Re-Validierungsaudit am Ev. Kirchengemeinde Owingen. KPMG Cert GmH Umweltgutachterorganisation

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1 Bericht über die Prüfung des Umweltmanagementsystems und der Umwelterklärung nach Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 (EMAS) Re-Validierungsaudit am KPMG Cert GmH Umweltgutachterorganisation KPMG Cert GmbH Umweltgutachterorganisation, eine Konzerngesellschaft der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. Printed in Germany. Der Name KPMG, das Logo und cutting through complexity sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International Cooperative ( KPMG International ).

2 Inhaltsverzeichnis 1. Auftrag Auftragsdurchführung Gegenstand des Auftrages Durchführung des Auftrages Ergebnisse der Arbeiten Wesentliche Aussagen zum Managementsystem Sonstige Feststellungen Feststellungen zu den einzelnen Anforderungen Allgemeine Anforderungen / Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems Umweltpolitik Umweltaspekte Gesetzliche und andere Forderungen Zielsetzungen und Einzelziele, Umweltmanagementprogramm Organisationsstruktur und Verantwortlichkeit Schulung, Bewusstseinsbildung und Kompetenz Kommunikation Dokumentation des Umweltmanagementsystems Lenkung der Dokumente Ablauflenkung Notfallvorsorge und -maßnahmen Überwachung und Messung Abweichungen, Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen Aufzeichnungen UMS-Audit/Umweltbetriebsprüfung Bewertung durch die oberste Leitung Umwelterklärung Erklärung des Umweltgutachters i

3 1. Auftrag Die Leitung der Evangelischen Kirchengemeinde Owingen in Owingen, Kapellenweg 12 (im Folgenden auch kurz Kirchengemeinde ) hat KPMG beauftragt, eine Prüfung (Audit) des Umweltmanagementsystems der Kirchengemeinde gemäß der Europäischen Verordnung Nr. 1221/2009 über die freiwillige Teilnahme von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung (Eco-Management and Audit Scheme - EMAS) durchzuführen. Ziel des Audits ist es, festzustellen, ob die Voraussetzungen für eine Validierung nach EMAS gegeben sind und die Umwelterklärung validiert werden kann. Mit der Validierung will die Kirchengemeinde - nach innen und nach außen - das Vertrauen in die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung des Umweltmanagementsystems und in die Erfüllung relevanter gesetzlicher Vorschriften stärken. Darüber hinaus möchte sich die Gemeinde ihrer gesellschaftlichen Verantwortung stellen und unter dem Stichwort Schöpfung bewahren einen aktiven Beitrag zur Verbesserung des Umweltschutzes leisten. Als Ergebnis der Vorbegutachtung und Unterlagenprüfung wurde festgestellt, dass ein Validierungsaudit gemäß EMAS zum geplanten Termin durchgeführt werden kann. Für das Audit wurde ein Zeitraum von einem Tag festgelegt. Der Auditbericht wurde unter Beachtung der Anforderungen aus EMAS und dem Umweltauditgesetz erstellt. Dieser Bericht ist zu Informationszwecken an den Auftraggeber gerichtet und darf in keinem anderen Zusammenhang als dem genannten Prüfungsverfahren verwendet werden. Insbesondere ist eine Offenlegung dieses Berichtes gegenüber Dritten oder ihre Verwendung in Verkaufsprospekten oder anderen gleichartigen öffentlichen Dokumenten oder Medien ausgeschlossen. Dem Auftrag, in dessen Erfüllung wir vorstehend benannte Leistungen für die Evangelische Kirchengemeinde Owingen erbracht haben, lag unser Angebotsschreiben vom 26. April 2013 zu Grunde. Durch Kenntnisnahme und Nutzung der in diesem Bericht enthaltenen Informationen bestätigt jeder Empfänger, den Inhalt des Angebotsschreibens sowie die folgende Haftungsregelung zur Kenntnis genommen zu haben, und erkennt deren Geltung im Verhältnis zu uns an: Sofern KPMG Tätigkeiten im Rahmen der Verantwortlichkeit nach dem Umweltauditgesetz ( Gesetz zur Ausführung der Verordnung EG Nr. 1221/2009 (EMAS) des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 25. November 2009 über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS) ) erbringt, gilt die Haftungsregelung nach 30 Umweltauditgesetz. In allen ande- 1

