Fischer. Dienstleistungs-Controlling

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1 Fischer Dienstleistungs-Controlling

2 Regina Fischer Dienstleistungs Controlling Grundlagen und Anwendungen Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH

3 Dr. Regina Fischer ist Lehrkraft für Rechnungswesen und Wirtschaftsmathematik an der Hochschule Bremen, University of Applied Sciences, Fachbereich Wirtschaft. Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. 1. Auflage August 2000 Alle Rechte vorbehalten Springer Fachrnedien Wiesbaden 2000 Ursprünglich erschienen bei BetriebswirtschaftIicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH. Wiesbaden, 2000 Lektorat: Jutta Hauser-Fahr/Annegret Eckert Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen. Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Höchste inhaltliche und technische Qualität unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Bücher wollen wir die Umwelt schonen. Dieses Buch ist auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschweißfolie besteht aus Polyäthylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: Ulrike Weigel, ISBN ISBN (ebook) DOI /

4 Vorwort Erfolg hat nur der, der etwas tut, während er auf den Erfolg wartet. (Edison, TA) Controlling ist ein Erscheinungsform der Betriebswirtschaftlehre, die Wissenschaftler und Praktiker immer wieder vor Definitionsprobleme stellt. Kann Controlling als ein eigener Zweig der Betriebswirtschaftlehre definiert werden oder ist es lediglich eine Modeerscheinung, die sich quer durch die Teilbereiche der Betriebswirtschaftslehre zieht? Dieselben Probleme zeichnen sich auch bei der Definition des Begriffs Dienstleistungen ab. Wie ist eine Dienstleistung bestimmt, welches Unternehmen kann sich als Dienstleistungsunternehmen bezeichnen? Das vorliegende Buch widmet sich zunächst diesen Abgrenzungs- und Definitionsproblemen. Das Denken in Prozessen setzt neue Anforderungen an das Management und kann erhebliche Kostensenkungspotentiale im Unternehmen aufdecken. Die Prozeßorientierung und das Controlling passen jedoch in vielen Unternehmen heute noch nicht zusammen. Dabei entspricht die Prozeßorientierung gerade in Dienstleistungsunternehmen den natürlichen Strukturen des Unternehmens. Eine Aufgabe des Controlling ist es, den Dienstleistungsunternehmen ein geeignetes Kostenrechnungsinstrument zur Verfilgung zu stellen, um die Kosten der Prozesse planen, steuern und kontrollieren zu können. Die meisten Unternehmen setzen leider immer noch die traditionelle Vollkostenrechnung als Standardinstrument der Kostenrechnung ein. Für junge, dynamische Dienstleistungsuntemehmen, deren Rechnungswesen häufig noch nicht ausgeprägt ist, besteht die Chance, ihre Kostenrechnung den heutigen Anforderungen des Marktes anzupassen. Dabei wird in diesem Buch nicht der alte Streit der Kostenrechner aufgegriffen, weiches Kostenrechnungssystem denn nun das "Richtige" sei. Unter Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien ist der parallele Einsatz verschiedener Kostenrechnungssysteme je nach Rechnungszweck heutzutage machbar. Standardlösungen und Pauschalrezepte sind im dynamischen Wettbewerbsumfeld nicht mehr zeitgemäß. Das vorliegende Buch beinhaltet deshalb neben Grundlagenwissen zu den Themen Controlling, Dienstleistungen sowie Kosten- und Finanzrechnung die Beschreibung eines dienstleistungsspezifischen, prozeßorientierten Controlling mit einer von traditionellen Lösungen abweichenden Konzeption der Kosten und Finanzrechnungsinstrumente. Regina Fischer

