Mitwirkung bei der Vergabe

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1 M 6.5 AusschreibungVergabeAbrechnung Mitwirkung bei der Vergabe 1 30

2 Gliederung 1) Synopse VOB/A 2006 versus ) Angebotsprüfung 3) Erstellung von Vergabevermerken 2 30

3 Neufassung VOB/A 2009 Wider den Formalismus! Erklärtes Ziel der Neufassung im Jahr 2009 war u. a. der Abbau der hohen Formalanforderungen bei der Erstellung von Angeboten. Unvollständige Angebote sollten nicht mehr zwangsläufig zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. Stattdessen erhielt die Vergabestelle die Möglichkeit, vor Abschluss der Auswertungsphase einen Bieter zur Vervollständigung seines Angebotes aufzufordern, um auf diese Weise einen Ausschluss bei der formalen Prüfung (1. Wertungsstufe) zu vermeiden. Die Neuregelung unterscheidet zwischen Angeboten mit fehlenden Unterlagen (Erklärungen und Nachweise) und fehlenden Preisangaben. 3 30

4 Synopse VOB/A 2006 versus VOB/A VOB/A Form und Inhalt der Angebote 1. (2) [...] Die Angebote sollen nur die Preise und die geforderten Erklärungen enthalten. 24 VOB/A Aufklärung des Angebotsinhalts 1. (1) Bei Ausschreibungen darf der Auftraggeber nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung mit einem Bieter nur verhandeln, um sich über seine Eignung, insbesondere seine technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, das Angebot selbst, etwaige Nebenangebote, die geplante Art der Durchführung, etwaige Ursprungsorte oder Bezugsquellen von Stoffen oder Bauteilen und über die Angemessenheit der Preise, wenn nötig durch Einsicht in die vorzulegenden Preisermittlungen (Kalkulationen), zu unterrichten. (2) Die Ergebnisse solcher Verhandlungen sind geheim zu halten. Sie sollen schriftlich niedergelegt werden. 2. Verweigert ein Bieter die geforderten Aufklärungen und Angaben, so kann sein Angebot unberücksichtigt bleiben. 13 VOB/A Form und Inhalt der Angebote (1) 3. Die Angebote müssen die geforderten Preise enthalten. 4. Die Angebote müssen die geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten. 15 VOB/A Aufklärung des Angebotsinhalts (1) 1. Bei Ausschreibungen darf der Auftraggeber nach Öffnung der Angebote bis zur Zuschlagserteilung von einem Bieter nur Aufklärung verlangen, um sich über seine Eignung, insbesondere seine technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, das Angebot selbst, etwaige Nebenangebote, die geplante Art der Durchführung, etwaige Ursprungsorte oder Bezugsquellen von Stoffen oder Bauteilen und über die Angemessenheit der Preise, wenn nötig durch Einsicht in die vorzulegenden Preisermittlungen (Kalkulationen), zu unterrichten. 2. Die Ergebnisse solcher Aufklärungen sind geheim zu halten. Sie sollen in Textform niedergelegt werden. (2) Verweigert ein Bieter die geforderten Aufklärungen und Angaben oder lässt er die ihm gesetzte angemessene Frist unbeantwortet verstreichen, so kann [...] unberücksichtigt bleiben. sandra.voigt@hs-bochum.de 4 30

5 Synopse VOB/A 2006 versus VOB/A VOB/A Wertung der Angebote 1. (1) Ausgeschlossen werden: Passus nicht vorhanden. 16 VOB/A Prüfung und Wertung der Angebote (1) 1. Auszuschließen sind: c) Angebote, die den Bestimmungen des 13 Abs. 1 Nr. 3 nicht entsprechen; ausgenommen solche Angebote, bei denen lediglich in einer einzelnen unwesentlichen Position die Angabe des Preises fehlt und durch die Außerachtlassung dieser Position der Wettbewerb und die Wertungsreihenfolge, auch bei Wertung dieser Position mit dem höchsten Wettbewerbspreis, nicht beeinträchtigt werden, [...] Passus nicht vorhanden. 3. Fehlen geforderte Erklärungen oder Nachweise und wird das Angebot nicht entsprechend Nummern 1 oder 2 ausgeschlossen, verlangt der Auftraggeber die fehlenden Erklärungen und Nachweise nach. Diese sind spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber vorzulegen. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Aufforderung durch den Auftraggeber. Werden die Erklärungen oder Nachweise nicht innerhalb der Frist vorgelegt, ist das Angebot auszuschließen. sandra.voigt@hs-bochum.de 5 30

