Best Practice. Zukunft Arbeit. Special IP. Wie All IP unsere Arbeit effizienter macht. Die Technologie-Information von T-Systems

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1 Best Practice Die Technologie-Information von T-Systems Special IP Zukunft Arbeit Wie All IP unsere Arbeit effizienter macht.

2 2 Special IP Zukunft Arbeit Special IP Zukunft Arbeit 3 Kernfaktoren Office Performance Negative und positive Einflussfaktoren auf die Produktivität bei der Büroarbeit Unnötige Erschwernisse Arbeitsmotivation Work-Life-Balance Zugriff auf Informationen Anerkennung der Arbeitsleistung Bescheid wissen Team-Stimmung Störungen insgesamt positiver Zusammenhang negativer Zusammenhang 0,3 0,27 0,19 0,18 0,15 0,12 0,06 0,05 0 0,1 0,2 0,3 0,4 Einflussstärke (0.4 sehr starker Einfluss) Studie Dr. Jörg Keller, Fraunhofer-Institut Designfaktoren Office Performance Einflussstärke einzelner Büro-Design-Faktoren auf die Office Performance Mit IP-Technologien können wir kreative Potenziale wirksamer erschließen Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation forscht nach neuen Konzepten für eine effizientere Gestaltung der Arbeitsabläufe im Büro. Der Projektleiter Dr. Wilhelm Bauer setzt dabei vor allem auf die umfassende Vernetzung der Mitarbeiter. Die offene und flexible Raumgestaltung im Fraunhofer Office Innovation Center in Stuttgart unterstützt die informelle Kommunikation. Das Modell eines mit seinen Insassen interagierenden Bürogebäudes ist dagegen noch eine Zukunftsvision. Kommunikationsgerecht Tätigkeitsgerecht Ergonomische Möblierung Klimatische Qualität Büroambiente Seh- und Lichtverhältnisse Konzentrationsmöglichkeit Rückzugsmöglichkeit Studie Dr. Jörg Keller, Fraunhofer-Institut 0,19 0,16 0,11 0,07 0,06 0,04 0,03 0,03 0 0,05 0,1 0,15 0,2 0,25 Einflussstärke (0.25 starker Einfluss) Herr Dr. Bauer, wieweit beeinflusst die Büroumgebung die Effizienz des Personals? Sehr stark! Unsere empirischen Forschungen zeigen eindeutig, dass ein gut gestaltetes Büroambiente eine sehr hohe Korrelation mit den Faktoren Performanz, Motivation und Wohlbefinden hat. Es lohnt sich also, in die Qualität der Büroausstattung und -einrichtung zu investieren. Welche Faktoren blockieren bzw. fördern die Effizienz eines Mitarbeiters am stärksten? Nun, zu den stark fördernden Faktoren gehören vor allem eine passende und hochwertige Informationsund Kommunikationstechnik, ein guter Zugriff auf Informationen, flexible Arbeitsorganisationsmodelle und eine gute Arbeitsatmosphäre im Team. Behindernd sind dagegen die sogenannten unnötigen Erschwernisse: nicht funktionierende Technik, mangelnde Kommunikation im Team und vor allem der unnötige Verwaltungskram. Wo liegen denn momentan die größten strukturellen und technischen Herausforderungen für eine effizientere Kommunikation? Wichtigste Voraussetzung zur Steigerung der Arbeitsperformanz ist der Zugang zu Wissen. Durch die Vernetzung der Mitarbeiter mit Hilfe moderner Kommunikationstechniken lassen sich die kreativen Potenziale rascher, tief gehender und wirksamer erschließen als bisher. Wir müssen Wissen ubiquitär also an jedem Ort zu jeder Zeit zur Verfügung stellen. Haben jüngere Arbeitnehmer andere Erwartungen und Bedürfnisse als ältere? Natürlich sind jüngere Mitarbeiter hungriger nach neuen Technologien, und das ist ja auch gut so. Wenn von ihnen die Impulse kommen und dann zusammen mit der Erfahrung älterer Mitarbeiter die Lösung umgesetzt wird, dann kommt was richtig Gutes zustande. Wie wird denn die technische Infrastruktur eines Büros in fünf Jahren aussehen? Vielleicht wird die alte Vision vom papierlosen Büro doch noch Wirklichkeit. Nicht ganz so schnell, aber auf dem Weg dahin sind wir eindeutig. Außerdem denke ich, dass die Themen rund um Collaboration einen wesentlichen Schwerpunkt der Entwicklung darstellen werden. Wir müssen die Gehirne der Menschen vernetzen, dann entstehen neue Ideen, kreative Produkte und innovative neue Dienstleistungen. Wir werden also weniger Dokumente managen müssen, sondern Ideen vernetzen. Dazu brauchen wir eine web-based Arbeitsinfrastruktur, die Wir müssen die Gehirne der Menschen vernetzen, dann entstehen neue Ideen, kreative Produkte und innovative neue Dienstleistungen. Dr. Wilhelm Bauer, Leiter Competence Center New Work, Fraunhofer-Institut die Bedürfnisse von Menschen möglichst flexibel mit Arbeitsangeboten unterstützt. Das ist dann so etwas wie eine Office-SOA Office Service Oriented Architecture. Man müsste es eigentlich Office WOI Office Work Oriented Infrastructure nennen. Welche Technologien und Konzepte werden sich Ihrer Meinung nach durchsetzen? Ganz sicherlich werden wir eine große Nachfrage nach Collaborationsinstrumenten haben. IP-Kommunikation, Unified Communication und Videoconferencing sowie Smart Media Communication Rooms sind für mich die Stichworte in diesem Zusammenhang. Und um das Office