5 Inhaltsverzeichnis VII Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis... XIII Abkürzungsverzeichnis... XVII 1. Einleitung Warum ist ein ein Controllingsystem fiir Dienstleistungsunternehmen notwendig? Aktuelle Trends im Controlling fiir Dienstleistungsunternehmen Aufbau des Lehrbuchs Grundlagen des prozeßorientierten Erfolgs- und Finanz-Controlling Controlling als Subsystem der Untemehmensfuhrung Ziel und Zwecke des Controlling Aufgaben des Controlling und Abgrenzung zu den Aufgaben der Führungsteilsysteme Koordination innerhalb einzelner Führungsteilsysteme Koordination zwischen den Führungsteilsystemen Instrumente des Controlling Allgemeine Controllinginstrumente Instrumente zur Intra-Koordination Instrumente zur Inter-Koordination Teilbereiche des Controlling Steuerung von Erfolg und Liquidität im Rahmen des Controlling Prozeßorientierung und Prozeßmanagement Interdependenzen zwischen Prozeßmanagement und Controlling Bedeutung und Besonderheiten von Dienstleistungen Bedeutung von Dienstleistungen Besonderheiten von Dienstleistungsunternehmen Betriebswirtschaftliche Definition von Dienstleistungen und Dienstleistungsunternehmen Typologie von Dienstleistungen Controllingadäquate Ausgestaltung des Informationssystems Informationsbedarfsanalyse Rechnungswesen als zentrale Informationsbasis des Erfolgs- und Finanz- Controlling... 55

6 VIII Inhaltsverzeichnis 4.3 Kosten-, Erlös- und Erfolgsrechnung als Instrument des Erfolgs- und Finanz-Controlling in Dienstleistungsunternehmen Bedeutung der Kostenrechnung im Rahmen des Erfolgsund Finanz-Controlling Allgemeine Anforderungen an die Kostenrechnung als Controlling-Instrument Kritische Betrachtung der Kostenrechnung Ergänzung der operativen Kostenrechnung um ein strategieorientiertes Kostenmanagement Notwendigkeit eines strategieorientierten Kostenmanagement durch Veränderungen der Rahmenbedingungen für die Kostenrechnung Zusammenhang zwischen strategieorientiertem Kostenmanagement und Investitionsrechnung Strategieorientiertes Kostenmanagement in Dienstleistungsunternehmen Kostenrechnung als Koordinationsinstrument des Controlling Entscheidungsorientierte Kostenrechnungssysteme und ihre Eignung als Controllinginstrument in Dienstleistungsunternehmen Anwendung und Eignung der Einzelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung als Controllinginstrument in Dienstieistungsuntemehmen Prinzipien der Einzelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung Vorteile und Nachteile der Einzelkostenund Deckungsbeitragsrechnung für die Verwendung als Controllinginstrument in Dienstleistungsunternehmen Anwendung und Eignung der Plankosten- und Deckungsbeitragsrechnung als Controllinginstrument in Dienstleistungsunternehmen Prinzipien und Varianten der Plankostenrechnung Vorteile und Nachteile der Plankostenund Deckungsbeitragsrechnung für die Verwendung als Controllinginstrument in Dienstieistungsuntemehmen Anwendung und Eignung der Prozeßkostenrechnung als Controllinginstrument in Dienstleistungsuntemehmen Bedeutung des Gemeinkostenmanagement Entwicklung der Prozeßkostenrechnung Vorgehensweise in der Prozeßkostenrechnung... 91

7 Inhaltsverzeichnis IX Vorteile und Nachteile der Prozeßkostenrechnung rur die Verwendung als Controllinginstrument in Dienstleistungsunternehmen Nutzung der Prozeßkostenrechnung rur ein Zielkostenmanagement Vergleich der dargestellten Kostenrechnungssysteme Finanzrechnung als Instrument des Erfolgs- und Finanz-Controlling in Dienstleistungsunternehmen Finanzplanung Langfristige Finanzplanung Kurzfristige Finanzplanung Finanzdisposition Finanzkontrolle Kennzahlen als Instrument des Erfolgs- und Finanz-Controlling in Dienstleistungsunternehmen Kennzahlenbegriffund Kennzahlensysteme Die Anwendung von Kennzahlen als Controllinginstrument in Dienstleistungsunternehmen Probleme der Anwendbarkeit traditioneller Kennzahlensysteme Untersuchung des RL-Systems auf seine Eignung rur Dienstleistungsunternehmen Fazit: Anforderungen an die Informationsbasis rur ein prozeßorientiertes Erfolgs- und Finanz-Controlling in Dienstleistungsunternehmen Konzept eines prozeßorientierten Erfolgs- und Finanz-ControIlingsystems in DienstIeistungsunternehmen Analyse der Prozesse, Kosten und Erlöse sowie Zahlungsströme in Dienstleistungsunternehmen Bezugsgrößen in Dienstleistungsunternehmen Entscheidungsobjekte und Prozesse Entscheidungsobjekthierarchien Einflußgrößen und Prozeßgrößen Definition der Leistung Analyse der Prozesse in Dienstleistungsunternehmen Analyse der Kosten, Erlöse und Zahlungs ströme in Dienstleistungsunternehmen auf Basis von Grundrechnungen Kostenbegriffim Rahmen des Erfolgs- und Finanz Controllingsystems in Dienstleistungsunternehmen Grundrechnung und Datenbasis in Dienstleistungsunternehmen Analyse der Erlöse in Dienstleistungsunternehmen Erlösartenrechnung Grundrechnung der Erlöse

