Meine Funktion als Rechnungsprüfer

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1 Meine Funktion als Rechnungsprüfer Agenda Grundlagen für die Rechnungslegung und Rechnungsprüfung in Vereinen gemäß Vereinsgesetz. Prüfungsdurchführung und Dokumentation. Überblick über steuerliche Vorschriften und etwaige Zusatzanforderung an die Rechnungslegung und Rechnungsprüfung. Fragen der Teilnehmer. 1

2 Das Vereinsgesetz 2002 Löste nach langer Reformdiskussion das Vereinsgesetz aus dem Jahr 1867 ab. Ziel des Vereinsgesetzes 2002 war es die Transparenz im Sinne der Mitglieder und Funktionäre zu erhöhen. Vereine werden gemäß ihrer wirtschaftlichen Relevanz in 3 Kategorien eingeteilt und je nach Einteilung unterscheiden sich die Anforderungen der Rechnungslegung. Die Informationspflichten beschränken sich jedoch auf einen Mindeststandard und können über die Vereinsstatuten entsprechend verbessert werden. Neben dem Vereinsgesetz gibt es noch andere Rechtsvorschriften, die eine ordentliche Rechnungslegung erfordern (ABGB, BAO, UStG, UGB). Das Vereinsgesetz schreibt aber neben und unabhängig von diesen Bestimmungen die Verpflichtung der Vereine zur Rechnungslegung vor. Umsetzung der Rechnungslegungsrichtlinien Das wesentliche Anliegen des Vereinsgesetzes, die Transparenz zu erhöhen, zielt nach dem Wortlaut in erster Linie auf die Mitglieder und Funktionäre ab. Da der Abschluss des Vereins jedoch nicht veröffentlicht werden muss, ist der Gläubigerschutz kein zentrales Anliegen. Dieser wird aber durch die Vorschriften über die Rechnungslegung und Prüfung auch indirekt erreicht. Die vereinsrechtliche Rechnungslegung baut auf 2 Prinzipien auf: Festsetzung eines Mindestumfangs für die Rechnungslegung Einführung einer zwingenden Rechnungsprüfung Festsetzung des Mindestumfanges ist nach 3 Größenkriterien unterteilt und kann weder durch Statut oder durch Mitgliederbeschluss eingeschränkt oder aufgehoben werden. Die Rechnungslegung muss durch einen unabhängigen Prüfer kontrolliert werden. Auch diese Bestimmung kann nicht beschränkt werden. 2

3 Die Größenkriterien Ausgaben Einnahmen Spenden Kleine Vereine Bis 1 Mio. Bis 1 Mio. Bis 1 Mio. Mittlere Vereine Bis 3 Mio. Bis 3 Mio. Bis 1 Mio. Große Vereine Darüber hinaus Darüber hinaus Darüber hinaus Wird ein Schwellenwert in 2 aufeinanderfolgenden Jahren überschritten, so setzt die entsprechende Rechnungslegungsvorschrift ab dem darauffolgenden Jahr ein. Ein mittlerer Verein wird wieder zu einem kleinen Verein, wenn er an 2 aufeinanderfolgenden Jahren die Größenkriterien nicht überschritten hat. Die Einnahmen und Ausgaben zielen auf die gewöhnlichen Einnahmen und Ausgaben ab. Es ergeben sich hier einige Probleme in der Interpretation, wie z.b. bei der Handhabung von Investitionsausgaben, auf die Definition von gewöhnlich usw., auf die hier aber nicht eingegangen werden soll. Rechnungslegungsvorschriften gemäß Größenkriterien Kleine Vereine: Erstellung einer Einnahmen-/Ausgabenrechnung Erstellung einer Vermögensaufstellung Mittlere Vereine: Erstellung einer Gewinn und Verlustrechnung Erstellung einer Bilanz Große Vereine: Erstellung eines Jahresabschlusses im Sinne des UGB Im folgenden wird ausschließlich auf die Rechnungslegung und die Prüfung von kleinen Vereinen gemäß Vereinsgesetz eingegangen 3

4 Rechnungslegungsvorschriften für kleine Vereine Die Vorschriften ergeben sich aus 21 Abs. 1 Vereinsgesetz: Das Leitungsorgan hat dafür zu sorgen, dass die Finanzlage des Vereins rechtzeitig und hinreichend erkennbar ist. Es hat ein den Anforderungen des Vereins entsprechendes Rechnungswesen einzurichten, insbesondere für die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben zu sorgen. Zum Ende des Rechnungsjahres hat das Leitungsorgan innerhalb von fünf Monaten eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht zu erstellen Unter dem Leitungsorgan ist der Gesamtvorstand zu verstehen, eine etwaige Ressortaufteilung befreit nicht von der Verantwortung sondern verpflichtet zur Überwachung des zuständigen Vorstandsmitgliedes. Rechnungslegungsvorschriften für kleine Vereine Die zeitnahe Erstellung der Aufzeichnungen ergibt sich aus 20 Vereinsgesetz: Das Leitungsorgan ist verpflichtet, in der Mitgliederversammlung die Mitglieder über die Tätigkeiten und die finanzielle Gebarung des Vereins zu informieren. Wenn mindestens ein Zehntel der Mitglieder dies unter der Angabe von Gründen verlangt, hat das Leitungsorgan eine solche Information den betreffenden Mitgliedern auch sonst binnen vier Wochen zu geben Aus dieser Informationspflicht des Leitungsorgans (Vorstandes) heraus leitet sich die Verpflichtung zur Führung von monatlichen Basisaufzeichnungen ab. 4

