Benutzeranleitung Erfassung der mündlichen Noten und Nichtteilnahmen Version: 1.0. Seite 1 von 15 1

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1 Benutzeranleitung Erfassung der mündlichen Noten und Nichtteilnahmen Version: 1.0 Seite 1 von 15 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 1.1 Druck der Ergebnisliste und Zeitpunkt der Erfassung Druck der Meldeliste, Meldebestätigung und Bewertungsliste MK Frühester Zeitpunkt der Eingabe der mündlichen Noten 4 2. Checkliste zur Eingabe der mündlichen Prüfungsergebnisse/ Nichtteilnahmen in DSD- Online 2.1 Vor Prüfungsbeginn Nach Prüfungsbeginn Nach der Übermittlung der mündlichen Noten/ Nichtteilnahmen melden Entscheidung über die Genehmigung einer Wiederholungsprüfung bzw. Nachprüfung durch die KMK Vorbemerkung Nichtteilnahme an der mündlichen Prüfung Nichtteilnahme an der schriftlichen Prüfung Wiederholungsprüfung Nachprüfung 3.1 Antrag auf Nachprüfung Vorraussetzungen Status des Kandidaten (systemseitig) Wiederholungsprüfung 13 Abbildungsverzeichnis Abb. I Druck der Ergebnislisten 3 Abb. II Anmeldedialog 4 Abb. III Beauftragte / Vorsitzende aufrufen 5 Abb. IV Dialog Verwaltung / Prüfungsbeauftragte(r)/- vorsitzende(r) 6 Abb. V Dialog DSD Druckausgaben 7 Abb. VI Meldedaten erfassen / ändern aufrufen 8 Abb. VII Dialog Meldedaten erfassen / ändern 8 Abb. VIII Dialog Meldedaten erfassen / ändern Sonderfall Nichtteilnahme 9 Abb. IX Sonderfall Nichtteilnahme 10 Bundesverwaltungsamt Seite 2 von 15

3 1. Einleitung Auch mit der Einführung der Stufenprüfung ändert sich am grundsätzlichen Prinzip der Übermittlung mündlicher Prüfungsergebnisse nichts. Die entsprechenden Eingabefelder wurden lediglich an das neue Prüfungsformat angepasst. Gleiches gilt auch für die Übermittlung der schriftlichen Prüfungsteile bzw. die Meldung von Nichtteilnehmern. Auch hier ist das Verfahren gleich geblieben. Die Feldbezeichnungen wurden innerhalb der Anwendung an das neue Prüfungsformat angepasst. Die nachfolgende Anleitung listet die einzelnen Schritte zur Erfassung und Freigabe der mündlichen Prüfungsergebnisse, sowie der (Nicht-)Teilnahmen in DSD-Online in chronologischer Reihenfolge auf. 1.1 Druck der Prüfungsergebnisliste und Zeitpunkt der Erfassung Generelles: Nach Zulassung der Kandidaten durch die KMK, befinden sich die Kandidaten bis zum 1. Tag der Prüfung im Status zugelassen. Ab dem 2. Tag der Prüfung wechselt dieser Status automatisch für alle bis zu diesem Zeitpunkt zugelassenen Kandidaten in wartet auf Auswertung. HINWEIS: Dass der Statuswechsel erst am 2. Tag der Prüfung erfolgt, ist insofern unproblematisch, weil in der Regel am 1. Tag die schriftliche Prüfung abgenommen wird und deshalb frühestens am 2. Tag mit der Erfassung der mündlichen Noten begonnen wird. 1.2 Druck der Ergebnisliste für MK Nach dem Meldeschluss können sowohl die Prüfungsleiter, als auch die Prüfungsbeauftragten- /vorsitzenden über den Menüpunkt Druckausgabe eine so genannte Bewertungsliste MK ausdrucken. Diese Liste beinhaltet die Meldedaten der zur Prüfung zugelassenen Kandidaten. Sie bietet darüber hinaus die Möglichkeit, zu jedem Kandidaten die (Teil-) Ergebnisse der mündlichen Prüfung einzutragen. Abb.I Bundesverwaltungsamt Seite 3 von 15

