Anleitung zu Webmail der Gemeinde St. Johannes Apostel Unterliederbach by Juan A. Andrés

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1 Anleitung zu Webmail der Gemeinde St. Johannes Apostel Unterliederbach by Juan A. Andrés Seite 1 von 28

2 Inhaltsverzeichnis Administration:... 3 Einleitung... 4 Anmeldung... 4 Übersicht... 5 Einstellungen... 6 Einstellungen > Ordner... 7 Einstellungen > Identitäten... 8 Einstellungen > Filter... 9 Einstellungen > Passwort Adressbuch Adressbuch importieren Startansicht s lesen s schreiben Rechtschreibprüfung Dateianhänge Signatur Entwürfe Weitere Optionen löschen beantworten weiterleiten drucken Ordner erstellen Häufig gestellte Fragen ( F A Q ) Seite 2 von 28

3 Administration: Webmaster: Homepage : (Gemeinde Homepage) Webmail : ( System) Cloud : (Netzwerk Speicherplatz) Seite 3 von 28

4 Einleitung Roundcube ist eine sehr komfortable Anwendung zur dezentralen Verwaltung der eigenen elektronischen Post. Es ermöglicht alle Grundfunktionalitäten, die man als Benutzer an einen Client stellt, wie das Lesen, Schreiben und Löschen von E- Mails. Anmeldung Unter der URL bzw. über die verschlüsselte Verbindung (bitte das Zertifikat akzeptieren) gelangen Sie zu der Anmeldeseite. Hier tragen Sie bitte als Benutzer Ihren Benutzernamen in der Form: mit Passwort <Passwort> ein. Bitte Passwort sofort nach dem anmelden ändern. Seite 4 von 28

5 Übersicht Nach einer erfolgreichen Anmeldung erscheint die Startseite des Webmailers, die gleichzeitig eine Übersicht der eigenen s in dem Postfach darstellt. Rechts oben befindet sich das Hauptmenü, links oben Funktionsmenü/Reiterauswahl, darunter befinden sich Untermenü und im großen, mittleren Bereich der Arbeitsbereich. Über das Hauptmenü greifen Sie auf die -Funktion, Ihr Adressbuch und die persönlichen Einstellungen zu. Ebenfalls nehmen Sie hier Ihre Abmeldung vor. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen beschrieben. Übersicht der s: Ordner: zeigt die angelegten IMAP - Ordner des Accounts und die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im jeweiligen Ordner Aktionsleiste: zeigt die generellen und für die selektierten Nachrichten, verfügbaren Aktionen wie Neue Verfassen, Antworten und Löschen Menüleiste: zeigt die im RoundCube Verfügbaren Sektionen wie das Adressbuch und die Einstellungen und Aktionen wie das Abmelden Nachrichtenübersicht: zeigt eine Übersicht über alle im selektierten Ordner enthaltenen (im Screenshot ist die Ansicht in Gruppen (Threads) zu sehen) Previewframe: zeigt die jeweils selektierte Nachricht an (Nachrichtenvorschau) Ordneraktionen: für den selektierten Ordner verfügbare Aktionen wie Ordner leeren oder packen Listenaktionen: zeigt Aktionen für die Nachrichtenübersicht wie alle Nachrichten Auswählen, Nur ungelesene Nachrichten markieren usw. Speicherplatz: zeigt die aktuelle Speichernutzung des IMAP Accounts Seite 5 von 28

