Buchführung mit AdmiCash

Transkript

1 Buchführung mit AdmiCash Einführung in die Buchführung mit AdmiCash Installation und Probelizenz aktivieren Firma und Stammdaten einrichten Buchungen bearbeiten Zahlungen einrichten, ausführen und verbuchen Datenübergabe an die Treuhandstelle

2 AdmiCash installieren Starten Sie Ihren Internet Explorer, wechseln Sie zu unserer Homepage ( und öffnen Sie das Menu Download. Wählen Sie unter Kostenlose AdmiCash-Probeversion den AdmiCash-Download für Win XP, Vista, Win 7 (32 oder 64 Bit). Achten Sie auf die Meldungen im unteren Bildschirmbereich. Wählen Sie [Ausführen]. Der Download startet und wird geprüft. Klicken Sie anschliessend auf [Aktionen].

3 Sicherheitsabfragen beantworten Je nach Windowsversion und Internetbrowser werden verschiedene Sicherheitsabfragen und Warnungen angezeigt. Beantworten Sie diese Sicherheitsabfragen mit Ja, Weiter oder Ausführen bei Windows XP. Beim Internet-Explorer 8 wählen Sie im angezeigten Dialog die Position [Mehr Optionen]. Klicken Sie auf diese Option

4 Installationsprogramm ausführen Je nach Windowsversion und Internetbrowser wird vor dem Ausführen des Installationsprogrammes eine Warnung angezeigt. Beim Internet-Explorer 7 wählen Sie [Ausführen]. Beim Internet-Explorer 8 wählen Sie die Option [Trotzdem ausführen]. AdmiCash wurde auf Sicherheit geprüft und richtet auf Ihrem Computer keinen Schaden an.

5 Installation von AdmiCash ausführen Das AdmiCash-Installationsprogramm wird jetzt angezeigt. Folgen Sie nun den Anweisungen des AdmiCash- Installationsprogrammes. Nach Abschluss des Installationsprogrammes ist AdmiCash auf Ihrem Computer installiert und auf dem Desktop befindet sich neu das AdmiCash-Icon. Der nächste Schritt ist das Aktivieren der kostenlosen Probelizenz für 30 Tage. Starten Sie dazu AdmiCash mit einem Doppelklick auf das Icon.

6 Probelizenz von AdmiCash aktivieren Der Eingabedialog für die Probelizenz wird angezeigt. Erfassen Sie die Angaben für die Probelizenz und klicken Sie auf [OK].

7 Probelizenz von AdmiCash aktiviert Zum Abschluss wird die Information über die erfolgreiche Aktivierung angezeigt. Klicken Sie auf [Schliessen]. Weiter geht es nun mit dem Einrichten von AdmiCash.

8 Firma einrichten Klicken Sie links auf [Neue Firma]. Der Eingabedialog für das Einrichten der Firma wird angezeigt. Überprüfen und ergänzen Sie die Angaben. Geben Sie das Geschäftsjahr ein, in welchem Sie mit dem Erfassen von Buchungen beginnen möchten. Klicken Sie NICHT auf [OK]. Gehen Sie mit der TAB-Taste auf die nächste Karteikarte [Einstellungen]. Mit der Tabulatoroder Eingabetaste springt der Cursor in das nächste Feld.

9 Firma einrichten Wählen Sie die Optionen, welche Sie für Ihre Firma benötigen: MWSt-Pflichtig Saldosteuersatz Kontenplan Fremdwährungen Wenn Sie viele Zahlungen mit Zahlungskonditionen haben, markieren Sie die Option Zahlungskonditionen immer anzeigen. Wechseln Sie zum Abschluss auf die Karteikarte [ ].

10 Firma einrichten Erfassen oder ergänzen Sie die -Adressen: Ihre eigene -Adresse. -Adresse von Ihrem Treuhandbüro oder Ansprechpartner im Treuhandbüro. Klicken Sie auf [OK], um die Firma zu speichern. Die Firma ist jetzt gespeichert und wird in der Datenansicht angezeigt.

