27 BERICHT HANDBUCH FÜR PROJEKTLEITER

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1 FINANZABTEILUNG 27 BERICHT HANDBUCH FÜR PROJEKTLEITER VERSION P.1.1 OKTOBER 2005

2 INHALT I. Organisatorisch...3 A. 27 Bereich Parallel Projekte 26 und II. Bericht...4 A. Anmeldung, Selektion & Ausführung...4 B. Interpretation Navigationsbereich...8 a) Bericht...8 b) Variation: Auftrag Kopfbereich Berichtsbereich Erklärung Berichtsspalten...12 C. Einzelposten- und andere Detailberichte...13 D. Excel-Export...15 E. Auftragsnomenklatur...18 III. Kontaktpersonen...20 MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 2 VON 20

3 I. Organisatorisch A. 27 Bereich Das Ziel dieses Berichtes ist es Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Gebarung im Bereich 27 abzubilden. Dieser Bereich entspricht der ehemaligen Teilrechtsfähigkeit. Da der Unterschied zwischen 27 und 26 nicht immer sofort und einfach klar ist, finden Sie in der folgenden Tabelle einen Vergleich zwischen beiden Gebarungen: 1. Parallel Projekte 26 und Ehemalige Teilrechtsfähigkeit. Ad Personam Projekte. Universitätsvermögen. Im Namen der Universität durch den Organisationseinheitsleiter abgeschlossen. Projektleiter verfügt über Geldmittel im Namen der Universität. Mittel der Universität - zweckgewidmet für das Institut / Klinik. Doppelte Buchhaltung als Teil des REWE der Universität. voller Kostenersatz an Uni zu leisten. Berichtspflicht an das Rektorat. Zweckgewidmet für die jeweilige Organisationseinheit. Projektergebnis verbleibt zweckgewidmet der Organisationseinheit des Projektleiters. Personal: Angestellte der Universität. Ein Bankkonto für die Universität. Information erfolgt über Buchhaltungskonten. Auftragsforschung, EU-Projekte, etc. Wird nicht dem Budget der Universität zugerechnet. Werden in eigenem Namen abgeschlossen. Projektleiter verfügt in seinem Namen über die Geldmittel. Treuhänderische Verwaltung der Projektmittel. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, nicht Teil des Universitätsrechnungswesen (REWE), daher kein Ausweis in der Bilanz der Universität. voller Kostenersatz an Uni zu leisten. Berichtspflicht an das Rektorat. Aus Mitteln Dritter finanziert, jedoch kein Universitätsvermögen. Restmittel werden dem Mittelgeber refundiert bzw. verbleiben beim Projektleiter. Personal: Angestellte der Universität. Auf Vorschlag des Projektleiters werden diese durch den Rektor aufgenommen. Ein vom Universitätskonto separiertes Bankkonto. Information erfolgt über Buchhaltungskonten. Bei den Projekten handelt es sich in der Regel um Finanzierungen aus FWF, Bürgermeister-, Nationalbankfonds. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 3 VON 20

4 II. Bericht Um in SAP einsteigen zu können, müssen Sie zuerst die notwendige Software installiert haben. Nähere Information diesbezüglich können Sie in der Datei, die Sie unter folgendem Pfad finden, nachlesen: MUW Homepage / Organisation / Finanzabteilung / Downloads / Handbücher / Berichtshandbuch Installation Software Wenn Sie Fragen bzw. Probleme mit diesem technischen Schritt haben, wenden Sie sich bitte an unseren ITSC-HelpDesk, Tel A. Anmeldung, Selektion & Ausführung Nachdem Sie sich erfolgreich in SAP angemeldet haben, werden Sie folgendes Fenster vorfinden, wo Ihr eigenes individuelles Benutzermenü zu sehen ist: Durch einen Doppelklick auf den Ordner Berichte für Projektleiter gelangen Sie zu der, dem Ordner zugeordneten Transaktionen bzw. Eingabebefehlen Auftragsbericht 27 für PL : MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 4 VON 20

5 Durch Doppelklick auf die Transaktion Auftragsbericht 27 für PL wählen Sie diese aus. Sie befinden sich nun in der Einstiegsmaske des Berichtes, wie in dem folgendem Screenshot dargestellt: Ihnen stehen folgende drei Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, für welche Sie den Bericht ausführen wollen: 1. Keine Eingabe Sie können die Eingabefelder leer lassen und einfach den Bericht mittels bzw. F8 ausführen. Diese Abfrageart kann ein paar Minuten dauern, da das System alle Buchhaltungsdatensätze liest. Folgendes Popup öffnet sich: MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 5 VON 20

