FOCONIS Gruppenkalender. (Terminsteuerung und zentrale Einsatzplanung)

Transkript

1 FOCONIS Gruppenkalender (Terminsteuerung und zentrale Einsatzplanung)

2 Eine Frage an Sie... Wie schnell können Sie Termine mit einer Gruppe von Fach- oder Führungskräften organisieren? Haben Sie jederzeit Transparenz über die Aktivitäten der einzelnen Fachgruppen auf Tages-, Wochen- oder auch Monatsebene? Können Sie Zugriffe der Mitarbeiter auf Kalender und Termine anderer uneingeschränkt zentral verwalten?

3 Leistungsmerkmale Einfache und übersichtliche Verwaltung von Terminen mehrerer Personen oder Gruppen Individuelle Zugriffsrechte schützen die persönlichen Kalender der Teilnehmer Schneller Überblick über alle Termine (Tag, KW, Mitarbeiter) Schnelle Suche nach freien Terminen, blocken von Terminen durch dummy-user Termineingabe für einen oder mehrere Mitarbeiter möglich mit Mail-Avis Kalenderansichten und Einträge kompetenzgeschützt Wir haben das Druckproblem im Notes-Kalender gelöst (= Auswertung Wochenkalender)

4 Zusatznutzen Farbkodierung zur besseren Unterscheidung der Teilnehmer und Einträge Individuelle Lese-, Eintragungs- und Löschrechte über die Gruppenmitglieder hinaus, z. B. für Bereichsleiter, Sekretariat, Telefonservice-Center Schutz privater Einträge Zentrale Einsatzsteuerung im Vertrieb Zentrale Konfiguration der Rechte, keine lokalen Freigabe- Einstellungen bei den Benutzern mehr notwendig! Filterung der Kalenderansicht möglich

5 Zusatznutzen Kombination mit FOCONIS Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung Eigene Bilder für Benutzer-Icons, Übersichts-Icons und Feiertags-Icons verwendbar Import der Verfügbarkeitszeiten aus den Mitarbeiter- Kalendern (Warnung, wenn ein Mitarbeiter zur gewünschten Zeit nicht verfügbar ist)

6 Wochenansicht

7 Kalenderansicht / Filterung nach Gruppen Filterung der Kalenderansicht: Workaround, Gruppenkalender für einzelne Personen erstellen zu müssen, fällt weg Gruppen-Auswahl:

8 Neuer Kalendereintrag

9 Erstellung wie gewohnt

10 Freie Zeit - Suche Flexible Suche von freien Zeiträumen mit Anzeige der angrenzenden Termine z. B. um Reisezeiten zu berücksichtigen

11 Wochenkalender

12 Kalender konsultieren

13 Übersichten und Auswertungen Wechsel zwischen der Darstellung mit Symbolen, Balkenauslastungsanzeige und kategorieabhängige Hintergrundfarbe möglich

14 Die Aktivierung und Konfiguration erfolgt in den DB- Grundeinstellungen. Darstellungsform "kategorieabhängige Hintergrundfarbe": Damit ist es beispielsweise möglich, eine Einsatzplanung etc. vorzunehmen.

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17 Tagesübersicht nach Gruppe

18 Tagesauslastung

19 Kalenderübersicht einzeln

20 nach Name Terminlisten / Wochenpläne nach Datum (chronologisch)

21 aktuelle Kalenderwoche nach Ressourcen

22 Termine übertragen

23 Gruppen / Personen verwalten

24 Zusatznutzen Anbindung an FOCONIS Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung automatische Eintragung von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreise, u.v.m.)

25 Feiertage zentral eintragen

26 Eigene Ansichten Eigene Ansichten können eingebunden werden

27 Ansicht "Gruppenzugehörigkeit" (zeigt nach Benutzer sortiert, in welchen Gruppen dieser Benutzer enthalten ist) Hintergrundfarben für die einzelnen Wochentage sind einstellbar

28 Konfigurieren

29 Zugriffsschutz und Darstellung

30 Nachteile der internen Gruppenkalenderfunktion von Notes Um mehr als nur die geblockte und freie Zeit eines Mitarbeiters zu sehen, muss man jeden Mitarbeiter doppelklicken. Man bekommt die Einträge aber nur angezeigt, wenn jeweils Leserechte vergeben sind. Keine zentrale Administration, der Notes-interne Gruppenkalender muss bei jedem Benutzer einzeln eingestellt werden. Nur zur Ansicht von Terminen, Einträge sind nicht möglich

31 Kontakt FOCONIS AG Furtgasse Vilshofen an der Donau Telefon: Fax: FOCONIS AG Gottfried-Hagen-Str Köln Telefon: Fax: info@foconis.de Die in diesem Dokument erwähnten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer.