CHECKLISTE Kriterien zur Auswahl einer -Archivierungslösung

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1 Seite 1 CHECKLISTE Kriterien zur Auswahl einer -Archivierungslösung Finden Sie die für Sie am besten geeignete -Archivierungslösung. Unser umfassender Kriterienkatalog hilft Ihnen bei der Auswahl. Als Vorlage dienten die häufigsten Fragen unserer Kunden. Um Ihnen die Recherche zu erleichtern, haben wir die Antworten für Astaro Mail Archiving bereits ergänzt. Nutzen Sie die freien Zeilen und Spalten für Ihre Kommentare, Ihre Bewertung oder den Vergleich mit einer Archivierungsalternative. Anforderungen an die Archivierung Was soll archiviert werden: Alle eingehenden, ausgehenden und internen s oder selektierte s? Wie verhindern Sie die unnötige Archivierung von Spam- Nachrichten? Wie verhindern Sie die Archivierung persönlicher Dateien? (z.b. Bewerbungsunterlagen) Beim selektiven Archivieren entscheidet der Anwender über die Aufbewahrung der s. Werden jedoch wichtige s nicht archiviert, kann das Unternehmen seine rechtlichen Nachweispflichten nicht lückenlos erfüllen. Daher archiviert Astaro Mail Archiving alle ein-, ausgehenden und internen s direkt vom Exchange Server, noch bevor sie die Mailboxen der Anwender erreichen. Eine Veränderung oder ein versehentliches Löschen der s wird somit ausgeschlossen. Unerwünschte Nachrichten wie z.b. Spam sollten so früh wie möglich erkannt und abgewiesen werden. Nicht zugestellte (Spam-) s belegen keinen Speicherplatz auf dem Mailserver oder im Archiv und viel wichtiger stellen kein Sicherheitsrisiko dar. Astaro bietet hierzu passende Gateway Lösungen an. Weitere Informationen finden Sie auf Mit Astaro Mail Archiving lassen sich im 4-Augen-Prinzip selektiv Daten aus dem Archiv löschen.

2 Seite 2 Anforderungen an die Archivierung (Fortsetzung) Nach welchen Schlagwörtern möchten Sie im Archiv suchen können? Wie lange möchten Sie archivieren? (z.b. 1 Jahr, 6 Jahre, 10 Jahre, >10 Jahre) Was passiert nach Ablauf des Archivierungszeitraums? Was darf die Archivierungslösung inkl. Betrieb und Wartung kosten? Astaro Mail Archiving verschlagwortet den Betreff, den E- Mail-Text, den Namen und Inhalt der -Anhänge. Darüber hinaus können Sie nach Versandzeitpunkten, Zeiträumen, Absendern und Empfängern suchen. Astaro Mail Archiving gibt Ihnen keine Archivierungslaufzeiten vor. Sie können die Aufbewahrungszeit selbst definieren und per Richtliniendefinition längere oder kürzere Laufzeiten für bestimmte s festlegen. Da die Dauer der Archivierung keinen Einfluss auf die Kosten der Lösung hat, können Sie Ihre Daten ohne eigenen Aufwand praktisch ewig archivieren! Nach Ablauf der von Ihnen definierten Frist werden die E- Mails automatisch gelöscht. Ein manueller Eingriff ist nicht erforderlich. Bei Astaro Mail Archiving werden lediglich die zu archivierenden Postfächer lizenziert. Aller benötigter Speicherplatz sowie die Dauer der Archivierung sind inbegriffen. Ganz transparent und ohne volumenabhängige Kosten.

3 Seite 3 Produktivität & Anwenderzugriff auf archivierte s Suchen Sie nach einer reinen Compliance-Lösung oder sollen auch Ihre Mitarbeiter von einer einfachen Suche im Archiv profitieren können? Wie können Sie und Mitarbeiter auf im Archiv gespeicherte Daten zugreifen? (separates Interface, in Postfach integriert, wie nutzerfreundlich?) Können einzelne s wieder in das Postfach geladen und wie eine normale behandelt werden? Wer kann auf welche s zugreifen? Gibt es die Möglichkeit, über alle Postfächer hinweg nach E- Mails zu suchen? Werden diese Vorgänge protokolliert? Mit Astaro Mail Archiving gewinnen Sie beides: durch die konsequente Archivierung unveränderter s erfüllen Sie die Bedingungen der aktuellen Rechtslage. Gleichzeitig haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf das Archiv und finden E- Mails in Sekundenschnelle wieder. Über ein anwenderfreundliches Webportal können Sie von überall ob im Büro, von zuhause oder unterwegs aus auf Ihre s zugreifen. Das Outlook-Plugin integriert die Archivsuche nahtlos in Ihr eigenes Postfach und macht die Suche so einfach und selbsterklärend wie das Schreiben einer . Über das Outlook-Plugin werden archivierte s direkt in Outlook angezeigt und können wie gewohnt beantwortet, weitergeleitet oder in einen beliebigen Ordner verschoben werden. Grundsätzlich sieht jeder Benutzer nur seine persönlichen s. Selbstverständlich kann aber auch auf Sammel- Mailboxen oder Aliase zugegriffen werden. Daneben steht für die übergreifende Suche die Audit- Funktion zur Verfügung. Alle Postfächer können über die Auditfunktion nach dem 4- Augen-Prinzip durchsucht werden. Audit-Logs protokollieren die Suchvorgänge für einen transparenten, nachvollziehbaren Auditvorgang.

