du 6 juillet 2010 vom 6. Juli 2010

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1 Directives Richtlinien du 6 juillet 2010 vom 6. Juli 2010 concernant l'archivage des documents über die Archivierung von Dokumenten Le Rectorat de l Université de Fribourg Vu l art. 35, al. 2, lit. j et l de la loi du 19 novembre 1997 sur l Université; Vu l art. 54, al. 1, lit. c des statuts du 31 mars 2000 de l Université; Vu le Ch. 3 e Conservation, préarchivage et versement de documents, art. 9 à 16 du règlement du 2 mars 1993 concernant les Archives de l Etat; Vu la convention du 2 mars 2010 entre les Archives de l'etat de Fribourg et le Rectorat de l'université de Fribourg relative à la gestion des archives de l'université; édicte les directives suivantes: Das Rektorat der Universität Freiburg gestützt auf Art. 35 Abs. 2 Bst. j und l des Gesetzes vom 19. November 1997 über die Universität; gestützt auf Art. 54 Abs. 1 Bst. c der Statuten vom 31. März 2000 der Universität; gestützt auf das 3. Kapitel "Aufbewahrung, Vorarchivierung und Ablieferung von Dokumenten", Art des Reglements vom 2. März 1993 des Staatsarchivs; gestützt auf die Vereinbarung vom 2. März 2010 zwischen dem Staatsarchiv Freiburg und dem Rektorat der Universität Freiburg betreffend die Verwaltung des Archivs der Universität; erlässt folgende Richtlinien: I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN Article premier. Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que toutes les unités qui en dépendent, sont tenus de conserver les documents qu ils détiennent, à l exception de ceux qui font double emploi ou qui, à l évidence, ne présentent aucun intérêt comme source de renseignement ou moyen de preuve. Dans le doute, les documents ne doivent pas être détruits. Art. 2. Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que toutes les unités qui en dépendent, sont responsables du classement de leurs documents. Ils établissent et tiennent à jour des plans de classement écrits. Artikel 1. Die zentralen Organe, Fakultäten unterstellten Einheiten müssen die Dokumente in ihrem Besitz aufbewahren. Ausgenommen sind jene Dokumente, die in zweifacher Ausgabe vorhanden sind oder die als Informationsquelle oder Beweismittel offensichtlich nicht von Interesse sind. Im Zweifelsfall dürfen die Dokumente nicht vernichtet werden. Art. 2. Die zentralen Organe, Fakultäten unterstellten Einheiten sind für die Ablage ihrer Dokumente verantwortlich. Sie erstellen und aktualisieren schriftliche Aktenpläne. 1

2 Art. 3. Les documents qui ne présentent plus d utilité immédiate doivent être constitués en dossiers d'archives et conservés dans des locaux aménagés pour cet usage et dont l'accès est sécurisé. Art. 4. Le devoir d'archivage s applique également aux documents informatiques. Cependant, l Université ne disposant pas, actuellement, de moyens d archivage électronique, les documents élaborés par des programmes de bureautique (Word, Excel ou autres) et destinés à l impression doivent être archivés sur support papier. La sauvegarde informatique des documents (backup) ne peut en aucun cas être considérée comme de l'archivage. En ce qui concerne les documents purement informatiques (notamment les bases de données), une solution doit être trouvée pour leur archivage en collaboration avec les services informatiques et les Archives de l Université. Art. 5. Les documents sont en principe accessibles à l'expiration d'un délai de trente ans. Ce délai peut être prolongé jusqu à cent ans pour les dossiers contenant des données personnelles. Cependant, sur préavis favorable des organes, facultés, corps ou unités concernés, le Rectorat peut accorder que ces délais soient exceptionnellement réduits pour des recherches historiques. Art. 6. En tant qu organe dirigeant et exécutif de l Université, le Rectorat édicte ces directives et veille à leur application au sein de l Université. Art. 7. En dérogation du règlement sur les Archives de l'etat du 2 mars 1993, les archives de l'université ne sont pas déposées aux Archives de l'etat, mais sont conservées par l'université. Les Archives de l'université en assurent la conservation et la consultation. Art. 3. Die Dokumente, die keinen