Sage Lohn XL Schwerbehinderten- Ausgleichsabgabe

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1 Sage Lohn XL Schwerbehinderten- Ausgleichsabgabe

2 Impressum Sage Personalsoftware und Service GmbH Karl-Hammerschmidt-Str München-Dornach Sitz der Gesellschaft: Aschheim, Ortsteil Dornach Registergericht München: HRB Geschäftsführer: Daniel Csillag, Peter Dewald Haben Sie eine Frage zum Produkt? Support: Hotline: +49 (0) Faxline: +49 (0) Hotline: Montag Donnerstag von 08:00 bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:00 bis 15:00 Uhr Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Hotline grundsätzlich keine Auskünfte zu steuer- oder SVrechtlichen Problematiken geben kann. Hierfür stehen Ihnen Ihre Krankenkassen bzw. Ihr Steuerberater sicher gerne zur Verfügung. Kennen Sie unser Kundenportal? Alle Kunden haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich mit einem Kennwort in den exklusiven Kundenbereich einzuloggen. Hier können Sie wichtige Neuerungen und Informationen zu unseren Produkten lesen bzw. herunterladen. Außerdem sehen Sie z. B. den aktuellen Stand Ihrer Anfragen. Sie können einen Zugang per an oder telefonisch über unsere Hotline beantragen. Stand: März 2015 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Trotz kontinuierlicher Bemühungen von Sage, die Informationen in diesem Dokument so vollständig und aktuell wie möglich zu halten, kann Sage nicht für die Richtigkeit und/oder Vollständigkeit und/oder spezifische Anwendbarkeit der veröffentlichten und/oder angefragten Informationen in diesem Dokument garantieren. Sage haftet für keinerlei direkte, indirekte, zufällige, spezielle Schäden, Folgeschäden, Verluste oder für aus der Nutzung dieses Dokuments entstehende Geschäftsstörungen. Die auszugsweise Verwendung von Informationen aus diesem Dokument erfolgt jederzeit und vollständig auf Risiko des Verwenders. Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Sage Personalsoftware und Service GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in jeglicher Form kopiert, veröffentlicht und/oder weitergeleitet werden, sei es elektronisch, gedruckt, als Fotokopie, auf Mikrofilm oder jedweder anderen Art und Weise. Sage Personalsoftware und Service GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Marken und Markenzeichen stehen den jeweiligen Schutzrechtsinhabern zu. Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1.0 Schnittstelle zu REHADAT-Elan Einführung Schwerbehindertenausgleichsabgabe bzw. Schnittstelle zu REHADAT-Elan(nn) erstellen Datenimport in REHADAT-Elan(nn) Datenimport in REHADAT-Elan(nn) vorbereiten Daten aus dem Vorjahr löschen Vom Sage Lohn XL bereitgestellte Daten in REHADAT-Elan(nn) importieren Gesetzliche Vorgaben für die Spalten 1 bis 5 der Bescheinigung Spalte Spalte Spalte Spalte Spalte Private Arbeitgeber Realisierung/Schlüsselung im Programm Spalte Spalte Spalte Spalte Spalte Besetzte Pflichtarbeitsplätze Teilzeitkräfte unter 18 Stunden Arbeitgeber natürliche Person Arbeitgeber juristische Person Übersicht aller Kennzeichen Spalte Spalte Spalte Spalte 5 27 Seite 3

4 1.0 Schnittstelle zu REHADAT-Elan 1.1 Einführung Über den Sage Lohn XL können Sie die Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe so aufbereiten, dass die Daten vom Programm REHADAT-Elan(nn) 1) importiert werden können. Tragen Sie hierzu unter Basis-Menü > Mandantenpflege > Lizenzen im Feld REHADAT-Elan Schnittstelle den Lizenz-Code ein, den Sie von uns erhalten haben oder kostenpflichtig erwerben können. Achten Sie bitte darauf, dass das jeweils aktuelle Programm von REHADAT-Elan(nn) 1) auf Ihrem Rechner installiert ist. Sie können die aktuellste Programmversion aus dem Internet herunterladen ( Für das Erstellen der Schnittstellen-Dateien mit dem Sage Lohn XL ist das Verzeichnis wichtig, in dem REHADAT-Elan(nn) 1) installiert wurde. 1) (nn) steht für die beiden jährlich wechselnden Zahlen, die das Meldejahr repräsentieren z. B.: 14 für Seite 4

