ERP Systeme als Basis zur strategischen Steuerung und Planung

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1 ERP Systeme als Basis zur strategischen Steuerung und Planung ERP-Future Wien, Norbert Schlager-Weidinger Name

2 STATUS ERP SYSTEM IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG 2

3 ERP Systeme als Voraussetzung für die Verwaltungsmodernisierung ERP-Systeme als Impuls bzw. treibender Faktor für Verwaltungsmodernisierungen Einsatz betriebswirtschaftlicher Modelle in der öffentlichen Verwaltung New Public Management-Ansatz Leistungen, Leistungskatalog und Leistungsbeschreibungen Kosten- und Leistungsrechnung Prozessmanagement Bürgerorientierung ERP-Systeme als informationstechnisches Fundament Inhaltliche und datentechnische Basis für Verwaltungsmodernisierung 3

4 Entwicklung der ERP Systeme in der öffentlichen Verwaltung ein Status Quo Hoher Durchdringungsgrad in der österreichischen Verwaltung SAP hält dominierende Stellung, insbesondere auf Bundesebene Verbindung von Back- und Front-Office- Transaktionsdiensten (Bürger, Unternehmen, ) Formale und transaktionale Anforderungen weitgehend erfüllt Grenzen bei Entscheidungsunterstützung Weiterentwicklung zu strategisch, entscheidungsunterstützenden Systemen wenig ausgeprägt ERP-Daten zum Anfassen Barriere zwischen IT und Fachabteilung hoch Schaffung von Dateninseln für Berichtswesen und Planung Zahlenfriedhöfe ERP-Datenschatz heben 4

5 HERAUSFORDERUNGEN 5

6 Herausforderungen Reformvorhaben der öffentlichen Verwaltungen Haushaltskonsolidierung & Haushaltsrechtsreformen Wirkungsorientierung (Output Outcome) Ressourcen-, Ziel und Leistungsplanung Querschnittmaterien Verschneidung zwischen monetären und erläuternden quantitativen/qualitativen Informationen Flexible Entscheidungszyklen und Entscheidungswelten Budgetfortschreibung nicht mehr ausreichend zero based budgeting Szenarien basierte Planung Aufgabenkritik Potenzialanalyse Situative Steuerungsmodelle Ressort-/organisationsspezifische Anforderungen Breites und unterschiedliches/heterogenes Leistungsspektrum Integration von verschiedenen Systemwelten Zusammenführung von operativen und strategischen Systemwelten Horizontale und vertikale Integration >> ERP als zentrale Datenbasis und Voraussetzung 6

7 Herausforderungen Situative Steuerungsmodelle Ressort-/organisationsspezifische Anforderungen Breites und unterschiedliches/heterogenes Leistungsspektrum Planungs- und Berichtskontinuität Planung und Szenarien Unterschiedliche Periodizität Governance & Compliance Etablierung von Prozessen vs. punktuelle Abbildung Wiederholbarkeit Berichtspflichten Automatisierung von redundanten Tätigkeiten Zusammenspiel zwischen Fachbereiche und IT-Abteilungen Dezentralisierung von Prozessen >> ERP als zentrale Datenbasis und Voraussetzung 7

8 LÖSUNGSANSÄTZE 8

9 Business Performance Management Einsatzgebiete Analyse Reporting BI 9

10 Business Performance Management Einsatzgebiete Entscheiden Analyse Budgetierung Reporting BPM Planung Forecasting 10

11 Von ERP zu BI & BPM BI PF BI-Toolsets SR AL PL Standardreportig Ad-hoc/Analyse Planung BI Plattform Metadatenmodelle strategisch OLAP (E)DWH OLAP Externe Daten ETL Div. Vorsysteme operativ SCM FI CO HR MM PP SD CRM ERP 11

12 BI/BPM Beispielhaftes Lösungsszenario BI - Ebenen BI-Rollen Kommunikation BI Plattform Planer/ Berichtsuser aktiv/passiv Datenaufbereitung SR AL PL Planer/ Analyst/ Berichts- Designer Datenmanagement DWH nativ Planning Store DWH SAP BW Administrator Datenintegration ETL Datenerfassung SAP ERP Div. Vorsysteme Alternative Datenquellen 12

