VOB/A - Vergabevermerk

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1 VOB/A - Vergabevermerk Vergabevermerk 1. Über die Vergabe ist ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält. 2. Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies im Vergabevermerk zu begründen Vergleichbare Regelungen 6066 Der Vorschrift des 30 VOB/A vergleichbar sind im Bereich der VOB/A 30a VOB/A, im Bereich der VOF 18 VOF und im Bereich der VOL 30 VOL/A. Die Kommentierungen zu diesen Vorschriften können daher ergänzend zu der Kommentierung des 30 herangezogen werden Änderungen in der VOB/A Die Vorschrift des 30 ist im Zuge der VOB/A 2006 nicht geändert worden Bieterschützende Vorschrift Die Vorschriften über die Dokumentationspflicht und das Transparenzgebot haben bieterschützenden Charakter. Erst ein formalisierter und umfassender Vergabevermerk gewährleistet eine spätere Nachprüfbarkeit der Richtigkeit von Feststellungen und getroffenen Entscheidungen sowohl gegenüber den Bewerbern, als auch gegenüber Rechnungsprüfungsbehörden, Zuwendungsgebern sowie der EG-Kommission. Die Bieter haben ein subjektives Recht auf eine ausreichende Dokumentation und Begründung der einzelnen Verfahrensschritte (OLG Düsseldorf, B. v Az.: Verg 28/02; VK Brandenburg, B. v Az.: VK 53/02, B. v Az.: VK 38/02; 1. VK Bund, B. v Az.: VK 1-95/03, B. v Az.: VK 1-77/03; 2. VK Bund, B. v Az.: VK 1-116/03; VK Lüneburg, B. v Az.: 203-VgK-55/2004; B. v Az.: 203-VgK-11/2002, B. v Az.: 203-VgK-22/2001; 1. VK Saarland, B. v Az.: 1 VK 06/2005; 3. VK Saarland, B. v Az.: 3 VK 02/2007, 3 VK 03/2007; B. v Az.: 3 VK 01/2007; 1. VK Sachsen, B. v Az.: 1/SVK/096-02; VK Südbayern, B. v Az.: Z /08; VK Thüringen, B. v Az.: /02-EF-S). Dies gilt auch für 30 VOB/A bzw. VOL/A (OLG Rostock, B. v Az.: 17 Verg 9/03; 1. VK Brandenburg, B. v Az.: 1 VK 11/07; VK Hamburg, B. v Az.: VgK FB 6/07; VK Lüneburg, B. v Az.: 203-VgK-01/2004, B. v Az.: 203-VgK41/2003; 1. VK Saarland, B. v Az.: 1 VK 06/2005;

2 3. VK Saarland, B. v Az.: 3 VK 02/2007, 3 VK 03/2007) bzw. 18 VOF (3. VK Saarland, B. v Az.: 3 VK 01/2007) Hinweis 6070 Vgl. im Einzelnen zur Dokumentation die Kommentierung zu 97 GWB RZ Richtlinie des VHB Es ist ein Vermerk anfertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründungen der einzelnen Entscheidungen enthält (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.1). Der Vergabevermerk ist zeitnah zu erstellen und laufend fortzuschreiben, damit alle wichtigen Verfahrensschritte, Entscheidungen und Begründungen ab dem beginn des Vergabeverfahrens bis zur Zuschlagserteilung jederzeit nachgewiesen und überprüft werden können (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.2) Für den Bereich der Vergaben, deren Auftragswerte die EG-Schwellenwerte erreichen oder überschreiten, hat der Vergabevermerk eine besondere Bedeutung. Ein Bieter hat ein subjektives Recht auf ordnungsgemäße Dokumentation (schriftliche Begründung) der wesentlichen Entscheidungen im Vergabeverfahren. Ein Dokumentationsmangel kann sich daher im Vergabenachprüfungsverfahren zum Nachteil der Vergabestelle auswirken (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.3). Folgende wichtige Entscheidungen eines Vergabeverfahrens sind mindestens zu dokumentieren: Wahl der Vergabeart Teilung bzw. Nichtteilung in Teil- und Fachlose Gesamtvergabe an einen Generalunternehmer Einschränkung des Grundsatzes der produktneutralen Ausschreibung Bewerberauswahl im Rahmen eines Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Teilnehmerauswahl bei Beschränkten Ausschreibungen, Freihändigen Vergaben, Verhandlungsverfahren Ergebnis der Prüfung und Wertung der Angebote und Nebenangebote Gründe einer Aufhebung. (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.4) /1 Hierzu wird die Anwendung der Formblätter Wahl der Vergabeart 111 mit Firmenliste 311 bzw. 312, Entscheidung über den Zuschlag 331 mit Wertungsübersicht 321 und Entscheidung über die Aufhebung/Einstellung 351 empfohlen (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.5). Die Vergabestelle hat jede eingegangene Rüge oder Beanstandung zu registrieren, unverzüglich und sorgfältig zu prüfen, in begründeten Fällen abzuhelfen sowie im Vergabevermerk zu dokumentieren. Kommt eine Abhilfe nicht in Betracht, ist die