6 Synopse VOB/A 2006 versus VOB/A VOB/A Wertung der Angebote Passus nicht vorhanden. 30 VOB/A Vergabevermerk 1. Über die Vergabe ist ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält. 16 VOB/A Prüfung und Wertung der Angebote (9) [...] Unaufgefordert angebotene Preisnachlässe mit Bedingungen für die Zahlungsfrist (Skonti) werden bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt. 20 VOB/A Dokumentation (1) Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden. Diese Dokumentation muss mindestens enthalten: 1. Name und Anschrift des Auftraggebers, 2. Art und Umfang der Leistung, 3. Wert des Auftrages, 4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl, 5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für die Ablehnung, 6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten, 7. Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf sein Angebot, sandra.voigt@hs-bochum.de 6 30

7 Synopse VOB/A 2006 versus VOB/A 2012 Fortsetzung 30 VOB/A Vergabevermerk Fortsetzung 20 VOB/A Dokumentation 8. Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit bekannt, 9. bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe Gründe für die Wahl des jeweiligen Verfahrens, 10 gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat. Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren. 2. Wird auf Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies im Vergabevermerk zu begründen. (2) Wird auf Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies in der Dokumentation zu begründen. sandra.voigt@hs-bochum.de 7 30

8 Gliederung 1) Synopse VOB/A 2006 versus ) Angebotsprüfung 3) Erstellung von Vergabevermerken 8 30

9 Leistungsphase 7- Grundleistungen NEU! HOAI 2013 Koordinieren der Vergaben der Fachplaner Einholen von Angeboten Prüfen und Werten der Angebote einschließlich Aufstellen eines Preisspiegels NEU! Prüfen und Werten der Angebote zusätzlicher und geänderter Leistungen der ausführenden Unternehmen und der Angemessenheit der Preise Führen von Bietergesprächen Erstellen der Vergabevorschläge, Dokumentation des Vergabeverfahrens Zusammenstellen der Vertragsunterlagen für alle Leistungsbereiche Kostenkontrolle (Vergleich Ausschreibungsergebnisse mit bepreistem LV NEU! oder Kostenberechnung) Mitwirken bei der Auftragserteilung 9 30

10 Angebotsprüfung

11 Prozessschritte der Angebotsprüfung 1. Formale Prüfung 2. Technische Prüfung 3. Rechnerische Prüfung (Preisspiegelerstellung) 4. Prüfung der Angemessenheit der Preise 5. Aufklärung des Angebotsinhaltes 6. Wirtschaftliche Prüfung 11 30

12 Prozessschritte der Angebotsprüfung 1. Formale Prüfung WAS? Die eingereichten Angebotsunterlagen des Bieters sind auf ihre Vollständigkeit und etwaige Veränderungen zu prüfen. WIE? Überprüfen des Vorhandenseins rechtsverbindlicher Unterschriften und Bietertextergänzungen an geforderter Stelle, Preisangaben, Eignungsnachweise, Gleichwertigkeitsnachweise usw.. Der Prüfungsvorgang ist durch Abhaken kenntlich zu machen. Die Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten

13 Prozessschritte der Angebotsprüfung 2. Technische Prüfung WAS? Im Zuge der technischen Prüfung sind die Eignung des Bieters, Richtigkeit und Auswirkungen fachlicher Anmerkungen (z. B. im Anschreiben), die inhaltliche Aussagekraft der Bietertextergänzungen und die Gleichwertigkeit von Alternativprodukten festzustellen. WIE? Prüfungsziel: Stimmt die angebotene mit der geforderten Leistung überein? 13 30

14 Prozessschritte der Angebotsprüfung 3. Rechnerische Prüfung WAS? Die Preisangaben des Bieters sind rechnerisch zu prüfen und in einem Preisspiegel zu erfassen. WIE? Die rechnerische Prüfung erfolgt üblicherweise EDV-gestützt über das AVA-Programm. Rechenfehler sind durch handschriftliche Korrekturen im Originalangebot kenntlich zu machen

