VOB/A - Kosten

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1 VOB/A - Kosten Kosten 1. (1) Bei Öffentlicher Ausschreibung darf für die Leistungsbeschreibung und die anderen Unterlagen ein Entgelt gefordert werden. Dieses Entgelt darf nicht höher sein als die Selbstkosten des Auftraggebers für die Vervielfältigung der Leistungsbeschreibung und der anderen Unterlagen sowie der Kosten der postalischen Versendung an die betreffenden Bieter; dies gilt auch bei digitaler Übermittlung. In der Bekanntmachung ( 17 Nr. 1) ist anzugeben, wie hoch es ist und dass es nicht erstattet wird. (2) Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe sind alle Unterlagen unentgeltlich abzugeben. 2. (1) Für die Bearbeitung des Angebots wird keine Entschädigung gewährt. Verlangt jedoch der Auftraggeber, dass der Bewerber Entwürfe, Pläne, Zeichnungen, statische Berechnungen, Mengenberechnungen oder andere Unterlagen ausarbeitet, insbesondere in den Fällen des 9 Nummern 15 bis 17, so ist einheitlich für alle Bieter in der Ausschreibung eine angemessene Entschädigung festzusetzen. Ist eine Entschädigung festgesetzt, so steht sie jedem Bieter zu, der ein der Ausschreibung entsprechendes Angebot mit den geforderten Unterlagen rechtzeitig eingereicht hat. (2) Diese Grundsätze gelten für die Freihändige Vergabe entsprechend. 3. Der Auftraggeber darf Angebotsunterlagen und die in den Angeboten enthaltenen eigenen Vorschläge eines Bieters nur für die Prüfung und Wertung der Angebote ( 23 bis 25) verwenden. Eine darüber hinausgehende Verwendung bedarf der vorherigen schriftlichen Vereinbarung Vergleichbare Regelungen 4975 Der Vorschrift des 20 VOB/A vergleichbar ist im Bereich der VOL 20 VOL/A. Die Kommentierung zu dieser Vorschrift kann daher ergänzend zu der Kommentierung des 20 herangezogen werden Änderungen in der VOB/A VOB/A 2006 wird in Nr. 2 Abs. 1 durch die geänderte Bezugnahme auf 9 Nummern nur redaktionell geändert Bieterschützende Vorschrift Nr. 1 Abs. 1 VOB/A ist eine bieterschützende Vorschrift im Sinne von 97 Abs. 7 GWB (1. VK Sachsen, B. v Az.: 1/SVK/9-01).

2 101.4 Entgelt für die Leistungsbeschreibung und die anderen Unterlagen ( 20 Nr. 1) Entgelt bei Öffentlicher Ausschreibung ( 20 Nr. 1 Abs. 1) 4978 Bei Öffentlicher Ausschreibung darf für die Leistungsbeschreibung und die anderen Unterlagen ein Entgelt gefordert werden Entgelt bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe ( 20 Nr. 1 Abs. 2) 4979 Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe sind alle Unterlagen unentgeltlich abzugeben Höhe des Entgeltes Das Entgelt darf nicht höher sein als die Selbstkosten des Auftraggebers für die Vervielfältigung der Leistungsbeschreibung und der anderen Unterlagen sowie der Kosten der postalischen Versendung an die betreffenden Bieter. Die Kosten für die erstmalige Erstellung der Vergabeunterlagen sind also nicht erstattungsfähig Ermessensregelung 4982 Der öffentliche Auftraggeber darf ein Entgelt fordern, er ist nicht dazu verpflichtet. Im Sinne eines wirtschaftlichen Verwaltungshandelns muss er also abwägen, ob das Entgelt die mit der Berechnung und Vereinnahmung des Entgelts entstehenden Kosten für den Auftraggeber deutlich übersteigt Vervielfältigen der Verdingungsunterlagen 4983 Hinsichtlich der Höhe der Kosten regelt die VOB bzw. die VOL/A selbst regelt nicht, welche Ansätze für das Vervielfältigen der Verdingungsunterlagen zu gelten haben. Ist kein Kostenrahmen durch Verordnung vorgegeben, muss an Hand des Zwecks der Vorschrift des 20 Nr. 1 Abs. 1 VOB/A bzw. VOL/A ermittelt werden, aus welchen Faktoren sich die Selbstkosten der Vervielfältigung zusammen setzen dürfen. Dabei sind sich die einschlägigen Kommentierungen über verschiedene Aspekte einig: Bestandteil der Kosten sind Stoffkosten für Papier, Toner usw.; Abschreibungs- und Instandhaltungskosten für die genutzten Geräte, Gemeinkosten und die Umsatzsteuer, soweit der Auftraggeber umsatzsteuerpflichtig ist. Umstritten ist jedoch, in welchem Umfang die aufgewendete Arbeit zu bemessen ist. Während eine Meinung diese einschließlich der Arbeitgeberanteile der Sozialversicherungen für den Vervielfältiger und die ihn beaufsichtigenden Personen für absetzbar hält, schränkt eine andere Meinung dies ein: Die