11 Firma einrichten Die Firma ist jetzt eingerichtet. Schliessen Sie nun das Fenster [Firma]. Weiter geht es mit dem Einrichten der Stammdaten. Fenster Firma schliessen Datenansicht

12 Stammdaten einrichten Öffnen Sie die Firma mit einem Klick auf das Pluszeichen links vor dem Firmenname. Oben in der Titelzeile wird jetzt der Firmenname und im Fenster links die Dateiauswahl angezeigt. Klicken Sie in der Dateiauswahl auf das Pluszeichen vor Stammdaten, um den Ordner zu öffnen. Name der geöffneten Firma Dateiauswahl

13 Muster-Daten einlesen Wenn Sie von Ihrem Treuhandbüro eine Kontenplanund/oder MWSt-Code-Datei erhalten haben, können Sie diese einlesen. Im Ordner c:\admicash\data_000 befinden sich Musterdateien, die Sie einlesen können. Öffnen Sie den Kontenplan und wählen Sie das Menu Extras Daten einlesen.

14 Muster-Daten einlesen Wählen Sie die Kontenplan- Datei aus und klicken Sie auf [Öffnen]. Der Inhalt der Datei wird angezeigt. Klicken Sie auf [Daten einlesen], um die Datei einzulesen. Wiederholen Sie den Vorgang für die MWSt-Code. Klicken Sie zuerst in der Dateiauswahl auf MWSt-Code und wählen Sie dann das Menu Extras Daten einlesen.

15 Kontenplan einrichten Klicken Sie nun auf Kontenplan. Die leere Datenansicht für den Kontenplan wird angezeigt. Wählen Sie das Menu Bearbeiten Erfassen. Der Eingabedialog für das Erfassen von Konti wird angezeigt. Erfassen Sie jetzt den Kontenplan (oder nur einige Konti zum Testen).

16 Kontenplan einrichten Erfassen Sie die Angaben für ein Konto und speichern Sie dieses mit [OK]. Das Konto wird in der Datenansicht im Hintergrund angezeigt. Im Eingabedialog kann direkt das nächste Konto erfasst und gespeichert werden. Mit dem Knopf [Schliessen] beenden Sie das Erfassen. Schliessen zum Schluss noch die Datenansicht Kontenplan.

17 Geschäftsbücher einrichten Öffnen Sie den Ordner Buchungen und klicken Sie auf [Neues Geschäftsbuch]. Die leere Datenansicht Geschäftsbücher und der Eingabedialog werden angezeigt. Erfassen Sie für jedes benötigte Geldkonto (Kassa, Post, Bank) ein Geschäftsbuch. Schliessen Sie zum Schluss den Eingabedialog und die Datenansicht Geschäftsbücher. Klicken um den Kontenplan anzuzeigen

18 Buchungen bearbeiten Öffnen Sie eines der Geschäftsbücher mit einem Klick auf den Namen in der Dateiauswahl. Wählen Sie das Menu Bearbeiten Erfassen. Der Eingabedialog für das Erfassen von Buchungen wird angezeigt. Erfassen Sie nun einige Buchungen. Wählen Sie zum Kennenlernen noch die Option Buchungen aufteilen.

19 Buchungen aufteilen Mit dem Aufteilen von Buchungen können Belege auf unterschiedliche Konti oder MWSt-Sätze verteilt werden. Beispiel: Eine Postquittung hat für den Versand von Briefen und Paketen unterschiedliche MWSt-Sätze. Erfassen Sie auf der Karteikarte [Buchungen] den Buchungstext und den Totalbetrag der Buchung. Wechseln Sie mit der Tab- Taste auf [Detail-Buchungen].

20 Buchungen aufteilen Erfassen Sie hier den Zusatztext und den ersten Teilbetrag. Speichern Sie die Teilbuchung mit [Speichern]. Wiederholen Sie den Vorgang, bis der Restbetrag Null ist. Speichern Sie jetzt die Buchung mit [OK]. Schliessen Sie den Eingabedialog. In der Datenansicht sehen Sie die erfassten Buchungen mit dem nachgeführten Saldo.

21 Buchungen eines Geschäftsbuches Schliessen Sie diese Datenansicht, um mit dem Einrichten für den Zahlungsverkehr zu beginnen.

