MERKBLATT. Richtig Ausschreiben Checkliste für öffentliche Auftraggeber inkl. Ablaufplan zur Auftragsvergabe

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1 MERKBLATT Richtig Ausschreiben Checkliste für öffentliche inkl. Ablaufplan zur Auftragsvergabe Dieses Merkblatt wurde mit viel Sorgfalt erarbeitet. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit kann keine Gewähr übernommen werden. Name der Verfasser: Sabine Tauber Tel.: 089 / Fax: 089 / tauber@abz-bayern.de Adresse: Balanstraße Ort: München Homepage: Stand: Juli 2014

2 Checkliste für öffentliche Leistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Die nachfolgende Übersicht soll eine Hilfestellung für den Vergabeprozess bieten und nennt die wichtigsten Stationen. Näheres ist in der Vergabeverordnung (VgV), dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A) bzw. in der Vergabe- und Vertragsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) nachzulesen. 1. Bedarfsermittlung (Ablaufplan Nr. 1-3) Am Anfang jeder Ausschreibung steht ein Ausschreibungsziel. Der ermittelt den Bedarf für eine Leistung oder ein Produkt und formuliert ihn. Im Anschluss daran sind die Investitions- und Folgekosten des Auftrags zu schätzen und die Finanzierung zu klären. Erst wenn der Bedarf festgestellt und dessen Finanzierung gesichert ist, startet das Verfahren. Mit der Schätzung des Auftragsvolumens beginnt die Dokumentation (sieh 9.). Weiter wichtige Fragestellungen: Wie wurde der Bedarf ermittelt und wie wurde eine exakte Kostenschätzung vorgenommen? Sind ausreichende Finanzmittel vorhanden? 2. Wahl des Vergabeverfahrens (Ablaufplan Nr. 4-8) Die Art des Verfahrens entscheidet über Fragen der Veröffentlichung und der Fristen. Es hat eine Abgrenzung statt zu finden, ob es sich um eine Bauleistung (dann Ausschreibung nach der VOB) oder eine Liefer- oder Dienstleistung (dann VOL, bzw. bei freiberuflicher Leistung VOF) handelt. - EU-weite oder nationale Ausschreibung: Die Schwellenwerte (jeweils netto) betragen derzeit bei Liefer- und Dienstleistungsausschreibungen Euro (bei Ausschreibungen oberster und oberer Bundesbehörden Euro) und bei Bauleistungen Euro. Für Sektorenauftraggeber betragen die Schwellenwerte im Liefer- und Dienstleistungsbereich Euro und im Baubereich Euro. Das EU-Vergaberecht und das nationale Vergaberecht sehen im Wesentlichen 3 unterschiedliche Verfahrensarten vor. Sie unterscheiden sich durch ihre Bezeichnung, inhaltlich stimmen sie jedoch in weiten Teilen überein

3 EU-Verfahren Nationales Verfahren Offenes Verfahren Nicht offenes Verfahren Verhandlungsverfahren Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Nach deutschem Recht ist das offene Verfahren bzw. die öffentliche Ausschreibung das Regelverfahren. Alle anderen Verfahren dürfen nur bei fest geregelten Ausnahmen gewählt werden. Die VOL erlaubt bis zu einem Auftragswert von 500,- Euro eine Direktvergabe. Bei Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte steht als weiteres Vergabeverfahren der wettbewerbliche Dialog zur Verfügung. Er besteht aus einem mehrstufigen Verfahren und ist nur dann als Vergabeverfahren zulässig, wenn der öffentliche objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mitteln anzugeben, mit denen seine Bedürfnisse und Ziele erfüllt werden können, oder die rechtlichen oder finanziellen Bedingungen des Vorhabens nicht angegeben werden können. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Pkt Offenes Verfahren/Öffentliche Ausschreibung: Nach Eingang der Anforderungen der Vergabeunterlagen erfolgt der Versand dieser Unterlagen an die betreffenden Unternehmen. Bei EU-weiten Ausschreibungen hat der Versand innerhalb von 6 Tagen nach Eingang der Anforderung zu erfolgen. - Nicht offenes Verfahren/Beschränkte Ausschreibung bzw. Verhandlungsverfahren/Freihändige Vergabe und Wettbewerblicher Dialog: Bei Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs prüft die ausschreibende Stelle anhand der von den Bietern mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise die Eignung der Bewerber. An die für die Teilnahme ausgewählten Unternehmen werden dann die Vergabeunterlagen versandt. Weitere wichtige Fragestellungen: Liegen Gründe für den Verzicht auf eine öffentliche Ausschreibung bzw. ein offenes Verfahren vor und wenn ja, welche? Welche Gründe gibt es ggf. für eine beschränkte oder freihändige Vergabe? 3. Zeitplanung (Ablaufplan Nr. 9) Vor Beginn eines Verfahrens ist anhand des zeitlichen Ablaufs eines Vergabeverfahrens genau festzulegen, wann welche Schritte zu unternehmen sind. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen zu Pkt. Fristen und Unterpunkt zu Pkt. 8 Vorabinformation