15 SchürmannSpannel AG Preisspiegel ohne Bedarfspositionen Bietervergleich BLB NRW Aachen - Liegenschaft WE LV Erneuerung des 10-kV-Rings Nr. Bezeichnung Menge / Einheit Beckers GmbH GA Energieanla HOCHTIEF Faci PBE Esser Mittelwert Günstigst 02 LV Erneuerung des 10-kV-Rings 51 Titel Bauleistungen für Kabelanlagen 0001 Öffnen von vorhandenen Kabelzugschächten 0002 Einrichten, Vorhalten und Räumen der Baustelle. 10 St EP 1 psch EP 0003 Kernbohrung in Decke/Wand 9 St EP 0004 Kabelschacht 1 St EP 0005 Krandienstleistung 1 psch EP Titel 51 Bauleistungen für Kabelanlagen MWSt. (19,0 ) Gesamtsumme inkl. MWSt. Vegleichs 52 Titel Hochspannungsanlagen - Kabel XN2XS(F)2Y 1 x 70/16 mm², 6 / 10 kv, 150 m EP X-N2XS(F)2Y 1 x 240 / 25 mm² in Leerrohr X-N2XS(F)2Y 1 x 240 / 25 mm² auf Kabelbühne 0004 Kabelendverschluss für 3X-N2XS(F)Y 1 x 240/25 mm² 0005 Kabelendverschluss für 3X-N2XS(F)Y 1 x 70/16 mm² 433 m EP 628 m EP 6 Satz EP 2 Satz EP 0006 NYCWY 2x10/ m EP 0007 LWL-Innen-/ Außenkabel m EP 0008 PVC-Leerrohr 100 mm Durchmesser (KG-Rohr) 210 m EP 0009 Gießharz- Verbindungsgarnitur 3 St EP 0010 Trassenband 100 M EP > 26,25 > 262, , ,00 788,1 145, ,30 203, , ,68 104, , ,00 147, , , ,67 131,8 > 13,62 > 2.043,00 > 28,54 > ,82 > 28,54 > ,12 567, ,00 133,5 497,50 995,00 142,7 5, ,90 126,7 3, ,80 112,4 > 2,93 > 615,30 198,55 595,65 116,6 > 0,17 > 17,00 51,76 517,60 197,2 > 157,98 > 157,98 > 71,68 > 645,12 > 3.610,75 > 3.610,75 902,25 902,25 121,1 > 5.833, ,40 >6.942,10 36, ,50 267,3 77, ,50 271,5 77, ,00 271,5 468, ,60 110,3 > 348,59 > 697,18 > 4,49 > 5.432,90 > 2,74 > 3.315,40 7, ,90 269,3 > 170,24 > 510,72 1,75 175, ,4 124, ,00 473, , , ,2 200, ,09 279, , ,67 135,5 < 1.261,90 < 1.261,90 169, , , ,91 190,1 53, ,00 393,1 103, ,35 364,2 105, ,92 368,4 < 599,73 < 3.598,38 141,1 < 508,23 < 1.016,46 145,8 6, ,00 153,7 < 8,95 < ,50 326,6 21, ,70 743,0 < 296,62 < 889,86 174,2 < 2,93 < 293, ,5 < 585,00 < 5.850, ,6 < 2.500,00 < 2.500, ,5 < 286,00 < 2.574,00 399,0 < 7.750,00 < 7.750,00 214,6 > 745,00 > 745,00 < , ,61 < ,61 332,9 < 62,30 < 9.345,00 457,4 < 110,70 < ,10 387,9 < 112,60 < ,80 394,5 > 425,00 > 2.550,00 375,00 750,00 107,6 < 8,10 < 9.801,00 180,4 6, ,00 226,3 < 27,40 < 5.754,00 935,2 274,50 823,50 161,2 2,40 240, ,8 196, ,30 749, , ,96 917,2 175, ,65 245, , ,53 138, , ,29 134, , , ,33 188,7 41, ,50 304,5 80, ,61 280,9 80, ,60 283,6 515, ,26 121,2 432,33 864,66 124,0 6, ,00 140,3 5, ,40 191,2 15, ,00 511,9 234,98 704,94 138,0 1,81 181, ,7 26,25 262,50 157,98 157,98 71,68 645, , ,75 745,00 745, , , ,10 13, ,00 28, ,82 28, ,12 425, ,00 348,59 697,18 4, ,90 2, ,40 2,93 615,30 170,24 510,72 0,17 17,00 Alle Einzelbeträge Netto in EUR B = Bedarfsposition > = Günstigster < = Teuerster Vergleich! = Fehler? = Ausreißer Seite 1 von 4