22 Zahlungen einrichten Öffnen Sie den Ordner Zahlungen und klicken Sie auf Einrichten. Die Datenansicht Auftraggeber wird angezeigt. Wählen Sie das Menu Bearbeiten Erfassen. Der Eingabedialog Auftraggeber wird angezeigt.

23 Zahlungen einrichten Geben Sie eine beliebige, eindeutige Bezeichnung für den Zahlungskanal ein. Diese Bezeichnung wird Ihnen beim Erstellen der Zahlungsaufträge angezeigt. Wählen aus der Liste das Geschäftsbuch aus, in welches die Zahlungen verbucht werden sollen. Wählen Sie, ob die Zahlungen über PostFinance oder eine Bank ausgeführt werden. Wechseln Sie auf die Karteikarte [Adresse].

24 Zahlungen einrichten Geben Sie hier die Adresse gemäss den Angaben auf den Verträgen mit dem Zahlungsinstitut ein. Der Name und die Adresse muss mit dem zu belastenden Konto übereinstimmen. Beispiel: Firma: Restaurant zum vollen Teller Konto: Hans Muster, 9999 Musterort Wechseln Sie zum Abschluss auf die Karteikarte [Konto].

25 Zahlungen einrichten Geben Sie hier das Postkonto für die Belastung und die Gebühren ein. Starten Sie den Internetbrowser und wechseln Sie auf die Anmeldeseite für den Onlinezugang. Kopieren Sie den Link in das Eingabefeld Internet-Adresse. Klicken Sie auf [OK], um den Auftraggeber zu speichern. Erfassen Sie weitere Auftraggeber oder beenden Sie den Dialog mit [Schliessen].

26 Zahlungen einrichten - Hinweise Bei Zahlungen für DTA geben Sie bitte NUR die IBAN an. Sie können in AdmiCash beliebig viele Auftraggeber für alle möglichen Konti erfassen: Postkonti in CHF oder Fremdwährung bei der PostFinance für EZAG. Bankkonti in CHF oder Fremdwährung für DTA. WIR-Konti für DTA. Schliessen Sie nun die Datenansicht Auftraggeber.

27 Zahlungen erfassen Wählen Sie in der Dateiauswahl Zahlungen bearbeiten. Die Datenansicht Zahlungen wird angezeigt. Wählen Sie das Menu Bearbeiten Erfassen. Der Eingabedialog Zahlungen wird angezeigt. Geben Sie im ersten Eingabefeld eine Postkonto-, ESR- Nummer oder eine IBAN ein und drücken Sie die TAB- oder Eingabetaste.

28 Zahlungen erfassen AdmiCash ermittelt nun die Zahlungsart und wählt diese aus. Geben Sie nun den Zahlungsbetrag und das Rechnungsdatum ein. Wählen Sie unter Fälligkeitsdatum die Fälligkeit der Zahlung aus. Das Fälligkeitsdatum wird entsprechend vorgeschlagen. Drücken Sie TAB oder die Eingabetaste, um auf die nächste Karteikarte zu gelangen. Immer mit der Tabulator- oder Eingabetaste weiterfahren!

29 Zahlungen erfassen - Zahlungskonditionen Geben Sie die Zahlungskonditionen für die Zahlung ein. Im oberen Teil wird der Zahlungsbetrag und das Fälligkeitsdatum aufgrund der Zahlungskonditionen berechnet und angezeigt. Geben Sie das Konto (freiwillig) und den Zusatztext ein. Wählen Sie als Konto kein normales Aufwandkonto sondern Skonti und Rabatte (gemäss Ihrem Kontenplan).

30 Zahlungen erfassen - Begünstigter Erfassen Sie unter Begünstigter die Angaben gemäss Einzahlungsschein. Erfassen Sie unter Mitteilungen sofern erforderlich Rechnungs- und Kundennummer oder die vom Rechnungssteller gewünschten Angaben. Sofern Ihr Unternehmen MWSt-Pflichtig ist können Sie noch die UID (vormals MWSt- Nr.) eingeben. Diese Angabe ist freiwillig.

