(Module 2, 3, 4, 6 mit OpenOffice 2.4 und Windows XP, Syllabus 5)

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1 ECDL Start Das komplette Wissen (Module 2,, 4, 6 mit OpenOffice 2.4 und Windows XP, Syllabus 5) Impressum ISBN Autoren: Thomas Alker, Peter Wies 1. Ausgabe vom 4. September 2008 für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Das Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber noch der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produktes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial- Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lernmaterial im Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogene Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers repro duziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme ver arbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. ECDL Start Das komplette Wissen (Module 2,, 4, 6 mit OpenOffice 2.4 und Windows XP, Syllabus 5) SR-ECDLSOO24-5 ISBN Diese Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen wer den. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehler hafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die in diesem Buch und den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Inhalt Windows XP 1 Willkommen zu Windows XP Arbeitsplatz öffnen...15 Programme bedienen Dateien und Ordner verwalten Dateieigenschaften anzeigen Dateien suchen Dateien sichern und komprimieren Programme und Geräte installieren Probleme beheben Windows anpassen...50 Writer 1 Willkommen zu Writer Dokumente anlegen, öffnen und bearbeiten...62 Eingabe- und Korrekturhilfen nutzen Zeichen formatieren Absätze formatieren Listen und Hervorhebungen erzeugen Dokumente formatieren Tabellen bearbeiten Bilder und Diagramme bearbeiten Dokumente drucken und exportieren Serienbriefe erzeugen Writer anpassen

3 Calc 1 Willkommen zu Calc Tabellen mit Inhalt füllen Zellen formatieren Mit Formeln rechnen Funktionen nutzen Zahlen in Diagrammen darstellen Große Tabellen bearbeiten Tabellendokumente und Tabellenblätter verwalten Tabellendokumente drucken Calc anpassen Impress 1 Willkommen zu Impress Präsentationen bearbeiten Text bearbeiten Bilder und Zeichnungen einfügen Diagramme einfügen Folien übergreifend bearbeiten Effekte anwenden Präsentationen fertigstellen Impress anpassen Stichwortverzeichnis

4 1 Willkommen zu Calc Was ist Calc? Calc Um schnell mal etwas auszurechnen, reicht ein normaler Taschenrechner. Willst du aber längere Listen erstellen und mit vielen Zahlen rechnen, eignet sich hierfür am besten eine Tabellenkalkulation, wie z. B. Calc. Du kannst in einer Tabellenkalkulation Tabellen erstellen, gestalten und speichern Berechnungen mithilfe von Formeln durchführen Zahlen als Diagramme grafisch darstellen Tabellen und Diagramme drucken In diesem Kapitel lernst du die grundlegende Programmbedienung von Calc. Dabei erfährst du, wie man Zellen ausfüllt und markiert, Zellinhalte ändert, Zahlen addiert und Calc-Dateien speichert und druckt. Calc starten Calc startest du über das Startmenü. Öffne das Startmenü und zeige auf ALLE PROGRAMME. Zeige auf OPENOFFICE.ORG 2.4 und klicke dann auf OPENOFFICE.ORG CALC. Wenn sich auf deinem Desktop das Programmsymbol von Calc ( ) befindet, kannst Du Calk auch starten, indem du das entsprechende Symbol doppelt anklickst. Calc im Überblick Das Programmfenster von Calc enthält folgende Bedienelemente und Bereiche: Symbolleiste Standard Symbolleiste Format Menüleiste Eingabezeile Tabellenblatt Tabellenregister Statusleiste 109

