Leitfaden zum steuerlichen Reisekostenrecht ab 1. Januar 2014

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1 Leitfaden zum steuerlichen Reisekostenrecht ab 1. Januar 2014 Stand: 12 / 2013

2 2 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e. V. Berlin, Dezember 2013 Geschäftsbereich Wirtschaft und Recht Bereich Recht Abteilung Steuern Erarbeitung: RAin/FAinStR Tina Dubiel

3 3 Inhaltsverzeichnis I. Die erste Tätigkeitsstätte Definition Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte... 6 a) Dauerhafte Zuordnung des Arbeitgebers... 7 b) Hilfsweise quantitative Kriterien... 8 c) Höchstens eine oder keine erste Tätigkeitsstätte... 9 d) Häusliches Arbeitszimmer keine erste Tätigkeitsstätte...10 II. Fahrtkosten als Reisekosten Fahrtkostenabgeltung nach Tarifvertrag...11 a) Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt...11 b) Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt Lohnsteuerliche Behandlung Sammelpunkt, weiträumiges Tätigkeitsgebiet...12 Exkurs: Geldwerter Vorteil für die Gestellung von Dienstwagen...13 III. Verpflegungsmehraufwand als Reisekosten Verpflegungsmehraufwand nach Tarifvertrag...14 a) Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt...14 b) Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt Lohnsteuerliche Behandlung...15 a) Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand...15 b) Dreimonatsfrist...16 c) Pauschalbesteuerung von Verpflegungsmehraufwand...17 IV. Mahlzeitengestellung Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert Bewertung mit dem tatsächlichen Wert Kürzung der Verpflegungspauschalen Zusammenfassung zur steuerlichen Erfassung von Mahlzeiten Pauschalbesteuerung von üblichen Mahlzeiten Bescheinigungspflicht M...21 V. Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit...21 a) Tatsächliche Unterkunftskosten...21 b) Steuerfreie Erstattung eines Pauschbetrags...22 c) Längerfristige Auswärtstätigkeit von mehr als 48 Monaten Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung...23 a) Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung...23 b) Unterkunftskosten...23 c) Steuerfreie Erstattung eines Pauschbetrags...24 VI. Reisenebenkosten VII. Summe aller steuerfreien Leistungen... 25

4 4 Einleitung Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (BGBl I 2013, 285) kommt es zu Änderungen im Einkommensteuergesetz (EStG) insbesondere in den Bereichen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten, die erstmals ab 1. Januar 2014 anzuwenden sind. 1 Zudem wird der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte eingeführt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat zu den geänderten steuerlichen Regelungen mit Datum vom 30. September 2013 ein umfangreiches Einführungsschreiben mit zahlreichen Erläuterungen und Beispielen veröffentlicht. 2 Die von diesem BMF-Schreiben abweichenden Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien 2013 (LStR 2013) sind danach nicht mehr anzuwenden. Die folgenden Hinweise sollen einen Überblick über die gesetzlichen Änderungen geben und die tarifvertragliche sowie steuerliche Beurteilung von Reisekosten von Arbeitnehmern in der Bauindustrie anhand von Beispielen verdeutlichen. Dabei wird vorrangig auf die Möglichkeiten des Arbeitgebers zur steuerfreien bzw. steuerbegünstigten Erstattung der Reisekosten an den Arbeitnehmer eingegangen. Die nicht vom Arbeitgeber erstatteten Reisekosten kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Die als Werbungskosten ansetzbaren Aufwendungen des Arbeitnehmers sind in 9 EStG zusammengefasst. 1 Sofern nachfolgend auf Regelungen im EStG ohne weitere Angabe verwiesen wird, beziehen sich diese Verweise auf die ab 1. Januar 2014 anzuwendenden gesetzlichen Regelungen im EStG. Vorschriften, die noch bis 31. Dezember 2013 anzuwenden sind, sind mit EStG a. F. gekennzeichnet. 2 Sofern nachfolgend auf Randziffern im BMF-Schreiben ohne Datum und Aktenzeichen verwiesen wird, beziehen sich diese auf das BMF-Schreiben vom 30. September 2013 (IV C 5 S 2353/13/10004).

5 5 I. Die erste Tätigkeitsstätte Dreh- und Angelpunkt im steuerlichen Reisekostenrecht ist bis 31. Dezember 2013 der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte. Mit der Einführung des neuen Rechtsbegriffs erste Tätigkeitsstätte wird dieser bisherige Begriff ab dem 1. Januar 2014 ersetzt. Die erste Tätigkeitsstätte hat erhebliche Bedeutung für die steuerliche Beurteilung von Fahrtkostenersatz bei Dienstfahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind (siehe unter II.) Erstattung von Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für Auswärtstätigkeiten (siehe unter III.) Mahlzeiten, die auf Veranlassung des Arbeitgebers oder eines Dritten dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden (siehe unter IV.) Erstattung von Unterkunftskosten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten (siehe unter V.) Erstattung von Reisenebenkosten im Rahmen von Auswärtstätigkeiten (siehe unter VI.) Geldwerten Vorteilen durch die private Nutzung von Dienstwagen bei Anwendung der Bruttolistenpreismethode. Wird dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug auch zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt, hat dieser monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zu versteuern. Darf der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, erhöht sich dieser geldwerte Vorteil um 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer, 8 Absatz 2 Satz 3 EStG. Bei der Fahrtkostenerstattung kommt es daher weiterhin auf die Unterscheidung an, ob der Arbeitnehmer Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durchführt oder ob er für seine berufliche Tätigkeit zu einem Ort außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte fährt. Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind die Fahrten zu dieser Arbeitsstelle durch die Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer, höchstens jedoch Euro im Kalenderjahr, abgegolten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann. Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig oder hat er keine erste Tätigkeitsstätte, liegt eine Auswärtstätigkeit vor. Bei Auswärtstätigkeiten können die tatsächlichen Fahrtkosten grundsätzlich vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Auch die gesetzlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen können dem Arbeitnehmer weiterhin nur steuerfrei erstattet werden, wenn er im Rahmen einer Auswärtstätigkeit tätig wird und die festgelegten Mindestabwesenheitszeiten überschritten sind.

