FAQ UPI. 1 Unregelmässigkeiten in Bezug auf die 13-stellige AHV-Nummer (AHVN13)

Transkript

1 FAQ UPI 1 Unregelmässigkeiten in Bezug auf die 13-stellige AHV-Nummer (AHVN13) 1 Die AHVN13 im UPI-Register stimmt nicht mit der Nummer in meinem Register überein. Was muss ich tun? 2 Eine Person besitzt mehrere AHVN13. Was muss ich tun? 3 Die auf einem physischen Datenträger (Karte oder Dokument) aufgeführte AHVN13 stimmt nicht mit derjenigen im UPI-Register überein. Was muss ich tun? 4 Ich bin im Besitz von zwei Dokumenten mit unterschiedlichen AHVN13. Was muss ich tun? 5 Die in meinem Register gespeicherten Identifikationsdaten sind anders, als jene, die im UPI-Register aufgeführt sind. Was muss ich tun? 6 Die Personenidentifikationsdaten auf einem physischen Datenträger (Karte oder Dokument) stimmen nicht mit denjenigen im UPI-Register überein. Was muss ich tun? 7 Zwei verschiedene Personen besitzen die gleiche AHVN13. Was muss ich tun? 2 Systematische Verwendung der AHVN13 2.a Meldung der systematischen Verwendung der AHVN13 8 In welchen Fällen muss ich meine Organisation als systematischen Benutzer melden? 9 Wie verläuft konkret die Meldung der systematischen Verwendung? 10 Was wird man mich während der Meldeprozedur für die systematische Verwendung fragen? 11 Meine Organisation verwendet die AHVN13 in verschiedenen gesetzlichen Tätigkeitsbereichen. Muss ich dies für jeden einzelnen Bereich melden? 12 Was geschieht, wenn sich meine Organisation bei der ZAS mehrmals gemeldet hat? 13 Muss ich meine Organisation bei jedem Antrag auf Zugang zu UPI anmelden? 14 Ich habe meine Organisation als systematischen Benutzer gemeldet. Was muss ich noch tun, um einen Zugang zu UPIViewer oder UPIServices zu erhalten? 2.b Gesetzliche Grundlage 15 Warum muss ich eine gesetzliche Grundlage angeben? 16 Welche gesetzliche Grundlage muss ich angeben? 17 Was geschieht, wenn die geltend gemachte gesetzliche Grundlage von der ZAS nicht für massgeblich oder richtig befunden wird? 2.c Suche 18 Wie kann ich überprüfen, ob meine Organisation über das Recht zur systematischen Verwendung der AHVN13 verfügt? 19 Warum kann ich meine Organisation nicht unter denjenigen finden, die als systematische Benutzer gemeldet sind? FAQ UPI-v1.36-de 1/14

2 2.d Verschiedenes 20 Mit welcher Bearbeitungsfrist ist bei einer Meldung der systematischen Verwendung bei der ZAS zu rechnen? 21 Was muss ich tun, wenn ich die in der Meldung der systematischen Verwendung an die ZAS gelieferten Daten nachträglich ändern möchte? 22 Was muss ich tun, wenn ich meine Abteilung bzw. meinen Arbeitgeber verlasse? 23 Was muss ich tun, wenn die Rolle der Kontaktperson für die ZAS einem anderen Angestellten meiner Organisation zugewiesen wird? 24 Im Laufe des Online-Meldeprozesses wurde die Verbindung zum System auf ungewohnte Weise unterbrochen (Error 500: java.lang.nullpointerexception). Warum? Sind die eingegebenen Daten verloren? 3 UPIViewer 3.a Zugang 25 Was ist UPIViewer und für wen ist diese Anwendung bestimmt? 26 Kann man sich für den UPIViewer ohne Weiteres anmelden? 27 Ist der Zugang zur Anwendung UPIViewer gebührenpflichtig? 28 Das für den Zugang zu UPIViewer erhaltene Passwort funktioniert nicht. Was tun? 29 Ich versuche, mein provisorisches Passwort zu ändern, meine Auswahl neuer Passwörter wird jedoch nicht akzeptiert. Was muss ich tun? 30 Ich habe mein Passwort oder meinen Benutzernamen vergessen. Was kann ich tun? 31 Kann ich meinen Zugang mit anderen Arbeitskollegen teilen? 32 Muss ich eine Änderung meiner Personalien melden, und wenn ja, wie? 33 Muss ich meinen Austritt bei einem Arbeitgeberwechsel melden, und wenn ja, wie? 34 Muss ich einen Arbeitgeberwechsel melden, obwohl ich den Zugang zu UPIViewer im Rahmen meiner neuen Anstellung immer noch benutze? 3.b Suche 35 Die gesuchte Person hat einen zusammengesetzten Namen. Was muss ich bei der Suche eingeben? 36 Eine Suche anhand der Personalien misslingt. Was muss ich tun? 37 Bei einer Suche anhand der AHVN13 erhalte ich die Fehlermeldung Diese AHVN13 wurde annulliert. Was muss ich tun? 38 Ist es möglich, eine Suche mit Platzhaltern (Wildcards) durchzuführen? 4 UPIServices 39 Was ist UPIServices und worin unterscheidet es sich vom UPIViewer? 40 Für wen ist UPIServices bestimmt? 41 Kann man einen Zugang zu UPIServices ohne Weiteres beantragen? 42 Benötige ich einen Zugang zu UPIViewer, UPIServices oder beiden Anwendungen zugleich? 43 Ist der Zugang zu UPIServices gebührenpflichtig? 44 Das erhaltene Passwort funktioniert nicht. Was tun? FAQ UPI-v1.36-de 2/14