6 Klicken Sie einfach auf Enter Sie erhalten einen Bericht über alle Projekte für die Sie berechtigt sind. 2. Auftragsgruppe Falls Sie viele Projekte haben, können Sie sich von uns eine eigene Auftragsgruppe anlegen lassen. Sie können dann diese Gruppe, die nach Ihren Vorstellungen benannt wird im Feld Auftragsgruppe eingeben. 3. Werte Wenn Sie sich bestimmte Aufträge ansehen wollen, können Sie dies, durch Eingabe des Auftrages in diesem Feld, tun. Wenn Sie mehrere Aufträge sehen wollen, können Sie diese, wie im Screenshot dargestellt, durch die Mehrfachselektion eingeben. Um auf die Mehrfachselektion zu gelangen klicken Sie auf den Button Mehrfachselektion, wie im Screenshot dargestellt: Im daraufhin sich öffnenden Fenster können Sie die gewünschten Aufträge eintragen: MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 6 VON 20

7 Um Ihre Eingaben zu bestätigen klicken Sie bitte auf Ausführen bzw. auf F8. Nachdem Sie die Selektionskriterien, Ihren Wünschen entsprechend, eingegeben haben, klicken Sie bitte auf Ausführen bzw. auf F8. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 7 VON 20

8 B. Interpretation Der Bericht bietet Ihnen verschiedene Navigationsmöglichkeiten und Darstellungsvarianten an. Nach dem Einstieg wird ersichtlich, dass sich der Bericht in drei Bereiche unterteilt: Navigationsbereich Kopfbereich Berichtsbereich 1. Navigationsbereich Im linken Rand finden Sie den Navigationsbereich, welchen Sie mit dem Button ein- und ausschalten können. a) Bericht Hier können Sie zwischen der detaillierten Sicht und der List- bzw. Überblickssicht springen: MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 8 VON 20

9 Die Liste ist sehr hilfreich, wenn Sie auf einen Blick den Status mehrerer Aufträge sehen wollen: Die Information für die detaillierte Sicht finden Sie unter Berichtsbereich. b) Variation: Auftrag Wenn sie bei der Variation Bericht den Auftragsbericht 27 wählen und wenn Sie mehrere einzelne Aufträge oder eine Auftragsgruppe in die Selektionsmaske eingegeben haben, bekommen Sie folgende Sicht: Um die gesamten Werte für alle Ihre Aufträge zu sehen, klicken Sie auf die oberste(n) Ebene bzw. Ordner. Um die Werte eines Auftrages zu erhalten, klicken Sie einfach auf den gewünschten Auftrag. Auf Zuruf können wir Aufträge in Gruppen zusammenfassen, wie z.b. für Abteilungen, Arbeitsgruppen oder Projektleiter. 2. Kopfbereich Wenn Sie einen einzelnen Auftrag auswählen, dann werden Ihnen im Kopfbereich Details für den Auftrag, wie Auftraggeber, Projektleiter, Zugeteilte Projektsumme und Projektdauer angezeigt. Weiters wird Ihnen im Kopfbereich der Berichtszeitraum angezeigt. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 9 VON 20

10 3. Berichtsbereich Nachdem Sie alle gewünschten Selektionen vorgenommen haben und den Bericht nach belieben eingeschränkt haben, sehen Sie in diesem Bereich des Fensters den eigentlichen Bericht. Der erscheinende Bericht liefert Ihnen alle angefallenen Buchungen pro Kalenderjahr. Die erste Spalte zeigt Ihnen die verschiedenen Kostenarten an unter denen die Geldflüsse dargestellt werden. Die Buchungen werden dabei in mehrere Kostenartengruppen zusammengefasst, die im Bericht gelb hinterlegt sind. In Ihrem Bericht erscheinen nur jene Gruppen, die für den von Ihnen gewählten Zeitraum bebucht wurden: Hinweis: Die Einnahmen werden mit Minus und die Ausgaben mit Plus dargestellt. D.h., wenn Ihr Projekt einen positiven Saldo aufweist, wird dieser mit einem minus dargestellt. Einnahmen Ausgaben Auftragsabrechnung Sie können die einzelnen Gruppenzeilen expandieren in dem Sie auf den Button Expandieren klicken. Die Zeile wird sich beispielsweise - so expandieren: MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 10 VON 20

11 Um alle komprimierten Zeilen auf einmal zu expandieren klicken Sie auf den Button - Bericht vollständig expandieren - welcher sich auf der Buttonleiste befindet. Falls Sie den genannten Button in Ihrer Leiste nicht finden, d.h., wenn Ihre Buttonleiste wie folgt aussieht, dann können Sie durch das Aktivieren des Expertenmodus den oben genannten Button anzeigen lassen. Um dies zu tun gehen Sie auf Menü Einstellungen, und dann Optionen : Auf dem erscheinenden Popup wählen Sie den Expertenmodus und bestätigen dann mit Enter : Als Folge dessen wird Ihre Buttonleiste mehr Buttons haben, und wird wie folgt aussehen: Hier ist bereits der genannten Button zu finden. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 11 VON 20

