Ein Windows-Archiv auf dem Host - kostengünstig und sicher

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Ingeborg Petra Klein
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Europastraße 3 67433 Neustadt/Wstr. Tel 06321 / 49915-00. Fax 06311 / 49915-010 si @si-software.de www.

1 Europastraße Neustadt/Wstr. Tel / Fax / ATICS-Tage 2005 Ein Windows-Archiv auf dem Host - kostengünstig und sicher Stuttgart, 0 Referent: Klaus Müller

2 Agenda SI Software Innovation GmbH Dokumentenmanagement mit LDMS Das zentrale Windows-Archiv Problemstellung & Lösungsansätze Unterschied Datensicherung / Archivierung Lösung: Windows-Archiv Unterschied LDMS-Standard / Windows-Archiv Nutzen Online Demo 2

3 Software Innovation GmbH Die Wurzeln 1980 bis 1994 ICR Neustadt / Weinstraße 1994 Übernahme von ICR durch EDS 1996 Gründung von SI Software Innovation GmbH heute Geschäftsführer: Gesellschafter: Sitz: Richard Racs Management und Mitarbeiter Neustadt an der Weinstraße 3

4 - Ihre Experten für Outputmanagement seit 1986 Druckoptimierung seit 1989 Separieren Bündeln Sortieren Portooptimierung epost Online Viewing seit 1992 Online Bearbeitung von Dokumenten seit 1997 AFP: Viewen und Separieren seit 2003 Schnittstellen (ArchiveManager) auf z/os seit

5 Kunden 5

6 - oder der e-dokumenten-kreislauf Drucken, was notwendig ist Alle Mitarbeiter haben sofort Zugriff Bündeln Online Bearbeitung am PC Separieren UNIX, AS400, BS2000 Erstellung/ Langzeitarchiv / Recherche auf dem Host Erfassung dezentraler Dokumente 6

7 Die Endkunden Mehr als Anwender nutzen den LDMS/p Client für die Recherche im zentralen Hostarchiv 7

8 Ist das bei Ihnen auch so? Ist bei Ihnen Windows im Einsatz? Müssen Ihre Server ständig erweitert werden, da die Platten immer schneller voll sind? Suchen Sie häufig Dateien, von denen Sie wissen, dass diese abgelegt wurden - aber Sie wissen nicht mehr genau wo? Werden diese Dateien auch von Ihren Kolleg(inn)en gefunden? Oder wurden sie doch aus Versehen gelöscht? Wenn Sie diese Fragen mit JA beantworten, sind Sie hier im richtigen Vortrag! 8

9 Die Praxis: Viele Firmen benutzen Netzlaufwerke, auf denen die Office- Dokumente (Word, Excel, PDF,...) abgelegt werden. Über die Jahre häufen sich die Dateien an. Viele Dateien werden nicht mehr benutzt. Was geschieht mit diesen Dateien? 9

10 Möglichkeit 1: Unbenutzte Dateien werden gelöscht. Aber: Ist Löschen erlaubt? Oder müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachtet werden? Nach Handelsrecht müssen z. B. Arbeitsanweisungen, Buchungsbelege, Inventarverzeichnisse 10 Jahre aufgehoben werden. 10

11 Möglichkeit 2: Dateien nicht löschen und Plattenkapazität nachkaufen. Das machen die meisten Firmen. Allerdings: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben, irgendwann muss auch gelöscht werden. Bis es soweit ist, behilft man sich mit ausgeklügelten Ordner-Strukturen. Dateisuche und Dateisicherung werden mit der Zeit immer aufwändiger. 11

12 Datensicherung vs. Archiv Viele von Ihnen werden sagen, dass sie schon ein Archiv haben. Wenn man sich die Lösung genauer anschaut, stellt man fest, dass die meisten eine Datensicherung haben - aber kein Archiv. Was ist der Unterschied zwischen Datensicherung und Archiv? 12

13 Datensicherung vs. LDMS Windows-Archiv Datensicherung (TSM) Sicherung durch TSM-Abteilung nach Vorgaben: täglich, wöchentlich,... Dokument überschreibbar Nicht revisionssicher Keine Archivfrist möglich Kein Löschvermerk Löschen muss geregelt werden oder Daten bleiben immer erhalten Kein direkter Dokumentenzugriff Backup & Restore nur durch Fachabteilung möglich (längerer Prozess) Schwieriger Prozess für Spezialisten LDMS Windows-Archiv Einstellen ins Archiv automatisch oder durch Anwender Dokument nicht überschreibbar Revisionssicher Langzeitarchiv: (mit Archivfristen 1 Jahr,..., 30 Jahre) Löschen erst nach Ablauf der Archivfrist möglich (nach Genehmigung oder automatisch) Dokumentenzugriff direkt durch Anwender mittels Zugriffsberechtigung möglich Einfach für Anwender 13