5 Zellen ausfüllen Nach dem Programmstart zeigt Calc automatisch ein leeres Tabellenblatt an. Jedes Tabellenblatt besteht aus folgenden Elementen: Namenfeld Spaltenkopf Aktive Zelle Zeilenkopf Es ist wichtig, dass du dir die Namen der Elemente gut merkst, damit du die folgenden Beschreibungen problemlos verstehst. Die Zelle ist die kleinste Einheit im Tabellenblatt. Sie dient als Platzhalter für Zahlen, Text oder Formeln. Die horizontale Unterteilung wird Zeile genannt. Jede Zeile hat einen Zeilenkopf, der mit einer Nummer gekennzeichnet ist. Die senkrechte Unterteilung wird Spalte genannt. Jede Spalte verfügt über einen Spaltenkopf, in dem ein Buchstabe steht. Als Zellbezug wird die Koordinate einer Zelle bezeichnet. Der Zellbezug der aktiven Zelle (in der Abbildung die Zelle A1) wird im Namenfeld angezeigt. In der Tabelle wird die aktive Zelle durch einen schwarzen Rahmen hervorgehoben. Nun kannst du direkt mit der Eingabe von Zahlen oder Text loslegen. Die Eingabe erfolgt immer in die aktive Zelle. Um eine bestimmte Zelle zu aktivieren, klickst du sie mit der Maus an oder du bewegst dich per Tastatur zur gewünschten Zelle: ÌWYV O/U P S+P S+: Nächste Zelle Bildschirmseite nach oben/unten Erste Zelle der aktuellen Zeile Erste Zelle im Tabellenblatt Letzte im Tabellenblatt verwendete Zelle Gib den gewünschten Text oder eine Zahl in die Zelle ein. Du kannst die Daten auch in der Eingabezeile eintippen. Um die Eingabe abzuschließen, klickst du entweder auf oder du drückst Ü oder aktivierst eine andere Zelle. Wenn du eine falsche Eingabe abbrechen willst, klickst du auf oder drückst E. Bei Abbruch der Eingabe bleibt der alte Zellinhalt erhalten. 110

6 Calc Calc erkennt bei der Eingabe, ob du Text oder Zahlen eingibst. Text wird in der Zelle automatisch linksbündig, Zahlen werden rechtsbündig ausgerichtet. Wenn du ein Datum in eine Zelle eingibst (z. B ), formatiert Calc die Eingabe automatisch in einem vorgegebenen Datumsformat ( ). Wie du das Format einer Zelle selbst festlegen kannst, erfährst du später. Achte darauf, dass du in jede Zelle einer Tabelle nur eine Angabe einträgst. Bei einer Adressliste gibst du z. B. die Postleitzahl in eine Zelle und den Wohnort in eine andere Zelle ein. So lässt sich die Tabelle später beispielsweise nach Wohnorten sortieren. Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Wenn du einen langen Text in eine Zelle eingegeben hast, deren rechte Nachbarzelle bereits ausgefüllt ist, wird der Text am rechten Spaltenende nicht mehr vollständig angezeigt und ein kleines rotes Dreieck erscheint am rechten Zellenrand. Wie du in der Eingabezeile erkennen kannst, ist in der Zelle jedoch immer noch der komplette Text vorhanden. Um den vollständigen Text in der Zelle anzuzeigen, kannst du die Spalte mit der Maus breiter machen. Bewege den Mauszeiger im Spaltenkopf auf die Trenn - linie zwischen der zu schmalen Spalte und der rechten Nachbarspalte. Ziehe die Trennlinie so weit nach rechts, bis der Text komplett angezeigt wird. Mit einem Doppelklick auf die Trennlinie kannst du die Spaltenbreite automatisch so einstellen, dass der ganze Text zu sehen ist. Du kannst die Spaltenbreite auch über FORMAT SPALTE BREITE bestimmen und die Zeilenhöhe über FORMAT ZEILE HÖHE. Über FORMAT SPALTE OPTIMALE BREITE bzw. FORMAT ZEILE OPTIMALE HÖHE passt du die Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe so an, dass der Inhalt der Zelle vollständig angezeigt wird. Zellinhalt bearbeiten und überschreiben Bisher hast du Inhalte in Zellen eingegeben. Du kannst Zellinhalte aber auch bearbeiten, überschreiben oder löschen. Klicke doppelt auf die betreffende Zelle, oder aktiviere die Zelle und drücke ". Du kannst nun den Inhalt der Zelle wie im Textverarbeitungsprogramm Writer ändern: ÌWYV R bzw. _ Cursor bewegen Zeichen links bzw. rechts des Cursors löschen * Zwischen Einfüge- und Überschreibenmodus umschalten Hast du eine Zelle aktiviert, kannst du den dort vorhandenen Eintrag direkt durch eine neue Eingabe überschreiben. 111

