Benutzerdokumentation des Trägerportals

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1 Benutzerdokumentation des Trägerportals (Standard) Version Stand 27. Dezember 2006 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

2 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Versionshistorie Datum Änderungen Version Autor Vollständige Version Drozdowski Angepasste Version / Vertragsregistrierung Laufzeitänderung Drozdowski Angepasste Version / Vertragsregistrierung Laufzeitänderung Krohn Angepasste Version / Vertragsregistrierung Laufzeitänderung Krohn 2 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

3 ISBJ Trägerportal Inhaltsverzeichnis Einleitung... 4 Portal... 5 Trägerportal Startseite...5 Trägerportal Benutzerverwaltung (nur für Systemadministratoren)... 8 Trägerportal Gutschein suchen...11 Trägerportal Gutschein- und Vertragsübersicht...13 Trägerportal Vertragsregistrierung (nur für Nutzer)...13 Trägerportal Fehler bei der Eingabe...16 Trägerportal Laufzeitänderung (Vertragsbeendigungen, Betreuungsumfangsreduzierungen) (nur für Nutzer)...16 Gültigkeit von Zertifikaten

4 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Bedienung des Internetportals für Zahlungspartner, Träger und Einrichtungen im Rahmen von ISBJ KiTa. Mit Hilfe des Portals können nicht personenbezogene Daten aus der KiTa-Datenbank eingesehen und zum Teil per elektronischer Meldung zur weiteren Bearbeitung an das zuständige Bezirksamt weitergeleitet werden. Das Portal bietet den Zahlungspartnern, Trägern und Einrichtungen eine Möglichkeit, außerhalb des Fachverfahrens KiTa Daten zu suchen und schnellsten Änderungen bekannt zu geben. Mit dem Ihnen übermittelten Zertifikat haben Sie immer lesendes Recht und die Möglichkeit Gutscheine zu suchen und ggf. anzuschauen. Bitte beachten Sie, dass beim Einrichten von Nutzern bzw. ändern von Passwörtern etc. immer zur Aktualisierung dieser Zugangsdaten das Nightly Update nötig ist. Das bedeutet, dass um die Stunde 0.00 die Aktualisierung vollzogen wird, damit die gewünschten Änderungen festgehalten werden.?? Sollten Sie eine Einrichtung schließen bzw. eröffnen wollen, benötigen Sie keinen erneuten Antrag auf ein Zertifikat, da dieses über ISBJ selbständig gesteuert wird (d. h. wenn Schließungen dem Fachbereich mitgeteilt wurden, werden diese nach endgültiger Schließung im System bis zum Ablauf des Abrechnungszeitraumes, d. h. jeweils bis des Folgejahres für den Abrechnungszeitraum des laufenden Jahres, für Nachbuchungen noch angezeigt und sind dann anschließend nicht mehr im Portal ersichtlich bzw. werden umgehend neu eingerichtete Einrichtungen angezeigt). Träger, die der Rahmenvereinbarung neu beitreten und somit an der Finanzierung teilnehmen, - müssen einen neuen Zertifikatsantrag stellen. Diesen Antrag und die hierfür benötigten Informationen finden Sie auf unserer Internetseite: Weiterhin möchte ich noch folgende Tipps geben: Sollte Ihr Browser nicht alles anzeigen, wenn Sie eine Registrierung etc. im Portal vorgenommen haben, bitte nicht über Anwendungsleiste - die oberen Pfeile - zurückgehen, sondern die Taste F5 drücken oder Aktualisieren klicken, um die Seite zu aktualisieren bzw. im Mozilla Firefox nennt sich dieser Button Neu Laden. Wenn Sie diese Funktionen nicht so ausführen, melden Sie dem System mehrfach Ihren Wunsch, ohne dass Sie es wirklich sehen. Fehlermeldungen Fragen zu den Zertifikaten bitte an folgende Adresse: ISBJ-Zertifikate@senbwf.verwalt-berlin.de und Fragen zum Trägerportal bitte an folgende Adresse: ISBJ-Traegerportal@senbwf.verwalt-berlin.de Bitte helfen Sie uns und geben Ihre Trägernummer bei jeder Korrespondenz an! 4 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

5 ISBJ Trägerportal Portal Trägerportal Startseite Nach der erfolgreichen Installation des übermittelten Zertifikates (Installationsanleitung zu finden unter von der ISBJ-Zertifikatsverwaltung (per erreichbar: und Erhalt Ihrer Kennung und Ihres Kennwortes auf dem Postwege, gelangen Sie nach dem Aufruf ( des Trägerportals zuerst auf die Startseite. Sollten Sie die Fehlermeldung: "12271" erhalten, müssen Sie die SSL-Verbindung erlauben. Bitte stellen Sie dies wie folgt ein: Im Internetexplorer unter Extras - Internetoptionen - Erweitert - Sicherheit =hier bitte anklicken -> SSL verwenden (am besten alle Versionen!). Im Mozilla Firefox unter Extras - Einstellungen - Erweitert - Sicherheit =hier bitte anklicken -> SSL benutzen (am besten alle Versionen!). Auf der Startseite finden Sie wichtige und aktuelle Informationen zum Verfahren, die von der ISBJ- Zertifikatsverwaltung eingestellt werden. Für die EIGENBETRIEBE, die über das Berliner Landesnetz einwählen, gilt folgender Internetaufruf ( Wenn Sie die meldung über das schreibende Recht erhalten haben, können Sie sich mit den Ihnen übermittelten Zugangsdaten (s. Brief mit Installationskennwort und Benutzerkennung) als 5

6 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Systemadministrator im Trägerportal anzumelden. Wurde der schreibende Zugang noch nicht genehmigt, erscheint folgende "Fehlermeldung": "Ihr Benutzerkonto ist noch nicht aktiviert!" Bitte beachten Sie, dass Sie in der Rolle als Administrator keine Verträge registrieren und Laufzeiten ändern können. Diese Funktionen sind nur als Nutzer möglich. Ihren momentanen Status sehen Sie am rechten oberen Rand (in dem unten aufgeführten Fall "nicht angemeldet"). Der Einstieg erfolgt durch einen Klick auf den Reiter "Anmelden". Hier erscheint folgendes Pull down Menü: Die Ihnen per Post zugegangene Administrator-Kennung und Kennwort hier bitte eingeben und auf "anmelden" klicken. Die Anmeldung kann jedoch erst vom System erkannt werden, wenn Sie durch die ISBJ-Zertifikatsverwaltung "aktiviert" wurden (nach dem folgenden Nightly Update erst möglich!). Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Hierbei ist folgendes zu beachten: Es müssen grundsätzlich mehr als 8 Zeichen sein, Groß- und Kleinschreibung sowie ein Sonderzeichen und eine Ziffer sind zwingend vorgesehen!. Dieses neue Kennwort wird aber erst mit einem neuen Nightly Update des Trägerportals (generell um 0.00 Uhr) seine Gültigkeit erlangen. Bis dahin können Sie mit der "alten" Anmeldekennung weiter Nutzer anlegen und verwalten. 6 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

7 ISBJ Trägerportal Nun stehen Ihnen folgende Reiter zur Verfügung: 1. Startseite (hier finden Sie wichtige Informationen), 2. Suche (z. B. nach Gutscheinen, Verträgen etc.) 3. und - jetzt nicht mehr als Reiter "Anmelden" gekennzeichnet - der Reiter Benutzer. Hier haben Sie die Möglichkeit ihre Benutzerverwaltung (nur sichtbar und veränderbar für Systemadministratoren), Ihre Kennwortänderung oder Ihre Abmeldung vom Trägerportal zu wählen. Wenn Sie für mehrere Zahlungspartner/Träger/Einrichtungen den Zugriff haben und sich nicht mehr sicher sind, für welchen Träger Sie momentan "eingeloggt" sind, können Sie den aktuellen Status wie folgt sehen, wenn Sie langsam mit der Maus auf das oben rechts angezeigte Feld "Angemeldet: XXXX" wandern lassen. Weiterhin ist die Zertifikatsnummer und die jeweilige Gültigkeit des Zertifikates angezeigt. 7