8 x Inhaltsverzeichnis Analyse der Kosten in Dienstleistungsunternehmen Kostenartenrechnung Grundrechnung der Kosten Grundrechnung der Potentiale in Dienstieistungsuntemehmen Analyse der Zahlungs ströme in Dienstieistungsuntemehmen Finanzwirtschaftliche Grundrechnung der Einzahlungen Finanzwirtschaftliche Grundrechnung der Auszahlungen Planung der Grundrechnungen Zusammenhang zwischen den erfolgs- und finanzwirtschaftlichen Grundrechnungen Informationsversorgung und Koordination des Führungssystems in Dienstieistungsuntemehmen auf Basis des Erfolgs- und Finanz- Controllingsystems Informationsversorgung für operative Entscheidungssituationen und zur kurzfristigen Koordination des Führungssystems in Dienstieistungsuntemehmen Kostenplanung und -kontrolle Erfolgsplanung und -kontrolle Kapazitätsplanung und -.kontrolle Liquiditätsplanung und -kontrolle Liquiditätsbeitragsanalyse Liquiditätsplanung Liquiditätskontrolle Liquiditätsmanagement Zeitablaufrechnung Die Ermittlung von Preisen zur kurzfristigen Koordination Traditionelle Verfahren der Preisermittlung Preisuntergrenzen Deckungsbudgets Prozeßkostensätze Finanzorientierte Deckungsbudgets bei der Preisermittlung Informationensversorgung zur Deckung des strategischen Informationsbedarfs und zur langfristigen Koordination des Führungssystems in Dienstieistungsuntemehmen Prozeßgestaltung Standardisierung Portfolio-Analyse Prozeßorientierte Zielkostenbestimmung Koordination einer Profit-Center-Organisation über Verrechnungspreise

9 Inhaltsverzeichnis XI Globale, langfristige Finanzplanung und -kontrolle Partialmodelle als Verbindung zur Investitionsrechnung Dienstleistungsorientiertes Kennzahlensystem zur Koordination des Filhrungssystems in Dienstleistungsunternehmen Realisierungsmöglichkeiten mittels moderner Informationsund Kommunikationstechnologien Entwicklung der modemen Kommunikations- und Informationstechnologien zur Implementierung von Controllingsystemen Das Konzept "Data Warehouse" Struktur eines Data Warehouses für das prozeßorientierte Erfolgs- und Finanz-Controllingsystem in Dienstleistungsunternehmen Zusammenfassung Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis

10 Abbildungsverzeichnis XIII Abbildungsverzeichnis Abbildung 1-1: Bedeutung von Dienstleistungsunternehmen... 1 Abbildung 1-2: Prozeßorientierung... 5 Abbildung 1-3: Aufbau... 7 Abbildung 2-1 : Definition des Controlling Abbildung 2-2: Koordination zwischen den Führungsteilsystemen Abbildung 2-3: Strategisches und operatives Controlling Abbildung 2-4: Teilbereich des Controlling im vorliegenden Lehrbuch Abbildung 2-5: Erfolgs- bzw. Ergebnisebenen im Unternehmen Abbildung 2-6: Führungsunterstützung im Rahmen der systemkoppelnden Koordination Abbildung 2-7: Prozeßgliederung Abbildung 3-1 : Beispiele rur Dienstleistungsunternehmen Abbildung 3-2: Sektorale Einteilung des statistischen Bundesamtes Abbildung 3-3: Vergleich von Leistungen Abbildung 3-4: Dimensionen von Dienstleistungsunternehmen Abbildung 3-5: Personenbezogenheit von Dienstleistungen Abbildung 3-6: Mobilität von Dienstleistungen Abbildung 3-7: Typologie der Dienstleistungen Abbildung 4-1 : Das Verhältnis von Informationsbedarf und Informationsstand Abbildung 4-2: Zusammenhang zwischen strategieorientiertem Kostenmanagement und Investitionsrechnung Abbildung 4-3: Verschiedene Hierarchien der Bezugsobjekte Abbildung 4-4: Zeitliche Hierarchie Abbildung 4-5: Abbildung 4-6: Grundrechnung der Kosten nach Riebel rur eine spezielle Periode Literatur zur Einzelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung in Dienstleistungsunternehmen Abbildung 4-7: Formen der Plankostenrechnung Abbildung 4-8: Starre Plankostenrechnung Abbildung 4-9: Flexible Plankostenrechnung... 83