6 Einstellungen Über diesen Hauptmenüpunkt nehmen Sie grundsätzliche Einstellungen vor. Es gibt vier verschiedenen Themenbereiche bei den Einstellungen: Einstellungen, Ordner, Identitäten und Filter. Sinnvoll ist es, alle Menüpunkte nacheinander durchzugehen und die voreingestellten Werte nach eigenen Wünschen zu verändern, z.b. für: Möglichkeiten sind: HTML-Nachrichten verfassen: Vorteile gibt es bei der Gestaltung, da Sie multimediale Inhalte direkt in Ihre einbinden können und der Text beliebig formatiert werden kann die kann so optisch ansprechender gestaltet werden. Ein Nachteil ist, dass verschiedene -Programme HTML- s unterschiedlich anzeigen, da es keinen HTML-Standard für s gibt: So kommt beim Empfänger nicht immer an, was Sie verschickt haben. Beantworten einer Nachricht: Man hat die Möglichkeit zu wählen, ob eine Antwort standardmäßig über oder unter der Originalnachricht eingegeben wird. Üblicherweise antwortet man oberhalb einer Nachricht, so dass die - Korrespondenz chronologisch absteigend angehängt ist. Rechtschreibprüfung vor dem Absenden einer Nachricht: Automatisch auf Rechtschreibfehler geprüft wird jede , die Sie verschicken. Die Fehler werden hervorgehoben, ein Klick auf das jeweilige Wort öffnet eine Liste mit Vorschlägen. Hinweis: Auch wenn diese Option deaktiviert ist, lassen sich sämtliche Nachrichten vor dem Absenden noch prüfen! Signatur automatisch einfügen: Sofern Sie eine -Signatur hinterlegt haben, können Sie hier bestimmen, ob diese nie, nur bei neuen Nachrichten, nur bei Antworten und Weiterleitungen oder immer automatisch eingefügt wird. Seite 6 von 28

7 Einstellungen > Ordner In der Liste Ordner werden Ihre bisher angelegten -Ordner angezeigt. Ganz unten im Bereich dieser Liste besteht die Möglichkeit, durch Anklicken des plus-icons neue Ordner anzulegen bzw. beim Zahnrad-Icon bestehende Ordner zu leeren (sämtliche s im ausgewählten Ordner werden gelöscht) oder zu löschen (der Ordner samt Inhalt wird gelöscht). Wählen Sie einen Ordner an, erhalten Sie die Möglichkeit, separate Einstellungen für diesen vorzunehmen. Seite 7 von 28

8 Einstellungen > Identitäten Aktivieren Sie in der Liste Identitäten Ihren persönlichen Account, so erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Anzeigenamen zu ändern, wie er für den Empfänger angezeigt wird. Weiterhin können Sie festlegen, dass s dieser Identität grundsätzlich per Blindkopie an eine angegebene -Adresse verschickt wird. Hier können Sie Ihre persönliche Signatur definieren und abspeichern. Seite 8 von 28

9 Einstellungen > Filter Mittels Filter können Sie Abwesenheitsnotizen, Weiterleitungen, Umleitungen, Verschieben von Nachrichten in andere Ordner etc. organisieren. Im unten angefügten Beispiel wird für alle eingegangenen s eine Antwort versendet mit dem Hinweis auf Urlaub. Zusätzlich erfolgt eine Weiterleitung der E- Mails an eine andere Adresse. Seite 9 von 28

10 Einstellungen > Passwort Das Passwort des jeweiligen Benutzer kann nur dieser selbst ändern. Über das Feld Passwort werden Sie nach dem aktuellen Passwort gefragt und zweimal das neue Passwort. Sollten Sie ihren Passwort vergessen haben, so kann der WebAdministratro Ihnen ein neues Generieren. Diesen müssen Sie dann sofort nach Erhalt nach Ihren wünschen ändern. Seite 10 von 28

11 Adressbuch Das Adressbuch ist unterteilt in ein Persönliches Adressbuch und in das Adressbuch Beuth Hochschule. Die Kontaktverwaltung erreichen Sie, indem Sie im Hauptmenü das Adressbuch anwählen. Sie erhalten eine Übersicht Ihrer angelegten Adressbücher, Gruppen und Kontakte. Über die Funktionsleiste können Sie: neue Kontakte einpflegen (ein Kontakt besteht mindestens aus Namen und - Adresse), neue Kontaktgruppen erstellen, neue Nachrichten an einen oder mehrere ausgewählte Kontakte senden, eigene Kontakte löschen, Kontakte importieren, Kontakte im vcard-format exportieren und detailliert suchen (die schnelle Suche finden Sie oben rechts über dem Arbeitsbereich) usw. Sucht man beispielsweise im Pfarrbüro Adressbuch nach Pfarrer, so werden aktuell 3 Ergebnisse aufgelistet: Seite 11 von 28

