BAMF TrägerOnline 1. 1 Einleitung

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1 BAMF TrägerOnline 1 1 Einleitung Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) hat ein Online-Verfahren zur Kommunikation mit den Sprachkursträgern eingeführt: InGe-Online (Integrationsgeschäftsdatei-Online). Ziel ist, einen völlig papierlosen Informationsaustausch zu erreichen. Momentan sind die "Anmeldung beim Träger im Erst- und Wiederholerverfahren" und die "Meldung über den erfolgten Kursbeginn" in Betrieb genommen. In späteren Schritten sollen weitere Funktionen folgen (Kursabschnittsbeginnmeldungen, Auskünfte zu beim jeweiligen Träger angemeldeten/teilnehmenden Personen, evtl. Sprachtestgrunddaten, Abrechnungsdaten und Daten zur Kinderbetreuung). Jegliche Kommunikation findet über eine verschlüsselte Verbindung statt. Die Identität der Kommunikationspartner wird durch Server-Zertifikate sichergestellt. Diese Verständigung findet in Echtzeit (analog zum -Verkehr) statt. Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen und wie der Ablauf des Verfahrens im Einzelnen funktioniert, schildern wir im Folgenden. Diese Hilfe steht Ihnen zum Download bzw. Ausdruck auch als PDF zur Verfügung.

2 BAMF TrägerOnline 2 2 Voraussetzungen Als Träger von Integrationssprachkursen ist Ihnen mindestens eine Träger-Kennnummer zugeteilt worden, die Sie zur Identifikation mit dem BAMF benötigen. Bitte tragen Sie sie bei jedem Ihrer Standorte entsprechend ein! Die Einstellung, welchen "bamfingeonlinestatus" Sie gerade besitzen, ergibt sich aus dem eingetragenen Datum des absolvierten Tests. Als weitere Voraussetzung muss der Anwender, der mit dem BAMF kommuniziert, identifizierbar sein. Dazu muss beim BAMF ein persönliche Zugang über die sogenannte eingerichtet werden, dessen Daten dann beim Anwender einzutragen sind:

3 BAMF TrägerOnline 3 Ist der Anwender zusätzlich Administrator in der "Delegierten Benutzerverwaltung", so erhält er über die Kennzeichnung als "BAMFDeBeVAdmin" die Fähigkeit, im <BAMF-Focus (Section 3.1)> grundsätzliche Einstellungen zu übernehmen. Bitte sehen Sie auch hier: Nutzungshinweise_Delegierte_Benutzerverwaltung Dann müssen noch die Kursleiter (Dozenten) dem BAMF bekannt sein bzw. als geeignete Lehrkräfte anerkannt sein. Die im Zuge dieser Anerkennung vom Dozenten erworbenen Nummer tragen Sie bitte beim Dozenten ins Feld Schließlich müssen die Ausbildungsorte der Kurse noch mit einer BAMF-Kennung versehen werden:

4 BAMF TrägerOnline 4 Alle übrigen notwendigen Angaben werden beim Kurs bzw. der Anmeldung des Teilnehmers gemacht. All diese Angaben müssen Sie bereits zum BAMF-Test lt. des Ihnen zugestellten Testdatenblattes eintragen. Für den Produktivbetrieb müssen Sie sich in der Delegierten Benutzerverwaltung noch einmal ganz neu registrieren, nachdem Sie nach bestandenem Test einen neuen Registrierungscode geschickt bekommen haben. 2.1 Anwendertest Wir zitieren hier das BAMF: "Für den Anschluss eines Kursträgers an das Web-Service- oder Web-Masken-Verfahren ist ein genau definiertes Verfahren zu durchlaufen. Nachdem der Kursträger die Nutzungsbestimmungen akzeptiert hat und die Bestätigung dem Bundesamt zugegangen ist, erhält er in einem weiteren Schreiben den Registrierungscode für eine vom Bundesamt bereitgestellte Anwendung für die Benutzerverwaltung (Testumgebung). Über diese Anwendung kann der Kursträger seine Benutzer für die Testumgebung selbst administrieren. Weiterhin erhält der Kursträger das Testkonzept sowie vorbereitete Testdaten zur Testdurchführung. Der Test gemäß Testkonzept ist erforderlich, da sichergestellt werden muss, dass von jedem Kursträger mindestens ein fachkompetenter Ansprechpartner zur Verfügung steht, der die Funktionen der Schnittstelle in allen Ausprägungen getestet hat und somit nachvollziehen kann. Nur durch dieses Vorgehen kann erreicht werden, dass fachliche und technische Fragen zum Funktionieren dieser Schnittstelle größtenteils durch die Ansprechpartner beim Kursträger oder dessen IT-Dienstleister beantwortet werden können. Sobald der Test erfolgreich durchgeführt wurde und in der zuständigen Regionalstelle die Datenübermittlung im Testsystem überprüft wurde, verschickt diese ein weiteres Schreiben an die Ansprechpartner, welches einen Registrierungscode für die Anwendung zur Benutzerverwaltung (Produktivumgebung) enthält. Darüber kann der Kursträger seine Anwender für die Produktivumgebung selbst administrieren und in den Produktivbetrieb übergehen." Wir unterstützen Sie beim Test. Inzwischen konnten wir bereits eine Reihe von Erfahrungen sammeln, die wir gern an Sie weitergeben. Wir haben die notwendigen Teilnehmer bzw. Anmeldungen und Kurse zur Test-Meldung beim BAMF vorbereitet. Sie brauchen lediglich noch Ihre konkreten Träger-Testdaten zu hinterlegen. Wir weisen Sie dann gern auf die eine oder andere Tücke dieses Tests hin oder begleiten Sie sogar den

5 BAMF TrägerOnline 5 gesamten Test über. Fragen Sie nach den Konditionen: Claus Iffläender Rackow Software Tel.: Fax: ci@rackow-software.de Anschluss an Online-Verfahren Zur "Reihenfolge des Anschlusses der zugelassenen Integrationskursträger an das Online-Verfahren" lesen Sie bitte ein Rundschreiben des BAMF! Ab dem 1. Juli 2013 sind alle Kursträger verpflichtet, ihre Teilnehmer und Kurse elektronisch zu melden.

6 BAMF TrägerOnline 6 3 Fachliche Prozesse 3.1 Der BAMF-Focus Kurse, die die Eigenschaft als Integrationskurs ('Meldung Kursbeginn' in the on-line documentation) besitzen, erscheinen (unter den üblichen Filtern wie Mandant, Ausbildungsort und Aktualität) mit ihren Anmeldungen im <BAMF-Focus>. (Kurse -> BAMF-Focus) Im BAMF-Focus finden Sie nun verschiedene Register vor: Kurse - alle aktuellen und zukünftigen BAMF-Kurse; Planung - ist der Kalender mit Ihren Kursmodulen (s. Module planen (Section 7.1)!); Teilnehmer - die aktuellen Anmeldungen der Teilnehmer (wie im allgemeinen <Focus>); Einstellungen - dieses Register sehen nur Administratoren der "Delegierten Benutzerverwaltung (Section 2)" ; hier bestehen folgende Einstellmöglichkeiten (v.u.n.o.):

7 BAMF TrägerOnline 7 Bamf-Testverfahren - hier tragen Sie die Ihnen für den Test extra zugeteilte Trägerkennung ein und das Testbeginndatum; Nach bestandenem Test müssen Sie ebenso das Datum des Bestehens eintragen, damit Sie ins Produktivverfahren wechseln. Ausbildungsorte - hier erscheinen Ihre Ausbildungsorte; Sie können in einer beschreibbaren Tabelle die BAMF-Kennung hinzufügen: Dozenten - hier erscheinen Ihre Dozenten, denen Sie auf dieselbe Weise die BAMF-Kennung hinzufügen können; Anwender - hier stehen alle Anwender, denen Sie auf ebensolche Weise deren BAMF-Kennung

