Maribor, Mentorica: mag. Tanja Kocjan Stjepanovič Somentorica: Katja Vampl, B.Sc. Hospitality Management

Transkript

1 VPŠ DOBA VISOKA POSLOVNA ŠOLA DOBA MARIBOR NAČRT TRŽENJA Z AKCIJSKIM PLANOM IN VZPOSTAVITEV MARKETINŠKIH AKTIVNOSTI V HOTELU POD ROGLO (diplomsko delo) Nika Vampl Maribor, 2008 Mentorica: mag. Tanja Kocjan Stjepanovič Somentorica: Katja Vampl, B.Sc. Hospitality Management Lektor/Lektorica: Katja Meško, učiteljica slovenščine Prevod v tuji jezik: Jure Škorjanc, prevajalec

2 IZJAVA Študentka Nika Vampl izjavljam, da sem avtorica tega diplomskega dela, ki sem ga napisala pod mentorstvom prof. mag. Tanje Kocjan Stjepanovič. V Mariboru, dne Podpis:

3 POVZETEK Delo, strukturirano kot projekt, se v Sloveniji kot drugod iz dneva v dan bolj razvija in uveljavlja. Delo, ki se ga lotimo zastavljenega kot projekt, je bolj strukturirano in obvladljivo. Projektno vodenje in projektni management sta tako postala vsakdan uspešnih podjetnikov in njihovih raznolikih podjetij. Ker me vodenje projektov zelo navdušuje in zanima, sem se odločila, da bom svoj študij zaključila s projektom. Priložnost za izdelavo projekta se mi je ponudila v Hotelu pod Roglo, kjer so se borili z izboljšavo poslovanja hotela. V dogovoru z vodstvom smo sklenili, da za izboljšavo potrebujejo nov načrt trženja z akcijskim planom in vzpostavitev marketinških aktivnosti. Naloge sem se lotila v obliki projekta, in sicer tako, da sem najprej določila cilje hotela, ki so se potem razvili v cilje projekta, določila sem vizijo hotela, zastavila projektni načrt in nadzorovala njegov potek. Sestavine projektnega načrta sem zapisala v obliki definicije projekta, organizacijske sheme, izhodišča za ocene rabe virov, urnika projekta, pregleda ocenjenih stroškov, načrta obvladovanja tveganj in opisa postopkov za implementacijo v proces. Zelo pomembne v projektu so bile aktivnosti in mejniki, ki so bili doseženi po opravljenih posameznih aktivnostih. V zaključni strokovni nalogi sem želela prikazati primernost projektnega načina dela na vseh možnih področjih, tako tudi v hotelu. Projekt v hotelu je bil uspešno zaključen. Cilji projekta in hotela so se uresničili, tako je bil projekt uspešen v celoti. Hotel je izboljšal svoje poslovanje, jaz sem napisala zaključno strokovno nalogo, ob kateri sem se veliko naučila in veliko pridobila. Izdelava projekta pod vodstvom mentorice magistre Tanje Kocjan Stjepanovič mi je bila v veliko veselje in upam, da bo vsem, ki boste nalogo prebrali, projektno delo dobro in uporabno predstavljeno. Ključne besede: projekt; cilj; vizija; načrtovanje; izvedba; aktivnosti; obvladovanje tveganj; uspeh projekta.

4 ZUSAMMENFASSUNG Eine als Projekt strukturierte Arbeit entwickelt sich fast täglich weiter und verschafft sich sowohl in Slowenien als auch in anderen Ländern immer mehr Geltung. Eine Arbeit, die als Projekt in Angriff genommen wird, ist strukturierter und präziser. Projektleitung und Projektmanagement gehören so mittlerweile zum Alltag erfolgreicher Unternehmer und deren Unternehmen aus allen möglichen Branchen. Da mich der Bereich der Projektleitung sehr begeistert und interessiert, beschloss ich mein Studium mit einem Projekt zu beenden. Eine Gelegenheit dafür bot sich mir in dem»hotel pod Roglo«, wo die Angestellten mit einer Verbesserung der Geschäftstätigkeit zu kämpfen hatten. Nach Absprache mit der Hotelleitung fand sich heraus, dass ein neuer Marketingsplan sowie ein Aktionsplan einschließlich der Wiederaufnahme der Marketingaktivitäten notwendig war. Die Aufgabe wurde von mir so in Angriff genommen, dass zuerst Hotelziele, die sich später zu Projektzielen entwickelten, definiert wurden, dann die Vision des Hotels bestimmt und schliesslich der Projektplan auserarbeitet wurde. Der Projektplan bestand aus einer Projektdefinition, eines Organisationsschemas, eines Ausgangspunktes für die Bewertung der Hilfsquellennutzung, eines Stundenplans, einer Übersicht der berechneten Kosten, eines Risikovermeidungsplans und einer Beschreibung der für die Prozessimplementierung verwendeten Verfahren. Bei dem Projekt waren Aktivitäten und die nach der Ausführung der jeweiligen Aktivitäten erzielten Grenzwerte von grosser Bedeutung. In meiner Abschlussarbeit wollte ich demonstrieren, dass sich die Projektmethode für alle möglichen Gebiete eignet, wobei auch Hotels keine Ausnahme sind. Das Projekt im Hotel wurde erfolgreich abgeschlossen. Die angestrebten Projekt- sowie auch die Hotelziele wurden verwirklicht. So war das Projekt im allgemeinen ein großer Erfolg. Das Hotel verbesserte seine Geschäftstätigkeiten und ich konnte meine Abschlussarbeit verfassen, wobei ich mir auch neues Wissen aneignete. Die Projektausführung unter der Leitung von mag. Tanja Kocjan Stjepanovič machte mir sehr viel Spass und ich hoffe, dass die Leser dieser Abschlussarbeit neue Kentnisse über die Projektmethode gewinnen können. Schlüsselwörter: Projekt; Ziel; Vision; Planen; Ausführen; Aktivitäten; Risikoverwaltung; Projekterfolg.

5 ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici magistri Tanji Kocjan Stjepanovič in somentorici Katji Vampl, ki sta mi stali ob strani, me vzpodbujali in mi pomagali. Prav tako gre zahvala tudi vsem ostalim mojim, ki me zmeraj podpirate in verjamete vame.

6 KAZALO 1 UVOD Namen naloge Cilj naloge Metode dela PREDSTAVITEV HOTELA POD ROGLO Predstavitev vizije in delovanja Hotela Cilji marketinga in prodaje v Hotelu pod Roglo Potrebe- problemi, ki jih rešujemo s projektom v Hotelu pod Roglo PROJEKTNI OKVIR Vektorji projekta Dimenzije projekta Deležniki projekta Okolje projekta NAČRTOVANJE PROJEKTA Projektni načrt Zmanjševanje tveganj SWOT analiza in njeni rezultati Večja učinkovitost pri izvajanju aktivnosti Program za aktivno trženje Aktivnosti projekta Produkti za prodajo Ciljne skupine in emitivni trgi Terminski načrt projekta IZVEDBA PROJEKTA NAČRTA TRŽENJA ZA HOTEL Redno spremljanje izvedbe projekta Razvoj obrazca za odpravljanje pomanjkljivosti Obrazec Sestanki ZAKLJUČEK PROJEKTA Primerjava delovanja Hotela pred vpeljanim projektom načrta trženja in spremembe, ki so nastale po projektu Zaključno poročilo projekta Končna ocena in poprojektne aktivnosti SKLEP VIRI IN LITERATURA PRILOGE... 55