WOI Konzept umzusetzen, wird eine sensorische Office-Umgebung mit RFID-Technik dazu beitragen, dass man an jedem Ort sofort arbeitsfähig ist und seine für die jeweilige Aufgabe und Tätigkeit passende Technologie zur Verfügung hat. Inwiefern profitieren Mitarbeiter und Unternehmen von diesen Technologien? Zum einen ist die Ergebnisqualität höher, weil alle Beteiligten mit dem gleichen Informationsstand arbeiten. Zum anderen steigt die Effizienz, denken Sie nur an eingesparte Reisezeiten und -kosten. Sinkende Rüstzeiten sind ein weiterer Punkt: Wenn sich die Arbeitsumgebung automatisch auf den Nutzer einstellt oder Vorbereitungsaufwände entfallen, dann bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. Kann man das auch durch Zahlen belegen? In der Office 21-Studie»Information Worker Performance«konnten wir nachweisen, dass elektronische Besprechungen deutlich kürzer sind. Über 60 Prozent der Online-Besprechungen dauern maximal 30 Minuten, während die Mehrzahl der Face-to-Face-Besprechungen bis zu einer Stunde in Anspruch nimmt. Entscheidende Veränderungen wird auch der Umstieg auf die IP-Technologie bringen. Was ändert sich mit dieser Technologie? Die große Chance liegt in der Integration der un-

3 4 Special IP Zukunft Arbeit Special IP Unified Communications 5 Das Büro der Zukunft im Praxistest Die Telekom Laboratories in Berlin erproben die Arbeitswelt von morgen. Die futuristische Architektur hat ihren Zweck mit intelligentem Gebäudemanagement oder Desksharing lassen sich die Flächennutzungskosten um bis zu 30 Prozent reduzieren. Jeder Arbeitsplatz kostet Geld das gilt nicht nur für das Personal, sondern ebenso für die notwendige Infrastruktur. Besonders kostenintensiv sind Mietund Gebäudekosten. Hier lässt sich in Zukunft viel Geld sparen mit neuen Konzepten wie intelligentem Gebäudemanagement oder Desksharing. Die Mitarbeiter der Telekom Laboratories in Berlin nutzen solche Lösungen schon in der Praxis. Gemeinsam mit Partnern wie dem Fraunhofer-Institut IAO, der ivistar AG oder Microsoft entwickeln und erproben sie Lösungen rund um das Büro der Zukunft. Der Schlüssel zu allen Innovationen ist das gemeinsame IP-Netz für Arbeitsplatz, Kommunikation und Facility Management. Alle Laptops, Telefone sowie die für das Gebäudemanagement relevanten Geräte sind auf dieser Plattform miteinander verbunden. Der Zutritt zum Gebäude erfolgt über eine persönliche RFID-Card sowie eine biometrische Identifikation. Im Eingangsbereich befinden sich digitale Postfächer, ein elektronischer Belegungsplan informiert, wer heute an welchem Schreibtisch zu finden ist. Offene Raumstrukturen und eine flexible Möblierung unterstützen die Teambildung und den spontanen Informationsaustausch. Auch wenn keine eigenen Büros mehr existieren jeder Mitarbeiter findet überall sofort seinen individuellen Arbeitsplatz vor. Sobald sich die Angestellten an einem beliebigen IP-Telefon per PIN oder RFID-Karte einloggen, wird ihr persönliches Arbeitsplatzprofil übernommen. Das Telefon auf dem Tisch erhält die eigene Rufnummer, die Tasten des Geräts werden mit dem persönlichen Profil belegt, und auch die Leuchte am Arbeitsplatz wird entsprechend der persönlichen Vorliebe programmiert. Raumtemperatur, Jalousien und andere Gebäudemanagementfunktionen lassen sich direkt über das IP-Telefon oder eine Web-Anwendung auf dem Laptop steuern. Telefongespräche werden durch einen einfachen Klick auf einen Namen aus jeder Office-Anwendung heraus gestartet. Über die Präsenzinformationen kann man jederzeit sehen, ob die Projektpartner oder Kollegen gerade erreichbar sind oder bis wann sie in einer Besprechung sind. Über eine Lokalisierungsfunktion kann man auch den derzeitigen Aufenthaltsort der Kollegen finden, sofern sie dem zugestimmt haben. Nur Spielereien? Keineswegs, denn mittels einer Vereinheitlichung der Netzwerke, der RFID-Technik und des Unified-Communications-Lösungen lassen sich bereits heute die Flächennutzungskosten um bis zu 30 Prozent reduzieren. Aufgrund der Zentralisierung der Netze sinken die Verwaltungsund Energiekosten im Gebäude. Vor allem aber können die Mitarbeiter effizienter und flexibler arbeiten. Denn in der Arbeitswelt von morgen wird projektorientiertes und standortunabhängiges Arbeiten eine immer größere Rolle einnehmen. Unified Communications schafft Freiräume für die mobile Kommunikation zu jeder Zeit und an jedem Ort. Das Office mit Warp-Faktor Der Tag fängt wieder mal schlecht an. In zehn Minuten haben Sie ein Meeting. Am Abend zuvor sind einige dringende Kundenanfragen eingegangen, die sofort beantwortet werden müssen. Für zehn Uhr dreißig hat sich Ihr misstrauischer Chef angekündigt, der bei allen Anfragen auf cc stand. Und Sie stecken noch immer mitten im Berufsverkehr. terschiedlichsten Medien. Erstmals können alle wichtigen Kommunikationskanäle über das gleiche Medium, eben die IP-Technologie, laufen. Hier