6 6 1. Definition Eine Definition der ersten Tätigkeitsstätte findet sich in 9 Absatz 4 EStG. Danach ist eine erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen können keine erste Tätigkeitsstätte i. S. v. 9 Absatz 4 EStG sein. 3 Zukünftig kann im Gegensatz zur Rechtslage bis 31. Dezember auch die ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Dritten eine erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers begründen. Damit werden auch Sachverhalte erfasst, in denen der Arbeitnehmer z. B. bei einem Kunden tätig wird, und diese betriebliche Einrichtung des Kunden die genannten Voraussetzungen einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt. Ferner wird in 9 Absatz 4 Satz 5 EStG klargestellt, dass der Arbeitnehmer höchstens eine erste Tätigkeitsstätte pro Dienstverhältnis haben kann Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt in zwei Stufen. (1) Vorrangig ist auf die dauerhafte arbeitgeberseitige Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte abzustellen. (2) Fehlt eine solche willentliche Zuordnung in dienst- oder arbeitsvertraglichen Festlegungen, ist hilfsweise anhand von quantitativen Kriterien die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte vorzunehmen. In Zweifelsfällen ist zugunsten des Arbeitnehmers die räumliche Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend, 9 Absatz 4 Satz 7 EStG. 3 Rz. 3 des BMF-Schreibens. 4 Mit Urteil vom 10. Juli 2008 VI R 21/07 hatte der Bundesfinanzhof (BFH) zur bis 31. Dezember 2013 geltenden Rechtslage entschieden, dass die betriebliche Einrichtung eines Dritten keine regelmäßige Arbeitsstätte sein kann, vgl. auch H 9.4 regelmäßige Arbeitsstätte LStR Zu beachten ist, dass die vom BMF-Schreiben vom 30. September 2013 abweichenden Regelungen der LStR 2013 ab 1. Januar 2014 nicht mehr anzuwenden sind. 5 Siehe ausführlicher unter I. 2. c).

7 7 a) Dauerhafte Zuordnung des Arbeitgebers Eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte kann durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen sowie durch diese ausfüllende Absprachen oder Weisungen erfolgen. Dazu zählen alle schriftlichen, aber auch mündlichen Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers. Dieser Tätigkeitsstätte muss der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet werden. Das ist nach 9 Absatz 4 Satz 3 EStG der Fall, wenn er unbefristet, für die gesamte Dauer des befristeten Dienstverhältnisses oder über eine Dauer von mehr als 48 Monaten dort tätig werden soll. Damit kommt es nicht mehr auf die Nachhaltigkeit des tatsächlichen Aufsuchens an. 6 Vielmehr sind die Festlegungen des Arbeitgebers maßgebend. Durch die dauerhafte Zuordnung ist es unerheblich, in welchem Umfang der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit an dieser Arbeitsstätte tatsächlich ausübt. Der Arbeitnehmer muss jedoch mindestens in ganz geringem Umfang an der Tätigkeitsstätte tätig werden. 7 Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer ist an einem Tag in der Woche in der Niederlassung des Arbeitgebers in A tätig und an vier Tagen in der Woche in einer anderen Niederlassung des Arbeitgebers in B. Der Arbeitgeber ordnet den Arbeitnehmer dauerhaft der Niederlassung in A zu. Durch die arbeitgeberseitige Zuordnung hat der Arbeitnehmer in A seine erste Tätigkeitsstätte. Es ist unerheblich, dass er dort nur an einem Tag in der Woche tätig wird. Auch auf die Qualität des Tätigwerdens kommt es nicht an, wenn der Arbeitnehmer an der ihm zugeordneten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll. Die Zuordnung kann für den einzelnen Arbeitnehmer oder für Arbeitnehmergruppen erfolgen. Eine Änderung der Zuordnungsentscheidung durch den Arbeitgeber ist nur mit Wirkung für die Zukunft zu berücksichtigen. 8 Beispiel 2: Der Arbeitgeber ordnet den Arbeitnehmer bis auf Weiteres einer Niederlassung in A zu. Der Arbeitnehmer wird dort für 36 Monate (weniger als 48 Monate) tätig. Aufgrund betrieblicher Erfordernisse soll der Arbeitnehmer ab 1. Juli des Jahres in B voraussichtlich arbeitstäglich tätig werden. Die Zuordnung bis auf Weiteres ist eine dauerhafte Zuordnung. 9 Damit ist die Niederlassung in A erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Ab 1. Juli hat der Arbeitnehmer aufgrund der geänderten Zuordnungsentscheidung seine erste Tätigkeitsstätte in B. 6 Vgl. R 9.4 Absatz 3 LStR 2013 zur regelmäßigen Arbeitsstätte bis 31. Dezember Rz. 6 des BMF-Schreibens. 8 Rz. 14 des BMF-Schreibens. 9 Rz. 12 des BMF-Schreibens.

8 8 Die Zuordnung des Arbeitgebers muss eindeutig sein und entsprechend dokumentiert werden. Als Nachweis für die Zuordnungsentscheidung kommen z. B. in Betracht: 10 Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag Regelungen in Protokollnotizen Dienstrechtliche Verfügungen Einsatzpläne Reiserichtlinien oder -abrechnungen Ansatz des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Dienstwagens. b) Hilfsweise quantitative Kriterien Wenn es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitgebers fehlt bzw. wenn diese nicht eindeutig ist, muss anhand von quantitativen Kriterien die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers bestimmt werden. Nach 9 Absatz 4 Satz 4 EStG hat der Arbeitnehmer dort seine erste Tätigkeitsstätte, wo er typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder wo er je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Beispiel 3: Der Arbeitnehmer soll typischerweise an einem Tag in der Woche in der Niederlassung des Arbeitgebers in A tätig werden. An den übrigen Tagen wird er auf verschiedenen Baustellen des Arbeitgebers eingesetzt. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer nicht der Niederlassung zugeordnet. Die Niederlassung ist auch nicht durch Heranziehung der quantitativen Kriterien erste Tätigkeitsstätte. Diese sind nicht erfüllt, da der Arbeitnehmer nach dem Willen des Arbeitgebers dort nur an einem vollen Arbeitstag in der Woche tätig werden soll. Durch die Formulierung tätig werden soll wird deutlich, dass es auf eine Prognoseentscheidung des Arbeitgebers ankommt. Stellt sich im Nachhinein heraus (expost Betrachtung), dass die tatsächlichen Verhältnisse von der Prognoseentscheidung des Arbeitgebers abweichen, soll diese anfangs getroffene arbeitgeberseitige Zuordnung bezüglich des Vorliegens einer ersten Tätigkeitsstätte davon unberührt bleiben und solange bestehen, bis sich die Verhältnisse maßgeblich ändern. 11 Darüber hinaus stellen die Kriterien auf ein Tätigwerden auf dieser Arbeitsstätte ab. Damit reicht ein bloßes auch regelmäßiges Aufsuchen einer betrieblichen Einrichtung z. B. um Firmenwagen, Auftragsbestätigungen, Material oder ähnliches abzuholen oder abzugeben, Stundenzettel, Krank- und Urlaubsmeldungen abzugeben für die Begründung einer ersten Tätigkeitsstätte nicht mehr aus, wenn der Arbeitnehmer dort nicht tätig werden soll. 10 Rz. 10 des BMF-Schreibens. 11 Rz. 27 des BMF-Schreibens.