4 4. Erstellung der Vergabeunterlagen (Ablaufplan Nr. 10) Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben als Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen, der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen) einschließlich der Angabe der Zuschlagskriterien sofern nicht in der Bekanntmachung bereits genannt und Vertragsunterlagen, die aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen (VOL/B und weitere) bestehen. - Leistungsbeschreibung Der muss die zu beschaffende Leistung bzw. das zu beschaffende Produkt eindeutig und erschöpfend beschreiben. Hierin sind alle den Preis beeinflussenden Faktoren anzugeben. Die Leistung ist grundsätzlich produktneutral zu beschreiben. Die gewünschte Leistung muss so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbern verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung gibt daher einen umfassenden Überblick über das Vorhaben, unter anderem mit den auszuführenden Leistungen, den örtlichen Verhältnissen und dem zeitlichen Ablauf der Leistungen. Die Beschreibung enthält die vom zur Verfügung gestellten Ausführungsunterlagen, wie Arbeitsaufträge und die vom Auftragnehmer aufzustellenden Unterlagen (Zeitpläne, Dokumentationen). - Losweise Vergabe Je nach Art und Umfang des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung sollte die Vergabe in mehreren Teilleistungen (Teil- oder Fachlose) erfolgen. Beachten Sie hierzu die Ausführungen unter Pkt Zuschlagskriterien Jede Beschaffung steht unter dem Gebot der Wirtschaftlichkeit. Der Zuschlag ist auf das, unter Berücksichtigung aller Umstände, wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Der niedrigste Preis allein ist nicht entscheidend. Die Zuschlagskriterien sind in der Vergabebekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (unter Angabe der Gewichtung bei EU-Ausschreibungen) enthalten. Sofern keine Kriterien angegeben sind, entscheidet einzig und allein der Preis. Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Pkt Weitere wichtige Fragestellungen: Welche Gründe gibt es ggf. das Abverlangen von Eigenerklärungen zu beschränken/zu begrenzen oder davon abzusehen? (Insbesondere im VOL- Bereich, Vgl. 6 Abs. 3 S. 2 und 3 VOL/A) - 4 -

5 Welche Gründe gibt es von der grundsätzlichen Vergabe nach Losen abzusehen? Stehen die Eignungsnachweise in einem entsprechenden Verhältnis zum Auftragsgegenstand/-wert? Ist ggf. eine Abweichung von einer produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt? (Vgl. 7 Abs. 8 VOB/A bzw. 7 Abs. 4 VOL/A) Wie sind die Zuschlagskriterien gewichtet um das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen? 5. Bekanntmachung (Ablaufplan Nr. 11) Europaweite Ausschreibungen müssen von der Vergabestelle zwingend im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Tenders Electronic Daily - TED) veröffentlicht werden. Online-Formulare für diese Vergabebekanntmachungen können unter online abgerufen werden. Der öffentliche Auftrag unterhalb der EU-Schwellenwerte ist in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern, Fachzeitschriften oder Internetportalen bekannt zu machen. Die Bekanntmachung muss alle notwendigen Angaben enthalten. Findet lediglich in Internetportalen eine Veröffentlichung statt, so muss die Bekanntmachung über die Suchfunktion des Internetportals ermittelt werden können. Öffentliche haben die Möglichkeit, Ihre Ausschreibungen kostenlos auf der Ausschreibungsplattform des Auftragsberatungszentrums Bayern e. V. zu veröffentlichen. Informationen hierzu finden Sie unter: bayern.de/abz/inhalte/ausschreibungsservice/informationen-fuer-oeffentliche-.html. 6. Angebotseröffnung (Ablaufplan Nr. 14) Bei der VOB gibt es den sog. Submissionstermin. Er sieht vor, dass in Gegenwart der Bieter die Angebote eröffnet werden. Bei der Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen sieht die VOL/A einen solchen Eröffnungstermin nicht vor. Bei der Öffnung der Angebote müssen mindestens zwei Vertreter des s anwesend sein (Vier-Augen-Prinzip). 7. Prüfung und Wertung der Angebote (Ablaufplan Nr. 15) Die Wertung erfolgt grundsätzlich in 4 Schritten: 1. Schritt: Zunächst werden die Angebote auf inhaltliche und formale Mängel überprüft (z. B. Vollständigkeit, Unterschrift, geforderte Erklärungen). 2. Schritt: Hier ist die Eignung der Bieter zu überprüfen. 3. Schritt: In diesem Schritt wird die Angemessenheit des Preises überprüft. Der Zuschlag darf nicht auf Angebote erteilt werden, die in einem offenbaren preislichen Missverhältnis zur Leistung stehen

