Dr. Lea Höfel. Diplom-Psychologin. Zeitmanagement. Institut für Persönlichkeitsentwicklung und tiergestützte Therapie

Transkript

1 Diplom-Psychologin Zeitmanagement

2 Wieso Zeitnot? Eigentlich geht doch alles schneller: o Reisen o Kommunizieren Telefon Fax o Lieferservice

3 Dennoch: Immer mehr muss erledigt werden Verschiedenste Aufgabenbereiche Anforderungen, beruflich und privat zu funktionieren Weiterbildungen Erweitertes Freizeit angebot Steigende Kosten erfordern (anscheinend) Mehrarbeit

4 Folgen der Zeitnot Stress Gefühl der Überforderung Unzufriedenheit Gereiztheit Erschöpfung Burn-out Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht richtig nutzen.

5 Was hindert mich am effektiven Zeitmanagment? Keine Lust, Zeit dafür zu investieren Keine Ahnung, wie Zeitmanagement geht Man sieht den Wald vor Bäumen nicht (Überforderung) Delegieren schwer o Angst, nicht mehr wichtig zu sein o Annahme, man könne es besser o Unangenehm, andere zu belasten o Befürchtung, die Kontrolle abzugeben

6 Grundsätze bei Zeitnot Für jeden Menschen hat der Tag nur 24 Stunden o 1440 Minuten o Sekunden Prioritäten festlegen Zeitfresser identifizieren und minimieren Lernen, NEIN zu sagen Sie haben nicht zu wenig Zeit, sondern sich zu viel vorgenommen!

7 Zeitkonsum 25 Jahre schlafen 8,3 Jahre fernsehen 7,5 Jahre arbeiten 6 Jahre essen 5 Jahre Warten und Hausarbeit (jeweils) 4,1 Jahre Körperpflege 4 Jahre Tagträume 6,9 Monate Bücher lesen 4,4 Monate Sport 3 Monate Schlüsselsuchen

8 Persönlicher Check Voll und ganz: 1 Gar nicht: 6 Ich liebe neue Herausforderungen Ich habe klare und eindeutige berufliche Ziele Ich habe klare und eindeutige private Ziele Ich kann mich sehr gut auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren Ich mache niemals mehrere Dinge gleichzeitig Ich schätze meine Ziele immer realistisch ein Ich nehme mir nie zu viel auf einmal vor Ich verschiebe niemals wichtige Aufgaben

9 Persönlicher Check Voll und ganz: 1 Gar nicht: 6 Ich bin immer pünktlich Ich vergesse niemals wichtige Termine und Aufgaben Ich gerate niemals unter Zeitdruck Ich kann mich gut entspannen 12-24: Herzlichen Glückwunsch, Sie können heute nach Hause gehen : Einige Bereiche stimmen schon recht gut : Unbedingt dableiben!!

10 Leistungskurve o Abhängig von: Biorhythmus Aufsteh- und Bettgehzeiten Essgewohnheiten Alter Gesundheit Genussmittelkonsum Wetter / Jahreszeit

11 Leistungskurve o Hochphasen 9:00-11:00 15:00-16:00 18:00-19:00 Wichtige Aufgaben hier durchführen korrekter schneller o Zwei Wochen lang Tagebuch über Leistungsfähigkeit führen Leistungsmotivation Müdigkeit Spaß Lustlosigkeit etc.

12 Zeitfresser Arbeitsmethodik o Unklare Ziele o Zu viel auf einmal tun o Mangelnde Ordnung und Überblick o Zu viele Notizen Störungen o Unangemeldete Besucher o Private Ablenkung o Lärm o Anrufe, Besprechungen Welche Zeitfresser kennen Sie im Arbeitsalltag?