5 1.2 Schwerbehindertenausgleichsabgabe bzw. Schnittstelle zu REHADAT- Elan(nn) erstellen Um die Schwerbehindertenausgleichsabgabe für das aktuelle Meldejahr zu erstellen, muss der Jahreswechsel auf das dem Meldejahr folgende Jahr bereits erfolgt sein. 1. Starten Sie den Sage Lohn XL. 2. Wählen Sie jetzt Auswertung > Arbeitgeberbescheinigungen > Schwerbehindertenabgabe > Schwerbehindertenabgabe. 3. Nehmen Sie die Einstellungen Ihren Anforderungen entsprechend vor. 4. Zur Erzeugung der Schnittstellen-Datei wählen Sie aus dem Feld Ausgabe den Eintrag Datei. 5. Klicken Sie auf Pfad ändern, um den Speicherort für die Schnittstellen-Datei anzugeben. REHADTA-Elan(nn) wird standardmäßig im Userverzeichnis des angemeldeten Benutzers installiert z. B.: C:\Users\Windowsbenutzer\elan2014\schnittstelle, tragen Sie dieses Verzeichnis hier ein. In jedem Fall muss der letzte Teil des Pfades mit \Schnittstelle angegeben werden. 6. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um wieder in das Ausgangsfenster zurückzukehren. 7. Klicken auf die Schaltfläche Schwerbehindertenabgabe ausgeben. Die entsprechenden Dateien werden erstellt. Die Dateinamen setzen sich aus den Betriebsnummern des Hauptbetriebs bzw. aus den vom Hauptbetrieb abweichenden Betriebsnummern der evtl. vorhandenen Betriebsstätten zusammen. Die Datei mit der Endung a.csv beinhaltet alle firmenbezogenen Daten des Hauptbetriebs und der evtl. vorhandenen Nebenbetriebe (Betriebsstätten) mit eigener, vom Hauptbetrieb abweichender Betriebsnummer diese Datei wird daher nur einmal erzeugt. Die Datei mit der Endung "c.csv" beinhaltet die Daten für die Anzeige der Schwerbehindertenausgleichsabgabe. Da die Anzeige betriebsübergreifend ist, erscheint auch diese Datei nur einmal. Die Datei(en) mit der Endung d.csv beinhalten alle Daten für das Verzeichnis der schwerbehinderten Mitarbeiter, welches für jede Betriebsstätte mit eigener, vom Hauptbetrieb abweichender Betriebsnummer zu erstellen ist. Daher kann diese Datei auch mehr als einmal allerdings mit unterschiedlicher Betriebsnummer angelegt worden sein. Seite 5

6 Hinweise Haben Sie Betriebsstätten angelegt, die dieselbe Betriebsnummer haben wie der Hauptbetrieb, was seitens der Programmlogik nicht vorgesehen ist (hierfür gibt es z. B. Abrechnungsgruppen), und in diesen Betrieben schwerbehinderte Mitarbeiter beschäftigt, die für die Erstellung der Schwerbehindertenausgleichsabgabe von Bedeutung sind, wird es hinsichtlich des Verzeichnisses der auf Pflichtarbeitsplätze anzurechnenden Mitarbeiter zu einem Fehler nach dem Import in REHADT-Elan(nn) kommen. Wie oben dargestellt, wird für jede Betriebsstätte eine Datei mit der Endung "c.csv" für das Verzeichnis erstellt. Haben Betriebsstätten die gleiche Betriebsnummer, wie der Hauptbetrieb, entstehen mehrere gleichnamige Dateien, was dazu führt, dass jede Datei die vorher erzeugte überschreibt und auf diese Weise Daten verloren gehen. In diesem Fall empfehlen wir, nach dem Import in REHADAT-Elan(nn), das Verzeichnis der anrechnungsfähigen Personen im Haupt- und den Nebenbetrieben manuell um die fehlenden Mitarbeiter zu ergänzen. 1.3 Datenimport in REHADAT-Elan(nn) Datenimport in REHADAT-Elan(nn) vorbereiten 1. Starten Sie REHADAT-Elan(nn). Bitte wählen Sie nicht die Option Daten aus Elan20(nn) übernehmen. Da alle erforderlichen Daten aus dem Sage Lohn XL über die Schnittstellendateien zur Verfügung gestellt werden, ist das nicht erforderlich. Es führt im Gegenteil beim Import zu einem Abbruch mit Fehlermeldung, da REHADAT-Elan(nn) davon ausgeht, dass bereits Daten vorhanden sind und das Programm ein Überschreiben derselben nicht zulässt. Seite 6

7 1.3.2 Daten aus dem Vorjahr löschen Sollten Sie bereits vor dem Lesen dieser Beschreibung die Daten des Jahres vor dem Meldejahr aus REAHADAT-Elan übernommen haben, gehen Sie bitte wie folgt vor ansonsten fahren Sie bitte mit Punkt 3.3 Vom Sage Lohn XL bereitgestellte Daten in REHADAT-Elan(nn) importieren fort. 1. Nach dem Start des Programms bekommen Sie ein Fenster mit ähnlichem Inhalt angezeigt. Markieren sie die Zeile mit dem Hauptbetrieb. 2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ok. Seite 7

8 3. Wählen Sie Arbeitgeber > Löschen aus. Es erscheint ein weiteres Fenster. 4. Markieren Sie erneut die Firma und falls möglich den Punkt incl. Nebenbetriebe und klicken anschließend auf die Schaltfläche Ok. Folgende Meldung wird angezeigt: 5. Bestätigen Sie die Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja. Alle Daten aus dem Jahr vor dem Meldejahr werden gelöscht. Seite 8