3 aufsichtführende Ebene unverzüglich zu unterrichten (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.6) / /1 Weitere Anforderungen an Vergabevermerke enthält die Arbeitshilfe Vergabevermerk, in der auch die einzelnen Stufen des Verfahrens näher dargestellt sind (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.7). Die im Vergabeverfahren ohnehin zu erstellenden Formblätter sind Teil der Dokumentation. Außerdem können die in DV-Verfahren für Vergabe, Haushalt/Kostenkontrolle dokumentierten einschlägigen Daten zur Dokumentation herangezogen werden (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.7). Das Vergabeverfahren ist mit besonderer Sorgfalt zu dokumentieren. Die Dokumentation ist auch für die Übermittlung von Angaben nach 33a VOB/A an die EG-Kommission erforderlich (100 - Allgemeine Richtlinien Vergabeverfahren - Ziffer 5.8). Nach Auffassung der VK Lüneburg können die Formblätter des VHB, dessen Verwendung im Erlasswege den Vergabestellen des Landes verbindlich vorgegeben und den kommunalen Auftraggebern empfohlen wurde, in erster Linie als "Checkliste" für ein ordnungsgemäßes Vergabeverfahren und einen aussagefähigen Vergabevermerk dienen. Zumindest, soweit in den einzelnen Wertungsstufen maßgebliche, für einen Bieter negative Entscheidungen gefällt werden und zu begründen sind, wie etwa Entscheidungen über den Ausschluss von Angeboten wegen mangelnder Vollständigkeit oder mangelnder Eignung des Bieters, bedarf es ausführlicher, ergänzender Vermerke, um dem Transparenzgrundsatz des 97 Abs. 1 GWB zu genügen (VK Lüneburg, B. v Az.: 203-VgK-50/2004). Werden einheitliche Formblätter des VHB 2002 (EFB) verwandt, ist eine vollständige und ordnungsgemäße Bearbeitung prinzipiell gewährleistet. Denn die Formblätter enthalten alle erforderlichen Rubriken, die den Vorgaben des 30 VOB/A entsprechen, sofern sie ordnungsgemäß ausgefüllt sind (3. VK Saarland, B. v Az.: 3 VK 02/2007, 3 VK 03/2007) Regelung des HVA B-StB Über das gesamte Vergabeverfahren ist gemäß 30 VOB/A ein Vergabevermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält (Ziffer 2.0 Nr. 10). Nach den Erfordernissen des Einzelfalls sind Aufbau und Inhalt des Vergabevermerks wie folgt zu fertigen: 1. Bis zur Bekanntmachung: Name, Anschrift des Auftraggebers, Bezeichnung der Baumaßnahme (bauliche Anlage), Bezeichnung der zu vergebenden Bauleistung, Aussagen zu den Grundsätzen der Ausschreibung gemäß 16 VOB/A, Aussagen, dass die haushalts- und baurechtlichen Voraussetzungen vorliegen,

