Anmeldung. Übersicht. Anleitung zur Nutzung von. an der Beuth Hochschule für Technik Berlin. Benutzername. Passwort ********

Transkript

1 Anleitung zur Nutzung von an der Beuth Hochschule für Technik Berlin - Webmail dient als Schnittstelle zum -System der Beuth Hochschule für Technik Berlin für alle Nutzer, deren -Konto nicht auf dem Exchange- Server liegen. Standardmäßig gehören dazu die -Konten der Studierenden und die E- Mail-Konten, die seit Jahren bestehen und noch nicht auf den Exchange-Server umgezogen sind. Falls Sie als Nutzer nicht wissen, wo Ihr -Konto liegt und Sie bei der Nutzung des -Systems Schwierigkeiten haben, erkundigen Sie sich bitte im HRZ- Service-Büro nach Ihrem persönlichen -Konto und der Funktionalität, falls Ihnen diese Anleitung nicht weiterhilft. Anmeldung erreichen sie über Dort erscheint das Login-Formular, in das Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort (die Daten Ihres Beuth-Hochschul-Campus-IT-Accounts) eintragen, den Sie als Studierende automatisch bei der Immatrikulation erhalten oder den Sie ansonsten im HRZ-Service-Büro beantragt und dort erhalten haben. Benutzername cklein Passwort ******** Übersicht Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie in den -Bereich, der ebenso über den Button rechts in der oberen Leiste erreichbar ist.

2 Rechts oben befindet sich das Hauptmenü, links oben Funktionsmenü/Reiterauswahl, darunter befinden sich Untermenü und im großen, mittleren Bereich der Arbeitsbereich. Über das Hauptmenü greifen Sie auf die -Funktion, Ihr Adressbuch und die persönlichen Einstellungen zu. Ebenfalls nehmen Sie hier Ihre Abmeldung vor. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen beschrieben. - Einstellungen Über diesen Hauptmenüpunkt nehmen Sie grundsätzliche Einstellungen vor. Es gibt vier verschiedenen Themenbereiche bei den Einstellungen: Einstellungen, Ordner, Identitäten und Filter. Sinnvoll ist es, alle Menüpunkte nacheinander durchzugehen und die voreingestellten Werte nach eigenen Wünschen zu verändern, z.b. für

3 Einstellungen > Einstellungen > Nachrichtenerstellung Möglichkeiten sind HTML-Nachrichten verfassen: Vorteile gibt es bei der Gestaltung, da Sie multimediale Inhalte direkt in Ihre einbinden können und der Text beliebig formatiert werden kann die kann so optisch ansprechender gestaltet werden. Ein Nachteil ist, dass verschiedene -Programme HTML- s unterschiedlich anzeigen, da es keinen HTML-Standard für s gibt: So kommt beim Empfänger nicht immer an, was Sie verschickt haben. Beantworten einer Nachricht: Man hat die Möglichkeit zu wählen, ob eine Antwort standardmäßig über oder unter der Originalnachricht eingegeben wird. Üblicherweise antwortet man oberhalb einer Nachricht, so dass die -Korrespondenz chronologisch absteigend angehängt ist. Rechtschreibprüfung vor dem Absenden einer Nachricht: Automatisch auf Rechtschreibfehler geprüft wird jede , die Sie verschicken. Die Fehler werden hervorgehoben, ein Klick auf das jeweilige Wort öffnet eine Liste mit Vorschlägen. Hinweis: Auch wenn diese Option deaktiviert ist, lassen sich sämtliche Nachrichten vor dem Absenden noch prüfen! Signatur automatisch einfügen: Sofern Sie eine -Signatur hinterlegt haben, können Sie hier bestimmen, ob diese nie, nur bei neuen Nachrichten, nur bei Antworten und Weiterleitungen oder immer automatisch eingefügt wird. Einstellungen > Ordner In der Liste Ordner werden Ihre bisher angelegten -Ordner angezeigt. Ganz unten im Bereich dieser Liste besteht die Möglichkeit, durch Anklicken des plus-icons neue Ordner anzulegen bzw. beim Zahnrad-Icon bestehende Ordner zu leeren (sämtliche s im