3 5 UPI-Dokumentation 45 Wo kann ich eine allgemeine Dokumentation über UPI finden? 46 Wo kann ich eine Dokumentation über die Web-Abfrageschnittstelle von UPI (UPIViewer) finden? 47 Wo kann ich die Dokumentation über die Dienstleistungen des Web- Abfragesystems von UPI (UPIServices) finden? 48 Wie lautet die Kontaktadresse des Kundendienstes UPI? 49 Wie lautet die Kontaktadresse des Kundendienstes ZEMIS/SYMIC? 50 Wo finde ich das Formular Z1 Mutationsmeldung an das Kantonale Migrationsamt? 1 Unregelmässigkeiten in Bezug auf die 13-stellige AHV-Nummer (AHVN13) 1 Die AHVN13 im UPI-Register stimmt nicht mit der Nummer in meinem Register überein. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. 2 Eine Person besitzt mehrere AHVN13. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. 3 Die auf einem physischen Datenträger (Karte oder Papier) aufgeführte AHVN13 stimmt nicht mit derjenigen im UPI-Register überein. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. 4 Ich bin im Besitz von zwei Dokumenten mit unterschiedlichen AHVN13. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. FAQ UPI-v1.36-de 3/14

4 5 Die in meinem Register gespeicherten Personenidentifikationsdaten stimmen nicht mit denjenigen im UPI-Register überein. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. 6 Die Personenidentifikationsdaten auf einem physischen Datenträger (Karte oder Papier) stimmen nicht mit denjenigen im UPI-Register überein. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. 7 Zwei verschiedene Personen besitzen die gleiche AHVN13. Was muss ich tun? Wenden Sie das Verfahren für dieses Fallbeispiel an, das in Verteilter Clearingprozess: Checkliste beschrieben ist. Sie finden es unter: Datenberichtigung. 2 Systematische Verwendung der AHVN13 2.a Meldung der systematischen Verwendung der AHVN13 8 In welchen Fällen muss ich meine Organisation als systematischen Benutzer melden? Nach Art. 134ter AHVV muss eine Organisation, welche die AHVN13 bei einer ihrer Tätigkeiten verwenden möchte, dies der Zentralen Ausgleichsstelle melden. Wird sie von der ZAS tatsächlich als rechtmässiger systematischer Benutzer anerkannt (das heisst, sie verfügt über die gesetzlichen Grundlagen, die sie zu dieser Verwendung berechtigen), wird dieser Organisation der Zugang zu den folgenden, von der ZAS angebotenen Dienstleistungen, gewährt: Erstmalige Auslieferung der AHVN13 für ihr ganzes Personenregister Nutzung der Online-Abfragesysteme UPIViewer und/oder UPIServices Generierung von AHVN13 für natürliche Personen, mit denen sie eine Geschäftsbeziehung unterhält und die noch nicht über einen solchen Identifikator verfügen. 9 Wie verläuft konkret die Meldung der systematischen Verwendung? Online, auf der Website der ZAS. Ein elektronisches Formular ermöglicht es, alle von der ZAS verlangten Informationen schrittweise einzuholen: > Die ZAS > Zentrale Ausgleichsstelle ZENT > AHVN13 > Systematische Verwendung der AHVN13. FAQ UPI-v1.36-de 4/14