4 Seite 4 Installation, Betrieb & Wartung Wie lange darf die Inbetriebnahme der Lösung dauern? Wie aufwändig ist die Benutzerverwaltung für Administratoren? ( z.b. neue Mitarbeiter anlegen) Wie können Sie bereits bestehendes -Volumen in die neue Lösung importieren? Gesetzt den Fall Sie wollen später den Anbieter wechseln. Wie lassen sich die archivierten s wieder exportieren? Wie viel Zeit steht Ihnen für Betrieb, Storage, Monitoring, Updates, Backups oder Wartung zur Verfügung? Was passiert bei Wartungsarbeiten am bzw. bei Ausfall des Archivierungssystems? Wie wird eine Ausfallsicherheit gewährleistet? Werden Zugriffe protokolliert? Unsere Erfahrung zeigt: Astaro Mail Archiving lässt sich innerhalb von 15 Minuten funktionsfertig einrichten. Mit Astaro Mail Archiving können Benutzer direkt mit Microsoft Active Directory oder LDAP-Servern synchronisiert und die Benutzeraktivierung bequem im Administrationsportal durchgeführt werden. Ob PST-Datei oder Postfach: Der Import bestehender -Daten erfolgt im Handumdrehen ohne Limitierung auf den benötigten Speicherplatz oder die Anzahl der importierten Dateien. Für den Export des Archivs stehen zwei Alternativen zur Wahl: Per Download oder als Festplatten-Image wird das Archiv auf Wunsch verschlüsselt in einem Standardformat (RFC822) zur Verfügung gestellt. Mit Astaro Mail Archiving werden all diese Arbeitsstunden überflüssig und Ihnen bleibt Zeit für andere Aufgaben. Sie brauchen sich lediglich um das Produktivsystem des Mail Servers zu kümmern. Wartungsarbeiten am Archivierungssystem haben keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit Ihrer s! Astaro Mail Archiving ist ein redundantes System mit lückenloser Archivierung. In einem hochverfügbaren Rechenzentrum werden alle Daten redundant gespeichert und stehen jederzeit zur Verfügung. Automatische Backups in eine geographisch getrennte Lokation erzielen eine weitere Sicherheitsstufe. Alle Zugriffe auf das Archivierungssystem werden in Audit- Logs unveränderbar dokumentiert und ermöglichen eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Archivierungsschritte.

5 Seite 5 Anbieterauswahl Wie gewährleisten Sie, dass der Anbieter Ihre Datenschutz- und Archivierungspflichten erfüllt? (Nachweispflicht nach 11 BDSG bei Beauftragung eines Dienstleisters) Wie zuverlässig erscheint Ihnen der Anbieter? Welcher Schulungsaufwand entsteht für Administratoren und Anwender? Wie erreichen Sie kompetente Support-Ansprechpartner? Astaro bietet Ihnen auf freiwilliger Basis einen Ergänzungsvertrag zum Datenschutz an, der Ihnen die Einhaltung der vom Gesetzgeber geforderten Vorschriften garantiert. Astaro ist seit 10 Jahren ausgewiesener Spezialist für Internet-Sicherheit. Im Markt für Unified-Threat-Management schützt das mehrfach zertifizierte Astaro Security Gateway Netzwerke in 60 Ländern. Astaro- Produkte stehen über ein internationales Netzwerk mit mehr als Partnerunternehmen zur Verfügung. Astaro Mail Archiving ist für Anwender einfach und intuitiv zu bedienen. Ein Schulungsaufwand entsteht daher nicht. Administratoren benötigen für die Einrichtung nur wenige Schritte. Die meisten davon sind Konfigurationen in der bereits bestehenden und bekannten Infrastruktur. Für Astaro Mail Archiving erhalten Sie immer den direkten 24/7-Support direkt von Astaro. Kontakt EMEA Astaro GmbH & Co. KG An der RaumFabrik 33a Karlsruhe Deutschland T: F: emea@astaro.com Americas Astaro Corporation 260 Fordham Road Wilmington, MA 01887, USA T: F: americas@astaro.com Asia Pacific Astaro Asia 8 Eu Tong Sen Street, #12-99, The Central , Singapur T F: M: apac@astaro.com Japan Astaro KK 32F Shinjuku Nomura Bldg Nishi-Shinjuku Shinjuku-ku Tokyo salesjp@astaro.com This document may not be copied or distributed by any means, electronically or mechanically, in whole or in part, for any reason, without the express written permission of Astaro GmbH & Co KG. Astaro Mail Archiving is a service provided by Astaro Archiving AG, Schaffhausen, Switzerland. For the General Terms & Conditions please see Astaro sales and service organizations sell access rights to the service based on voucher keys Astaro. Subject to change without notice. Astaro Mail Archiving is a trademark of Astaro GmbH & Co. KG.