entstehen enorme Potenziale für aktuelle Herausforderungen wie das Kanalisieren der Informationsflut und das semantische Wiederfinden von Informationen, unabhängig vom ursprünglichen Informationskanal. Die technologischen Grundvoraussetzungen sind in immer mehr Unternehmen vorhanden. Es liegt jetzt an den Lösungsanbietern, stabile und performante Werkzeuge zur Verfügung zu stellen. Eignen sich die oben genannten Technologien auch gut für kleinere Unternehmen? Ja, unbedingt. Kleine Unternehmen können mit Hilfe von Open Source oder nutzungsabhängig bezahlbaren Webdiensten kostengünstig leistungsfähige Lösungen implementieren. So können sie von Möglichkeiten profitieren, die bisher nur den Großen vorbehalten waren. Hier liegt ein enormes Potenzial sowohl für neue Märkte als auch für eine effizientere Arbeitsorganisation. Im Rahmen Ihrer Forschungen erstellen Sie auch längerfristige Zukunftsprognosen. Was denken Sie, wie könnte unser Büroalltag im Jahr 2020 aussehen? Also, wenn ich das genau wüsste, dann würde ich sofort eine Firma gründen und ließe es mir patentieren. Nein, Spaß beiseite: Nach unserem Szenario werden wir auch in 15 Jahren noch in Bürohäusern arbeiten. Diese werden aber immer mehr zu Playgrounds for Innovation. Sie werden das Kommunikationszentrum sein, der Hot Spot einer vernetzten Arbeitswelt. Wir stellen uns das vor wie ein neuronales Netz: Büros als Knotenpunkte einer vernetzten Denklandschaft, verbunden mit Satellitenbüros, Telearbeitern und mobil angebundenen Menschen. Aber bei aller Virtualität von Arbeit und Prozessen: Wir bleiben Menschen aus Fleisch und Blut. Und wir werden auch in 15 Jahren noch einen guten Kaffee, einen bequemen Stuhl zum Sitzen und ein gesundes Mittagessen brauchen. Auch wenn sich also einiges ändern wird, das Büro der Zukunft würde uns wohl doch noch ziemlich bekannt vorkommen. Dr. Wilhelm Bauer leitet als Institutsdirektor am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO das Competence Center»New Work«. Unter anderem ist er Projektleiter im Verbundforschungsprojekt»OFFICE 21 «. Hier erforscht das Fraunhofer IAO gemeinsam mit über 20 Partnerunternehmen, wie wir in zehn Jahren arbeiten werden. Ziel des Projekts ist es, Trends und Entwicklungen für das Büro der Zukunft zu antizipieren und den Partnerunternehmen frühzeitig entsprechende Handlungshilfen an die Hand zu geben. Wilhelm Bauer ist Autor von mehr als 200 wissenschaftlichen und technischen Veröffentlichungen und Lehrbeauftragter für Arbeitsgestaltung im Büro an den Universitäten Stuttgart und Hannover. Gut, dass Ihr Unternehmen mit Unified Communications arbeitet. Das Meeting können Sie von unterwegs per Sprachbefehl vom Handy aus verschieben die Kollegen werden sofort über Outlook benachrichtigt. Im Büro angekommen, sehen Sie auf einen Blick, ob Ihre Kunden bereits telefonisch erreichbar sind. Mit einem kurzen Klick auf den Namen des Ansprechpartners in der wird die Verbindung hergestellt. Infos zur Kontaktperson aus dem CRM- System stehen auf Anhieb zur Verfügung. Der Kunde will ein Muster sehen? Kein Problem, mit einem Klick wird der Anruf zur Videokonferenz, und Sie können Ihr Produkt vor der Kamera demonstrieren. Der Kunde hat komplexe Fragen zum Produkt? Macht nichts, mit einem weiteren Klick haben Sie den Produktmanager zugeschaltet. Um kurz vor halb elf ist das schlimmste überstanden die Kraft reicht sogar noch für ein mildes Begrüßungslächeln für den Chef... Zeit sparen mit Unified Communications Mit Unified Communications werden bislang eigenständige Kommunikationsmittel wie Telefon, Fax, E- Mail oder Instant Messaging direkt unter der vertrauten Benutzeroberfläche von Microsoft Office zusammengefasst. Das vereinfacht die Kommunikationsprozesse und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Gesprächspartner sind schneller erreichbar, und die Mitarbeiter haben auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf Unternehmensinformationen. Auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedene Standorte wird wesentlich einfacher. Dank der einfach zu bedienenden Conferencing-Tools fallen weniger Reisekosten an. Selbst zusätzliche Anwendungen wie etwa CRM-Systeme lassen sich problemlos einbinden. Den Zeitvorteil, der sich daraus ergibt, schätzen Analysten auf mindestens 30 Minuten pro Tag und Mitarbeiter. Die Anforderungen für Unified Communications Unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche profitiert beinahe jedes Unternehmen von der Einführung von Unified-Communications-Lösungen. Zuvor sind allerdings eine genaue Analyse der vorhandenen Infrastruktur und eine exakte Definition der spezifischen Anforderungen notwendig. Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei dem Netzwerk gelten. Aufgrund der zahlreichen Echtzeitanwendungen erfordert die Technologie einen wesentlich höheren Verfügbarkeitsgrad und eine intelligente, anwendungsorientierte Lastverteilung. Um die Verfügbarkeit sicherzustellen, sollte insbesondere auf eine redundante oder fehlertolerante Auslegung von kritischen Bereichen wie dem Backbone, der Etagenanbindung oder den Servern geachtet werden. Zudem sollte man die Möglichkeiten der Datenpriorisierung im Netzwerk nutzen und standardisierte Quality-of-Service-Verfahren implementieren. Schließlich gilt es, eine ausreichende Bandbreite für alle Anwendungen sicherzustellen sowie die Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen. Flexible Lösungspakete für jedermann IT-Abteilungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen geraten hier schnell an personelle und finanzielle Grenzen. Deshalb ist Microsoft in diesem Markt auf kompetente Partner wie T-Systems angewiesen. Partner, die die erforderliche Infrastruktur stellen, flexible Lösungspakete schnüren und Leistungsgarantien zu Fixpreisen bieten können. Nur so können auch kleine und mittelständische Unternehmen ohne unnötige Risiken vom gesamten Anwendungsspektrum von Unified Communications profitieren. Carolin Müller, Product Manager Unified Communications Microsoft Deutschland GmbH

4 6 Special IP Zukunft Arbeit Special IP Voice over IP 7 Immer in Reichweite Dank IP-Telefonie sind die Kundenbetreuer von Ludwig Meister jetzt stets verfügbar. Bei der Lieferung von Ersatzteilen für die Maschinenbauindustrie zählt jede Minute. Denn der Stillstand einer Maschine kostet schnell Tausende von Euros. Dank ihres standortübergreifenden Kommunikationssystems auf Basis des Internetprotokolls sind die Mitarbeiter des Dachauer Maschinenbauzulieferers Ludwig Meister jetzt stets erreichbar für ihre Kunden. Seit der Vernetzung der sieben Standorte durch T-Systems laufen Sprache und Daten über ein gemeinsames Netz. Die Diensthandys sind als vollwertige Nebenstellen in die Lösung integriert, alle Servicemitarbeiter sind auch unterwegs unter ihrer Festnetznummer erreichbar. Zudem ist das Kommunikationssystem direkt an das Warenwirtschaftssystem angebunden, alle Kundendaten sind auf einen Klick präsent. Durch die zentrale Administration der TK-Anlage spart das Unternehmen 50 Prozent seiner Servicekosten. Schritt für Schritt zum integrierten IP-Netz Zunächst einmal war es blanke Neugier. Die Verträge mit dem bisherigen Anbieter liefen aus, eine gute Chance, sich über Alternativen zu informieren. Vor allem unsere Großkundenbetreuer, die stets unterwegs waren, sollten besser in unser TK- Netz eingebunden werden. Nur drei Monate später stand ich mit zwei eigenen und vier T-Systems-Mitarbeitern im Serverraum und wurde doch langsam nervös wir waren gerade dabei, nicht nur unsere TK-Anlage, sondern gleich die gesamte technologische Basis unserer Kommunikationsinfrastruktur auszutauschen. Von TK zu VoIP: Lohnt sich der Umstieg? Inzwischen, nach bald drei Jahren Erfahrung mit IP- Netzen, kann ich alle Umstiegswilligen beruhigen es gibt keinen Grund zur Panik. Die Integration von Nehmen Sie sich Zeit für eine genaue Analyse und Priorisierung der speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens, bevor Sie den Umstieg einleiten. Stephan Geg, IT-Leiter bei Ludwig Meister. VoIP, Unified Communications oder Fixed Mobile Convergence muss kein Riesenprojekt werden und kann mit der richtigen Planung in kurzer Zeit zum Erfolg geführt werden. Das gilt auch für Mittelständler mit knappen IT-Ressourcen. Ein paar grundlegende Tipps sind aber vielleicht doch hilfreich. Generell kann beinahe jedes Unternehmen langfristig Kosten sparen. Denn die IP-Technologie bringt viele Vorteile: weniger Administrationsaufwand, geringere Verbindungsentgelte, leichtere Einbindung von Callcentern, Außendienst oder Heimarbeitsplätzen sowie viele zusätzliche Funktionen, die die Erreichbarkeit der Mitarbeiter verbessern. Dennoch sollte man sich natürlich darüber im Klaren sein, welche Ziele bei der Umstellung Priorität haben. Geht es nur um eine Modernisierung der Infrastruktur und die Zusammenfassung von bisher dezentral verwalteten TK-Strukturen, oder sollen auch Geschäftsprozesse verbessert werden? Das richtige Timing: So früh wie möglich, so spät wie nötig umsteigen Die Technik ist ausgereift, die Kosten sind klar kalkulierbar. Von daher gilt: Umso früher ein Einstieg in die All-IP-Welt möglich ist, umso besser. Allerdings sollte im Vorfeld geklärt werden, wann die Verträge mit den Anbietern an den einzelnen Standorten auslaufen. Die Umstellung auf IP-Technologie rechnet sich schnell: Bei verschiedenen Telefonsystemen an mehreren Standorten können leicht Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt werden. Mit einer zentralen Administration kann die IT sehr viel einfacher und schneller Ressourcen bereitstellen. Ein Kommunikationsserver am Hauptsitz kann Dienste wie Konfiguration, Steuerung und Billing für alle Standorte abwickeln. Eine Entsendung des Kundendienstes