ISBJ Trägerportal. Dokumentation der Vorgänge in ISBJ-KiTa bei Vertragsregistrierung oder Laufzeitänderung durch Portalnutzer

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1 ISBJ Trägerportal Dokumentation der Vorgänge in ISBJ-KiTa bei Vertragsregistrierung oder Laufzeitänderung durch Portalnutzer Version 1.0 Stand

2 Inhalt Kita: Erfolgreiche Vertragsregistrierung Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Output-Art-Zuordnungen: - oder Druck (falls keine Mail angegeben) Output-Art-Zuordnungen: Output-Art-Zuordnungen: Druck Kostenbescheid Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für Träger und Eltern Fehlerhafte Vertragsregistrierung Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für den Portalnutzer Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Erfolgreiche Laufzeitänderung Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Output-Art-Zuordnungen: - oder Druck (nur falls keine Mail angegeben) Output-Art-Zuordnungen: Output-Art-Zuordnungen: Druck Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für Träger und Eltern Fehlerhafte Laufzeitänderung Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für den Portalnutzer Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert... 9 Schulhort: Erfolgreiche Vertragsregistrierung Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (nur, falls keine Mail angegeben) Output-Art-Zuordnungen: Output-Art-Zuordnungen: Druck Kostenbescheid Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für Träger und Eltern Kooperationsvertragsregistrierung ohne Berechnungsgrundlage Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für den Portalnutzer Fehlerhafte Vertragsregistrierung Schulhort Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für den Portalnutzer Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Erfolgreiche Laufzeitänderung Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Output-Art-Zuordnungen: - oder Druck (nur falls keine Mail angegeben) Output-Art-Zuordnungen: Output-Art-Zuordnungen: Druck Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa bei Schulhortverträgen text für Träger und Eltern Fehlerhafte Laufzeitänderung Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa text für den Portalnutzer Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Laufzeitänderungen bei Verträgen ohne Berechnungsgrundlagen Abgelehnte Anfragen Doppelte Vertragsregistrierung Nachträgliche Stornierung Nachträgliche Registrierung in ISBJ KiTa Nachträgliche Registrierung in ISBJ KiTa vor dem Akzeptieren text für den Portalnutzer bei automatischer Ablehnung der Anfrage Seite 2 / 21

3 Kita: 1. Erfolgreiche Vertragsregistrierung Bei erfolgreicher Bearbeitung oder Registrierung eines Vertrages aus dem ISBJ-Trägerportal werden die dort eingegebenen Daten als Posting auf einen Mailserver im Intranet des ITDZ verschickt und anschließend von ISBJ-KiTa in regelmäßigen Abständen abgeholt und verarbeitet. Abhängig von den Einstellungen in ISBJ-KiTa, welche von den Anwendungssystembetreuern verändert werden können, findet ein automatischer Versand der bei der Verarbeitung der Anfrage entstehenden Dokumente über die Output-Management-Komponenten im ITDZ (OMK) statt. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Optionen bei erfolgreicher Verarbeitung der Anfrage in ISBJ-KiTa in Abhängigkeiten der bezirklichen Einstellungen beschrieben Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Der Träger erhält eine Mail mit der Trägermitteilung als PDF-Anhang und bekommt die Mitteilung zusätzlich per Post zu geschickt. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Eltermitteilung als PDF-Anhang und bekommen die Mitteilung per Post zu geschickt. Wurde bei der Betreuungsperson keine Mail angegeben erhalten sie die Mitteilung nur per Post Output-Art-Zuordnungen: - oder Druck (falls keine Mail angegeben) Der Träger erhält eine Mail mit der Trägermitteilung als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Registrierungsmitteilung als Anhang wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde. Nur wenn keine Mailadresse angegeben wurde, wird die Mitteilung per Post verschickt Output-Art-Zuordnungen: Der Träger erhält eine Mail mit der Trägermitteilung als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Registrierungsmitteilung als PDF-Anhang wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde Output-Art-Zuordnungen: Druck Einstellung für die Träger - und Elternmitteilungen: Der Träger und die Eltern erhalten die Registrierungsmitteilung per Post zugeschickt. Seite 3 / 21