16 SchürmannSpannel AG Preisspiegel ohne Bedarfspositionen Bietervergleich BLB NRW Aachen - Liegenschaft WE LV Erneuerung des 10-kV-Rings 0035 eines Helfers 32 Std EP 0036 eines Obermonteurs 16 Std EP 0037 Zulage Monteur für Samstagarbeit 16 Std EP 0038 eines Helfers 16 Std EP 0039 eines Obermonteurs 8 Std EP Titel 91 Zusätzliche Leistungen MWSt. (19,0 ) Gesamtsumme inkl. MWSt. Vegleichs LV 02 Erneuerung des 10-kV-Rings Auf-/Abschlag Summe (bereinigt) MWSt. 19,0 Gesamtsumme inkl. MWSt. (bereinigt) Menge / Einheit Beckers GmbH GA Energieanla HOCHTIEF Faci PBE Esser Mittelwert Günstigst 28,13 < 39,00 28,50 > 24,00 29,91 900,16 < 1.248,00 912,00 > 768,00 957,12 117,2 162,5 118,8 124,6 > 41,25 > 660,00 > 18,75 > 300,00 14,06 224,96 117,2 > 20,63 > 165,04 > , ,52 >31.876,47 > ,02 0,00 > , ,79 > ,81 < 52,80 < 844,80 128,0 22,05 352,80 117,6 < 17,06 < 272,96 142,2 23,10 184,80 112, , , ,47 141, ,19 0, , , ,13 48,11 769,76 116,6 < 22,79 < 364,64 121,5 14,25 228,00 118,8 < 24,06 < 192,48 116,6 < , ,32 < ,61 158, ,98 0, , , ,95 48,00 768,00 116,4 21,00 336,00 112,0 > 12,00 > 192,00 24,00 192,00 116, , , ,72 135,8 < ,40 0,00 < , ,50 < ,90 47,54 760,64 115,2 21,15 338,40 112,8 14,34 229,44 119,5 22,95 183,60 111, , , ,57 133, ,15 0, , , ,95 24,00 768,00 41,25 660,00 18,75 300,00 12,00 192,00 20,63 165, , , , ,02 0, , , ,81 Vergleichs 175,7 243,4 254,4 193,4 Skonto in Skonto in EUR Gesamtsumme Brutto abzgl. Skonto 0,00 0,00 > ,81 0,00 0, ,13 0,00 0, ,95 0,00 0,00 < ,90 0,00 0, ,95 0,00 0, ,81 Alle Einzelbeträge Netto in EUR B = Bedarfsposition > = Günstigster < = Teuerster Vergleich! = Fehler? = Ausreißer Seite 4 von 4

17 Prozessschritte der Angebotsprüfung 4. Prüfung der Angemessenheit des Preises WAS? Beurteilung der Preise im Rahmen der Angebotssumme auf der Grundlage der Kostenermittlung sowie im Verhältnis zu den übrigen Bietern. WIE? Zweifel an der Angemessenheit sind grundsätzlich bei einer Abweichung von 10 oder mehr zu vorgenannten Bezugsgrößen anzunehmen

18 Prozessschritte der Angebotsprüfung 5. Aufklärung des Angebotsinhalts WAS? Aufklärung unklarer Angebotsinhalte und Bieterangaben innerhalb der Grenzen des 15 VOB/A => Nachverhandlungsverbot. WIE? Die Aufklärung kann im Zuge eines formellen Gespräches, dessen Verlauf in jedem Fall zu protokollieren ist, oder auf rein schriftlichem Wege mit entsprechendem Anschreiben und Fristsetzung erfolgen

19 Prozessschritte der Angebotsprüfung 6. Wirtschaftliche Prüfung WAS? Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes unter Berücksichtigung der Ergebnisse aller vorangegangenen Prüfungsschritte und der in der Bekanntmachung/den Vergabeunterlagen genannten Zuschlagskriterien. WIE? Im Zuge der Dokumentation der Vergabeentscheidung im Vergabevermerk

20 Gliederung 1) Synopse VOB/A 2006 versus ) Angebotsprüfung 3) Erstellung von Vergabevermerken 20 30

21 Vergabevermerk - Rechtsgrundlagen & Bedeutung Bei der Vergabe von Bauleistungen muss die Vergabestelle unabhängig von der Höhe der Auftragssumme einen Vermerk anfertigen, der 1. die einzelnen Stufen des Verfahrens, 2. die maßgebenden Feststellungen sowie 3. die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält. Der Vergabevermerk ist ein wesentlicher Ansatzpunkt für Rechnungshöfe, Vergabekammern, Gerichte und Behörden der Rechtsund Fachaufsicht bei der Nachprüfung der Vergabe öffentlicher Aufträge. sandra.voigt@hs-bochum.de 21 30