7 Zellinhalt löschen Aktiviere die betreffende Zelle und drücke _. Das Fenster Inhalte löschen wird eingeblendet. Löschvorgang bestätigen Möchtest du, dass vorhandene Formatierungen (z. B. eine rote Hintergrundfarbe) ebenfalls gelöscht werden, klicke in eines dieser Kästchen. Aktionen rückgängig machen Falls du versehentlich Zellinhalte gelöscht oder überschrieben hast, besteht kein Grund zur Panik. Solche oder andere Aktionen kannst du einfach wieder rückgängig machen: Mit Mit, BEARBEITEN RÜCKGÄNGIG oder S+z kannst du die letzte Aktion rückgängig machen., BEARBEITEN WIEDERHERSTELLEN oder S+y stellst du eine rückgängig gemachte Aktion wieder her. Zellen markieren Um mehrere Zellen gleichzeitig zu bearbeiten, markierst du die entsprechenden Zellen vorher. Markierte Zellen werden schwarz hinterlegt und die Zelle, die du zuletzt markiert hast, wird durch einen weißen Rahmen gekennzeichnet. Außerdem werden die jeweiligen Spalten- und Zeilenköpfe farbig hervorgehoben. Eine einzelne Zelle markierst du, indem du sie anklickst. Zum Markieren mehrerer Zellen ziehst du den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über den gewünschten Zellbereich. Noch schneller geht es, wenn du dir auch diese Methoden angewöhnst: Eine Zeile markieren In den Kopf der Zeile klicken Eine Spalte markieren In den Kopf der Spalte klicken Mehrere Zeilen/ Spalten markieren Gesamtes Tabellenblatt markieren Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die entsprechenden Zeilen-/Spaltenköpfe ziehen In den Bereich über den Zeilenköpfen klicken 112

8 Calc Wenn du S gedrückt hältst, kannst du auch Zellen markieren, die nicht nebeneinanderliegen. Um eine Markierung aufzuheben, klickst du in eine beliebige Zelle oder betätigst eine der Pfeiltasten. Schrift formatieren Indem du Zellen ein bestimmtes Schriftformat zuweist, kannst du das Erscheinungsbild der dort vorhandenen Einträge ändern. Wenn du willst, kannst du aber auch nur einzelne Zeichen oder Wörter innerhalb einer Zelle formatieren. Die Schriftart (Schrifttyp) legt das Aussehen der Schrift fest. Der Schriftgrad bestimmt die Größe der Schrift. Mit Schriftschnitten wie fett, kursiv und unterstrichen kannst du Zelleinträge hervorheben. Über die Symbolleiste Format lassen sich die gängigsten Schriftformate wählen: Schriftart Schriftgrad Kursiv Fett Unterstrichen Damit Calc weiß, welchen Bereichen du ein bestimmtes Schriftformat zuweisen möchtest, musst du die entsprechenden Zellen oder Schriftzeichen markieren. Um bestimmte Schriftzeichen (z. B. ein einzelnes Wort) innerhalb einer Zelle zu markieren, klickst du doppelt auf die Zelle und ziehst den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über die gewünschten Zeichen. So und nun probierst du s einfach mal aus: Gib die links oben abgebildeten Einträge in ein Tabellenblatt ein. Markiere die gesamte Tabelle und öffne mit das Listenfeld Schriftname. In der Liste kannst du erkennen, wie die einzelnen Schriftarten aussehen. Wähle die Schriftart Comic Sans MS. Markiere die Zelle A1, öffne mit das Listenfeld Schriftgröße und wähle 16. Um einen Schriftgrad festzulegen, der nicht in der Liste enthalten ist, klickst du auf die Zahl im Listenfeld, gibst den gewünschten Wert mit der Tastatur ein und drückst Ü. 11