4 1.2. Kostenbescheid Bei der Registrierung eins neuen, bzw. Änderung der Laufzeit eines bestehenden Vertrags in ISBJ- KiTa wird automatisch ein neuer Kostenbescheid auf der Grundlage der letzten aktuellen Berechnungsgrundlage erstellt. Dieser Kostenbescheid wird mit der Vertragsregistrierung über das Trägerportal nicht automatisch über die OMK verschickt. Der Kostenbescheid muss manuell vom Sachbearbeiter über die Dokumentenliste verschickt bzw. ausgedruckt werden Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Nach der erfolgreichen Vertragsregistrierung im ISBJ-Trägerportal landet der Vorgang nach der Postingverarbeitung in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (KiTa) und der Vertrag wird in KiTa korrekt übernommen. Über die Druckvorschau können die Registrierungsmitteilungen für den Träger und die Eltern als Verfügung ausgedruckt werden. Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Registrierungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Registrierungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet oder über die Dokumentenliste als versendet markiert text für Träger und Eltern Der text für die erfolgreiche Verarbeitung kann im Bereich der OMK-Verwaltung / Output-Arten in der entsprechenden -Output-Art modifiziert werden. Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage erhalten Sie die Mitteilung über die Registrierung bzw. die Änderung der Laufzeit eines Kitavertrages im ISBJ-KiTa Verfahren zu einem in ihrer Einrichtungen betreuten Kind. Im Auftrag Amt für Tagesbetreuung Seite 4 / 21

5 2. Fehlerhafte Vertragsregistrierung 2.1. Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Wird die Registrierungs- oder Änderungsanfrage aus dem Trägerportal nicht automatisch in ISBJ KiTa übernommen (z.b. Abweichungen bei Name des Kindes oder Geburtsdatum), dann landet die fehlerhafte Anfrage in der Fehlerwarteschlange der externen Anfragen (KiTa). Der Portalnutzer erhält eine Hinweis-Mail über den aufgetretenen Fehler bei der Bearbeitung der Anfrage, sofern eine gültige spezielle Outputart-Zuordnung (Postingfehler) existiert. Die fehlerhafte Anfrage sollte kurzfristig von einem Sachbearbeiter im Jugendamt geprüft und bearbeitet werden. Die hierzu möglichen Optionen werden nachfolgend beschrieben text für den Portalnutzer In dem text wird der Portalnutzer über die fehlerhafte Eingabe informiert und für Rückfragen der Sachbearbeiter benannt, welcher den betroffenen Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat. bei der Verarbeitung Ihrer Anfrage für eine Vertragsregistrierung ist leider ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung lautet: Der angegebene Name ist nicht korrekt. Ihre Anfrage wird von dem zuständigen Sachbearbeiter manuell bearbeitet. Ihre Angaben: Kindname: Dokutest, Andrea Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1730 Vertragsbeginn: Vertragsende: Einrichtung: Angabe fehlt Betreuungsumfang: halbtags Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Beier Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Seite 5 / 21