3 Lohnkosten für den Drucker sollen nur dann absetzbar sein, wenn Angestellte des Auftraggebers eigens für die Aufgabe des Vervielfältigens dieser Unterlagen eingestellt wurden. Da dies im Bereich der öffentlichen Hand praktisch nie der Fall sein dürfte, fallen nach der zweiten Ansicht die Personalkosten faktisch aus. Nach dem Sinn der Vorschrift ist dies auch gerechtfertigt, denn Gegenstand des Anspruchs ist die Entschädigung der (über die Fixkosten hinaus gehenden) Aufwendungen für die Vervielfältigung (1. VK Sachsen, B. v Az.: 1/SVK/9-01) Entgelt bei digitaler Übermittlung 4984 Mit Blick auf die elektronische Ausschreibung öffentlicher Aufträge wurde 20 Nr. 1 Abs. 1 VOB/A dahingehend ergänzt, dass auch bei digitaler Übermittlung die Kostenregelung für schriftliche Unterlagen gilt. Dies bedeutet, dass auch bei digitaler Vervielfältigung und Übermittlung nur die tatsächlich angefallenen Kosten für diese Tätigkeit in Rechnung gestellt werden können. Dies wiederum beinhaltet in der Praxis, dass angesichts der kaum fassbaren Kosten z. B. der digitalen Übermittlung ein Kostenerstattungsanspruch nicht besteht (VK Lüneburg, B. v Az.: VgK-25/2006) Darlegungs- und Beweislast für die Höhe der Selbstkosten 4985 Der öffentliche Auftraggeber ist im Streitfall für die Höhe der Selbstkosten darlegungs- und beweispflichtig (VK Magdeburg, B. v Az.: VK-OFD LSA-01/00) Entgeltanspruch nur des öffentlichen Auftraggebers VOB/A bzw. VOL/A gibt der ausschreibenden Stelle einen höchstpersönlichen Anspruch auf eine Entschädigung für die Leistungsbeschreibung und die anderen Unterlagen. Schaltet der Auftraggeber zur Vervielfältigung und Aushändigung einen Dritten ein, so muss er, wenn der Dritte gegen die Unternehmen, welche die Vergabeunterlagen abholen, einen Kostenersatzanspruch haben soll, den Anspruch nach 20 VOB/A bzw. VOL/A an den Dritten abtreten. Die Einräumung eines eigenständigen Kostenanspruches des Dritten gegen die Unternehmen, welche die Vergabeunterlagen abholen, ist ein gegen die Privatautonomie verstoßender und damit unzulässiger Vertrag zu Lasten Dritter (1. VK Sachsen, B. v Az.: 1/SVK/9-01) Entgeltanspruch eines Dritten 4987 Auch ein Erfüllungsgehilfe des öffentlichen Auftraggebers, der durch vertragliche Ausgestaltung quasi die Stelle des Auftraggebers einnimmt, kann gegenüber den Bietern nur mit den Rechten agieren, die der Auftraggeber selbst für sich in Anspruch nehmen kann. Das bedeutet z. B. für die Erstattung der Aufwendungen für die Vervielfältigung der Leistungsverzeichnisse, dass der Auftraggeber diesen Anspruch an den Erfüllungsgehilfen abtreten muss, damit er wirksam geltend gemacht werden kann. Ein abgetretener Anspruch kann aber nicht mehr Rechte umfassen als der Auftraggeber geltend machen kann. Der Erfüllungsgehilfe ist dann aber auch an die Vorgabe aus 20 Nr. 1 Abs. 1 VOB/A bzw. VOL/A gebunden, dass diese Entschädigung die Selbstkosten der Vervielfältigung nicht

