BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender

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1 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender 3KZZ000031R4603 Issued by department Date Lang. Revision Page BU MP Tools de H 1 (13) Doc. kind User Manual Status of document Released Project name Sales Unit Tools Phase of project Implementation Creator name Erich Baums Distribution External BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender 1 Zweck 2 2 Zielgruppe 2 3 Erste Schritte 2 4 Standardfunktionen des Auftragsstatus-Tools Login Auftragsstatus 4 Auftragssuche in einem bestimmten Zeitraum 4 Suche nach einem bestimmten Auftrag 5 Positionsdetails 7 Sendungsverfolgung auf der Webseite des Frachtführers Offene Posten Geschlossene Posten Dokumentenbibliothek Passwort und eigenes Nutzerprofil ändern 12 5 Häufige Fragen (FAQ) 13 6 Revisionen 13

2 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender 1 Zweck Um den Status der an ABB Instrumentation erteilten Aufträge besser verfolgen zu können, stellt ABB das Auftragsstatus-Tool im Internet zur Verfügung. Neben dem Status der laufenden Aufträge und der Sendungsverfolgung können weitere Auftrags- und Kundenkontendetails eingesehen werden; ebenso steht ein Dokumentenarchiv zur Verfügung. 2 Zielgruppe Alle Kunden von ABB Instrumentation in Deutschland und der Schweiz können das Auftragsstatus-Tool nutzen. Da keine Zeitbegrenzung auf Bürostunden besteht, wird die Zusammenarbeit noch effektiver. Alle Informationen können online mit nur wenigen Klicks abgerufen werden. 3 Erste Schritte Das Tool ist webbasiert, nur ein Webbrowser wird benötigt (Internet Explorer ist vorgeschrieben). Um das Tool nutzen zu können, sind Benutzername und Passwort erforderlich. Um Dokumente zu laufenden Aufträgen oder aus dem Archiv anzeigen zu können, wird Adobe Reader oder Adobe Acrobat V5 oder höher benötigt. Haben Sie bereits einen Benutzernamen und ein Passwort? Falls nicht, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Ansprechpartner im Vertrieb bei ABB Instrumentation in Deutschland oder in der Schweiz in Verbindung.

3 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 4 Standardfunktionen des Auftragsstatus-Tools Alle Beschreibungen sind aus der SIcht eines Kunden durchgeführt. Alle gezeigten Daten sind fiktiv. 4.1 Login Öffnen Sie Ihren Webbrowser, und gehen Sie zu Wählen Sie die Anmeldesprache, geben Ihren Benutzernamen und das Passwort ein, und klicken Sie auf "Anmelden". Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern. Benutzernamen und Passwort eingeben Sprache vor dem Anmelden auswählen Wenn die Anmeldung erfolgreich war, gelangen Sie direkt zur BOL Homepage. Hier finden Sie die -Adressen des Kundenzentrums, des Technischen Supports, eine Liste Ihrer neusten Aufträge und das "Linke Menü" mit allen Tool-Funktionen. Linkes Menü Bereich Neuste Aufträge Link zum Handbuch in der ABB Library

4 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender / Auftragsstatus Im Linken Menü auf der BOL Homepage klicken Sie auf "Aufträge", dann auf "Auftragsstatus". Es gibt zwei verschiedene Wege, um nach Aufträgen zu suchen. Auftragssuche in einem bestimmten Zeitraum Suche nach Aufträgen vom bis Nach dem Klick auf "Suchen" erscheint die Liste mit den gewünschten Aufträgen. Bitte haben Sie etwas Geduld, falls die Liste länger sein sollte. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Tabelle zu sortieren Klicken Sie auf die Kundenbestellnr. für Details Die Suche kann durch Eingabe einer Materialnummer zusätzlich eingeschränkt werden. Weiter mit "Auftragsdetails".