14 Kunde: Anforderungen Windows-Dokumente sollen nach gesetzlichen Vorgaben archiviert werden. Abteilungsserver sollen entlastet werden. Recoveryzeit im Notfall soll verkürzt werden. Kunde: Status vor Projektbeginn Bisher nur Datensicherung mittels TSM (Tivoli Storage Manager) TSM ist reine Datensicherung - kein Archiv Recherche im TSM durch Anwender nicht möglich Aussage des Kunden: Bisherige Lösung ist ein schwarzes Loch Zurückholen eines Dokumentes über zentralen Auftragsservice (Dauer 3-4 h) Keine Vergabe von Archivfristen möglich 14

15 Kunde: Lösung Stufe 1: Drei Abteilungen mit ca. 700 Mitarbeitern Datenvolumen ca. 3-4 GByte / Monat Festlegung: Alle Dateiarten sollen archiviert werden können (außer.exe) Übernahme der vorhandenen Explorer-Ordnerstruktur (Ordnerstruktur aufgebaut nach Kostenstellen) Übernahme der vorhandenen Windows-Security 15

16 Möglichkeit 3: Dateien in das LDMS/z Windows-Archiv verschieben So verfährt jetzt unser Kunde Vorteile: Durch Angabe einer Archivgruppe (2, 4, 10 oder 30 Jahre) ist die Löschung vorgegeben Alle Dateien können über FileManager jederzeit wiederhergestellt werden Das Netzlaufwerk wird sofort entlastet. 16

17 Windows-Archiv vs. LDMS-Standard Bei der LDMS Standardlösung wird der LDMS/p Client als Frontend für das LDMS/z Archiv verwendet. Die Windows-Archiv-Lösung basiert auf den Archiv-Konnektoren der LDMS/p ArchiveManager Produktfamilie: Archive Link FileManager MailManager (für SAP-Dokumente) (z. B. für Windows-Dokumente) (z. B. für Notes) Bei allen ArchiveManagern ersetzt das Frontend des angebundenen Systems (z. B. die SAP GUI oder der Windows Explorer) den LDMS/p Client. 17

18 Archivierung: Ablauf Der FileManager verbindet den Windows-Explorer mit dem LDMS/z Archiv. 1. Ein Rechtsklick auf ein Dokument startet die Archivierung. 2. Das Dokument wird ins Archiv verschoben - an seine Stelle tritt eine Verwaltungsdatei. 3. Die Verwaltungsdatei ist nur noch 1 KB groß. 4. Ein Rechtsklick auf die Verwaltungsdatei holt das Dokument aus dem Archiv zurück. 18

19 Installationsvariante 1, Quelllaufwerk: 19

20 Installationsvariante 1, Archivlaufwerk: 20

21 Installationsvariante 2, Quelllaufwerk = Archivlaufwerk: 21

22 Demo Datei zum Archivieren auswählen 2. Archiv-Verweilzeit wählen 3. Kommentar vergeben (s. 5b) 4. Kontrolle über den LDMS/p Client: Ist das ArchivEnde-Attribut richtig gesetzt? 5. Zurückholen a) mit Verwaltungsdatei b) über Suche nach Kommentar in Verwaltungsdatei 22

23 Benötigte Produkte: RZ-Installation: LDMS/z RootPack LDMS/p xspooler für den Upload LDMS/p xretriever für den Download Pro Windows-Rechner: Steuerungsmodul alwin.exe 23

24 Nutzen für den Kunden Die Server sind sofort entlastet. Das Archiv erfüllt die gesetzlichen Vorgaben. Einfacher Zugriff auf die Dokumente im Archiv durch den [berechtigten] Anwender Verlängerung von Archiv-Verweilzeiten möglich Löschung erfolgt nach abgelaufener Archiv-Verweilzeit 24

25 Fragerunde Fragen Wünsche Anregungen 25

26 Ihre Ansprechpartner bei SI Geschäftsführung: Richard Racs Tel / Vertrieb: Klaus Müller Tel / Pflege, Hotline und Schulung: Dr. Claudia Mößner Tel / Hotline: LDMS/z (Host) Tel / Hotline: LDMS/p (Client) Tel / weitere Infos unter: 26

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