5 10 Was wird man mich während der Meldeprozedur für die systematische Verwendung fragen? Zuerst werden Sie vom System über einen Suchbildschirm aufgefordert, zu überprüfen, ob Ihre Organisation im Verzeichnis der bei der ZAS gemeldeten systematischen Benutzer bereits aufgeführt ist. Dies, um Doppelmeldungen auf ein Minimum zu begrenzen. Sobald die allgemeinen Bedingungen angenommen wurden, werden Sie danach ersucht, die Identifikationsdaten der gemeldeten Organisation, dann jene einer Kontaktperson in dieser Organisation einzugeben. Anschliessend müssen Sie die gesetzliche Grundlage angeben, die Sie zur Rechtfertigung der erklärten systematischen Verwendung geltend machen. Zum Schluss werden Sie gebeten, die Meldung auszudrucken und sie uns unterschrieben per Post zurückzusenden. 11 Meine Organisation verwendet die AHVN13 in verschiedenen gesetzlichen Tätigkeitsbereichen. Muss ich dies für jeden einzelnen Bereich melden? Ja, eine Meldung pro Bereich ist erforderlich. Zum Beispiel eine Krankenversicherung, welche die AHVN13 in den Bereichen Grundversicherung und Zusatzversicherung verwendet, muss diese beiden Verwendungsbereiche separat melden, und zwar jeweils mit Angabe der gesetzlichen Grundlage für den betreffenden Anwendungsbereich. 12 Was geschieht, wenn sich meine Organisation bei der ZAS mehrmals gemeldet hat? Eine Organisation kann (und muss gegebenenfalls) für mehr als einen Bereich der systematischen Verwendung gemeldet werden. Meldungen jedoch, die als Doppelmeldung erachtet werden (gleiche Einrichtung und gleicher gesetzlicher Bereich der systematischen Verwendung) werden gelöscht. Zum Beispiel wenn zwei verschiedene Personen einer kantonalen Verwaltung unkoordiniert denselben Bereich der systematischen Verwendung der AHVN13 durch diese Verwaltung melden, wird die redundante Meldung (die zuletzt eingegangene) gelöscht. 13 Muss ich meine Organisation bei jedem Antrag auf Zugang zu UPI anmelden? Nein, eine einzige erstmalige Meldung genügt für einen gegebenen Tätigkeitsbereich der AHVN13. Zum Beispiel eine obligatorische Krankenpflegeversicherung, die von der Zentralen Ausgleichsstelle als systematischer Benutzer der AHVN13 anerkannt wurde, kann in der Folge ohne weitere vorgängige Meldeprozedur eine Auslieferung der AHVN13, mehrere Zugänge zu UPIViewer oder einen Zugang zu UPIServices verlangen. 14 Ich habe meine Organisation als systematischen Benutzer gemeldet. Was muss ich noch tun, um einen Zugang zu UPIViewer oder UPIServices zu erhalten? Die Meldung Ihrer Organisation als systematischer Benutzer der AHVN13 ist eine notwendige Vorstufe für den Erhalt von Zugangsrechten zu UPIViewer oder FAQ UPI-v1.36-de 5/14