8 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Trägerportal Benutzerverwaltung (nur für Systemadministratoren) Wenn Sie auf den Reiter "Benutzer" gehen und auf "Verwaltung" klicken, erscheint folgendes Fenster: Hier haben Sie die Auswahl nach Benutzern zu "suchen" und/oder neue Benutzer "anzulegen" und/oder zu verwalten. Wenn Sie den Button "neue Benutzer anlegen" klicken, öffnet sich folgendes neues Fenster: Die oberen Eingabefeldern sind sog. Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, ansonsten wird der Benutzer nicht gespeichert. 8 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

9 ISBJ Trägerportal Im unteren Teil erkennen Sie Ihre Zahlungspartner- (diese Nummer hat die Vertragspartnernummer abgelöst!), Träger- sowie Einrichtungsdaten wieder. Die Rechte werden durch das Setzen des "Häkchens" erteilt. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Das grüne V steht für Vertragsmeldungen/-änderungen/Laufzeitänderungen, 2. Das Blatt Papier für Berichtsbestellung (z. B. die Abrechnung, Belegungslisten etc.). Hier haben Sie die Möglichkeit auf jede einzelne Einrichtung (wenn Sie über mehrere verfügen!) einen Benutzer einzeln oder für mehrere oder aber für alle Standorte/Einrichtung/en (hier dann bitte auf den oberen "Strich" unterhalb des "V" klicken) Zugriffsrechte zu erteilen. Das erste Zugriffsrecht ist die Vertragsregistrierung und das zweite ist für die Berichtsbestellung (noch in Arbeit!). 9

10 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Sie haben die Möglichkeit mehrere Nutzer an mehreren bzw. wenigen Standorten entsprechende Rechte zuzuordnen. Eine Nutzerkennung wird vom System beim Speichern eigenständig festgelegt sowie das "one-time" (einmal) -Kennwort! 10 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

11 ISBJ Trägerportal Der neu angelegte Benutzer erhält über die von Ihnen eingegebene adresse eine entsprechende Mitteilung über die Zugangseinrichtung und die ihm zugeteilten Rechte. Wenn Sie mit den Eingaben fertig sind, bitte speichern!, ansonsten ist der Vorgang nicht abgeschlossen! Nach dem Speichern erhalten Sie folgende Meldung: Ist das Kennwort verloren gegangen, haben Sie als Administrator die Möglichkeit durch klicken auf den Button "neues Passwort generieren" ein neues Kennwort für den Nutzer zu erzeugen. Um dem Nutzer den generellen Zugang zum Portal zu ermöglichen, muss das erhaltene Zertifikat an den Nutzer weitergereicht und auf dessen Rechner installiert werden. Die Installation erfolgt nach dem gleichen Verfahren wie beim Administrator, damit der Nutzer das dann generell gewährte lesende Recht erhält (s. auch "Hinweise zur Installation eines Zertifikates" im SenBWF InfoForum). Die Anmeldedaten für den Nutzer wird ihm nach erfolgreicher Einrichtung in der Benutzerverwaltung per bekannt gegeben. Bitte denken Sie daran, dass Sie nur ein "one-time"-kennwort erhalten haben, dieses ist vorerst zu verändern. Die Änderung ist nach dem neuen "Nightly- Update" wirksam und Sie erhalten bei der nächsten Anmeldung schreibendes Recht. Trägerportal Gutschein suchen Über den Reiter Suche gelangen Sie zur Suchmaske des Trägerportals. Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe einer Antrags-, Gutschein, Vertrags- oder einer Ablehnungsbescheidsnummer alle vorhandenen gültigen Elemente (Antrag, Gutschein, Ablehnung und Vertrag) zu einem Fall herauszusuchen. Auf der rechten Fensterhälfte erhalten Sie nützliche Hinweise zur Aktualisierung und zum Datenstand (d.h. eine Zeitangabe der letzten Datensynchronisation). 11