9 1.3.3 Vom Sage Lohn XL bereitgestellte Daten in REHADAT-Elan(nn) importieren 1. Starten Sie REHADAT-Elan(nn). 2. Wenn Sie keine Daten aus dem letzten Jahr übernommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitgeber anlegen. 3. Wählen Sie Arbeitgeber > Import (csv-dateien aus Personalsoftware) aus. Das in der Abbildung angegebene Verzeichnis Zieldatenbank könnte von dem bei Ihnen angezeigten abweichen. Hier brauchen Sie nichts ändern. Seite 9

10 4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Importdatei wählen. Auch hier könnte die Verzeichnisangabe von der bei Ihnen angezeigten abweichen. Sie brauchen keine Änderung vornehmen. 5. Im mittleren Teil des Bildes wird die Schnittstellen-Datei des Sage Lohn XL angezeigt, die alle firmenbezogen Daten (Endung a.csv ) enthält. Markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche Ok. In dem Importfenster ist jetzt neben der Schaltfläche Importdatei wählen das Verzeichnis eingetragen, in dem die Datei mit der Endung a.csv gefunden wurde. Dieses Verzeichnis könnte von dem bei Ihren angezeigten abweichen. Seite 10

11 6. Falls nicht schon voreingestellt, markieren Sie jetzt die Felder Protokoll speichern (ganz unten im Bild) bzw. Komplette Arbeitgeber (Dateien a, b, c, d, e, f). 7. Anschließend klicken Sie unten im Bild im Bereich Import auf die Schaltfläche Import starten. Hiermit starten Sie den Datenimport. (Aus Gründen des Datenschutzes wurden die Zeilenenden im Protokoll entfernt.) 8. Nach Abschluss des Imports klicken Sie auf die Schaltfläche Import verlassen. Jetzt öffnet sich die > Arbeitgeber, in der zunächst noch keine Daten angezeigt werden. Seite 11

12 9. Wählen Sie Arbeitgeber > Öffnen aus. Die Daten des Arbeitgebers werden jetzt eingeblendet. Weitere Hinweise zum Umgang mit der Software REHADAT-Elan(nn) entnehmen Sie bitte der Beschreibung bzw. der Hilfe dieses Programms. Seite 12

13 2.0 Gesetzliche Vorgaben für die Spalten 1 bis 5 der Bescheinigung 2.1 Spalte 1 In dieser Spalte werden mitgezählt: Arbeiter Angestellte (auch leitende Angestellte) Beamte Richter Auszubildende nach Berufsbildungsgesetz Beamtenanwärter Andere zu ihrer beruflichen Bildung Eingestellte (z. B. Fortzubildende, Jahrespraktikanten, Volontäre) Ruhende Arbeitsverhältnisse (wg. Wehr- oder Zivildienst, Elternzeit/Erziehungsurlaub, unbezahltem Urlaub oder Bezugs einer Rente auf Zeit oder bei Altersteilzeit in der Freistellungsphase [Verblockungsmodell]) Ersatzkräfte (Vertretungen) für die o. g. ruhenden Arbeitsverhältnisse. (Wurde eine Ersatzkraft eingestellt, wird der "ruhende Arbeitsplatz" in Spalte 3 wieder abgezogen. Zur Ermittlung der Ausgleichsabgabe wird in diesem Fall also nur der Arbeitsplatz der Ersatzkraft gezählt.) Freigestellte Betriebs- und Personalräte Alle weiteren in 73 SGB IX Abs. 2 und 3 aufgeführten Personengruppen (z. B. Teilzeitarbeitskräfte unter 18 Wochenstunden, siehe Spalte 3). Auch Teilzeitkräfte, die sich einen Arbeitsplatz teilen, werden einzeln gezählt, ebenso werden bei Schichtarbeitern die Anzahl der Beschäftigten gezählt. In dieser Spalte werden nicht mitgezählt: Arbeitgeber/Firmeninhaber Personen, die Arbeitgeberfunktionen ausfüllen, z. B. Geschäftsführer der GmbH "entliehene" Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer werden nur beim Verleiher gezählt) Personen im Vorruhestand, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist Arbeitsverhältnisse von Heimarbeitnehmern Stellen, auf denen Personen im Rahmen des Eingliederungsvertrages gem. 231 SGB III beschäftigt werden Betriebsrentner Seite 13

