Projektinformation Q-Kita: Sommer 2017

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1 Projektinformation Q-Kita: Sommer 2017 Projektstand: Rückblick und Ausblick Projektstart Vor rund einem Jahr sind 34 Kitas von 27 Trägerschaften gemeinsam an einer Kick-off-Veranstaltung ins Pilotprojekt Q- Kita gestartet. Jede Kita wird von einem Coach begleitet, der/die zu Beginn des Projekts mit der Kita-Leitung/Trägerschaft einen individuellen Einstieg ins Thema Qualitätsentwicklung gestaltete. Die teilnehmenden Kitas repräsentieren die Vielfalt der Kita Landschaft in der Stadt Zürich. Erste Schritte In einem ersten Schritt informierten die Kita-Leitungen alleine oder mit Unterstützung der Coaches ihre Teams über die Teilnahme am Pilotprojekt, über den kommenden Qualitätsentwicklungsprozess mit mehreren Selbstevaluationen in der Kita und über die bevorstehende Fremdevaluation eines externen Anbieters. Wichtig war hierbei die Vorbereitung der involvierten Personen im Team darauf, dass Qualitätsentwicklung die gemeinsame Arbeit an der pädagogischen Qualität bedeutet. Das setzt eine Kultur voraus, die zulässt und fördert, dass über Stärken, aber auch Entwicklungsbereiche und potentiale offen ausgetauscht wird. Die Selbst- und Fremdevaluationen bieten die Möglichkeit einer mehr oder weniger standardisierten Selbst- und Fremdeinschätzung. Die Aussensicht der Fremdevaluation kann je nach Entwicklungsstand einer Kita einen Überblick bieten, wo Stärken und Entwicklungsberei- Projekt-Notizen der Kitaleiterin einer Pilotkita (es handelt sich nicht um eine der teilnehmenden Kitas, sondern ist eine Zusammenstellung von Erfahrungen zur Veranschaulichung) Mai 2016: Teilnahme am Kick-off. Haben unseren Coach kennengelernt und eine Standortbestimmung unserer Kita vorgenommen: Was tun wir bereits, um Qualität in unserer Kita weiter zu entwickeln? Die Anbieter der Fremdevaluation stellen ihre Verfahren vor. Juni 2016: Erster Termin mit unserem Coach: Drei Stunden Einführung mit Infos zum Projekt, zur Kultur und Entwicklung in Organisationen und Teams sowie zu Qualität in verschiedenen Bereichen des Betriebs. Ich erfahre, welche unterschiedlichen Möglichkeiten es gibt, Qualität intern in der Kita weiter zu entwickeln (Selbstevaluation). Der Leitfaden von QualiKita spricht mich an. Ich habe die Möglichkeit Fragen zu stellen. Insbesondere interessiert mich, wie ich die Qualitätsentwicklung angesichts der eher knappen Ressourcen umsetzen kann, ob Trägerschaft und Team auch beteiligt sind (ja! Beim nächsten Termin wird die Vereinspräsidentin dabei sein) und in welchem Rahmen ich mit dem Team über Inhalte diskutieren kann. Zum Schluss machen wir eine Grobplanung über die drei Projektjahre. Juli 2016: Der Vereinsvorstand und ich haben ein Verfahren der Fremdevaluation gewählt: die Evaluation wird in unserer Kita vom Anbieter QualiKita durchgeführt. September 2016: Wir haben den Evaluationstermin mit Tagesablauf bekommen. Nun muss ich Unterlagen einsenden. Oktober 2016: Start mit dem Team: Mit unserem Coach zusammen informiere ich das Team über das Pilotprojekt, die Bedeutung und Ausgestaltung von Qualitätsentwicklung im Kitabereich, sowie den konkreten Ablauf der anstehenden Fremdevaluation. Die Mitarbeitenden einer unserer Gruppen waren sehr kritisch gegenüber dem Projekt eingestellt. Es stellte sich heraus, dass eine Person aufgrund früherer Erfahrungen grossen Respekt vor der Evaluation hatte. Wir konnten klären: aufgrund der Beobachtungen vor Ort und von Interviews werden Stärken und Entwicklungsbereiche wertschätzend benannt. Es geht nicht um Kontrolle, sondern Entwicklung. Um an unserer Qualität arbeiten zu können, müssen wir den Ist-Zustand und damit

