Listenfeldauswahl speichern und wiederherstellen

Transkript

1 Wie Sie die durch einen Benutzer ausgewählten Einträgen im Listenfeld auslesen, haben Sie bereits im Artikel "Mehrfachauswahl in Listenfeldern auslesen" erfahren. In diesem Folgeartikel geht es darum, eine solche Auswahl auf Basis der in einer Tabelle gespeicherten Daten wieder herzustellen. Dazu müssen wir diese Auswahl jedoch erst einmal speichern und später kümmern wir uns um die Reproduktion Beispieldatenbank Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1204_Mehrfachauswahl.mdb. Listenfeldauswahl ganz einfach Normalerweise können Sie Listenfelder, genau wie Kombinationsfelder, mit einer Datensatzherkunft versehen (also etwa mit einer Tabelle oder Abfrage, welche die Daten liefert) und das Steuerelement über die Eigenschaft Steuerelementinhalt an ein Feld einer weiteren Tabelle binden. Bild 1: Lookup-Daten per Listenfeld auswählen Bild 2: Datenmodell für den Publikationsverteiler Ein Beispiel ist die Auswahl einer Anrede für einen Kunden. Normalerweise verwenden Sie hier ein Kombinationsfeld, aber Sie können dies ausreichend Platz vorausgesetzt auch mit einem Listenfeld erledigen. Der Vorteil ist, dass man alle zur Auswahl stehenden Einträge direkt sehen kann zumindest, wenn es nicht mehr Einträge gibt, als das Listenfeld im sichtbaren Bereich anzeigen kann (siehe Bild 1). Das Listenfeld ist mit der Tabelle tblanreden als Datensatzherkunft ausgestattet und es ist an das Feld AnredeID der im Formular angezeigten Tabelle tblkunden gebunden. Damit das Listenfeld nur die Anrede, nicht aber die Werte des Feldes AnredeID anzeigt, stellen Sie die Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreite auf die Werte 2 und 0cm ein. So wird das erste Feld mit der AnredeID ausgeblendet. Dieses muss aber dennoch als gebundene Spalte vorliegen: Access sucht nämlich in der Tabelle tblanreden nach dem Datensatz, dessen als gebundene Spalte angegebenes Feld den gleichen Wert enthält wie das in der Eigenschaft Steuerelementinhalt angegebene Feld, also das Feld AnredeID der Tabelle tblkunden. Damit haben Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Erstens wird die Auswahl so automatisch gespeichert und zweitens wird sie beim Anzeigen eines Datensatzes auch gleich wieder hergestellt. Mehrfachauswahl speichern Schauen wir uns nun an, wie sich dies für die Mehrfachauswahl realisieren lässt. Wenn Sie dies mit der Mehrfachauswahl durchführen, ist der Aufwand schon erheblich höher. Als Beispiel verwenden wir das Zuweisen von Publikationen zu Kunden, als eine Art Verteilerliste. Dazu benötigen wir drei Tabellen: erstens eine Tabelle tblkunden zum Speichern der Kundendaten, zweitens die Tabelle tblpublikationen und noch eine dritte Tabelle, mit der wir die Publikationen den Kunden zuweisen. Damit realisieren wir eine m:n-beziehung zwischen den Tabellen tblkunden und tblpublikationen. Dies bedeutet, dass wir über die dritte Tabelle, die wir schlicht tblverteiler nennen, jede Publikation jedem Kunden zuordnen können. Das Datenmodell sieht wie in Bild 2 aus. Dabei enthält die Tabelle tblverteiler zwei Fremdschlüsselfelder, mit denen Sie je Datensatz einen Eintrag der Tabelle tblkunden und einen Eintrag Seite 13

2 der Tabelle tblpublikationen auswählen können. Damit kein Kunde eine Publikation doppelt erhält, haben wir außerdem einen eindeutigen Index für die beiden Felder PublikationID und KundeID festgelegt (siehe Bild 3). Formular zur Auswahl von Publikationen Mit diesen Tabellen ausgestattet können wir uns an den Entwurf des Formulars zur Auswahl der Publikationen je Benutzer begeben. Das Formular soll frmverteiler heißen und verwendet Bild 3: Eindeutiger Index für die Kombination aus Kunde und Publikation die Tabelle tblkunden als Datenherkunft. Ziehen Sie die notwendigsten Felder der Tabelle tblkunden in den Detailbereich und fügen Sie dem Formular ein Listenfeld namens lstpublikationen