5 Inhalt und Umfang der Einnahmen- und Ausgabenrechnung Vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die aber im Vereinsgesetz nicht näher erläutert wird. Grundsätzlich erfolgt die Erfassung der Einnahmen und Ausgaben wie bei einer Cashflow-Rechnung nicht zum Zeitpunkt des Entstehens sondern gemäß Zu- und Abflussprinzip. Der Empfehlung des Instituts Österreichischer Wirtschaftsprüfer folgende ist die Einnahmen-/Ausgabenrechnung folgendermaßen zu untergliedern: Laufendes Geschäft Investitionstätigkeit Finanzbereich Das Ergebnis der Einnahmen-/Ausgabenrechnung entspricht der Veränderung der Geldmittel (Kassa und Bank) in der Periode Inhalt und Umfang der Einnahmen- und Ausgabenrechnung Form der Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung (Beispiel): 1) Mitgliedsbeiträge 4.500,-- 2) Spenden und Subventionen 2.500,-- 3) Einnahmen aus Veranstaltungen 1.500,-- 4) Zinserträge 50, ,-- 1) Löhne und Gehälter (-) 1.500,-- 2) Reisespesen (-) 500,-- 3) Miete (-) 1.000,-- 4) Büroaufwand (Telefon, Material usw.) (-) 500,-- 5) Betriebskosten (-) 500,-- 6) Beratungskosten (-) 500,-- 7) Geldspesen (-) 50,-- 8) Zinsen für Kredite / Darlehen (-) 20,-- (-) 4.570,-- Jahresüberschuss daher 3.980,-- 5

6 Inhalt und Umfang der Vermögensübersicht Wie auch bei der Einnahmen-/Ausgabenrechnung gibt es auch für die Vermögensübersicht keine inhaltlichen Vorgaben im Vereinsgesetz. In den Erläuterungen zu 21 ist nur von einer ausreichend verlässlichen Darstellung der Finanzlage des Vereins die Rede Es gibt hierzu jedoch eine Stellungnahme des Fachsenats für Handelsrecht und Revision, nach welcher folgende kurzfristig verwertbare Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten aufgrund einer Inventur aufzunehmen sind: Bargeld Guthaben/Verbindlichkeiten bei Kreditinstituten Forderungen/Verbindlichkeiten an Mitglieder Sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten Wertpapiere Vorräte, die verkauft werden sollen Verpflichtungen aufgrund noch nicht erfüllter Auflagen bei zweckgebundenen Zuwendungen Inhalt und Umfang der Vermögensübersicht Sachanlagen, deren Wert 400 übersteigt sind jedenfalls mengenmäßig anzuführen. Eine Bewertung ist nicht zwingend aber empfehlenswert. Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Vermögensübersicht nicht aufgenommen. Wenn aber wesentliche Risiken vorhanden sind (z.b. Prozessrisiko) oder Verpflichtungen bestehen, sind diese im Rahmen der Vermögensübersicht anzumerken und zu erläutern. 6

7 Inhalt und Umfang der Einnahmen- und Ausgabenrechnung Muster Vermögensübersicht: Vermögen Büroausstattung (Buchwert zum ) 3.000,-- Sparguthaben Sparbuch Nr...., 5.500,-- Kassabestand 50,-- Guthaben Konto Nr...., 3.980,-- Forderungen (ausstehende Mitgliedsbeiträge) 550, ,-- Verbindlichkeiten offene Lieferantenforderungen (-) 950,-- Bankverbindlichkeiten Konto Nr...., (-) 2.500,-- Reinvermögen daher 9.630,-- (-) 3.450,-- Funktionelle Einordnung der Rechnungsprüfer Die Rechnungsprüfer sind in 5 Abs 5 Vereinsgesetz geregelt. Ihre Funktion kann nach dem Statut dem eines Organs entsprechen, dies ist aber nicht zwingend. Falls das Statut keine Regelung über die Rechnungsprüfer enthält, gelten ausschließlich die Regelungen des Vereinsgesetz. Der Verein ist verpflichtet mindestens 2 Rechnungsprüfer, oder bei freiwilliger Anwendung des 22 Abs 2 VerG einen Abschlussprüfer zu bestellen. Wird von einem kleinen Verein ein Abschlussprüfer bestellt, so sind die Rechnungsprüfer neben dem Abschlussprüfer nur dann zu bestellen, wenn: im Statut den Rechnungsprüfern Aufgaben zugeteilt werden, die von dem Abschlussprüfer nicht erfüllt werden (Sonderaufgaben) das Statut die Bestellung von Rechnungsprüfern zwingend vorschreibt Oder der Prüfungsauftrag des Abschlussprüfers nicht alle vorgeschriebenen Prüfungstätigkeiten erfasst 7

8 Funktionelle Einordnung der Rechnungsprüfer Die Rechnungsprüfer sind als Kollegialorgan gemeinsam berechtigt und verantwortlich. Ihr Bericht ist ein gemeinsamer Bericht und muss daher dem Willen beider Rechnungsprüfer entsprechen. Wer von den Prüfern dem Leitungsorgan und einem allenfalls bestellten Aufsichtsorgan berichtet, ist von den Prüfern einstimmig festzulegen. Das Leitungsorgan hat die Mitglieder über Prüfung zu informieren. Geschieht dies in der Mitgliederversammlung sind die Rechnungsprüfer einzubeziehen. Eine Aufgabenteilung der Prüfungsthemen zwischen den Rechnungsprüfern ist grundsätzlich möglich (kein Widerspruch mit VerG). Die Prüfer müssen dann aber die Arbeit des anderen jeweils ausreichend kontrollieren und plausibilisieren damit das 4-Augen-Prinzip gewahrt bleibt. Anforderungen an Qualifikation des Rechnungsprüfers Im 21 Abs 2-5 VerG werden den Rechnungsprüfern gesetzliche Pflichten gleich einem Abschlussprüfer auferlegt, die manchem ehrenamtlichen Rechnungsprüfern gar nicht geläufig sind. Insbesondere aufgrund der Haftungsbestimmungen ( 24 VerG) sollte jedoch jeder Rechnungsprüfer kritisch überdenken, ob er die notwendigen Qualifikationen für diese Funktion aufweist. Das VerG gibt keine Auskunft darüber, wie die Prüfung durch den Rechnungsprüfer pflichtgemäß durchzuführen ist. 8