9 9 Beispiel 4: Der Arbeitnehmer sucht regelmäßig den Betriebshof des Arbeitgebers auf, um dort Werkzeug und Material abzuholen. Von dort fährt er auf die Baustellen des Arbeitgebers, wo er nach dem Willen des Arbeitgebers auch tätig werden soll. Der Arbeitnehmer ist dem Betriebshof des Arbeitgebers nicht zugeordnet. Der Betriebshof ist auch nicht durch Heranziehung der quantitativen Kriterien erste Tätigkeitsstätte, da der Arbeitnehmer dort nicht tätig werden soll. Das bloße Aufsuchen des Betriebshofs reicht nicht aus. c) Höchstens eine oder keine erste Tätigkeitsstätte Der Arbeitnehmer kann höchstens eine Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis haben. Hat der Arbeitnehmer jedoch mehrere Tätigkeitsstätten, die die Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllen, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche die erste Tätigkeitsstätte sein soll. Nimmt der Arbeitgeber keine Bestimmung vor oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, ist der Tätigkeitsort erste Tätigkeitsstätte, der der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt, 9 Absatz 4 Satz 7 EStG. Beispiel 5: Der Arbeitnehmer wird an zwei Tagen in der Woche in der Niederlassung des Arbeitgebers in A (10 km vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt) und an drei Tagen in der Woche in der Niederlassung in B (30 km vom Wohnort des Arbeitnehmers entfernt) tätig. Der Arbeitgeber ordnet die Niederlassung in B als erste Tätigkeitsstätte zu. Durch die Bestimmung des Arbeitgebers hat der Arbeitnehmer in B seine erste Tätigkeitsstätte. Die Tätigkeiten in A sind Auswärtstätigkeiten. Abwandlung: Der Arbeitgeber nimmt keine Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte vor. Dadurch sind die quantitativen Kriterien hilfsweise heranzuziehen. Beide Tätigkeitsstätten erfüllen die quantitativen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte. Da der Arbeitnehmer jedoch nur eine erste Tätigkeitsstätte haben kann, ist die am nächsten am Wohnort gelegene Tätigkeitsstätte hier die Niederlassung in A erste Tätigkeitsstätte. Gegebenenfalls kann der Arbeitnehmer auch gar keine erste Tätigkeitsstätte, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. 12 Dies kann insbesondere in der Bauwirtschaft vorkommen, wenn Arbeitnehmer typischerweise auf wechselnden auswärtigen Baustellen tätig werden und nicht einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ihres Arbeitgebers oder eines Dritten zugeordnet werden. Es kann vorkommen, dass der Arbeitgeber keine Zuordnung vornimmt oder diese nicht eindeutig ist und die quantitativen Kriterien nicht ausreichen, um eine erste Tätigkeitsstätte zu begründen. Der Arbeitgeber kann ausdrücklich darauf verzichten, eine dauerhafte Zuordnung dienst- oder arbeitsrechtlich vorzunehmen, oder erklären, dass sich die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach den quantitativen Kriterien richten soll. Wenn in diesen Fällen die quantitativen Kriterien nicht ausreichen, hat der Arbeitnehmer keine 12 Tz. 2 des BMF-Schreibens.

10 10 erste Tätigkeitsstätte. Der Arbeitgeber kann allerdings nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat. 13 Beispiele: Der Arbeitnehmer soll nur an einem Arbeitstag in der Woche in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers in A und im Übrigen typischerweise auf wechselnden Baustellen des Arbeitgebers tätig werden. Der Arbeitgeber verzichtet auf eine arbeitsrechtliche Zuordnung. Folge: Die hilfsweise heranzuziehenden quantitativen Kriterien für die Tätigkeit in A reichen nicht aus. Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Arbeitnehmer soll typischerweise gar nicht in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, sondern nur auf wechselnden Baustellen tätig werden. Folge: Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. d) Häusliches Arbeitszimmer keine erste Tätigkeitsstätte Das häusliche Arbeitszimmer ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und kann daher wie bisher nicht erste Tätigkeitsstätte sein. 14 Der Arbeitnehmer kann jedoch je nach Fallgestaltung in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers eine erste Tätigkeitsstätte haben. Beispiel 6: Der Arbeitnehmer wird von seinem häuslichen Arbeitszimmer in A aus tätig und arbeitet daneben einen Tag in der Woche in der Niederlassung des Arbeitgebers in B. Eine Zuordnung des Arbeitgebers ist nicht erfolgt. Das häusliche Arbeitszimmer in A ist nicht erste Tätigkeitsstätte. Mangels Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers ist auf die quantitativen Kriterien abzustellen. Da der Arbeitnehmer nur einen Tag in der Woche in B tätig werden soll, wird dadurch keine erste Tätigkeitsstätte begründet. Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. Abwandlung: Der Arbeitnehmer wird in B an zwei Arbeitstagen in der Woche tägig. Die Tätigkeitsstätte in B erfüllt die quantitativen Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte. Der Arbeitnehmer hat daher eine erste Tätigkeitsstätte in B. II. Fahrtkosten als Reisekosten Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann der Arbeitnehmer weiterhin einen Werbungskostenabzug in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer (sog. Entfernungspauschale), höchstens Euro jährlich geltend machen, 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 EStG. Für beruflich veranlasste Fahrten, die keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind (Auswärtstätigkeiten), kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten nach 3 Nummer 13 bzw. Nummer 16 EStG steuerfrei erstatten. Soweit sie nicht 13 Tz. 12 des BMF-Schreibens. 14 Tz. 3 des BMF-Schreibens.