8 BAMF TrägerOnline 8 hinzufügen können; Status - hier sehen Sie noch einmal zwei grundsätzliche Einstellungen - Ihre eigentliche Trägerkennung (für den Produktivbetrieb) und ob Sie sich gerade noch im Testverfahren oder schon im Produktivverfahren befinden: 3.2 Anmeldung im Erst- und Wiederholerverfahren Zukünftige Teilnehmer müssen beim BAMF gemeldet werden. In ABES/Objects verfahren Sie folgendermaßen: Nachdem Sie eine Anmeldung des betreffenden Teilnehmers auf den richtigen IK-Kurs vorgenommen haben, können Sie den/die Teilnehmer aus dem BAMF-Focus (Section 3.1) heraus anmelden. Zunächst tragen Sie unter Kennung die zur Verfügung stehenden Kennziffern ein und entscheiden dann, mit welcher der Teilnehmer beim BAMF gemeldet werden soll:

9 BAMF TrägerOnline 9 Danach vervollständigen Sie unter Register "Profil" die relevanten Daten des Teilnehmers: Unter "Verlauf" sehen Sie eine Zusammenfassung der Anmeldedaten des Teilnehmers, also seiner Aufnahme in ABES/Objects, seiner Erst- und/oder Wiederholeranmeldung und (später) der Module inkl. Stunden, die der TN bereits absolviert hat. Unter Fahrtkosten tragen Sie (bei Teilnahme am Kooperationsmodell Fahrtkosten) die entsprechenden Beträge pro Monat ein:

10 BAMF TrägerOnline 10 Im Register Rückmeldungen sehen Sie die BAMF-Meldungen auf Ihre Aktionen hin - wenn Sie sich dieses so einrichten wie z.b. unter "Konfigurationsbeispiele ('Konfigurationsbeispiele für BAMF-Focus' in the on-line documentation)" gezeigt. Mit Klicken des Schalters "Erstanmeldung aufnehmen" bzw. "Wiederholer anmelden" können Sie dann Schritt für Schritt die Vollständigkeit Ihrer Meldung überprüfen: Dieses Geleit sorgt für eine lückenlose Angabe aller notwendigen Daten: Durch Geburtsdatum und einer Kennziffer bzw. Kundennummer identifiziert das BAMF den Teilnehmer. Bevorzugt wird die BAMF-PK. Es folgt nach "weiter >" die Kontrolle der Anschrift:

11 BAMF TrägerOnline 11 Das korrekte Bundesland ist hier unerlässlich. Danach kommen wir zum Profil: - Es ist eine offizielle Liste der Staatsangehörigkeiten hinterlegt. Dazu das BAMF:

12 BAMF TrägerOnline 12 "Im Rahmen der Anmeldung werden aktuelle Personendaten übermittelt, um die bereits beim Bundesamt hinterlegten Daten zu ergänzen. Insbesondere ist die Staatsangehörigkeit zu übermitteln. Zur Identifikation der Staatsangehörigkeit wird der Schlüssel des statistischen Bundesamtes verwendet. Bei der Anmeldung soll die aktuelle Wohnadresse des Teilnehmers übermittelt werden. Die Angabe einer abweichenden Postanschrift ist nicht erlaubt." - Die Bildungsgrade lt. ESCED (s.a. International Standard Classification of Education (Wikipedia)). 0: Kindergarten/Vorschulische Erziehung 1: Gundschule (6 Jahre) 2: Sekundarstufe 1 (7-9 Jahre) 3: Sekundarstufe 2 (Ausbildung bis Abitur) 4: Technische Oberschulen/Fachschulen 5: Hochschule 6: Forschungsqualifikation (Dissertation/Habilitation) - Hier ist der BAMF-Katalog der Schreibkundigkeit hinterlegt. - Liegt keine Berechtigung auf Förderung vor, kann auf den Einstufungstest verzichtet werden. - Kostenbeteiligung bzw. Grund der Befreiung werden eingetragen. Selbstzahler werden bei der Kursanmeldung mitgezählt aber deren Daten nicht übertragen. - Beim Eintragen des Einstufungstests trägt sich die eigene Trägernummer von selbst ein. Sie können sie nicht weglassen. Sind die Daten bis hierhin kontrolliert vollständig, kann gesendet werden: Die Reaktion des BAMF folgt umgehend - wie im Kapitel "BAMF-Rückmeldungen (Section 3.4)" beschrieben. WICHTIG: Als Anmeldedatum an das BAMF wird das Datum der Eintragung in ABES/Objects übertragen. Dieses Datum wahrt die Rechte des Teilnehmers, in dem es seine fristgerechte Meldung beim Träger dokumentiert.