9 Unabhängigkeit des Rechnungsprüfers Die Rechnungsprüfer dürfen weder dem Leitungsorgan noch dem Aufsichtsorgan angehören Sie dürfen weder in finanzieller Abhängigkeit zum Verein stehen, noch darf sonst eine finanzielle Verflechtung bestehen. Dies gilt auch für nahe Angehörige der Rechnungsprüfer Sie dürfen nicht Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Vereins gewesen sein Sie dürfen kein Arbeitnehmer des Vereins sein Sie dürfen nicht an der Erstellung des Rechnungsabschlusses mitwirken Pflichten des Rechnungsprüfers Wie schon erwähnt werden die Pflichten des Rechnungsprüfers in 21 Abs 2-5 VerG definiert und dort werden auch die Fristen für die Prüfung festgelegt. Der Umfang der Prüfung ergibt sich aus den Zielen, die sich aus den vom Gesetz geforderten Aussagen über den Prüfungsgegenstand ergeben. Gegenstand der Prüfung ist die Finanzgebarung des Vereins. Dieser sehr umfassende Begriff wird durch den Passus im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel eingeschränkt. 9

10 Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung 21 Abs 2: Die Rechnungsprüfer haben die Finanzgebarung des Vereins im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung zu prüfen. Umfang der Prüfung erstreckt sich auf die Einnahmen-/Ausgabenrechnung sowie auf die Vermögensübersicht. Die Prüfung erstreckt sich sowohl auf das Endergebnis als auch auf die laufenden Grundaufzeichnungen. Wodurch eine Rechnungslegung als ordnungsgemäß zu bezeichnen ist, kann aus dem Vereinsgesetz nicht geschlossen werden. Hierfür können jedoch die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) herangezogen werden. Prüfungsanforderungen gemäß GoB Vollständigkeit: Vollständige Aufzeichnung der Vermögensteile in der Vermögensübersicht Vollständige Erfassung aller Bewegungen der Rechnungsperiode Klarheit und Übersichtlichkeit: Klare Ordnung der Bewegungen in zeitlicher und sachlicher Hinsicht Referenzprinzip: Jede Bewegung muss auf dem den Geschäftsfall nachweisenden Beleg referenziert sein Nachvollziehbarkeit: Alle erfassten Vorgänge müssen in angemessener Zeit nachvollziehbar und damit nachprüfbar sein 10

11 Prüfungshandlungen allgemein Grundsätzlich gibt es keine Normen für die Durchführung der einzelnen Prüfungshandlungen. Es liegt im Ermessen des einzelnen Rechnungsprüfers, unter Berücksichtigung der Ehrenamtlichkeit der Tätigkeit, in welcher Weise und welchem Umfang die Prüfungshandlungen gesetzt werden. Aufgrund der Haftungsbestimmungen ist es aber wichtig die Prüfungshandlungen zu dokumentieren. Bei der Auswahl der zu prüfenden Geschäftsfälle bzw. Vermögenspositionen wird insbesondere auf die Wesentlichkeit abgestellt. Die Wesentlichkeit bezieht sich dabei darauf, was für einen Effekt ein Mangel/Fehler auf die Finanzlage des Vereins hätte. Prüfungshandlungen zur Ordnungsmäßigkeit Überprüfung der Bankguthaben und verbindlichkeiten durch Einholung von Bankbriefen oder Bankbestätigungen Überprüfung der Forderungen aus Mitgliedsbeiträgen Überprüfung der Bargeldbestände durch Kassensturz im Rahmen der Prüfung Besichtigung der Vermögensgegenstände Stichprobenartige Überprüfung, ob die GoB eingehalten wurden Einholung Bestätigungen Dritter (Warenbestände, Grundbuchsauszüge, ) Überprüfung ob steuerliche Vorschriften eingehalten wurden 11

12 Prüfungshandlungen zur Ordnungsmäßigkeit Belegprüfung Jedem gebuchten Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen Belege sind Rechnungen, Gutschriften, etc. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, ist ein Eigenbeleg dem Buchungsvorgang zuzuordnen Alle Belege sind kompetenzgerecht zu unterschreiben Alle Belege bilden in ihrer Gesamtheit die Belegsammlung, die übersichtlich gestaltet werden muss Rechnerische Prüfung Auch in Zeiten der EDV sollte bei einem kleine Verein eine rechnerische Überprüfung des Rechnungsabschlusses erfolgen, falls dies nicht mit einem übermäßigen Aufwand verbunden ist. Plausibilitätsprüfung Typischerweise anhand der Zahlen der Vorjahre Prüfungshandlungen zur Ordnungsmäßigkeit Für die Stichprobenauswahl kommen folgende Verfahren in Betracht: Bewusste Auswahl: Z.B. Alle Belege über EUR werden überprüft. Die bewusste Auswahl ist immer dort anzuwenden, wo hohe Fehlerquoten vermutet werden (aussergewöhnliche Geschäftsfälle, Insichgeschäfte, Gesetzesänderungen), oder wo ein Fehler eine große Auswirkung auf das wirtschaftliche Ergebnis hat. Zufallsauswahl: ZB: Jeder 20. Posten wird geprüft begonnen wird mit dem Posten, je nach dem was der Würfelwurf ergibt. Wird eher selten angewendet. Grundsätzlich ist die bewusste Auswahl und die entsprechende Dokumentation sicher zu bevorzugen. 12