unmittelbaren Nutzen mehr haben, müssen in einem Archivierungsdossier geordnet und in dem für diesen Zweck ausgerüsteten Ablageort aufbewahrt werden. Der Zugang zu diesem Ablageort ist gesichert. Art. 4. Die Archivierungspflicht gilt auch für EDV-Dokumente. Da die Universität jedoch derzeit über keine Mittel für die Archivierung elektronischer Daten verfügt, müssen die mittels Schreibprogrammen (Word, Excel oder andere) erstellten und zum Druck bestimmten Dokumente in ausgedruckter Fassung archiviert werden. Die elektronische Speicherung der Dokumente (Backup) darf in keinem Fall als Archivierung betrachtet werden. Bei den reinen EDV-Dokumenten (vor allem den Datenbanken) muss für die Archivierung dieser Daten in Zusammenarbeit mit den Informatikdiensten und dem Universitätsarchiv eine Lösung gefunden werden. Art. 5. Die Dokumente sind grundsätzlich nach Ablauf der Frist von dreissig Jahren zugänglich. Diese Frist kann für Dossiers, die persönliche Daten enthalten, bis auf hundert Jahre verlängert werden. Das Rektorat kann indes nach Absprache mit den betroffenen Organen, Fakultäten, Körperschaften oder Einheiten für historische Forschungen ausnahmsweise kürzere Fristen bewilligen. Art. 6. Als leitendes und vollziehendes Organ der Universität erlässt das Rektorat die vorliegenden Richtlinien und sorgt für ihre Anwendung an der Universität. Art. 7. In Abweichung des Reglements des Staatsarchivs vom 2. März 1993 wird das Archivgut der Universität nicht in das Staatsarchiv abgeliefert, es verbleibt an der Universität. Das Universitätsarchiv stellt die Aufbewahrung und Konsultation sicher. 2

3 II. ORGANISATION DES ARCHIVES DE L'UNIVERSITÉ Art. 8. Les Archives de l'université, dont la responsabilité et l'organisation incombent à la Direction administrative, sont placées sous la responsabilité d'un-e archiviste. Elles accueillent les archives des organes centraux, des facultés et des corps universitaires, ainsi que des unités qui en dépendent, lorsqu'ils n'en ont plus l'utilité. Art. 9. L'archiviste responsable des Archives de l Université (ci-après, l'archiviste de l'université) est la personne de référence au sein de l'université pour l'archivage et la conservation des documents. Il ou elle est consultée pour tout ce qui touche à ces questions et peut intervenir en matière d'archivage auprès des organes centraux, des facultés et des corps universitaires, ainsi que des unités qui en dépendent. Art. 10. Les Archives de l'université, de même que les Archives de l'etat, contrôlent que les dispositions en matière d'archivage sont respectées au sein de l'université et peuvent demander copie des plans de classement. Elles proposent toute mesure d'amélioration jugée nécessaire. Art. 11. Toute élimination de documents doit être autorisée par les Archives de l'université, sur accord des Archives de l'etat. Art. 12. Les Archives de l'université établissent une procédure d'archivage et de versement. Selon cette procédure et d'entente avec l'archiviste, les documents à conserver, constitués en dossiers d'archives, sont déposés aux Archives de l'université, accompagnés d un bordereau de versement adéquat. En fonction de la quantité de dossiers à déposer, un délai peut être demandé par les Archives de l'université pour un versement. II. ORGANISATION DES UNIVERSITÄTS- ARCHIVS Art. 8. Das Universitätsarchiv, dessen Zuständigkeit und Organisation der Verwaltungsdirektion der Universität obliegt, ist unter die Verantwortung einer Archivarin oder eines Archivaren gestellt. Es nimmt das Archivgut der zentralen Organe, der Fakultäten, der universitären Körperschaften sowie der unterstellten Einheiten auf, wenn diese keinen Nutzen mehr haben. Art. 9. Die verantwortliche Archivarin oder der verantwortliche Archivar des Universitätsarchivs (im Folgenden Archivarin oder Archivar der Universität) ist Referenzperson an der Universität für die Archivierung und die Aufbewahrung der Dokumente. Sie wird für diese Angelegenheiten konsultiert und kann in die Archivierung der zentralen Organe, der Fakultäten, der universitären Körperschaften sowie der unterstellten Einheiten eingreifen. Art. 10. Das Universitätsarchiv, wie auch das