4 ren Fällen vertraglicher oder außervertraglicher Haftung (einschließlich der Haftung für die zu erbringenden Ergebnisse) haftet KPMG nach Maßgabe folgender Regelungen: a) Bei Vorsatz und bei grober Fahrlässigkeit grundsätzlich in voller Höhe. Im Falle von Vorsatz und bei grober Fahrlässigkeit einfacher Erfüllungsgehilfen haftet KPMG nur in Höhe des typischen vorhersehbaren Schadens, der durch die verletzte Pflicht verhindert werden sollte; b) Sofern keine abweichende gesetzliche Regelung noch eine Regelung im Einzelfall besteht, in Fällen einfacher Fahrlässigkeit haftet KPMG bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht begrenzt auf die Höhe des typischen vorhersehbaren Schadens, der durch die verletzte Pflicht verhindert werden sollte, höchstens aber jedoch mit EUR 1 Million, mit Ausnahme von Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit; Diese Haftungsbeschränkung gilt gegenüber allen Adressaten (Adressaten im Sinne dieser Regelung sind Sie selbst und alle Dritte, die unter den oben genannten Bedingungen Zugang zu unserer Berichterstattung und Zertifizierung erhalten haben), die als Gesamtgläubiger (gemäß 428 des Bürgerlichen Gesetzbuchs), diese Haftung nur einmal in Anspruch nehmen können. Die Verteilung der Haftungssumme ist ausschließlich durch die Adressaten zu bestimmen; es besteht keine Verpflichtung, KPMG über den vereinbarten Gesamtgläubigerausgleich zu unterrichten. Die Gültigkeit und Höhe der Haftungsbegrenzung kann nicht mit der Begründung angefochten werden, dass eine solche Einigung unter den Adressaten nicht herbeigeführt werden konnte. 2

5 2. Auftragsdurchführung 2.1. Gegenstand des Auftrages Unsere Aufgabe ist es, auf Grund der von uns durchgeführten Arbeiten mit hinreichender Sicherheit zu beurteilen, ob das Managementsystem der Kirchengemeinde die Anforderungen aus der Europäischen Verordnung Nr. 1221/2009 (EMAS) erfüllt und eine kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung stattfindet. Die Kirchengemeinde liegt in Owingen und hat ca. 920 Gemeindeglieder und weniger als 5 Beschäftigte. Der Gebäudebestand umfasst: Kirchengebäude Gemeindehaus Die direkte Umweltrelevanz der Kirchengemeinde ergibt sich aus dem Verbrauch an Energie und Wasser, dem Abfallaufkommen und dem Verbrauch an Materialien und Reinigern sowie dem Verkehrsaufkommen. Indirekt wirkt die Gemeinde durch ihren Vorbildcharakter und die Aktivitäten der Gemeindearbeit sowie die Kinder- und Jugendarbeit. Umweltbeauftragter des Kirchengemeinderates (Oberste Leitung) ist Pfarrer Schauber, Umweltbeauftragter ist Herr von Gizycki. Das Umweltteam besteht aus weiteren Mitgliedern. Die Umweltrelevanz wird in der Summe als gering eingestuft. Als Grundlage für das Audit dienten die KPMG Checkliste nach EMAS und DIN EN ISO 14001:2009. Im Rahmen des Audits wurden folgende Unterlagen stichprobenartig eingesehen: Handbuch zum Umweltmanagementsystem Grünes Buch, Stand, fortgeschrieben Aufzeichnungen und Nachweisdokumente zu den Aktivitäten des Umweltteams Berichte zur Umweltprüfung/Umweltbetriebsprüfungen/internen Audits der Jahre bis Bewertung durch die oberste Leitung (Review) Weitere Unterlagen, die während des Audits berücksichtigt wurden, sind in unseren Arbeitspapieren verzeichnet. 3