5 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 Suche nach einem bestimmten Auftrag Suche nach Auftragsnummern, die mit * beginnen (* = beliebige Zeichenfolge) Wenn Sie nach einer bestimmten Auftragsnummer suchen, lassen Sie die Vorgabewerte für Datum "vom" und "bis" stehen. Diese Angaben müssen zwar vorhanden sein, werden aber ignoriert. Nach dem Klick auf "Suchen" erscheint die Liste mit den gewünschten Aufträgen. Bitte haben Sie etwas Geduld, falls die Liste länger sein sollte. Klicken Sie auf die Kundenbestellnr. für Details * vor und nach der gesuchten ABB-Nummer erforderlich bei Aufträgen vor dem Wenn keine Aufträge Ihren Suchkriterien entsprechen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Weiter mit "Auftragsdetails". Hinweis: Wenn Sie nach ABB-Auftragsnummern vor dem suchen, fügen Sie bitte ein Sternchen (* für beliebige Zeichenfolge) vor und nach der gesuchten Nummer ein.

6 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 Auftragsdetails Seite drucken Kunden- Adress- Bereich Details zum Auftragskopf Übersicht über alle Positionen in diesem Auftrag ABB- Verkaufsbüro Belegfluss anzeigen Zurück zur Auftragsliste Klicken Sie auf die Materialnr., dann auf "Positionsdetail" zur Anzeige der Positionsdetails

7 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 Positionsdetails Zurück zur Auftragsliste Zurück zu den Auftragsdetails Gewünschtes Lieferdatum Seriennummern Bestätigtes Lieferdatum (sofern abweichend) Rechnung anzeigen(.pdf) Lieferschein anzeigen (.pdf) Frachtbrief-Nr. des Frachtführers Hier klicken, um die Sendungsverfolgung auf der Webseite des Frachtführers zu starten Bitte beachten Sie, dass ggf. nicht alle Details zur Verfügung stehen, während der Auftrag noch bearbeitet wird (z.b. fehlen Lieferschein und Rechnung, falls das Produkt noch nicht versandt wurde). Die Webseiten der Frachtführer sind unterschiedlich gestaltet. Falls der gewählte Frachtführer keine Sendungsverfolgung anbietet, steht der Link nicht zur Verfügung.

8 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 Sendungsverfolgung auf der Webseite des Frachtführers GLS Sendungsverfolgungs-Webseite als Beispiel (einige Details fehlen) Bemerkungen Art und Umfang der Informationen können je nach Frachtführer variieren. Nicht alle Frachtführer bieten eine solche Sendungsverfolgung im Internet an. In diesem Fall ist natürlich auch kein Link verfügbar. Diese Sendungsverfolgung ist nur als zusätzlicher Service zu verstehen. ABB ist nicht verantwortlich für Informationen, die auf externen Webseiten angezeigt werden. Die gezeigten Informationen können nicht von ABB beeinflusst werden, und sind nicht Bestandteil des Vertrages mit unseren Kunden. Daher haftet ABB auch nicht für die Richtigkeit dieser Informationen.

9 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender / Offene Posten Hier können Sie sich den Status Ihres Kontos bei ABB anschauen (sofern diese Funktion für Sie freigeschaltet ist). Klicken Sie im linken Menü auf "Aufträge", dann auf "Rechnungsstatus", dann auf "Offene Posten". Durch Eingabe von "Datum bis" kann die Ausgabeliste verkürzt werden. Mit Klick auf das Icon rufen Sie alternativ einen Kalender auf, in dem Sie "Datum bis" auch direkt anklicken können. Klicken Sie anschließend auf "Suchen". Die Ergebnisliste läßt sich durch Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift sortieren:

10 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender / Geschlossene Posten Hier können Sie sich die Zuordnung der Zahlungseingänge Ihres Kontos zu den ABB- Rechnungen anschauen (sofern diese Funktion für Sie freigeschaltet ist). Klicken Sie im linken Menü auf "Aufträge", dann auf "Rechnungsstatus", dann auf "Geschlossene Posten". Es erscheint eine Suchmaske, in der Sie "Datum vom" und "Datum bis" zur Eingrenzung der Ausgabeliste eintragen können. Klicken Sie anschließend auf "Suchen". Die Ergebnisliste läßt sich durch Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift sortieren:

11 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender / Dokumentenbibliothek Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen zu Ihren Aufträgen sind archiviert und können heruntergeladen werden. Als Beispiel ist die Suche nach einer Auftragsbestätigung dargestellt. Für die anderen beiden Dokumentenarten sind die Schritte ähnlich. Klicken Sie im linken Menü auf "Aufträge", dann auf "Dokumentenbibliothek", dann auf einen der Menüpunkte "Auftragsbestätigungen", "Lieferscheine" oder "Rechnungen". Wie schon im Abschnitt 4.2. bei der Suchmaske für den Auftragsstatus erläutert, gibt es zwei verschiedene Wege, ein Dokument zu finden: Suche in einem bestimmten Zeitraum, oder Suche nach einer bestimmten Auftragsnummer. Geben Sie Ihre Kriterien wie im Abschnitt 4.2. beschrieben ein, und klicken Sie auf "Suchen". * vor und nach der gesuchten ABB- Nummer erforderlich bei Aufträgen vor dem Zum Herunterladen der Auftragsbestätigung auf das pdf-symbol klicken Abhängig von den Einstellungen in Ihrem Adobe Reader bzw. Acrobat ("PDF in Browser anzeigen = Ja" oder "Nein") wird das Dokument im Webbrowser dargestellt, oder es wird ein eigenes Fenster für den Adobe Reader / Acrobat geöffnet. Adobe Reader oder Adobe Acrobat V5 oder höher wird benötigt, um diese Funktion nutzen zu können.

12 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender / Passwort und eigenes Nutzerprofil ändern Klicken Sie im linken Menü auf "Benutzerinfo", dann auf "Passwort ändern". Es gibt zwei Bereiche: Einen für Ihr persönliches Passwort, und einen für die anderen Daten Ihres persönlichen Nutzerprofils. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Passwort ändern" bzw. "Persönl. Daten ändern". Das Passwort muss folgenden Regeln entsprechen: 1) Mindestens 8 Zeichen 2) Mindestens je 1 Zeichen aus 3 oder 4 der folgenden Bereiche: - [A-Z], [a-z], [0-9], Sonderzeichen ( : -! * äöüß ( ) usw. ) 3) Das neue Passwort darf nicht mit den letzten 4 Passwörtern übereinstimmen. -Adressen müssen im Internet-Format eingegeben werden. Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert. Passwort-Bereich Persönliche Daten Nur wenn Sie dieses Häkchen gesetzt haben, kann BOL Ihnen automatisch ein neues Passwort zusenden, falls Sie Ihr altes einmal vergessen haben sollten

13 BOL Auftragsstatus-Tool Benutzerhandbuch für Endanwender /13 5 Häufige Fragen (FAQ) F: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um das BOL Auftragsstatus-Tool benutzen zu können? A: Eine grundsätzliche Vereinbarung Ihres Unternehmens mit ABB über die Nutzung des Tools, ein PC mit einer Verbindung zum Internet, ein Webbrowser (Internet Explorer), ein Benutzername und ein Passwort. Eine Installation ist nicht erforderlich F: Wie kann ich die Homepage im Internet finden? A: Bitte schauen Sie in diesem Benutzerhandbuch auf Seite 3 nach F: Wie kann ich die Anmeldesprache ändern? A: Noch bevor Sie sich mit Benutzernamen und Passwort anmelden. Bitte schauen Sie in diesem Benutzerhandbuch auf Seite 3 nach F: Muß ich im ABB Intranet angemeldet sein, um das Tool benutzen zu können? A: Nein, das Tool kann mit jeder Internet-Verbindung benutzt werden F: Wo finde ich die genaue Angabe zum Liefertermin meines Auftrages? A: Im Auftragsstatus unter Positionsdetails. Bitte schauen Sie in diesem Benutzerhandbuch auf Seite 7 nach 6 Revisionen Rev. Ind. Page (p) Chapter (c) Description Date, Author F All First official release to German Customers , EB G All General Revision , EB H Header Changed BU Metadata , EB