4 ausgewählten Ordner werden gelöscht) oder zu löschen (der Ordner samt Inhalt wird gelöscht). Wählen Sie einen Ordner an, erhalten Sie die Möglichkeit, separate Einstellungen für diesen vorzunehmen. Einstellungen > Identitäten Aktivieren Sie in der Liste Identitäten Ihren persönlichen Account, so erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Anzeigenamen zu ändern, wie er für den Empfänger angezeigt wird. Weiterhin können Sie festlegen, dass s dieser Identität grundsätzlich per Blindkopie an eine angegebene -Adresse verschickt wird. Hier können Sie Ihre persönliche Signatur definieren und abspeichern. Einstellungen > Filter Mittels Filter können Sie Abwesenheitsnotizen, Weiterleitungen, Umleitungen, Verschieben von Nachrichten in andere Ordner etc. organisieren. Im unten angefügten Beispiel wird für alle eingegangenen s eine Antwort versendet mit dem Hinweis auf Urlaub. Zusätzlich erfolgt eine Weiterleitung der s an eine andere Adresse.

5 - Adressbuch Das Adressbuch ist unterteilt in ein Persönliches Adressbuch und in das Adressbuch Beuth Hochschule. Die Kontaktverwaltung erreichen Sie, indem Sie im Hauptmenü das Adressbuch anwählen. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer angelegten Adressbücher, Gruppen und Kontakte. Über die Funktionsleiste können Sie neue Kontakte einpflegen (ein Kontakt besteht mindestens aus Namen und - Adresse), neue Kontaktgruppen erstellen, neue Nachrichten an einen oder mehrere ausgewählte Kontakte senden, eigene Kontakte löschen, Kontakte importieren, Kontakte im vcard-format exportieren und detailliert suchen (die schnelle Suche finden Sie oben rechts über dem Arbeitsbereich) usw. Sucht man beispielsweise im Adressbuch Beuth Hochschule nach Thomas, so werden aktuell 88 Ergebnisse aufgelistet.

6 - Startansicht Direkt nach der Anmeldung bzw. über die Auswahl im Hauptmenü erhalten Sie eine Übersicht über Ihre -Ordner sowie über die im Posteingang befindlichen s. Die zu lesenden s wählen Sie durch Aktivieren bzw. Doppelklick aus. Um eine zu schreiben, klicken Sie auf das betreffende Icon. Im darauf sich öffnenden Fenster können Sie wie gewohnt Empfänger eintragen, die Möglichkeiten von Kopien (Cc) und Blindkopien (Bcc) nutzen, den Betreff und den -Text schreiben. Hinweis: Haben Sie bereits Kontaktinformationen im Adressbuch hinterlegt, werden diese Ihnen vorgeschlagen, sobald Sie Eintragungen in den jeweiligen Feldern (Empfänger, Cc, Bcc) vornehmen. Abhängig von Ihren Einstellungen (s.o.) können Sie nun eine einfache Text- oder eine HTML- verfassen. HTML bietet Ihnen die Möglichkeit, Textformatierungen vorzunehmen, Tabellen, Smileys und multimediale Inhalte direkt in der Nachricht einzubinden. All diese Möglichkeiten sind über eine Symbolleiste unter der Betreffzeile zugänglich, sofern Sie Nachrichten im HTML-Format erstellen (dies ist auch für einzelne E- Mails möglich unten rechts können Sie zwischen dem Editor Typ "HTML" und "Nur Text" wechseln).