6 2.2. Durchführung des Auftrages Wir haben das Managementsystem der Kirchengemeinde auf Einhaltung der Anforderungen aus der Europäischen Verordnung Nr. 1221/2009 (EMAS) geprüft. Wir haben unsere Arbeiten in Übereinstimmung mit den Anforderungen aus EMAS und dem Umweltauditgesetz durchgeführt. Art und Umfang unserer erforderlichen Arbeiten haben wir in unseren Arbeitspapieren festgehalten. Wir haben die Arbeiten im Monat September durchgeführt. Alle von uns erbetenen Aufklärungen und Nachweise sind erteilt worden. Als Umweltgutachter mit der erforderlichen Zulassung für den Bereich NACE (Kirchliche und sonstige religiöse Vereinigungen) war Herr Georg Hartmann vor Ort. 4

7 3. Ergebnisse der Arbeiten 3.1 Wesentliche Aussagen zum Managementsystem Insgesamt ist festzustellen, dass die Kirchengemeinde über ein Umweltmanagementsystem verfügt, das den Forderungen der Europäischen Verordnung Nr. 1221/2009 (EMAS) gerecht wird. Wichtige Erfolgsfaktoren sind dabei das Engagement des Umweltbeauftragten, des Umweltteams und der kirchlichen Umweltauditoren. Eine Verbesserung der Umweltleistung der Gemeinde wurde z.b. bei der Senkung des Strom- und Wärmeenergieverbrauchs schon erreicht. Weiterhin haben Aktionen und Veranstaltungen zur Bewusstseinsbildung und Sensibilisierung stattgefunden, deren direkter Einfluss auf die Umweltleistung nicht unmittelbar zu messen ist. Der Umweltgutachter stellt zusammenfassend fest, dass die Kirchengemeinde ein normerfüllendes Umweltmanagementsystem anwendet. Die Umwelterklärung wurde mit Datum vom für gültig erklärt. 3.2 Sonstige Feststellungen Die weiteren Feststellungen und daraus resultierenden Empfehlungen sollen der Organisation als Grundlage für eine weitere Verbesserung des Systems dienen. Beanstandungen Dritter zum Umweltverhalten der Organisation wurden nicht bekannt. 5

8 4. Feststellungen zu den einzelnen Anforderungen Nachfolgend werden die Feststellungen in Bezug auf einzelne Forderungselemente der Regelwerke dargestellt. 4.1 Allgemeine Anforderungen / Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems Der Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems ist auf die Kirchengemeinde bezogen und spiegelt die umweltrelevanten Funktionen wieder. 4.2 Umweltpolitik Die Umweltpolitik der Kirchengemeinde ist im Umweltmanagementhandbuch sowie in der Umwelterklärung dokumentiert (Schöpfungsleitlinien). Das Thema Schöpfung bewahren gehört zu den zentralen Aussagen. Die Umweltpolitik wird den Forderungen von EMAS in vollem Umfang gerecht. Den Gemeindemitgliedern wurde sie durch Gespräche und entsprechende Veröffentlichungen bekannt gemacht. Im Audit konnte dies durch stichprobenhafte Befragung vor Ort nachvollzogen werden. Beobachtung: Die Umweltleitlinie aus 2008 enthält keine direkte Verpflichtung zur Einhaltung von Gesetzten. Im Nachsatz ist diese Verpflichtung allerdings enthalten, so dass diese Forderung grundsätzlich als erfüllt anzusehen ist. 4.3 Umweltaspekte Das Verfahren zur Registrierung und Bewertung der Umweltaspekte ist im Umweltmanagementhandbuch unter dem Kapitel IV beschrieben. Dabei wird auf allgemeine Betriebsdaten, die Umweltbilanz, Umweltkennzahlen und Umweltauswirkungen eingegangen. Es wird in seiner Systematik den Forderungen von EMAS gerecht und bildet eine Grundlage bei der Festlegung von Umweltzielen. Die erste Umweltprüfung wurde anhand von standardisierten Erfassungsbögen durchgeführt und abschließend dokumentiert. Als direkte Umweltaspekte werden die Energie-, Wasser- und Abfallwirtschaft angesehen. Zu den indirekten gehört die Gemeinde- und Jugendarbeit, in der die Kirche einen Vorbildcharakter besitzt. 4.4 Gesetzliche und andere Forderungen Das Verfahren zur Ermittlung der relevanten Rechtsnormen sowie die Fortschreibung des Verzeichnisses der Rechtsnormen und anderer Forderungen sind im Umweltmanagementhandbuch ebenfalls niedergelegt. Das Verfahren ist nachvollziehbar und normkonform. Verstöße gegen 6