7 Kazalo slik in tabel Slika 1: Hotel pod Roglo Slika 2: Restavracija Slika 3: Luksuzna kopalnica in apartma Slika 4: Savna in whirlpool Slika 5: Organigram, ki predstavlja hierarhično lestvico delovnih mest v Hotelu pod Roglo. 13 Slika 6: Dimenzije projekta Slika 7: OKOLJE PROJEKTA HOTELA Slika 8: Cenik za individualne goste Slika 9: Mrežni diagram aktivnosti v projektu Slika 10: Časovni načrt aktivnosti v projektu Tabela 1: Skupni stroški izvedbe projekta Tabela 2: Konkurenčni ponudniki Hotela pod Roglo Tabela 3: Tabela zmanjševanja tveganj Tabela 4: Shema strukturiranja aktivnosti Tabela 5: Pomen posameznih programov hotela za posamezne ciljne skupine gostov hotela 40 Tabela 6: Spisek aktivnosti v projektu Tabela 7: Rezultati vpeljave projekta v hotel Tabela 8: Podatki in izračun povrnitve vlaganj v projekt Tabela 9: Komentar začetno zastavljenih hipotez... 51

8 1 UVOD Vsako podjetje se zaveda, da bo na konkurenčnem trgu uspešno le, če mu bo uspelo zadovoljiti želje in potrebe vedno zahtevnejših kupcev ter doseči čim večji dobiček, ki ga zahtevajo lastniki. Zadovoljstvo strank je pogoj za zvestobo in pripadnost ponudniku. Pogoj za obstoj in uspeh podjetja je sposobnost njegovega hitrega in neprestanega prilagajanja razmeram, ki vladajo na globalnem trgu in se nenehno spreminjajo. Pomembno je obdržati stare stranke in seveda pridobiti nove. Proces globalizacije nezadržno napreduje, večajo se zahteve potrošnikov, spreminja se družbeno okolje in na trgu je vedno več novih ponudb in izdelkov, ki silijo podjetja, da se z vsem svojim znanjem in sredstvi borijo za naklonjenost uporabnikov. Pomembno vlogo v tej igri ima dobro ime podjetja. Dobro ime lahko ustvarja konkurenčno prednost, ki se kaže v dobrem poznavanju, zvestobi uporabnikov, učinkovitejšemu pogajanju z dobavitelji, možnostjo doseganja višje cene in ustvarjanju večjega dobička. V Hotelu pod Roglo, ki ga je prevzel nov najemnik, se ostre konkurenčnosti dobro zavedajo, zato želijo nekaj narediti, s čimer bi postali še bolj prepoznavni in s čimer bi izboljšali svojo ponudbo ter s tem zvišali število nočitev v hotelu in posledično tudi dobiček. Nov najemnik hotela, ki je sicer strokovnjak na področju F&B-ja (Food and Beverage oziroma hrane in pijače), nima izkušenj na področju trženja, marketinga in prodaje. Moja somentorica Katja Vampl je to področje prevzela kot projekt, v katerem je bilo potrebno analizirati situacijo, narediti ustrezni načrt za rešitev problema (vzpostaviti akcijski načrta za reševanje problema) ter izdelati obrazec, ki bo najemniku in njegovim zaposlenim olajšal vsakoletno izdelovanje trženjskega načrta. Z mojo diplomsko nalogo strokovno pomagam pri izvedbi projekta v celoti in izpeljavi zgoraj navedenih projektov. Ker je somentorica zunanji izvajalec in ni redno zaposlena na objektu, je zadeva zastavljena projektno, na način, da se»know how«proda naročniku, ki ga lahko z manjšimi modifikacijami uporablja skoraj doživljenjsko. Z izvedbo projekta in seveda moje diplomske naloge se bodo začele odvijati različne aktivnosti na področju marketinga, ki se do sedaj niso izvajale. Ključnega pomena ob načrtovanju projekta je tudi dobra zastavitev poprojektnih aktivnosti, ki bodo zagotovile kakovostno nadaljevanje in spremljanje (v obliki pripomočkov in obrazcev) na novo postavljenih aktivnosti. Na ta način bo naročnik deležen 7

9 dolgoročnega profita od izvedenega projekta; dvignil bo raven že doseženih rezultatov in s tem povečal dobičkonosnost svojega poslovanja ter ohranil in izboljšal ime Hotela pod Roglo. V zaključni strokovni nalogi se omejujem na poslovne potrebe Hotela pod Roglo in potrebe tržišča v našem primeru turistične in hotelirske stroke. Predpostavljene hipoteze: HIPOTEZA: Hotel nima vzpostavljenih marketinških aktivnosti, zato ne zadovoljuje potreb tržišča in ne ohranja konkurenčnosti. HIPOTEZA: Velikost objekta in finančne omejitve prestavljajo problem za vlaganje v marketinške aktivnosti. S projektnim načrtom bomo pokazali smiselnost vpeljave akcijskega plana trženja v Hotel pod Roglo. HIPOTEZA: Specifika destinacije predstavlja prednost za vključevanje in povezovanje z ostalimi turističnimi in gospodarskimi subjekti. HIPOTEZA: Preglednost nad marketinškim delovanjem v Hotelu je odvisna od dobro izvedenega projekta postavitve načrta trženja. 1.1 Namen naloge Namen naloge je narediti projekt, v katerem bom z analizo obstoječega stanja ovrednotila poslovanje in zastavila potrebne aktivnosti za vzpostavitev ustrezne marketinške politike. 1.2 Cilj naloge Cilji naloge so naslednji: - zadovoljiti potrebe tržišča in ohraniti konkurenčnost Hotela pod Roglo, - s projektnim načrtom dokazati smiselnost vpeljave projekta v hotel, - olajšati preglednost nad vsakoletnim delovanjem, - izdelati in izvesti dober projekt. Zastavljene cilje sem dosegla tako, da sem se zadeve lotila projektno in s tem sistematično. Ob zaključenem projektu sem kritično ocenila uspešnost projekta in s tem ugotovila, ali se je poslovanje v hotelu izboljšalo ali ne. 8

10 1.3 Metode dela V diplomskem delu so uporabljene naslednje metode: 1. pregled in obdelava literature in virov za obravnavano temo, 2. uporaba sekundarnih virov (internet), 3. zastavitev projekta z vektorji, dimenzijami, deležniki in okoljem, 4. strukturiranje aktivnosti, 5. izdelava projektnega načrta, 6. izdelava SWOT analize, 7. izdelava programa za aktivno trženje, 8. izdelava obrazca za kontrolo vsakoletne uspešnosti, 9. realizacija in nadzor izvedbe terminskega plana izpeljave projekta. Zaključna strokovna naloga je razdeljena na šest temeljnih poglavij. V prvem poglavju je opisan namen in cilj diplomske naloge ter metode dela, uporabljene pri izdelavi. V drugem poglavju je predstavljen Hotel pod Roglo in njegovo področje delovanja. Tretje in četrto poglavje predstavljata začetne faze projekta v Hotelu pod Roglo, peto izvedbo projekta in šesto zaključek le-tega. Sledi sklep s potrjenimi ali ovrženimi hipotezami, ugotovljeno uspešnostjo projekta in predstavitvijo sprememb, ki so nastopile v Hotelu pod Roglo po vpeljavi projekta. Zaključno strokovno nalogo zaključujem z navedbo literature in virov 9