6 2.3. Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter abgelehnt erfolgt eine Abfrage, ob eine Mail an den Träger versendet werden soll. Soll eine an den Träger versendet werden, kann der Sachbearbeiter die Ablehnung per Texteingabe kommentieren. Wird dies bestätigt erhält der Träger folgenden text mit der Angabe des Sachbearbeiters, welcher den Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat: der Sachbearbeiter hat Ihre Anfrage für eine Vertragsregistrierung für Andrea Dokutest endgültig abgelehnt. Der Kommentar des Sachbearbeiters lautet: Testeintrag für Ablehnungsmail Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Beier Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Der Portalnutzer hält keine wenn der Sachbearbeiter bei der Ablehnung der fehlerhaften Anfrage den versand nicht bestätigt. Nach der Ablehnung der Registrierung landet die Anfrage in der Historie der externen Anfragen Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter akzeptiert (z.b. geringfügige Abweichung des Names oder Geburtsdatum) werden die Registrierungsmitteilungen an den Träger und die Eltern per Mail und per Post verschickt. Beim Versand der Mitteilungen über die OMK gelten dieselben Abhängigkeiten wie bei der erfolgreichen Vertragsregistrierung, die unter Punkt 1 beschrieben wurde. Der text lautet wie unter 1.4 beschrieben. Die Registrierung wird in ISBJ KiTa übernommen und die Anfrage landet in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (KiTa). Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Registrierungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Registrierungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet. Seite 6 / 21

7 3. Erfolgreiche Laufzeitänderung Eine Laufzeitänderung liegt vor, wenn bei einer bestehenden Vertragsregistrierung in ISBJ-KiTa der Vertragsbeginn bzw. das Finanzierungsende geändert wird. Im Folgenden sind die Optionen bei einer erfolgreichen Verarbeitung einer Laufzeitänderungsanfrage aus dem Trägerportal in ISBJ-KiTa beschrieben Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Der Träger erhält eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang und bekommt die Mitteilung per Post zu geschickt. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang und bekommen die Mitteilung per Post zu geschickt. Wurde bei der Betreuungsperson keine Mail angegeben erhalten sie die Mitteilung nur per Post Output-Art-Zuordnungen: - oder Druck (nur falls keine Mail angegeben) Der Träger erhält eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde. Nur wenn keine Mailadresse angegeben wurde, wird die Mitteilung per Post verschickt Output-Art-Zuordnungen: Der Träger erhält eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde Output-Art-Zuordnungen: Druck Einstellung für die Träger - und Elternmitteilungen: Der Träger und die Eltern erhalten die Änderungsmitteilungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) per Post zu geschickt Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Nach der erfolgreichen Laufzeitänderung im Portal landet die Anfrage nach der Postingverarbeitung in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (KiTa) und die Änderung wird in KiTa korrekt übernommen. Über die Druckvorschau können die Änderungsmitteilungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) für den Träger und die Eltern ausgedruckt werden. Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Änderungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Änderungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet oder über die Dokumentenliste als versendet markiert. Seite 7 / 21

8 3.3. text für Träger und Eltern Der text kann im Bereich der OMK-Verwaltung / Output-Arten in der entsprechenden - Output-Art modifiziert werden. Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage erhalten Sie die Mitteilung über die Registrierung bzw. die Änderung der Laufzeit eines Kitavertrages im ISBJ-KiTa Verfahren zu einem in ihrer Einrichtungen betreuten Kind. Im Auftrag Amt für Tagesbetreuung 4. Fehlerhafte Laufzeitänderung 4.1. Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Wird die Laufzeitänderung aus dem Portal in ISBJ KiTa nicht automatisch übernommen (z.b. falsches Geburtsdatum), dann landet die fehlerhafte Anfrage in der Fehlerwarteschlange der externen Anfragen (KiTa). Der Portalnutzer erhält eine Hinweis-Mail über den aufgetretenen Fehler bei der Bearbeitung der Anfrage, falls eine spezielle Outputart-Zuordnung für Postingfehler in den bezirklichen OMK-Einstellungen existiert text für den Portalnutzer In dem text wird der Portalnutzer über die fehlerhafte Eingabe informiert und für Rückfragen der Sachbearbeiter benannt, welcher den Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat. bei der Verarbeitung Ihrer Anfrage für eine Laufzeitanpassung ist leider ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung lautet: Der angegebene Name ist nicht korrekt. Ihre Anfrage wird von dem zuständigen Sachbearbeiter manuell bearbeitet. Ihre Angaben: Kindname: Dokutest09, Petre Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1737 Vertragsbeginn: Vertragsende: Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Friede Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Seite 8 / 21