6 4. Schritt: Hier erfolgt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Ausschließlich von Bedeutung sind hier die bekannt gemachten Zuschlagskriterien. Bitte beachten Sie hierzu auch die Ausführungen unter Pkt. 9.6 und Eignung der Bieter/Bewerber (2. Schritt) Die Unternehmen müssen ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung) anhand bestimmter Unterlagen nachweisen. Im VOL-Bereich sollte auf das bundesweite Präqualifizierungssystem zurückgegriffen werden, im VOB-Bereich auf Bitte beachten Sie auch die Ausführungen hierzu unter Pkt. 9.4, 9.5 und WICHTIG: Der Ausschluss eines Haupt-/Nebenangebots hat nicht den automatischen Ausschluss anderer Angebote desselben Bieters zur Folge!!! 8. Zuschlag (Ablaufplan Nr ) Mit der Zuschlagserteilung kommt der Vertrag zustande. Gegenstand des Vertrags ist die eindeutige Leistungsbeschreibung, die Absprache zur Vertragsdurchführung sowie die Bestimmung des Preises. Nachträgliche Verhandlungen über wesentliche Leistungsmerkmale und über den Preis sind nicht zulässig. - Vorabinformation Bei europaweiten Vergabeverfahren sind die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, 15 Tage (bei Unterrichtung per Brief) bzw. 10 Tage (bei Unterrichtung per Telefax oder ) vor Zuschlagserteilung darüber zu informieren, 1.) welches Unternehmen für den Zuschlag vorgesehen ist, 2.) was die Gründe für die Nichtberücksichtigung des jeweiligen Bieters sind und 3.) wann der früheste Zeitpunkt des Vertragsschlusses sein soll. Grund hierfür ist die Einräumung der Möglichkeit einer Rüge durch einen nicht berücksichtigten Bieter. Bei Ausschreibungen unterhalb des Schwellenwertes kann der Zuschlag ohne Beachtung dieser Frist erteilt werden. - Aufhebung von Vergabeverfahren Ein Ergebnis einer Ausschreibung kann sein, dass sie kein wirtschaftliches Ergebnis ergibt. Dann ist der öffentliche unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt, das Vergabeverfahren aufzuheben. Hierüber hat sie alle Beteiligten unverzüglich zu unterrichten. Bitte beachten Sie hierzu auch Pkt Wird das Vergabeverfahren ohne entsprechenden rechtfertigenden Grund aufgehoben, besteht die Gefahr von Schadensersatzpflichten