11 XIV Abbildungsverzeichnis Abbildung 4-10: Abbildung 4-11: Abweichungen in der flexiblen Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis Literatur zur Plankosten- und Deckungsbeitragsrechnung in Dienstleistungsunternehmen Abbildung 4-12: Verschiedene Instrumente des Gemeinkostenmanagement Abbildung 4-13: Prozeßhierarchie Abbildung 4-14: Undifferenzierte und differenzierte Kalkulation Abbildung 4-15: Literatur zur Anwendung der Prozeßkostenrechnung in Dienstleistungsunternehmen Abbildung 4-16: Traditionelle Vollkostenrechnung versus Zielkostenrechnung Abbildung 4-17: Zielkostenfestlegung beim Market into Company-Ansatz... l02 Abbildung 4-18: Arten der Zielkostenbestimmung Abbildung 4-19: Vergleich der Kostenrechnungssysteme Abbildung 4-20: Finanzrechnungsprozeß Abbildung 4-21: Finanzplanungsarten Abbildung 4-22: Kapitalflußrechnung Abbildung 4-23: Kurzfristiger Finanzplan Abbildung 4-24: DuPont-Kennzahlensystem Abbildung 4-25: ZVEI-Kennzahlensystem Abbildung 4-26: RL-Kennzahlensystem Abbildung 4-27: Verknüpfung verschiedener Elemente der Kostenrechnungssysteme rur ein Erfolgs-Controlling in Dienstleistungsunternehmen Abbildung 5-1: Bezugsgrößen Abbildung 5-2: Entscheidungsobjekte und Prozesse Abbildung 5-3: Entscheidungsobjekthierarchien einer Unternehmensberatung Abbildung 5-4: Einflußgrößen und Prozeßgrößen Abbildung 5-5: Prozeßmerkmale Abbildung 5-6: Leistungsbezug der Prozesse Abbildung 5-7: Prozeßbeschreibung in einer Unternehmens beratung Abbildung 5-8: Beispiele rur Erlösarten Abbildung 5-9: Ausschnitt aus der Grundrechnung der Erlöse

12 Abbildungsverzeichnis xv Abbildung 5-10: Abbildung 5-11: Ausschnitt aus der sekundären Monats-Grundrechnung der Erlöse (PG = Periodisierungsgröße) Zusammenhang zwischen den Kostenkategorien der Prozeßkostenrechnung und der hier gewählten Kategorisierung Abbildung 5-12: Ausschnitt aus der Grundrechnung der Kosten Abbildung 5-13: Verteilung der unechten Gemeinkosten Abbildung 5-14: Abbildung 5-15: Abbildung 5-16: Ausschnitt aus der sekundären Monats-Grundrechnung der Kosten Verteilung der Kosten zur Erstellung der Prozeß-Grundrechnung Prozeß-Grundrechnung der Kosten in einer Unternehmensberatung Abbildung 5-17: Prozeßkostensätze Abbildung 5-18: Grundrechnung der Potentiale Abbildung 5-19: Abbildung 5-20: Ausschnitt aus der Grundrechnung der Einzahlungen für den Monat Januar Ausschnitt aus der Grundrechnung der Auszahlungen für den Monat Januar Abbildung 5-21: Ausschnitt aus einer Plan-Grundrechnung der Einzahlungen Abbildung 5-22: Kostenplanung und -erfassung Abbildung 5-23: Verhältnis der Grundrechnungen Abbildung 5-24: Verhältnis von Zahlungen und ErlösenlKosten Abbildung 5-25: Informationsversorgung und Koordination durch das Erfolgs- und Finanz-Controllingsystem Abbildung 5-26: Beispiele zur Kontrolle der Leistungskosten Abbildung 5-27: Kontrolle der leistungsmengeninduzierten Kosten, 1. Teil Abbildung 5-28: Kontrolle der leistungsmengeninduzierten Kosten, 2. Teil Abbildung 5-29: Kontrolle der leistungsmengeninduzierten Kosten, 3. Teil Abbildung 5-30: Deckungsbeitragsanalyse Abbildung 5-31: Abbildung 5-32: Betriebsergebnis und Ermittlung des operativen Ergebnisses für das Gesamtunternehmen Deckungsbeitragsrechnung und Ergebnisermittlung für ein Entscheidungsobjekt Abbildung 5-33: Schwankungsbereich des Kapazitätsbedarfs