13 Prüfung der statutengemäßen Verwendung Vom Rechnungsprüfer ist zu prüfen, ob die Verwendung der Mittel dem Vereinszweck nach 3 Abs 2 VerG dient. Die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Gebarung ist unbedingt einzubeziehen, wenn dies in den Vereinsstatuten niedergeschrieben ist. Aber auch bei Fehlen dieser Regelung in den Statuten, muss der Prüfer schwerwiegende Verstöße gegen eine wirtschaftliche Gebarung aufzeigen. Daraus ergeben sich folgende Prüfungshandlungen: Überprüfung der Einhaltung der statutenmäßigen Beschlusserfordernisse von Vorstandsbeschlüssen und Beschlüssen der Mitgliederversammlung der geprüften Periode im Hinblick auf die Verwendung von Mitteln Stichprobenartige Prüfung von einzelnen Belegen Besondere Feststellungen und Berichtspflichten Der Rechnungsprüfer hat sich insbesondere zu folgenden Punkte zu äußern bzw. in seine Prüfung einzubeziehen: Ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben Insichgeschäfte Nach 6 Abs 4 VerG Gefahren für den Bestand des Vereins 13

14 Ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben Gem 21 Abs 3 ist im Prüfungsbericht auf ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben, vor allem auf Insichgeschäfte ( 6 Abs 4 VerG), besonders einzugehen. Eine Definition der ungewöhnlichen Einnahmen und Ausgaben fehlt jedoch an dieser Stelle. Das UGB kennt außerordentliche Erträge und Aufwendungen gemäß 233 UGB. Es ist jedoch nicht davon auszugehen, dass diese Definition mit den ungewöhnlichen Einnahmen und Aufwendungen des VerG übereinstimmt. Dagegen spricht auch die Erwähnung des Insichgeschäftes als Sonderfall, der nach UGB nicht zwingend einen außerordentlichen Ertrag oder Aufwand darstellen würde. Es ist davon auszugehen, dass der Begriff im VerG sehr umfassend gesehen wird daher vom Rechnungsprüfer eher weiter auszulegen ist. Insichgeschäfte 6 Abs 4 VerG: Im eigenen Namen oder für einen anderen geschlossene Geschäfte eines organschaftlichen Vertreters mit dem Verein (Insichgeschäfte) bedürfen der Zustimmung eines anderen, zu Vertretung oder Geschäftsführung befugten Organwalters. Die Regelung zielt auf der Lösung anstehender Interessenskonflikte ab Der Rechnungsprüfer hat folgende Sachverhalte zu prüfen: Ordnungsgemäße Abwicklung ( 6 Abs 4 VerG) Angemessenheit der Leistungsentgelte 14

15 Gefahren für den Bestand des Vereins 21 Abs 3 VerG: Der Prüfbericht hat Gefahren für den Bestand des Vereins aufzuzeigen Tatsachen, die mit einer Bestandsgefährdung gleichzusetzen sind: Drohendes Insolvenzverfahren wegen Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit Entzug nicht ersetzbarer Fremdmittel oder Zuschüsse zur Erfüllung des Vereinszweckes ohne Ersatzmöglichkeit Drohender ungünstiger Ausgang eines Gerichtsverfahrens Notwendige Investitionen, die nicht durchgeführt werden können In der Literatur wird jedoch die Prüfungspflicht des Rechnungsprüfers hinsichtlich der Bestandsgefährdung des Vereines stark eingeschränkt. Der Rechnungsprüfer hat, wenn er Gefahren für den Bestand des Vereines erkennt, diese im Prüfungsbericht zu erwähnen, ist aber nicht zu speziellen Nachforschungen diesbezüglich verpflichtet. Sonstige Prüfungspunkte Zeichnungsberechtigung bei Banken (Online Banking): Die Zeichnungsberechtigungen dürfen in keinem Widerspruch zu den Statuten des Vereins stehen z.b.: Einzelzeichnungsberechtigung Meldung sämtlicher Statutenänderungen und der organschaftlichen Vertreter (Wahlanzeige) an die Vereinsbehörde. In einer Wahlanzeige ist der Vor- und Zuname, das Geburtsdatum, der Geburtsort und die persönliche Zustellanschrift (kein Postfach) jedes vertretungsbefugten Funktionärs anzugeben. Die Angaben des Vereins dienen der Behörde in Verbindung mit den ihr vorliegenden Statuten vor allem als Grundlage für Auskünfte über die für Zustellungen maßgebliche Anschrift und die Vertretungsverhältnisse des Vereins in einem Vereinsregisterauszug. 15