Staatsarchiv, kontrollieren, dass die Bestimmungen für die Archivierung an der Universität eingehalten werden. Sie können Kopien der Aktenpläne verlangen und unterbreiten für nötig erachtete Verbesserungsvorschläge. Art. 11. Sämtliche Vernichtungen von Dokumenten müssen vom Universitätsarchiv, nach Abkommen mit dem Staatsarchiv, genehmigt werden. Art. 12. Das Universitätsarchiv legt für die Archivierung und die Ablieferung ein Verfahren fest. Gemäss diesem Verfahren und im Einvernehmen mit seiner Archivarin oder seinem Archivar werden die aufzubewahrenden Dokumente in Form von Archivierungsdossiers in das Universitätsarchiv, zusammen mit einer passenden Ablieferungsliste, abgeliefert. Je nach Grösse des zu übergebenden Archivguts kann das Universitätsarchiv eine Frist für die Ablieferung verlangen. 3

4 Art. 13. Les dossiers versés aux Archives de l'université sont conditionnés selon les directives des Archives de l'etat et classés dans le respect des différents fonds. Art. 14. Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, versent également aux Archives de l'université, lors de leur parution, un exemplaire des publications qu ils éditent ou auxquelles ils participent (rapports annuels, brochures, bulletins d information, plaquettes, etc.). Ceux-ci sont catalogués en tant que publications de l Université. Art. 15. Dès leur authentification, les textes législatifs concernant l'université sont versés aux Archives de l'université. Il en va de même pour les originaux signés des conventions. Les Archives de l'université classent les documents à réception de ceux-ci. Art. 16. Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, peuvent consulter et reproduire sans restriction les documents qu ils ont versés aux Archives de l'université. Art. 17. Les personnes qui désirent consulter des documents d'archives s'adressent aux Archives de l'université. La consultation se fait en principe dans ses locaux. Les dispositions prévues à l article 5 de ces directives doivent être respectées. Art. 13. Das dem Universitätsarchiv abgelieferte Archivgut wird nach den Richtlinien des Staatsarchivs aufbewahrt. Es wird nach dem Provenienzprinzip klassiert. Art. 14. Die zentralen Organe, Fakultäten unterstellten Einheiten übergeben dem Universitätsarchiv zudem bei deren Erscheinen ein Exemplar der Publikationen, die sie herausgeben oder an denen sie sich beteiligen (Jahresberichte, Broschüren, Informationsbulletins, Prospekte usw.). Diese werden als Publikationen der Universität katalogisiert. Art. 15. Die Gesetzestexte betreffend die Universität werden nach ihrer Beglaubigung an das Universitätsarchiv übergeben. Das selbe gilt für die unterzeichneten Originale von Abkommen. Das Universitätsarchiv klassiert diese nach deren Eingang. Art. 16. Die zentralen Organe, Fakultäten unterstellten Einheiten können ihre in das Universitätsarchiv abgelieferten Dokumente ohne Einschränkung einsehen und vervielfältigen. Art. 17. Personen, welche Einsicht in archivierte Dokumente nehmen wollen, wenden sich an das Universitätsarchiv. Die Konsultation erfolgt grundsätzlich in seinen Räumlichkeiten. Die in Artikel 5 dieser Richtlinien vorgesehenen Bestimmungen müssen eingehalten werden. III. DISPOSITIONS CONCERNANT LES ORGANES CENTRAUX Art. 18. Les organes centraux, ainsi que les commissions universitaires déposent aux Archives de l'université leurs dossiers d'archives lorsqu'ils ne présentent plus d'utilité pratique pour eux, selon la procédure d'archivage et de versement. Pour la Commission de recours cependant, les dispositions en matière d'archivage prévues par le Tribunal administratif sont appliquées. III. BESTIMMUNGEN BEZÜGLICH DER ZENTRALEN ORGANE Art. 18. Die zentralen Organe sowie die universitären Kommissionen liefern in das Universitätsarchiv ihr Archivgut ab, sofern dieses für sie keinen praktischen Nutzen mehr hat. Die Übergabe erfolgt gemäss dem Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung. Die Rekurskommission wendet die vom Verwaltungsgericht vorgesehenen Bestimmungen zur Archivierung an. 4

