Kopfkino und Emotionen So halten Sie einen guten Vortrag

Transkript

1 Kopfkino und Emotionen So halten Sie einen guten Vortrag Bild: Anna-Lusie Vogel / Thieme Verlagsgruppe Ein Ärztekongress, ein interessantes Thema und trotzdem ein langweiliger Vortrag! Wie oft haben Sie das schon erlebt? Wenn Sie selbst präsentieren müssen, lassen sich typische Fehler ganz einfach vermeiden. Von Michael Moesslang Bei 84 % aller Vorträge kämpfen die Zuhörer vor Langeweile mit dem Schlaf. Die Ursache dafür findet sich meistens schon in der Vorbereitung und im Aufbau einer Präsentation doch auch auf der Bühne tappen viele immer wieder in die gleichen Fallen. Das muss nicht sein: Auch wenn Sie nicht als Rednerin geboren worden sind, können Sie trotzdem spannende Fachvorträge halten. Kein reiner Wissenstransfer Ein guter Vortrag bewegt etwas beim Zuhörer. Es liegt an Ihnen, wie Sie die Inhalte auf die Zuhörer zugeschnitten aufbereiten und 264 wie Sie sie vortragen. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Materie sehr fachspezifisch ist, wie auf Kongressen, oder ob das Thema unangenehm ist, um betroffene Patienten und Angehörige zum Umdenken zu bewegen. Menschen sind keine Computer, die gehörtes Wissen einfach im Gehirn abspeichern. Sie nehmen nur einige wenige Informationen aus einem Vortrag mit, den Rest vergessen sie. Als Rednerin können Sie dafür sorgen, dass es die richtigen und wichtigsten Botschaften sind und dass Ihre Zuhörer diese wirklich verstehen und verinnerlichen. Los geht s mit den richtigen Fragen Die meisten Menschen konzentrieren sich hauptsächlich oder ausschließlich auf die inhaltlichen Aspekte, wenn sie einen Vortrag vorbereiten. Oft beginnen sie gleich mit der Arbeit an einer Präsentationsdatei, also z. B. mit Powerpoint-Folien. Das führt automatisch zu falschen Denkvorgängen. Beginnen Sie stattdessen mit Ihrem Ziel und der Zielgruppe. Das mag zunächst banal klingen, doch genau darin liegt ein entscheidender Unterschied. Beschäftigen Sie sich mit folgenden Fragen: Wer wird vor Ihnen sitzen? Sind es Interessierte bei einem Ernährungsvortrag, bereits betroffene Patienten, Angehörige von Patienten, Pflegekräfte oder Kollegen und Kolleginnen? Werden Sie dann noch spezifischer. Ist der Kongress für Fachärzte aus genau Ihrem Fachbereich oder ist er breiter gefasst? Wie viel Erfahrung haben diese Kollegen? All das beeinflusst z. B. die inhaltliche Tiefe und die Sprachwahl. Fachbegriffe mag ein Kollege verstehen, vielen Patienten müssen Sie sie erst erklären. Was ist Ihr Ziel? Wollen Sie neue Patienten gewinnen, anderen helfen, sich einen Namen machen, eine neue Position erhalten, eine Publikation promoten? Ich empfehle Ihnen, ganz konkret aufzuschreiben, was Ihre Zuhörer nach dem Vortrag denken, weitererzählen und tun sollen. Je konkreter Sie das tun, desto mehr Klarheit schaffen Sie für Ihr gesamtes Vorgehen. Ein Beispiel: Ich möchte aus der Gruppe der Zuhörer mindestens drei neue Patienten gewinnen und mindestens drei bestehende Patienten sollen sich zur Vorsorge anmelden.