11 11 vom Arbeitgeber erstattet werden, können sie vom Arbeitnehmer im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden, 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG. 1. Fahrtkostenabgeltung nach Tarifvertrag Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe vom 4. Juli 2002 (BRTV) unterscheidet im Rahmen der Fahrtkostenerstattung zwischen Tätigkeiten auf Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt und auf Arbeitsstellen ohne täglicher Heimfahrt. 15 a) Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt Der Arbeitnehmer erhält für jeden Tag der Auswärtstätigkeit 0,30 Euro je Entfernungskilometer, wenn er außerhalb des Betriebs auf einer Arbeitsstelle tätig wird, die mindestens 10 km von seiner Wohnung entfernt ist und er hierfür ein eigenes Fahrzeug nutzt, 7 Nummer 3.1 Satz 1 BRTV. Die Fahrtkostenabgeltung ist jedoch auf 50 km (entspricht 15 Euro = 50 km x 0,30 Euro/km) Entfernung von der Wohnung begrenzt. Für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden dem Arbeitnehmer die hierfür notwendigen Kosten erstattet. b) Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt Dem Arbeitnehmer sind bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs für die erste Anreise zu und die letzte Abreise von der Baustelle 0,15 Euro je gefahrenen Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle zu erstatten, wenn er auf einer mindestens 50 km vom Betrieb entfernten Arbeitsstelle arbeitet und sein normaler Zeitaufwand für diese Fahrten mehr als 1 ¼ Stunden beträgt. Für Fahrten zwischen den auswärtigen Baustellen (sog. Ringfahrten) erhält der Arbeitnehmer eine Erstattung von 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer, 7 Nummer 4.3 BRTV. Die Fahrtkostenerstattung ist nicht begrenzt. Für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden dem Arbeitnehmer die hierfür notwendigen Kosten erstattet, 7 Nummer 4.3 Satz 2 i. V. m. Nummer 3.1 Satz 2 BRTV. Für Wochenendheimfahrten (einfache Fahrt von der Auslösungsbaustelle nach Hause) erhält der Arbeitnehmer bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs eine Fahrtkostenabgeltung von 0,30 Euro je Entfernungskilometer, 7 Nummer 4.4 BRTV. Die Fahrtkostenabgeltung ist nicht begrenzt. Bei Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels werden dem Arbeitnehmer die hierfür notwendigen Kosten erstattet, 7 Nummer 4.4 Satz 1 i. V. m. Nummer 3.1 Satz 2 BRTV. 15 Die Regelungen zur Wegekostenerstattung in Berlin nach 7 Nummer 5 BRTV sind hier nicht berücksichtigt.

12 12 2. Lohnsteuerliche Behandlung Steuerlich können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden, die ihm für beruflich veranlasste Fahrten bei Auswärtstätigkeiten entstanden sind, 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG. Damit kommt Fahrtkostenersatz in Betracht für Fahrten zwischen Wohnung und der auswärtigen Tätigkeitsstätte bzw. der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen erster Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstätte bzw. der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte und der auswärtigen Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten. Benutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug, können pauschale Kilometersätze angesetzt werden. Derzeitig hat das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder die nachfolgenden pauschalen Kilometersätze nach der höchsten Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) festgesetzt: PKW 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, Jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (z. B. Motorrad) 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer Sammelpunkt, weiträumiges Tätigkeitsgebiet Muss der Arbeitnehmer aufgrund von arbeits- oder dienstvertraglichen Weisungen denselben Ort (sog. Sammelpunkt) dauerhaft typischerweise an jedem Arbeitstag zur Aufnahme seiner Arbeit aufsuchen, so stellt dieser Ort zwar keine erste Tätigkeitsstätte dar, wenn er dort nicht tätig werden soll. Ein bloßes Aufsuchen reicht für die Erfüllung der quantitativen Kriterien nicht aus (siehe ausführlicher oben unter I. 2. b)). Die Fahrten zwischen Wohnung und diesem Ort werden jedoch mit der Entfernungspauschale abgegolten, 9 Absatz 1 Nummer 4a Satz 3 EStG. Für die Fahrten von diesem Ort zur auswärtigen Tätigkeitsstätte kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten als Reisekosten steuerfrei erstatten. Beispiel 7 (ähnlich Beispiel 4 unter I. 2. b)): Der Arbeitnehmer sucht auf Anweisung des Arbeitgebers regelmäßig den Betriebshof des Arbeitgebers auf, um dort Werkzeug und Material abzuholen. Von dort fährt er auf verschiedene Baustellen des Arbeitgebers, wo er nach dem Willen des Arbeitgebers auch tätig werden soll. Der Arbeitnehmer ist dem Betriebshof des Arbeitgebers nicht zugeordnet. 16 Tz. 36 des BMF-Schreibens i. V. m. 5 BRKG.

13 13 Der Betriebshof ist auch nicht durch Heranziehung der quantitativen Kriterien erste Tätigkeitsstätte, da der Arbeitnehmer dort nicht tätig werden soll. Das bloße Aufsuchen des Betriebshofs reicht nicht aus. Der Arbeitnehmer hat damit keine erste Tätigkeitsstätte. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebshof werden jedoch so behandelt, als seien es Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Hierfür kann der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung einen Werbungskostenabzug von 0,30 Euro je Entfernungskilometer, höchstens jedoch Euro im Kalenderjahr, geltend machen. Für die Fahrten zwischen Betriebshof und Baustellen bzw. Fahrten zwischen den Baustellen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten oder pauschale Kilometersätze als Reisekosten steuerfrei erstatten. Abwandlung: Mehrere Arbeitnehmer treffen sich an einem bestimmten Ort, ohne dass dies vom Arbeitgeber arbeitsvertraglich festgelegt ist. Von dort aus fahren sie gemeinsam zu den Baustellen des Arbeitgebers. Es fehlt an der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers. 17 Der Treffpunkt der Arbeitnehmer ist somit nicht Sammelpunkt. Damit können für die Fahrten zwischen Wohnung und Treffpunkt sowie für die Fahrten zwischen Treffpunkt und Baustellen bzw. Fahrten zwischen den Baustellen die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten oder pauschale Kilometersätze als Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Diese Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet ausübt. Wird das weiträumige Arbeitsgebiet stets von einem Zugang aus betreten oder befahren, so kann der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und diesem Zugang die Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen. Für Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets kann der Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze erstatten. 18 Exkurs: Geldwerter Vorteil für die Gestellung von Dienstwagen Diese Regelung hat auch Auswirkungen auf die Ermittlung des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils für die Gestellung von Dienstwagen nach der Bruttolistenpreismethode. Wird dem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug auch zur Privatnutzung zur Verfügung gestellt, hat dieser monatlich 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zu versteuern. Darf der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, erhöht sich dieser geldwerte Vorteil um 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer, 8 Absatz 2 Satz 3 EStG. Dieser Zuschlag von 0,03 Prozent gilt auch, wenn der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat, das vom Arbeitgeber gestellte Fahrzeug jedoch für Fahrten zwischen seiner Wohnung und einem typischerweise arbeitstäglich aufzusuchenden Ort (Sammelpunkt) bzw. dem Zugang zum weiträumigen Arbeitsgebiet nutzt. 17 Tz. 38 des BMF-Schreibens. 18 Tz. 40, 43 des BMF-Schreibens.