2 che liegen aber auch blinde Flecken beleuchten und mögliche Ansatzpunkte für die Weiterentwicklung aufzeigen. Die meisten Kitas starteten gemäss Empfehlung Mitte 2016 mit einer Selbstevaluation auf Ebene Kita- Leitung/Trägerschaft. Fremdevaluationen Gegen Ende des Jahres 2016 haben in den Kitas Fremdevaluationen stattgefunden. Die Kitas konnten sich für einen von drei zur Auswahl stehenden Anbieter entscheiden. Die Verfahren der Anbieter QualiKita, PädQUIS und Confidentia wurden am Kick-off mit ihren spezifischen Grundlagen, Instrumenten und Vorgehensweisen vorgestellt. Je nach Verfahren forderten die Anbieter von den Kitas Vorarbeiten ein wie etwa das Einsenden von Dokumenten, das Ausfüllen von Fragebogen (Team, Kita- Leitung und Eltern) oder das Einreichen einer Selbstdeklaration. Die Evaluation an einem zuvor vereinbarten Termin, beinhaltete Interviews und Beobachtung und dauerte je nach Anbieter aber auch Grösse der Kita unterschiedlich lange. Auch die mündliche Rückmeldung wurde je nach Anbieter unterschiedlich gestaltet: direkt am Ende des Evaluationstages o- der an einem separaten Termin, in unterschiedlicher Differenziertheit, mit der Kita- Leitung oder unter Einbezug von Mitarbeitenden, einer Vertretung der Trägerschaft oder auch einer Elternvertretung. Alle Anbieter fassten in einem Bericht, gegliedert nach den 8 Qualitätsentwicklungsbereichen von QualiKita, die Evaluationsergebnisse mit Stärken und Entwicklungsbereichen zusammen und gaben handlungsorientierte Empfehlungen zur Weiterentwicklung ab. Ansatzpunkte kennen. November 2016: Wir orientieren uns bei der ersten Selbstevaluation am Leitfaden von QualiKita. Ich befasse mich zusammen mit der Qualitätsverantwortlichen des Vorstands unserer Kita mit dem Bereich Administration und Management. Aufgrund der Analyse konnten wir Stärken und Entwicklungsbereiche sichtbar machen. Wir haben daraufhin zwei Ziele festgelegt, Massnahmen zu deren Erreichung, Verantwortlichkeiten und einen Zeitrahmen definiert. In drei Monaten überprüfen wir die Zielerreichung mit Indikatoren. Ein Ziel ist die Aktualisierung der Stellenbeschriebe aller Mitarbeitenden. Das Ziel ist erreicht, wenn der Vorstand diese verabschiedet hat und die Mitarbeitenden ihren Stellenbeschrieb unterschrieben haben. Dezember 2016: Fremdevaluation durch die Evaluatorin von QualiKita vor Ort: Die Evaluatorin ist einen ganzen Tag bei uns. Sie führt Interviews sowie Beobachtungen in den einzelnen Gruppen durch. Sie wurde nach kurzer Zeit von den Personen des Teams nicht mehr wahrgenommen: Alltag. Am Ende des Tages erhalten wir eine kurze mündliche Rückmeldung zu beobachteten Stärken und Entwicklungsbereichen. Für die Details warten wir den Bericht ab. Januar 2017: Wir erhalten den Bericht, der mich beschäftigt und etwas irritiert. Ich nehme Kontakt mit dem Coach auf und wir vereinbaren einen Termin mit der Qualitätsverantwortlichen unseres Vorstandes. Februar 2017: Termin mit Coach und der Qualitätsverantwortlichen unseres Vorstandes: Wir gehen den Bericht mit Fokus auf Stärken und Entwicklungsbereiche gemeinsam durch: Es gibt neben vielen Punkten, die wir gut umsetzen auch sehr dringende Punkte zu bearbeiten. Wir arbeiten mit Farben. Was hat hohe, mittlere und niedrige Priorität. Welche Punkte werden von wem bearbeitet: vom Vorstand, von mir als Leitungsperson und mit dem Team zusammen. Wir wählen eine zu bewältigende Anzahl dringender Punkte aus, setzten Ziele, definieren Massnahmen und Indikatoren zur Überprüfung. Ich habe den Auftrag gemäss unserer Diskussionen eine Tabelle zu erstellen, mit allen Entwicklungspunkten, Priorisierungen, Ziele, Massnahmen und Indikatoren der Ziele, welche wir jetzt bearbeiten. Einige Punkte bleiben noch unbearbeitet (mit Prognose, wann wir diese angehen werden) und bei einigen Punkten schreibe ich eine (fachliche) Begründung, warum wir bewusst keine Massnahmen ergreifen. Ich nutze die Vorlage Massnahmenplanung im Projektordner. Im Umgang mit den Ergebnissen der