11 2 PREDSTAVITEV HOTELA POD ROGLO Slika 1: Hotel pod Roglo LEGA HOTELA: Hotel pod Roglo je bil zgrajen leta 2002 in se nahaja 2 km iz smeri center Zreče proti RTC Rogla. Hotel je umeščen v idilično okolje, kjer je na razpolago vse, kar je potrebno za sprostitev ali za aktivne počitnice. RESTAVRACIJA HOTELA: V restavraciji, kjer se lahko uživa v domačem ambientu, nudijo domačo hrano, hrano al'a carte, toplo-hladni bife, pizze iz krušne peči, jedi iz žara in solatni bife. V hiši imajo lastno slaščičarno s pestro ponudbo sladic. Prav tako imajo izvrstno ponudbo vina iz okoliša ter tako imenovano KOVAŠKO PIVO, ki ga pripravljajo sami. Tega vam ponudijo tudi za domov. Nudijo zabave z ansamblom, organizacije rojstnih dnevov, praznovanj, porok, zaključenih družb, seminarjev in podobnih druženj, saj lahko v restavracijo sprejmejo do 100 gostov. Imajo pa tudi manjše prostore, kjer sprejmejo do 18 gostov in so tako primerni za manjše skupine; to so»kovaška soba«,»izba«in»klet«. Ob večernih urah vabijo v Kovaški pub, kjer se gostje lahko sprostijo ob vrčku piva in poslušanju glasbe, ki jo lahko tudi sami izbirajo. 10

12 Slika 2: Restavracija SOBE IN APARTMAJI V HOTELU: Ponujajo 16 dvoposteljnih sob, 4 apartmaje in 2 luksuzna apartmaja. Sprejmemo lahko do 52 gostov. Vse sobe so sodobno opremljene s kopalnico s tušem ali kopalno kadjo, direktnim telefonom, TV sprejemnikom, sušilnim aparatom, mini barom, sefom in internetnim priključkom. Luksuzni apartma je dodatno opremljen z vodno posteljo in whirlpool-om. Slika 3: Luksuzna kopalnica in apartma AKTIVNOSTI V OKOLICI IN V HOTELU Ljubiteljem aktivnosti nudijo igranje tenisa in squasha v bližini hotela, sprehode in kolesarjenje v naravi, igranje golfa (golf igrišče Slovenske Konjice), kopanje v termalnem bazenu (TERME 2000 ZREČE). 11

13 V Hotelu pod Roglo se gostje lahko sprostijo v savni in whirlpool-u. Slika 4: Savna in whirlpool Rekreacijsko-turistični center Rogla je od Hotela pod Roglo oddaljen le 16 km, zato je tudi pozimi izjemno dobro izhodišče za smučarje. Gostje Hotela pod Roglo dobijo smučarske vozovnice po izjemno ugodni ceni. (Povzeto po: ) 2.1 Predstavitev vizije in delovanja Hotela V hotelu je poslovanje organizirano v dve medsebojno povezani organizacijski enoti hotelski in gostinski del, ki imata skupnega vodjo oziroma direktorja hotela. Kot je razvidno iz spodnjega organigrama, je v hotelu delitev dela klasična, kot jo poznamo tudi iz večjih objektov. Poslovanje hotela je podrejeno dvema glavnima dejavnikoma: turistični sezoni (pomembna je predvsem zima) in pa nedeljam ter praznikom, ko v hotelu prevladujejo lokalni gostje. Naloga projekta, ki nastaja skozi čas za ta hotel, je omiliti oziroma podaljšati sezone ter izničiti stranske učinke, ki jih»sezonskost«prinaša hotelirjem. 12

14 VODJA HOTELA Prokurist družbe Vodja recepcije / Booking / Trženje Vodja strežbe Recetorji Sobarice Natakarji Vodje izmen v kuhinji Kuhar Kuhar picopek Pomivalke Slika 5: Organigram, ki predstavlja hierarhično lestvico delovnih mest v Hotelu pod Roglo Vizije Hotel pod Roglo nima, zato sem se v okviru projekta odločila, da skupaj z vodstvom oblikujem vizijo za hotel.»vizija je zamisel nove zaželene podobe organizacije v prihodnosti, ki jo je zlahka mogoče širiti po organizaciji in zunaj nje. Gre za nekakšen koncept nove zaželene slike organizacije v prihodnosti, ki je še posebej potrebna in koristna za sporočanje vsem v organizaciji, kaj bistvenega naj bi se spremenilo v njej. Vizija je še posebej potrebna organizacijam, ki morajo izvesti bistven preobrat, radikalne spremembe in ki jih je treba gospodarsko ozdraviti«(možina et al., 2002, str. 272). Prav takšen problem, ki ga opisuje Možina, se pojavlja v obravnavanem hotelu. Z nastopom novega najemnika Hotela pod Roglo ta doživlja bistven preobrat, zato je potrebno določiti želje o prihodnosti. Torej smo te želje in cilje, skupaj z vodstvom hotela, sklenili v naslednji viziji:»naša vizija je postati in ostati vodilni ponudnik hotelskih storitev v naši okolici. S svojim znanjem in kakovostnimi storitvami želimo uspešno obvladovati izzive sedanjosti in prihodnosti. Hotelirstvo je naš svet!«13

15 Vizija, ki sem se je za hotel domislila, ima v sebi nekaj rahlo poetičnega, ampak jasno pove bistvo delovanja hotela kot organizacije. 2.2 Cilji marketinga in prodaje v Hotelu pod Roglo V hotelu se je do sedaj vršila izjemno pasivna oblika prodaje, na področju trženja so se izvajali le koraki, ki so jih naredili zunanji partnerji (turistične agencije in različni operaterji). Najemnik hotela se s svojo ekipo ni vključeval v aktivno prodajo oziroma promocijo. Nov najemnik hotela stremi k večji prepoznavnosti s hotelirske strani in tako k večjemu obisku. Dobra kuhinja ni dovolj, saj je osnovna dejavnost vseh hotelov prodajanje sob. Zato sva skupaj z najemnikom hotela zastavila cilje marketinga v hotelu, ki so: samostojno dobro trženje Hotela pod Roglo, prodaja paketov preko turističnih agencij, prodaja in trženje preko interneta, oglaševanje hotela preko medijev (radia, televizije, časopisov). 2.3 Potrebe- problemi, ki jih rešujemo s projektom v Hotelu pod Roglo Na osnovi izvedbe projekta se bosta predvidoma zgodila dva večja premika: Zaradi opredelitve novih ciljnih skupin in emitivnih tržišč 1 se bo izničila»sezonskost«, kar pomeni, da se bo podaljšala sezona iz zimske direktno v poletno. Zaradi trendov, ki vladajo na globalnem turističnem tržišču, se bodo hoteli morali specializirati na krajše, intenzivnejše oddihe, kjer bodo gostu za čim manj denarja ponudili čim več doživetij. Hotel pod Roglo ima zaradi svoje lege odlično preddispozicijo za odlično prodajo. Lokacija ga navezuje na Zreče in na ponudbo Rogle. Tako gostje hotela niso vezani samo na ponudbo oziroma programe, ki jih nudi hotel, temveč tudi na širšo okolico. Današnji turist želi doživeti vse v 24 urah, od fantastične večerje, do smučanja in vožnje s štirikolesnikom. Hotel pod Roglo mu lahko vse to nudi, vendar so do sedaj iniciativo prevzemali turisti sami. 1 Emitivni trg = izraz, pogosto uporabljen v slovenskem turizmu, ki pomeni zunanji trg. 14