4 geschätzter Gesamtauftragswert der baulichen Anlage bei Einleitung des ersten Vergabeverfahrens, geschätzter Auftragswert der zu vergebenden Leistung bzw. der einzelnen Lose, Aussagen, ob 1a Nr. 1 (2) und Nr. 2 VOB/A zu beachten sind, Auswahl des Vergabeverfahrens; Begründung bei Abweichen vom Offenen Verfahren bzw. von der Öffentlichen Ausschreibung, erforderlichenfalls auch Begründung für nicht durchgeführte Teilnahmewettbewerbe, Begründung für das Abweichen von der Fachlosvergabe, bei Vergaben ab den EG- Schwellenwerten zusätzlich Begründung, ob mittelständische Interessen gemäß 97 (3) GWB angemessen berücksichtigt sind, Angabe des zeitlichen Rahmens des Vergabeverfahrens, insbesondere über das Absendedatum der Vorinformation, der Bekanntmachung, die Anforderungsfrist, den Teilnahmeantrag, die Bewerbungsfrist, die Angebotsfrist, Datum der Angebotseröffnung, Zuschlags- und Bindefrist, ein zulässiges Abweichen von den Vorgaben der VOB/A hinsichtlich der Fristen ist zu begründen, Angaben zum Vertragsinhalt, z. B.: o Ausführungsfristen, o Preisvorbehalte mit Begründung für Notwendigkeit, o Vertragsstrafen mit Begründung für Notwendigkeit, o abweichende Sicherheitsleistungen mit Begründung für Notwendigkeit, o Wahlpositionen mit Begründung für Notwendigkeit, o Pauschalvereinbarungen mit Begründung für Notwendigkeit, o Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm mit Begründung für Notwendigkeit, o Begründung für die Wahl bestimmter Erzeugnisse oder Verfahren, Angaben zu Nebenangeboten z.b.: o Begründung der Notwendigkeit für Ausschluss/Eingrenzung, o Begründung für fehlende Nennung von Mindestanforderungen Angaben zu Wertungskriterien; Begründung für ein Abweichen von den Vorgaben, Angaben zu den Selbstkosten der Vergabeunterlagen und den Kosten für die postalische Versendung; Begründung für ein Abweichen von den Vorgaben, Angabe, wann und wo die Bekanntmachung der Baumaßnahme veröffentlicht werden soll Bis zur Öffnung der Angebote: Besonderheiten bei Öffentlicher Ausschreibung/Offenem Verfahren: Name und Anschrift der Bewerber, Absendedatum der Angebotsunterlagen und zusätzlichen Unterlagen (Anforderungsliste mit Absendedatum), Gründe für den Ausschluss von Bewerbern (Gesonderte Liste mit Namen und Anschrift).

5 6084 Besonderheiten bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb: Auswahl und Festlegung der vorzulegenden Auskünfte/Erklärungen/Nachweise Auswahl und Festlegung der Auswahlkriterien Ergebnis der Prüfung und Wertung der eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit Ergebnis der Prüfung und Wertung auf Zuverlässigkeit Angaben zur Wichtung der Auswahlkriterien Ergebnis des Auswahlverfahrens und Festlegung der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber Besonderheiten bei Beschränkter Ausschreibung/Freihändiger Vergabe/Verhandlungsverfahren ohne öffentliche Vergabebekanntmachung Name und Anschrift der Bewerber, Auswahl der Bewerber (Begründung; Festlegung durch wen), Gründe für ein Abweichen von 8 Nr. 2 (2), Absendedatum der Angebots- und zusätzlichen Unterlagen Für alle Vergabeverfahren: Angaben zur erfolgten Bekanntmachung (wann, wo), Anfragen/Hinweise von Bewerbern zu den Vergabeunterlagen (Behandlung der Anfragen/Hinweise, Konsequenzen, Information aller Bewerber), Angaben über Bewerber, die Einsicht in die nicht mitversandten Unterlagen genommen haben (Name des Bewerbers, Datum, Uhrzeit, Auskunft erteilende Person), Angaben zu Nachprüfungsverfahren, Angaben zu Anlagen des Vergabevermerks Bis zur Auftragserteilung: Eröffnung der Angebote: o Niederschrift der Angebotseröffnung, o Erste Durchsicht, formale Prüfung der Angebote, rechnerische Prüfung der Hauptangebote und Nebenangebote, Feststellungen, Konsequenzen aus der formalen und rechnerischen Prüfung, Feststellungen und Festlegungen der Prüfung und Wertung auf Mischkalkulation Prüfung und Wertung der Eignung der Bieter (Feststellungen, Konsequenzen), Information der ausgeschlossenen Bieter bzw. der nicht in die engere Wahl kommenden Bieter, Prüfung und Wertung der Angebote der engeren Wahl: o Feststellungen aufgrund der technischen und wirtschaftlichen Prüfung,