13 XVI Abbildungsverzeichnis Abbildung 5-34: Kurzfristige Maßnahmen zur Veränderung der Personalkapazität Abbildung 5-35: Kapazitätsplanung und -kontrolle Abbildung 5-36: Liquiditätsbeitragsanalyse Abbildung 5-37: Monatlicher, ausruhrlicher Finanzplan Abbildung 5-38: Aggregierter, jährlicher Finanzplan Abbildung 5-39: Abbildung 5-40: Berechnung der Abweichungen für die Einzahlungen auf Basis der Feinplanung Berechnung der Abweichungen rur die Einzahlungen auf Basis der Grobplanung Abbildung 5-41 : Finanzkontrolle Abbildung 5-42: Prozeßorientierte Zeitablaufanalyse Abbildung 5-43: Preispolitik Abbildung 5-44: Preisuntergrenzenbestimmung Abbildung 5-45: Zusammensetzung des Gesamtdeckungsbudgets Abbildung 5-46: Grobkalkulation eines Auftrags Abbildung 5-47: Liquiditätsorientierte Preisuntergrenze Abbildung 5-48: Berechnung des finanzorientierten Deckungsbudgets Abbildung 5-49: Internes WachstumlUnternehrnenserfolgs-Portfolio Abbildung 5-50: Ermittlung der Zielkosten Abbildung 5-51: Zielkostenspaltung Abbildung 5-52: Berechnung der Zielkostenindizees Abbildung 5-53: Zielkostenkontrolldiagramm Abbildung 5-54: Globale, langfristige Finanzplanung Abbildung 5-55: Sonderteil "Rentabilität" des Kennzahlensystems Abbildung 5-56: Sonderteil "Liquidität" des Kennzahlensystems Abbildung 5-57: Sonderteil "Nachhaltige Existenzsicherung" des Kennzahlensystems Abbildung 5-58: Das Konzept des Data Warehouse Abbildung 5-59: Das Erfolgs- und Finanz-Controllingsystem für Dienstleistungsunternehmen auf Basis eines Data Warehouses

14 Abkürzungsverzeichnis XVII Abkürzungsverzeichnis Ak An Aufw. Ausz. AV BA BWL bzw. d.h. Do DV dyn. BK EF EG Einz. EN evtl. EW FB freiw. ggf. HGB HP Ld.R. ks kvp K Akquisition Analyse Aufwendungen Auszahlungen Anlagevermögen Beschäftigungsabweichung betriebswirtschaftliche beziehungsweise das heißt Dokumentation Datenverarbeitung dynamische Bereitschaftskosten erfolgsfem Einflußgröße Einzahlungen erfo 19sneutral eventuell erfolgswirksam Finanzbereich freiwillige gegebenenfalls Handelsgesetzbuch Hauptprozeß in der Regel Sollkostenverrechnungssatz = variable Stückkosten Plankostenverrechnungssatz Kosten Istkosten Plankosten Sollkosten

15 XVIII Abkürzungsverzeichnis Kvp Verrechnete Plankosten Ko Konzeption LB Leistungsbereich Leist. Leistungen LK Leistungskosten LM Leistungsmenge Imi leistungsmengeninduziert Irnn leistungsmengenneutral MEK Monatseinzelkosten NB Neutraler Bereich Nr. Nummer PK Prozeßkosten PKS Prozeßkostensatz PM Prozeßmenge Pr Präsentation Pro Programmierung S. Seite s.o. siehe oben Sch Schulung stat. BK statische Bereitschaftskosten Std. Stunden usw. und so weiter UV U mlaufvermögen v. von VA Verbrauchsabwichung vgl. vergleiche VZ Variantenzahl Xi x p z.b. zurechenb. Istbeschäftigung Plan beschäftigung zum Beispiel zurechenbare