9 Klicke nacheinander auf und, um die Überschrift in der noch markierten Zelle A1 fett zu formatieren und zu unterstreichen. Markiere die Zellen A, A4 und A5 und formatiere die dortigen Einträge ebenfalls fett. In Calc kannst du auch doppelt unterstreichen. Wähle hierzu FORMAT ZELLEN, wechsle im geöffneten Fenster zum Register Schrifteffekt und wähle im Listenfeld Unterstreichung den Eintrag Doppelt. Du wirst später noch weitere Formatierungsmöglichkeiten (z. B. spezielle Zahlenformate) kennenlernen. Zahlen addieren In Calc kannst du über das Symbol ausrechnen. 2 schnell Zahlen addieren. So kannst du z. B. schnell die Kosten für die Klassenparty Symbol Summe anklicken 1 Zelle anklicken, in der die Summe bzw. das Ergebnis stehen soll Nachdem du auf geklickt hast, schlägt Calc vor, die Werte in den Zellen B, B4 und B5 zu addieren, und kennzeichnet den entsprechenden Zellbereich mit einem blauen Rahmen. Falls der gerahmte Bereich nicht die gewünschten Werte enthält, kannst du einfach einen anderen Zellbereich markieren. Rahmen für Summenbildung Ü Ergebnis Für die oben beschriebene Addition nutzt Calc die Funktion SUMME. Was eine Funktion ist und welche Funktionen du kennen solltest, erfährst du später. 114

10 Calc Tabellendokument speichern Damit deine Tabellen nicht verloren gehen, wenn du den Computer ausschaltest, speicherst du die entsprechende Calc- Datei (die auch Tabellendokument genannt wird). Ein Tabellendokument kannst du dir wie einen Ordner vorstellen, in dem Blätter abgeheftet sind. In Calc werden sie Tabellenblätter genannt. Standardmäßig enthält ein Tabellendokument drei Tabellenblätter. Du kannst jedoch jederzeit Tabellenblätter hinzufügen, entfernen und mit beliebigen Namen versehen. Über das Tabellenregister kannst du zwischen den Tabellenblättern eines Tabellendokuments wechseln. Der Name des gerade ausgewählten Tabellenblattes wird in fetter Schrift angezeigt. Gerade angezeigtes Tabellenblatt Tabellenregister Um ein Tabellendokument zu speichern, gehst du folgendermaßen vor: Wähle DATEI SPEICHERN oder klicke auf. Wenn das Tabellendokument noch nicht gespeichert wurde, erscheint das Fenster Speichern unter. Hier bestimmst du, an welchem Speicherort und unter welchem Namen die Calc-Datei gespeichert wird. 1 Speicherort wählen 2 Dateiname eingeben Tabellendokument speichern Am besten, du speicherst deine Tabellendokumente im Ordner Eigene Dateien. Um diesen Ordner schnell zu öffnen, klickst du einfach auf das gleichnamige Symbol. 115

11 Nach dem Speichern zeigt Calc den Dateinamen in der Titelleiste an: Wenn du ein bereits gespeichertes Tabellendokument mit einer neuen Fassung überschreiben möchtest, klickst du auf oder wählst DATEI SPEICHERN. Das Fenster Speichern unter wird hierbei nicht mehr geöffnet. Möchtest du ein Tabellendokument unter einem anderen Namen speichern, wählst du DATEI SPEICHERN UNTER. Die Originaldatei bleibt dabei unverändert erhalten. Auf diese Weise kannst du beispielsweise mehrere Versionen eines Tabellendokuments sichern. Tabelle drucken Stelle sicher, dass der Drucker eingeschaltet ist und Papier enthält. Klicke auf, um das aktuelle Tabellenblatt direkt zu drucken. Du kannst auch über DATEI DRUCKEN vor dem Start des Druckvorgangs weitere Einstellungen vornehmen. Was du hier alles einstellen kannst, erfährst du in einem der nächsten Kapitel. Calc beenden Wähle DATEI BEENDEN oder klicke auf das Schließfeld des Programmfensters, um Calc zu beenden. Zusammenfassung Wir sind nun am Ende unseres Rundgangs durch Calc angelangt. Du weißt jetzt schon so viel, dass du in Calc einfache Tabellen erstellen und speichern kannst. Hier ist noch einmal die grundlegende Vorgehensweise beim Arbeiten mit Calc: Calc starten Zellen ausfüllen Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Formate zuweisen Berechnungen durchführen Tabellendokument speichern und drucken Calc beenden 116