an die einzelnen Standorte ist oft nicht mehr erforderlich. Das senkt die Servicekosten. Zudem entfallen mit dem Einsatz von VoIP und einer VPN-Lösung die internen Verbindungskosten zwischen den Niederlassungen. Schauen Sie sich auch die Angebote zur Anbindung und Integration von Mobilfunk in VoIP-fähige Festnetzanlagen genau an. So sollten nicht nur alle Angestellten mit einer einzigen Rufnummer auf allen Endgeräten erreichbar sein, sondern möglichst auch alle Funktionalitäten der Festnetz-TK-Anlage auf dem Mobiltelefon genutzt werden können. Zudem sollte die Lösung keine technologischen Beschränkungen auferlegen und mit jedem Gerät zusammenarbeiten. Selbstverständlich darf auch eine Betrachtung der erforderlichen Sicherheitslevel nicht fehlen. Es gibt zwei konträre Ansätze: Entweder ein Unternehmen baut eigenes Know-how auf und betreibt die Sicherheitslösungen selbst. Das bindet jedoch erhebliche personelle und materielle Ressourcen. Sie sollten deshalb auch eine IP-VPN-Lösung in Betracht ziehen, die Verschlüsselungs- und Content-Security-Funktionen zur Verfügung stellt. Migration: Vermeiden Sie unnötige Risiken Prüfen Sie, inwieweit Sie die bestehende TK-Infrastruktur weiterverwenden können und ob zum Beispiel ein paralleler Betrieb von Festnetz und Voiceover-IP-Funktionen für Sie sinnvoll ist. Stellen Sie in kleinen Schritten um, gerade für mittelständische Unternehmen ist eine sanfte Migration meist günstiger. Suchen Sie nach einer Lösung, die mitwächst, und integrieren Sie vorerst nur Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen. Wahl des Anbieters: Nehmen Sie sich Zeit Prüfen Sie nach der Analyse Ihrer Infrastruktur und Ihrer personellen Ressourcen genau, welches Betriebsmodell sich für Sie am besten eignet. Lohnt sich die Investition in eine neue Infrastruktur, oder ist es vielleicht sinnvoller, ganz oder teilweise auszulagern? Beziehen Sie die Anbieter möglichst frühzeitig in Ihre Analyse ein und entscheiden Sie dann abhängig vom Betriebsmodell, welche Betreiber für Sie in Frage kommen. Verlassen Sie sich nur auf erfahrene Anbieter, die Ihnen maximalen Service, feste Ansprechpartner und Festpreise garantieren sowie individuelle Servicegarantien bieten können. Verzetteln Sie sich nicht, bauen Sie möglichst auf einen Partner, der Ihnen alle Services aus einer Hand bieten kann. Stephan Geg ist IT-Leiter bei Ludwig Meister. Das Unternehmen erwirtschaftet mit 150 Mitarbeitern 50 Millionen Euro Umsatz.

5 8 Special IP All IP Special IP All IP 9 All IP ist der Einstieg in neue Formen des Arbeitens Voice over IP ist nur der Anfang. Die Verschmelzung von Telekommunikations- und IT-Services wird Infrastruktur, Anwendungen und Geschäftsprozesse revolutionieren, meint Helmut Binder, Geschäftsführer Marketing & Produktmanagement der T-Systems Business Services GmbH. Mit All IP wird die Arbeit in Teams flexibler und effizienter. Sie benötigen zum Beispiel gar keine eigene Telekommunikationsanlage mehr im Haus stehen nur noch die Endgeräte. Helmut Binder, T-Systems Was sind die treibenden Faktoren für einen Umstieg? Wettbewerbsdruck Umsatzsicherung Effizienzsteigerung Kosteneinsparungen Neue Umsätze Kundenanforderung Upgrade erforderlich Wird Ihr Unternehmen im Lauf der nächsten 24 Monate auf konvergente Services umsteigen (intern/extern)? Ja 61% Nein 13% n = 610 Unternehmen ( > 100 MA in Deutschland) Quelle: Experton, B2B Konvergenzstudie, März 2007 Nicht sicher 26% Herr Binder, am Schlagwort All IP kommt zurzeit niemand vorbei. Mal ehrlich ist der ganze Wirbel wirklich berechtigt? Ja, das ist er. Das Thema wird immer noch oft missverstanden. Hier geht es keineswegs darum, nur ein paar Euro Verbindungsentgelte zu sparen, hier handelt es sich um eine tiefgreifende Umwälzung, die früher oder später jeden von uns betreffen wird. Die Migration zu IP wird weniger offensichtliche, aber ähnlich tiefgreifende Folgen für die Kommunikation in den Unternehmen haben, wie sie die Einführung des Faxes, des PCs oder des Mobiltelefons hatte. Inwiefern? Sprache und Daten wachsen immer enger zusammen. Diese Entwicklung ist längst unumkehrbar, die Voice-Daten-Integration, also die Sprach-Daten Konvergenz im LAN mit VoIP, wird in drei Jahren bereits in fast jedem europäischen Unternehmen Realität sein. Die Marktforscher von Forrester prognostizieren, dass bis zum Jahr 2011 über 80 Prozent der Unternehmen komplett auf VoIP umgestellt haben werden. Voice over IP ist aber nur der Einstieg in eine umfassende Verschmelzung von Telekommunikations- und IT- Services, die Auswirkungen auf allen Ebenen haben wird auf das Netzwerk, die Infrastruktur, die Anwendungen und letztlich auch die Geschäftsprozesse. Heißt das, hier geht es gar nicht in erster Linie um Kosteneinsparungen? Oh doch, die Migration zu IP bietet Einsparpozentiale von bis zu 30 Prozent. Das liegt aber weniger an den etwas niedrigeren Verbindungskosten, sondern vor allem am geringeren Administrationsaufwand. Die Pflege eines Netzes ist eben erheblich einfacher und kostengünstiger als die Wartung mehrerer getrennter Netze. Genauso entscheidend wie die niedrigeren Wartungskosten sind aber die Vorteile im Hinblick auf Effizienz, Produktivität, Mobilität und Flexibilität. Wie äußern sich diese Vorteile in der Praxis? Integrierte Informations- und Kommunikationsanwendungen sind der Einstieg in neue und flexiblere Formen des Arbeitens. Zum Beispiel Desksharingund Home-Office-Modelle: Wenn Sie überall und auf jedem beliebigen Endgerät unter einer einzigen Nummer erreichbar sind, wenn Sie zudem von jedem beliebigen Ort aus schnell und sicher auf alle wichtigen Daten und Anwendungen zugreifen können, ist es nicht mehr entscheidend, wo Sie arbeiten. Dabei profitieren alle Beteiligten der Betrieb benötigt weniger Raum und weniger Büroarbeitsplatzinstallationen, und die Mitarbeiter können sich freier bewegen und flexibler arbeiten. Könnten Sie weitere Beispiele nennen? Sicher. Denken Sie etwa an die Zusammenarbeit mit Kollegen, Zulieferern oder Kunden: Wenn Sie gemeinsam mit den Partnern innerhalb und außerhalb Business VoIP Managed Voice Services Business VoIP (BVoIP) ist ein flexibles Lösungskonzept mit frei wählbaren Services, die auf IP aufsetzen. Jeder Kunde kann sich ein individuelles Leistungspaket nach seinen Bedürfnissen zusammenstellen. Das Lösungsspektrum reicht von BVoIP Connect, der professionellen Verbindung eines auf IP basierenden Firmennetzes zu den Öffentlichen Netzen, über BVoIP Select, dem vollständigen Betrieb der VoIP-Telefonanlage auf der Systemplattform, zu BVoIP Contact. Hierüber werden nationale und internationale Service-Rufnummern über die weltweite IP-Serviceplattform zentriert und optimiert. Darauf aufbauend kann der Kunde mit BVoIP Interaction Portal seinen Callcenter-Betrieb optimieren. Ihres Unternehmens auf Daten und Dokumente zugreifen können, wenn sich jedes Telefongespräch mit einem Mausklick in eine Videokonferenz umwandeln lässt, ist selbst die Teamarbeit an keine feste Zeit und keinen festen Ort mehr gebunden. Damit wird die Arbeit in Teams wesentlich flexibler und effizienter. Und nebenbei ersparen Sie sich viele teure und zeitraubende Geschäftsreisen. Sie sagten vorhin, die Umstellung auf All IP wird langfristig auch erhebliche Auswirkungen auf die Infrastruktur in den Unternehmen haben? Allerdings. Denn die zunehmende Konvergenz ebnet den Weg zur Virtualisierung von Arbeitsumgebungen und Anwendungen. Ganz gleich, ob Hardware oder Software, ob Speicher- oder Securitylösung die notwendige Infrastruktur kann einfach ins Netz verlegt und bei Bedarf zugemietet werden. Sie benötigen zum Beispiel gar keine eigene Telekommunikationsanlage mehr im Haus stehen nur noch die Endgeräte. Große Investitionen in Neuanschaffungen sind nicht mehr notwendig. Falls Sie zusätzliche Services oder Funktionalitäten in Anspruch nehmen möchten, können Sie diese flexibel zubuchen. Und zwar auf der Basis von Fixpreisen und festen, auf Ihre speziellen Bedürfnisse abge- 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ja Nein Nicht sicher n = 372 Unternehmen ( > 100 MA in Deutschland), Quelle: Experton, B2B Konvergenzstudie, März 2007 stimmten Service-Level-Agreements, die zum Beispiel garantieren, dass die Sprachqualität stimmt. Ist das noch Zukunftsmusik oder gibt es bereits konkrete Angebote in diese Richtung? Inzwischen sind solche Angebote vorhanden und auch für jedes Unternehmen realisierbar. Allerdings gibt es bisher nur wenige Anbieter, die über das Know-how verfügen, solche Lösungen aus einer Hand umzusetzen. Wie könnte denn ein solcher Einstieg in die ICT- Welt aussehen? In den meisten Fällen empfiehlt sich ein langsamer Einstieg in mehreren Schritten. Zum Beispiel über unser Business-Access-IP-Paket, ein symmetrischer IP-basierter Anschluss, mit dem auch das vorhandene Equipment weiterhin genutzt werden kann. Eine IP-VPN-Lösung bringt zusätzliche Sicherheit und ermöglicht den Aufbau einer internen VoIP-Infrastruktur über verschiedene Unternehmensstandorte. Ein nächster Schritt könnte die Zusammenführung von Festnetz und Mobilfunk sein. Mit Hilfe unserer Fixed- Mobile-Convergence-Produkte können zum Beispiel Außendienstmitarbeiter Leistungsmerkmale des Bürotelefons auch unterwegs auf ihrem Handy nutzen. Ein weiterer logischer Schritt wäre die Virtualisierung von Ressourcen und Applikationen aus dem Netz. Der Bezug von Software über das Internet macht gerade kleinere Unternehmen viel flexibler. So können sie die gleiche Profisoftware nutzen, mit der auch Großunternehmen arbeiten ohne hohe Anfangsinvestitionen oder großen Administrationsaufwand. Ein vorläufiger Schlusspunkt könnte dann zum Beispiel die Einführung von Unified-Communications-Lösungen sein. Damit lassen sich dann alle Kommunikationsmittel über