2 XX Eine 90-Sekunden-Präsentation 1 Satz, mit dem Sie die Aufmerksamkeit wecken und ins Thema ziehen. 2 3 Sätze, mit denen Sie die Problemstellung und Gefahren erläutern. 2 3 Sätze, was Ihrer Meinung nach die richtige Lösung ist. 2 3 Sätze, was der Nutzen für den Patienten / Kollegen ist, wenn er Ihrer Empfehlung folgt. 2 3 Sätze, was Sie Ihren Zuhörern deshalb raten, konkret zu tun. 1 Satz mit einer zusammenfassenden, klaren Handlungsaufforderung an Ihr Publikum. Selbstverständlich sind auch andere Strukturen möglich den ersten und letzten Satz sollten Sie jedoch immer so gestalten. Folien beiseite lassen Auch wenn die Arbeitsweise oft einfacher erscheint, greifen Sie nicht als erstes zu vorhandenen Folien, die Sie sortieren und ergänzen. Eine Präsentation oder ein Vortrag ist kein Buch oder Artikel. Die Herangehensweise muss anders sein, als Sie das von schriftlichen und wissenschaftlichen Arbeiten gewohnt sind. Natürlich können Sie Ihren Vortrag mit anschaulichen Folien unterstützen es ist nur zu früh, diese jetzt schon zu erstellen. Stattdessen empfehle ich Ihnen, nach der Ziel- und Zielgruppenanalyse eine 90- Sekunden-Präsentation zu verfassen. Das entspricht ungefähr 150 Wörtern oder 13 Sätzen mit durchschnittlich 12 Wörtern. Fassen Sie den Inhalt Ihres Vortrags in ein- men Sie sich dafür nicht mehr als Minuten Zeit. Der Sinn ist ganz einfach: Sie müssen sich durch die Kürze auf das Wesentliche konzentrieren und kommen so schnell zu einem einfachen roten Faden, der für Ihr Publikum verständlich und nachvollziehbar ist. Überflüssiges hat keinen Platz. Im Infokasten finden Sie einen einfachen Aufbau als Beispiel dafür. Diese Minipräsentation ist nur ein Arbeitsschritt. Trotzdem können Sie diese kurze Fassung natürlich auch jemandem vortragen, um Feedback zu bekommen. Sie können sich jetzt vielleicht noch nicht vorstellen, was dieser vermeintliche Mehraufwand bringen soll. Die Erfahrung zeigt aber, dass Vorträge dadurch verständlicher und konkreter werden. Zudem wird dem Publikum viel klarer, was es konkret tun soll und was es davon hat. Für Sie wird die Arbeit übrigens sogar effizienter. Denn Sie legen damit fest, was Sie anschließend vorbereiten werden. Bei anderen Arbeitsweisen wird fast immer so viel vorbereitet, dass es den zeitlichen Rahmen sprengt oder das Publikum überfordert. Das Maximum: drei Kernaussagen Kein noch so intelligentes Publikum kann alles aufnehmen, was es hört. Das ist die traurige Tatsache, der sich ein Redner stellen muss. Je packender Sie jedoch Ihre Botschaften vortragen, desto mehr bleibt davon hängen. Es stellt sich aber nicht nur die Frage nach der Menge, sondern auch danach, welche Informationen sich die Zuhörer merken. Um das nicht dem Zufall zu überlassen, konzentrieren Sie sich auf ein bis drei Kernaus- Diese wichtigsten Botschaften formulieren Sie nun als knackige Sätze. Sie werden Sie später im Vortrag besonders hervorheben. Legen Sie dann fest, an welcher Stelle Ihrer 90-Sekunden - Präsentation Sie diese einbauen. Die Vorstellungskraft Ihres Publikums nutzen Denken Sie jetzt nicht an einen rosaroten Elefanten! Was ist passiert, als Sie den letzten Satz gelesen haben? Vermutlich haben Sie sich automatisch einen rosaroten Elefanten vorgestellt, obwohl Sie genau das nicht tun sollten. So einfach ist es, die Vorstellungskraft Ihres Publikums anzuregen. Machen Sie sich das zunutze, um komplexe und trockene Themen schneller verständlich zu machen. Dann bleibt außerdem wesentlich mehr hängen. So erzeugen Sie Kopfkino Humor Bilder, die sich das Publikum vorstellt Zeigen Sie (emotionale) Bilder oder Videos auf der Folie. Fallbeispiele Geschichten, z. B. aus Ihrer Praxis oder dem Leben eines Patienten Metaphern Vergleiche Analogien Zeigen Sie in Stimme und Körpersprache selbst Begeisterung (oder andere Gefühle). Stellen Sie eine Beziehung zum Publikum her (Gemeinsamkeiten etc.). anregende oder lustige Zitate Demonstrationen live oder an Modellen Erzeugen Sie Aha-Momente. Spannung: Zögern Sie Ergebnisse und wichtige Fakten spürbar hinaus. einhalb Minuten schnell zusammen. Neh- sagen. 265

