«Individualisierung und Arbeiten mit Büromedien-Vorlagen» für OpenOffice 3.1

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1 Universität Zürich Kommunikation, CD-Support Rämistrasse Zürich Kurzanleitung «Individualisierung und Arbeiten mit Büromedien-Vorlagen» für OpenOffice 3.1 Sie haben eine Grundausstattung von verschiedenen Vorlagen für Büromedien wie Briefe, Formulare, Publikationen und Präsentationen erhalten. Diese wurden auf Ihre Universitätseinheit (Institut, Abteilung oder Klinik) angepasst und sind auf Ihrem Computer installiert. Falls dem nicht so sein sollte, wenden Sie sich an Ihre CD- oder IT-verantwortliche Person. 1 Die Vorlagen für die persönliche Korrespondenz müssen nun noch auf Ihre persönlichen Daten angepasst werden (=Individualisierung). Dies sind folgende Vorlagen aus dem Ordner «Korrespondenz»: - Brief - Brief mit Absenderzeile - Kurzbrief - Kurzbrief mit Absenderzeile - Fax 1 Sind Sie eine geübte Anwenderin oder ein geübter Anwender, dann können Sie auch gemäss der Kurzanleitung «Parametrisierung und Installation Büromedien-Vorlagen» die Vorlagen auf Ihrem Computer installieren und parametrisieren. Seite 1/5

2 1. Individualisierung Am Beispiel der Briefvorlage. Starten Sie das Programm OpenOffice.org Textverarbeitung (Writer) und wählen Sie Menü «Datei > Dokumentenvorlage > Bearbeiten...»: Falls Sie Ihre Benutzervorlagen nicht finden können, wenden Sie sich bitte an Ihren CD- oder IT- Verantwortlichen oder den CD-Support. Öffnen Sie nun den Ordner «UZH D Korrespondenz» und darin die für Ihre Universitätseinheit angepasste Büromedien-Vorlage «uzh_brief_d_ue.ott» («UE» steht stellvertretend für die entsprechende Kurzbezeichnung Ihrer Universitätseinheit). Individualisieren Sie nun die Büromedien-Vorlage mit Ihren persönlichen Angaben, ohne Veränderung der Formatierungen, der Boxgrösse und der Platzierung: Seite 2/5

3 Vergessen Sie nicht, auch den Bereich der Grussformel anzupassen: Danach speichern Sie die individualisierte Büromedien-Vorlage ab. Wählen Sie dazu Menü «Datei > Speichern unter...». Speichern Sie die neue Vorlage im selben Ordner wie die Originalvorlage ab. Ergänzen Sie den vorgeschlagenen Namen der Originalvorlage mit einem Unterstrich, gefolgt von Ihrem Kürzel oder vollständigen Namen: z.b. «uzh_brief_d_ue_mv.ott» oder «uzh_brief_d_ue_mustermann_verena.ott». Als Dateityp belassen Sie «ODF Textdokumentvorlage (.ott)»: Gehen Sie analog mit allen anderen am Anfang dieser Kurzanleitung erwähnten Word-Vorlagen im Ordner «Korrespondenz» vor. Falls Sie die Vorlagen für mehrere Personen individualisieren, erstellen Sie analog für jede weitere Person eine individualisierte Vorlage und kennzeichnen sie diese eindeutig. Seite 3/5

4 2. Bereinigung der Büromedienvorlagen Nachdem Sie die Vorlagen fertig individualisiert haben, löschen Sie die entsprechenden, nicht individualisierten Vorlagen. Dies um zu verhindern, dass diese irrtümlich verwendet werden. Achtung, löschen Sie nur Vorlagen, zu denen auch eine individualisierte Version existiert. Gehen sie zum OpenOffice-Vorlagenordner, um die Vorlagen zu bereinigen: /home/«benutzer»/.openoffice.org/3/user/template («Benutzername» steht für den Namen Ihres Computerbenutzerkontos) Bitte beachten: Beim Verzeichnis «.openoffice.org». handelt es sich um ein unsichtbares Verzeichnis. Im Verzeichnis des aktuellen Benutzers wählen Sie im Datei-Browser Menü Ansicht > Verborgene Dateien anzeigen, bevor Sie zum OpenOffice-Vorlagenordner navigieren: Bitte beachten: Löschen Sie bitte die alten, nicht an das UZH-CD 2010 angepasste Vorlagen erst nach dessen Einführungsstichtag am Benutzen Sie die neuen Vorlagen frühestens ab 20. September Seite 4/5

5 3. Arbeiten mit Vorlagen Wenn Sie ein neues Büromedien-Dokument erstellen wollen (Brief, Präsentation,etc.), greifen Sie bitte jedes Mal auf die jeweilige Vorlage zurück. So werden keine falschen Daten oder Formatierungen von Dokument zu Dokument weitergeschleppt. So arbeiten Sie mit Ihren Vorlagen: Wählen Sie im gewünschten OpenOffice-Programm (Writer, Impress, Calc) im Menü «Datei > Neu > Vorlagen und Dokumente > Eigene Vorlagen»: Dann wählen in der entsprechenden Vorlagenkategorie (z.b. «UZH D Korrespondenz») die gewünschte Büromedien-Vorlage aus. Dadurch wird ein auf dieser Vorlage basierendes, neues Dokument erstellt. 4. Support Für weiter gehenden Support im Zusammenhang mit den Vorlagen und der Installation kontaktieren Sie die Website schicken Sie eine an cd@kommunikation.uzh.ch oder wählen Sie die Supportnummer Seite 5/5