13 Zeitfresser Persönliche Schwächen o Unfähig, Nein zu sagen o Aufschieben von Aufgaben o Mangelnde Selbstdisziplin o Hast, Nervosität o Keine Prioritätensetzung Zusammenarbeit Welche Zeitfresser kennen Sie im Arbeitsalltag? o Mangelnde Information und Kommunikation o Zu wenig Delegation o Wartezeiten (bei Terminen)

14 Schluss mit Zeitnot Wie verbessern Sie Ihr Zeitmanagement? Ziele definieren Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten Prioritäten setzen Langfristige Planung Wochen- und Tagesorganisation

15 Zu Anfang: Tagesplan To-Do Liste o Was ist zu tun? Prioritätenliste o Was ist davon am wichtigsten? Zeitschiene (Pufferzeiten einplanen)

16 Aktivitäten, Aufgaben,.. Erfassen und Festhalten aller Aktivitäten und Aufgaben Liste machen (am besten am PC, kann später besser sortiert werden) Keine Post-It Zettel! Erfassen von Arbeitspaketen o Eine Woche lang jeden Arbeitsschritt notieren o Wie viele Tätigkeiten machen Sie zwischendurch? Wie verläuft ein typischer Tag bei Ihnen?

17 Aktivitäten, Aufgaben,.. 8: : : : : : Besprechung Chefgespräche Pause Quatschen Sortieren Telefonat Unterbrechung (Störung) Verwaltung Zeit vergehen lassen 14: :

18 Aktivitäten, Aufgaben,.. Zusammenfassen o Gleichartige Dinge bündeln (vorher eine Woche lang sammeln) s auf einmal schreiben Telefonate hintereinander führen Rechnungen schreiben

19 Prioritäten setzen Dringend und/oder wichtig? o Was stresst am meisten? Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Dinge, zu denen Sie keine Lust haben? Dinge, die dazwischen funken? Dinge, die angeblich plötzlich sehr wichtig sind? o Wichtiges nie dringend werden lassen! Wichtig geht vor Dringlichkeit! (Eisenhower Prinzip)

20 Prioritäten setzen ABC Wichtigkeit Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Hoch Niedrig B-Aufgaben Rechtzeitig planen Delegieren Häufigkeit: 20% Wertigkeit: 20% P-Papierkorb Weglassen Absagen A-Aufgaben Sofort erledigen Häufigkeit: 15% Wertigkeit: 65% C-Aufgaben Reduzieren Eliminieren Delegieren Häufigkeit: 65% Wertigkeit: 15% Niedrig Hoch Dringlichkeit

21 Prioritäten setzen ABC o A-Aufgaben Probleme und Krisen o B-Aufgaben Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Nicht vernachlässigen, Kleinigkeiten der Karriereleiter Verbesserungsvorschläge Teamentwicklung o C- Aufgaben Routinearbeiten (auch mal Nein sagen)

22 Prioritäten setzen ABC o Apropos Nein sagen Die Welt dreht sich weiter Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Meist gar keine dramatischen Veränderungen oder Erschütterungen bemerkbar Gewissen ist häufig nur Resultat aus sozialen Erwartungshaltungen

23 Kleiner Stressexkurs ABC o Activating Event Ereignis, das Stress auslöst o Beliefs Glaubenssätze Ich schaffe das nicht Die anderen sind besser als ich o Consequences Konsequenzen Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Möchte ich die wirklich? / Regen die mich auf?

24 Prioritäten setzen Pareto-Prinzip (80/20) o 20 % der erbrachten Zeit 80% der Arbeit o 80% der erbrachten Zeit 20% der Arbeit Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Zeit nicht mit nebensächlichen Dingen verschwenden Nicht daran feilen, Schwächen auszubügeln Der Schlüssel liegt nicht darin Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen!

25 Prioritäten setzen Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig! Der Schlüssel liegt nicht darin Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen!

26 ALPEN Alles aufschreiben Länge schätzen Pufferzeiten einplanen (40%) Entscheiden: Priorität Nachkontrolle

27 Effektiv und schnell Stille Stunde o Eine Stunde am Tag unerreichbar sein! o Wird zur Routine für einen selbst und besser planbar für andere o Zeit nutzen, um A-Aufgaben abzuarbeiten o Weiterbilden (Fachartikel lesen etc.) o Auch im Privatleben schauen, dass man nicht unersetzbar ist Wer ständig erreichbar ist, kann nicht wichtig sein.