13 Der Weg zum BI/BPM System Analyse der gegenwärtigen inhaltlichen, technischen und organisatorischen Lösungen und Rahmenbedingungen Ableitung der grundlegenden Sichtweisen für das Controlling und Reporting bzw. Planung Ausarbeitung von Kriterien und eines situativ abgestimmten Vorgehensmodells Clustering der Anforderungen und Kategorisierung des Anbietermarktes Ableitung von konkreten Lösungsszenarien in Anlehnung an marktgängige Lösungen Beschreibung von kritischen Erfolgsfaktoren 13

14 Markttrends Chancen Vollständige BPM-Suiten Verschmelzung von Systemwelten ETL, DWH, Reporting, Analyse, Planung, Reporting mit multiplen Datenquellen Integration von SAP-Daten und Nicht-SAP-Daten Metadatenmodellierung Datamart-Ansätze In-Memory-Computing Real-Time-BI SAP HANA, Realisierung Self-Service-Szenarien Usability >> Fachabteilungen 14

15 Markttrends Herausforderungen Keine vordefinierten Standardlösungen Entwicklung eines situativen Steuerungsmodells Formulierung Business Performance Strategie Sicherung bestehender Investitionen Überschneidungen im Produktportfolio Integrationsgrad der einzelnen Komponenten Roadmap Lizenzmodelle Verankerung in der Organisation Verfügbares Know-how 15

16 Beispiele BPM (BI, Planning, DWH) Hybrid Lösungen Öffentliche Verwaltung Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung (P1, P2, P3, P4) Bundesministerium für Inneres (Konzept, Prototyp, Umsetzung AUTO-RZL) Bundesministerium für Gesundheit BMWFJ Landesverwaltung Oberösterreich (P1, P2, P3, P4) Landesverwaltung Steiermark Landesverwaltung Tirol (P1, P2) Landesbaudirektion Tirol (P1, P2, P2) Leopold Franzens Universität Innsbruck (P1, P2, P3) Universität Wien (P1, P2, P3, P4, P5) Medizinische Universität Vet. Univ. Wien (P1, P2, P3) Europäische Akademie Bozen Gemeindeverband Südtirol Gemeindekooperation Hansbergland Gemeinde Sölden Gemnova.net KomPot Studienbeihilfebehörde Spitzenverband SV Deutschland TU Darmstadt Privatwirtschaft RHI AG Engel Austria Ebewe Pharma Telekom Austria (Partner Pitagora) Oberbank (Partner Pitagora) Volksbank (wissensch. Begleitung) 16

17 Projektauszug & exemplarischer Lösungsansatz UNIVERSITÄT WIEN Q_SIM REPORTING UND PLANUNG 17

18 Rahmenbedingungen Extern Berichts- und Rechenschaftspflichten Ressourcensituation an der Universität Finanziell Personell Infrastrukturell Zunehmender Wettbewerbsdruck / Studienplatzbewirtschaftung Intern Verknüpfung von monetären und erläuternden mengenmäßigen Daten Schnittstellenprobleme Reporting <> Planung Unterschiedliche Planungswelten Fakultäten/Zentren Controlling Heterogene Systemlandschaft & Daten Verbindung von verschiedenen transaktionalen / operativen Systemwelten Administrationsaufwand Manuelle Anpassungen Verteilte Organisation 18

19 Ziele Entwicklung eines betriebswirtschaftlichen Steuerungskonzepts Nutzung von transaktionalen Datenbeständen zur Entscheidungsunterstützung Gemeinsames Verständnis für Planung und Reporting Aufbau eines integrierten Datenmanagements Integration der vorhandenen Systemlösungen Konsolidierte Berichts- und Planungsplattform Single-Point-of-Truth -Prinzip / Single-Point-of-Modelling Erstellung der GuV-Planung Optimierung des Finanzreporting Automatisierte Berichtsverteilung an die Empfänger/-gruppen Dezentralisierung des Planungsprozesses Gleichzeitige Planung verschiedener Bereiche Top-Down / Bottom-Up Prozesse Versionierung & Statuskontrolle 19

20 Bespiel Berichtbereiche Steuerungskonzept Berichtswesen & Planung INFORMATIONEN Ebene 0 Ebene I (Dimensionen) Organisatorische Ebene, zeitlicher Horizont Forschung Lehre Partner/Kooperationen Finanzen Personal Infrastruktur Ebene II (Komponenten der Dimensionen) - Projekte Studenten -Prof. - wiss. Pers.l - Räume -LV s GuV Räume - Gebäude -Flächen - Facility Management - Ebene III (Kostenarten) Welche Informationen soll Ebene I enthalten? Aus welchen Komponenten (Ebene II/III) setzt sich Ebene I/II zusammen? Welche Zusammenhänge, Verknüpfungen, Abhängigkeiten gibt es zwischen den Ebenen? Konsequenzen für die Planung ( die inhaltliche und technische Integration)? 20