14 Seit Anzeigejahr 2004: In Spalte 1-3 werden nicht mitgezählt: Schwerbehinderte Menschen, die im Rahmen einer Maßnahme zur Förderung des Übergangs aus einer Werkstatt für behinderte Menschen auf den allgemeinen Arbeitsmarkt ( 5 Abs. 4 Satz 1 der Werkstattverordnung) im Betrieb beschäftigt werden (Diese können aber für den betrieblichen Teil der Maßnahme auf Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden.) Schwerbehinderte Menschen, die einen Teil ihrer Ausbildung im Sinne des 35 Abs. 2 SGB IX in ihrem Betrieb absolvieren (Diese können aber für den betrieblichen Teil der Maßnahme auf 2 Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden). 2.2 Spalte 2 Darunter Stellen von Auszubildenden ( 74 Abs. 1 S. 1 SGB IX) In dieser Spalte werden mitgezählt: Auszubildende und Umschüler nach dem Berufsbildungsgesetz (bzw. Handwerksordnung) Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst (Beamtenanwärter) Diese Arbeitsplätze müssen in Spalte 1 ebenfalls angegeben worden sein! Da Sie aber nach 74 SGB IX bei der Berechnung der Zahl von Pflichtarbeitsplätzen nicht mitzählen, werden sie von den Gesamtarbeitsplätzen wieder abgezogen. In dieser Spalte werden nicht mitgezählt: Stellen von zur sonstigen beruflichen Bildung Eingestellten, z. B.: Fortzubildende Jahrespraktikanten Ärzte im Praktikum Volontäre und dergleichen Durch eine Änderung der Bundesärzteordnung wird der Arzt im Praktikum zum 1. Oktober 2004 abgeschafft. Seite 14

15 2.3 Spalte 3 Stellen nach 73 Abs. 2 und 3 SGB IX und Referendare In dieser Spalte werden mitgezählt: Stellen nach 73 Abs. 2 SGB IX: Behinderte, die an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben nach 33 Abs. 3 Nr. 3 SGB IX teilnehmen Personen, deren Tätigkeit nicht in erster Linie ihrem Erwerb dient, in Beschäftigungen vorwiegend karitativer oder religiöser Art (z. B. Diakonissen, Missionare, Ordensschwestern und brüder) und Geistliche öffentlich-rechtlicher Religionsgemeinschaften Personen, deren Tätigkeit nicht in erster Linie ihrem Erwerb dient, die zur Heilung, Wiedereingewöhnung ( 20 BSHG) oder Erziehung (JGG) beschäftigt werden Teilnehmer an Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen Personen, die nach ständiger Übung in ihre Stellen gewählt werden Personen in ruhenden Arbeitsverhältnissen, solange für sie eine Vertretung eingestellt ist. Anmerkung: Auch bei Beschäftigten in Altersteilzeit (Verblockungsmodell) in der Freistellungsphase! Stellen nach 73 Abs. 3 SGB IX: Teilzeitarbeitskräfte unter 18 Wochenstunden Arbeitsverhältnisse, die nach der Natur der Arbeit oder nach Vereinbarung auf 8 Wochen beschränkt waren Stellen nach 74 Abs. 1 S. 2 SGB IX: Rechtsreferendare mit Anspruch auf Einstellung Studienreferendare mit Anspruch auf Einstellung Diese Arbeitsplätze müssen in Spalte 1 ebenfalls angegeben worden sein! Da Sie aber bei der Berechnung der Zahl von Pflichtarbeitsplätzen keine Berücksichtigung finden, werden sie hier von den Gesamtarbeitsplätzen wieder abgezogen. 2.4 Spalte 4 Errechnet sich aus den Spalten 1 bis 3: Spalte 1 Spalte 2 Spalte 3 = Spalte 4 Das Ergebnis bildet die Grundlage für die Berechnung der Pflichtarbeitsplätze. Seite 15

16 2.5 Spalte 5 Besetzte Pflichtarbeitsplätze Im Meldezeitraum abgerechnete Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Beschäftigte werden gemäß 75 u. 76 SGB IX ein- oder mehrfach auf Pflichtarbeitsplätze angerechnet. Folgende Gruppen erscheinen weder in Spalte 1 noch in Spalte 3, werden aber trotzdem gemäß 75 u. 76 SGB IX angerechnet. Schwerbehinderte Arbeitgeber (natürliche Person, keine Anrechnung wenn er eine juristische Person ist) Schwerbehinderte Menschen, die im Rahmen einer Maßnahme zur Förderung des Übergangs aus einer Werkstatt für behinderte Menschen auf den allgemeinen Arbeitsmarkt ( 5 Abs. 4 Satz 1 der Werkstattverordnung) im Betrieb beschäftigt werden (diese können aber für den betrieblichen Teil der Maßnahme auf Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden). Schwerbehinderte Menschen, die einen Teil ihrer Ausbildung im Sinne des 35 Abs. 2 SGB IX in ihrem Betrieb absolvieren (diese können aber für den betrieblichen Teil der Maßnahme auf 2 Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden). Wird ein schwerbehinderter oder gleichgestellter auszubildender behinderter Mensch im Anschluss an eine abgeschlossene Berufsausbildung beim Ausbildenden oder einem anderen Arbeitgeber in ein Beschäftigungsverhältnis übernommen (die Beschäftigung muss bis zum Ablauf des Kalendermonats beginnen, der dem Kalendermonat des Endes der Ausbildung folgt), so wird er im ersten Jahr des Beschäftigungsverhältnisses auf 2 Pflichtarbeitsplätze angerechnet und im darauf folgenden Jahr auf 1 Pflichtplatz. Ein Schwerbehinderter Mensch, der weniger als 18 Std. wöchentlich beschäftigt wird, wird ohne Zulassung der Bundesagentur für Arbeit nicht auf einen Pflichtarbeitsplatz angerechnet. Ausnahme: Bei Herabsetzung der wöchentlichen Arbeitszeit auf weniger als 18 Std. infolge von Altersteilzeit erfolgt eine Anrechnung auf einen Pflichtarbeitsplatz, auch ohne Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. 2.6 Private Arbeitgeber Private Arbeitgeber müssen ihre Rechtsform unter Stamm > Firmendaten > Firmendaten angeben. In der dazugehörenden Liste sind alle von Rehadat-Elan vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten hinterlegt. Sollte Ihre Firma wider Erwarten eine hier nicht aufgeführte Rechtsform haben, setzen Sie sich mit Ihrer Agentur für Arbeit in Verbindung, um das zu verwendende Kennzeichen zu erfragen. Dieses tragen/ändern Sie dann direkt in Rehadat-Elan05. Für einen entsprechenden Hinweis in einem solchen Fall wären wir Ihnen sehr dankbar. Seite 16