6 UPIServices. Diese Meldung führt jedoch nicht automatisch zur Schaffung und Abgabe der Zugangsrechte für diese Dienstleistungen. Um einen Zugang zu UPIViewer oder UPIServices zu erhalten, müssen Sie mit den Online-Formularen einen entsprechenden Antrag stellen: UPIViewer > Zugang zu UPIViewer UPIServices > Zugang zu UPIServices Für UPIViewer muss jeder Nutzer einen individuellen Zugang beantragen. Für UPIServices wird einer Organisation generell ein einziger Zugang zugeteilt. 2.b Gesetzliche Grundlage 15 Warum muss ich eine gesetzliche Grundlage angeben? Nach Art. 134ter Abs. 2 AHVV muss die Meldung die Angabe einer gesetzlichen Grundlage enthalten, auf welche die Organisation die systematische Verwendung der AHVN13 stützen will. Ohne diese Angabe ist die Meldung ungültig und kann von der ZAS nicht berücksichtigt werden. 16 Welche gesetzliche Grundlage muss ich angeben? Artikel 50d und 50e AHVG legen den allgemeinen Rahmen der gesetzlichen Grundlagen für die systematische Verwendung der AHVN13 fest. Diese hängen von der Art der Organisation sowie ihren Tätigkeiten ab. Es obliegt allein der Organisation, die massgebliche gesetzliche Grundlage zu benennen. Zur Illustration hier einige Beispiele für massgebliche gesetzliche Grundlagen: Pensionskasse (2. Säule): Art. 48 BVG Abs. 4 Obligatorische Krankenpflegeversicherung: Art. 42a und 83 KVG Arbeitslosenversicherung: Art. 96 AVIG Obligatorische Unfallversicherung Art. 60a UVG Kantonales/kommunales Steueramt: Art. 50e Abs. 2 Buchst. c AHVG 17 Was geschieht, wenn die geltend gemachte gesetzliche Grundlage von der ZAS nicht für massgeblich oder richtig befunden wird? Die Kontaktperson (deren Angaben bei der Meldung der systematischen Verwendung verlangt werden) wird darüber informiert, dass ihre Organisation nicht als systematischer Benutzer der AHVN13 für den erklärten Tätigkeitsbereich anerkannt wird. Dementsprechend: wird keinem Mitglied der Organisation ein Zugang zu UPIViewer oder zu UPIServices erteilt; wird keinem von der Organisation gestellten Antrag auf Übermittlung von AHVN13-Paketen oder auf Erzeugung von AHVN13 stattgegeben. Ein solcher Status hat keinen definitiven Charakter: Wenn sich der rechtliche Rahmen ändert (Schaffung einer massgeblichen gesetzlichen Grundlage durch den Gesetzgeber für den betreffenden Tätigkeitsbereich) oder wenn eine andere gesetzliche Grundlage geltend gemacht werden kann, besteht die Möglichkeit, dass FAQ UPI-v1.36-de 6/14

7 die Einrichtung jederzeit eine Überprüfung ihres Dossiers unter Beibringung aller als zweckdienlich befundenen Belege beantragt. Wenden Sie sich dafür an 2.c Suche 18 Wie kann ich überprüfen, ob meine Organisation über das Recht zur systematischen Verwendung der AHVN13 verfügt? Mithilfe der Suchfunktionalität des Online-Meldesystems können Sie eine Online- Suche im Verzeichnis der bei der ZAS gemeldeten Organisationen durchführen: > Die ZAS > Zentrale Ausgleichsstelle ZENT > AHVN13 > Systematische Verwendung der AHVN13. Eine von der Zentralen Ausgleichsstelle als rechtmässiger systematischer Benutzer der AHVN13 anerkannte Organisation wird mit akzeptiert gekennzeichnet. 19 Warum kann ich meine Organisation nicht unter denjenigen finden, die als systematische Benutzer gemeldet sind? Dafür gibt es mehrere mögliche Gründe: a. Das pdf-verzeichnis der systematischen Benutzer der AHVN13 ist statisch: Es wird nur einmal pro Jahr aktualisiert. Nur das Verzeichnis der systematischen Benutzer, das über die Suchfunktion des Online-Meldesystems abgefragt werden kann, bzw. das Online-System für den Antrag auf Zugang zu UPIViewer oder an UPIServices wird täglich aktualisiert. b. Die Online-Suchfunktion im Verzeichnis ist von begrenzter Leistung. Wir empfehlen Ihnen dringend, das Vorhandensein Ihrer Organisation mithilfe von einfachen Suchwörtern zu suchen. c. Überprüfen Sie, ob Ihre Organisation früher in einer anderen Sprache oder unter einer anderen bekannten Bezeichnung gemeldet wurde. d. Es kann sein, dass Ihre Organisation ganz einfach noch nicht gemeldet wurde. Sollte ein Zweifel weiter bestehen, senden Sie bitte eine an 2.d Verschiedenes 20 Mit welcher Bearbeitungsfrist ist bei einer Meldung der systematischen Verwendung bei der ZAS zu rechnen? In den meisten Fällen ist nach Eingang der Meldung per Post mit 5 Werktagen zu rechnen. Manchmal erfordert die Prüfung der Massgeblichkeit von gewissen gesetzlichen Grundlagen jedoch eine intensivere Arbeit. In solchen Fällen kann die Frist bis zu 30 Werktage betragen. 21 Was muss ich tun, wenn ich die in der Meldung der systematischen Verwendung an die ZAS gelieferten Daten nachträglich ändern möchte? Senden Sie die gewünschten Änderungen mit einer Begründung an sbn13@zas.admin.ch. FAQ UPI-v1.36-de 7/14