4 überschreiten darf. Der Erfüllungsgehilfe kann ebenfalls die Personalkosten bei der Vervielfältigung der Unterlagen nur dann in die Selbstkosten mit einbeziehen, wenn das hierfür eingesetzte Personal eigens dafür eingestellt wurde (1. VK Sachsen, B. v Az.: 1/SVK/9-01) Entschädigung für die Bearbeitung des Angebots ( 20 Nr. 2) Sinn und Zweck 4988 Sinn dieser Vorschrift ist es, den Bieter vor Forderungen des Auftraggebers zu schützen, Planungs- und Projektierungsleistungen bereits mit dem Angebot erbringen zu müssen, ohne die dafür nach HOAI vorgesehenen Kosten erstattet zu bekommen (VK Südbayern, B. v Az.: 15-05/01) Allgemeines 4989 Wer sich in einem Wettbewerb um einen Auftrag für ein Bauvorhaben oder eine andere Leistung bemüht, muss nicht nur damit rechnen, dass er bei der Erteilung des Zuschlages unberücksichtigt bleibt. Er weiß außerdem - jedenfalls muss er damit rechnen -, dass der Veranstalter des Wettbewerbes, der eine Entschädigung nicht ausdrücklich festgesetzt hat, dazu im Allgemeinen auch nicht bereit ist. Darauf muss er sich einstellen. Als Anbieter vermag er auch hinreichend sicher zu beurteilen, ob der zur Abgabe seines Angebotes bzw. zur Erlangung des Zuschlages erforderliche Aufwand das Risiko seiner Beteiligung an dem Wettbewerb und zusätzlicher Kosten lohnt. Glaubt er, diesen Aufwand nicht wagen zu können, ist aber gleichwohl an dem Auftrag interessiert, so muss er entweder versuchen, mit dem Veranstalter des Wettbewerbes eine Einigung über die Kosten des Angebotes herbeizuführen oder aber von dem Angebot bzw. den zusätzlich geforderten Musterarbeiten absehen und dies den Konkurrenten überlassen, die zur Übernahme dieses Risikos bereit geblieben sind (OLG Düsseldorf, Urteil vom Az.: I-5 U 13/02, 5 U 13/02) Inhalt der Regelung Nr. 2 bezieht sich nur auf die Ausarbeitung von Unterlagen und erfasst daher nicht die Herstellung z. B. von Musterflächen. Zwar ist die Aufzählung in 20 Abs. 2 Nr. 1 nicht abschließend, sondern nur beispielhaft. Es muss sich jedoch immer um andere "Unterlagen" handeln; auf andere "Leistungen" im Allgemeinen ist die genannte Vorschrift nicht anwendbar. Denn 20 Nr. 2 Abs. 1 Satz 2 bezweckt eine Entschädigung des Bieters für den Fall, dass der Bauherr das Bauvorhaben vor Einholen von Angeboten nicht vollständig hat planen lassen, sondern Planungsleistungen von den Bietern im Rahmen ihrer Angebote verlangt. Mithin geht 20 Nr. 2 Satz 2 von der Vorstellung aus, dass es üblicherweise Sache des Auftraggebers ist, diese Unterlagen auszuarbeiten und sie zusammen mit der danach aufgestellten Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis) in dem erforderlichen Umfang als "Verdingungsunterlagen" den Bewerbern zur Verfügung zu stellen. Die vorstehende Auslegung wird bestätigt durch die Verweisung des 20 Nr. 2 Abs. 1 Satz 2 VOB/A auf die Fälle des 9 Nr. 15 bis 17 VOB/A, das sind Leistungsbeschreibungen mit

5 Leistungsprogramm, in denen es dem Unternehmer zunächst überlassen bleibt, die Grundlagen für eine Angebotsabgabe zu schaffen (OLG Düsseldorf, Urteil vom Az.: I-5 U 13/02, 5 U 13/02) Nebenangebote und Nachträge 4991 Im Sinne dieser Rechtsprechung hat ein Bieter bzw. Auftragnehmer auch keinen Anspruch auf Erstattung der durch die Ausarbeitung von Nebenangeboten bzw. Nachträgen entstehenden Kosten Beispiele aus der Rechtsprechung 4992 werden von den Bietern zumindest Mengenermittlungen als Basis für die Angebotsermittlung verlangt, ist eine Entschädigung fest zu setzen (VK Thüringen, B. v Az.: /00-G-S) Schadenersatzansprüche bei fehlender, aber notwendiger Entschädigungsregelung 4993 Schadensersatzansprüche des Bieters in Höhe einer angemessenen Entschädigung kommen in Betracht, wenn der Ausschreibende entgegen seiner Verpflichtung aus 20 Nr. 2 Abs. 1 Satz 2 VOB/A eine angemessene Entschädigung in der Ausschreibung nicht festgesetzt hat. Grundlage für solche Schadensersatzansprüche sind die Grundsätze über das Verschulden bei Vertragsschluss. Es ist aber nicht pflichtwidrig, für die Erstellung anderer Leistungen, z. B. Musterflächen, eine Entschädigung nicht festzusetzen, weil die Erstellung dieser Leistungen nicht unter den Anwendungsbereich dieser Vorschrift fällt (OLG Düsseldorf, Urteil vom Az.: I-5 U 13/02, 5 U 13/02) Urheberrecht des Bieters ( 20 Nr. 3) 4994 Soweit es um das von 20 Nr. 3 VOB/A miterfasste Urheberrecht geht, besteht dieses nicht uneingeschränkt an allen Unterlagen, die der Bieter angefertigt hat, oder an allen seinen Vorschlägen. Vielmehr ergibt sich aus dem Begriff des Urheberrechts, dass dieses bzw. der Schutz des Bieters nur soweit reichen kann, wie urheberrechtlich geschützte Verhältnisse gegeben sind (OLG München, Urteil v Az.: 8 U 1540/05) Richtlinie des VHB Bei Öffentlicher Ausschreibung ist ein Entgelt in Höhe der Selbstkosten für die Vervielfältigung der Leistungsbeschreibung und der anderen Unterlagen sowie der Kosten der postalischen Versendung zu fordern, wenn das Entgelt den Betrag von 5 Euro übersteigt. Die Fachaufsicht führende Ebene legt hierfür Richtsätze fest, die im notwendigen Umfang der Preisentwicklung anzupasen sind. Soweit ein Bieter die Vergabeunterlagen der

6 Vergabeplattform des Bundes oder der Vergabeplattform einer Landesbauverwaltung herunterlädt, wird kein Entgelt erhoben (Richtlinien zu Bekanntmachung Öffentliche Ausschreibung/Öffentlicher Teilnahmewettbewerb Ziffer 3).