12 4. Erklärung Berichtsspalten Der eigentliche Bericht unterteilt sich in 4 Berichtsspalten 1. Kostenarten bzw. Konten: Die bebuchten Kostenarten, welche den bebuchten Sachkonten entsprechen, werden in dieser ersten Spalte dargestellt. Diese werden, wie bereits erklärt zusammengefasst in Form von Kostenartengruppen abgebildet. 2. Ist: In dieser Spalte werden die tatsächlich gebuchten Istwerte bzw. Geldflüsse abgebildet. Wie bereits erwähnt, werden Erlöse mit negativem Vorzeichen und Kosten mit positivem Vorzeichen dargestellt. 3. Obligo: In dieser Spalte werden Obligos, welche Mittelbindungen darstellen, abgebildet. Diese Mittelbindungen werden für zukünftige Personalkosten und für Wertpapiere angelegt. Mittelbindung für Personalkosten stellen hochgerechnete Personalkosten bis zum Ausscheidungsdatum dar. 4. Verfügbar: Die Spalte Verfügbar ist die Summe der Spalten Ist und Obligo. In der letzten Zeile dieser Spalte, welche Ergebnis Cash-Sicht heißt, wird der Stand Ihres Vermögens zum Zeitpunkt der Abfrage dargestellt. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 12 VON 20

13 C. Einzelposten- und andere Detailberichte Diese Berichte bieten weitergehende Informationen zu den angezeigten Werten, aber auch zu den Stammdaten der aufgerufenen Aufträge. Zu ihnen gelangt man durch ein gezieltes Tiefersteigen oder Abspringen von jener Stelle des Auftragsberichtes, zu der man nähere Informationen haben möchte. Der Berichtseinstieg Das Abspringen in diese Berichte kann erfolgen, nachdem ein Doppelklick auf eine der Zeilen des Berichtsteiles des Auftragsberichtes gesetzt und dadurch ein Auswahlfenster aufgerufen wurde: Wiederum durch einen Doppelklick auf den gewünschten Bericht oder nach dem Markieren desselben und dem Anhaken wird dieser aufgerufen. Zur Rückkehr in den Auftragsbericht können Sie bei allen Detailberichten diesen Button verwenden. 1. Aufträge Einzelposten Ist Wenn beispielsweise eruiert werden soll, ob eine bestimmte Rechnung bezahlt wurde, muss diese Ebene aufgerufen werden. Auf ihr wird jede Buchung als eigene Zeile dargestellt. Die Auswahl der angezeigten Buchungen oder Werte richtet sich nach der Zeile, von welcher abgesprungen wurde. Wird von der Navigationsebene einer Auftragsgruppe und zugleich noch von einer Summenzeile aus in diesen Bericht eingestiegen, kommt eine entsprechend große Zahl an Buchungen zur Anzeige. Die Abfragezeit ist wesentlich kürzer, wenn Sie aus einem einzelnen Auftrag und einer bestimmten Kostenart abspringen. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 13 VON 20

14 Das Rechnungsdatum erscheint normalerweise im Feld Belegdatum und die Rechnungsnummer als Referenz. Unter Ausgleich findet sich das Datum, an dem eine Rechnung bezahlt wurde. 2. Aufträge Einzelposten Obligo Analog zu den Ist-Buchungen kann man auch zu den Mittelbindungen für Personalkosten und Wertpapiere Einsicht in die Details nehmen. Teilweise werden Null-Werte angezeigt, da ehemals erforderliche Mittelbindungen nicht ganz herausgelöscht, sondern auf Null zurückgesetzt wurden. Weitere Details: Siehe Einzelposten-Handbuch. 3. Stammdatenliste Aufträge In diesem Listenbericht werden die eingepflegten Stammdaten, so beispielsweise auch der Auftrag- bzw. Geldgeber zu einem bestimmten Auftrag angezeigt; auch aus technischen Gründen empfiehlt sich der Absprung von einem Einzelauftrag, nicht von der Navigationsebene einer Auftrags-Gruppe. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 14 VON 20

15 D. Excel-Export Voraussetzung um Ihren Bericht in Excel exportieren zu können, ist dass in Excel selbst die richtige Einstellung für Makros definiert ist. Um dies zu überprüfen, gehen Sie in Excel auf Menü Extras Makros Sicherheit. Wählen Sie bitte die Stufe Mittel aus. In SAP, wenn Sie sich schon in Ihrem Bericht befinden, klicken Sie auf den Button oder gehen Sie auf Menü Optionen Office Integration. Sie sehen folgendes Popup: Wählen Sie Microsoft Excel und dann klicken Sie auf Weiter bzw. Enter. Da die Excel- Makros-Sicherheitsstufe auf Mittel gesetzt wurde, kommt folgende Warnung: MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 15 VON 20