hinzu. Das sind vorerst alle notwendigen Steuerelemente, das Formular sollte nun so aussehen wie in Bild 4. Bild 4: Entwurf des Formulars zum Festlegen der Verteilerlisten Bild 5: Entwurf des Formulars zum Festlegen der Verteilerlisten Nun kümmern wir uns um die im Listenfeld angezeigten Daten. Eigentlich soll das Listenfeld nur die Liste aller Publikationen anzeigen. Aber wir benötigen doch noch Informationen darüber, ob eine Publikation über die Tabelle tblverteiler einem Kunden zugewiesen wurde? Das stimmt prinzipiell. Allerdings benötigen wir diese Information nur zum Markieren der zugeteilten Publikationen. Es werden jedoch immer alle Publikationen angezeigt wir brauchen das Listenfeld lstpublikationen also einfach nur mit der Tabelle tblpublikationen als Datensatzherkunft zu versehen. Markieren Sie also das Listenfeld im Formularentwurf und stellen Sie die Eigenschaft Datensatzherkunft entsprechend ein. Außerdem soll nur die Publikation, nicht aber die PublikationID erscheinen. Dies erreichen wir durch Setzen der Eigenschaften Spaltenanzahl und Spaltenbreiten auf die Werte 2 und 0cm. Stellen Sie außerdem die Eigenschaft Mehrfachauswahl auf Einfach ein (oder Erweitert je nach Anforderung). Das Formular bietet bereits jetzt die Möglichkeit, eine oder mehrere Publikationen je Kunde auszuwählen allerdings Seite 14

3 werden diese weder gespeichert noch ändert sich die Auswahl beim Anzeigen des nächsten Kunden (siehe Bild 5). Auswahl speichern Nun wird es interessant: Die Auswahl soll nun gespeichert und beim Anzeigen eines Kunden wieder hergestellt werden. Zum Speichern gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Alle ausgewählten Publikationen eines Kunden werden beim Wechseln des Datensatzes beziehungsweise beim Schließen des Formulars gespeichert. Jede Publikation wird gleich beim Auswählen gespeichert. Die erste Variante setzt voraus, dass der Datensatz auch geändert wurde, denn die beiden Ereignisse Vor Aktualisierung und Nach Aktualisierung eines Datensatzes werden nur ausgelöst, wenn eine Änderung durchgeführt und der Datensatz somit geändert wurde. Wenn Sie jedoch Änderungen einem Listenfeld durchführen, dass nicht an ein Feld der Datenherkunft des Formulars gebunden ist, wird auch der aktuell angezeigte Datensatz der an das Formular gebundenen Datenherkunft nicht geändert. Also nehmen wir vorerst mit der zweiten Variante vorlieb. Hier gibt es beim Aus- oder Abwählen mehr als ein Ereignis, zum Beispiel Beim Klicken, Vor Aktualisierung und Nach Aktualisierung. Grundsätzlich spielt es keine Rolle, welches Ereignis Sie hier verwenden alle greifen auf die bereits markierten Einträge des Listenfeldes zu. Allerdings gibt es einen Nachteil: Das Listenfeld bietet keine Eigenschaft, mit der Sie im Mehrfachauswahl-Modus den Eintrag ermitteln können, auf den der Benutzer zuletzt geklickt hat. Dementsprechend wissen Sie auch nicht, ob der entsprechende Eintrag aus- oder abgewählt wurde. Fazit: Wir müssen jeweils alle Einträge untersuchen und mit dem aktuell in der Tabelle tblverteiler gespeicherten Stand abgleichen. Da geht es vermutlich schneller, die bisherige Auswahl zu löschen und die aktuell ausgewählten Einträge wieder zur Tabelle tblverteiler hinzuzufügen. Und das sollen wir für jeden Mausklick des Benutzers auf einen der Einträge erledigen? Nein, es gibt noch eine Alternative, die sich auf die beiden Ereignisse Vor Aktualisierung und Nach Aktualisierung des Formulars bezieht. Zwar setzen diese voraus, dass Sie eine Änderung am Datensatz der Tabelle tblkunden im Formular vorgenommen haben. Dies müssen Sie jedoch nicht selbst erledigen: Wir können auch dafür sorgen, dass der Datensatz nur als bearbeitet markiert wird und das erledigen wir beim Anklicken eines der Einträge des Listenfeldes. Die dazu notwenige Ereignisprozedur hinterlegen Sie für das Ereignis Beim Klicken des Listenfeldes. Wählen Sie den Wert [Ereignisprozedur] für dieses