12 Adressbuch importieren Roundcube lässt die Möglichkeit zu Adressbücher andere Klienten, wie z.b. T-Online, Yahoo, Googl oder andere importieren. Über die Menüleiste muss das Adressbuch ausgewählt sein. Über das -Symbol lassen sich die gesicherte Adressbücher importieren. Die zu importierende Daten müssen im *.vcf Format vorliegen. Adressbuchdatei auswählen (Choose file) und dann Importieren Daten wurden importiert... Seite 12 von 28

13 Startansicht Direkt nach der Anmeldung bzw. über die Auswahl im Hauptmenü erhalten Sie eine Übersicht über Ihre -Ordner sowie über die im Posteingang befindlichen E- Mails. Die zu lesenden s wählen Sie durch Aktivieren bzw. Doppelklick aus. Um eine zu schreiben, klicken Sie auf das betreffende Icon. Im darauf sich öffnenden Fenster können Sie wie gewohnt Empfänger eintragen, die Möglichkeiten von Kopien (Cc) und Blindkopien (Bcc) nutzen, den Betreff und den -Text schreiben. Hinweis: Haben Sie bereits Kontaktinformationen im Adressbuch hinterlegt, werden diese Ihnen vorgeschlagen, sobald Sie Eintragungen in den jeweiligen Feldern (Empfänger, Cc, Bcc) vornehmen. Abhängig von Ihren Einstellungen (s.o.) können Sie nun eine einfache Text- oder eine HTML- verfassen. HTML bietet Ihnen die Möglichkeit, Textformatierungen vorzunehmen, Tabellen, Smileys und multimediale Inhalte direkt in der Nachricht einzubinden. All diese Möglichkeiten sind über eine Symbolleiste unter der Betreffzeile zugänglich, sofern Sie Nachrichten im HTML-Format erstellen (dies ist auch für einzelne s möglich unten rechts können Sie zwischen dem Editor Typ "HTML" und "Nur Text" wechseln). Seite 13 von 28

14 s lesen Zum Lesen einer klicken Sie bitte per Doppelklick mit der Maus auf die entsprechende in Ihrem Posteingang. Danach wird die angezeigt, im oberen Bereich der Text und im unteren Bereich der evtl. verfügbare Anhang. Seite 14 von 28

15 s schreiben Gehen Sie dazu in Ihren Posteingang und klicken Sie auf das Symbol "Neue Nachricht schreiben" Es öffnet sich eine Eingabemaske, die an normale Desktop E- Mail Clients wie z.b. T-Online,erinnert. Wählen Sie als erstes den Absender aus, mit welchem Sie die versenden möchten. Tragen Sie danach den Empfänger und Betreff ein. Schreiben Sie Ihre und laden Sie im linken Bereich mit Hilfe des PLUS- Zeichens ggf. eine Datei auf den Server, die als Anhang verschickt werden soll. Nach dem erfolgreichen Versand wird die in den Ordner "Gesendet" verschoben. Verfassen einer Seite 15 von 28

16 Rechtschreibprüfung Wünschen Sie, dass Ihre vor dem Versand auf korrekte Rechtschreibung geprüft wird, erhalten Sie dazu die Möglichkeit über das -Symbol im Funktionsmenü. Auch eine automatische Prüfung jeder vor dem Versand ist möglich, sofern Sie dies eingestellt haben. Fehlerhafte Wörter werden Ihnen angezeigt, mittels Rechtsklick auf das fehlerhafte Wort werden Ihnen Vorschläge gemacht, die Sie per Mausklick annehmen können. Seite 16 von 28

17 Dateianhänge hat den Reiz, dass Sie außer der eigentlichen Nachricht auch Daten verschicken können. Zuzüglich zur Nachricht können Sie auch Dateien per verschicken. Möchten Sie Dateien anhängen, so wählen Sie das -Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie die Daten auf Ihrer Festplatte suchen und auf den Mailserver laden können. Der Anhang erscheint dann in dieser Spalte mit einem nachgestellten grauen Papierkorbzeichen. Dieses können Sie verwenden, um den Anhang wieder zu löschen, falls Sie es sich anders überlegt haben. Seite 17 von 28

18 Signatur Haben Sie eine oder mehrere Signaturen hinterlegt, erhalten Sie über das Funktionsmenü Zugriff auf diese über das -Symbol. So können eine Signatur einzufügen, falls Ihre Einstellung diese nicht automatisch generiert. Seite 18 von 28