9 4.3. Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter abgelehnt erfolgt eine Abfrage, ob eine Mail an den Träger versendet werden soll. Soll eine an den Träger versendet werden, kann der Sachbearbeiter die Ablehnung per Texteingabe kommentieren. Wird dies bestätigt, erhält der Träger folgenden text mit der Angabe des Sachbearbeiters, welcher den Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat: der Sachbearbeiter hat Ihre Anfrage für eine Laufzeitanpassung für Petre Dokutest09 endgültig abgelehnt. Der Kommentar des Sachbearbeiters lautet: Testmitteilung Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Beier Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Der Portalnutzer hält keine wenn der Sachbearbeiter bei der Ablehnung der fehlerhaften Anfrage den versand nicht bestätigt. Nach der Ablehnung der Laufzeitänderung landet die Anfrage in der Historie Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter akzeptiert werden die Änderungsmitteilungen (vorzeitige Beendigung) an den Träger und die Eltern per Mail und per Post verschickt. Beim Versand der Mitteilungen über die OMK gelten dieselben Abhängigkeiten wie bei der erfolgreichen Laufzeitänderung wie unter Punkt 3 beschrieben. Der text lautet wie unter 3.3 beschrieben. Die Änderung wird in ISBJ KiTa übernommen und die Anfrage landet in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (KiTa). Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Änderungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Änderungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet. Seite 9 / 21

10 Schulhort: 5. Erfolgreiche Vertragsregistrierung Bei erfolgreicher Bearbeitung oder Registrierung eines Schulhortkooperationsvertrages durch Träger von Privatschulen aus dem ISBJ-Trägerportal werden die dort eingegebenen Daten als Posting auf einen Mailserver im Intranet des ITDZ verschickt und anschließend von ISBJ-KiTa in regelmäßigen Abständen abgeholt und verarbeitet. Abhängig von den Einstellungen in ISBJ-KiTa, welche von den Anwendungssystembetreuern verändert werden können, findet ein automatischer Versand der bei der Verarbeitung der Anfrage entstehenden Dokumente über die Output-Management-Komponenten im ITDZ (OMK) statt. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Optionen bei erfolgreicher Verarbeitung der Anfrage in ISBJ-KiTa in Abhängigkeiten der bezirklichen Einstellungen beschrieben Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Der Träger erhält eine Mail mit der Trägermitteilung als PDF-Anhang und bekommt die Mitteilung per Post zu geschickt. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Eltermitteilung als PDF-Anhang und bekommen die Mitteilung per Post zu geschickt. Wurde bei der Betreuungsperson keine Mailadresse angegeben erhalten sie die Mitteilung nur per Post Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (nur, falls keine Mail angegeben) Der Träger erhält eine Mail mit der Trägermitteilung als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Registrierungsmitteilung als Anhang, wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde. Ist keine Mailadresse angegeben, so wird die Mitteilung per Post an die Eltern verschickt Output-Art-Zuordnungen: Der Träger erhält eine Mail mit der Trägermitteilung als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Registrierungsmitteilung als PDF-Anhang, wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde Output-Art-Zuordnungen: Druck Einstellung für die Träger - und Elternmitteilungen: Der Träger und die Eltern erhalten die Registrierungsmitteilung per Post zu geschickt. Seite 10 / 21