17 3.0 Realisierung/Schlüsselung im Programm Die den jeweiligen Beschäftigten-Gruppen vorangestellten Zahlen beziehen sich auf die Übersicht in Teil III. 3.1 Spalte 1 Damit 1.1 Arbeitgeber/Firmeninhaber in Spalte 1 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag nicht Arbeitnehmer (natürliche Person). Damit 1.2 Personen, die Arbeitgeberfunktionen ausfüllen, z. B. Geschäftsführer der GmbH in Spalte 1 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag Geschäftsführer einer GmbH (juristische Person). Damit 1.3 "entliehene" Arbeitnehmer (Leiharbeitnehmer werden nur beim Verleiher gezählt.) 1.4 Personen im Vorruhestand, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist 1.5 Stellen, auf denen Personen im Rahmen des Eingliederungsvertrages gem. 231 SGB III beschäftigt werden in Spalte 1 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag nicht Arbeitnehmer. Damit 1.6 Betriebsrentner in Spalte 1 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/SV-Daten Feld Personengruppe den Eintrag (903) KVdR nicht meldepflichtig. Seite 17

18 Damit 1.7 Arbeitsverhältnisse von Heimarbeitnehmern in Spalte 1 nicht mitgezählt werden, markieren Sie unter Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/SV-Daten das Feld Heimarbeiter. Damit 1.8 Schwerbehinderte Menschen, die im Rahmen einer Maßnahme zur Förderung des Übergangs aus einer Werkstatt für behinderte Menschen auf den allgemeinen Arbeitsmarkt ( 5 Abs. 4 Satz 1 der Werkstattverordnung) im Betrieb beschäftigt werden (Diese können aber für den betrieblichen Teil der Maßnahme auf Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden.) in Spalte 1 3 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte Feld Kennzeichnung den Eintrag Schwerbehinderter WfBM (SBW1) oder einen anderen Eintrag, in dem "WfBM" vorkommt. Personal > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte: Feld: Standort Das Feld Sitz ist seit 2013 kein Pflichtfeld mehr, da bei den neuen Schwerbehindertenausweisen diese Angabe fehlen kann. Dabei handelt es sich allerdings in der Regel um einzelne Fälle. Nur bei diesen darf das Feld leer bleiben. Wenn der Sitz der Dienststelle auf dem Ausweis vermerkt ist, muss er angegeben werden. Die Agentur für Arbeit akzeptiert keine Verzeichnisse mit mehreren Mitarbeitern, in denen das Feld grundsätzlich leer ist und wird in diesen Fällen beim Arbeitgeber nachfragen. Aus diesem Grund haben wir eine Hinweismeldung bei dem Feld Standort hinterlegt. Damit 1.9 Schwerbehinderte Menschen, die einen Teil ihrer Ausbildung im Sinne des 35 Abs. 2 SGB IX in ihrem Betrieb absolvieren (Diese können aber für den betrieblichen Teil der Maßnahme auf 2 Pflichtarbeitsplätze angerechnet werden.) in Spalte 1 3 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte Feld Kennzeichnung den Eintrag Zweifachanger. Azubi Reha (SBAR2) oder einen anderer Eintrag, in dem "Reha" vorkommt. Personen, die im Arbeitsbereich Personal > Arbeitsvertragsdaten/Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten im Arbeitsbereich Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/ Sonderstatus Feld Kennzeichen mit Dummy gekennzeichnet sind, werden in der gesamten Bescheinigung nicht berücksichtigt. Seite 18