8 22 Was muss ich tun, wenn ich meine Abteilung bzw. meinen Arbeitgeber verlasse? Teilen Sie uns dies unter Angabe der Person, die Sie als Kontaktperson ablösen wird, per mit an 23 Was muss ich tun, wenn die Rolle der Kontaktperson für die ZAS einem anderen Angestellten meiner Organisation zugewiesen wird? Senden Sie die Angaben zur neuen Kontaktperson an 24 Im Laufe des Online-Meldeprozesses wurde die Verbindung zum System auf ungewohnte Weise unterbrochen (Error 500: java.lang.nullpointerexception). Warum? Sind die eingegebenen Daten verloren? In den meisten Fällen ist dies auf einen falschen Internet-Link zum Online- Meldesystem zurückzuführen. Wir bitten Sie, ausschliesslich den Internet-Link der Online-Meldung auf unserer Website zu verwenden: > Die ZAS > Zentrale Ausgleichsstelle ZENT > AHVN13 > Systematische Verwendung der AHVN13 (Link: Elektronische Anmeldung für die systematische Verwendung der AHVN13). Die Daten, die Sie bei einem auf ungewohnte Weise unterbrochenen Meldeprozess erfasst haben, werden nicht gespeichert. Sie müssen deshalb die Prozedur unter ausschliesslicher Verwendung des obigen Linkes nochmals von vorne beginnen. Wenn das Problem weiter besteht, melden Sie dies bitte an 3 UPIViewer 3.a Zugang 25 Was ist UPIViewer und für wen ist diese Anwendung bestimmt? UPIViewer ist eine Online-Abfrageschnittstelle der UPI-Datenbank (und somit der AHVN13), die für Personen bestimmt ist, die bei einer als systematischer Benutzer anerkannten Organisation für die Verwaltung der AHVN13 zuständig sind. Die angebotenen Funktionalitäten ermöglichen: Abfragen der AHVN13 anhand der Identitätsmerkmale einer natürlichen Person (Name, Vorname, Geburtsdatum, usw.); Abfragen der üblichen Identitätsmerkmale, die an eine gegebene AHVN13 oder eine alte AHVN11 gebunden sind; die Überprüfung der Gültigkeit einer AHVN Kann man sich für den UPIViewer ohne Weiteres anmelden? Nein. Nach Art. 134ter Abs. 1 AHVV muss die systematische Verwendung der AHVN13 durch Organisationen, die nicht der Institution AHV angehören, der Zentralen Ausgleichsstelle mit dem dafür vorgesehenen Formular gemeldet werden ( > Die ZAS > Zentrale Ausgleichsstelle ZENT > AHVN13 > Systematische Verwendung der AHVN13). FAQ UPI-v1.36-de 8/14

9 27 Ist der Zugang zur Anwendung UPIViewer gebührenpflichtig? Die Gebühren für den Zugang zum Online-Abfragesystem von UPI sind in Art. 134sexies bis 134octies der AHV-Verordnung (SR ) geregelt. In der Praxis ist die systematische Verwendung der AHVN13 heute in der Regel gebührenfrei. 28 Das für den Zugang zu UPIViewer erhaltene Passwort funktioniert nicht. Was tun? Kontaktieren Sie bitte unseren Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte: Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte 29 Ich versuche, mein provisorisches Passwort zu ändern, meine Auswahl neuer Passwörter wird jedoch nicht akzeptiert. Was muss ich tun? Überprüfen Sie, ob Sie die Regeln für die Zusammensetzung der Passwörter (Verwendung von Gross- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen) eingehalten haben. Wenn nötig steht Ihnen der Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte bei der Erstellung eines neuen Passworts gern zur Verfügung. 30 Ich habe mein Passwort oder meinen Benutzernamen vergessen. Was kann ich tun? Zwei Funktionen ( Verlorenes Passwort und Verlorener Benutzername ) stehen Ihnen auf der Verbindungsseite des UPIViewer zur Verfügung, um rasch für Abhilfe zu sorgen. Wenn das Problem weiter besteht, können Sie sich für die Zuteilung eines neuen Passworts oder die nochmalige Zusendung des Benutzernamens an den Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte wenden. 31 Kann ich meinen Zugang mit anderen Arbeitskollegen teilen? Nein, dieser Zugang ist persönlich und nicht übertragbar. Aus Sicherheitsgründen werden die Zugangsrechte erst nach einer Anmeldung und Bestätigung durch uns gewährt. 32 Muss ich eine Änderung meiner Personalien melden, und wenn ja, wie? Ja, eine solche Meldung ist notwendig, denn bei einer falschen -Adresse beispielsweise kann dem Nutzer kein neues Passwort oder kein Benutzername zugestellt werden. Die Personalien eines Nutzers können auf der Seite Profil von UPIViewer (zugänglich über das Menü Profil ) direkt vom Betroffenen geändert werden. FAQ UPI-v1.36-de 9/14