3 Bild: Michael Zimmermann / Thieme Verlagsgruppe Gute Vorbereitung ist alles: Notieren Sie sich erst alle Inhalte, bevor Sie mit den eigentlichen Folien beginnen. So erhalten Sie einen stimmigen Vortrag. Emotionen spielen beim Merken eine besonders große Rolle. Gehen Sie also nicht dem Irrglauben auf den Leim, dass wissenschaftliche Themen nur seriös und rational vermittelt werden können. Das Gegenteil ist der Fall. Emotionen wie Humor, Betroffenheit, Angst, Freude, Stolz etc. sind der direkte Zugang zu Ihrem Publikum. Keine Angst Sie müssen kein Comedian werden. Erzählen Sie einfach anschauliche Beispiele, erzeugen Sie Bilder, die Emotionen auslösen. Das ist einfacher, als es sich viele vorstellen. Und es ist nötig, um Ihr Publikum zu erreichen und zu bewegen. Bringen Sie alles zusammen Der nächste Schritt ist, Ihre Inhalte auf Haftnotizen festzuhalten: Eine Notiz für jeden Gedanken. Basis sind Ihre Minipräsentation, die Kernaussagen und Bilder, Beispiele und Geschichten. 266 Kleben Sie Ihre Aufzeichnungen gegliedert auf eine große Fläche. Stellen Sie sich den Ablauf als Ganzes vor und ergänzen, streichen oder vertauschen Sie so lange, bis Sie das Gefühl haben, einen stimmigen Vortrag geschaffen zu haben. Zu diesem Zeitpunkt gibt es noch keine einzige Powerpoint-Folie. Allerdings können Sie auf weiteren Haftnotizen die geplanten Abbildungen oder Folieninhalte bereits mit in Ihre Übersicht einbringen. Die sieben Schritte der perfekten Vorbereitung zeigt Ihnen Abb. 1 noch einmal im Überblick. Gute Folien sind kein Handout Erst wenn Ihr Vortrag inhaltlich steht und mit emotionalen Aspekten angereichert ist, beginnen Sie mit Ihren Folien. Dazu folgen einige Regeln, die Ihren Vortrag zu einem Erlebnis machen. 1. Fast immer werden Folien gleichzeitig als gedruckte Unterlagen ( Handout ) ausgegeben oder als PDF ans Publikum versendet. Das ist grundverkehrt. Denn eine Folie darf nicht selbsterklärend sein, sondern soll den Redner bei seinen Ausführungen unterstützen mit möglichst wenig Inhalt! Gleichzeitig darf sie das Publikum nicht vom Zuhören ablenken. Entspricht eine Folie dieser Anforderung, ist sie als Handout ungeeignet, da sie dann alleine nicht verständlich ist. Erstellen Sie also ein separates Handout, das sogar zusätzliche Informationen enthalten darf. Auch Tabellen, längere Texte, Quellenangaben und dergleichen gehören nur hierhin. 2. Das Publikum sollte eine Folie in weniger als zwei Sekunden vollständig erfassen können. Vergessen Sie dabei nicht, dass die Zuhörer im Gegensatz zu Ihnen die Folie noch nicht kennen und sich erst zurechtfinden müssen. Klare Bilder und Diagramme sind immer leichter zu verstehen als Text. Wird eine Abbildung komplizierter oder handelt es sich um mehrere Schritte, sollten Sie Ihr Publikum mit Animationsschritten langsam durchführen. 3. Was Sie sagen, gehört nicht auf die Folie! Viele glauben, dass es die Wirkung verstärkt, wenn das, was erzählt wird, auch als Text zu lesen ist. Studien mit Augenkameras und Behaltensquoten zeigen, dass das Gegenteil der Fall ist. Da das Publikum seine Aufmerksamkeit zwischen Redner und Folie aufteilen muss, bleibt von beidem wesentlich weniger in Erinnerung. Wenn Sie Text verwenden, reduzieren Sie ihn auf ein Stichwort, das wie eine Zwischenüberschrift wirkt.