5 Art. 19. Toutes les unités rattachées au Rectorat, qui constituent l'administration centrale (le Secrétariat général, la Direction académique et la Direction administrative, ainsi que les services et unités qui leur sont rattachés, de même que les services et unités dépendant directement du recteur ou de la rectrice ou d'un vice-recteur ou d une vice-rectrice), déposent aux Archives de l'université leurs dossiers d'archives lorsqu ils n en ont plus l utilité. Art. 20. Sur la base du plan de classement et en collaboration avec les Archives de l'université, un calendrier de conservation est établi par chacune des unités de l'administration centrale, afin de définir la durée de conservation des documents et de prévoir si, à la fin de ce délai, les documents devront être versés aux Archives de l'université ou pourront être éliminés. Art. 21. Les dispositions et délais prévus par les calendriers de conservation et la procédure d'archivage et de versement, sont respectés. Tout ce qui peut être consulté selon les dispositions prévues à l'art. 5 doit avoir été déposé aux Archives de l'université. Art. 19. Die dem Rektorat unterstellten Einheiten, welche die zentrale Verwaltung bilden (das Generalsekretariat, die akademische Direktion und die Verwaltungsdirektion sowie ihre unterstellten Dienste und Einheiten, wie auch die Dienste und Einheiten, die direkt der Rektorin oder dem Rektor oder einer Vizerektorin oder einem Vizerektor unterstellt sind), liefern in das Universitätsarchiv ihr Archivgut ab, sobald sie dieses nicht mehr benötigen. Art. 20. Jede Einheit der zentralen Verwaltung erstellt auf der Grundlage des Aktenplans und in Zusammenarbeit mit dem Universitätsarchiv einen Aufbewahrungskalender, um die Aufbewahrungsdauer der Dokumente zu bestimmen und festzulegen, ob die Dokumente nach Ablauf dieser Frist in das Universitätsarchiv abgeliefert werden müssen oder vernichtet werden können. Art. 21. Die im Aufbewahrungskalender und im Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung festgelegten Bestimmungen und Fristen sind einzuhalten. Alles was gemäss den Bestimmungen von Art. 5 konsultiert werden kann, muss in das Universitätsarchiv abgeliefert worden sein. IV. DISPOSITIONS CONCERNANT LES FACULTÉS Art. 22. Les décanats des facultés sont tenus d'archiver les documents qu ils détiennent, dans des locaux aménagés pour cet usage et dont l'accès est sécurisé, et de les classer dans le respect des fonds. Art. 23. Chaque faculté désigne, parmi les collaborateurs et collaboratrices rattachés à son décanat, un responsable des archives, qui est le ou la correspondant-e de l'archiviste de l'université. IV. BESTIMMUNGEN BEZÜGLICH DER FAKULTÄTEN Art. 22. Die Dekanate der Fakultäten sind gehalten, die Dokumente in ihrem Besitz in dem für diesen Zweck ausgerüsteten Ablageort zu archivieren. Der Zugang zu diesem Ablageort ist gesichert. Das Archivgut wird nach dem Provenienzprinzip klassiert. Art. 23. Jede Fakultät bezeichnet aus den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen seines Dekanates eine für das Archiv verantwortliche Person. Diese Person gilt als Ansprechperson für die Archivarin oder den Archivar der Universität. 5

6 Art. 24. Les décanats veillent à la conservation des documents par les unités d enseignement et de recherche dépendant de leur faculté (départements, instituts et centres), ainsi que par les commissions facultaires, sous forme de dossiers d'archives. Art. 25. Les unités d enseignement et de recherche interfacultaires sont également tenues de conserver leurs documents et de les archiver. Lorsqu'elles n'en ont plus l'utilité, elles les versent aux Archives de l'université, d'entente avec l'archiviste, en respectant la procédure d'archivage et de versement. Art. 26. Si une unité d enseignement et de recherche ou une commission facultaire désire se dessaisir de dossiers qui ne présentent plus d utilité pratique pour elle, elle s adresse à la faculté dont elle relève afin de trouver une solution pour la conservation de ces documents. La faculté demande au décanat de récupérer ces fonds ou propose que ceux-ci soient versés aux Archives de l'université. Art. 27. Si une faculté désire se dessaisir de documents archivés, elle les verse aux Archives de l'université en respectant la procédure d'archivage et de versement et un éventuel