3 Fremdevaluation konnten die Kitas wiederum Unterstützung der Coaches in Anspruch nehmen. In einer internen Auseinandersetzung findet eine Würdigung der Stärken, eine konstruktive Diskussion über Entwicklungspotentiale und felder sowie das Feststellen des Handlungsbedarfs statt. Bei aufgezeigten Ansatzpunkten für die Qualitätsentwicklung müssen in einer Kita durch Kita- Leitung/Trägerschaft, je nachdem unter Einbezug des Teams, Prioritäten gesetzt werden. Welche Entwicklungsfelder sind dringend und wichtig zu bearbeiten? Was ist unter Berücksichtigung der zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen zu bewältigen? Auch beim Festlegen der Zielsetzungen muss darauf geachtet werden, dass realistische Ziele gesetzt und Massnahmen definiert werden, die mit den vorhandenen Ressourcen umsetzbar sind und nicht zu einer Überforderung der Kita führen. Wichtiges Erfolgskriterium ist im Qualitätsentwicklungsprozess die Entwicklung der Qualität einer Kita, Schritt für Schritt. In diesem Zusammenhang wird insbesondere die nachhaltige Verankerung des Qualitätsentwicklungsprozesses angestrebt und durch die Coaches gefördert. Das bedeutet, dass die Prozessschritte der Qualitätsentwicklung systematisch und kontinuierlich, eingebettet in den Jahresablauf einer Kita geplant und durchlaufen werden. Erfahrungsaustausch und Vernetzung Parallel zum Qualitätsentwicklungsprozess in den Kitas finden auf einer übergeordneten Ebene der Erfahrungsaustausch und die Vernetzung statt. Im Herbst 2016 konnten die Kita-Leitungen an Erfahrungsaustauschtreffen ihre bisherigen Erfahrungen mit dem Einstieg ins Projekt, mit der Selbst- und der Fremdevaluation und mit der Unterstützung durch die begleitenden Coachings diskutieren. In zwei Veranstaltungen im November 2016 und März 2017 wurden Vertretungen der Trägerschaften über den Projektstand informiert und ein Austausch unter- März 2017: Ich informiere das Team an unserer gemeinsamen Sitzung über die Ergebnisse der Fremdevaluation. Ich arbeite mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte; der gesamte Bericht wäre zu detailliert und zu umfangreich. Wir freuen uns über unsere Stärken und dann bearbeiten wir gemeinsam die Punkte auf Teamebene. Das Team sprudelt: mögliche Ansatzpunkte, Ideen, Fachwissen wird sichtbar, Lücken werden durch die Bereitschaft einzelner sich in Büchern Wissen anzueignen und dieses einzubringen abgedeckt. Wir planen auch Weiterbildungen zu besuchen. Es gibt viel zu tun, aber das Team ist sehr motiviert und alle packen mit an. Es herrscht eine positiv aufgeladene Stimmung. Wir unterhalten uns noch lange beim Apéro, den wir uns im Anschluss an die Sitzung organisiert haben. November 2016 (Nachtrag): Ich nehme an einer Erfahrungsaustauschgruppensitzung teil. Es ist sehr spannend in einem kleineren Rahmen bereits gemachte Erfahrungen auszutauschen. Die anderen Kitas haben Erfolgserlebnisse, aber kämpfen ebenfalls mit gewissen Stolpersteinen Spannend zu hören, wie andere den Prozess umsetzen und an welchen Zielen sie arbeiten. Die Kitas stehen an sehr unterschiedlichen Punkten. November 2016 (Nachtrag): Die Qualitätsverantwortliche informiert mich anhand der Unterlagen über was an der Trägerveranstaltung gesprochen wurde. Es entwickelt sich eine Diskussion: Welche Aufgaben gehören in den Bereich der Trägerschaft und welche sind klar meine Aufgaben (Kompetenzen und Verantwortungen) als Leiterin der Kita.