10 33 Muss ich meinen Austritt bei einem Arbeitgeberwechsel melden, und wenn ja, wie? Ja, eine solche Meldung ist zwingend erforderlich, um Ihren Zugang zu deaktivieren und somit das Risiko einer missbräuchlichen Verwendung des Zugangs durch Dritte zu vermeiden. Teilen Sie uns dies bitte per mit an 34 Muss ich einen Arbeitgeberwechsel melden, obwohl ich den Zugang zu UPIViewer im Rahmen meiner neuen Anstellung immer noch benutze? Ja, eine solche Meldung ist obligatorisch, denn Ihr neuer Arbeitgeber ist nicht zwingend angemeldet und von der Zentralen Ausgleichsstelle als systematischer Benutzer der AHVN13 anerkannt. Der Zugang zu UPIViewer ist somit mit Ihrem Arbeitgeber verknüpft, und bei Arbeitgeberwechsel verlieren Sie das Recht, ihn zu benützen. Wenn Ihr neuer Arbeitgeber von der Zentralen Ausgleichsstelle als systematischer Benutzer anerkannt ist, können Sie nach dem Standardverfahren einen neuen Antrag auf Zugang zu UPIViewer stellen. Andernfalls muss Ihr Arbeitgeber vorher als systematischer Benutzer der AHVN13 gemeldet werden (siehe Abschnitt Systematische Verwendung der AHVN13 ). 3.b Suche 35 Die gesuchte Person hat einen zusammengesetzten Namen. Was muss ich bei der Suche eingeben? Um eine Person mit einem mehrteiligen Familiennamen zu suchen, empfehlen wir Ihnen, eine erste Suche mit dem Ihnen bekannten zusammengesetzten Namen durchzuführen. Führt diese Suche zu keinem Ergebnis, empfehlen wir Ihnen, die Suche nach einzelnen Teilnamen der Person bis zum erfolgreichen Abschluss Ihrer Suche durchzuführen. 36 Eine Suche anhand der Personalien misslingt. Was muss ich tun? Mehrere mögliche Gründe: Ihre Daten zur gesuchten Person weichen von den in UPI erfassten Daten ab: Vergewissern Sie sich, dass die Ihnen zur Verfügung stehenden Daten richtig sind, indem Sie sie mit einem amtlichen Ausweis vergleichen (Kopie des Reisepasses, Kopie der Identitätskarte, Heimatschein oder Aufenthaltsbewilligung). Wenn die Suchdaten richtig sind, wird die Bearbeitung je nach Staatsangehörigkeit der Person unterschiedlich fortgesetzt. Schweizerische Staatsangehörigkeit: o Die Person wird nach Kenntnisnahme der Geburt durch das Zivilstandsamt vom Register Infostar an UPI gemeldet. Die Meldefrist beträgt in der Regel einige Werktage, zu denen in gewissen Fällen bei Bedarf 5 Tage für eine manuelle Bearbeitung durch die ZAS hinzukommen. In Ausnahmefällen FAQ UPI-v1.36-de 10/14