19 Entwürfe Möchten Sie eine nicht sofort versenden, so können Sie über das -Symbol Nachrichten im Ordner Entwürfe speichern. Diese können Sie später erneut über die Ordnerliste in der Startansicht öffnen, weiterbearbeiten und absenden. Seite 19 von 28

20 Weitere Optionen Über das -Symbol erhalten Sie weitere Möglichkeiten, differenzierte Einstellungen vorzunehmen wie die Festlegung, ob Sie eine Empfangsbestätigung wünschen und mit welcher Priorität Ihre beim Empfänger angezeigt werden sollen. Seite 20 von 28

21 löschen Zum Löschen einer oder mehrerer s markieren Sie diese in der Ordneransicht und wählen Sie anschließend das Nachrichten in den Papierkorb verschieben- Symbol. Die gewählten s werden nun im Papierkorb "gelagert", bis dieser automatisch gelöscht wird oder Sie den Papierkorb leeren. Gelöschte s können aus dem Papierkorb wieder herausgenommen werden. Sind sie aber dort auch gelöscht ist eine Wiederherstellung unmöglich. Seite 21 von 28

22 beantworten Möchten Sie eine nur dem Absender beantworten, klicken Sie auf Antwort verfassen, wollen Sie allen Empfängern einer antworten, verwenden Sie das Symbol Antwort an alle Absender und Empfänger versenden. Seite 22 von 28

23 weiterleiten Zur Weiterleitung einer , wählen Sie Nachricht weiterleiten. Über den Pfeil neben diesem Symbol erhalten Sie die Möglichkeit, die Nachricht als Dateianhang weiterzuleiten. Seite 23 von 28

24 drucken Beim Drucken einer öffnet sich eine Seite in einem neuen Fenster und der Druckerauswahldialog des Betriebssystems erscheint. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und drucken Sie ihre . Seite 24 von 28

25 Ordner erstellen Weitere Ordner anlegen. Wenn Sie ihre Mail auf dem Server verwalten wollen, dann können Sie sich weitere Unterordner unter INBOX anlegen. Dabei ist die Groß- und Kleinschreibung wichtig. Im unteren Bild haben wir einen neuen Ordner INBOX-test angelegt. Jetzt wird er in der Ansicht unter den Systemordnern angezeigt. Jetzt wird er in der Ansicht unter den Systemordnern angezeigt Seite 25 von 28

26 Häufig gestellte Fragen ( F A Q ) Wie übernehme ich das Adressbuch Sollten Sie im alten mit dem Adressbuch gearbeitet haben, kann dieses exportiert und in importiert werden: 1. Melden Sie sich dafür am alten Webmailer unter an. 2. Wählen Sie am oberen Bildschirmrand das Adressbuch aus. Oben links wird Ihnen nun angezeigt, welches Adressbuch geöffnet ist: Sollten Sie mehrere Adressbücher gespeichert haben, so sind die folgenden Schritte für jedes zu sichernde Adressbuch zu wiederholen. 3. Wählen Sie im Menü "Export der Adressbuch-Informationen". 4. Klicken Sie zuerst auf das "+"-Zeichen über den angezeigten Kontakten rechts neben "Seite 1" so sollten nun all Ihre Kontakte auf einer einzigen Seite angezeigt werden. a. Möchten Sie all Ihre Kontakte exportieren, klicken Sie auf den Schriftzug "Export" rechts über dem ersten Kontakt. b. Möchten Sie bei dieser Gelegenheit nicht mehr benötigte Kontakte aussortierten, wählen Sie über die letzte Spalte nur die Kontakte aus, die Sie exportieren möchten. 5. Wählen Sie im Menü unter Ihren Kontakten als Export-Format "vcard 3.0 (vfile.vcf)" 6. "Jetzt exportieren". Ihr Webbrowser bietet Ihnen nun an, die Datei zu speichern. Speichern Sie die Datei in einem beliebigen Verzeichnis, z.b. auf dem Desktop. Melden Sie sich anschließend im neuen Webmailer an, wählen das Adressbuch aus dem Hauptmenü und anschließend Kontakte importieren. Geben Sie im Formular nun die soeben gespeicherte Datei an und Importieren Sie. Beachten Sie: "Verteiler"-Gruppen werden nicht korrekt exportiert bzw. importiert. Sollten Sie feste Empfängergruppen benötigen, müssen diese neu angelegt werden. Wieso werden mir Dateianhänge wie PDF nicht angezeigt? Das Problem tritt unter gewissen Umständen im Internet Explorer auf. Zur Behebung des Anzeigefehlers starten Sie den Internet Explorer und öffnen Sie über Extras die Internetoptionen. Je nach eingesetzter Version finden Sie die Extras in der Menüleiste am oberen Bildrand. Sollten Sie keine Menüleiste angezeigt bekommen, so drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Tastenkombination <Alt>+<x>, um das Menü "Extras" zu öffnen. Bei den Internetoptionen wählen Sie nun den Reiter "Erweitert" oben rechts aus. In der Optionspalette scrollen Sie anschließend nach ganz unten und suchen dort nach der Option "Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern". Diese Einstellung darf nicht aktiviert sein, d.h. sollte hier ein Haken gesetzt sein, so entfernen Sie diesen bitte. Anschließend speichern und schließen Sie diese Einstellung mit "Ok". Nun sollte es Ihnen möglich sein, Dateianhänge angezeigt zu bekommen. Seite 26 von 28

