wie Sie Ihr Personal besser im Blick haben was sich bei den Kindern und Buchungen geändert hat wie Sie Gruppen jetzt terminieren können

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1 adebiskita Was ist neu in Version 6 In dieser Kurzanleitung erfahren Sie, welche Änderungen und Neuerungen mit der Version 6 in adebiskita eingeführt werden. Erfahren Sie hier,... wie Sie Ihr Personal besser im Blick haben was sich bei den Kindern und Buchungen geändert hat wie Sie Gruppen jetzt terminieren können wie die Beitragsabrechnung jetzt noch flexibler ist was Ihnen die neuen Analysemodelle bringen und was sich sonst noch getan hat!

2 Mitarbeiter Die Verwaltung der Mitarbeiter und deren Anstellungen und Fehlzeiten wurde wesentlich übersichtlicher gestaltet. Wie bereits bei den Kindern, gibt es jetzt auch bei der Erfassungsmaske beim Personal eine Übersicht aller zugehörigen Daten. Die Anzeige in der Übersicht ist auf die zu einem Kitajahr gültigen Daten beschränkt. So nutzen Sie die Übersicht: - Klicken Sie auf die erste Zeile MitarbeiterIn um die Basisdaten der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters zu ändern. - Klicken Sie auf Gruppe(n) um die Zuordnung der Person zu einer Gruppe oder Aktionsgruppe zu bearbeiten. Klicken Sie auf eine bestehende Gruppenzuordnung um diese zu ändern oder in der Schalterleiste unten auf den Schalter Neue Gruppenzuordnung. - Klicken Sie auf Anstellungen um die Anstellungen einer Person zu bearbeiten. Wählen Sie eine vorhandene Anstellung darunter, wenn Sie hier Änderungen vornehmen wollen oder klicken Sie in der Schalterleiste auf Neue Anstellung um eine neue Anstellung anzulegen. - Wenn Sie auf Fehlzeiten klicken, erhalten Sie eine Liste aller Fehlzeiten der Person ohne Einschränkung nach Kitajahr. - Klicken Sie auf Fehlzeitenkalender um die Fehlzeiten in einem Jahreskalender tagesgenau anzuzeigen. - Klicken Sie auf einen Fehlzeitenbereich (Urlaub, Krankheit, Sonstige Fehlzeiten), um neue Fehlzeiten in diesem Bereich anzulegen oder auf eine bestehende Fehlzeit um diese zu bearbeiten. - Klicken Sie auf die Pfeile links oder rechts im Feld Kitajahr, um die Anzeigen in der Übersicht für das vorherige oder nächste Kitajahr zu aktualisieren. - Über den Schalter Jahresübersicht einblenden kann unten eine Zeitleiste mit den Buchungen und Fehlzeiten des gewählten Kitajahres eingeblendet werden. 2