19 3.2 Spalte 2 Damit 2.1 Auszubildende und Umschüler nach dem Berufsbildungsgesetz (bzw. Handwerksordnung) in Spalte 2 mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Steuer-/ SV-Daten > Steuer- / SV-Daten Feld Personengruppe einen der Einträge (102) Auszubildende(r) (121) Azubis unter Geringverdienergrenze (122) Azubis in außerbetriebl. Einrichtung. Personal > Arbeitsvertragsdaten/Ausbildung > Ausbildungsdaten Felder: Beginn der Ausbildung und Ende der Ausbildung Es wurde festgelegt, dass Ausbildungsbeginn und -ende bei allen Auszubildenden Pflichtfelder sind. Bei Personen, die im Anschluss an eine Ausbildung übernommen wurden, ist nur das Ausbildungsende ein Pflichtfeld. Es erfolgt eine Hinweismeldung bei den Feldern Beginn der Ausbildung und Ende der Ausbildung. Weiterhin wird ein Fehlerprotokoll ausgegeben, sollten diese Felder gemäß Vorgabe nicht gefüllt sein. Damit 2.2 Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst (Beamtenanwärter) in Spalte 2 mitgezählt werden, wählen unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag Beamte auf Widerruf. Damit 2.3 Fortzubildende 2.4 Jahrespraktikanten 2.5 Ärzte im Praktikum 2.6 Volontäre und dergleichen in Spalte 2 nicht mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/Ausbildung > Ausbildungsdaten Feld Ausbildungsart einen der Einträge Fortzubildender oder Jahrespraktikant oder Arzt im Praktikum oder Volontär Seite 19

20 Mit Personengruppenschlüssel 102, 121, 122 Auszubildende(r) geschlüsselte MA, die gleichzeitig mit Kennzeichen versehen sind, welche die Kriterien für die Spalte 3 erfüllen (z. B.: Rechtsreferendare mit Anspruch auf Einstellung Verschlüsselung siehe Beschreibung zu Spalte 3), werden nicht in Spalte 2 sondern nur in Spalte 3 mitgezählt. 3.3 Spalte 3 Damit Stellen nach 73 Abs. 2 SGB IX: 3.1 Behinderte, die an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben nach 33 Abs. 3 Nr. 3 SGB IX teilnehmen 3.2 Personen, deren Tätigkeit nicht in erster Linie ihrem Erwerb dient, in Beschäftigungen vorwiegend karitativer oder religiöser Art (z. B. Diakonissen, Missionare, Ordensschwestern und brüder) und Geistliche öffentlich-rechtlicher Religionsgemeinschaften. 3.3 Personen, deren Tätigkeit nicht in erster Linie ihrem Erwerb dient, die zur Heilung, Wiedereingewöhnung ( 20 BSHG) oder Erziehung (JGG) beschäftigt werden. 3.4 Teilnehmer an Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen 3.5 Personen, die nach ständiger Übung in ihre Stellen gewählt werden in Spalte 3 mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag 73 Abs. 2 SGB IX. "Teilnehmer an Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen" (3.4) wurden vor Einführung des Kennzeichens " 73 Abs. 2 SGB IX" auch wie folgt gekennzeichnet: unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen Eintrag AB-Maßnahme. Auch mit dieser Kennzeichnung wird dieser Personenkreis in Spalte 3 mitgezählt. Damit 3.6 Personen in ruhenden Arbeitsverhältnissen, solange für sie eine Vertretung eingestellt ist Anmerkung: Auch bei Beschäftigten in Altersteilzeit (Verblockungsmodell) in der Freistellungsphase! in Spalte 3 mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag 73 Abs. 2 SGB IX oder Wird vertreten n. 73 Abs. 2. Seite 20

21 Damit Stellen nach 73 Abs. 3 SGB IX: 3.7 Teilzeitarbeitskräfte unter 18 Wochenstunden in Spalte 3 mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitszeiten-/ Abwesenheiten > Arbeitszeittabellen Feld Wochenarbeitszeittabelle eine Wochenarbeitszeittabelle aus, in der Stunden pro Woche hinterlegt ist. Damit 3.8 Arbeitsverhältnisse, die nach der Natur der Arbeit oder nach Vereinbarung auf 8 Wochen beschränkt waren in Spalte 3 mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/ SV-Daten Feld Personengruppe den Eintrag (110) Kurzfristig Beschäftigte(r). Damit Stellen nach 74 Abs. 1 S. 2 SGB IX: 3.9 Rechtsreferendare mit Anspruch auf Einstellung 3.10 Studienreferendare mit Anspruch auf Einstellung in Spalte 3 mitgezählt werden, wählen Sie unter Personal > Arbeitsvertragsdaten/ Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Gliederungspunkt Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Feld Kennzeichen den Eintrag 74 Abs. 1 S. 2 SGB IX. 3.4 Spalte 4 Es handelt sich hier um eine Ergebnisspalte, daher keine Verschlüsselungen. Seite 21