13 BAMF TrägerOnline Meldung Kursbeginn Soll ein neuer Kurs durchgeführt werden, so muss er zuvor beim BAMF gemeldet werden. Voraussetzung dafür ist, dass alle Teilnehmenden bereits dem BAMF gemeldet sind In ABES/Objects verfahren Sie folgendermaßen: Ordnet man dem betreffenden Kurs eine "bamfkursart" zu, erhält er automatisch das Register "BAMF": Von nun an scheint der Kurs im <BAMF-Focus (Section 3.1)>:

14 BAMF TrägerOnline 14 Nach einem Klick auf "Kursbeginn melden" können Sie in einem ersten Schritt bereits einige unerlässliche Kursdaten überprüfen bzw. neu eingeben. Das KursENDdatum braucht noch nicht verbindlich zu sein. Durch spätere Ausfälle von Unterrichten kann sich das Datum immer noch verändern. Hier fügen Sie beispielsweise noch oder den KursAbschnitt Wenn es bereits KursAbschnitte aus der Modulplanung (Section 7.1) gibt, wird der bamfkursabschnitt tagesaktuell übernommen und lässt sich nicht mehr manuell setzen! die BAMF-Lehrwerke aus einer vollständigen Liste (der zugelassenen Medien) hinzu:

15 BAMF TrägerOnline 15 Mit einem "weiter >" gelangt man zum nächsten Abschnitt, in dem überprüft wird, ob Ausbildungsort und Kursleiter vorhanden sind. Danach kommt die Kontrolle über Unterrichtszeiten und mögliche Kursunterbrechungen:

16 BAMF TrägerOnline 16 Am Ende können Sie im guten Gefühl, nichts vergessen zu haben, Ihre Modulmeldung absenden: Die Anzahl der Teilnehmer (die man früher auf Papier extra notierte) werden durch ABES aus der Anzahl der Anmeldungen errechnet. Dabei werden die so genannte Selbstzahler ('Anmeldung im Erst- und Wiederholerverfahren' in the on-line documentation) mitgezählt für die Meldung, deren persönliche Daten aber nicht übermittelt.

17 BAMF TrägerOnline BAMF-Rückmeldungen Die InGe-Kommunikation mit dem BAMF erfolgt in Echtzeit. Sie erhalten also umgehend eine Reaktion. Nachdem Sie die Modulmeldung versandt haben, wird Ihnen diese Maske gezeigt: Je nach (Fehler-)Meldung haben Sie nun die Möglichkeit, das eine oder andere Datum durch Klick auf " < zurück" zu ergänzen oder mit "Fertig" den Vorgang endgültig abzuschließen. Die Maske bei Teilnehmeranmeldungen sind deckungsgleich:

18 BAMF TrägerOnline 18 Auch hier können durch "< zurück" noch Korrekturen angebracht werden, der Vorgang abgebrochen oder fertig gestellt werden.

19 BAMF TrägerOnline 19 4 Teilnehmerauskunft Mit Hilfe von PK-(oder einer anderen)nummer und Geburtsdatum kann man in ABES/Objects online die Teilnehmerdaten abfragen, über die das BAMF verfügt: Im BAMF-Focus muss ein Standort ausgewählt sein (s. Markierung unten)

20 BAMF TrägerOnline 20 Haben Sie den Teilnehmer bereits in ABES/Objects angemeldet, so wechseln Sie einfach von <Anmeldung> zu <TeilnehmerAuskunft>. PK-Nummer und Geburtsdatum sind dann bereits eingetragen und Sie brauchen nur noch die Abfrage zu starten. Haben Sie den Teilnehmer noch nicht angemeldet, so geben Sie die Daten frei ein. 4.1 Bescheinigung des BAMF Hier bestätigt uns das BAMF, dass die Angaben des BAMF in der Teilnehmerauskunft von ABES/Objects korrekt wiedergegeben werden.