16 Konkurenca je hotel na račun tega prehitela in mu odnesla veliko posla. Okvirna ocena pove, da je okoli 300 nočitev vsak mesec odšlo h konkurenci, ker v hotelu ni bilo ustrezno poskrbljeno za individualnega gosta. Ciljne skupine do sedaj niso bile opredeljene, nihče ni spremljal dinamike emitivnih trgov. Zaposleni oziroma vodstvo je bilo zadovoljno, da je bil objekt poln v času sezone, s čimer so krili izvensezonske stroške. Vsak nastanitveni objekt, ki si želi dolgotrajnega uspeha, mora razmišljati o tem, da nima opredeljenih sezon, da se celoletno pokriva s približno enako zasedenostjo in svoje prihodke regulira na osnovi popustov, ki jih določi v načrtu trženja za posamezne partnerje oziroma ciljne skupine. Iz tega rezultira več zadev. Najpomembnejša je definitivno ta, da se na osnovi tega postavi cenovna politika, ki jo lahko vodstvo opredeli za vsako leto in za vsako ciljno skupino ter partnerja posebej. Na tak način se ustvari kontinuiteta pri izvajanju storitev med receptorji, kar zmanjšuje potrebo po neposredni kontroli in vsaj delno časovno razbremeni srednji menedžment. Hotel pod Roglo sem s tem projektom želela narediti samostojnejši na področju prodaje lastnih produktov. Glede na to, da je najemnik specialist na področju gostinstva, mu bo ta projekt pomagal obvladati tudi nočitveni oziroma hotelirski del prodaje hotela samega. Problem premale zasedenosti z gosti sem poskušala rešiti z izdelavo različnih paketov za skupine, goste posameznike, aktivne goste in goste obiskovalce savne ter whirlpool-a. Rešitve problema sem se lotila projektno, saj bo dolgoročno tako najlažje za najemnika, saj se bo lahko držal izdelanega obrazca. 3 PROJEKTNI OKVIR PROJEKT V 16. stoletju se je prvič uporabila beseda PROJEKT. Izhaja iz latinske besede»proiectum«, kar v slovenščini pomeni»vreči naprej«. V sami besedi je mogoče zaznati proces v času in prostoru, gibanje in njegovo pot od začetne točke proti cilju. V današnjem času se v podjetjih projektno delo veliko uporablja. Po Rozmanu (2000, str. 8) je projektno delo ključnega pomena za dolgoročno uspešnost posameznih podjetij. S projekti se 15

17 uresničujejo strategije podjetij, saj se cilji projektov kažejo v sami koristnosti izvedbe le-teh. To pa se nenazadnje kaže tudi v stroških in rokih izvedbe projektov. Rozman, tako kot drugi avtorji, poudarja, da»s projekti povezujemo obstoječe stanje s cilji podjetja«. S projekti določamo enkratne in celovite naloge, za izvedbo katerih je potrebno opraviti več faz v samem procesu, ki jih izvaja več predstavnikov različnih poslovnih področij. Za projekte je znano, da po svoji temeljni opredelitvi prinašajo spremembe. Kadar gre pri projektih za razvoj izdelkov in uvajanje teh na trg, se prepletajo različne aktivnosti, ki jih izvajajo strokovnjaki iz različnih poslovnih funkcij.»znanstven delovni proces, torej projekt, je sestavljen iz treh stopenj. Najprej si zamislimo želen izid in pot do njega. Tej stopnji pravimo načrtovanje. Sledi vzpostavljanje volje, da bi zamišljeno uresničili, in sproti tudi neposredno izvajanje. Naslednji korak je neposredno ugotavljanje izvedenega in odstopanj ter prizadevanje, da bi želeno uresničili. Vzpostavljanju volje in prizadevanju za uresničitev zamišljenega pravimo nadziranje. Pri projektih zaradi obsežnosti aktivnosti v stopnji načrtovanja, v kateri smo opredelili cilj projekta, sledi načrtovanje organizacije. Z njo si močno poenostavljeno predstavljamo določitev zadolžitev, odgovornosti, avtoritete in mesta v komuniciranju za vsakega posameznika. S tem določimo razmerja med ljudmi. Ta določitev mora zagotoviti smotrno delovanje članov, da bo cilj združbe v čim večji meri dosežen«(rozman, 2000, str. 8). VRSTE PROJEKTOV Po Haucu (2002, str. 67) projekte razlikujemo glede na dejavnosti ali gospodarske dejavnosti, v katerih se izvajajo.»delijo se po objektih projekta, namenu, načinu izvedbe, glede na trajanje, lokacijo objekta, angažiranje izvajalcev, kompleksnost, glede na okolje, v katerem nastajajo, na naročnike projekta, vloge pri načrtovanju in izvajanju razvoja itd.«definicije PROJEKTA RAZLIČNIH AVTORJEV:»Projekt sestavlja zaporedje kompleksnih, enkratnih in medsebojno povezanih dejavnosti, ki jih izvajamo zato, da bi dosegli cilj projekta v določenem času in z razpoložljivimi viri«(bastič, 1996, str. 19). 16

18 »Projekt je delo, ki se izvede samo enkrat. Imeti mora jasen začetek in konec ter opredeljen proračun in načrt, kako naj bo izveden. Čeprav so te zahteve teoretično idealne, jih je treba v praksi pri usmerjanju prizadevanj postaviti v izhodiščni cilj«(lewis, 1998, str. 7).»Projekt je prehodni proces med programiranjem tistega, kar bi želeli ustvariti, in med tistim, kar bo ustvarjeno«(hauc et al, 1993, str. 152).»Projekt je lahko vsak sklop aktivnosti in nalog, ki ima določen končni cilj opredeljen s konkretnimi karakteristikami, rokovno definiran začetek in konec, omejene finančne vire«(kerzner, 1992, str. 2).»Projekt je enkratna in prehodna dejavnost za dosego novih ciljev, ki vključuje precejšni delež tveganja in negotovosti«(jr Turner).»Projekt je kombinacija del in nalog, ki rešijo problem in ustvarijo rešitev«(kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 1, str. 2). Obravnavanemu projektu najbolj ustrezata prva in zadnja definicija. Usmerjen je ciljno, ima časovno omejitev in omejene finančne vire. V okviru projekta sem se držala petih faz projekta, ki so : Začetek projekta = skupaj z vodstvom Hotela pod Roglo sem temeljito razmislila o ciljih podjetja. Vzela sem si čas za pogovor, analizo raziskave in dokumentacijo. Sprejete dogovore in cilje sem zapisala. Načrtovanje = postavila sem natančen okvir projekta ter zapisala in opisala vse cilje. Izvedba = sledila sem izdelanemu načrtu in izvajala aktivnosti, obenem pa vključevala morebitne upravičene spremembe. Nadzor = je pomemben zato, da vidimo, kako daleč od načrta oziroma od postavljenih ciljev smo, in da smo pravočasno pripravljeni na spremembe. Zaključek = ob zaključku projekta sem zbrala vse sodelujoče in skupaj smo ovrednotili rezultate projekta. Pripravila sem končno oceno novega delovanja hotela, končno oceno samega projekta in poskrbela za nadaljnje delo. 17