22 3.5 Spalte Besetzte Pflichtarbeitsplätze Im Meldezeitraum abgerechnete Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Beschäftigte (s. a. Hinweis in Teil I, Spalte 5) werden gemäß 75 u. 76 SGB IX ein- oder mehrfach auf Pflichtarbeitsplätze angerechnet, wenn im Arbeitsbereich Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte folgende Kriterien gegeben sind: Feld Kriterium Gültig ab Muss für den Meldezeitraum gültig sein (s. Übersicht Nr. 5.1) Kennzeichnung Darf nicht "./." sein (s. Übersicht Nr. 5.2) Behinderungsgrad Muss für Schwerbehinderte Menschen mindestens 50,00, für ihnen gleichgestellte Beschäftigte mindestens 30,00 sein (s. Übersicht Nr. 5.3) Folgende Felder dürfen den Meldezeitraum nicht ausschließen: Feld Kriterium Schwerbehinderten-Ausweis > gültig ab (s. Übersicht Nr. 5.4) Schwerbehinderten-Ausweis > gültig bis (s. Übersicht Nr. 5.5) Wegfall der Schwerbehinderung/Gleichstellung > am (s. Übersicht Nr. 5.6) Wird ein Schwerbehinderter oder gleichgestellter auszubildender behinderter Mensch im Anschluss an eine abgeschlossene Berufsausbildung beim Ausbildenden oder einem anderen Arbeitgeber in ein Beschäftigungsverhältnis übernommen (die Beschäftigung muss bis zum Ablauf des Kalendermonats beginnen, der dem Kalendermonat des Endes der Ausbildung folgt.), so wird er im ersten Jahr des Beschäftigungsverhältnisses auf 2 Pflichtarbeitsplätze angerechnet und im darauf folgenden Jahr auf 1 Pflichtarbeitsplatz. Für diesen Zeitraum ist der Beschäftigte im Feld Kennzeichnung entsprechend mit Zweifachanger. Azubi Anschluss (SBAF2) bzw. mit Zweif.ang. GL.gest Azubi Anschluss (GLAF2) zu verschlüsseln (s. Übersicht Nr. 5.7). Wird ein Beschäftigter als GLAF2 oder SBAF2 geschlüsselt, ist zusätzlich folgende Kennzeichnung erforderlich: Arbeitsbereich Feld Eingabe Personal > Arbeitsvertragsdate n/ausbildung > Ausbildungsdaten Ende der Ausbildung Datum letzter Tag der Ausbildung (auch wenn diese bei einem anderen Arbeitgeber oder in einem anderen Betrieb des Unternehmens abgeschlossen wurde) Wird kein Ausbildungsende eingetragen, wird der Datensatz von REHADAT-Elan05 abgewiesen. Weitere Informationen zu Plausibilitätsvorgaben von REHADAT-Elan05 finden Sie unter: dort unter "Import". Auf dieser Seite ist im Text ein Link zur "Schnittstellenbeschreibung" hinterlegt. Seite 22

23 3.5.2 Teilzeitkräfte unter 18 Stunden Ein Schwerbehinderter Mensch, der weniger als 18 Std. wöchentlich beschäftigt wird, wird ohne Zulassung der Bundesagentur für Arbeit nicht auf einen Pflichtarbeitsplatz angerechnet. Liegt eine Zulassung vor, ist wie folgt zu verschlüsseln: Arbeitsbereich Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte Feld Zuständiges Amt Auswahl Arbeitsamt (AA)/Arbeitsagentur und Arbeitsbereich Personal > Arbeitszeiten-/Abwesenheiten > Arbeitszeittabellen Feld Wochenarbeitszeittabelle Auswahl Stunden pro Woche (s. Übersicht Nr. 5.8) Außerdem erfolgt eine Anrechnung bei einem Beschäftigungsumfang von weniger als 18 Stunden wöchentlich infolge von Altersteilzeit: Arbeitsbereich Personal > Arbeitszeiten-/Abwesenheiten > Arbeitszeittabellen Feld Wochentabellen-Nr. Auswahl Stunden pro Woche und Arbeitsbereich Personal > Steuer-/SV-Daten > Steuer-/SV-Daten Feld Personengruppe Auswahl (103) Besch. in Altersteilzeit (s. Übersicht Nr. 5.9) Arbeitgeber natürliche Person Ist der Arbeitgeber eine natürliche Person und selbst schwerbehinderter Mensch, wird er auf einen Pflichtarbeitsplatz angerechnet und in Spalte 5 gezählt: Arbeitsbereich Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte Feld Kennzeichnung Auswahl Schwerbehinderter Arbeitgeber und Arbeitsbereich Personal > Arbeitsvertragsdaten/Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Feld Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus - Kennzeichen Auswahl Nicht Arbeitnehmer Seite 23