11 o kann es bis zu 30 Tagen dauern, bis die Meldung vom Zivilstandsamt bei der ZAS eintrifft. Grundsätzlich müssen 100 % der Schweizer, die auf Schweizer Boden geboren und älter als 30 Tage sind, eine AHVN13 in UPI besitzen. Steht eine AHVN13 30 Tage nach der Geburt auf Schweizer Boden in UPI noch nicht zur Verfügung, melden Sie diese Unregelmässigkeit dem Kundendienst UPI zusammen mit einer Kopie des entsprechenden Nachweises (Geburtsurkunde). Ausländische Staatsangehörigkeit, wohnhaft in der Schweiz: Ausländer mit geregeltem Aufenthalt von mehr als 4 Monaten o Besitzt die Person eine Aufenthaltsbewilligung für mehr als 4 Monate, so erfolgt die Meldung an UPI durch das Register ZEMIS/SYMIC, wenn die Bewilligung vom Kanton bearbeitet wird. Die Prozedur kann bis zu 2 Monate dauern. Die AHVN13 wird zusammen mit der Kopie der Aufenthaltsbewilligung an die Gemeinde weitergeleitet. Die AHVN13 steht erst ab diesem Zeitpunkt in UPI zur Verfügung. o Handelt es sich um eine Geburt in der Schweiz, so wird das Kind durch das Register Infostar gemeldet, sobald die Geburt dem Zivilstandsamt bekannt ist (siehe Fall Schweizerische Staatsangehörigkeit oben). Steht die AHVN13 nach Empfang der Aufenthaltsbewilligung noch nicht zur Verfügung, melden Sie diese Unregelmässigkeit dem Kundendienst ZEMIS/SYMIC zusammen mit der Aufenthaltsbewilligung und der ZEMIS/SYMIC-Nummer. Ausländer andere Situationen o Handelt es sich um eine Kurzaufenthaltsbewilligung oder um einen nicht bewilligungspflichtigen Aufenthalt, kann die Meldung an UPI von einer AHV- Ausgleichskasse oder einer Krankenkasse vorgenommen werden. Die AHVN13 wird in diesem Zeitpunkt vergeben. Im Normalfall steht die AHVN13 nach rund 4 Monaten in UPI zur Verfügung. Sind 4 Monate vergangen oder ist die Zuweisung der AHVN13 dringlich und die Nummer in UPI noch nicht vorhanden, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst UPI und reichen Sie ihm eine Kopie eines amtlichen Ausweises ein. Asylbewerber o Personen in einem Asylverfahren werden, sobald die Dossiers vom SEM bearbeitet werden, via ZEMIS/SYMIC an UPI gemeldet. Die AHVN13 dieser Personen stehen in UPI normalerweise ab dem Moment zur Verfügung, in dem diese Personen an die Kantone vermittelt werden. Wurde die Person bereits an einen Kanton vermittelt und ist die AHVN13 noch nicht in UPI vorhanden, melden Sie dies bitte dem Kundendienst ZEMIS/SYMIC. FAQ UPI-v1.36-de 11/14

12 37 Bei einer Suche anhand der AHVN13 erhalte ich die Fehlermeldung Diese AHVN13 wurde annulliert. Was muss ich tun? Die AHV-Nummer in Ihrem Besitz wurde annulliert, da festgestellt wurde, dass sie (aus Versehen) mehreren Personen zugeteilt wurde. Es wurde für Abhilfe gesorgt und jeder betroffenen Person eine neue Nummer zugeteilt. Um diese neue Nummer zu erhalten, müssen Sie unter Verwendung der Personalien unbedingt eine Suche im UPIViewer durchführen. Sobald die Person mit genügender Sicherheit identifiziert ist, müssen Sie ihre neue AHVN13 aufrufen und sie ab sofort anstelle der alten verwenden. Jedes Vorkommen der annullierten AHV-Nummer muss durch die neue Nummer in Ihren Informationssystemen ersetzt werden. Wenn die annullierte AHVN13 auf einem Datenträger aufgeführt ist, wird dringend empfohlen, dem Aussteller des Datenträgers mitzuteilen, dass er die AHVN13 in seinem Register aktualisieren und dem Besitzer des Datenträgers eine aktualisierte Version zustellen muss. 38 Ist es möglich, eine Suche mit Platzhaltern (Wildcards) durchzuführen? Generell können bei der Suche in UPI (via UPIViewer oder via UPIServices) keine Platzhalter verwendet werden (Wildcards). Diese Vorgehensweise ist bewusst gewählt, um keine Suche mit zu vagen Kriterien, die zu einer falschen Verbindung der AHVN13 mit einer anderen Person führen könnten, zu erlauben. Wir empfehlen jedem UPI-Benutzer dringend, sich die offiziellen Personenidentifikationsdaten zu beschaffen, um eine Suche durchzuführen. 4 UPIServices 39 Was ist UPIServices und worin unterscheidet es sich vom UPIViewer? UPIServices gibt Zugang einerseits zu einem Echtzeit-Abfragesystem über Internet (WebService), das eine punktuelle Abfrage, gefolgt von einer sofortigen Rückantwort durch die Client- Anwendung (Synchronmodus), ermöglicht; andererseits zu einem Abfragesystem im Asynchronmodus (vom Typ Batch), das für grosse Abfragemengen bestimmt ist. Wenn das Abfragevolumen 100 aufeinander folgende Fälle übersteigt, ist die Benutzung des Batch-Modus obligatorisch. 40 Kann man einen Zugang zu UPIServices ohne Weiteres beantragen? Nein, zuerst muss man als systematischer Benutzer der AHVN13 gemeldet und als solcher von der ZAS anerkannt worden sein. 41 Für wen ist UPIServices bestimmt? UPIServices ist für Einrichtungen bestimmt, die Zugang zu einer grossen Datenmenge aus der UPI-Datenbank wünschen oder mehreren Benutzern mit nur einem Netzzugang die gleichzeitige Verbindung ermöglichen möchten. Der Dienst FAQ UPI-v1.36-de 12/14