19 Faze v razvoju projekta so tako imenovana strategija projektnega menedžmenta»pripravi NAMERI STRELJAJ«. Za dober projekt so ključni: dobra vsebina inovativnost in cilj, struktura sodelavci, vpetost stik z naročniki, učinek uporabnosti rezultatov (value for money). Skupaj z vodstvom hotela in somentorico sem določila ter opisala cilje ter druge želje in potrebe hotela. S tem sem se izognila morebitni nenadzorovani rasti projekta v nedogled. Določila sem aktivnosti projekta in njihovo trajanje ter potrebne vire za izvajanje le-teh. Pomagala sem si z določitvijo tako imenovanih znanih znank ugotovila sem, kaj vem o hotelu. Zame so bile znane znanke: vektorji projekta, dimenzije projekta, deležniki in okolje projekta. 3.1 Vektorji projekta Za vsak projekt si lahko zastavimo vektorje projekta. Z enostavnimi vprašanji ugotovimo, ali je projekt smiseln ali ne. Najprej definiramo cilj projekta, potem obseg, finančno upravičenost, časovni okvir, spremenljivost in omejitve. Vektorji projekta opisujejo cilje projekta. Definicija cilja»določitev končnega cilja in vseh preostalih vmesnih ciljev je izjemno pomembna za uspešnost projekta. Končni cilj moramo postaviti tako, da lahko ob njegovem koncu in njegovi eksploataciji kontroliramo, ugotavljamo in ovrednotimo neposredne ali posredne ekonomske učinke«(hauc, 2002, str. 29). Dobro določen cilj navadno odgovorja na vprašanja: Kaj želimo doseči? Kako bomo to dosegli? Kdo bodo glavni koristniki? 18

20 Cilj mora: biti jasno in natančno opisan (določimo vmesne in končne cilje), biti merljiv (cilji morajo omogočati merjenje, do kam smo prišli), biti uresničljiv (postavimo si dosegljive cilje), biti realističen (postavimo si realne cilje) in imeti končni rok (natančno določimo rok, do kdaj moramo izvesti posamezne faze projekta). Cilji naročniku povejo: ali je projekt skladen z njegovimi zahtevami, ali smo dovolj jasni, kaj želimo doseči, in ali smo realistični, torej, ali bo imel projekt koristen vpliv. Pri definiciji cilja moramo odgovarjati na vprašanje ZAKAJ? Cilj projekta je narediti načrt trženja za Hotel pod Roglo in s tem izboljšati poslovanje hotela. To je moj glavni in končni cilj. Po končanem projektu se bo videlo, ali je cilj dosežen, saj bodo morale narasti nočitve. Šele po enem letu pa se bo videlo, ali je res narasel tudi promet za pričakovano procentualno vrednost. Za preverjanje doseženih rezultatov se bosta primerjala mesec maj 2007 in maj Vmesni cilji projekta so: - določiti produkte za prodajo, - določiti ciljne skupine in emitivne trge, - izdelati program za aktivno trženje. Definicija obsega Obsega projekta ne moramo zgrešiti, če se držimo natančno definiranih ciljev in zahtev. Kadar gre za obseg projekta, moramo odgovoriti na vprašanje KAJ? in s tem konkretiziramo uresničevanje našega cilja. Kateri so naši cilji pri projektu? Kakšna je vsebina posameznega cilja? Kaj želimo s projektom doseči? Koga bomo v projekt vključili? V diplomski nalogi sem obseg definirala z izdelavo dveh študij, in sicer analizo delovanja hotela ter načrtom trženja za hotel. 19

21 Finančna upravičenost Tukaj se postavlja vprašanje ZA KOLIKO?, saj mora biti projekt finančno opravičljiv. Preveriti je potrebno smiselnost vlaganja sredstev in časa v rešitev. Koliko finančnih sredstev potrebujemo, da projekt zaključimo? V kolikem času se nam bo investicija povrnila? Izdelamo si približno oceno stroškov gledano na človeške kot tudi materialne vire. Lahko pa se odločimo za ocenjevanje stroškov vsake aktivnosti posebej, skratka vedeti moramo, ali se nam bo projekt finančno povrnil in nam še doprinesel ali ne. Določimo lahko skupne stroške, to so vsi stroški, ki se bodo pojavili med izvajanjem celotnega projekta. V Hotelu pod Roglo so sredstva za projekt opredeljena na Definitivno je, da se morajo po izvedenem projektu nočitve povečati za od 7 do 10%, drugače se projekt ni izplačal. Za preverjanje uspešnosti in finančne opravičenosti se bosta primerjala, kot že omenjeno, meseca maj 2007 in maj Časovni okvir Obvladovanje časa, ki ga potrebujemo za izvedbo projekta in njegovih posameznih aktivnosti, je ključnega pomena za uspeh projekta, saj je časovna komponenta običajno med najpomembnejšimi omejitvami in kriteriji uspeha projekta. Za obvladovanje časovne komponente je potrebno ustrezno planiranje ter nadzor nad opravljenim delom. Tako je potrebno v procesu planiranja izvesti naslednje korake (PMBOK, 2000, str. 65): opredelitev aktivnosti, ki jih je treba izvesti, razvrščanje aktivnosti, v okviru katerih identificiramo in dokumentiramo logične odvisnosti med posameznimi aktivnostmi, ocena trajanja aktivnosti; na primer v obliki števila delovnih dni ali ur, potrebnih za izvedbo posameznih aktivnosti, izdelava ustreznega zaporedja aktivnosti glede logične odvisnosti in predvidenega trajanja aktivnosti. Za Hotel pod Roglo sem ga podrobno, kot je zgoraj opisano, izdelala in ga uvrstila v terminski plan projekta, ki je naveden v četrtem poglavju. Znano je, da nam časovni okvir narekujejo stranke, zakonodaja, konkurenca. Pomembno je vprašanje DO KDAJ? S tem vprašanjem si lahko zastavimo grobi časovni okvir. 20

22 V projektu v Hotelu pod Roglo bo glede na oceno trajanja aktivnosti in sezonsko pogojenost projekt predvidoma trajal 3 mesece. Ta časovni okvir je sprejemljiv za novo vodstvo. Sprejemljivost V literaturi, ki sem jo predelala, se veliko govori o obvladovanju kakovosti na projektu. To vsebuje procese, ki zagotavljajo, da bo projekt zadovoljil potrebe, zaradi katerih je bil ustanovljen. Glavni procesi za obvladovanje kakovosti na projektu so: planiranje kakovosti, zagotavljanje kakovosti v okviru uveljavljanja projekta in kontrola kakovosti v okviru procesov kontroliranja. Ustrezno kakovost zagotavljamo s preventivnim delovanjem (izločanje napak iz procesa), kot tudi kontrolo (preprečevanje, da napake pridejo do naročnika) (PMBOK, 2000, str. 102). Torej vprašanje pri kriteriju sprejemljivosti je, KAKO KVALITETNA MORA BITI REŠITEV? Nanj moramo odgovoriti zelo resno in pretehtano. Poenostavljen odgovor bi se glasil»ravno prav dobra«, vendar ga v primeru vrednotenja kriterija razdelimo na čimbolj merljive ali števne elemente. To je kriterij, ki je zelo pomemben, da pravočasno zaključimo projekt in ga ne dopolnjujemo v nedogled (Kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 1, str. 6). V Hotelu pod Roglo je odgovor jasen. Delovanje hotela mora biti konkurenčno delovanju drugih hotelov v tej kategoriji, če ne celo boljše. Zato sem izdelala analizo delovanja hotela in načrt trženja, ki bo izboljšal poslovanje hotela. Za 7 do 10% se morajo povečati nočitve v hotelu in, kot že rečeno, bodo rezultati vidni, ko bo opravljena primerjava nočitev v mesecu maju 2007 in maju Omejitve Vprašamo se KAJ NAS OMEJUJE? Na to vprašanje postavimo zelo konkretne odgovore. Naslednje vprašanje, ki nas ponese v načrtovanje tveganj (tak je tudi namen), pa je: KAKO SE BOMO TEMU IZOGNILI OZIROMA TO PRESEGLI? (Kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 1, str. 6). Vodstvo Hotela pod Roglo omejujejo konkretne finančne sposobnosti, zato so trajanje projekta omejili na 3 mesece. Zaradi novega vodstva ni dovolj sredstev za vlaganje v marketinške aktivnosti. Slednje sem poskusila rešiti z dobro izvedenim načrtom trženja. 21