3 Anstellungen Unter Verwaltung gibt es jetzt einen Bereich Anstellungen zur schnellen Suche und Auswertung über alle Anstellungen aller Mitarbeiter. Anstellung als Schwerpunktkraft (Sprache und Integration) wurde hinzugefügt, um zusätzliche Mitarbeiter in Schwerpunkt-Kitas zu kennzeichnen. Diese Mitarbeiter werden nicht in den Anstellungsschlüssel einbezogen, werden aber entsprechend nach KiBiG.web übertragen. Zu einer Mitarbeiterin können jetzt Anstellungen als Fach/Ergänzungskraft und Zusatz- oder Schwerpunktkraft parallel laufen. Die betreffende Person wird dann mehrfach nach KiBiG.web übertragen. Die optionale Zuordnung des Personals zu einem Einrichtungsbereich erfolgt jetzt nicht mehr bei der Person sondern in den Anstellungen. Damit ist diese Zuordnung zeitlich festlegbar. Eine Anstellung kann zudem auf mehrere Einrichtungsbereiche aufgeteilt werden, wenn eine Mitarbeiterin eben nicht nur in einem Bereich tätig ist. Kinder Bei den Kindern wird jetzt die Übersicht abhängig vom gewählten Kita-Jahr dargestellt. Damit hat man einen schnelleren Überblich über die derzeit relevanten Angaben zu einem Kind. Über die Option Filter nach Kitajahr aufheben am unteren Rand der Übersicht, können alternativ wieder alle Daten eingeblendet werden. Ist das aktuelle Kitajahr ausgewählt, werden zusätzlich alle Daten die in der Zukunft liegen angezeigt. Unter Kinder suchen kann jetzt nach Geschlecht (Suchfeld m/w ) ausgewählt werden und im Suchfeld Optionen gibt es das zusätzliche Kriterium alle ohne Früherkennungsuntersuchung. In der Buchung kann ein Kind jetzt mit dem Merkmal Platzsplitting gekennzeichnet werden. Nach diesem Merkmal kann über das Feld Buchungskriterien auch gesucht werden und so beispielsweise eine Liste aller Kinder erstellt werden, die sich einen Platz teilen. Über die neue Funktion Belegung in der Analyse kann die Platzbelegung für die gesamte Einrichtung ermittelt werden. Hier werden Kinder mit dem Merkmal Platzsplitting nur mit einem halben Platz gewertet. Auch die optionale Angabe eines Einrichtungsbereiches erfolgt jetzt in der Buchung. Damit wird die Zuordnung eines Kindes zu einem Bereich automatisch terminiert. Geschwisterkinder werden jetzt als solche gekennzeichnet und in der Übersicht eines Kindes angezeigt. Diese werden automatisch verbunden, wenn Sie ein Kind über den Schalter Neues Geschwisterkind anlegen. Haben Sie zwei Kinder in Ihrer Einrichtung, die noch nicht als Geschwisterkinder gekennzeichnet sind, können Sie in der Suchliste die beiden Kinder markieren und dann über den Schalter Aktionen und Markierte Kinder als Geschwister zusammenführen die Verbindung herstellen. 3

4 Gruppen Mit Version 6 können Sie endlich die Gruppenzuordnungen Ihrer Kinder und des Personals zeitlich begrenzen. In diesem Zusammenhang wurden auch die Aktionsgruppen in den Verwaltungsbereich Gruppen integriert. In Zukunft legen Sie also auch die Aktionsgruppen über Verwaltung->Gruppen an. Dort können Sie dann auch den Aktionsgruppen Mitarbeiter zuordnen und ggf. die Zeiten für die Aktionsgruppe hinterlegen. Eine Aktionsgruppe wird wie eine normale Gruppe angelegt, und dann ein Häkchen im Feld Aktionsgruppe gesetzt. Bei der Konvertierung Ihrer bestehenden Daten bleiben alle bisherigen Gruppen- und Aktionsgruppenzuordnungen erhalten. Die Zuordnungen der Kinder zu den Gruppen werden beginnend mit dem Aufnahmedatum des Kindes angelegt und falls ein Austrittsdatum gesetzt ist, mit diesem abgeschlossen. Die so automatisch terminierten Zuordnungen können Sie natürlich jederzeit manuell abändern. Bei den Mitarbeitern erfolgt bei der Konvertierung keine automatische Begrenzung der Gruppenzuordnung. Sie können die Zuordnung aber jederzeit nachträglich manuell begrenzen. Sie können bei einem Kind zeitgleich immer nur eine (Stamm-)Gruppe zuordnen. Im Gegensatz dazu können Sie beliebige Zuordnungen zu Aktionsgruppen machen. Ändert sich die Gruppenzuordnung für bestimmte Kinder, können Sie diese Zuordnung über den Aktionen-Schalter im Fenster Kinder suchen für alle betroffenen Kinder durchführen. So ordnen Sie mehrere Kinder einer Gruppe zu: 1. Markieren Sie im Fenster Kinder suchen alle Kinder, die Sie einer Gruppe zuordnen wollen. Halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt. 2. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie Markierte Kinder einer Gruppe zuordnen. 3. Wählen Sie die Gruppe aus und geben Sie den Zeitraum der Zuordnung an. Wenn Sie eine Stammgruppe auswählen, und ein Kind ist zu dem angegebenen Zeitraum bereits einer Gruppe zugeordnet, wird die bisherige Gruppenzuordnung ggf. angepasst. 4. Klicken Sie auf Übernehmen. Es erscheint eine Meldung, wie viele Kinder der gewählten Gruppe zugeordnet wurden. 5. Klicken Sie auf OK. 4