13 erfordert jedoch vom Nutzer die Einrichtung einer entsprechenden Verwaltungsschnittstelle. 42 Benötige ich einen Zugang zu UPIViewer, UPIServices oder beiden Anwendungen zugleich? Wenn die Angestellten Ihrer Organisation UPI nur sporadisch und in Einzelfällen abfragen müssen, genügt in der Regel ein individueller Zugang zur Schnittstelle UPIViewer. Wenn Sie den Zugang zu UPI in die eigenen Informationssysteme Ihrer Organisation integrieren möchten, um beispielsweise die Daten in UPI automatisch aufzurufen, sobald eine AHVN13 in ein Feld einer Eingabemaske eingefügt wird, benötigen Sie einen Zugang zu UPIServices. UPIServices ist im Übrigen die einzige Schnittstelle, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Pflicht zum regelmässigen Abgleich aller Ihrer Versichertennummern und Personendaten mit UPI zu erfüllen (nach Art. 134 quinquies Abs. 2 AHVV) 43 Ist der Zugang zu UPIServices gebührenpflichtig? Nein. Die Kosten der für die Nutzung des UPIServices notwendigen Entwicklungen sind allerdings von der Stelle zu tragen, die den Zugang beantragt. 44 Das erhaltene Passwort funktioniert nicht. Was tun? Kontaktieren Sie bitte unseren Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte: Dienst für die Verwaltung der Zugangsrechte 5 UPI-Dokumentation 45 Wo kann ich eine allgemeine Dokumentation über UPI finden? Die allgemeine Dokumentation zu UPI ist auf der Seite Dokumentation unserer Website verfügbar ( > Die ZAS > Zentrale Ausgleichsstelle ZENT > UPI > Dokumentation). 46 Wo kann ich eine Dokumentation über die Web-Abfrageschnittstelle von UPI (UPIViewer) finden? Eine solche Dokumentation gibt es nicht. Diese Schnittstelle ist selbsterklärend und erfordert daher kein Handbuch. 47 Wo kann ich die Dokumentation über die Dienstleistungen des Web- Abfragesystems von UPI (UPIServices) finden? Die Spezifikationen der UPIServices sind auf der Website der Zentralen Ausgleichsstelle verfügbar: Spezifikationen UPIServices. FAQ UPI-v1.36-de 13/14

14 48 Wie lautet die Kontaktadresse des Kundendienstes UPI? Die Kontaktadresse lautet (siehe auch Kundendienst UPI). 49 Wie lautet die Kontaktadresse des Kundendienstes ZEMIS/SYMIC? Die Kontaktadresse lautet 50 Wo finde ich das Formular Z1 Mutationsmeldung an das Staatssekretariat für Migration? Das Formular Z1 finden Sie auf der Website des SEM (Zugang passwortgeschützt): Es ist auch bei den Gemeinden erhältlich. FAQ UPI-v1.36-de 14/14