23 Tveganjem sem se poskusila izogniti z aktivnostmi, definiranimi v načrtu izogibanja tveganjem, ki ga bom predstavila v četrtem poglavju. 3.2 Dimenzije projekta Slika 6: Dimenzije projekta Definicija dimenzije projekta:»za projekt lahko trdimo, da je uspešen, če je predvidena količina dela izvedena v določenem času in z določenimi sredstvi. Projekt je kombinacija nalog, ki rešijo problem in ustvarijo rešitev«(kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 1, str. 7). Pri postavljanju projekta si pomagamo z dimenzijami projekta, ki opisujejo dejstva. Tri glavne koordinate projekta: 1. Finančna sredstva izražamo v obliki denarja, ur, mesecev ali let človeškega dela. 2. Količina dela specifikacija (kaj hočemo narediti). Na primer: Koliko kilometrov cest, število izvedenih storitev Čas izrazimo v smiselnih enotah, glede na trajanje projekta, (delovni dnevi, koledarski dnevi, meseci, leta) Povzeto po: Kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 1, str. 7 ČAS IN FINANČNA SREDSTVA: Glede na to, da imam določeno časovno komponento ter število oseb, ki bo na projektu delovalo, sem pripravila oceno finančnih sredstev merilu človek / dni. Znano je, da bo projektna skupina zajemala 9 ljudi, ki bodo delali poln delovni čas v treh mesecih in to bo 176 ur na mesec. To je skupaj 528 ur, kar pa je v dneve preračunano 22 polnih dni. Te dneve pomnožim s številom ljudi v projektni skupini, skupaj z vodjem in pridem na število 189 človek/ dni. 22

24 To pomeni, da lahko računamo na fiksne stroške za plače 9 oseb v času treh mesecev, tako kot stroške oglaševanja, ki bodo ob projektu nastali. Glede na to, da so podatki o plačah v hotelu zaupni, sem naredila okvirno oceno stroškov dela ljudi v projektni skupini. Za podlago izračuna sem vzela povprečno bruto plačo v Sloveniji (Vir: ki znaša 1.334,98 EUR za prvo četrtletje leta To je bruto plačilo za eno uro dela zaokroženo 7,6 EUR. PROJEKT Stroški projektnega tima- okvirno (človek/ dni x bruto strošek 1 delovne ure) Stroški oglaševanja in potrošnega materiala- okvirno 1.436, ,00 SKUPAJ stroški projekta: 2.736,40 Tabela 1: Skupni stroški izvedbe projekta KOLIČINA DELA: V projektu sem želela narediti načrt trženja za hotel. V okviru tega sem izdelala vizijo za hotel, raziskala trg, izdelala načrt projekta, predvidela tveganja, uvedla projekt v hotel in s tem vzpostavila trženjske aktivnosti v hotelu. 3.3 Deležniki projekta Definicija: Deležniki projekta (stakeholders) so tisti ljudje, ki imajo poseben interes za poslovanje in uspešnost projekta. (Kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 2, str. 1). Deležniki projekta v Hotelu pod Roglo so: direktor, projektna skupina, zaposleni v hotelu, krajani lokalna skupnost, gosti hotela. Z direktorjem najemnikom hotela in mojo somentorico, ki bo projekt v Hotelu pod Roglo samem izvajala, sem povezana direktno. Prav tako tudi z zaposlenimi. Direktor je izrazil svoje želje in potrebe, ki morajo biti v projektu izpolnjene, in si, kot jaz in moja somentorica, želi, 23

25 da bi bil projekt uspešno izveden in bi doprinesel k uspešnosti hotela. Z direktorjem je tudi bilo dogovorjeno, da se v vsaki fazi projekta preverja njegovo mnenje in se upošteva njegove komentarje, ki pa morajo v vsakem primeru biti naravnani na cilj samega projekta, ne na posamezne aktivnosti in dogajanje v projektu. Cilj so zasledovali tudi vsi zaposleni v projektu, krajanom in gostom hotela pa bodo izboljšave v hotelu dobrodošle. 3.4 Okolje projekta Projektno okolje je vse tisto, kar vpliva na rezultate projekta in ni odvisno od same projektne skupine. Projektno okolje je okolje, v katerega je vpet projekt. Projekt se pojavi, zaživi svoj življenjski cikel in ga zaključi. V zelo redkih primerih se okolje prilagodi projektu, bolj pogosto in učinkovitejše je, da se projekt prilagodi okolju. Naročnik Institucije Višji management Projekt Zakonodaja in predpisi Zunanji partnerji Konkurenca Slika 7: OKOLJE PROJEKTA HOTELA 24

26 Okolje projekta je v mojem primeru sam hotel. Potrebno je upoštevati, da je hotel deloval že pred vpeljavo mojega projekta in bo deloval naprej tudi po njej, zato se v samo okolje s projektom ni posegalo. V okolju hotela sta naročnik in višji management eno. Sta del naše skupne organizacije, saj gre za projekt interne narave. Višji management je stranka našega projekta.»naročnik stranka zlasti opredeli namen projekta in okvirno določi cilje in druge zanj pomembne zadeve«(rozman, 2002, str. 61).»Ne glede na to, kdo in od kod je stranka, se moramo zavedati, da je cilj projekta rešiti strankin problem. Zato moramo posvetiti veliko pozornosti opisovanju rešitve, ki jo bo projekt prinesel stranki, in doseči njeno popolno razumevanje in soglasje«(kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 3, str. 2). Na naročnika pa lahko gledamo tudi kot na uporabnika storitev, se pravi gosta hotela, restavracije ali wellness področja. Institucije in zakonodaja, ki so pomembne za hotelirsko-gostinsko stroko: tukaj smo prav tako vezani na standarde, ki veljajo za hotel s štirimi zvezdicami, tako kot so na primer vse banke v Sloveniji vezane na Banko Slovenije. Sledenje zakonodaji in predpisom je obvezno, zato moramo biti zelo pozorni, ker se tu ponavadi pojavijo spremembe v projektu. Ena takšna sprememba je na primer vpeljava nove valute, kar pa za nas več ni aktualno, saj je pri nas evro že vpeljan. Konkurenca je dobra in je zdrava. Razumeti jo moramo kot»biti boljši«v svoji kategoriji poslovanja. Konkurenčnost hotela je treba z različnimi ukrepi večati, in sicer sem to poskusila z vpeljavo projekta v hotel, saj brez konkurence ne bi imeli potrebe po nenehnem izboljševanju in poslovni rasti. Direktna konkurenca Hotelu pod Roglo so okoliški hoteli in prenočišča. Konkurenčni ponudniki hotela in nekatere njihove značilnosti: 25