14 14 Beispiel 8 (ähnlich Beispiel 7 unter II. 3.): Dem Arbeitnehmer wird ein Dienstwagen zum Bruttolistenneupreis von Euro zur Verfügung gestellt, den dieser für Privatfahrten und Dienstfahrten nutzen darf. Der Arbeitnehmer sucht mit seinem Dienstwagen regelmäßig den 20 km von seiner Wohnung entfernten Betriebshof des Arbeitgebers auf, um dort Werkzeug und Material abzuholen. Von dort fährt er auf ständig wechselnde Baustellen des Arbeitgebers, wo er nach dem Willen des Arbeitgebers auch tätig werden soll. Der Arbeitnehmer hat folgenden geldwerten Vorteil zu versteuern: für Privatfahrten Bruttolistenpreis davon 1 Prozent Euro 400 Euro für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebshof (der Betriebshof ist nicht erste Tätigkeitsstätte, für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebshof gelten jedoch die Regelungen wie für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) Bruttolistenpreis Euro davon 0,03 Prozent 12 Euro für jeden Entfernungskilometer (=12 Euro/km x 20 km) 240 Euro Geldwerter Vorteil im Monat 640 Euro III. Verpflegungsmehraufwand als Reisekosten Auch im Bereich des steuerlich ansetzbaren Verpflegungsmehraufwands bei Auswärtstätigkeiten treten ab 1. Januar 2014 gesetzliche Änderungen in Kraft. 1. Verpflegungsmehraufwand nach Tarifvertrag Die Regelungen im BRTV unterscheiden zwischen Tätigkeiten auf auswärtigen Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt und Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt. a) Arbeitsstellen mit täglicher Heimfahrt Der Arbeitnehmer erhält bei einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seines Betriebes einen Verpflegungszuschuss in Höhe von 4,09 Euro (West) bzw. 2,56 Euro (Ost) je Arbeitstag, wenn er mehr als 10 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, 7 Nummer 3.2 BRTV. b) Arbeitsstellen ohne tägliche Heimfahrt Wenn der Arbeitnehmer auf einer mindestens 50 km vom Betrieb entfernten Arbeitsstelle tätig ist und der normale Zeitaufwand für seinen Weg von der Wohnung zu dieser Arbeitsstelle mehr als 1 ¼ Stunden beträgt, erhält der Arbeitnehmer eine Auslösung von 34,50 Euro für jeden Kalendertag.

15 15 2. Lohnsteuerliche Behandlung Für Auswärtstätigkeiten im Inland kann der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zur Abgeltung des Mehraufwands als Werbungskosten absetzen, 9 Absatz 4a EStG. 19 Der Arbeitgeber kann diese Beträge auch steuerfrei erstatten. Soweit eine steuerfreie Erstattung erfolgt, verringern sich die Beträge, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten abziehen kann. a) Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand Die bisherige dreistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen gilt ab dem 1. Januar 2014 nicht mehr. Es gelten dann die in 9 Absatz 4a Satz 3 EStG neu festgelegten Verpflegungspauschalen in Höhe von 12 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bei eintägiger Auswärtstätigkeit, 12 Euro am An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit unabhängig von der Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen und 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist. Bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit kommt es am An- und Abreisetag somit nicht mehr auf die An- und Abreisezeit an. Ohne Prüfung und Aufzeichnung einer Mindestabwesenheitszeit durch den Arbeitgeber kann dieser dem Arbeitnehmer 12 Euro steuerfrei erstatten. Ein An- oder Abreisetag in diesem Sinne liegt vor, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach Anreise bzw. vor der Abreise auswärtig übernachtet. 20 Beispiel 9: Der Arbeitnehmer fährt am Montag 7.00 Uhr von seiner Wohnung zu einer 60 km entfernten Baustelle. Am Freitag um 7.00 Uhr kehrt der Arbeitnehmer wieder zu seinem Wohnort zurück. Von Montag bis Freitag ist er in der Nähe der Baustelle untergebracht. Dem Arbeitnehmer ist tarifvertraglich eine Auslösung von 172,50 Euro (=34,50 Euro/Tag x 5 Tage) zu zahlen. Hiervon können 96 Euro als Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet werden 21 : Montag (Anreisetag ohne Mindestabwesenheit) 12 Euro Dienstag bis Donnerstag (je 24 Stunden Abwesenheit) 72 Euro Freitag (Abreisetag ohne Mindestabwesenheit) 12 Euro Gesamt steuerfrei 96 Euro 19 Der Abzug von Verpflegungsmehraufwand ist nun im Bereich der Werbungskosten in 9 EStG geregelt (bisher 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG a. F.), somit ist die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten umfassend in 9 EStG geregelt. 20 Begründung im Gesetzentwurf vom 25. September 2012, BT-Drs. 17/10774, S Zu den übrigen Reisekostenarten, die daneben steuerfrei erstattet werden können, siehe unter II. (Fahrtkosten), V. (Unterkunftskosten) und VI. (Reisenebenkosten).

16 16 Damit kann einem Arbeitnehmer ab dem 1. Januar 2014 ein Betrag von 12 Euro jeweils für An- und Abreisetag steuerfrei gezahlt werden, wenn er weiter als 50 km vom Betrieb auswärts tätig ist und der normale Zeitaufwand für seinen Weg von der Wohnung zu dieser Arbeitsstelle mehr als 1 ¼ Stunden beträgt ( 7.4 BRTV). 22 Ist der Arbeitnehmer insgesamt mehr als 8 Stunden über Nacht auswärtig tätig, ohne zu übernachten, liegt eine eintägige Auswärtstätigkeit vor. 23 Hierfür ist der Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 12 Euro nur gegeben, wenn die Mindestabwesenheitszeit von mehr als 8 Stunden insgesamt erfüllt ist. Dem Arbeitnehmer können dann 12 Euro für den Tag steuerfrei erstattet werden, an dem er den überwiegenden Teil abwesend war. Beispiel 10: Der Arbeitnehmer fährt am Montag Uhr von seiner ersten Tätigkeitsstätte auf eine auswärtige Baustelle und kehrt ohne Übernachtung am Dienstag um 3.00 Uhr wieder zu seiner Wohnung zurück. Der Arbeitgeber kann 12 Euro als Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten, da eine eintägige Abwesenheit vorliegt. Die Erstattung erfolgt für den Montag, da der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil am Montag abwesend war. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten die vom BMF jährlich festgesetzten nach Ländern unterschiedenen Pauschalen. 24 b) Dreimonatsfrist Die steuerfreie Erstattung dieser Pauschalen ist auf die ersten drei Monate einer auswärtigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstelle beschränkt (Dreimonatsfrist), 9 Absatz 4a Satz 6 EStG. Diese Frist beginnt jedoch neu zu laufen, wenn die Tätigkeit an der auswärtigen Tätigkeitsstelle für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Die Berechnung der Dreimonatsfrist wurde insoweit vereinfacht, dass es nur noch auf eine rein zeitliche Komponente der Unterbrechung für den Neubeginn ankommt. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Damit muss nicht mehr wie bisher unterschieden werden, ob die Unterbrechung der Tätigkeit urlaubs- bzw. krankheitsbedingt war oder aus anderen Gründen erfolgte. 25 Aufzeichnungen des Arbeitgebers zum Grund der Unterbrechung erübrigen sich daher. Dieselbe Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen dort wöchentlich tätig wird. Wird der Arbeitnehmer hingegen nur an weniger als drei Tagen tätig, beginnt die Dreimonatsfrist nicht zu laufen. 22 Bis 31. Dezember 2013 kann bei einer Abwesenheit von mindestens 8, jedoch weniger als 14 Stunden am Tag eine Pauschale von 6 Euro geltend gemacht werden, 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 5 EStG a. F. 23 Tz. 46 des BMF-Schreibens. 24 BMF-Schreiben vom 11. November 2013 (IV C 5 S 2353/08/10006) für Auslandsreisen ab dem 1. Januar Bis 31. Dezember 2013 gilt: urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechungen führen nicht zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, auch wenn die Unterbrechung mehr als vier Wochen andauert.