16 Dokumentation der Prüfung Die Rechnungsprüfer sollten sich unbedingt vor Beginn der Prüfung eine Prüfungsmappe anlegen. Diese Prüfungsmappe sollte folgende Dokumente beinhalten: Statuten, Aufbauorganisation des Vereins mit Kompetenzen und Vollmachten, Jahresabschluss des Vorjahres, Prüfungsauftrag Die Arbeitspapiere zu den Prüfungen (Verfahren zur Auswahl der Stichproben, Vermerke zu den Prüfungsfeldern, Feststellungen) und Besprechungsprotokolle (Leitungsorgane, Dritte, Schlussbesprechung mit Vorstand) Den Prüfungsbericht Rechte der Rechnungsprüfer 21 Abs 2: Das Leitungsorgan hat den Rechnungsprüfern die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Bezüglich dieser Regelung wird in den Erläuterungen folgendes ausgeführt: Der Rechnungsprüfer muss daher befugt sein, auch während des laufenden Jahres in die Bücher Einsicht zu nehmen und sich beim Leitungsorgan über Angelegenheiten der Rechnungslegung zu informieren. Die Rechnungsprüfer dürfen dabei das Leitungsorgan in der Ausübung seines Amtes nicht über Gebühr beeinträchtigen. Das Leitungsorgan hat die Rechnungsprüfer von sich aus auf ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben hinzuweisen und ist im Übrigen gehalten, dem Rechnungsprüfer die von Ihm angeforderten Unterlagen zur Einsicht vorzulegen und die geforderten Auskünfte zu erteilen. 16

17 Rechte der Rechnungsprüfer Daraus ergeben sich folgende konkrete Rechte für die Rechnungsprüfer: Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung sowie die Vermögensaufstellung ist unmittelbar nach Fertigstellung den Rechnungsprüfern vorzulegen. Unter den erforderlichen Unterlagen verstehen sich sämtliche mit der Rechnungslegung im Zusammenhang stehende Aufzeichnungen und Belege (Spesenabrechnung, Kassenbücher, ), sowie für die Gebarung wichtige Schriftstücke (Vorstandsprotokolle, Verträge, Schriftverkehr, ). Der Prüfer kann auch Auskünfte des Leitungsorgans einholen. Diese Auskünfte befreien den Prüfer jedoch nicht davor sich ein Urteil über die Finanzgebarung zu bilden. Die Ausübung des Auskunftsrechts darf aber nicht übertrieben werden. Der Prüfungsbericht Ob für kleine und mittlere Vereine ein formeller Prüfbericht erstellt werden muss, ist nicht eindeutig geregelt. Aus den besonderen Regelungen für große Vereine ist davon auszugehen, dass die Bestimmungen des UGB für kleine Vereine nicht gelten. Die Rechnungsprüfer müssen daher weder einen formellen Prüfungsbericht erstellen, noch einen Bestätigungsvermerk erteilen. Grundsätzlich ist es aber auch für die Rechnungsprüfer eines kleinen Vereins empfehlenswert einen Prüfungsbericht zu verfassen und auch alle Prüfungshandlungen zu dokumentieren, speziell im Hinblick auf die Haftungsbestimmungen. 17

18 Der Prüfungsbericht Folgende Inhalte sollten im Prüfbericht bestätigt werden: Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung Statutengemäße Verwendung der Mittel Im Prüfungsbericht zu berichten ist außerdem über: Gefahren für den Bestand des Vereins Ungewöhnliche Einnahmen und Ausgaben Insichgeschäfte Anmerkung: Ein Muster für einen Prüfbericht finden Sie im Anhang Feststellung von Mängeln Grundsätzlich ist der Rechnungsprüfer gem 21 VerG nur vereinsintern berichtspflichtig. Dies gilt selbst wenn erhebliche Mängel festgestellt werden. Der Rechnungsprüfer hat lediglich dem Leitungsorgan oder falls vorhanden dem Aufsichtsorgan zu berichten. Erst wenn das Leitungsorgan weiterhin gegen die Rechnungslegungspflichten verstößt, kann der Rechnungsprüfer die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen oder kann auch selbst eine einberufen. Neben Gebarungsmängeln sind auch Fristversäumnisse im Rahmen der Erstellung des Rechnungsabschlusses sowie Verletzungen der Informationspflicht gegenüber dem Rechnungsprüfer (erforderliche Unterlagen und Auskünfte) im Prüfbericht zu beanstanden. 18

19 Haftung des Rechnungsprüfers Bisher war eine persönliche Haftung mit der Übernahme des Amtes des Rechnungsprüfers nicht verbunden, denn es wurde weder ein Geschäft übernommen ( 1299 ABGB) noch erteilt der ehrenamtliche Rechnungsprüfer eines kleinen Vereins diesem einen Rat gegen Belohnung ( 1300 ABGB). Damit haftete der Rechnungsprüfer bisher nur für den Schaden, den er wissentlich verursacht hat (vorsätzliche Schädigung des Vereins). Im Vereinsgesetz 2002 wird in 24 Abs 1 eine Haftung des Rechnungsprüfers gegenüber dem Verein eingeführt: Verletzt ein Mitglied des Vereinsorgans unter Missachtung der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Organwalters seine gesetzlichen oder statutarischen Pflichten oder rechtmäßigen Beschlüsse eines zuständigen Vereinsorgans, so haftet es dem Verein für den daraus entstandenen Schaden nach den 1293 ff ABGB; dies gilt sinngemäß auch für Rechnungsprüfer. Bei der Beurteilung der Sorgfaltspflicht ist eine Unentgeltlichkeit der Tätigkeit zu berücksichtigen Gemäß 26 ist ein Verzicht über Ersatzansprüche des Vereins gegen den Prüfer gegenüber Gläubigern unwirksam. Haftung des Rechnungsprüfers als Organ Sind die Rechnungsprüfer im Statut als Organe des Vereins benannt, so wird die Haftung im 2. Absatz des 24 erweitert: Darin wird erwähnt, dass Organe insbesondere schadenersatzpflichtig werden wenn: Vereinsvermögen zweckwidrig verwendet wird Vereinsvorhaben ohne ausreichende finanzielle Sicherung unternommen werden Verpflichtungen betreffend Finanz-/Rechnungswesen missachtet werden Konkursverfahren nicht rechtzeitig beantragt wurde Im Falle der Auflösung des Vereins dessen Abwicklung behindert wurde Ein Verhalten gesetzt wurde, das Schadensersatzpflichten des Vereins ausgelöst hat. 19