9 geltendes Umweltrecht konnten während des Audits nicht festgestellt werden. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt. Beobachtung: Die aktuelle Abfallsatzung des Landkreises Tübingen vom Januar lag nicht vor. 4.5 Zielsetzungen und Einzelziele, Umweltmanagementprogramm Der Zielfindungsprozess ist im Umweltmanagementhandbuch unter Kapitel V beschrieben. Auf dieser Grundlage und aus der Bewertung der Umweltaspekte wurde ein Umweltprogramm erarbeitet, das die wesentlichen relevanten Aspekte berücksichtigt. Die Einzelziele befinden sich in Übereinstimmung mit der Umweltpolitik. Zuständigkeiten und Zeitziele sind im Umweltprogramm ausgewiesen. Das neue Umweltprogramm enthält unter anderem Ziele für die Themen Bewusstsein, Energieeinsparung und Regenwasserversickerung. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt. 4.6 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeit Die Aufbau- und Ablauforganisation ist im Umweltmanagementhandbuch unter Kapitel VI beschrieben und durch Funktions- bzw. Aufgabenbeschreibungen festgelegt. Die Personen und Zuständigkeiten finden sich in der Umwelterklärung in Organigrammform. Umweltrelevante Schlüsselfunktionen sind nachweisbar. Die Funktion des Umweltbeauftragten hat Herr Dr. von Gizycki inne. Er wird dabei vom Umweltteam unterstützt. Seine Bestellung ist nachweisbar. Gesetzliche (Umwelt-) Beauftragtenfunktionen zu besetzen ist nicht erforderlich. Die Mitarbeiter der Kirchengemeinde werden im Rahmen des Umweltteams oder der Projektgruppen in den Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung des Umweltschutzes einbezogen. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt. 4.7 Schulung, Bewusstseinsbildung und Kompetenz Unter dem Stichwort Interne Kommunikation wird im Umweltmanagementhandbuch Kapitel VI Nr. 2 auch das Thema Kommunikation, Schulung und Motivation behandelt. Zu den Maßnahmen gehören Befragungen der Gemeindemitglieder, die Beteiligung am Umweltmanagement und die Nutzung des Mitteilungsblattes der Gemeinde bzw. eines anderen Publikationsmittels. Schulungen fanden im Rahmen der Landeskirchlichen Austauschveranstaltungen zum Projekt Grüner Gockel statt. Die interne Kommunikation und Bewusstseinsbildung findet besonders in den Konfirmandengruppen und in Gottesdiensten statt und soll weiter ausgedehnt werden. 7