11 5.2. Kostenbescheid Bei der Registrierung eins neuen, bzw. Änderung der Laufzeit eines bestehenden Schulhortkooperationsvertrags in ISBJ-KiTa wird automatisch ein neuer Kostenbescheid auf der Grundlage der letzten gültigen Berechnungsgrundlage erstellt. Dieser Kostenbescheid wird mit der Vertragsregistrierung über das Trägerportal nicht automatisch über die OMK verschickt. Der Kostenbescheid muss manuell vom Sachbearbeiter über die Dokumentenliste verschickt bzw. ausgedruckt werden Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Nach der erfolgreichen Vertragsregistrierung im Portal landet die Anfrage nach der Postingverarbeitung in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (Schulhort) und der Vertrag wird in KiTa korrekt übernommen. Über die Druckvorschau können die Registrierungsmitteilungen für den Träger und die Eltern ausgedruckt werden. Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Registrierungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Registrierungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet text für Träger und Eltern Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage erhalten Sie die Mitteilung über die Registrierung bzw. die Änderung der Laufzeit eines Schulhort Kooperationsvertrages im ISBJ-KiTa Verfahren zu einem in ihrer Einrichtungen betreuten Kind. Im Auftrag Amt für Tagesbetreuung Seite 11 / 21

12 6. Kooperationsvertragsregistrierung ohne Berechnungsgrundlage 6.1. Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Der Portalnutzer erhält eine Hinweis-Mail über die fehlende Berechnungsgrundlage, sofern eine spezielle Outputart-Zuordnung (keine Berechnungsgrundlagen) existiert. Nach der Vertragsregistrierung im Portal landet die Anfrage nach der Postingverarbeitung in der Warteschlange Historie der Externen Anfragen (Schulhort). Der Vertrag wird in KiTa korrekt übernommen. Der registrierte Kooperationsvertrag ist in der Warteschlange Hortverträge ohne BG (Hort-Berechnung) zu sehen. Zusätzlich erhält der Sachbearbeiter eine entsprechende Wiedervorlage, sofern die entsprechende automatische Prozedur aktiviert worden ist text für den Portalnutzer In dem text wird der Portalnutzer über die fehlende Berechnungsgrundlage sowie fehlende Mitteilungen informiert und für Rückfragen der Sachbearbeiter benannt, welcher den Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat. der Vertrag für Kind TestReg2 wurde registriert. Da aktuell noch keine gültige Berechnungsgrundlage existiert, konnten keine Mitteilungsdokumente erzeugt werden. Sie erhalten die Dokumente, sobald die Berechnungsgrundlage von dem zuständigen Sachbearbeiter erstellt wurde. Ihre Angaben: Kindname: TestReg2, Kind Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1721 Vertragsbeginn: Vertragsende: Einrichtung: Evangelische Schule Pankow (Grundschule), Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Andreoli-Gottlieb Fehrbelliner Platz 4 Abteilung Jugend, Familie, Schule u.sport Abteilung Fehrbelliner Platz Bln. Tel.: Sprechzeiten: Mo. und Di. Do Uhr Uhr Seite 12 / 21

13 7. Fehlerhafte Vertragsregistrierung Schulhort 7.1. Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Die Registrierung wird ISBJ KiTa nicht übernommen und die fehlerhafte Anfrage (z.b. falscher Name) landet in der Fehlerwarteschlange der externen Anfragen (Schulhort). Der Portalnutzer erhält eine Hinweis-Mail über den Fehler bei der Bearbeitung der Anfrage, sofern es eine spezielle Outputart- Zuordnung (Postingfehler) gibt text für den Portalnutzer In dem text wird der Portalnutzer über die fehlerhafte Eingabe informiert und für Rückfragen der Sachbearbeiter benannt, welcher den Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat. bei der Verarbeitung Ihrer Anfrage für eine Vertragsregistrierung ist leider ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung lautet: Der angegebene Name ist nicht korrekt. Ihre Anfrage wird von dem zuständigen Sachbearbeiter manuell bearbeitet. Ihre Angaben: Kindname: Dokutest, Andrea Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1730 Vertragsbeginn: Vertragsende: Einrichtung: Angabe fehlt Betreuungsumfang: halbtags Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Beier Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Seite 13 / 21