5 Eine Gruppenzuordnung kann natürlich auch für ein einzelnes Kind erfolgen. Klicken Sie dazu in der Übersicht des Kindes auf Gruppe / Aktionsgruppen und dann in der Schalterleiste auf Neue Gruppenzuordnung. Weitere Hinweise zu den Gruppen finden Sie im neuen Handbuch im Kapitel 2 unter Gruppen. Elternbeiträge Bei den Elternbeitragsvereinbarungen können jetzt bis zu zwei zusätzliche Beitragszahler festgelegt werden. Die Anteile der Beitragszahler und auch der Anteil des Jugendamtes können pauschal oder je Beitragsposition bestimmt werden. Bei der Festlegung je Position kann ein Festbetrag, ein mengenabhängiger Teilbetrag, ein prozentualer Anteil oder der gesamte Positionsbetrag festgelegt werden. Damit ist beispielsweise die Übernahme von Verpflegungskosten im Rahmen des Bildungspaketes einfach abbildbar. Externe Beitragszahler können über einen eigenen Verwaltungsbereich angelegt und gepflegt werden. Für externe Beitragszahler können bei der Abrechnung eigene Beitragslisten erstellt werden. 5

6 Details zu diesen Änderungen finden Sie im neuen Handbuch im Kapitel Beiträge und Zahlungsverkehr im Abschnitt Beitragszahler festlegen. Analysemodelle Mithilfe eines Analysemodells können Sie basierend auf den vorhandenen Ist-Daten beliebige Veränderungen bei den Buchungen der Kinder und/oder den Anstellungen der MitarbeiterInnen durchführen, ohne dass ihre tatsächlichen Buchungen und Anstellungen davon beeinflusst werden. Damit können Sie in Bezug auf die Entwicklung Ihrer Einrichtung verschiedenste Szenarien durchspielen und behalten dabei immer die Kennzahlen in Bezug auf die Förderfähigkeit nach BayKiBiG im Auge. Sie erreichen die Analysemodelle über das Menü Extras. Analysemodelle können auf einen Einrichtungsbereich beschränkt werden oder ohne bestehende Ist-Daten aufgebaut werden. Im Analysemodell wird ggf. auch die Landkitaregelung und die Bezirksförderung berücksichtigt. Entsprechend der angegebenen Buchungszeitkategorien der Kinder können Sie eine vereinfachte Hochrechnung für zu erwartende Elternbeiträge durchführen und diese mit den aktuellen Ist-Daten der Elternbeiträge vergleichen. Details zu den Analysemodellen finden Sie im Handbuch im Kapitel 10. 6

7 Analyse In der Analyse gibt es jetzt eine erweiterte Auswertung mit den Angaben zur Platzund Belegungssituation in der Einrichtung. Sie erreichen diese Auswertung in der Analyse über den Schalter Belegung. Export KiBiG.web Die Übergabe der Daten an KiBiG.web kann jetzt auf einen Endmonat begrenzt werden. Damit können Sie die Übergabe bei Bedarf auf die Daten einschränken, die bereits in der Vergangenheit liegen und entsprechend gültig sind. Die Buchungs- und Anstellungsinformationen werden dann nur von Beginn des Kitajahres bis zum Ende des gewählten Monats nach KiBiG.web übertragen. Ersatzkraftanstellungen und Fehlzeiten, die über diesen Monat hinausgehen werden automatisch zum Monatsende begrenzt. 7

8 Suchlisten Die Listenansichten in den Suchmasken können jetzt bei vielen Suchfenstern angepasst und beliebig zusammengestellt werden. Über einen Klick auf das Symbol des Listenmenüs in der Überschriftszeile einer Ergebnistabelle und Felder der Ansicht ändern. Kann der Konfigurationsdialog für eine Liste aufgerufen werden. Eigene Ansichten können als Vorlage hinterlegt und bei Bedarf als Standard gespeichert werden. Details hierzu finden Sie im Handbuch im Kapitel 3 unter Ansicht anpassen. Was sich sonst noch geändert hat: Bei Mitarbeitern kann jetzt der Geburtsname hinterlegt werden. Bei ganztägigen Fehlzeiten kann das Häkchen Fehlzeit nicht mehr entfernt werden. Die Vorgabe für Termine ist jetzt ganztägig. Überschneidende Fehlzeiten können automatisch korrigiert werden (beendet, unterbrochen etc.) In der Übersicht bei einem Mitarbeiter wird für jede Fehlzeit die Anzahl der Betriebstage innerhalb des Kitajahres angezeigt. 8