7 Rechtschreibprüfung Wünschen Sie, dass Ihre vor dem Versand auf korrekte Rechtschreibung geprüft wird, erhalten Sie dazu die Möglichkeit über das -Symbol im Funktionsmenü. Auch eine automatische Prüfung jeder vor dem Versand ist möglich, sofern Sie dies eingestellt haben. Fehlerhafte Wörter werden Ihnen angezeigt, mittels Rechtsklick auf das fehlerhafte Wort werden Ihnen Vorschläge gemacht, die Sie per Mausklick annehmen können. Dateianhänge Zuzüglich zur Nachricht können Sie auch Dateien per verschicken. Möchten Sie Dateien anhängen, so wählen Sie das -Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie die Daten auf Ihrer Festplatte suchen und auf den Mailserver laden können. Der Anhang erscheint anschließend im Untermenü am linken Rand mit vorangestellten "Parkverbotszeichen". Dieses können Sie verwenden, um den Anhang wieder zu löschen, falls Sie die Aktion rückgängig machen wollen. Signatur Haben Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegt, erhalten Sie über das Funktionsmenü Zugriff auf diese über das -Symbol. So können eine Signatur einzufügen, falls Ihre Einstellung diese nicht automatisch generiert. Entwürfe Möchten Sie eine nicht sofort versenden, so können Sie über das -Symbol Nachrichten im Ordner Entwürfe speichern. Diese können Sie später erneut über die Ordnerliste in der Startansicht öffnen, weiterbearbeiten und absenden. Weitere Optionen

8 Über das -Symbol erhalten Sie weitere Möglichkeiten, differenzierte Einstellungen vorzunehmen wie die Festlegung, ob Sie eine Empfangsbestätigung wünschen und mit welcher Priorität Ihre beim Empfänger angezeigt werden sollen. löschen Zum Löschen einer oder mehrerer s markieren Sie diese in der Ordneransicht und wählen Sie anschließend das Nachrichten in den Papierkorb verschieben-symbol. Die gewählten s werden nun im Papierkorb "gelagert", bis dieser automatisch gelöscht wird oder Sie den Papierkorb leeren. beantworten Möchten Sie eine nur dem Absender beantworten, klicken Sie auf Antwort verfassen, wollen Sie allen Empfängern einer antworten, verwenden Sie das Symbol Antwort an alle Absender und Empfänger versenden. weiterleiten Zur Weiterleitung einer , wählen Sie Nachricht weiterleiten. Über den Pfeil neben diesem Symbol erhalten Sie die Möglichkeit, die Nachricht als Dateianhang weiterzuleiten. drucken Beim Drucken einer öffnet sich eine Seite in einem neuen Fenster und der Druckerauswahldialog des Betriebssystems erscheint. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und drucken Sie ihre . - Abmelden Ganz rechts oben ordnungsgemäß "Abmelden".

9 Häufig gestellte Fragen ( F A Q ) Wie übernehme ich das Adressbuch Sollten Sie im alten mit dem Adressbuch gearbeitet haben, kann dieses exportiert und in importiert werden: 1. Melden Sie sich dafür am alten Webmailer unter an. 2. Wählen Sie am oberen Bildschirmrand das Adressbuch aus. Oben links wird Ihnen nun angezeigt, welches Adressbuch geöffnet ist: Sollten Sie mehrere Adressbücher gespeichert haben, so sind die folgenden Schritte für jedes zu sichernde Adressbuch zu wiederholen. 3. Wählen Sie im Menü "Export der Adressbuch-Informationen". 4. Klicken Sie zuerst auf das "+"-Zeichen über den angezeigten Kontakten rechts neben "Seite 1" so sollten nun all Ihre Kontakte auf einer einzigen Seite angezeigt werden. a. Möchten Sie all Ihre Kontakte exportieren, klicken Sie auf den Schriftzug "Export" rechts über dem ersten Kontakt. b. Möchten Sie bei dieser Gelegenheit nicht mehr benötigte Kontakte aussortierten, wählen Sie über die letzte Spalte nur die Kontakte aus, die Sie exportieren möchten. 5. Wählen Sie im Menü unter Ihren Kontakten als Export-Format "vcard 3.0 (vfile.vcf)" 6. "Jetzt exportieren". Ihr Webbrowser bietet Ihnen nun an, die Datei zu speichern. Speichern Sie die Datei in einem beliebigen Verzeichnis, z.b. auf dem Desktop. Melden Sie sich anschließend im neuen Webmailer an, wählen das Adressbuch aus dem Hauptmenü und anschließend Kontakte importieren. Geben Sie im Formular nun die soeben gespeicherte Datei an und Importieren Sie. Beachten Sie: "Verteiler"-Gruppen werden nicht korrekt exportiert bzw. importiert. Sollten Sie feste Empfängergruppen benötigen, müssen diese neu angelegt werden. Wieso werden mir Dateianhänge wie PDF nicht angezeigt? Das Problem tritt unter gewissen Umständen im Internet Explorer auf. Zur Behebung des Anzeigefehlers starten Sie den Internet Explorer und öffnen Sie über Extras die Internetoptionen. Je nach eingesetzter Version finden Sie die Extras in der Menüleiste am oberen Bildrand. Sollten Sie keine Menüleiste angezeigt bekommen, so drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination <Alt>+<x>, um das Menü "Extras" zu öffnen. Bei den Internetoptionen wählen Sie nun den Reiter "Erweitert" oben rechts aus. In der Optionspalette scrollen Sie anschließend nach ganz unten und suchen dort nach der Option "Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern". Diese Einstellung darf nicht aktiviert sein, d.h. sollte hier ein Haken gesetzt sein, so entfernen Sie diesen bitte. Anschließend speichern und schließen Sie diese Einstellung mit "Ok".