10 Beobachtungen: Es haben seit 2012 keine dokumentierten Schulungen der Beschäftigten zum Thema EMAS, Grüner Gockel oder allgemeiner Umweltschutz stattgefunden. 4.8 Kommunikation Die interne und externe Kommunikation erfolgt über Arbeitskreise und den direkten Dialog unter den Gemeindemitgliedern. Anhand einzelner Vorgänge konnte die gelebte Praxis nachvollzogen werden. Die erforderlichen Berichte zu den internen Audits, Umweltbilanz etc. lagen vor. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt. 4.9 Dokumentation des Umweltmanagementsystems Das Umweltmanagementsystem ist im Umweltmanagementhandbuch Das grüne Buch beschrieben. Es wird ergänzt durch weitere mit geltende Unterlagen wie z.b. die Umwelterklärung oder interne Berichte bzw. Protokolle. Inhaltlich entspricht die Dokumentation den Forderungen der EMAS Verordnung Lenkung der Dokumente Das Verfahren zur Lenkung umweltrelevanter Dokumente und Aufzeichnungen ist im Umweltmanagementhandbuch in Kapitel 1.4 beschrieben. Alle Dokumente sind in den einzelnen Bereichen identifiziert. Die Zuständigkeiten für die Ausgabe und Fortschreibung sowie die Aufbewahrung liegen bei der Gemeindeleitung. Im Audit konnte dies anhand einzelner Dokumente nachvollzogen werden. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt Ablauflenkung Alle wichtigen Tätigkeiten mit Umweltrelevanz sind identifiziert und beschrieben. Im Audit konnten diese Tätigkeiten nachvollzogen werden. Dabei wurden Abweichungen zu dem zugrunde gelegten Regelwerk (EMAS) festgestellt. Die Gebäude machten einen durchweg ordentlichen Eindruck. Bei der umweltrelevanten Beschaffung erfolgt die Auswahl auf der Ebene der Produkte durch berücksichtigen von Ökolabels wie dem Blauen Engel Notfallvorsorge und -maßnahmen Die organisatorischen und technischen Instrumente für die Notfallvorsorge sind vorhanden und bekannt. In den Gebäuden sind Feuerlöscher vorhanden. Es wurden keine Feuerlöscher mit abgelaufenen Prüfmarken vorgefunden. Begehungen und Unterweisungen zur Sicherheit sind von der Fachkraft für Arbeitssicherheit der Landeskirche durchgeführt worden bzw. werden weiterhin durchgeführt. Die DGUV Vorschrift 3 (ehem. BGV A3) Prüfungen für ortsveränderliche und ortsfeste Anlagen sind erfolgt. 8

11 Beobachtung: Die letzte Prüfung nach DGUV Vorschrift 3 (ehem. BGV A3) 5 Prüfung (E-Check) für ortsveränderliche Anlagen wurden zuletzt 2011 durchgeführt Überwachung und Messung Die Verfahren zur regelmäßigen Überwachung und Messung umweltrelevanter Merkmale sind festgelegt. Die Abwicklung wird größtenteils durch die Mitglieder des Umweltteams gewährleistet. Die entsprechenden Aufzeichnungen liegen dem Umweltteam vor und gehen in die interne Berichterstattung bzw. Umwelterklärung ein. Die meisten Zahlen werden durch monatlichen Rundgang erhoben und in einer Excel Tabelle zusammengeführt. Zur besseren Überwachung sind neue Gasverbrauchszähler eingebaut worden, es die erlauben, den Gasverbrauch differenziert zu verfolgen. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt Abweichungen, Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen Der Umgang mit Abweichungen und den erforderlichen Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen wird im Umweltmanagementhandbuch unter Kapitel IV behandelt. Es ist beschrieben, wie aufgetretene Abweichungen erfasst und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden und wie potenzielle Abweichungen ermittelt und Vorsorgemaßnahmen getroffen werden können. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt Aufzeichnungen Das Element Aufzeichnungen ist in Kapitel IV und VI des Umweltmanagementhandbuchs beschrieben. Die relevanten Aufzeichnungen sind identifiziert. Die Aufbewahrungszeiten sind festgelegt. Im Rahmen der stichprobenartigen Überprüfungen wurden die entsprechenden Aufzeichnungen während des Audits eingesehen UMS-Audit/Umweltbetriebsprüfung Das Verfahren für die Umweltbetriebsprüfung ist in Kapitel VIII des Handbuches beschrieben. Die aktuellen internen Audits/Umweltbetriebsprüfung wurden durch das Umweltteam und die ausgebildeten kirchlichen Umwelt-Auditoren durchgeführt. Eine Umweltprüfung wurde durchgeführt. Die entsprechende Qualifikation und Unabhängigkeit konnte nachvollzogen werden. Der Auditbericht gibt ein Bild über Auditablauf, -inhalte und -prüftiefe und erscheint insgesamt als zuverlässig. Die resultierenden Maßnahmen konnten nachvollzogen werden. Eine jährliche wiederkehrende interne Auditierung ist geplant. Die Forderungen von EMAS werden erfüllt. Die Begutachtung des Umweltmanagementsystems und des Programms für die Umweltbetriebsprüfung sowie die Validierung der Umwelterklärung im 4-Jahreszyklus durch den zugelassenen Umweltgutachter ist auf Antrag und aufgrund der vergleichsweise geringen Umweltre- 9