20 Haftung des Rechnungsprüfers Neuerungen Zusammenfassend kann man folgende Neuerungen hervorheben: Die Rechnungsprüfer haften dem Verein gegenüber bereits bei leicht fahrlässiger Verletzung ihrer Pflichten. Durch die Regelung des 26 VerG wird eine mittelbare Durchgriffshaftung der Gläubiger des Vereins auf die Rechnungsprüfer normiert. Ist der Rechnungsprüfer gemäß Statuten auch als Organ des Vereins genannt, erweitert sich die Haftung. Einhaltung steuerlicher Vorschriften Grundsätzlich ist es für einen ehrenamtlichen Rechnungsprüfer, der beruflich nicht mit der Materie vertraut ist, empfehlenswert, bezüglich der Einhaltung der maßgeblichen steuerrechtlichen Vorschriften im gemeinnützigen Bereich die Bestätigung von einem Steuerberater (Steuerberaterbrief) einzuholen insbesondere wenn sich im Rahmen der Prüfung der Verdacht ergibt, dass steuerliche Verpflichtungen nicht eingehalten werden. 20

21 Abgabenrechtliche Begünstigungen Unter folgenden Voraussetzungen werden einem Verein abgabenrechtliche Begünstigungen gewährt: Gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zweck. Ausschließliche und unmittelbare Förderung dieser Zwecke. Verankerung dieser Grundsätze in den Statuten. Einhaltung dieser Grundsätze im Rahmen der tatsächlichen Geschäftsführung. Begünstigte Zwecke Gemeinnütziger Zwecke: Voraussetzung ist die Förderung der Allgemeinheit Die BAO nennt einige Beispiele für gemeinnützige Zwecke Sport zählt als gemeinnützig, solange der Personenkreis nicht eingeschränkt wird. Mildtätige Zwecke: Förderung hilfsbedürftiger Personen Eine Förderung der Allgemeinheit ist nicht notwendig Kirchliche Zwecke: Förderung gesetzlich anerkannter Kirchen und Religionsgemeinschaften 21

22 Ausschließliche und unmittelbare Förderung Ausschließliche Förderung: Der Verein darf keine anderen Zwecke verfolgen Der Verein darf keinen Gewinn anstreben Vereinsmitglieder dürfen am Erfolg nicht beteiligt werden Im Falle einer Auflösung des Vereins muss das Vermögen weiterhin dem begünstigten Zweck vorbehalten sein Unmittelbare Förderung: Der begünstigte Verein muss den Zweck selbst verwirklichen, die Förderung von anderen Vereinen, die begünstigte Zwecke verfolgen, ist nicht begünstigt Vereine, deren Zweck die Zusammenfassung von Unterverbänden ist, verfolgen unmittelbar begünstigte Zwecke, wenn alle Unterverbände begünstigten Zwecken dienen Vereinsstatuten und tatsächliche Geschäftsführung Vereinsstatuten müssen auf jeden Fall beinhalten: Gewinnausschluss Begünstigter Zweck Die Mittel zur Erreichung des Vereinszweck Bei Auflösung des Vereins oder Wegfall des begünstigten Zwecks muss Vermögen weiterhin dem begünstigten Zweck gewidmet sein Umsetzung in der Geschäftsführung: Tatsächliche Geschäftsführung muss den Statuten entsprechen 22

23 Vereinstätigkeiten Vereinstätigkeiten werden nach folgenden Kategorien untergliedert: Vereinsbereich Vermögensverwaltung Unentbehrlicher Hilfsbetrieb Entbehrlicher Hilfsbetrieb Begünstigungsschädlicher wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb/ Gewinnbetrieb Vereinsbereich Vereinsbereich: Tätigkeiten ohne wirtschaftlichen Ziele In der Regel sind das echte Mitgliedsbeiträge und Spenden Werden Mitgliedsbeiträge eingehoben, für die konkrete Gegenleistungen angeboten werden, liegt ein unechter Mitgliedsbeitrag vor, der zu der betrieblichen Tätigkeit des Vereins hinzuzurechnen ist (Eintrittskarten von Kulturvereinen, Beiträge für die Ausstattung mit Sportartikeln, ) Gemischte Mitgliedsbeiträge sind aufzuteilen Beispiele: Echte Mitgliedsbeiträge Spenden Subventionen Bausteinaktionen 23

24 Vermögensverwaltung Vermögensverwaltung: Verzinsliche Anlage von Kapitalvermögen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung von unbeweglichem Vermögen Beispiele: Vermietung von Wohnungen und Gebäuden Verpachtung von Kantinen, wenn der Betrieb aufgegeben wurde (ist der Verein aber weiterhin am Umsatz beteiligt, liegt keine Betriebsaufgabe vor diese Umsätze wären dem begünstigungsschädlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen) Spekulationsgeschäfte Bootsanlegeplatz für den eine Pacht eingehoben wird (ohne Zusatzleistungen) Unentbehrlicher Hilfsbetrieb Unentbehrlicher Hilfsbetrieb: Zielt auf die Erfüllung begünstigter Zwecke ab und ist dafür unentbehrlich Steht nicht in größerem Umfang im Wettbewerb zu abgabepflichtigen Betrieben Beispiele: Zusatzleistungen für einen Bootsanlegeplatz Tennisplatzvermietung (zur unmittelbaren Sportausübung) Startgelder für Wettkämpfe bei Sportvereinen Unterrichtserteilung im Rahmen des begünstigten Zwecks Ablösezahlungen für Fußballspieler Eintrittsgelder für Sportveranstaltungen bei Sportvereinen 24