12 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Geben Sie in das Eingabefeld eine gültige vollständige (es müssen 17 Stellen sein!) Gutscheinnummer ein und klicken Sie auf den Button Suchen. Es erscheint eine Liste aller gültigen Dokumente zu diesem Gutschein (Kind). In Abhängigkeit der eingetragenen Nummer wird zu dem entsprechenden Element die Detailansicht automatisch geöffnet. Wird also eine Gutscheinnummer eingegeben, wird die Detailansicht zum Gutschein automatisch geöffnet. 12 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

13 ISBJ Trägerportal Es können nur gültige und noch einlösbare Elemente anzeigt werden. Nichteinlösbare Gutscheine werden nur angezeigt, wenn ein gültiger Vertrag zu diesem registriert wurde.) Stornierte Gutscheine und Verträge werden nicht dargestellt. Außerdem können abgelaufene und schon beendete Dokumente ebenfalls nicht angezeigt werden. Bei derartigen Suchen erscheinen entsprechende Fehlermeldungen.( z.b. Der Gutschein GB-XXXXXXXXXX-02 ist zum abgelaufen und wird darum nicht mehr angezeigt.) Gutschein - und Vertragsübersicht In der Ansicht zum Gutschein und Vertrag können Sie alle relevanten Daten einsehen. Diese Daten sind identisch mit den Daten der ISBJ KiTa-Datenbank. Wichtiger Hinweis: Es werden keine personenbezogenen Daten ausgegeben! Trägerportal Vertragsregistrierung (nur für Nutzer) Neben der Suche von Dokumenten haben Sie, nach einer erfolgreichen Anmeldung, die Möglichkeit verschiedene Aktionen über das Portal durchzuführen. 13

14 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Dazu gehört die Registrierung eines Betreuungsvertrags zu einem gültigen Gutschein. Bitte beachten Sie, dass für die Zukunft registrierte Verträge nicht selbst storniert (vor Vertragsbeginn beenden) werden können. Dies muss über den Sachbearbeiter im Bezirk erfolgen! Rufen Sie zuerst über die Suchfunktion einen entsprechenden Gutschein auf. Bei einer gültigen Einlösbarkeit wird der Gutschein angezeigt und ein Button zur Vertragsregistrierung ist vorhanden. Wichtiger Hinweis: Ohne Anmeldung wird bei einer Suche diese Schaltfläche nicht dargestellt. Mehrfach falsche Anmeldung beim Portal haben keinerlei Auswirkungen. Drücken Sie auf die Schaltfläche Vertrag registrieren, und es öffnet sich ein neues Fenster zur Vertragsregistrierung. 14 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

15 ISBJ Trägerportal Bitte füllen Sie die Felder aus, um einen Vertrag auf den von Ihnen ausgewählten Gutschein einzulösen. Die Rot-gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden! Zur Identifizierung des Kindes wird der Nachname, der Vorname und das Geburtsdatum des Kindes benötigt. In dem Auswahlfeld der Einrichtungen werden nur die Einrichtungen angezeigt, die Ihnen auch als Benutzer (dem Zahlungspartner/Träger) zugeordnet sind. Fehler bei der Eingabe Wenn Sie die Registrierung direkt absenden, werden die Daten an ISBJ KiTa gesendet und dort validiert. Sie werden über den Status Ihrer Registrierung innerhalb weniger Stunden per informiert. Dieser Mail wird die Mitteilung zur Vertragsregistrierung als Anhang enthalten. Bei der Eingabe von abweichenden Daten (z.b. Geburtsdatum) wird der Registrierungsvorgang nicht ausgeführt. Sie erhalten eine Mail mit der Information, dass beim Abgleich der Daten mit ISBJ KiTa Abweichungen festgestellt wurden. Der Vorgang landet dann in ISBJ KiTa in der Warteschlange für "externe Anfragen" beim zuständigen Bezirksamt. Von dort kann die Anfrage durch den Sachbearbeiter akzeptiert oder abgelehnt werden. Werden gänzlich falsche Angaben gemacht, erfolgt nach Versenden der Information sofort eine entsprechende Negativ-Meldung und wird gar nicht registriert. 15