4 Diese Liste kann somit vor Prüfungsbeginn ausgedruckt und an die beteiligten Prüfer weitergeleitet werden. In die Prüfungsergebnisliste können die während der Prüfung erzielten Ergebnisse je Kandidat eingetragen werden. 1.3 Frühester Zeitpunkt der Eingabe mündlicher Ergebnisse Da die mündliche Prüfung in der Regel frühestens am 2. Tag des Prüfungszeitraums beginnt, ist die Eingabemaske ab diesem Zeitpunkt freigeschaltet, so dass Sie dann mit der Erfassung beginnen können. Nach dem Prüfungsende werden die Ergebnisse von der Ergebnisliste nach DSD-Online übertragen. Die dazu erforderlichen Schritte werden Ihnen in nachfolgender Checkliste kurz dargestellt. Bundesverwaltungsamt Seite 4 von 15

5 2. Verfahren zur Eingabe der mündlichen Prüfungsergebnisse/Nichtteilnahmen in DSD-Online 2.1. Vor Prüfungsbeginn ( für Prüfungsleiter!) 1. Melden Sie sich unter mit dem vom Meldeverfahren bekannten Login-Daten an. Abb. II 2. Prüfen Sie über den Menüpunkt DSD/Verwaltung/Prüfungsbeauftragte bzw. Prüfungsvorsitzende, ob Sie für die Eingabe der mündlichen Noten genügend Prüfungsvorsitzende administriert haben. Bundesverwaltungsamt Seite 5 von 15

6 Abb. III In dieser Maske haben Sie nun die Möglichkeit die Berechtigung für die bereits eingetragenen Prüfungsbeauftragten zu erweitern oder Benutzerkonten für neue Prüfungsbeauftragte zu erstellen. 3. Legen Sie ggf. neue Benutzerkonten für die Prüfungsvorsitzenden an. Denken Sie bitte daran, dem Prüfungsvorsitzenden mindestens eine Schule zuzuordnen. Um eine Schule zuzuordnen rufen Sie bitte die Maske DSD Prüfungsschulen auswählen über den Button auf. Des Weiteren sollten Sie überlegen, ob der neue Benutzer lediglich Aufgaben als Prüfungsvorsitzender (Erfassung der Meldedaten) oder zusätzlich auch noch die Aufgaben eines Prüfungsbeauftragten wahrnehmen soll. Den Umfang der Berechtigungen legen Sie über die v.g. Auswahlmöglichkeiten im Feld Aufgaben fest. Bundesverwaltungsamt Seite 6 von 15

7 Abb. IV HINWEIS 1: Bitte beachten Sie, dass Sie den Button Hinzufügen betätigen müssen, nach dem Sie Neueintragungen vorgenommen haben, um diese zu speichern. HINWEIS 2: Sie können die Aufgaben jeder Zeit erweitern oder wieder zurücksetzen. Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihre Eingaben jedes Mal mit dem Button Ändern abspeichern müssen! HINWEIS ZUR KENNWORTVERGABE 1: Die ZfA vergibt Kennwörter an die Prüfungsleiter, die ausschließlich aus Ziffern bestehen. Die Kennwörter für Prüfungsbeauftragte und vorsitzende können dagegen grundsätzlich frei gewählt werden. HINWEIS ZUR KENNWORTVERGABE 2: Wenn Sie für Prüfungsbeauftragten/-vorsitzenden das Kennwort zurücksetzen, denken Sie bitte daran diesem mitzuteilen, dass bei der erstmaligen Anmeldung des Prüfungsbeauftragten/-vorsitzenden dieser aufgefordert wird ein neues, persönliches Kennwort zu vergeben. Bundesverwaltungsamt Seite 7 von 15