17 17 Beispiel 11: Der Arbeitnehmer wird ab 1. Februar 2014 an jeweils zwei Arbeitstagen wöchentlich auf den Baustellen in A und in B eingesetzt. Einen Tag in der Woche wird er auf einer weiteren Baustelle in C tätig. Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte in A, B oder C. Hinsichtlich der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ist die Dreimonatsfrist nicht zu beachten, da der Arbeitnehmer an keiner der drei Baustellen mindestens drei Tage wöchentlich tätig wird. Abwandlung: Der Arbeitnehmer wird ab 1. Februar 2014 an zwei Arbeitstagen wöchentlich auf der Baustelle in A und an drei Arbeitstagen wöchentlich auf der Baustelle in B eingesetzt. Für die Tätigkeit in B ist die Dreimonatsfrist zu beachten. Daher sind die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand für die Tätigkeit in B nur bis 30. April 2014 zu berücksichtigen. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen durch die Tätigkeit auf der Baustelle in A liegt nicht vor, da immer nur zweitägige Unterbrechung. Für die Tätigkeit in B greift die Dreimonatsfrist hingegen nicht, da er dort nicht mindestens drei Tage wöchentlich tätig wird. Die Berechnung der Dreimonatsfrist erfolgt stets aus einer ex-post Betrachtung. 26 Beispiel 12: Der Arbeitnehmer soll ab 1. März 2014 für fünf Monate täglich an der Baustelle in A tätig werden. Tatsächlich nimmt er seine Tätigkeit dort erst am 1. April 2014 auf. Ab 20. Mai 2014 wird er für einen Tag wöchentlich auf einer anderen Baustelle in B tätig, in A wird er daher nur noch an vier Tagen wöchentlich eingesetzt. Die Dreimonatsfrist für die Tätigkeit in A beginnt erst am 1. April 2014 und endet am 30. Juni Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen liegt nicht vor, da immer nur eintägige Unterbrechungen. Die Dreimonatsfrist ist nur hinsichtlich der Verpflegungspauschalen zu berücksichtigen. Andere Reisekostenarten (Fahrtkosten, Reisenebenkosten) können auch über diesen Zeitraum hinaus vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. c) Pauschalbesteuerung von Verpflegungsmehraufwand 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG lässt die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung von Verpflegungsmehraufwand mit 25 Prozent zu, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen. Beispiel 13: Der Arbeitnehmer ist für vier Monate jeweils von Montag bis Freitag auf einer Baustelle in A tätig. Ihm wird vom Arbeitgeber kostenlos eine Unterkunft zur Verfügung gestellt. Der Arbeitnehmer erhält eine tarifvertragliche Auslösung in Höhe von 34,50 Euro für jeden Kalendertag. 26 Rz. 54 des BMF-Schreibens.

18 18 In den ersten drei Monaten kann die Besteuerung der Auslösung wie folgt vorgenommen werden: 27 An- bzw. Abreisetag (Mo und Fr) voller Arbeitstag (Di bis Do) Auslösung 34,50 Euro 34,50 Euro davon steuerfreie Verpflegungspauschale - 12,00 Euro - 24,00 Euro bleiben 22,50 Euro 10,50 Euro davon Pauschalbesteuerung möglich - 12,00 Euro - 10,50 Euro bleiben individuell zu versteuern 10,50 Euro 0 Euro Ab dem vierten Monat ist die Auslösung wegen des Ablaufs der Dreimonatsfrist in voller Höhe als Arbeitslohn individuell zu versteuern. Eine Pauschalbesteuerung kommt dann nicht mehr in Betracht. IV. Mahlzeitengestellung Hinsichtlich der Bewertung und Versteuerung von Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers oder eines Dritten zur Verfügung gestellt werden, sind ab 1. Januar 2014 die im Folgenden dargestellten Regelungen zu beachten. 1. Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert Eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte übliche Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und als Sachbezug versteuert, 8 Absatz 2 Satz 8 EStG. Eine übliche Mahlzeit liegt vor, wenn der Preis für die Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) 60 Euro nicht übersteigt. Die amtlichen Sachbezugswerte werden jährlich in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) neu festgelegt. Die Sachbezugswerte für 2014 betragen 28 : Monatswert Kalendertag Frühstück 49,00 Euro 1,63 Euro Mittagessen 90,00 Euro 3,00 Euro Abendessen 90,00 Euro 3,00 Euro Vollverpflegung 229,00 Euro 7,63 Euro 27 Zu den übrigen Reisekostenarten, die daneben steuerfrei erstattet werden können, siehe unter II. (Fahrtkosten), V. (Unterkunftskosten) und VI. (Reisenebenkosten). 28 Sechste Verordnung zur Änderung der SvEV vom 21. Oktober 2013 (BGBl I S. 3871); siehe auch BMF-Schreiben vom 12. November 2013 (IV C 5 S 2334/13/10002).