27 Program Konkurenčni ponudnik Cena oz. cene konkurenčnega ponudnika (lahko tudi opisno) Hotelske sobe Restavracija Kratek opis kvalitativne primerjave ponudbe z našim hotelom (ali cilja na enake ciljne skupine oz. na katere, kakšna je kvaliteta in vsebina ponudbe v primerjavi z našo, ipd.) 1. Hotel Smogavc Višja Podobna ponudba,imajo tudi del z 4* 2. Terme Zreče Višja Bogata dodatna ponudba, primerljive nastanitvene kapacitete 3. Uniturjevi hoteli na Rogli Višja Primerljive kapacitete 4. Hotel Zvon Nižja Ni primerljiv z našim objektom 5. Še ne dokončani apartmaji preko ceste Ne poznamo Objekt je apartmajskega tipa 1. Kmetija Smogavc Višje cene Ponudba domače hrane in tipičnih jedi 2. Pizzerija pred Zrečami Nižje cene Ni prava konkurenca Pivovarna V okolici ni pivovarne, ki bi lahko bila konkurenca. Sprostitveni wellness centri Seminarski prostori 1. Hotel Smogavc Višje cene Ima večji wellness center 2. Terme Zreče Višje cene Neprimerno večja ponudba, ki pa je tudi bolj masovna 3. Kozmetični studio Cleopatra Samo kozmetični salon kjer nudijo tudi masaže 1. Terme Zreče Ni primerjave Veliki seminarski prostori 2. Hotel Smogavc Višje cene So specializirani na seminarsko dejavnost Tabela 2: Konkurenčni ponudniki Hotela pod Roglo Zunanji partnerji so zastopani od dobaviteljev hrani in pijač, do hotelskih in poslovnih gostov, turističnih agencij, časopisov, radijskih postaj, tiskarn in banke, preko katere poslujejo. Delo in poslovanje z zunanjimi partnerji je potrebno redno spremljati, da lahko nemoteno izpeljujemo načrt projekta. Notranji partnerji: gostinski in hotelski del, v katerem so vsi zaposleni notranji partnerji. Pri izdelavi projekta sem bila pripravljena tudi na spremembe. Te ponavadi nastanejo v okolju projekta. Spremembe so koristne, saj se z njimi projekt razvija. Sicer je verjetno najhuje, da imamo že celoten načrt vpeljan in projekt že deluje po tem načrtu, potem pa pride do spremembe. Ampak to sodi zraven. Spremembe so tiste, ki nam pri projektnem vodenju predstavljajo izziv in nas motivirajo k novim podvigom in natančnemu delu. 26

28 4 NAČRTOVANJE PROJEKTA Štirje glavni razlogi za načrtovanje projektov so (Kerzner, 1979, str. 160): zmanjšanje tveganja, večja učinkovitost pri izvajanju aktivnosti, boljše razumevanje ciljev in zagotavljanje osnove za spremljanje in nadzor. Ko se projekt začne, moramo vedeti, s kakšno organiziranostjo bomo nastopili. Vse se fokusira okoli vodje projekta. Vodja uspe, če motivira sodelavce. Ti pa morajo vedeti, kdo je komu odgovoren kdo komu daje naloge. Ločimo projektne organizacije in neprojektne organizacije. Projektne so tiste, kjer se izvajajo projekti za znane naročnike. To je ponavadi v arhitekturnih birojih in pri gradbenih firmah. Neprojektne organizacije pa so, na primer, javna uprava in zdravstvo. Sama delujem kot»projektna organizacija«, saj imam znanega naročnika in projekt izvajam za njega njegov hotel. 4.1 Projektni načrt Projektni načrt definiramo kot skupek dokumentov, odgovorov in zapisov, ki predstavljajo posamezne dele projekta. To so sestavine projektnega načrta (po Kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 6, str. 2): 1. Definicija projekta: Definicija projekta je vsem v hotelu jasna. To je cilj, ki ga v projektu zasledujem, in sicer povečati prodajo hotelskih storitev. V definiciji so zajeti vsi vektorji in dosedanje znanje o projektu. 2. Organizacijska shema: 27

29 Dobavitelji hrane Dobavitelji pijač Finančni oddelek Hotela pod Roglodirektor (finančni nadzor - poročanje o porabljenih sredstvih predvidenih za projekt) ODDELEK ZA GOSTINSTVO (strežba)- 2 osebi ODDELEK ZA HOTELSKO DEJAVNOST (recepcija)- 2 osebi Oddelek za povezavo med hotelom in turističnimi agencijami NOTRANJI SODELAVCI Seznanitev gostov hotela o različnih ponudbah hotela ZUNANJI SODELAVCI VODJA SLUŽBE Z ODNOSE Z JAVNOSTJO IN PROMOCIJO PROJEKTA- 1 oseba Oglaševalska agencija VODJA PROJEKTA ODDELEK ZA RAZISKAVO TRGA- 1 oseba Oddelek za raziskavo trga ODDELEK ZA POSODOBITEV IT- 2 osebi Oddelek za nadgradnjo informacijskih sistemov restavracij, pos terminala in bančnih računov Oddelek za posodabljanje in obnovo internetne strani Internetna stran Časopisi Radijske postaje Turistične agencije Raziskava konkurenčnih ponudnikov NOTRANJI SODELAVCI Proizvodnja brošure za turistične agencije in zloženke na recepciji ZUNANJI SODELAVCI ZUNANJI SODELAVCI 28

30 Povezave med skupinami in vloge posameznikov: Projekt v Hotelu pod Roglo sem zasnovala kot delovanje hotela v celoti. Kot vodja in odgovorna projekta sem tudi vodja posameznih oddelkov in služb, ki delujejo v projektu, saj je to projekt v majhnem obsegu. Ljudje, ki delajo na oddelkih in službah, so notranji in zunanji sodelavci. Finančna služba deluje posebej, se pravi ločeno od projekta, saj je bila takšna želja naročnika. Veliki poudarek v projektu Hotela pod Roglo je na komunikaciji med direktorjem, mojo somentorico in vodjo projekta. 3. Izhodišča za ocene rabe virov: Izhajala sem iz znanja in podatkov, ki sem jih pridobila v fazi postavljanja ciljev in definicije obsega projekta. Projekt sem strukturirala na posamezne aktivnosti in njihove rezultate. To bom prikazala v 4.4 poglavju. 4. Urnik projekta: Urnik sem oblikovala po tem, ko sem si zastavila vse aktivnosti projekta, vsaki aktivnosti pripisala rezultat. Aktivnosti sem nato povezala med seboj in s tem pokazala soodvisnost. Pri vsaki aktivnosti so znane omejitve in tako sem začrtala tudi kritično pot v projektu. To bom predstavila v poglavju Pregled ocenjenih stroškov: Oceno stroškov v projektu sem naredila in opisala v dimenzijah projekta. Ugotovila sem, da bom za izvedbo projekta potrebovala 2.736,40, naročnik pa mi je za projekt dal na razpolago Tako so ocenjeni stroški še v okviru razpoložljivega. 6. Načrt izogibanja tveganjem: Natančen opis tveganj in načrt izogibanja le-tem navajam v naslednjem poglavju (4.2), kjer bom podrobno predstavila najverjetnejša tveganja. 7. Opis postopkov in navodil za implementacijo procesov, spisek standardov, metod in orodij, ki jih pri projektu uporabljamo: Za opis postopkov se ponavadi pri projektih uporabi način, ki je v organizaciji običajen. Ker so v hotelu novi najemniki, še nimajo določenega načina. Ta projekt predstavlja osnovo za vzpostavitev metodologije v Hotelu pod Roglo. 29