21 BAMF TrägerOnline 21 5 Import von BAMF-Teilnehmerdaten Hier lesen Sie, wie Sie die Stammdaten eines Teilnehmers vom BAMF in ABES/Objects importieren können. Sie wählen das Register Teilnehmerauskunft (Section 4) und füllen dort die leeren Felder "bamfaktenzeichen" und "GeburtsDatum", dann klicken Sie zunächst auf "Abfrage", um sich die Daten des Teilnehmers anzeigen zu lassen. Danach können Sie mit dem Schalter "Teilnehmerdaten importieren" die Stammdaten in ABES/Objects übernehmen - immer vorausgesetzt, das BAMF verfügt überhaupt über diese Daten. Hier sehen Sie die bereits erfolgte Übernahme: Die Teilnehmermaske mit den importierten Daten hat sich geöffnet: Image Title Sie werden dazu im Falle schon vorhandener Daten gewarnt:

22 BAMF TrägerOnline 22 6 Sprachtestmeldung Mit Hilfe dieses Moduls melden Sie dem BAMF den erfolgten Sprachtest Ihrer Teilnehmer. In den Kurs, in dem sich Prüfungsteilnehmer befinden, tragen Sie Auftragsnummer und das Testdatum ein. Das Register <Sprachtest> dazu finden Sie im BAMF-Focus auf der rechten Bildschirmseite: Da Nummer und Testdatum immer gleich sind, können Sie auch einen Prüfungskurs einrichten und die Kandidaten zusätzlich hierauf anmelden. Dann brauchen Sie diese beiden Daten nur an einer Stelle einzutragen. Das bleibt aber Ihren Praktikabilitätserwägungen überlassen. Wichtig zu wissen ist, dass nur im Moment der elektronischen Meldung diese Daten mit den Teilnehmerdaten zusammen übertragen werden. Bei den einzelnen Anmeldungen Ihres Sprachtestkurses vermerken Sie im Register <Sprachtest> (soweit nicht schon geschehen) die Ausweis- oder Passnummer des Kandidaten und seine Bogennummer: Das untere Feld <bamfsprachtestmeldungerfolgtam> wird automatisch nach erfolgreichem Datenaustausch mit dem BAMF eingetragen. Zu guter Letzt vollziehen Sie dann die eigentliche Meldung - von einzelnen oder mehreren Teilnehmern

23 BAMF TrägerOnline 23 über das Funktionssymbol: Sie erhalten anschließend eine Rückmeldung, die Sie im Register <Rückmeldung> jederzeit noch einmal sehen können:

24 BAMF TrägerOnline 24 7 Weitere Kursverwaltung 7.1 Module planen ABES/Objects ist in der Lage, die Module eines Integrationskurses unter Berücksichtigung von Ferien und Feiertagen nach Ihren Vorgaben automatisch einzurichten. In einem Arbeitsgang erstellt Ihnen ABES/Objects jeweils Module mit 100 Unterrichtsstunden sowie den Orientierungskurs mit 60 Stunden. Sie können anschließend bequem die jeweiligen Beginn- und Enddaten ablesen. Bitte gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Gehen Sie zum Kalender des Kurses und geben die auszusparenden Ferien und Brückentage ein. Haben Sie bereits institutsweite unterrichtsfreie Tage im Betriebskalender eingetragen, so wird auch dies berücksichtigt. 2. Lösen Sie danach die Funktion "Feiertage als KursEreignisse erzeugen" aus. Sie importieren damit die gesetzlichen Feiertage des Bundeslandes, in dem der Kurs stattfindet. Sie sollten das Enddatum des Kurses großzügig in die Zukunft gesetzt haben, da nur innerhalb dieser Kurszeit die Feiertage importiert werden. 3. Aktivieren Sie dann die Funktion "BAMF-Kurs-Abschnitte erzeugen": Vorgaben: Die <bamfkursart> hatten Sie wahrscheinlich bereits beim Einrichten des Kurses eingegeben. Sonst tun Sie es bitte jetzt, dann weiß ABES/Objects, welche Module in dieser Kursart vorkommen. Wichtig ist auch das Bundesland, damit ABES/OBjects die gesetzlichen Feiertage einfügen kann, denn auch dort soll kein Unterricht geplant werden. Wochentagen & Zeiten Hier bilden Sie ein Wochenschema des Kurses ab: Die pure Unterrichtszeit, eine zusätzliche Pause und

