Mehr als 4'000 Vorlagen effizient verwalten? Best practice in der Dokumentenerstellung in Zeiten der Cloud

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1 Mehr als 4'000 Vorlagen effizient verwalten? Best practice in der Dokumentenerstellung in Zeiten der Cloud Martin Seifert CEO officeatwork AG Erich Hofer Leiter ICT Bau-, Verkehrs-, und Energiedirektion des Kantons Bern

2 Agenda Erfahrungsbericht - Mehr als 4'000 Vorlagen effizient verwalten? Erich Hofer Leiter ICT Bau-, Verkehrs-, und Energiedirektion des Kantons Bern officeatwork Was ist «EDC - Enterprise Document Creation» Martin Seifert CEO officeatwork AG

3 Erfahrungsbericht Vorstellung und Ausgangslage Projekt TSE BVE Evaluation Umsetzung Ausblick 3

4 Vorstellung Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern 7 Ämter und Generalsekretariat Themen: Energie, Wasser, Umwelt, Mobilität & Verkehr, Strassen, Grundstücke & Gebäude, Karten & Geoinformation, Vermessung, Recht Ca. 1'000 MA mit 12 Standorten, Sprachen d/f ICT 850 User, Terminal Based Computing (TSE), 250 Fachapplikationen 4

5 Ausgangslage Migration TSE von 32Bit auf 64Bit Server Plattform Office > Office 2010 Ersatz der diversen Vorlagen Lösungen (Stufe Amt) z.t. inkompatibel mit 64Bit Plattform resp. Office 2010 Paketierung der 250 Fachapplikationen mit App-V WTO Ausschreibung für den Betrieb, Sourcing gemäss ICT Strategie BVE 5

6 Projekt TSE BVE Projekt nach Hermes Analyse.. u.a. Scanning Diskinfrastruktur BVE 500 Access Datenbanken! Über 4'000 Word Vorlagen! Migration Office 2003 auf Office 2010 der 4'000 Vorlagen: Aufwand unbekannt! 6

7 Evaluation Lösungsansatz muss gefunden werden Problematik: Zeit und Geld Herausforderung des Projektes: TSE BVE 64Bit, Paketierung der Fachapplikationen, Integration GIS Nebenschauplatz: Office 2010 Verwaltung der Vorlagen unabdingbar Word Vorlagen sind in den Kernprozessen des TBA eingebunden! Eine clevere Vorlagenlösung wird gesucht welche die Bedürfnisse der BVE abdeckt Partner, der die Konvertierung der 4'000 Vorlagen effizient übernimmt 7

8 Erwartungen an die zukünftige Lösung Rasche Umsetzung Effiziente Erstellung der Vorlagen Langfristig: Durchsetzung des CI Kt Bern Zentrale Verwaltung der Vorlagen Integration der Fachanwendungen Investitionsschutz, zukünftige Update's Sicherstellung Sourcing Modell BVE 8

9 Umsetzung 1/2 Beschaffung der Lizenzen Definition eines Partners welche die Umsetzung in der BVE rasch und professionell umsetzt (Infover Wil) Definition der "Dokumentenmanager" in den Ämtern (AKV Smart Templates) Analyse der Vorlagen und Vorgaben Kt. Bern Erstellung der Master Templates Vorgabe Staatskanzlei (Stufe Direktion) -> Neu 19 Master Templates (Aufwand ca. 1-2 Tg je nach Komplexität) 9

10 1 0 Umsetzung 2/2 Erstellung der Smart Templates (Stufe Amt, Abteilung) -> Neu 829 Stück inkl. Neuanforderungen (Aufwand höchstens 2h pro Smart Template) Rollenbasierte Templates mit Integration Cobra Adress Verknüpfung zu DMS (OpenText edocs) Start Frühjahr 2012, Abschluss März > Integriert ins Projekt TSE BVE

11 1 1 Ausblick 1. Change der Master Templates hat schon stattgefunden; Aufwand 4h Integration Projekt GEKO Integration SAP FI/CO/IM, MM/SO, RE-FX, PS/PN

12 1 2 officeatwork Über officeatwork Was ist «Enterprise Document Creation»? Die EDC Herausforderung

13 Die Firma officeatwork 1 3

14 1 4 officeatwork Facts & Figures Software Produkte Firma Mitarbeiter +30 Intern +200 Partner Weltweites Partner-Netzwerk Kunden in über 50 Länder weltweit Gegründet 1974 Inhaber geführt 100% Swiss Marktführer +1 Mio. Benutzer weltweit

15 Microsoft Partner Status / Awards 1 5

16 1 6 Wofür steht officeatwork? #1 Enterprise Document Creation Lösungen (aufbauend auf Microsoft Technologien)

17 Auszug aus unserer Kundenliste 1 7

18 Was ist «Enterprise Document Creation»? 1 8

19 1 9 Vergleich: DMS vs. EDC EDC Enterprise Document Creation DMS Document Management System Unternehmens Vorlagen Erstellungs Prozess Dokumente Managemement Prozess

20 2 0 Dokument-Handling in verschiedenen Systemen ERP Office CRM Document Management Key Process App 2 Key Process App 1

21 2 1 Zentralisiertes Dokument-Management = DMS ERP Office CRM DMS Key Process App 2 Key Process App 1

22 2 2 Dokument-Erstellung in verschiedenen Systemen ERP Office CRM Dokument Erstellung Key Process App 2 Key Process App 1

23 2 3 Zentralisierte Dokument-Erstellung = EDC ERP Office CRM EDC Key Process App 2 Key Process App 1

24 Die EDC Herausforderung 2 4

25 2 5 Das Ökosystem einer Vorlage Applikations Anforderungen Standortabhängige Anforderungen Abteilungsspezifische Anforderungen Postalische Anforderungen Formatspezifische Anforderungen Mitarbeiterspezifische Anforderungen Sprachliche Anforderungen Vorlage Branding Anforderungen Juristische Anforderungen Design Anforderungen Landesspezifische Anforderungen

26 2 6 Typische redundante Vorlagen-Landschaft CRM Cloud SharePoint Geschäftsapplikation A Server ERP OFFICE Rich Client (PC) Geschäftsapplikation B Key Applikation

27 2 7 Die Herausforderung mehrfache Kosten verzögertes «time to market» Wissen über versch. Werkzeuge kein einheitliches Design

28 2 8 Die Lösung - officeatwork EDC Produkte CRM Cloud SharePoint Geschäftsapplikation A Server ERP OFFICE Rich Client (PC) Geschäftsapplikation B Key Applikation

29 2 9 Einladung ICT-Track 2 Strategie zur effizienten Dokumentenerzeugung - harvesting cloud power 20. März 2014, 11:45-12:30

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontaktdaten: officeatwork AG Martin Seifert CEO Bundesplatz Zug Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern Erich Hofer Leiter ICT Reiterstrasse Bern