19 19 2. Bewertung mit dem tatsächlichen Wert Mahlzeiten, deren Preis (einschließlich Umsatzsteuer) 60 Euro übersteigen, sind mit dem tatsächlichen Wert zu bewerten und als Sachbezug zu versteuern, 8 Absatz 2 Satz 1 EStG. Die Finanzverwaltung geht bei diesen Mahlzeiten typisierend davon aus, dass es sich um ein Belohnungsessen handelt. 3. Kürzung der Verpflegungspauschalen Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit (Wert maximal 60 Euro) mit dem amtlichen Sachbezugswert ist dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen geltend machen könnte. Dann sind diese Verpflegungspauschalen zu kürzen, 9 Absatz 4a Sätze 8-10 EStG. Der Arbeitgeber muss damit nicht mehr einen geldwerten Vorteil für die Mahlzeit versteuern, wenn Verpflegungspauschalen in Betracht kommen. Die Verpflegungspauschalen sind dann wie folgt zu kürzen: für ein Frühstück um 4,80 Euro (entspricht 20 Prozent von 24 Euro), für ein Mittagessen um 9,60 Euro (entspricht 40 Prozent von 24 Euro) und für ein Abendessen um 9,60 Euro (entspricht 40 Prozent von 24 Euro). Maximal können die Pauschalen bis auf 0 Euro gekürzt werden. Kürzt der Arbeitgeber für die Mahlzeiten die Reisekostenvergütung oder behält er den Gegenwert der Mahlzeit ein, so muss der Arbeitnehmer auch für den Werbungskostenabzug die pauschale Kürzung der Pauschalen berücksichtigen. 29 Beispiel 14: Der Arbeitnehmer ist von Montag bis Mittwoch auf einer auswärtigen Baustelle tätig. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer ein Hotel mit Frühstück gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält eine tarifliche Auslösung von 103,50 Euro (3 x 34,50 Euro). Hiervon behält der Arbeitgeber 13 Euro (2 x 6,50 Euro) Unterkunftsgeld ein ( 7 Nummer 4.3 BRTV), sodass 90,50 Euro ausgezahlt werden. Davon können Verpflegungsmehraufwendungen von 38,40 Euro steuerfrei gezahlt werden (zur steuerlichen Behandlung der Unterkunftskosten siehe unter V.): Anreisetag (Montag) 12,00 Euro (keine Kürzung, da keine Mahlzeitengestellung) Zwischentag (Dienstag) 24,00 Euro Abzüglich Kürzung für Frühstück - 4,80 Euro 19,20 Euro Abreisetag (Mittwoch) 12,00 Euro Abzüglich Kürzung für Frühstück - 4,80 Euro 7,20 Euro Insgesamt steuerfrei als Verpflegungsmehraufwand auszahlbar 38,40 Euro 29 Rz. 72 des BMF-Schreibens.

20 20 Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit, erfolgt insoweit keine Kürzung der Verpflegungspauschale. Die Zuzahlungen des Arbeitnehmers können jedoch nur vom Kürzungsbetrag für die jeweilige Mahlzeit abgezogen werden (d. h. 4,80 Euro Kürzungsbetrag für Frühstück und 9,60 Euro Kürzungsbetrag für Mittag- bzw. Abendessen), auch wenn der Zuzahlungsbetrag den Kürzungsbetrag übersteigt. 30 Beispiel 15: Wie Beispiel 14. Allerdings zahlt der Arbeitnehmer für das Frühstück jeweils 10 Euro. Als Verpflegungsmehraufwendungen können 48,00 Euro steuerfrei gezahlt werden: Anreisetag (Montag) 12,00 Euro (keine Kürzung, da keine Mahlzeitengestellung) Zwischentag (Dienstag) 24,00 Euro (keine Kürzung für Frühstück, da der Zuzahlungsbetrag in voller Höhe vom Kürzungsbetrag von 4,80 Euro abgezogen werden kann) Abreisetag (Mittwoch) 12,00 Euro (keine Kürzung für Frühstück, da der Zuzahlungsbetrag in voller Höhe vom Kürzungsbetrag von 4,80 Euro abgezogen werden kann) Insgesamt steuerfrei als Verpflegungsmehraufwand auszahlbar 48,00 Euro 4. Zusammenfassung zur steuerlichen Erfassung von Mahlzeiten Die unterschiedliche steuerliche Erfassung von Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit ist in der folgenden Tabelle zusammengefasst: Eintägige Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden Eintägige Abwesenheit mehr als 8 Stunden oder mehrtägige Abwesenheit jeweils innerhalb der Dreimonatsfrist Abwesenheit nach Ablauf der Dreimonatsfrist Wert der Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro Sachbezugswert, 8 Absatz 2 Satz 8 EStG Kürzung der Verpflegungspauschale um 4,80 Euro für Frühstück und 9,60 für Mittag- bzw. Abendessen Sachbezugswert, 8 Absatz 2 Satz 8 EStG Wert der Mahlzeit mehr als 60 Euro Tatsächlicher Wert, 8 Absatz 2 Satz 1 EStG Tatsächlicher Wert, 8 Absatz 2 Satz 1 EStG Tatsächlicher Wert, 8 Absatz 2 Satz 1 EStG 5. Pauschalbesteuerung von üblichen Mahlzeiten Ab 1. Januar 2014 wird in 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent geschaffen für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers oder eines Dritten während seiner Auswärtstätigkeit gestellt werden und mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen sind (siehe unter IV. 1.). 30 Rz. 73 des BMF-Schreibens.

21 21 Eine Pauschalbesteuerung kommt nicht in Betracht, wenn die Mahlzeit im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gestellt wird (z. B. sog. Arbeitsessen), der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist, der Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist, der Wert der Mahlzeit 60 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) übersteigt oder die Mahlzeitengestellung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erfolgt. Hierfür soll aber die Pauschalierung nach 40 Absatz 2 Nummer 1 EStG möglich sein Bescheinigungspflicht M Neu ist eine Bescheinigungspflicht des Arbeitgebers, der im Lohnkonto den Großbuchstaben M aufzeichnen und mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigen muss. Die Bescheinigungspflicht besteht, wenn die gestellte Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und als Arbeitslohn individuell besteuert wird oder als Arbeitslohn pauschal besteuert wird. Die Bescheinigungspflicht besteht daher nicht, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro übersteigt (siehe unter IV. 1.) oder die Verpflegungspauschale pauschal gekürzt wird (siehe unter IV. 3.) V. Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten 1. Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit a) Tatsächliche Unterkunftskosten Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung als Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten erstatten. Dazu zählen z. B. 32 Kosten für ein Hotelzimmer Miete für ein möbliertes Zimmer oder Wohnung Kultur- und Tourismusförderabgabe (sog. Bettensteuer ) Kurtaxe Besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung Für die Fälle, in denen auf der Rechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung angegeben ist, enthält das BMF-Schreiben vom 30. September 2013 entsprechende 31 Rz. 92 des BMF-Schreibens. 32 Rz. 106 des BMF-Schreibens.