14 7.3. Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter abgelehnt erfolgt eine Abfrage, ob eine Mail an den Träger versendet werden soll. Soll eine an den Träger versendet werden kann der Sachbearbeiter die Ablehnung per Texteingabe kommentieren. Wird dies bestätigt erhält der Träger folgenden text: der Sachbearbeiter hat Ihre Anfrage für eine Vertragsregistrierung für Andrea Dokutest endgültig abgelehnt. Der Kommentar des Sachbearbeiters lautet: Testeintrag für Ablehnungsmail Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Beier Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Der Portalnutzer hält keine , wenn der Sachbearbeiter bei der Ablehnung der fehlerhaften Anfrage den versand nicht bestätigt Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter akzeptiert, ist zu beachten, ob zu dem betroffenen Kind eine gültige Berechnungsgrundlage existiert. Ist eine Berechnungsgrundlage vorhanden, tritt der beschriebene Fall unter Punkt 1 auf. Ist keine Berechnungsgrundlage vorhanden, so verhält sich die Anwendung, wie unter Punkt 2 beschrieben. Der Versand der Mitteilungen über die OMK kann nur erfolgen, wenn eine Berechnungsgrundlage existiert. Die Registrierung wird in ISBJ KiTa übernommen. Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Registrierungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. Seite 14 / 21

15 8. Erfolgreiche Laufzeitänderung Eine Laufzeitänderung liegt vor, wenn bei einer bestehenden Vertragsregistrierung in ISBJ-KiTa der Vertragsbeginn bzw. das Finanzierungsende geändert wird. Im Folgenden sind die Optionen bei einer erfolgreichen Verarbeitung einer Laufzeitänderungsanfrage aus dem Trägerportal in ISBJ-KiTa beschrieben Output-Art-Zuordnungen: - und Druck (sowohl als auch) Der Träger erhält eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang und bekommt die Mitteilung per Post zu geschickt. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang und bekommen die Mitteilung per Post zu geschickt. Wurde bei der Betreuungsperson keine Mail angegeben erhalten sie die Mitteilung nur per Post Output-Art-Zuordnungen: - oder Druck (nur falls keine Mail angegeben) Der Träger erhält eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde. Nur wenn keine Mailadresse angegeben wurde, wird die Mitteilung per Post verschickt Output-Art-Zuordnungen: Der Träger erhält eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang. Die Eltern erhalten eine Mail mit der Änderungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) als PDF-Anhang wenn bei der Betreuungsperson eine Mailadresse angegeben wurde Output-Art-Zuordnungen: Druck Einstellung für die Träger - und Elternmitteilungen: Der Träger und die Eltern erhalten die Änderungsmitteilungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) per Post zu geschickt. Seite 15 / 21

16 8.2. Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa bei Schulhortverträgen Nach der erfolgreichen Laufzeitänderung im Portal landet die Anfrage nach der Postingverarbeitung in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (Hort) und die Änderung am Kooperationsvertrag wird in KiTa korrekt übernommen. Über die Druckvorschau können die Änderungsmitteilungsmitteilung (vorzeitige Beendigung) für den Träger und die Eltern ausgedruckt werden. Im Kooperationsvertragselement in KiTa sowie auf den Änderungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Änderungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet text für Träger und Eltern Der text kann im Bereich der OMK-Verwaltung / Output-Arten in der entsprechenden - Output-Art modifiziert werden. Sehr geehrte Damen und Herren, in der Anlage erhalten Sie die Mitteilung über die Registrierung bzw. die Änderung der Laufzeit eines Schulhort Kooperationsvertrages. im ISBJ-KiTa Verfahren zu einem in ihrer Einrichtungen betreuten Kind. Im Auftrag Amt für Tagesbetreuung Seite 16 / 21