21 Steuerungskonzept Planung Steuerungskreislauf Meta-Ebenen-Modell GuV- Position? Ebene I Ebene II Ebene III Dimensionen Komponenten Kostenarten Professoren wiss. Personal Räume Bsp. Lehre Verwaltung Studienpläne Personal Studierende Infrastruktur Ebene0 Level

22 GuV Planung Multidimensionale Planung Ablösung der Excel-Planung 8 x Planungsbereiche, 5 x Strukturen, 3000 x Hierarchie-Objekte Integration der unterschiedlichen Planungsbereiche Personal, Finanzergebnis, Erlöse, Investitionen, Etablierung dezentraler Planungsprozesse Nutzung von verteiltem Know-how Verbesserung der Planungsqualität Kürzere Planungsdurchläufe Abbildung einer inhaltlichen/organisatorischen Planungsstruktur 22

23 GuV Planung Bereiche / Bestandteile / Struktur 23

24 Lösungsportfolio Planung BI - Ebenen SAP BW SAP BO IBM Cognos Kommunikation Datenaufbereitung Netweaver Portal SAP BPS SAP BI IP BPC NW BPC MS SQL Oracle Cognos Connection Planning TM1 Frameworkmanager Datenmanagement DWH nativ BW Admin Workbench BW DWH SAP BW Datenintegration ETL Datenerfassung SAP ERP SAP SAP BW ERP SAP BO IBM Cognos 24

25 Lösungsportfolio Reporting BI - Ebenen SAP BW SAP BO IBM Cognos Kommunikation Netweaver Portal Launch Pad Cognos Connection Datenaufbereitung Dashboard Web Intelligence Crystal Reports Voyager Analyse Studio Report Studio Query Studio Datenmanagement DWH nativ QaaWS Live Office Query Designer BW Admin Workbench DWH SAP BW IDT Frameworkmanager Datenintegration ETL Data Integrator Data Stage Datenerfassung SAP ERP SAP SAP BW ERP SAP BO IBM Cognos 25

26 Lösungsarchitektur Kommunikation BI Plattform Cognos Connection Berichtsempfänger & Planer Datenaufbereitung SR AL PL Report Studio Analyse Studio TM1- Architekt PL TM1-Contr.- Adm Analyse/ Berichts- Design/ Modellierung Datenmanagement Frameworkmanager DWH Oracle TM1 Package Connector TM1 DWH SAP BW Administrator Datenintegration ETL Datenerfassung VIS Alternative Datenquellen SAP ERP 26

27 Integration Integration von Modellen für die verschiedenen Berichts- und Planungswelten Zentrale Datendrehschreibe > > Cognos Frameworkmanager Datenbeschaffung Datenverteilung Verbindung zwischen SAP BW und DWH Schaffung virtuelles EDWH Single-Point of Modelling 27

28 Integration Zentrale Einstieg Integrierte Strukturen 28

29 Integration Zentrale Datenmodelle Frameworkmanager 29

30 GuV Planung 30

31 Q_SIM Entscheidungswelt GuV Planung Dezentrale und parallele Planung Planungsbereiche Planungsstruktur 31

32 ERFOLGSFAKTOREN 32

33 Erfolgsfaktoren Commitment der Führung Change Management Einordnung von Anforderungen Objektiver Prozess bei der Werkzeugauswahl Institutionelle, organisatorische Einbettung Denken/Verstehen in Gesamtzusammenhängen Verständnis des Berichtswesens und der Planung als Querschnittsmaterie Kosten-/Nutzenüberlegungen Vermeidung von Wiederholungen und Redundanzen Etablierung von Prozessen Evolutionäre Weiterentwicklung Aufbau von Know-how 33

34 Danke für die Aufmerksamkeit. Kontaktinformation Mag. Norbert Schlager-Weidinger, cmc Mobil Mag. Markus Traxl, cmc Mobil Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Innsbruck Wien Lustenau Bozner Platz 7/1, 6020 Innsbruck T Fax 19 Teinfaltstraße 4/1, 1010 Wien T Radetzkystraße 9, 6890 Lustenau T