31 Zahlungen erfassen - Buchungen Erfassen Sie nun die Buchungen für die Zahlung. Sie können für jede Zahlung beliebig viele Teilbuchungen erfassen z.b: für verschiedene Konti oder für unterschiedliche MWSt-Sätze Speichern Sie jede Buchung oder Teilbuchung mit [Speichern]. Speichern Sie die Zahlung mit [OK], wenn der Restbetrag Null ist.

32 Zahlungen erfassen Die erfasste Zahlung wird jetzt in der Datenansicht angezeigt und der Eingabedialog ist bereit für das Erfassen der nächsten Zahlung. Erfassen Sie nun einige Zahlungen, um anschliessend einen Zahlungsauftrag erstellen zu können.

33 Zahlungen erfassen schnell und einfach AdmiCash bietet mehrere Möglichkeiten, die Zahlungen komfortabel und schnell zu erfassen: Die handelsüblichen optischen Belegleser werden unterstützt (Dative, PayPen, Giromat). Zahlungen können im Zahlungsstamm gespeichert und mit einem Kürzel abgerufen werden. Beim Einsatz eines Beleglesers werden die Zahlungen automatisch aus dem Zahlungsstamm abgerufen. Erstellen und Ausführen von Daueraufträgen für wiederkehrende Zahlungen. AdmiCash bietet zudem verschiedene Listen für die Liquiditätsplanung an: Liste der offenen Zahlungen nach Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung oder nach Name des Begünstigten. Kapitalbedarfsliste für die nächsten 10, 30 oder 60 Tage.

34 Zahlungsaufträge Wählen Sie in der Dateiauswahl Zahlungsaufträge. Die Datenansicht der Zahlungsaufträge wird angezeigt. Wählen Sie das Menu Bearbeiten Erfassen. Der Eingabedialog Zahlungsauftrag wird angezeigt. Geben Sie das Datum ein, bis zu welchem fällige Zahlungen selektioniert werden sollen. Geben Sie das Ausführungsdatum des Zahlungsauftrages ein. Wählen Sie, über welchen Auftraggeber der Auftrag ausgeführt werden soll und klicken Sie auf [OK].

35 Zahlungsaufträge erstellen Der Zahlungsauftrag wird nun angezeigt. Zahlungen die aufgrund des Fälligkeitsdatums selektiert wurden, sind mit einem Häckchen markiert. Sie können nun den Zahlungsauftrag mit [Zahlung hinzufügen] und [Zahlung entfernen] bearbeiten. Entspricht der Zahlungsauftrag Ihren Wünschen, klicken Sie auf [Auftrag erstellen].

36 Zahlungsaufträge ausführen Drucken Sie als nächstes das Kontrollborderaux aus. Speichern Sie anschliessend die Zahlungsdatei mit [Speichern] in dem von AdmiCash vorgeschlagenen Ordner. Ändern Sie den Dateinamen oder Speicherort nur dann, wenn dies unbedingt erforderlich ist (z.b. Einsatz von Mammut).

37 Zahlungsaufträge übermitteln Beantworten Sie die Frage, ob Sie den Zahlungsauftrag übermitteln möchten, mit [Ja]. Wenn beim Einrichten des Auftraggebers die Internetadresse des Finanzinstitutes angegeben wurde, wird diese Seite aufgerufen. Wurde keine Internetadresse angegeben, können Sie diese jetzt noch eingeben. Drücken Sie die Funktionstaste F1, um das Handbuch aufzurufen. Dort steht, wie es geht.

38 Zahlungsaufträge übermitteln Melden Sie sich jetzt beim Finanzinstitut an und übermitteln Sie die Zahlungsdatei. Beachten Sie dazu die Anweisungen des jeweiligen Finanzinstituts.

39 Zahlungsaufträge übermitteln Bei der PostFinance wählen Sie Zahlungen Filetransfer Elektronische Zahlungsaufträge (EZAG). Klicken Sie anschliessend auf [Durchsuchen].

40 Zahlungsaufträge übermitteln Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Eingabefeld Dateiname. Wählen Sie im angezeigten Menu die Position Einfügen. Der Dateiname steht jetzt im Eingabefeld. Klicken Sie auf [Öffnen], um die Datei zu übernehmen. Hinweis: der Dateiname steht nur in der Zwischenablage, wenn keine anderen Daten in die Zwischenablage kopiert wurden!