6 o Feststellungen aufgrund der Aufklärung des Angebotsinhalts, o Ergebnisse der Prüfung und Wertung von Wahlpositionen, Nachlässen, Preisvorbehalten, Angebote gemäß 21 Nr. 2 VOB/A, Ergebnisse der Prüfung und Wertung von Nebenangeboten: o Feststellen der formalen Voraussetzungen, o Feststellungen und Folgerungen aus - formaler Prüfung - rechnerischer Prüfung (Preisvorteil) - Einhaltung der vorgegebenen Mindestanforderungen - Prüfung der Gleichwertigkeit bzw. Brauchbarkeit (Begründung der Vor- und Nachteile) - der Aufklärung des Angebotsinhalts Ergebnis der Prüfung und Wertung der Angemessenheit der Preise, Ergebnisse der Prüfung und Wertung der Angebote hinsichtlich Spekulation, Ermittlung der Wertungssummen, Bevorzugteneigenschaften, Ergebnis der Angebotswertung und Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots (Vergabevorschlag), Ermittlung der Auftragssumme, Gründe für die Verlängerung der Zuschlags- und Bindefrist, Feststellungen und Folgerungen aus der Verlängerung der Zuschlags- und Bindefrist, ggf. Angaben zu Nachprüfungsverfahren, Zustimmung/Beteiligungen vorgesetzter Stellen, haushaltsmäßige bzw. rechtliche Voraussetzungen für die vorgesehene Vergabe, Zustimmung des BMVBS, Vergabeentscheid, Information der Bieter bei EG-Vergaben: o Absendetag der Information, o frühester Termin für Zuschlagserteilung (Nach Ablauf von 14 Kalendertagen nach dem Tag der Absendung), ggf. Ergebnis des Nachprüfungsverfahrens, ggf. Angaben zur Aufhebung der Ausschreibung bzw. Beendigung des Vergabeverfahrens, Angaben zu den Anlagen des Vergabevermerks (Ergänzung der bisherigen Anlagen), z. B. Niederschrift über die Angebotseröffnung, Bieterliste, Preisspiegel, Zusammenstellung der Nebenangebote, Vermerke/Schreiben über Aufklärungsgespräche Nach Auftragserteilung bzw. Aufhebung/Beendigung des Vergabeverfahrens: Zuschlagserteilung: o mündlich (Datum, Namen), o schriftlich (Datum, Aktenzeichen),

7 Absageschreiben, Informationspflicht des Auftraggebers ( 27, 27a VOB/A), Vergabebericht (BMVBS), Vergabemeldung (MELVER), Mitteilung an EG-Amtsblatt, nach Aufhebung/Beendigung des Vergabeverfahrens: o Benachrichtigung der Bieter ( 26, 26a VOB/A), o Mitteilung an EG-Amtsblatt ( 26a Nr. 3 VOB/A), Sonstiges (Besondere Vorkommnisse, z. B. Einschaltung des Kartellamtes, der Staatsanwaltschaft, der Arbeitsverwaltung), Angaben zu den Anlagen des Vergabevermerkes (ggf. Ergänzungen aufführen).