4 XX Aktuelle Studien belegen außerdem, dass jede überflüssige Kleinigkeit auf einer Folie die Wirkung reduziert. Sogar Logo, Datum, Name, Seitenzahl oder Copyright-Hinweis sollten vermieden werden, wo immer es geht. Das mag in der Praxis nicht immer ganz sinnvoll sein, aber versuchen Sie Inhalte auch im Kleinen zu reduzieren. Eine Folie ist nur für die Wand gedacht und keine wissenschaftliche Arbeit. Sie unterstützt Sie als Rednerin. Nicht alles muss visuell unterstrichen werden. Regeln zum Verhältnis von Zeit pro Folie machen keinen Sinn, da es auf den Gehalt ankommt. Es gibt hervorragende Vorträge, die in 45 Minuten drei Folien verwenden, aber auch solche, die in der gleichen Zeit 90 benutzen. Dann ist allerdings oft nur ein Bild oder ein kurzer Satz auf jeder Folie zu sehen. Machen Sie lieber mehr Folien mit wenig Inhalt als viele volle, die Ihr Publikum erschlagen. Zum Abschluss können Sie Ihre Präsentation anhand des Infokastens noch einmal kontrollieren. Zeitmanagement und Trainieren Steht Ihr Vortrag, sollten noch einige Tage Zeit Ziel und Zielgruppe genau beschreiben 90-Sekunden-Präsentation 1 3 Kernaussagen formulieren Anschauliche und emotionale Beispiele, Bilder und Geschichten Inhalte auf Haftnotizen sortieren Folien und Handout separat gestalten Vortrag üben und Zeit stoppen (inkl. Körpersprache und Sprechweise) Bild: Michael Moesslang Abb. 1 In sieben Schritten zur perfekten Vorbereitung. unfair. Vielleicht hat Ihr Kollege vorher schon überzogen, dann helfen Sie dem Veranstalter mit einem etwas kürzerem Vortrag. Außerdem benötigt Ihre Anmoderation einige Minuten und vielleicht sind auch noch Fragen So überprüfen Sie Ihre Folien Sind alle überflüssigen Randelemente (Quellenangaben, Foliennummern, Datum ) ins Handout verbannt? Ist die Folie überhaupt nötig? Wenn die Folie als Ihr Notizzettel oder als Handout dient, ist sie zu voll. Kürzen oder verbannen Sie sie! Können Sie Texte noch stärker kürzen oder besser gleich durch visuelle Elemente ersetzen? Können Sie Inhalte auf mehrere Folien aufteilen? Ist jede Folie (während Ihrer Erläuterung) von einem Zuhörer in zwei Sekunden zu verstehen? Unterstützt die Folie wirklich oder lenkt sie womöglich nur ab? Ihrem Publikum einen wesentlich besseren Vortrag. Stehen Sie aufrecht und stellen Sie sich Ihr Publikum vor. Dann tragen Sie laut vor. Wenn Sie das mindestens fünf Mal machen, werden Sie einen großen Sprung in Richtung bleiben, um ihn zu üben. Auch wenn Sie eine des Publikums geplant. Qualität und Sicherheit spüren. erfahrene Rednerin sind, es hat viele Vorteile ihn vorher mehrmals laut zu halten. Sie tragen wesentlich lebendiger vor, Sie werden sicherer (inhaltlich und persönlich) und Sie bekommen Beim Üben lassen Sie also immer eine Uhr mitlaufen. Sie werden feststellen, dass Sie jedes Mal unterschiedlich lange brauchen. Etwas Worauf es auf der Bühne ankommt Wer seinen Vortrag abliest, kann keinen Blick- ein gutes Gefühl für die Zeit. länger als der Durchschnitt ist dann ein rea- kontakt mit seinem Publikum halten. Wenn listischer Wert. Sie jedoch keine echte Verbindung aufbauen, Planen Sie bei einem Kongress, bei dem Ihr werden Sie deutlich weniger vermitteln kön- Zeitfenster 45 Minuten beträgt, einige Minuten weniger ein. Es beschwert sich niemand, wenn Sie früher fertig sind. Überziehen dagegen ärgert das Publikum und bringt den Ab- Richtige Vorbereitung macht das Leben leichter Natürlich kostet Üben Zeit. Diese zu investie- nen. Vermeiden Sie es zu oft auf Ihren Monitor oder gar zur Projektionswand zu blicken. Sprechen Sie frei (was Ihnen nach dem Üben nicht mehr schwer fallen sollte) und schauen Sie lauf des Veranstalters in Bedrängnis. Zudem ren, erspart Ihnen aber mögliche Fehler sowie einzelne Personen im Publikum für mindes- ist es nachfolgenden Rednern gegenüber peinliche Situationen und beschert Ihnen und tens ein, zwei Sekunden fest an. Vermeiden 267