7 9. Dokumentation (Vergabevermerk) (Nr. 3-21) Die Dokumentation umfasst das gesamte Vergabeverfahren. Alle wesentlichen Entscheidungen sowie die einzelnen Stufen und die einzelnen Maßnahmen sind dort schriftlich niederzulegen. Bei europaweiten Ausschreibungen ist die Dokumentation von entscheidender Bedeutung, weil sich hieraus die möglichen Nachprüfungsgründe ergeben könnten. Der Vergabevermerk sollte mindestens folgende Punkte umfassen: 1. Name und Anschrift des s. 2. Art und Umfang der Leistung/des Auftrags. 3. Wert des Auftrags. 4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl. 5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für die Ablehnung. 6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten. 7. Name des erfolgreichen Bieters/Auftragnehmers und Gründe für die Auswahl seines Angebots. 8. Beim nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialog die Gründe, die die Auswahl dieses Verfahrens rechtfertigen. 9. Gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Aufraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat. 10. Die Gründe, aufgrund derer mehrere Fach- oder Teillose zusammen vergeben werden sollen. 11. Die Gründe, warum der Auftragsgegenstand die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und ggf. warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen hinausgehen. 12. Die Gründe für die Nichtangabe der Zuschlagskriterien. Weitere wichtige Fragestellungen: Wann sind welche Vergabeschritte erfolgt? Gab es Nachfragen und wenn ja, welche? Wie sind diese Fragen wann beantwortet worden? Wurden nachträglich Informationen versendet? Wann und an wen? Bei Verhandlungsverfahren: Über welche Punkte wurde wie und mit welchem Ergebnis mit den Bietern verhandelt? Sind alle anderen wesentliche Basisinformationen enthalten? (z.b. Zeitpunkt der Angebotseingänge, Ergebnisse der Angebotsprüfung, Begründung der Zuschlagsentscheidung etc.) - 7 -

8 Weiterhin zu beachten: Abgabe von Nebenangeboten (Ablaufplan zu Punkt 13) Die VOL/A sieht vor, dass der bekannt machen muss, ob er Nebenangebote zulässt. Tut er dies nicht, müssen sie unberücksichtigt bleiben. Im VOB-Bereich ist es genau umgekehrt: Hier muss bei Ausschreibungen angegeben werden, wenn Nebenangebote nicht bzw. nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zugelassen sind. Ex-Post-Transparenz Nach Auftragserteilung muss der bei europaweiten Ausschreibungen innerhalb von 48 Tagen nach Vergabe des Auftrags eine Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag im EU-Amtsblatt veröffentlichen. Eine elektronische Bekanntmachung ist über enotices möglich ( Bei nationalen Verfahren muss eine nachträgliche Bekanntmachung bei jeweils ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführten Beschränkten Ausschreibungen oder Freihändigen Vergaben erfolgen, wenn der Auftragswert Euro netto ( Euro netto bei freihändiger Vergabe gem. VOB) überschreitet. Informationen an nichtberücksichtigte Bieter Nicht berücksichtigte Bieter haben das Recht, einen Antrag auf Information zu stellen. Der ist dann verpflichtet, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des entsprechenden Antrags dem nicht berücksichtigten Bieter die Gründe für die Nichtberücksichtigung bzw. Ablehnung seines Angebots, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters mitzuteilen. Fristen Die Anforderungsfrist sagt aus, dass bis zum genannten Termin die Ausschreibungsunterlagen angefordert werden müssen. Innerhalb der Teilnahme- oder Bewerbungsfrist muss der Teilnahmeantrag eingereicht worden sein. Mit der Angebotsfrist wird die Zeit definiert, die dem Bieter zur Erstellung und Einreichung des Angebotes zur Verfügung steht. Die Bindefrist umfasst den Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Sie beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist. Binde- und Zuschlagsfrist sind identisch und so knapp wie möglich zu bemessen

9 - Fristen im Oberschwellenbereich: Offenes Nicht offenes Verhandlungs- Beschleunigtes Beschleunigtes Verfahren Verfahren verfahren/ Verfahren bei Verfahren bei Wettbewerb. nicht offenem Verhandlungsver- Dialog Verfahren fahren Bewerbungsfrist Keine Bewer- 37 Kalendertage 37 Kalendertage 15 Kalendertage 15 Kalendertage bungsphase (-7 Ktg.) (-7 Ktg.) (-5 Ktg.) (-5 Ktg.) Angebots 52 Kalendertage 40 Kalendertage Keine festgelegte 10 Kalendertage Keine festgelegte frist (-7 Ktg., -5 Angebotsfrist Angebotsfrist Ktg.) Angebots 36 Kalendertage, 36 Kalendertage, Keine festgelegte Keine weitere Keine festgelegte frist nach Vor- nicht unter 22 nicht unter 22 Angebotsfrist Verkürzung Angebotsfrist information - Fristenverkürzung Bei elektronisch erstellten und übermittelten Bekanntmachungen können die Fristen um sieben Tage verkürzt sein. Haben die Unternehmen die Möglichkeit, die Verdingungsunterlagen komplett elektronisch abzurufen, so verringern sich die Fristen um weitere fünf Tage. - Fristen im Unterschwellenbereich: Hier sind keine festen Teilnahme- und Angebotsfristen definiert. Die Frist muss lediglich ausreichend sein. Die Bewertung über die Angemessenheit der Fristen obliegt der ausschreibenden Stelle. Allerdings werden zehn Kalendertage üblicherweise als Minimum angesehen. Noch Fragen? Sollten Sie Fragen zu nationalen oder EU-weiten Vergaben haben, steht Ihnen das Team des Auftragsberatungszentrums Bayern e. V. gerne zur Verfügung