41 Zahlungsaufträge übermitteln Klicken Sie auf [Senden], um die Zahlungsdatei zu übermitteln. Je nach Zahlungsinstitut sind noch weitere Schritte für die Freigabe der Zahlungen erforderlich. Führen Sie diese Schritte gemäss der Anleitung des Zahlungsinstitutes durch.

42 Zahlungsauftrag verbuchen Wurde ein Zahlungsauftrag vom Finanzinstitut ausgeführt und belastet, kann dieser in das Geschäftsbuch verbucht werden. Wählen Sie dazu Zahlungen Zahlungsaufträge. Die Zahlungsaufträge werden angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Zahlungsauftrag wird der Dialog Zahlungsauftrag bearbeiten angezeigt. Wählen Sie Zahlungsauftrag verbuchen.

43 Zahlungsauftrag verbuchen Der Dialog Zahlungsauftrag verbuchen wird angezeigt. Als Buchungsdatum wird das Ausführungsdatum (Valuta) des Zahlungsauftrages vorgeschlagen. Sofern erforderlich, können Sie dieses Datum anpassen. Starten Sie das Verbuchen des Auftrages mit einem Klick auf [Verbuchen]. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage für das Verbuchen mit [JA].

44 Behandlung der Zahlungskonditionen Wurden Zahlungen mit Zahlungskonditionen ausgeführt, berechnet AdmiCash für jede Teilbuchung den Skontoabzug- Betrag und zeigt die komplette Buchung in der Tabelle an. Sie können in diesem Dialog mit einem Doppelklick auf die jeweilige Buchung eventuelle Rundungsdifferenzen ausgleichen. Starten Sie das Verbuchen mit einem Klick auf [Buchen].

45 Verbuchter Zahlungsauftrag anzeigen Wählen Sie Buchungen und das Geschäftsbuch, in welches der Zahlungsauftrag verbucht wurde. Sie sehen jetzt den Zahlungsauftrag mit allen Zahlungen und Detailbuchungen.

46 Datenübergabe an die Treuhandstelle Der Abschluss Ihrer Arbeit mit AdmiCash ist, Ihre Buchführung an die Treuhandstelle zu übergeben. Wählen Sie dazu Buchungen Datenübergabe und anschliessend das Menu Neue Datenübergabe. Geben Sie unter Uebergabe- Periode den Datumsbereich ein, von welchem Sie die Buchführung übergeben möchten. Lassen Sie die restlichen Einstellungen unverändert und klicken Sie auf [OK].

47 Datenübergabe an die Treuhandstelle Speichern Sie die Uebergabedatei mit [Speichern] in dem von AdmiCash vorgeschlagenen Ordner. Die Uebergabedatei wird jetzt erstellt. Klicken Sie in der Information auf [OK], um mit der Übermittlung an die Treuhandstelle zu beginnen.

48 Datenübergabe an die Treuhandstelle Klicken Sie auf [JA], um die Datei via an Ihren Treuhänder zu senden. AdmiCash erstellt nun das . Sie können den Text noch ergänzen oder anpassen und das absenden. Mit diesem letzten Schritt haben Sie nun alle Grundfunktionen von AdmiCash kennengelernt. Im umfassenden Handbuch finden Sie weiterführende Informationen. Das Handbuch können Sie jederzeit mit der Funktionstaste F1 aufrufen.

49 AdmiCash-Lizenz erwerben Falls AdmiCash Ihren Erwartungen entspricht, können Sie jetzt eine Lizenz bestellen indem Sie folgende Schritte ausführen: Schliessen Sie alle offenen Fenster (Menu Datei Alles schliessen) Wählen Sie das Menu Firma Lizenz verwalten Lizenz bestellen. Füllen Sie das Bestellformular aus und senden Sie dieses ab. Sie erhalten danach eine mit der Rechnung für die jährliche Lizenzgebühr. Nach Zahlungseingang sendet Ihnen der Lizenzserver den Lizenzschlüssel an die angegebene -Adresse. Besten Dank für Ihr Interesse an AdmiCash.

50 Weitere Informationen und Kontakt Gliserallee 86 Postfach (0)