5 Bild: ccvision Gähnende Leere im Vortragssaal? Das muss nicht sein! Mit einer lebendigen, abwechslungsreichen Stimme fesseln Sie Ihr Publikum. Sie auch ein Rednerpult, wo immer es möglich ist. Es ist eine Barriere zwischen Ihnen und Ihrem Publikum. Zudem ist weniger von Ihrer Körpersprache sichtbar. Der Körper spricht immer Ein Mensch, der von seiner Aussage überzeugt ist, unterstreicht dies durch Mimik und Gestik. Je mehr Sie davon zeigen, desto glaubwürdiger wirken Sie und desto mehr kommt auch nachweislich bei Ihrem Zuhörer an. Trainieren Sie beim Üben bereits, Ihre Aussagen mit sich nicht auf der Bühne bewegen dürfen. Im Gegenteil: Machen Sie bewusste und ruhige Schritte, die zu Ihren Worten passen. Gehen Sie bei positiven oder betonten Aussagen z. B. einen Schritt auf Ihr Publikum zu (und in einer Sprechpause wieder zurück). Nutzen Sie bei einem großen Publikum auch die gesamte Breite der Bühne. Gehen Sie mal nach ganz rechts, mal nach ganz links, dann wieder in die Mitte. Aber auch hier gilt: Tigern Sie nicht ständig hin und her. Lebendiges Sprechen: für Frauen ohnehin leichter Männer nutzen ein viel kleineres Spektrum ihrer Stimme als Frauen, zumindest statistisch gesehen. Aber nicht nur die Tonhöhe macht eine Stimme lebendig. Wechseln Sie auch möglichst viel bei der Lautstärke oder beim Tempo. Und vor allem: Machen Sie bewusst viele Sprechpausen. Dadurch können Sie betonen und geben Ihrem Publikum Zeit, das Gehörte zu verarbeiten. Je abwechslungsreicher Ihre Stimme, desto mehr klebt das Publikum an Ihren Lippen! Üben Sie diese Sprechweise bereits frühzeitig. Sie wird Ihnen auch an anderer Stelle mehr Gehör verschaffen. Lebendiges, durch Gesten unterstrichenes Vortragen sorgt dafür, dass Sie nie mehr zu den 84 % der langweiligen So hört man Ihnen gerne zu Sprechen Sie möglichst abwechslungsreich in Tonhöhe, Lautstärke und Tempo. Machen Sie bewusst viele Sprechpausen, um zu betonen und zu gliedern. Machen Sie ein freundliches Gesicht und lächeln Sie, wo immer es passt. Nehmen Sie keine Gegenstände in die Hand (Ausnahme: Eine Fernbedienung in der passiven Hand). Unterstreichen Sie Ihre Aussagen deutlich mit ruhigen Gesten. Machen Sie viele Gesten es gibt kein zuviel (nur ein zu hektisch). Stehen Sie ruhig und bewegen Sie sich bewusst. Üben Sie Ihren Vortrag inklusive Betonung, Sprechweise, Mimik, Gestik und Bewegung. Michael Moesslang ist Experte für Präsentation, Körpersprache, Rhetorik und Lampenfieber. Er hält Vorträge, Präsentationstrainings, Rhetorikseminare sowie Performance-Coachings. Als Redner, Trainer und Autor hat er aus der Erfahrung von annähernd 1500 Vorträgen mit PreSensation eine eigene Methode entwickelt, wie jeder besser überzeugen wird. MM@Moesslang.com Gesten zu unterstreichen. Dann entsteht auch Redner gehören. Man wird Ihnen gerne zuhö- nicht mehr das Problem wohin mit den Hän- ren und Ihr Wort bekommt Gewicht. XX den. Die sprechen einfach mit. Beitrag online zu finden unter Ihr Stand sollte trotzdem ruhig sein. Ein Tip /s peln wirkt nervös und lässt sie weniger kompetent erscheinen. Das heißt nicht, dass Sie 268