25 Entbehrlicher Hilfsbetrieb Entbehrlicher Hilfsbetrieb: Steht im Zusammenhang mit Vereinszweck Erwirtschaftetes Geld wird zur Erreichung der Vereinsziele eingesetzt Beispiele: Kleines Zeltfest (500 Mitglieder, 600 Gäste) Reise ohne Gewinnerzielungsabsicht in Zusammenhang mit dem Vereinszweck Flohmarkt Warenverkauf an Mitglieder zum Selbstkostenpreis unechte Mitgliedsbeiträge Begünstigungsschädlicher Geschäftsbetrieb Begünstigungsschädlicher wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb/Gewinnbetrieb: Keine Hilfsbetriebe mehr Übersteigen die jährlichen Umsätze EUR muss um eine Ausnahmegenehmigung angesucht werden, da sonst auch alle anderen Vereinseinnahmen die Steuerbegünstigung entzogen wird Beispiele: Vereinslokal Großes Zeltfest (500 Mitglieder, Gäste) Warenverkauf mit Gewinnerzielung Inserate in Druckwerken (wenn mind. 25% der Seitenanzahl) Kantine und Buffet 25

26 Körperschaftssteuer Allgemein Grundsätzlich unterliegen die Gewinne aus folgenden Tätigkeiten der Körperschaftssteuer: Gewinne aus entbehrlichen Hilfsbetrieben Gewinne aus begünstigungsschädlichen Betrieben Überschüsse und Gewinne aus entbehrlichen Hilfsbetrieben und begünstigungsschädlichen Betrieben sind insoweit steuerbefreit, als sie in Summe EUR nicht übersteigen. Übersteigt ein Verein die Freigrenze in einem Jahr könne alte, vollständige Freibeträge der letzten 10 Jahre angerechnet werden. Teilweise verbrauchte Freibeträge sind nicht vortragsfähig. Körperschaftssteuer Übersicht Körperschaftsteuer 25 % begünstigungsschädliche Tätigkeit ( 45 Abs. 3 BAO) Steuerpflicht JA, Freibetrag Kantine, Buffet Großes Zeltfest (Mitglieder 500, Besucher 2.000) Warenverkauf (Einkauf 80 Verkauf 120) Inserate in Druckwerken (25 %) entbehrliche Tätigkeit ( 45 Abs. 1 BAO) unechter Mitgliedsbeitrag (Sonderleistungen) Kleines Zeltfest (Mitglieder 500, Gäste 600) Flohmarkt JA, aber 20 % Abzug für Mitarbeit Freibetrag 26

27 Körperschaftssteuer Übersicht Körperschaftsteuer 25 % unentbehrliche Tätigkeit ( 45 Abs. 2 BAO) Steuerpflicht NEIN Werbeeinnahmen (Inserate) Spieleinnahmen (Eintrittsgelder) Spielerabtretung Vermögensverwaltung ( 32 BAO) NEIN Mieterträge Zinsertrag (KESt) Vereinsbereich NEIN Mitgliedsbeiträge Spenden Vergleich Rechnungslegung VerG mit Abgabenrecht Bezeichnung Abgabenrecht Vereinsgesetz Vereinseinnahmen Mitgliedsbeiträge Spenden Öffentliche Zuschüsse Subventionen Betriebseinnahmen Außer Ansatz, außer im Zusammenhang mit dem Betrieb Sind in die EA-Rechnung aufzunehmen Unter Einnahmen aus der laufenden Geschäftstätigkeit aufzunehmen 27

28 Vergleich Rechnungslegung VerG mit Abgabenrecht Bezeichnung Abgabenrecht Vereinsgesetz Vereinsausgaben Vereinsbereich Betriebsausgaben Außer Ansatz, außer im Zusammenhang mit dem Betrieb In die EA-Rechnung aufzunehmen Unter Einnahmen aus der laufenden Geschäftstätigkeit aufzunehmen Sonderfall: Pauschale Betriebsausgaben Für unentgeltliche Leistungen von Mitgliedern Kein Ansatz Vergleich Rechnungslegung VerG mit Abgabenrecht Bezeichnung Abgabenrecht Vereinsgesetz Vereinsausgaben Sonderfall AfA Sonderfall Rückzahlung Darlehen AK für Sachanlagen wird auf Nutzungsdauer verteilt Kein Ansatz AK in der Rechnungsperiode des Abflusses anzusetzen In der EA-Rechnung anzusetzen Sonderfall unangemessene Ausgaben Sonderfall: Einlagen und Entnahmen Kein Ansatz Nur betrieblicher Bereich wird angesetzt Wenn mit Zufluss verbunden ist in EA anzusetzen Nur wenn gesamter Vereinsbereich betroffen ist 28