délai fixé par l'archiviste de l'université en fonction de la quantité de dossiers à déposer. Art. 28. Les facultés, de même que les unités d'enseignement et de recherche interfacultaires, qui n'ont pas déposé leurs archives aux Archives de l'université, accueillent les personnes qui désirent les consulter. Les dispositions prévues à l article 5 de ces directives doivent être respectées. Art. 24. Die Dekanate sorgen dafür, dass die ihrer Fakultät unterstellten Lehr- und Forschungseinheiten (Departemente, Institute und Zentren) sowie die Fakultätskommissionen die Dokumente in Form von Archivierungsdossiers aufbewahren. Art. 25. Die interfakultären Lehr- und Forschungseinheiten sind ebenfalls gehalten, ihre Dokumente aufzubewahren und zu archivieren. Sofern sie keinen praktischen Nutzen mehr haben, wird das Archivgut in das Universitätsarchiv, nach Absprache mit seiner Archivarin oder seinem Archivar, abgeliefert. Das Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung muss eingehalten werden. Art. 26. Beabsichtigt eine Lehr- und Forschungseinheit oder eine Fakultätskommission das Archivgut, für das sie keinen praktischen Nutzen mehr hat, abzugeben, wendet sie sich an die Fakultät, der sie unterstellt ist, damit eine Lösung für die Aufbewahrung dieser Dokumente gefunden werden kann. Die Fakultät bittet das Dekanat, dieses Archivgut aufzunehmen oder schlägt vor, dass dieses in das Universitätsarchiv abgeliefert wird. Art. 27. Möchte eine Fakultät Dokumente abgeben, hat sie das Archivgut in das Universitätsarchiv abzuliefern. Das Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung ist einzuhalten, wie auch je nach Grösse des zu übergebenden Archivguts die eventuell von der Archivarin oder vom Archivar der Universität festgesetzte Frist. Art. 28. Die Fakultäten sowie die interfakultären Lehr- und Forschungseinheiten, die ihr Archivgut nicht in das Universitätsarchiv abgeliefert haben, empfangen die Personen, welche das Archivgut konsultieren möchten. Die in Artikel 5 dieser Richtlinien vorgesehenen Bestimmungen müssen eingehalten werden. 6

7 V. DISPOSITIONS CONCERNANT LES CORPS UNIVERSITAIRES Art. 29. Les corps universitaires sont tenus de conserver leurs documents et de les archiver. Art. 30. Lorsqu'un corps universitaire désire se dessaisir de documents qui ne présentent plus d'utilité pratique pour lui, il verse ses dossiers d'archives aux Archives de l'université en respectant la procédure d'archivage et de versement et un éventuel délai fixé par l'archiviste de l'université en fonction de la quantité de dossiers à déposer. Art. 31. Les corps universitaires qui n'ont pas déposé leurs archives aux Archives de l'université accueillent les personnes qui désirent les consulter. Les dispositions prévues à l article 5 de ces directives doivent être respectées. V. BESTIMMUNGEN BEZÜGLICH DER UNIVERSITÄREN KÖRPERSCHAFTEN Art. 29. Die universitären Körperschaften sind gehalten, ihre Dokumente aufzubewahren und zu archivieren. Art. 30. Möchte eine universitäre Körperschaft Dokumente, für die sie keinen praktischen Nutzen mehr hat, abgeben, hat sie das Archivgut in das Universitätsarchiv abzuliefern. Das Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung ist einzuhalten, wie auch je nach Grösse des zu übergebenden Archivguts die von der Archivarin oder vom Archivar der Universität eventuell festgesetzte Frist. Art. 31. Die universitären Körperschaften, die ihr Archivgut nicht dem Universitätsarchiv abgeliefert haben, empfangen die Personen, welche das Archivgut konsultieren möchten. Die in Artikel 5 dieser Richtlinien vorgesehenen Bestimmungen müssen eingehalten werden. VI. ENTRÉE EN VIGUEUR ET APPROBATION Art. 32. Les présentes directives abrogent les directives du 5 juillet 2005 sur le préarchivage des documents. Elles entrent en vigueur dès leur approbation par le Rectorat. VI. INKRAFTTRETEN UND GENEHMIGUNG Art. 32. Die vorliegenden Richtlinien heben die Richtlinien vom 5. Juli 2005 über die Vorarchivierung von Dokumenten auf. Die neuen Richtlinien treten mit ihrer Annahme durch das Rektorat in Kraft. Approuvées par le Rectorat de l Université le 6 juillet Angenommen vom Rektorat der Universität am 6. Juli