25 BAMF TrägerOnline 25 die Zahl der Unterrichtsstunden, die daraus folgt. Diese Angaben bestimmen im Wesentlichen über die Ausdehnung der Module. ABES/Objects legt immer 100 Stunden zugrunde und teilt sie dann auf die eingetragenen Wochentage mit der vorbestimmten Länge auf. Kursunterbrechungen/Ferien Hatten Sie bereits bei der Kurseinrichtung angegeben, dass es Unterbrechungen geben soll bzw. wird, so werden nach Entstehung der BAMF-Kursabschnitte hier die Zeiten der von Ihnen zuvor als Ferien eingerichteten Abschnitte wiederfinden. KursAbschnitte erstellen Automatisch ist hier das erste mögliche Modul mit Datum des Kursbeginns eingetragen. Sollten Sie aber mit der Planung erst bei späteren Modulen beginnen wollen, können Sie hier Entsprechendes eintragen. Und START! Das Ergebnis Ihrer automatisch eingerichteten BAMF-Kursabschnitte stellt sich im Kurskalender folgendermaßen dar: Als durchgehende grüne Linien sind die Module dargestellt und dementsprechend benannt. Die weiteren grünen Eintragungen (grün steht für Unterricht), in denen hier "09:15" (Beginn) und "Unterricht" (Typ) zu erkennen sind, gibt an, dass an diesen Tagen auch tatsächlich Unterricht vorgesehen ist. Denn während beispielsweise vom April das Modul weiter läuft, ist wegen Feiertag, Ferien und Wochenende tatsächlich kein Unterricht in jener Woche. Die lachsfarbenen Eintragungen stammen aus dem Betriebskalender. Wirkung auf die Modulplanung haben sie jedoch nur, wenn sie als "unterrichtsfrei" gekennzeichnet worden sind. Das wäre ggf. bei Heiligabend und Silvester zu empfehlen, die keine kompletten Feiertage sind. Zum Abschluss der Modulplanung hat sich ein errechnetes Enddatum des Gesamtkurses ergeben. Hatten Sie bereits ein Datum eingegeben, wird es nun überschrieben. Hatten Sie schon Teilnehmer angemeldet, werden Sie gefragt, ob Sie ebenfalls das Enddatum des Anmeldezeitraums ändern lassen wollen:

26 BAMF TrägerOnline 26 Mit großer Wahrscheinlichkeit: Ja. Ein Teilnehmer soll ja genau bis zum letzten Tag angemeldet sein. Schließlich ist es natürlich noch möglich, die vorhandene Planung abzuändern. Das funktioniert einfach durch Zusammenschieben oder Strecken des betreffenden Abschnittes mit gedrückter rechter Maustaste: Anschließend müssten Sie noch einmal die Funktion "BAMF-KursAbschnitte erzeugen" auslösen. ABES/Objects löscht dann alle KursAbschnitte und -Ereignisse von Beginn der Änderung an und erstellt sie neu. Möchten Sie, dass - wie hier im Beispiel - die Lücke frei bleibt, müssten Sie dort ein unterrichtsfreies KursEreignis [Typ "Feiertag"] einfügen. Andernfalls wird der freie Tag wieder mit Unterricht belegt werden.

27 BAMF TrägerOnline 27 8 Index Anmeldung im Erst- und Wiederholerverfahren, 8-12 Anschluss an Online-Verfahren, 5 Anwendertest, 4-5 BAMF-Rückmeldungen, Bescheinigung des BAMF, 20 Der BAMF-Focus, 6-8 Einleitung, 1 Import von BAMF-Teilnehmerdaten, 21 Meldung Kursbeginn, Module planen, Sprachtestmeldung, Teilnehmerauskunft, Voraussetzungen, 2-4