24 3.5.4 Arbeitgeber juristische Person Ist der Arbeitgeber eine juristische Person (z.b. Geschäftsführer einer GmbH, Vorstandsmitglieder einer AG) und selbst schwerbehinderter Mensch, darf keine Anrechnung auf einen Pflichtarbeitsplatz erfolgen Arbeitsbereich Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte Feld Kennzeichnung Auswahl Schwerbehinderter Arbeitgeber und Arbeitsbereich Personal > Arbeitsvertragsdaten/Ausbildung > Arbeitsvertragsdaten Feld Arbeitsbeschaffungsmaßnahme/Sonderstatus Kennzeichen Auswahl Geschäftsführer einer GmbH Die Anzahl der angerechneten Pflichtarbeitsplätze ergibt sich aus der Zahl, die hinter der offiziellen Abkürzung für die diesbezügliche Kennzeichnung (Personal > Personaldaten > Angaben Mitarbeiter > Angaben Schwerbehinderte) des schwerbehinderten Menschen steht. Beispiele: Kennzeichnung Anzahl angerechnete Pflichtarbeitsplätze Schwerbehinderter (SB1) 1 Schwerbehinderter Arbeitgeber (SBAG1) 1 (natürliche Person) Zweifachanger. Schwerbeh. (MSB2) 2 Dreifachanger. Azubi (MSBA3) 3 Gleichgestellter (GL1) 1 Zweifachanger. Azubi Reha (SBAR2) 2 Zweif.ang. GL.gest Azubi Anschluss (GLAF2) 2 (im 1. Jahr) Zweif.ang. GL.gest Azubi Anschluss (GLAF2) 1 (im 2. Jahr) Seite 24

25 4.0 Übersicht aller Kennzeichen 4.1 Spalte 1 Nicht in Spalte 1 kommen: Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme Kennzeichen 1.1 nicht Arbeitnehmer/GF 1.2 nicht Arbeitnehmer 1.3 nicht Arbeitnehmer 1.4 nicht Arbeitnehmer 1.5 nicht Arbeitnehmer Steuer-/ SV-Daten Steuer-/SV-Daten Personengruppe 1.6 (903) KVdR nicht meldepflichtig 1.7 Heimarbeite r markieren Daten Schwerbehinderte Daten zur Ausbildung Ausbildungsart Nicht in Spalte 1 3 kommen: Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme SV-Daten Steuer-/ Kennzeichen Steuer-/SV-Daten Personengruppe Daten Schwerbehinderte 1.8 WfBM ( ) 1.9 Reha ( ) In der Bescheinigung werden nicht berücksichtigt: 1.10 Dummy Daten zur Ausbildung Ausbildungsart Seite 25

26 4.2 Spalte 2 In Spalte 2 kommen: Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme SV-Daten Steuer-/ Kennzeichen Steuer-/SV-Daten Personengruppe 2.1 (102) (121) (122) Auszubildende(r) 2.2 Beamte auf Widerruf Daten Schwerbehinderte Daten zur Ausbildung Ausbildungsart Nicht in Spalte 2 kommen: Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme SV-Daten Steuer-/ Kennzeichen Steuer-/SV-Daten Personengruppe Daten Schwerbehinderte Daten zur Ausbildung Ausbildungsart 2.3 Fortzubildender 2.4 Jahrespraktikant 2.5 Arzt im Praktikum 2.6 Volontär 4.3 Spalte 3 In Spalte 3 kommen: Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme SV-Daten Steuer-/ Kennzeichen Steuer-/SV-Daten Personengruppe Daten Schwerbehinderte Daten zur Ausbildung Ausbildungsart Abs. 2 SGB IX Abs. 2 SGB IX Abs. 2 SGB IX Abs. 2 SGB IX oder (AB- Maßnahme = Altfälle) Abs. 2 SGB IX Abs. 2 SGB IX oder Wird vertreten n. 73 Abs. 2 Seite 26

27 Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme SV-Daten Steuer-/ Kennzeichen Steuer-/SV-Daten Personengruppe 3.7 Stunden pro Woche muss hinterlegt sein 3.8 (110) Kurzfristig Beschäftigte(r) Abs. 1 S. 2 SGB IX Abs. 1 S. 2 SGB IX Daten Schwerbehinderte Daten zur Ausbildung Ausbildungsart 4.4 Spalte 5 Nr. der Beschäftigtengruppe Arbeitsbeschaffungsmaßnahme Kennzeichen Steuer-/ SV-Daten Steuer-/SV-Daten Personengruppe Daten Schwerbehinderte Daten zur Ausbildung Ausbildungsart 5.1 1) 5.2 darf nicht "./." sein 5.3 2) 5.4 1) 5.5 1) Zweif.ang. Azubi Anschluss (SBAF2) oder Zweif.ang. GL. gest Azubi Anschluss (GLAF2) 1) muss für den Meldezeitraum gültig sein 2) muss für Schwerbehinderte Menschen mindestens "50,00", für ihnen gleichgestellte Beschäftigte mindestens "30,00" sein Seite 27

28 Beschäftig tengruppe Daten Schwerbehinderte Zuständig. Amt 5.8 Arbeitsamt (AA) > Arbeitsagentu r Arbeitszeiten Zeittabellen Wochentabell en-nr. : Stunden pro Woche muss hinterlegt sein 5.9 Wochentabell en-nr. : Stunden pro Woche muss hinterlegt sein Steuer-/ SV-Daten Personen gruppe (103) Besch. in Altersteilz eit Daten Schwerbehinderte Schwerbeh indertenausweis gültig ab Daten Schwerbehinderte Schwerbehindert enausweis gültig bis Daten Schwerbehinderte Wegf. der Schwerbe h./ Gleichst. am Seite 28