4 einander konnte stattfinden. Zudem gab es Fachinputs zu Rolle, Verantwortung und Aufgaben der Trägerschaft in der Organisation einer Kita und einen Fachinput eines Trägerschaftsvertreters einer Städtischen Kita zu den Erfahrungen im Pilotprojekt und zum konkreten Umgang mit den Ergebnissen der Fremdevaluation. März 2017 (Nachtrag): Die Qualitätsverantwortliche des Vorstands informiert mich anhand der Unterlagen über den Anlass spezifisch für Trägerschaften. Sehr interessant fand ich den Input eines Trägerschaftsvertreters der Städtischen Kitas: Beispiele der Umsetzung im Umgang mit den Ergebnissen der Fremdevaluation. Erste Erfahrungen und Ergebnisse aus den Erfahrungsaustauschgruppen, dem Austausch an den Veranstaltungen für Trägerschaften, dem regelmässig stattfindenden Austausch der Coaches und der Auswertung der Ergebnisse der Fremdevaluationen aufgrund der anonymisierten Berichte fliessen laufend in die Projektsteuerung ein. Damit wird eine laufende Optimierung des Projekts erreicht. Projektevaluation Über die gesamte Laufzeit des Pilotprojekts wird eine Projektevaluation durchgeführt. In einem ersten Fragebogen wurden die Trägerschaften bezüglich Basisdaten befragt. Eine differenzierte Auswertung der Erfahrungen und Ergebnisse findet mit einer Fragebogenbefragung (Sommer 2017) und Erfahrungsaustauschtreffen (Herbst 2017) statt und wird in einem Zwischenbericht per Ende 2017 schriftlich dargelegt. Der Zwischenbericht gibt erste Hinweise, welche Massnahmen den Kitas im Hinblick auf eine wirkungsvolle Qualitätsentwicklung nützen. Nächste Schritte Im kommenden zweiten Drittel der Projektlaufzeit nehmen die Kitas gemäss Programm eigenständig mit Selbstevaluationen spezifische Qualitätsentwicklungsbereiche auf Ebene Leitung/Trägerschaft und/oder Ebene Team unter die Lupe. Die Selbstevaluationen werden zumeist anhand von Leitfäden und Standards bestehender Instrumente der Selbstevaluation (beispielsweise QualiKita oder Nationaler Kriterienkatalog von Tietze et al.) vorgenommen. Die Kitas orientieren sich an einzelnen oder verschiedenen Instrumenten oder nutzen Mai 2017: Ich plane mit den Gruppenleitenden eine Selbstevaluation im Bereich Inklusion und Partizipation. Dort hatten wir gemäss Bericht der Fremdevaluation den dringendsten Entwicklungsbedarf. Wir werden uns gegenseitig gruppenübergreifend hospitieren und dann aufgrund der Notizen den Ist-Zustand auswerten und wiederum Ziele festlegen und diese mit geeigneten Massnahmen umsetzen.

5 bereits intern erarbeitete eigene Leitfäden. Ein weiteres Ziel ist die konzeptuelle und organisatorische Einbettung der Qualitätsentwicklung in die Organisation der Kita. Qualitätsentwicklung ist im Idealfall Teil eines Qualitätsmanagementkonzeptes, das interne, wie auch externe Evaluationen, Qualitätskontrolle und somit langfristige Qualitätssicherung beinhaltet. Auf dieses Ziel wird mit Unterstützung der Coaches gegen Ende des Projektes hingearbeitet, zur grösstmöglichen Sicherstellung einer nachhaltigen Verankerung eines Qualitätsentwicklungsprozesses.