12 levanz und Größe der Gemeinde angemessen 1. Die Validierung der aktualisierten Umwelterklärung erfolgt entsprechend desselben Antrages jeweils nach 2 Jahren. Beobachtung: Bei der Umweltbetriebsprüfung (UBP) wurden keine wesentlichen Abweichungen festgestellt. Im Jahr 2014 wurde keine UBP durchgeführt Bewertung durch die oberste Leitung Eine Bewertung durch die oberste Leitung über die Leistung des Umweltmanagementsystems wurde vom Umwelt-Team und dem Kirchengemeinderat kürzlich durchgeführt. Das neue Umweltprogramm wurde dabei beschlossen. Die Anforderungen von EMAS werden erfüllt. Beobachtung: Im Jahr 2014 hat keine formelle Bewertung durch die oberste Leitung stattgefunden Umwelterklärung Die Umwelterklärung wird den Forderungen von EMAS gerecht und stellt die Gemeinde in angemessener Weise dar. Die Zahlen und Daten konnten nachvollzogen werden. Die während des Audits angesprochenen Abweichungen von den Anforderungen an Umwelterklärungen nach EMAS wurden kurzfristig behoben. 1 Vgl. Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 (EMAS), Ausnahmeregelungen für kleine Organisationen: Auf Antrag einer kleinen Organisation verlängern die zuständigen Stellen für diese Organisation das Dreijahresintervall gem. Artikel 6 (1) auf bis zu vier Jahre oder das Jahresintervall gemäß Artikel 6 (2) auf bis zu zwei Jahre, sofern der Umweltgutachter, der die Organisation begutachtet hab, bestätigt, dass alle nachfolgenden Bedingungen erfüllt sind: a) Es liegen keine wesentlichen Umweltrisiken vor, b) die Organisation plant keine wesentlichen Änderungen im Sinne von Artikel 8, und c) es liegen keine wesentlichen lokalen Umweltprobleme vor, zu denen die Organisation beiträgt. Aus unserer Sich kann die zuständige Stelle für die o.g. Organisation das Dreijahresintervall gemäß EMAS Artikel 6 (1) auf bis zu vier Jahre oder das Jahresintervall gemäß Artikel 6 (2) auf bis zu zwei Jahre verlängern. 10

13 5. Erklärung des Umweltgutachters 11

14 *** Dieser Bericht entbindet nicht von der Einhaltung gesetzlicher und/oder behördlicher Vorschriften und Anordnungen. Köln, KPMG Cert GmbH Umweltgutachterorganisation Joachim Ganse Umweltgutachter Geschäftsführer ppa. Georg Hartmann Umweltgutachter Senior Manager 12