die vertraute Benutzeroberfläche von Microsoft Office steuern. Außerdem weiß ich immer, wann, wo und wie ich meinen gesuchten Ansprechpartner auch außerhalb des Unternehmens am besten erreiche. Ich kann E- Mails als Sprachdatei verschicken, Sprachnachrichten in Outlook abrufen oder ein laufendes Telefongespräch spontan in eine Videokonferenz umwandeln. Sind denn all diese Lösungen auch sinnvoll und finanziell realisierbar für mittelständische Unternehmen? Grundsätzlich ja. Welche Lösungen im Einzelfall am günstigsten sind, hängt dabei selbstverständlich von den individuellen Anforderungen jedes einzelnen Unternehmens ab. Welche Infrastruktur ist bereits vorhanden? Gibt es Filialen im In- und Ausland? Gibt es einen Außendienst? Gibt es ein Callcenter? Über welche Kompetenzen und Ressourcen verfügt die eigene IT-Abteilung? Deshalb sollte man die Entscheidung zum Einstieg in den Umstieg nicht alleine treffen, sondern sich Rat von außen holen. Was ist Ihrer Meinung nach günstiger ein schneller oder ein langsamer Umstieg? Gerade große Umwälzungen kommen oft auf leisen Sohlen. Für die meisten mittelständischen Unternehmen empfiehlt sich eher eine sanfte Migration in kleinen Schritten, die sie wenig Aufwand kostet und auf ihre spezifischen Bedürfnisse, finanziellen, personellen und technischen Ressourcen Rücksicht nimmt. Noch einmal: Hier ist ein erfahrener Partner gefragt, der gemeinsam mit dem jeweiligen Unternehmen analysiert, welche Lösungen finanziell Sinn machen und tatsächlich mehr Produktivität bringen. Ein Partner, der eine flexible Lösung anbieten kann, die mit dem Unternehmen wächst, zu klar kalkulierbaren transparenten Kosten. Der individuelle Service Level Agreements mit Garantien und homogene Abrechnungsmodelle bietet. Dazu braucht es einfach einen ganzheitlichen Anbieter wie T-Systems, der Telekommunikations- und IT-Fachwissen, Applikations-, Branchenund Geschäftsprozess-Know-how aus einer Hand bieten kann. Helmut Binder, Geschäftsführer Marketing & Produktmanagement der T-Systems Business Services GmbH

6 10 Special IP Zukunft Arbeit Special IP Referenzen 11 Weltweit angebunden IP-VPN-Netze sind die Basis einer reibungslosen standortübergreifenden Kommunikation. Ein guter Riecher ist viel Geld wert. Insbesondere in der Parfümindustrie, die sich die gute Nase eines erfahrenen Duft-Créateurs einiges kosten lässt. Ärgerlich allerdings, wenn der hochbezahlte Parfümeur seine wertvolle Arbeitszeit dann auf Bahnhöfen und Flughäfen totschlägt. Denn ein wichtiger Teil der Arbeit eines Parfümeurs besteht im persönlichen Austausch mit Kollegen und Kunden. Beim Duftstoffhersteller drom fragrances aus Baiersbrunn sind unproduktive Reisezeiten jetzt passé dank des neuen Videokonferenzsystems werden Duftproben einfach gemeinsam vor dem Bildschirm diskutiert. Wir können die Spezialisten so viel effizienter einsetzen, ihre Reisekosten deutlich senken, erklärt der Geschäftsführer Dr. Ferdinand Storp. Kommunikation über vier Kontinente Basis der Videoconferencing-Lösung bei drom fragrances ist ein stabiles und hoch performantes MPLS-Netz, das die 14 Standorte auf vier Kontinenten verbindet. Daten, Telefonie und Video laufen nur noch über ein Netz, sämtliche Gesprächskosten für Telefonate zwischen den Standorten entfallen. Auch die 170 Außendienstmitarbeiter sollen demnächst eingebunden werden, sie können sich dann von überall sicher über das Internet ins Firmennetz einwählen. Das komplett von T-Systems betriebene Kommunikationsnetz garantiert stets hohe Übertragungsqualität, zeitkritische Anwendungen wie Sprache und Video haben immer Vorfahrt. Das System ist so zuverlässig, dass Ferdinand Storp darauf hofft, dass wir bald auch unsere Kunden von den Vorteilen einer Videokonferenz überzeugen können. Verschlüsselung schafft Sicherheit Ein weiterer Pluspunkt: Das virtuelle IP-Netzwerk Ob Finanz-, Parfumoder Kunststoffbranche für die nahtlose Kommunikation über mehrere Standorte sind IP-VPN- Netze die schnellste und sicherste Option. bietet den gleichen Schutz vor Schnüfflern und Angriffen wie ein internes Netzwerk. Schon in einem üblichen IP-VPN, das über das öffentliche Internet läuft, sorgt die IPSec Verschlüsselung für hohe Datensicherheit die Daten laufen durch einen elektronischen Tunnel, sowohl die Daten als auch der Tunnel selbst sind verschlüsselt. Noch besser ist ein VPN, das über eine eigene Transportplattform geführt wird, wie es T-Systems mit Intraselect an- IntraSelect Die VPN-Lösung für standortübergreifende Kommunikation. Ein schneller und reibungsloser Informationsaustausch zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Die VPN-Lösung IntraSelect verbindet die lokalen Netzwerke eines Unternehmens im In- und Ausland zu einem unternehmensweiten Intranet. IntraSelect ist flexibel skalierbar und garantiert optimale Daten- und Sprachverbindungen zu niedrigen Kosten sowie höchstmögliche