22 22 Regelungen in Rz Danach kommen zwei Alternativen in Betracht, die jedoch im Ergebnis zum gleichen Erstattungsbetrag führen: (1) Erstattung des pauschal gekürzten Gesamtpreises als Übernachtungskosten und gleichzeitige Erstattung der Verpflegungspauschale oder (2) Vollständige Erstattung des Gesamtpreises als Übernachtungskosten und gleichzeitige Erstattung der gekürzten Verpflegungspauschale Beispiel 16 (aus Rz. 107 des BMF-Schreibens nachgebildet): Der Arbeitnehmer A übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt und enthält für eine Übernachtung mit Frühstück einen Pauschalpreis in Höhe von 70 Euro. Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten: Alternative (1) Alternative (2) 1. Übernachtungskosten 70,00 Euro 70,00 Euro abzüglich Kürzung von 20 % von 24 Euro -4,80 Euro für Frühstück Erstattung Unterkunftskosten 65,20 Euro 70,00 Euro 2. Verpflegungspauschale Anreisetag 12,00 Euro 12,00 Euro Abreisetag 12,00 Euro 12,00 Euro abzüglich Kürzung von 20 % von 24 Euro -4,80 Euro für Frühstück Erstattung Verpflegungspauschalen 24,00 Euro 19,20 Euro Erstattung gesamt 89,20 Euro 89,20 Euro Der gleiche Erstattungsbetrag ergibt sich, wenn die Rechnung auf den Arbeitnehmer ausgestellt wird und vom Arbeitgeber erstattet wird. b) Steuerfreie Erstattung eines Pauschbetrags Der Arbeitgeber kann wie bisher für jede Übernachtung im Inland die nachgewiesenen Unterkunftskosten des Arbeitnehmers auch ohne Einzelnachweis mit einer Pauschale von 20,00 Euro steuerfrei erstatten. 33 Der Pauschbetrag kann jedoch nicht erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft während der Auswärtstätigkeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Wird dem Arbeitnehmer eine Unterkunft teilentgeltlich vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, war bislang die Erstattung des Pauschbetrages nicht möglich. 34 Auch wenn das BMF-Schreiben vom 30. September 2013 zu dieser Frage keine ausdrückliche Regelung enthält, spricht vieles dafür, dass auch ab 1. Januar 2014 die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags für 33 Rz. 116 des BMF-Schreibens. 34 R 9.7 Absatz 3 Satz 6 LStR 2013.

23 23 Übernachtungen nicht möglich ist, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. c) Längerfristige Auswärtstätigkeit von mehr als 48 Monaten Grundsätzlich erfolgt keine Prüfung, ob die Höhe der Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeiten angemessen ist. Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten ist jedoch nach 48 Monaten die Höhe der anzusetzenden Unterkunftskosten auf Euro monatlich beschränkt. Damit kann der Arbeitgeber bei derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nach Ablauf von 48 Monaten nur noch maximal Euro der tatsächlichen Unterkunftskosten steuerfrei erstatten, auch wenn die tatsächlichen Aufwendungen höher sind. Die 48-Monatsfrist beginnt jedoch nur zu laufen, wenn der Arbeitnehmer mindestens an drei Tagen wöchentlich an derselben Tätigkeitsstätte tätig ist. Eine Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der 48- Monatsfrist. Bei der Berechnung der 48-Monatsfrist gelten die Grundsätze zur Dreimonatsfrist Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung a) Vorliegen einer doppelten Haushaltsführung Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen am Ort seiner ersten Tätigkeitsstätte wohnt und auch an einem anderen Ort einen eigenen Hausstand unterhält, 9 Absatz 1 Nummer 4a Satz 2 EStG. Der Arbeitnehmer hat einen eigenen Hausstand außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte, wenn er eine Wohnung innehat und sich auch an den laufenden Kosten der Haushaltsführung finanziell beteiligt. Dass der Arbeitnehmer sich an den Kosten der Lebensführung finanziell beteiligt, muss dieser darlegen. Die Finanzverwaltung geht jedoch von einer finanziellen Beteiligung aus, wenn sich der Arbeitnehmer an mehr als 10 Prozent der monatlich regelmäßig anfallenden Kosten (z. B. Miete, Mietnebenkosten, Lebensmittel o. ä.) beteiligt. 36 b) Unterkunftskosten Als Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen höchstens bis zu einem Betrag von Euro monatlich als Werbungskosten geltend machen, 9 Absatz 1 Nummer 5 Satz 4 EStG. Es kommt nicht mehr wie bisher auf die Angemessenheit der Unterkunftskosten an. Zu den tatsächlichen Aufwendungen gehören z. B. 37 Miete und Mietnebenkosten AfA, Schuldzinsen, Nebenkosten bei Eigentum des Arbeitnehmers 35 Siehe unter III. 2. b). 36 Rz. 94 des BMF-Schreibens. 37 Weitere Beispiele in Rz. 97, 98 des BMF-Schreibens.

24 24 Zweitwohnungsteuer Rundfunkbeitrag Miete für PKW-Stellplatz c) Steuerfreie Erstattung eines Pauschbetrags Der Arbeitgeber kann diese Aufwendungen dem Arbeitnehmer auch steuerfrei erstatten, 3 Nummer 16 EStG. Der Arbeitgeber darf eine doppelte Haushaltsführung jedoch nur anerkennen, wenn der Arbeitnehmer schriftlich erklärt, dass er außerhalb des Orts der ersten Tätigkeitsstätte noch einen eigenen Hausstand unterhält und sich an den Kosten auch finanziell beteiligt. Nur bei Arbeitnehmern der Steuerklasse III, IV oder V, kann der Arbeitgeber auch ohne schriftliche Erklärung von einer doppelten Haushaltsführung ausgehen. Der Arbeitgeber kann wie bisher die Aufwendungen für eine Wohnung im Inland ohne Einzelnachweis mit einem Pauschbetrag von 20 Euro je Übernachtung für die ersten drei Monate erstatten. Danach kann ein Pauschbetrag von 5 Euro je Übernachtung steuerfrei erstattet werden. 38 VI. Reisenebenkosten Die tatsächlich anfallenden Reisenebenkosten können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen können auch regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und danach mit einem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden. 39 Zu den Reisenebenkosten gehören z. B. 40 Kosten für Gepäckaufbewahrung und -beförderung Kosten für Telefonate und Schriftverkehr mit Arbeitgeber oder Geschäftspartnern Mautgebühren und Parkgebühren Zu den Reisenebenkosten gehören z. B. nicht 41 Kosten für Tageszeitungen, Minibar etc. Kosten für private Telefongespräche, soweit sie nicht der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können Ordnungs-,Verwarnungs- und Bußgelder Kosten für Essengutscheine, z. B. in Form von Raststätten- oder Autohof-Wertbons (hierfür kann die Verpflegungspauschale angesetzt werden) 38 R 9.11 Absatz 10 Satz 7 Nummer 3 LStR 2013 i. V. m. Rz. 102 des BMF-Schreibens. 39 Rz. 118 des BMF-Schreibens. 40 Rz. 117 des BMF-Schreibens. 41 Rz. 119 des BMF-Schreibens.