16 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Nach der verschickten Registrierung bekommen Sie noch einmal eine Übersicht über den Registrierungsvorgang und können die Daten zu dem Vorgang überprüfen. Sie erhalten zudem eine Vorgangsnummer, welche in der Bestätigungsmail verwendet wird. Drücken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um wieder zur Suchmaske zu gelangen. Trägerportal Laufzeitänderung (Vertragsbeendigungen, Betreuungsumfangsreduzierungen) (nur für Nutzer) Zu einem gültigen Betreuungsvertrag kann über das Portal eine Laufzeitänderung durchgeführt werden. Geben Sie dazu eine vollständige Gutscheinnummer ein und starten Sie die Suche. Sie können auch eine andere Ihnen bekannte Dokumentennummer eingeben und den entsprechenden Gutschein bzw. den dazugehörenden Vertrag über das Portal auswählen. Bitte beachten Sie folgendes, wollen Sie die Laufzeit für einen erneuten Gutschein (z.b. befristete Betreuungserhöhung) notieren, muss erst der vorangegangene Vertrag beendet werden, damit der neue Gutschein registriert werden kann. Wichtig ist weiterhin: Nur wenn Ihr Administrator Ihnen die Vertragsregistrierungsrechte für die Einrichtung/en erteilt hat, sind Sie auch berechtigt, eine Laufzeitänderung durchzuführen, anderenfalls wird dies Funktion nicht dargestellt! 16 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH

17 Im Vertrag erscheint in der Zeile der Laufzeit ein neuer Button Laufzeit ändern. Hinweis: Ohne Anmeldung wird bei einer Suche diese Schaltfläche nicht dargestellt! ISBJ Trägerportal Drücken Sie auf die Schaltfläche Laufzeit ändern, und es öffnet sich ein neues Fenster zur Laufzeitänderung des Vertrags. Bitte füllen Sie die Felder aus, um die Laufzeit des ausgewählten Vertrages zu ändern. Zur Identifizierung des Kindes werden der Nachname, der Vorname und das Geburtsdatum des Kindes benötigt. Wenn Sie die Laufzeitänderung direkt absenden, werden die Daten an ISBJ KiTa gesendet und dort validiert. Sie werden über den Status Ihrer Änderung innerhalb weniger Stunden per informiert. Diese Mail enthält die Mitteilung zur Laufzeitänderung als Anhang. Bei der Eingabe von abweichenden Daten (z.b. Name des Kindes) wird der Änderungsvorgang nicht ausgeführt. Sie erhalten eine Mail mit der Information, dass beim Abgleich der Daten mit ISBJ KiTa Abweichungen festgestellt wurden. Der Vorgang landet dann in ISBJ KiTa in der Warteschlange für externe Anfragen. Von dort kann die Anfrage akzeptiert oder abgelehnt werden. Nach der Laufzeitänderung bekommen Sie noch einmal eine Übersicht über den Änderungsvorgang und können die Daten zu dem Vorgang überprüfen. Sie erhalten zudem eine Vorgangsnummer, welche in der Bestätigungsmail verwendet wird. 17

18 ISBJ Trägerportal Benutzerdokumentation Drücken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um wieder zur Suchmaske zu gelangen. Bitte melden Sie sich "korrekt" vom Trägerportal ab, wenn Sie nicht mehr weiterarbeiten wollen. Dies können Sie anhand folgender Meldung erkennen. Gültigkeit von Zertifikaten Ein Zertifikat ist 2 Jahre lang gültig. 18 Schütze Consulting Informationssysteme GmbH