10 Nun sollte es Ihnen möglich sein, Dateianhänge angezeigt zu bekommen. Ich vermisse -Ordner. Wo finde ich diese wieder? Sollten Sie oder bei Verwendung eines -Clients weitere Ordner erstellt haben, um Ihre s zu sortieren, so werden diese zunächst nicht angezeigt. Eine Auswahl, welche Ordner Ihnen angezeigt werden sollen, können Sie über die Einstellungen vornehmen. Wählen Sie zuerst den Button am oberen Bildrand "Einstellungen" und wechseln Sie dann auf den Menüpunkt "Ordner". Hier werden Ihnen sämtliche -Ordner angezeigt, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen. Mittels Setzen von Häkchen können Sie nun auswählen, welche Ordner Ihnen in der -Ansicht angezeigt werden sollen. Wie richte ich eine automatische Weiterleitung von ein? Für eine automatische Weiterleitung erstellen Sie einen Filter für alle eingehenden Nachrichten. Wie lege ich eine Kontakt-/ Verteilergruppe an? Sofern Sie häufiger einer Gruppe von Personen s schreiben, ist es hilfreich, eine sogenannte Kontaktgruppe anzulegen. Dies ermöglicht Ihnen, nicht jeden Kontakt einzeln als Empfänger angeben zu müssen, sondern nur den Namen dieser Gruppe. Im einfachsten Fall sind sämtliche Kontakte bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert, sodass Sie 1. in Ihrem Adressbuch unten links auf "+" klicken (Neue Kontaktgruppe erstellen) und 2. anschließend den Namen dieser Kontaktgruppe eingeben können (Sie erkennen dies an dem neuen, aktuell leeren Feld unter Ihrem Persönlichen Adressbuch). 3. Per Linksklick auf Ihr persönliches Adressbuch werden all Ihre gespeicherten Kontakte angezeigt, die Sie nun per Drag & Drop in die soeben erstellte Kontaktgruppe hineinziehen können. Sollten Sie noch nicht alle Kontakte gespeichert haben, können Sie die Kontaktgruppe per Mausklick öffnen und in dieser einen neuen Kontakt erstellen. Der Kontakt wird automatisch in Ihrem Adressbuch gespeichert und der geöffneten Liste zugeordnet. Um eine an eine Kontaktgruppe zu verfassen, können Sie diese nun entweder in Ihrem Adressbuch anwählen und im Funktionsmenü "Nachricht verfassen" auswählen oder Sie schreiben wie gewohnt eine und geben als Empfänger den Namen der gewünschten Kontaktgruppe ein: In der Regel sollte hier bereits nach dem ersten Buchstaben eine Liste mit Vorschlägen erscheinen. Wählen Sie eine Gruppe aus den Vorschlägen aus, so werden sämtliche Kontakte der gewählten Kontaktgruppe als Empfänger eingefügt.