22 Die Dokumentation Vergabeart (Begründung von Abweichungen) Loszuschnitte/Gesamtvergabe Einschränkung des Grundsatzes der produktneutralen Ausschreibung Nebenangebote ggf. Bewerberauswahl Einhaltung der einzelnen Wertungsstufen Aufklärungsgespräche Gleichwertigkeit alternativ angebotener Fabrikate Gründe einer Aufhebung 22 30

23 SSP - Vergabevermerk [Bauvorhaben] [Auftraggeber] [Gewerk] LV - [Nr. eingeben] Bochum, [Datum]

24 Bochum, [Datum] [Proj.Nr./Kürzel] Inhaltsverzeichnis 1.0 Allgemeines 1.1 Wahl der Vergabeart und Schätzung des Auftragswertes 1.2 Bemessung der Lose 1.3 Eingegangene Angebote 1.4 Hauptangebote - Nebenangebote 2.0 Formale Prüfung 2.1 Vollständigkeit der Angebotsunterlagen 2.2 Änderungen an den Vertragsunterlagen 3.0 Technische Prüfung 3.1 Eignung der Bieter 3.2 Einschränkung des Grundsatzes der produktneutralen Ausschreibung 3.3 Gleichwertigkeit alternativ angebotener Fabrikate 3.4 Ausführungstermine 4.0 Rechnerische Prüfung 4.1 Prüfende Stelle 4.2 Ergebnisse des Preisspiegels 5.0 Angemessenheit der Preise 6.0 Wirtschaftliche Prüfung 6.1 Vertragsbedingungen 6.2 Zuschlagskriterien 6.3 Vergleich zur Kostenermittlung 7.0 Wertung der Angebote Vergabevermerk_0000_00_ Finanzierung 9.0 Vergabevorschlag Lise-Meitner-Allee Bochum info@ssp.ag Aufsichtsrat (Vorsitzender): Dr. Hans-Gert Bovelett Vorstand: Dipl.-Ing. Architekt Matthias Kraemer Amtsgericht Bochum HRB 7442 Ust-IdNr. DE

25 Bochum, [Datum] [Proj.Nr./Kürzel] Anlagen: Anlage N Prüfung von Nebenangeboten Anlage 1 [Bewerberliste o. Firmenliste eingeben] Anlage 2 Dokumentation der formalen Prüfung Anlage 3 Preisspiegel Vergabevermerk_0000_00_00-1

26 Rechtsfolgen einer mangelhaften Dokumentation Ein Bieter hat bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte ein subjektives Recht auf ordnungsgemäße Dokumentation der wesentlichen Entscheidungen. Besteht ein Dokumentationsmangel, der sich auf die Rechtsstellung des Bieters auswirkt, kann er erfolgreich das Nachprüfungsverfahren betreiben. Voraussetzung ist jedoch die Verknüpfung des gerügten Dokumentationsdefizits mit der ggf. vergaberechtswidrigen Benachteiligung des rügenden Bieters

27 Auswirkungen auf die Beweislast Den Vergabeakten kommt negative Beweislast zu. Enthalten sie über einen Prüfvorgang keinen Vermerk, so wird davon ausgegangen, dass dieser nicht stattgefunden hat. Hieraus können Beweiserleichterungen, ggf. Beweislastumkehr zugunsten des Bieters, folgen oder der Vorwurf der Manipulation, z. B. bei Verfahrensaufhebungen. Betrifft der Dokumentationsmangel die Wertungsphase, kann der Auftraggeber im Nachprüfungsverfahren verpflichtet werden, erneut in die Wertung einzusteigen

28 Rechtsschutz der Bieter Aus Gründen der Transparenz und der Überprüfbarkeit ist der Vergabevermerk daher zeitnah und laufend fortzuschreiben, damit das aktuelle Vergabeverhalten zu jedem gewünschten Zeitpunkt überprüft werden kann. Wesentliche Zwischenentscheidungen müssen vor der Zuschlagserteilung dokumentiert werden

29 Pflichten des Auftraggebers Der Vergabevermerk muss belegen, dass die im Laufe eines Vergabeverfahrens nötigen Entscheidungen von der Vergabestelle getroffen und nicht einem privaten Dritten (z. B. Architekt, Projektsteuerer, Sachverständiger) überlassen wurden. Es gehört zu den nicht delegierbaren Aufgaben des Auftraggebers sich die Bewertung eines Dritten nachvollziehbar zu Eigen zu machen und dies zu dokumentieren

30 Vielen Dank! 30 30