31 4.2 Zmanjševanje tveganj Obvladovanje tveganj (angleško: Risk management) je sistematičen proces prepoznavanja in analiziranja tveganj in priprave ustreznih ukrepov (PMBOK, 2000, str. 127). Pojem tveganja:»tveganje v projektu je negotov dogodek ali pogoj, ki ima ob pojavu pozitiven ali negativen vpliv na cilje projekta. Tveganje ima svoj vzrok in, če se pojavi, tudi svojo posledico«(pmbok, 2000, str. 127).»Tveganje je karkoli, kar gre lahko narobe in vpliva na doseganje ciljev projekta«(lewis, 2000, str. 298). Tveganja je potrebno predvideti in določiti, še preden se zgodijo, in to pri vsakem pomembnejšem projektnem načrtu. Vseh škodnih dogodkov ne moremo predvideti in preprečiti, zato pa je pomembno poskrbeti, da so negativne posledice za obseg, trajanje, vrednost in kakovost projekta najmanjše.»sistematičen nadzor tveganja sestavlja več korakov: identifikacija tveganja, kakovostna analiza tveganja, kvantitativna analiza tveganja, načrtovanje odziva na tveganja«(kocjan Stjepanovič, 2006, pogl. 9, str. 7). V projektu ocenimo tveganje, v primeru, da cilji projekta ne bodo doseženi v dogovorjenih rokih in ob dogovorjenih stroških. Za obvladovanje tveganj je zavezano celotno vodstvo projekta, kar pomeni, da morajo tveganje sproti obvladovati projektni svet, projektni vodja ali posamezni vodje projektnih skupin. Obstaja več različnih tveganj, ki jih lahko vključimo v naslednje širše kategorije po Novakoviču (2008, str. 3, 4): tveganja, ki se pojavijo zaradi zunanjih dejavnikov (neizpolnjevanje obveznosti s strani tretjih oseb, nezadovoljstvo z dobavo, neizpolnjevanje pogodbenih obveznosti, neskladje med»naravo«projektnih nalog in procesom nabave), organizacijska tveganja (dodatno delo osebja, ki ga mora opravljati poleg dela na projektu, značilnosti ali pomanjkanje projektne kulture v organizaciji, kadrovske zadeve, težave z usposabljanjem osebja, pomanjkanje znanj in veščin, kulturne razlike med naročnikom, uporabnikom in izvajalcem), strokovna tveganja vsak projekt ima specifične značilnosti, ki prinašajo s seboj različne elemente tveganja (kako natančno so specificirane zahteve, kako natančno se upoštevajo zahteve glede na razpoložljivost sredstev in pristopov, kakšne so možnosti za uporabo inovativnih, kompleksnih postopkov in/ali 30

32 opreme, ali obstajajo težave z zagotavljanjem kakovosti, tveganje, da specificirane zahteve ne bodo v celoti izpolnjene ali da bodo napačno specificirane), specifična tveganja, ki so lastna posameznemu projektu. Sama sem kot vodja projekta morala poskrbeti za tveganja in v ta namen sem pripravila dokument v obliki tabele, ki po vzorcu iz knjige avtorice Kocjan Stjepanovič (2006, pogl. 6, str.6) vsebuje: namen in obseg načrta tveganj, povzetek procesa ravnanja s tveganji, organizacijo in odgovornost ravnanja s tveganji, seznam tveganj, izbranih za ravnanje, z opisom verjetnosti pojava, postopke ob pojavu tvegane situacije, vplive in določena rezervna sredstva, načrt spremljanja tveganj in poročanja. Zap. št. 1. Identificirano tveganje Delovne izkušnje vodje projekta Verjetnost Srednja Potencialna škoda Srednja 2. Sprememba zakonodaje Mala Srednja 3. Nezainteresiranost gostov Mala Velika 4. Nezainteresiranost direktorja Mala Srednja 5. Izguba odhod kadrov Mala Srednja 6. Izguba nezainteresiranost zunanjih sodelavcev Mala Srednja Aktivnosti za izogibanje oz. zmanjšanje tveganj Dodatno izobraževanje, poučevanje vodje projekta in strogo mentorstvo Sprotno spremljanje zakonodaje in prilagajanje zakonom Dobra promocija projekta in njegovih ugodnosti Dobri rezultati posameznih aktivnosti projekta Ostali člani usposobljeni za delo vsakega posameznika, nagrajevanje za uspešno delo Sprotno obveščanje in spremljanje interesa zunanjih sodelavcev 31

33 7. Nezadostna komunikacija med sodelavci v projektu Mala Velika 8. Neizkušeni kadri Mala Srednja Redni sestanki in medsebojno obveščanje Dodatno izobraževanje sodelavcev projekta in hotela Tabela 3: Tabela zmanjševanja tveganj Po analizi opisanih tveganj sem se odločila izpostaviti delovne izkušnje projektnega vodje, saj je to moj prvi projekt. Zelo veliko pomembnost imata sodelovanje in podpora mentorice diplome, saj mi z napotki in nasveti veliko pomaga. Veliko pomembnost pa ima tudi študij strokovne literature o projektnem vodenju in projektnem managementu. V nadaljevanju bi izpostavila možnost nezainteresiranosti gostov, saj bi to pomenilo, da je projekt nepotreben. Zato je pomembno, da je projekt dobro zastavljen in odlično izpeljan, tako da so prednosti projekta zaznane predvsem med gosti. Nazadnje bi izpostavila še možnost nezadostne komunikacije med sodelavci v projektu. Da ne bi prišlo do tega, je pomembno spremljanje projekta tudi v obliki rednih sestankov in medsebojnega obveščanja. Brez teamskega dela si izvajanja projekta ne bi mogla predstavljati. Zato je tudi pomembno, da se člani teama dobro razumejo SWOT analiza in njeni rezultati Prednosti: hotel je v neposredni bližini dveh prepoznavnih turističnih krajev (Rogla in Zreče), hotel je lahko dostopen in ga gostje hitro najdejo, hotel je nov in se ga lahko kot takega lažje prodaja, gostinska ponudba je znana daleč naokoli, kar dviguje prepoznavnost objekta, hotel ima razen nastanitvenih in gostinskih tudi dodatne storitve (savna in whirlpool), ki podaljšujejo povprečno dobo bivanja gostov, urejen parkirni prostor, kjer lahko parkirajo tudi avtobusi. Slabosti: ni dvigala, hrup, ki ga povzročajo mimo vozeči avtomobili, ni ločene penzionske restavracije, 32

34 ni klimatske naprave, zaradi česar se gostje poleti pritožujejo, odvisnost od vremenskih razmer in zimske sezone, neizobraženost kadra, ni družabnega prostora za sprostitev gostov (na primer: kavarne, ki bi nudila možnost prijetnega branja in druženja). Priložnosti: pridobitev zahtevnejših gostov z večjo kupno močjo, izgradnja letne terase, izgradnja in povečanje dodatnih prenočitvenih kapacitet ter wellness storitev, povezovanje z drugimi turističnimi ponudniki v kraju za minimiranje stroškov, povezanih s trženjem, možnost navezave na ponudbo Rogle (adrenalinsko sankanje, gorsko kolesarjenje ipd.). Nevarnosti: slaba prepoznavnost na evropskem in svetovnem tržišču zaradi omejenosti pri trženju (finance), potreba po navezavi na druge partnerje za izvedbo določenih programov, močno gostinstvo, ki včasih potisne nastanitveno dejavnost na drugo mesto, neurejenost prometnega režima pred hotelom, neustrezen kader. V SWOT analizi so kratko in jedrnato označene prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti, ki prežijo na hotel. Z izdelavo te analize sem izpostavila značilne karakteristike hotela in s tem naredila dobro podlago za optimiranje delovanja hotela, saj so zbrana dejstva, potrebna za izdelavo načrta trženja, v SWOT-u na enem mestu. 4.3 Večja učinkovitost pri izvajanju aktivnosti Vsaka aktivnost mora imeti rezultat. Mejnik je pomembna točka v projektu, ob kateri ugotovimo stanje ali izberemo pot naprej. Ti rezultati morajo biti oprijemljivi ali merljivi, 33