28 Effektiv und schnell Lohnende Pause o Besonders wenn Sie denken, Sie hätten gar keine Zeit für eine Pause, ist sie am Wichtigsten o Auftanken von Energie 90 Minuten ist Konzentrationsmaximum Atemübung gegen Hektik o Ruhig hinsetzen Wenn du es eilig hast, gehe langsam o Durch die Nase einatmen, langsam bis 5 zählen o 6,7 weiterzählen o Durch den Mund ausatmen, von 6 rückwärts zählen

29 Vereinfachen So viel wie möglich telefonisch erledigen o Antwort kann immer auf später verschoben werden Verabschieden von Perfektion (ist eh nicht möglich) Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen o Nicht für später irgendwo hinlegen o Gleich bearbeiten o Wenn aufheben, dann nicht auf dem Schreibtisch Eins nach dem anderen o Ansonsten ständige Neuorientierung

30 Vereinfachen Beendigen einzelner Aufgaben erhöht Zufriedenheit o Zielsetzung erreicht Kurzmitteilungen o Post Its auf Dokumenten, statt langer Erklärungen o In s nur Betreffzeile nutzen (wenn häufige Kommunikationspartner) o Überprüfen, ob SMS oder nicht doch ein kurzes Telefonat zielführender ist

31 Vereinfachen Kleine Schritte o Wartezeiten nutzen für Dinge, die wir sonst immer aufschieben Was du heute Keller ausräumen kannst besorgen, Zeitschriften aussortieren das verschiebe.. auf die Wartezeiten s beantworten o Schrittweise Kelleranteile hochräumen Einen Zeitschriftenstapel sortieren Zwei Mails beantworten

32 Vereinfachen Sägezahneffekt o Kleine Aufgaben fressen immer Vorbereitungszeit z.b. Rechnungen zusammensuchen z.b. Telefonbuch holen vorm Telefonieren Versuchen, kleine Aufgaben derselben Art zu bündeln, um nur einmal den Vorbereitungsaufwand zu haben!

33 Vereinfachen Zeitplanbuch o Kalendarium o Ziele und Aufgaben o Daten o Adressen o Archiv, lose kombinierbar und erweiterbar Gebundener Terminkalender o nicht individuell anpassbar o Ende des Jahres muss alles übertragen werden

34 Vereinfachen Mind Maps o Dinge zusammenfassen und strukturieren Schmied Holzwaren Stände Ritterturnier Marketing Zeitung Radio Oberland Getränke Beyerle Verpflegung Uschi für Kartoffeln

35 Vereinfachen Mind Maps o Dinge zusammenfassen und strukturieren

36 Beispiel Besprechungen Besprechungen im privaten und beruflichen Bereich fressen oft Zeit (und bringen wenig) o Vorher fragen: ist die Besprechung nötig? o Wer sollte teilnehmen? o Ablauf sinnvoll strukturieren o Visualisieren zum besseren Verständnis o Vorbereitungsaufgaben verteilen o Protokoll führen und an alle verteilen o Zeitplan einhalten (Anfang und vor allem Ende)

37 Prozessverlauf Mag das Zeitmanagement auch noch so gut sein, muss man sich des Prozessverlaufs bewusst sein o Euphorie Hoffnung, dass alles besser/anders wird Hoffnung, dass alles gut läuft o Desillusionierung Es geht alles nicht so einfach, wie erhofft Fehleranfällig Früher war alles einfacher

38 Prozessverlauf Mag das Zeitmanagement auch noch so gut sein, muss man sich des Prozessverlaufs bewusst sein o Lern- und Zuversichtsphase Schrittweises, überschaubares Vorgehen Fehler nutzen, um Schwachstellen auszubessern o Leistung Können und Sicherheit Erfolge werden sichtbar Lust Frust Tal der Tränen Durchhalten! Zeit

39 Wie motiviere ich mich zum Zeitmanagement? Anderen vom Plan erzählen Pakt (mit sich selbst oder anderen) schließen Partner suchen, die mitmachen Kleine Ziele setzen Sofort beginnen Konsequent anwenden Nicht perfekt sein wollen Nicht alles auf einmal ändern wollen (Überengagement) Wirksamkeit überprüfen Anderen von dem Erfolg berichten

40 Kleines ABER Es geht eher um Selbstmanagement als um Zeitmanagement Zettel, Notizen, Elektronische Kalender, Computer- Erinnerungs-Programme, Piepende Handyorganizer helfen nichts, solange Sie nicht NEIN sagen können ÜberfüllteTo-Do Liste schreit förmlich: Du schaffst mich nicht!! Zeit nicht mit zu viel Planung vergeuden