16 Wählen Sie Makros aktivieren. Der Bericht wird in Excel Format umgewandelt: Auch hier können Sie den Bericht expandieren, in dem Sie auf klicken. In Excel- innerhalb von SAP gehen Sie auf Menü Datei Kopie speichern unter: MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 16 VON 20

17 Wählen Sie einen Speicherort und geben Sie einen eigenen Dateinamen ein. Nachdem Sie den Bericht gespeichert haben klicken Sie erneut auf den Button oder gehen Sie auf Menü Optionen Office Integration. Diesmal wählen Sie die Option Inaktiv aus. Sie befinden sich nun wieder im SAP-Berichtslayout. Wenn Sie im Excel Layout Modus verbleiben würden, würden alle Berichte, die Sie ausführen, im Excel Layout angezeigt werden. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 17 VON 20

18 E. Auftragsnomenklatur Unter 27 sind folgende Auftragstypen zu finden: Forschungsprojekte Grundsätzlich entsprechen fast alle Aufträge dieses Bereiches Forschungsprojekten, welche unter UG fallen. Die Nomenklatur wird wie folgt vergeben: FA iii Institutsnummer A Stellt die Abteilung des Projektleiters dar ## Projektleiternummer, die in einfacher Reihefolge vergeben wird ## Laufende Projektnummer Altes Vermögen bzw. Sammelauftrag Ein Sammelauftrag stellt einen "Rucksack" für erwirtschaftetes zweckgebundenes Vermögen dar. Diese Innenaufträge sind strikt von den Innenaufträgen für Forschungsprojekte zu unterscheiden. Die Nomenklatur wird wie folgt vergeben: SA iii Institutsnummer Z, für altes Vermögen oder A, für Sammelaufträge #### Laufende Nummer Sonstige Einnahmen Diese Innenauftragsart dient zur Abbildung der Leistungen der einzelnen Organisationseinheiten (z.b. Einnahmen aus Honoraren, Befunden, Fachprüfungen, Grants, etc). und von sonstigen 27-Erlösen oder finanziellen Zuwendungen wie z.b. Spenden (Krankenspenden), Schenkungen oder Zinsen. Diese Erlöse können auf die universitäre Ebene, aber auch auf die OE gehen. Es kann je nach gewünschtem Differenzierungsgrad mehr als einen pro OE geben. Die Nomenklatur wird wie folgt vergeben: UE iii Institutsnummer 01 Spenden, Zuschüsse, Nachlässe 02 Zinsen 03 Wertpapiere 04 Interne Kooperationsverträge ### Laufende Nummer Wenn die Einnahmen der ganzen OE zuzuordnen sind, dann ist die letzte Stelle 0. Wenn bestimmten Personen oder Arbeitsgruppen innerhalb der OE diese Einnahmen gehören, dann wird die letzte Stelle laufend vergeben. MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 18 VON 20

19 Kongresse, Schulungen, Veranstaltungen Mit dieser Innenauftragsart werden Veranstaltungen, Kongress- bzw Seminartätigkeiten im 27 dargestellt. Auf dem Auftrag werden alle Erlöse und Kosten (Reinigung, Bewachung, Raummieten, Unterlagen, Kopien) gesammelt. Es wird ein Innenauftrag pro Veranstaltung oder Kongress angelegt. Die Nomenklatur wird wie folgt vergeben: KO27 iii Institutsnummer ### Laufende Auftragsnummer Einnahmen aus Patientenleistungen bzw. Patientenuntersuchungen Diese Innenauftragsart dient zur Abbildung der Ambulatoriumsleistungen der OE (u. a. Patientenleistungen aus Sozialversicherung), wie z.b. bei den Klinischen Instituten für Virologie und Hygiene. Die Nomenklatur wird wie folgt vergeben: KV iii Institutsnummer ##### Laufende Auftragsnummer MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 19 VON 20

20 III. Kontaktpersonen Teamleiter: für fachliche (buchhalterische) Fragen Frau Erika Hudetz: Tel ; Frau Roswitha Kreilberger: Tel ; Frau Alexandra Becke: Tel ; Herr Martin Schweinberger: Tel ; Berichtsnavigationsfragen: Frau Angela Saldarriaga: Tel ; Frau Stela Manushi: Tel ; Herr Anton Wirth: Tel Berechtigungsfragen: Frau Angela Saldarriaga: Tel ; Frau Stela Manushi: Tel ; Technische (Software) Fragen: ITSC Helpdesk: Tel ; MEDIZINISCHE UNIVERSITÄT WIEN FINANZABTEILUNG SEITE 20 VON 20