17 9. Fehlerhafte Laufzeitänderung 9.1. Posting-Verarbeitung und Übernahme in ISBJ KiTa Die Laufzeitänderung wird ISBJ KiTa nicht übernommen und die fehlerhafte Anfrage (z.b. falscher Name) landet in der Fehlerwarteschlange der externen Anfragen (Hort). Der Portalnutzer erhält eine Hinweis-Mail über den Fehler bei der Bearbeitung der Anfrage, sofern es eine spezielle Outputart- Zuordnung (Postingfehler) gibt text für den Portalnutzer In dem text wird der Portalnutzer über die fehlerhafte Eingabe informiert und für Rückfragen der Sachbearbeiter benannt, welcher die Bedarfsanerkennung erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat. bei der Verarbeitung Ihrer Anfrage für eine Laufzeitanpassung ist leider ein Fehler aufgetreten. Die Fehlermeldung lautet: Der angegebene Name ist nicht korrekt. Ihre Anfrage wird von dem zuständigen Sachbearbeiter manuell bearbeitet. Ihre Angaben: Kindname: Dokutest12, Erna Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1742 Vertragsbeginn: Vertragsende: Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Beier Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Seite 17 / 21

18 9.3. Fehlerhafte Anfrage wird abgelehnt Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter abgelehnt erfolgt eine Abfrage, ob eine Mail an den Träger versendet werden soll. Soll eine an den Träger versendet werden kann der Sachbearbeiter die Ablehnung per Texteingabe kommentieren. Wird dies bestätigt erhält der Träger folgenden text mit der Angabe des Sachbearbeiters, welcher den Gutschein erstellt bzw. als Letzter bearbeitet hat: der Sachbearbeiter hat Ihre Anfrage für eine Laufzeitanpassung für Erna Dokutest12 endgültig abgelehnt. Der Kommentar des Sachbearbeiters lautet: Testkommentar zur Ablehnung Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Clausen Karl Marx Allee 31 Jugend und Finanzen Abteilung Karl Marx Allee Berlin Tel.: Sprechzeiten: Montag und Dienstag 9-12 Uhr Donnerstag Uhr Der Portalnutzer hält keine wenn der Sachbearbeiter bei der Ablehnung der fehlerhaften Anfrage den versand nicht bestätigt. Nach der Ablehnung der Laufzeitänderung landet die Anfrage in der Historie Fehlerhafte Anfrage wird akzeptiert Wird die fehlerhafte Anfrage durch einen Sachbearbeiter akzeptiert werden die Änderungsmitteilungen (vorzeitige Beendigung) an den Träger und die Eltern per Mail und per Post verschickt. Beim Versand der Mitteilungen über die OMK gelten dieselben Abhängigkeiten wie bei der erfolgreichen Laufzeitänderung von Kooperationsverträgen wie unter Punkt 4 (Schulhort) beschrieben. Der text lautet wie unter 4.3 beschrieben. Die Änderung wird in ISBJ KiTa übernommen und die Anfrage landet in der Warteschlange Druck der Externen Anfragen (Hort). Im Vertragselement in KiTa sowie auf den Änderungsmitteilungen wird der Portalnutzer angeben. In der Dokumentenliste haben die Änderungsmitteilungen der Träger und Eltern den Status versendet. Der Status der Anfrage bleibt solange auf unerledigt bis ein Sachbearbeiter über die Warteschlange Druck die Anfrage als erledigt kennzeichnet. Seite 18 / 21

