Datensatzänderungstracker für combit CRM

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1 Datensatzänderungstracker für combit CRM Die in diesem Dokument enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die cosmolink Consulting GmbH & Co. KG geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein. Die Verfügbarkeit mancher in dieser Anleitung beschriebener Funktionen ist von Version, Release, eingespielten Service Packs u.ä. Ihres Systems sowie seiner Konfiguration abhängig. cosmolink Consulting GmbH & Co. KG Neunkircher Straße Illingen Tel / Mail: support@cosmolink.de Version:

2 2 1 Mit dem "" können Veränderungen von Datensätzen auf ganz einfache Art und Weise getrackt (nachgehalten) werden. Die Einrichtung und Installation kann in jede combit CRM ab Version 7 / address manager ab Version 17 erfolgen. Voraussetzung ist, dass mindestens 2 Ansichten in der Solution anlegt werden können. Screenshot 1. Suche nach dem Namen einer Ansicht Manche combit Solutions sind sehr komplex und haben daher entsprechend viele Ansichten. Aus diesem Grund haben wir für die Datensatzhistorie eine Suche eingeführt, in der man nach AnsichtsNamen suchen kann. 2. Ansichten der Solution Liste der Ansichten, die in der Solution hinterlegt sind. 3. Datensatzhistorie aktiv / inaktiv Datensatzhistorie in dieser Ansicht nicht aktiviert Datensatzhistorie in dieser Ansicht aktiviert cosmolink Faktura - 2

3 3 4. öffnet die Ansichten Konfiguration Erweiterte Einstellungsmöglichkeiten: Hier wählt man aus, für welche Felder die DatensatzHistorie aktiviert werden soll. 5. Begründungsabfragen aktiv / inaktiv Begründungsabfrage aktiv, d.h. wird in der Tabelle eine Änderung in einem Feld vorgenommen, in dem die Datensatzhistorie aktiv ist, so erscheint eine zusätzliche Abfrage, in der der Anwender die Änderung begründen muss. Begründungsabfrage inaktiv, d.h. es erscheint bei Änderungen keine zusätzliche Abfrage. cosmolink Faktura - 3

4 4 1.1 Anwendungs-Beispiel Datensatzhistorie für Firmen einrichten und anwenden 1. Suche der Ansicht Firmen In der Übersicht kann nach einem Ansichten Namen gesucht werden. cosmolink Faktura - 4

5 5 2. Datensatzhistorie aktivieren Mit einem Klick auf die Schaltfläche neben der Ansicht "Firmen" wird die Datensatzhistorie aktiviert. Diese ist danach für alle Anwender der Solution ohne weiteres Speichern und ohne Neustarts verfügbar. cosmolink Faktura - 5

6 6 3. Überwachungsfelder einrichten Nachdem die Datensatzhistorie für die Ansicht "Firmen" aktiviert wurde, können wir die Felder hinterlegen, für die eine Protokollierung notwendig ist. Hinweis: Eine Protokollierung ist nicht für alle Felder einer Ansicht sinnvoll. Aus diesem Grund überlegen Sie sich bitte, für welche Felder eine Protokollierung überhaupt einen Sinn ergibt. Die Datenmengen der Protokollierung können bei einer unglücklichen Einrichtung z.b. Protokollierung des Änderungsdatums (wird sowieso immer mit protokolliert) schnell anwachsen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche zum Hinterlegen der Felder Ansicht. cosmolink Faktura - 6 gelangen Sie in die nächste

7 7 3.1 Felder für die Datensatzüberwachung hinterlegen Auch hier können die Felder über eine Suchfunktion vorher selektiert werden. Das Überwachen der Felder ist umgehend nach erfolgreicher Aktivierung aktiv. Ein weiteres Speichern ist an dieser Stelle nicht notwendig. 3.2 Mit der Schaltfläche zurück cosmolink Faktura - 7 gelangen Sie wieder zur Übersicht

8 8 4. Protokollierung aktivieren In der Übersicht hinterlegen wir, dass ein Kommentar für die Änderung angegeben werden muss. 4.1 Protokollierung ist aktiviert Von nun an muss bei Änderungen in der Ansicht "Firmen" immer begründet werden warum, diese cosmolink Faktura - 8

9 Änderung gemacht wurde. cosmolink Faktura - 9 9

10 10 5. Wir wechseln nun in die Ansicht "Firmen" und ändern den Firmennamen Hier sehen Sie die Datensatz-Historie zusätzlich in einem Container der Ansicht Firmen an. Dies kann optional eingerichtet werden. 5.1 Änderung Firmenname aus cosmolink e.k. wird cosmolink Consulting GmbH & Co. KG Die Änderung speichern wir. cosmolink Faktura - 10

11 Protokollierung der Datensatzänderung 5.3 Anzeige der Protokollierung in der Firma Nach der erfolgreichen Protokollierung wird die Änderung in der Historie angezeigt. In der Spalte "Anzahl" erkennen Sie, wie viele Feldänderungen am Datensatz durchgeführt wurden. cosmolink Faktura - 11

12 Detail Ansicht der Datensatz Historie In dieser Ansicht können die Änderungen an den Datensätzen auch wieder rückgängig gemacht werden. cosmolink Faktura - 12