29 Umsatzsteuer Allgemeines Grundsätzlich unterliegen die Gewinne aus folgenden Tätigkeiten der Umsatzsteuer: Gewinne aus begünstigungsschädlichen Betrieben Vermögensverwaltung Sportvereine sind mit den begünstigungsschädlichen Tätigkeiten und Vermögensverwaltung nur dann umsatzsteuerpflichtig, wenn die Einnahmen mehr als betragen (Kleinunternehmergrenze). Dieser Betrag stellt aber eine Freigrenze dar, was bedeutet, dass bei Überschreitung der Gesamtbetrag steuerpflichtig wird. Für unentbehrliche und entbehrliche Hilfsbetriebe gilt die Liebhabereivermutung. Umsatzsteuer Übersicht Umsatzsteuer 20%, 10% begünstigungsschädliche Tätigkeit ( 45 Abs. 3 BAO) Kantine, Buffet Großes Zeltfest (Mitglieder 500, Besucher 2.000) Warenverkauf (Einkauf 80, Verkauf 120) Inserate in Druckwerken (25 %) Steuerpflicht 20% beginnt ab Umsatz von , weil unter Kleinunternehmer unter = Liebhabereivermutung über Ausnahmegenehmigung entbehrliche Tätigkeit ( 45 Abs. 1 BAO) unechter Mitgliedsbeitrag (Sonderleistungen) Kleines Zeltfest (Mitglieder 500, Gäste 600) Flohmarkt STEUERFREI Liebhabereivermutung 29

30 Umsatzsteuer Übersicht Umsatzsteuer 20%, 10% unentbehrliche Tätigkeit ( 45 Abs. 2 BAO) Werbeeinnahmen (Inserate) Spieleinnahmen (Eintrittsgelder) Spielerabtretung Steuerpflicht STEUERFREI Liebhabereivermutung Vermögensverwaltung ( 32 BAO) Mieterträge Vereinsbereich Umsatzsteuerpflicht, falls gemeinsam mit begünstigungsschädlichen Betrieb > EUR STEUERFREI Mitgliedsbeiträge Spenden Lohnsteuer und Sozialversicherung Sollte der Verein Dienstnehmer beschäftigen empfiehlt es sich die Lohnverrechnung durch einen Personalverrechner durchführen zu lassen. Der Rechnungsprüfer prüft in diesem Fall nur ob die Lohnzettel mit den tatsächlichen Auszahlungen übereinstimmen. 30

31 Werbeabgabe Steuerpflichtig sind Werbeleistungen, die im Inland gegen Entgelt erbracht werden. Bemessungsgrundlage ist das Entgelt Steuersatz ist 5% Für begünstigte Vereine gilt eine Sonderregelung: Die Werbeabgabe muss erst bezahlt werden, wenn der Jahresfreibetrag von EUR pro Jahr überschritten wurde. Exkurs Vermeidungsstrategien - Werbeabgabe Begünstigte Sportvereine sind dann nicht werbeabgabepflichtig, wenn die Werbeleistung als Paket verkauft wird. Dies ist immer der Fall wenn neben den steuerpflichtigen Leistungen (Werbetafeln, Dressenaufdruck, ) auch nicht steuerpflichtige Leistungen verkauft werden (Werbedurchsagen, Freikarten, Autogrammstunden, ). 31

32 Exkurs Vermeidungsstrategien - Gastronomiebetrieb Begünstigungsschädlich ist der Betrieb von Kantinen, Büffets oder anderen gastronomischen Einrichtungen, wie immer sie auch genannt werden. Die Untergrenze wird dort sein, wo die Selbstversorgung stattfindet. Nicht als Gastronomiebetrieb gilt die Bewirtung, die anlässlich einer Veranstaltung stattfindet, z.b. das Beistellen von Getränken in den Pausen von Sportveranstaltungen bzw. Essen und Trinken nach Veranstaltungen. Diese Nebenleistungen teilen das Schicksal der Veranstaltung, und die Sportveranstaltung wird in der Regel ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb des Vereines sein, womit keine steuerlichen Folgen gegeben sind (Randziffer 308 Vereinsrichtlinien). Exkurs Vermeidungsstrategien große Vereinsfeste Ein Vereinsfest ist eine nachhaltige, entgeltliche Veranstaltung. Nachhaltig bedeutet Wiederholungsabsicht, entgeltlich Eintrittsgeld. Groß ist ein Vereinsfest dann, wenn viel mehr Besucher kommen als der Verein Mitglieder hat und ein erheblicher Organisationsaufwand erforderlich ist. Ein großes Fest ohne Eintrittsgeld oder ein einmaliges Vereinsfest, dass weniger als 24 Stunden dauert, zählt zu den entbehrlichen Hilfsbetrieben. Die Vereinsrichtlinien sprechen von entgeltlichen Festveranstaltungen, wenn das Entgelt wegfällt und die Nachhaltigkeit nicht gegeben ist, dann liegt ein entbehrlicher Hilfsbetrieb vor. Beim entbehrlichen Hilfsbetrieb können, für Zwecke der Körperschaftsteuer, von den Einnahmen 20 % für Eigenleistungen der Vereinsmitglieder abgezogen werden, damit wird in der Regel auch kein Gewinn mehr vorhanden sein. Für die Umsatzsteuer gilt die Liebhabereivermutung (Randziffer 463 Vereinsrichtlinien) und Liebhabereivermutung bedeutet KEINE Umsatzsteuer. 32

33 Exkurs Vermeidungsstrategien Handel mit Waren Bei der dritten Ausformung der begünstigungsschädlichen Tätigkeit, nämlich beim Handel mit Waren, ist die Steuervermeidung nur dadurch zu erreichen, wenn sich der Handel nur auf Gegenstände bezieht, die mit dem Vereinszweck zusammenhängen und kein nennenswerter Gewinn erzielt wird (kostendeckender Verkaufspreis). 33