Feld aus und ergänzen Sie die nun im VBA-Editor erscheinende Prozedur um die folgenden Zeilen: Private Sub lstpublikationen_click() Me.Painting = False Me!Vorname.SetFocus Me.Dirty = True Me!lstPublikationen.SetFocus Me.Painting = True Diese Prozedur soll eigentlich nur den aktuellen Datensatz "schmutzig" machen, also dafür sorgen, dass dieser als bearbeitet markiert wird. Normalerweise reicht dazu das Einstellen der Eigenschaft Dirty auf den Wert True aus. Leider ist die Voraussetzung dafür, dass sich der Fokus auf einem der gebundenen Felder des Formulars befindet. Kein Problem: Verschieben wir also den Fokus auf das Feld Vorname, stellen Me.Dirty auf True ein und setzen den Fokus dann wieder auf das Listenfeld. Nun flackert dies noch ein wenig, was wir durch vorheriges Deaktivieren der Aktualisierung des Formulars verhindern. Dazu stellen wir die Eigenschaft Painting des Formulars auf False ein. Nach dem Zurücksetzen des Fokus auf das Listenfeldes wird die Aktualisierung wieder aktiviert. Was haben wir damit erreicht? Nun: Dadurch, dass der Datensatz nun als bearbeitet gekennzeichnet ist, werden beim Wechseln des Datensatzes oder beim Schließen des Formulars die beiden Ereignisse Vor Aktualisierung und Nach Aktualisierung ausgelöst. Markierte Publikationen speichern Wir nutzen das Ereignis Nach Aktualisierung, um alle bislang für den aktuellen Kunden gespeicherten Publikationen zu löschen und die aktuell markierten zur Liste in der Tabelle tblverteiler hinzuzufügen. Der Grund, warum wir das Ereignis Nach Aktualisierung und nicht Vor Aktualisierung wählen, ist folgender: Zum Zeitpunkt des Ereignisses Vor Aktu- Seite 15

4 Private Sub Form_AfterUpdate() Dim db As DAO.Database Dim i As Integer Dim intcount As Integer Dim intindex As Integer Dim intpublikationid As Long Set db = CurrentDb intcount = Me!lstPublikationen.ItemsSelected.Count db.execute "DELETE FROM tblverteiler WHERE KundeID = " & Me!KundeID, dbfailonerror For i = 0 To intcount - 1 intindex = Me!lstPublikationen.ItemsSelected.Item(i) lngpublikationid = Me!lstPublikationen.ItemData(intIndex) db.execute "INSERT INTO tblverteiler(kundeid, PublikationID) VALUES(" & Me!KundeID & ", " _ & lngpublikationid & ")", dbfailonerror Set db = Nothing Listing 1: Diese Prozedur speichert die ausgewählten Publikationen in der Tabelle tblverteiler. alisierung ist der Datensatz noch nicht gespeichert. Dann kann es passieren, dass ein neuer Kunde angelegt und gleich Publikationen für diesen ausgewählt wurden. Der neue Kunde hat aber zu diesem Zeitpunkt noch keinen in der Tabelle gespeicherten Datensatz, also ist noch kein Wert für das Feld KundeID vorhanden. Dies löst einen Fehler aus, wenn Sie einen Datensatz in der Tabelle tblverteiler anlegen möchten, der sich auf einen nicht vorhandenen Kundendatensatz bezieht. Also wählen wir das Ereignis Nach Aktualisierung, bei dessen Auslösen der Datensatz bereits gespeichert ist. Die Prozedur sieht wie in Listing 1 aus. Die Prozedur zählt zunächst mit der Count-Eigenschaft die ausgewählten Einträge im Listenfeld. Bevor sie diese Einträge durchläuft und entsprechende Datensätze in der Tabelle tblverteiler anlegt, löscht sie alle für diesen Kunden in der Tabelle tbl- Verteiler enthaltenen Datensätze. Dazu verwendet sie eine DELETE-Abfrage mit einem Kriterium, das sich auf alle Datensätze bezieht, deren Feld KundeID mit dem Wert des Feldes KundeID des aktuell im Formular angezeigten Datensatzes übereinstimmt. Danach durchläuft die Prozedur eine Schleife über alle selektierten Einträge des Listenfeldes. Die erste Anweisung innerhalb der Schleife ermittelt den Index, also die Position, des aktuell durchlaufenen markierten Eintrags. Dabei referenziert sie mit Item(i) zunächst den entsprechenden Eintrag der Auflistung ItemsSelected, die alle markierten Einträge enthält. ItemsSelected.Items(i) liefert den Index des Eintrags im Listenfeld. Die ItemData-Eigenschaft zu diesem