27 Ich vermisse -Ordner. Wo finde ich diese wieder? Sollten Sie oder bei Verwendung eines -Clients weitere Ordner erstellt haben, um Ihre s zu sortieren, so werden diese zunächst nicht angezeigt. Eine Auswahl, welche Ordner Ihnen angezeigt werden sollen, können Sie über die Einstellungen vornehmen. Wählen Sie zuerst den Button am oberen Bildrand "Einstellungen" und wechseln Sie dann auf den Menüpunkt "Ordner". Hier werden Ihnen sämtliche -Ordner angezeigt, die Ihnen derzeit zur Verfügung stehen. Mittels Setzen von Häkchen können Sie nun auswählen, welche Ordner Ihnen in der -Ansicht angezeigt werden sollen. Wie richte ich eine automatische Weiterleitung von ein? Für eine automatische Weiterleitung erstellen Sie einen Filter für alle eingehenden Nachrichten. Wie lege ich eine Kontakt-/ Verteilergruppe an? Sofern Sie häufiger einer Gruppe von Personen s schreiben, ist es hilfreich, eine sogenannte Kontaktgruppe anzulegen. Dies ermöglicht Ihnen, nicht jeden Kontakt einzeln als Empfänger angeben zu müssen, sondern nur den Namen dieser Gruppe. Im einfachsten Fall sind sämtliche Kontakte bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert, sodass Sie 1. in Ihrem Adressbuch unten links auf "+" klicken (Neue Kontaktgruppe erstellen) und 2. anschließend den Namen dieser Kontaktgruppe eingeben können (Sie erkennen dies an dem neuen, aktuell leeren Feld unter Ihrem Persönlichen Adressbuch). 3. Per Linksklick auf Ihr persönliches Adressbuch werden all Ihre gespeicherten Kontakte angezeigt, die Sie nun per Drag & Drop in die soeben erstellte Kontaktgruppe hineinziehen können. Sollten Sie noch nicht alle Kontakte gespeichert haben, können Sie die Kontaktgruppe per Mausklick öffnen und in dieser einen neuen Kontakt erstellen. Der Kontakt wird automatisch in Ihrem Adressbuch gespeichert und der geöffneten Liste zugeordnet. Um eine an eine Kontaktgruppe zu verfassen, können Sie diese nun entweder in Ihrem Adressbuch anwählen und im Funktionsmenü "Nachricht verfassen" auswählen oder Sie schreiben wie gewohnt eine und geben als Empfänger den Namen der gewünschten Kontaktgruppe ein: In der Regel sollte hier bereits nach dem ersten Buchstaben eine Liste mit Vorschlägen erscheinen. Wählen Sie eine Gruppe aus den Vorschlägen aus, so werden sämtliche Kontakte der gewählten Kontaktgruppe als Empfänger eingefügt. Seite 27 von 28

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