10 Ablaufplan Beschaffung Prozess Prozessentscheidung Output Zuständigkeit 1 Bedarfsermittlung 2 Formulierung des Bedarfs (Einkaufsziel bzgl. eines Produkts, einer Leistung) Grundlage für die Leistungsbeschreibung Interne Regelung von Zuständigkeiten und Befugnissen 3 Schätzung des Auftragsvolumens Start des Dokumentationsverfahrens 4 Entscheidung über Art des Vergabeverfahrens unter Berücksichtigung bestehender Verträge 5 NEIN 6 JA JA Freihändige Vergabe NEIN 7 JA NEIN 8 Nationale Ausschreibung EU-Ausschreibung 9 Zeitplanung (ab Bekanntmachung EU: mind. 4 Monate, national: 6-8 Wochen)

11 Ablaufplan Beschaffung 10 Interne Richtlinien zu Anforderungen an die Erstellung der Vergabeunterlagen Bewerber Aufforderung zur Angebotsabgabe 2. Bewerbungsbedingungen mit Zuschlagskriterien 3. Leistungsbeschreibung 4. Vertragsbedingungen Für EU-weite Ausschreibungen: Amtsblatt der EU (TED) 12 Für nationale Ausschreibungen: Keine generelle Vorgabe des Veröffentlichungsmediums 13 Abgabe des Angebots, Haupt- und/oder Nebenangebot(e) Bewerberfirma 14 Öffnung des Angebots Im Anwendungsbereich der VOB: Unter Anwesenheit des Bieters Im Anwendungsbereich der VOL: Ohne Anwesenheit des Bieters 15 Prüfung und Wertung des Angebots: Schritt 4 Ist das Angebot im Vergleich zu den Anderen das wirtschaftlichste? Zuschlagskriterien werden in den Unterlagen genannt JA Schritt 3 Ist der Preis angemessen? Ergebnisse dieser Prüfung werden schriftlich fest-gehalten und vertraulich behandelt JA Schritt 2 Ist der Bieter geeignet? Eingungskriterien werden in der Bekanntmachung und den Unterlagen genannt NEIN Schritt 1 Hat das Angebot formale oder inhaltliche Mängel? z.b. Unterschrift, vollständige Unterlagen NEIN NEIN NEIN JA

12 Ablaufplan Beschaffung 16 Aufhebung der Ausschreibung Nationales Verfahren EU-weit national Interne Festlegung des Bieters, der den Zuschlag erhält Entscheidung und Mitteilung an den Bieter, der den Zuschlag erhält Bekanntmachung im TED Information an die Bieter 17 Information der unterlegenen Bieter über: den Bieter, der den Zuschlag erhält Gründe für die Nichtberücksichtigung des Angebots frühestes Datum des Angebots 101a GWB 18 Wartefrist Brief: 15 Tage / FAX, 10 Tage Einspruch gegen die Entscheidung? JA ggf. Vergabenachprüfungsverfahren NEIN und Bieter Nicht berücksichtigter Bieter 19 Vergabe des Auftrags 20 EU-weit National Information nach abgeschlossenem Verfahren auf Antrag der Bieter

13 Ablaufplan Beschaffung 21 Information auf Internetseite oder Internet-Portal bei Verfahren ohne Veröffentlichung VOL ab VOB ab Information in TED Informationen über vergebene Aufträge Ende der Dokumentation des Vergabeverfahrens, Vergabevermerk 22 Lieferung der bestellten Sache oder Leistung beauftragte Firma Kontrolle der Lieferung o der Leistung nach Termin Vollständigkeit Qualität Konditionen Lieferantenbewertung