19 10. Laufzeitänderungen bei Verträgen ohne Berechnungsgrundlagen Die Postingverarbeitung verhält sich hier wie bei der Vertragsregistrierung ohne Berechnungsgrundlage. Der Portalnutzer erhält eine Hinweis-Mail über die fehlende Berechnungsgrundlage, wenn es eine spezielle Outputart-Zuordnung (keine Berechnungsgrundlagen) gibt. Nach der Änderung im Portal landet die Anfrage nach der Postingverarbeitung in der Warteschlange Historie der Externen Anfragen (Schulhort). Die Laufzeitänderung wird in KiTa korrekt übernommen. Der registrierte Kooperationsvertrag ist weiterhin in der Warteschlange Hortverträge ohne BG (Hort-Berechnung) zu sehen. Zusätzlich erhält der Sachbearbeiter eine entsprechende Wiedervorlage, sofern die automatische Prozedur aktiviert worden ist. die Laufzeit für den Vertrag von Kind TestReg2 wurde angepasst. Da aktuell noch keine gültige Berechnungsgrundlage existiert, konnten keine Mitteilungsdokumente erzeugt werden. Sie erhalten die Dokumente, sobald die Berechnungsgrundlage von dem zuständigen Sachbearbeiter erstellt wurde. Ihre Angaben: Kindname: TestReg2, Kind Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1722 Vertragsbeginn: Vertragsende: Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an: Frau Andreoli-Gottlieb Fehrbelliner Platz 4 Abteilung Jugend, Familie, Schule u.sport Abteilung Fehrbelliner Platz Bln. Tel.: Sprechzeiten: Mo. und Di. Do Uhr Uhr Seite 19 / 21

20 11. Abgelehnte Anfragen Alle Anfragen aus dem ISBJ-Trägerportal, die aufgrund fachlicher Fehler abgelehnt werden, erscheinen als abgelehnt in der Historie. Folgende Fälle wurden umgesetzt Doppelte Vertragsregistrierung Vertragsregistrierung zweimal hintereinander durchführen. Nur die 1. Registrierung wird verarbeitet. Nur eine Anfrage wird verarbeitet. Die zweite Anfrage wird abgelehnt, landet in der Historie und eine entsprechende Mail (Fehler bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage) wird generiert und an den Portalnutzer geschickt Nachträgliche Stornierung Nach einer Vertragsregistrierung im Portal (d.h. bevor die Registrierung schon in KiTa übernommen wurde) wird in ISBJ Kita der Gutschein storniert. Die Vertragsregistrierung über das Portal wird abgelehnt, da der Gutschein nicht mehr einlösbar ist. Eine entsprechende Mail (Fehler bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage) wird generiert und an den Portalnutzer geschickt Nachträgliche Registrierung in ISBJ KiTa Nach einer Vertragsregistrierung im Portal (d.h. bevor die Registrierung schon in Kita übernommen wurde) wird in ISBJ Kita zu dem Gutschein ein Vertrag registriert. Die Vertragsregistrierung über das Portal wird abgelehnt, da der Gutschein nicht mehr einlösbar ist. Eine entsprechende Mail (Fehler bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage) wird generiert und an den Portalnutzer geschickt Nachträgliche Registrierung in ISBJ KiTa vor dem Akzeptieren Nach einer fehlerhaften (z.b. falscher Name) Vertragsregistrierung (Eintrag landet in der WS externen Anfragen). In Kita wird der Vertrag korrekt registriert. Danach wird über die WS externen Anfragen die Registrierung akzeptiert. Vertrag kann über die WS Fehler nicht mehr registriert werden, mit der Meldung Gutschein ist nicht einlösbar". Die Anfrage landet mit dem Status abgelehnt in der Historie. Seite 20 / 21

21 text für den Portalnutzer bei automatischer Ablehnung der Anfrage Bei einer automatischen Ablehnung von Anfrage-Postings durch ISBJ-KiTa erhält der Portalnutzer eine entsprechende -Benachrichtigung. Diese hat folgenden Text: bei der Verarbeitung Ihrer Anfrage für eine Vertragsregistrierung ist leider ein Fehler aufgetreten. Eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich. Die Fehlermeldung lautet: Der Gutschein ist nicht einlösbar. Ihre Angaben: Kindname: Dokutest01, Silke Geburtsdatum: Vorgangsnummer:1744 Vertragsbeginn: Vertragsende: Einrichtung: Angabe fehlt Betreuungsumfang: teilzeit Seite 21 / 21