Effizienterer Zahlungsverkehr dank SAP-Integration

Transkript

1 Effizienterer Zahlungsverkehr dank SAP-Integration Wie sich Zahlungsverkehr, Treasury & Co. durch eine SAP-Integration effizienter gestalten lassen Benjamin Scheu Finanz- und Rechnungswesen Gühring KG

2 Agenda Die Gühring-Gruppe ein schneller Einblick Ausgangssituation und Ziele im Treasury bzw. Zahlungsverkehr Lösung und neue Strukturen im Treasury bzw. Zahlungsverkehr bei Gühring Die Erfolgsfaktoren des Projekts, Fazit und Ausblick

3 Die Gühring-Gruppe 46 Ländergesellschaften 25 Vertriebspartner 61 Produktions- und Servicezentren

4 Die Gühring-Gruppe Umsatz Mitarbeiter Produkte Kunden 800 Mio. - 60% im Ausland davon im Inland Kernsegment Werkzeuge eigene Hartstoffe eigener Maschinenbau Dienstleistungen Automotive, Luftfahrt Maschinenbau Chemie, Stahlbau, Handel

5 Netzlaufwerk Die Ausgangssituation Auslands- Banken Zahlungen Kontoinformationen SAP Global Payment Plus Banken EBICS db direct mc FI HR EBICS Banken Bank Auslands- Banken Internet db direct internet Kontoinformationen (nicht operativ) Netzlaufwerk Treasury- Programm F24 Commerzbank Mailand Internet Bank

6 Wie viele Medienbrüche haben Sie? Vote Now 1. Keinen, wir sind vollständig in SAP integriert 2. Einen 3. Mehrere 12,5% 41,7% 45,8%

7 Unsere Ziele Einheitliche technische Plattform für Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation sowie Cash und Treasury Management integriert in die SAP-Systemlandschaft ohne Medienbruch transparent unabhängig von einer Bank SEPA-fähig Die Netzlaufwerke sollen künftig nicht mehr im (technischen) Mittelpunkt stehen Alles in SAP!

8 Unsere Ziele Die Applikation soll ausbaufähig sein für zukünftige Erweiterungen und Prozessoptimierungen Weitere Gesellschaften sollen integriert werden können (auch im Ausland) Software-Anbieter soll tiefe fachliche und technische Kenntnisse haben und das Produkt kontinuierlich und proaktiv an neue Gegebenheiten anpassen

9 Die Lösung für Gühring Hanse Orgas FinanceSuite Implementierung in drei Schritten FinanceSuite-Module Payment, Cash und Treasury Zeitraum: 9 Monate (mit geplanten Unterbrechungen) Insbesondere Zahlungen werden ohne Medienbrüche oder Schnittstellen erstellt, geprüft, freigegeben (fachliche und Bankfreigabe), versendet und bestätigt Verwendung neuer Formate (z. B. RFT/MT101) Module FI, HR, SD, MM und die drei Komponenten von Hanse Orga sind hinsichtlich Cashflow und Zahlungsverkehr miteinander verbunden

10 Die neuen Strukturen Banken Zahlungen Kontoinformationen SAP Verbliebene Sonderlösung EBICS Internet db direct internet Server EBC/CEC Upload RFC FI HR SD MM Hanse Orgas FinanceSuite Payment Cash Treasury F24 Commerzbank Mailand Internet Bank Kontoinformationen (nicht operativ) Bank Auslands- Banken

11 Über welchen Weg kommunizieren Sie derzeit mit Ihren Banken? Vote Now 1. Standardisiertes Protokoll (EBICS, FTX, ) 2. Host2Host 0% 3. SWIFT Alliance Light 0% 4. SWIFT Service Büro 0% 5. Mischform/Sonstige 8% 92%

12 Cash-Management Konsequente Integration von Cash-Management und Zahlungsverkehr Automatische Datenübernahme Kontoinformationen aus Hanse Orgas FinanceSuite Payment Management Dispositionen (z. B. Ableitung aus offenen Posten oder Salden in SAP-FI) Manuelle Dispositionen können ergänzt werden Clearing-Überträge werden automatisch erstellt, bei Bedarf manuell geändert oder ergänzt und direkt an die FinanceSuite Payment Management übergeben

13 Beispiel: Leasing vorher Mehrmalige Erfassung jedes Vertrags SAP-Dauerbeleg für die monatliche Verbuchung Anlage als Darlehen im Treasury-System für die Disposition Abbildung in Excel durch das Investitionscontrolling für das Reporting und die Ermittlung des Obligos Abbildung in der Anlagenbuchhaltung (statistisch) Konventionelle Archivierung sowie Ablage von Kopien Hauptaufgabe war oft eine Abstimmung der bestehenden Datenquellen untereinander

14 Beispiel: Leasing nachher Einmalige Erfassung des Vertrags Erfassung unter der Geschäftsart Leasing in Hanse Orgas FinanceSuite Treasury Management incl. elektronischer Archivierung Monatliche Dispositionen werden automatisch erstellt, vom Hanse Orga Cash Management automatisiert abgedeckt, notwendige Überträge direkt an die Hanse Orgas Payment Management übermittelt Durch die ausgelieferte Buchungslogik wird der monatliche Buchungsbeleg erstellt Integrierte Verbindung zur Anlagenbuchhaltung Integriertes Reporting auf Knopfdruck Darstellung der Mithaft für die Obergesellschaft

15 Erfolgsfaktoren Sofortige Beteiligung aller betroffenen Fachbereiche (IT, Controlling, ) Frühzeitige Kontaktaufnahme mit den Hausbanken (zusätzlicher EBICS-Zugang für die Implementierungsphase) Maximale Beteiligung der Key User, Knowhow- Transfer on the job Proaktives Change Management Mut zu Veränderungen Geplante Pausen zwischen den Schritten

16 Fazit Der Zahlungsverkehr ist mit nur einer zu vernachlässigenden Ausnahme integriert Cash und Treasury können alle bestenden Prozesse bzw. Geschäfte abbilden Durch Integration und Automatisierung werden zwei Stunden Arbeitszeit pro Tag eingespart Beispiel: Wenn der erste Treasury-Mitarbeiter morgens zur Arbeit erscheint, sind unsere Kontoauszüge bereits verbucht

17 Ausblick Endgültige Abschaltung der alten Systeme Erstellung einer rollierenden kurzfristigen Liquiditätsvorschau unter Einbeziehung der Daten aus SD und MM Abbildung zusätzlicher Geschäftsarten Kontinuierliche Erweiterung der Automatisierung Das Potenzial der eingesetzten Software-Lösung ist noch nicht vollständig ausgeschöpft! Aufgrund der neuen (technischen) Möglichkeiten wurden bereits weitere Ideen und Ziele entwickelt