Index gibt wiederum den Wert der gebundenen Spalte des Listenfeldes zurück, was gleichbedeutend mit der PublikationID des ausgewählten Eintrags ist. Damit schließlich führt die Prozedur eine weitere Aktionsabfrage aus, die diesmal einen neuen Datensatz in der Tabelle tblverteiler anlegt. Dabei erhält das Feld KundeID den Wert des Feldes KundeID des aktuell im Formular angezeigten Datensatzes der Tabelle tblkunden und das Feld PublikationID den soeben ermittelten Wert der gebundenen Spalte des Listenfeldes. Bild 6: Die ausgewählten Publikationen werden ordnungsgemäß in der Tabelle tblverteiler gespeichert. Werfen wir einen Blick auf das Ergebnis, das wir in der Tabelle tblverteiler vorfinden. Bild 6 zeigt, dass die Prozedur kor- Seite 16

5 rekt arbeitet: Sie hat alle im Listenfeld markierten Einträge jeweils als eigenen Datensatz in der Tabelle tblverteiler gespeichert. Auswahl wiederherstellen Wenn Sie nun zum nächsten Datensatz wechseln, zeigt das Listenfeld jedoch die gleichen markierten Datensätze wie zuvor an. Das ist auch kein Wunder, denn immerhin ist das Listenfeld nicht an eine Datenherkunft gebunden und wird somit auch nicht automatisch aktualisiert. Genau, wie wir schon dafür gesorgt haben, dass die aktuelle Auswahl im Listenfeld in der Tabelle tblverteiler gespeichert wird, müssen wir nun auch die Anzeige der dort enthaltenen Daten für den jeweils ausgewählten Datensatz wiederherstellen. Dafür gibt es immerhin schon einmal ein eindeutig geeignetes Ereignis, nämlich Beim Anzeigen. Dieses Ereignis wird beim Anzeigen des ersten Datensatzes nach dem Öffnen des Formulars und auch nach jedem Datensatzwechsel ausgelöst. Die entsprechende Ereignisprozedur finden Sie in Listing 2. Sie prüft zunächst, ob das Feld KundeID einen Wert enthält. Ist dies nicht der Fall, zeigt das Formular gerade einen frisch angelegten Datensatz an, für den noch keine Publikationen ausgewählt wurden. In diesem Fall wird der zweite Teil der If... Then-Bedingung ausgelöst, der dafür sorgt, dass innerhalb einer Schleife alle Einträge des Listenfeldes lstpublikationen abgewählt werden. Interessanter ist jedoch der Teil der If...Then-Bedingung, der für bestehende Kunden ausgelöst wird. Hier wird zunächst eine Datensatzgruppe erstellt, die alle Datensätze der Tabelle tblverteiler enthält, die sich auf den aktuell angezeigten Kunden beziehen. Diese werden jedoch nicht durchlaufen, sondern die Einträge des Listenfeldes lstpublikationen. Dabei ermittelt die Prozedur jeweils den Wert der gebundenen Spalte des aktuellen Eintrags, der ja dem Feld PublikationID entspricht. Dann durchsucht sie mit der FindFirst-Methode das Recordset rst nach einem Datensatz, dessen Feld PublikationID genau diesen Wert enthält. Enthält das Recordset einen entsprechenden Datensatz, wurde dieser bereits in der Tabelle tblverteiler für diesen Kunden angelegt. Der entsprechende Eintrag im Listenfeld wird daraufhin markiert. Konnte hingegen kein passender Datensatz gefunden werden, wird die Markierung des Feldes aufgehoben, damit eventuell für den vorherigen Kunden- Datensatz markierte Publikationen für den aktuellen Kunden nicht mehr markiert sind. Private Sub Form_Current() Dim db As DAO.Database Dim rst As DAO.Recordset Dim i As Integer Dim lngpublikationid As Long If Not IsNull(Me!KundeID) Then Set db = CurrentDb Set rst = db.openrecordset("select PublikationID FROM tblverteiler WHERE KundeID = " & Me!KundeID, _ dbopendynaset) For i = 0 To Me!lstPublikationen.ListCount - 1 lngpublikationid = Me!lstPublikationen.ItemData(i) rst.findfirst "PublikationID = " & lngpublikationid If rst.nomatch Then Me!lstPublikationen.Selected(i) = False Else Me!lstPublikationen.Selected(i) = True End If Set db = Nothing Else For i = 0 To Me!lstPublikationen.ListCount - 1 Me!lstPublikationen.Selected(i) = False End If Listing 2: Wiederherstellen der Auswahl der Listenfeldeinträge beim Anzeigen eines Datensatzes Seite 17