Sicherheit vor unerwünschten Zugriffen von außen. Zudem bietet das permanente Netz eine ideale Grundlage für bandbreitenintensive Anwendungen wie Videokonferenzen oder Unified Communications. Mit Hilfe von flexibel kombinierbaren Modulen sowie von individuellen Garantien zur Servicequalität kann die Lösung auf die speziellen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten werden. Von der Analyse über das Projekt- und Netzmanagement bis zu Installation, Betrieb und Service T-Systems liefert das komplette Lösungsportfolio aus einer Hand. Business Access IP Der kostengünstige Einstieg in die IP-Welt. bietet. Ein Konzept, dass Peter Bernatzky, IT-Leiter der Mainfirst Bank, sofort überzeugt hat: VoIP und Videoconferencing sind für uns ein absolutes Muss. Wir haben mehr als 100 Mitarbeiter in an fünf Standorten, die in ständigem Telefon- und Videokontakt stehen. Unerwünschte Zuhörer können wir uns allerdings nicht leisten. Das Netz für unsere Bank muss höchsten Sicherheits- und Verfügbarkeitsanforderungen genügen. Das konvergente Netz der Mainfirst Bank garantiert aber nicht nur Als traditionsreiches Autohaus mit einem weit gefächerten Spektrum an Automarken ist das Telefon unsere Lebensader wir stehen in ständigem Telefonkontakt mit Kunden und Zulieferern sowie zwischen unseren verschiedenen Standorten, sagt Carsten Fröschke, IT-Verantwortlicher in der Gruppe Oldenburg der Fa. Rosier. Die Business Access IP-Lösung von T-Systems hat uns daher sofort überzeugt, denn mit dem gebündelten Sprach- und Datenanschluss können wir zukünftig an unseren elf Standorten ohne hohe Investitionskosten auf reine IP-Kommunikation umsteigen. Wir stehen bei unseren Softwareprojekten stets in engem Kontakt mit unseren Kunden per Telefon, Online-Zugang, oder Videokonferenz, sagt Antonella Lorenz, Geschäftsführerin der Lorenz Software GmbH. Um die Grundlage für ein noch effizienteres Projektmanagement mit Unified Communications zu schaffen, suchten wir nach einer günstigen Einstiegsmöglichkeit in die IP-Kommunikation Business Access IP war da eine optimale Lösung für uns. Business Access IP (BAIP) ist ein symmetrischer IP-Anschluss zur Sprach- und Datenkommunikation. Das T-Systems Angebot garantiert eine hohe Sprachqualität und ist speziell auf die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen abgestimmt. Das BAIP-Startpaket umfasst zwei Sprachkanäle, fünf Mailboxen und acht feste IP-Adressen. Enthalten sind die gesamte Datenkommunikation sowie alle Festnetztelefonate in Deutschland und den umliegenden Ländern. Der symmetrische Anschluss erlaubt es, Daten genauso schnell zu verschicken wie zu empfangen. Dank reservierter Bandbreiten ist die Qualität der Sprachdienste gleichbleibend hoch, unabhängig vom Verkehrsaufkommen im Netz. Das Startpaket lässt sich im Nachhinein je nach der verfügbaren Bandbreite und den spezifischen Wünschen der Nutzer um zusätzliche Voice- und Internetoptionen erweitern. Das Paket wird mit Bandbreiten zwischen einem und vier Megabit/s angeboten. höhere Sicherheit und niedrige Wartungs- und Übertragungskosten, es schafft auch effizientere Arbeitsabläufe. Unsere Mitarbeiter können jetzt für ihre Finanzanalysen von überall gemeinsam auf eine in Office integrierte, zentral hinterlegte Research-Datenbank zugreifen, erklärt Bernatzky, aus der heraus sie dann später auch ihre Veröffentlichungen entwickeln. Verfügbarkeit garantiert Der oberfränkische Kunstofftechnikhersteller Scherer & Trier setzt sein MPLS-Netz sogar zur Steuerung seiner Fertigungsprozesse ein. Der Automobilzulieferer hat seine Produktionsstätten in den USA und Mexiko direkt an das ERP-System der Zentrale in Michelau angebunden und ist so jederzeit informiert, wenn Rohstoffe oder Vorprodukte knapp werden. Da wir unsere Fertigung zentral steuern, hat die Verfügbarkeit für uns absolute Priorität, sagt Wolfgang Wenzel, IT-Verantwortlicher bei Scherer & Trier. T-Systems integrierte daher zusätzlich ein ISDN-Backup mit 128 Kbit/s, das sofort zur Verfügung steht, falls Leitungen ausfallen. Zudem nutzt das fränkische Unternehmen sein IP-Netzwerk für ein Videokonferenzsystem, das vor allem bei Schulungen und Einstellungsgesprächen zum Einsatz kommt. Outsourcing bringt Kostentransparenz Konvergenzprojekte sind für mittelständische Unternehmen längst kein Problem mehr, sagt Thomas Weyrauch aus der zentralen EDV bei drom fragrances. Wichtig ist nur, die Investitions- und Personalkosten in einem klar kalkulierbaren Rahmen zu halten deshalb war Outsourcing für uns die attraktivste Option. Best Practice Special informiert über Innovationen und Trends für ICT-Experten. Rund um aktuelle Fokusthemen erhalten Sie geballtes Profiwissen aus der Praxis. Mehr Informationen für ICT-Experten. Im Internet nachlesen: und -Newsletter abonnieren: Impressum: Herausgeber: T-Systems Business Services GmbH Godesberger Allee 117, Bonn URL: