufgaben eigenverantwortlich. Bei konkreten oder weiterführenden Fragen an einen Berater, leitete ich die Gespräche dementsprechend weiter. Die Terminkoordination von Interviews bei Kunden, Bewerbergesprächen in unserem Hause und Servicebesuchen bei Firmen, erledigte ich für die Geschäftsführer und Berater. Ich war somit mit ständigem Kunden- und Kandidatenkontakt betraut, sowohl persönlich, per als auch telefonisch. Die allgemeine Datenbankpflege gehörte ebenfalls in meinen Aufgabenbereich, ich war also für die regelmäßige Aktualisierung und Vervollständigung der Kandidaten- und Kundendatenbank verantwortlich. Die Conciliat hält Veranstaltungen ab Meine Aufgabe hierbei war das Eventmanagement für diese Vortragsreihen, d.h. Verschicken von Einladungen, Koordination von Zu- und Absagen und die allgemeine Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungen. Zusammenfassend wird die Gesamtheit eines geregelten und reibungslos verlaufenden Tagesablaufes durch die Verrichtung der vielen kleineren Aufgaben durch die Praktikanten enorm erleichtert. Die Berater können sich somit auf die Verrichtung prioritärer Aufgaben konzentrieren. Da es in einem Dienstleistungsunternehmen saisonal bedingt zu unterschiedlichen Mandatsaufkommen kommen kann, können die Tagesabläufe nicht strikt geplant werden. Je nach Arbeitsmenge kann die Zeit sehr knapp oder ausreichend bemessen sein. Ich habe meine eigenen Erfahrungen mit persönlichem Zeitmanagement machen und dieses optimieren können und auch gelernt unter extremen Druck sorgfältig zu arbeiten.

5 Das Fazit 7. Fazit und Rückblick auf das Praktikum Rückblickend betrachtet war das Praktikum für mich eine sehr wichtige Erfahrung. Ich hatte die Möglichkeit viele Einblicke in die Praxis zu erlangen und das Berufsfeld Personal aus nächster Nähe kennenzulernen. Das zumeist selbstständige Arbeiten war für mich sehr wertvoll, denn so erlernte ich einige Dinge in Bezug auf Kundenkontakt. Nun kann ich auch die Problematiken und Schwierigkeiten, die beim Kunden und Kandidaten vorliegen, nachvollziehen. Die Firmen stehen unter einem enormen Druck ihre freien Stellen in kürzester Zeit, mit minimalem finanziellen Aufwand und maximalem Ertrag, zu besetzen. Das bedeutet für sie einen Mitarbeiter zu gewinnen, der bestenfalls wenig Geld für viele Qualifikationen bietet. Die Kandidaten wiederum wünschen sich zumeist ebenfalls eine sehr zeitnahe Vermittlung, möchten eine neue Herausforderung für ihr Arbeitsleben finden und den höchst möglichen Ertrag für sich selbst erhalten. Für sie stellt das in erster Linie eine Weiterentwicklung in Bezug auf ihr Gehalt dar. Zu hohe Vergütungen sind oftmals nicht mit den zur Verfügung stehenden Mitteln der Unternehmen zu vereinbaren. Anderen Kandidaten wiederum fehlt das Selbstvertrauen sich selbst zu verkaufen und die Kenntnis finanzieller Relationen, also der Preis, den eine Firma bereit wäre, für sie zu bezahlen. Die Arbeit als ständiger Vermittler zweier Positionen und die Aufgabe, für beide Seiten optimale Lösungen zu finden, ist eine große Herausforderung. Diese kann ausschließlich von Menschen angenommen werden die einen starken Charakter haben. Dieser zeichnet sich durch viel Ausdauer, Geduld und eine Portion Humor aus. Diese Mischung aus Eigenschaften schafft die nötige Kraft und Motivation sich in diesem Berufsfeld etablieren zu können und erfolgreich zu werden. Die Geschäftsführer und Mitarbeiter der Conciliat GmbH bringen diese Eigenschaften zu genüge mit und ergänzen sich zudem gegenseitig. Ich bin froh darüber, mein Praxissemester in dieser Firma verbracht zu haben. Ich konnte mir viel Wissen aneignen, mich selbst in verschiedensten Situationen austesten und vor allem meine Persönlichkeit weiterentwickeln.