8 4. Druck der Meldeliste, Meldebestätigung und Bewertungsliste MK Rufen Sie dazu das Menü Druckausgaben auf und wählen Sie eine Schule, eine Prüfung oder eine Gruppe aus. Betätigen Sie nun den Button Suchen. Ihnen werden den Suchkriterien entsprechend eine oder mehrere Schulen, eine Prüfung oder eine Gruppe angezeigt. Markieren Sie jetzt die gewünschte(n) Schulen, Prüfung oder Gruppe aus. Die Buttons Bewertungsliste MK, Meldebestätigung und Meldeliste werden nun aktiv. Um die Buttons Meldeliste und Bewertungsliste MK betätigen zu können, müssen Sie vorher eine Schule und eine Prüfung auswählen. Sie können die erstellte(n) Liste(n) nun ausdrucken oder lokal abspeichern. Es öffnet sich folgende Maske: Abb. V Wählen Sie eine Prüfung und eine Schule, um den Button Bewertungsliste MK zu aktivieren (zusätzlich können Sie noch eine Gruppe mit angeben, um die Suche zu konkretisieren). Betätigen Sie anschließend den Button, um sich die einzelnen Kandidaten anzeigen zu lassen. Sie können sich nun neben der Bewertungsliste MK auch die Meldebestätigung und Meldeliste ausdrucken lassen oder diese lokal abspeichern. Bundesverwaltungsamt Seite 8 von 15

9 HINWEIS: Sie haben die Möglichkeit die Listen individuell für jede Prüfungsgruppe zusammenzustellen. Dazu müssen Sie zuerst eine entsprechende Schule und Prüfung auswählen und anschließend den Button MK bearbeiten betätigen. In der Folgemaske haben Sie dann die Möglichkeit einzelne Kandidaten zu Markieren (Strg+ linker Mausklick) und anschließend über den Button Drucken die Ergebnisliste zu erstellen. Diese Liste kann ausgedruckt oder lokal abgespeichert werden. Bundesverwaltungsamt Seite 9 von 15

10 2.2 Nach Prüfungsbeginn ( für Prüfungsleiter und Prüfungsvorsitzende ) Übertragen Sie zeitnah die auf der Ergebnisliste notierten Prüfungsergebnisse bzw. die Nichtteilnahmen in DSD-Online. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie den Menüpunkt Ergebnis MK erfassen/ändern auf. Abb. VI Es wird folgende Maske geöffnet: Bundesverwaltungsamt Seite 10 von 15

11 Abb. VII 2. Markieren Sie nun eine Schule aus der Liste und betätigen Sie den Button Erfassen/Ändern... In der sich nun öffnenden Maske werden Ihnen die Kandidaten der markierten Schule angezeigt. - Abbildung siehe unten - Durch das Markieren eines Schülers werden Ihnen im unteren Bereich die bereits erfassten Informationen dieses Kandidaten angezeigt. 3. Der Prüfungsteil MK sollte sich jetzt im Status wartet auf Erfassung befinden. Markieren Sie einen Kandidaten im oberen Bereich und wechseln Sie in das Register Ergebnis MK. Bundesverwaltungsamt Seite 11 von 15

12 Abb. VIII In diesem Register tragen Sie für jeden Kandidaten die mündlichen Ergebnisse ein. 3. Speichern Sie die eingegebenen Daten über den Button Hinzufügen ab. Das Speichern ist nur möglich, wenn alle Eingabefelder vollständig erfasst und mit Werten gefüllt wurden, die innerhalb des Wertebereichs liegen. 4. Haben Sie alle Prüfungsergebnisse auf diese Art und Weise erfasst, sollten Sie diese nochmals auf deren Richtigkeit überprüfen. Der Status des Prüfungsteils MK ist jetzt erfasst/geändert durch Prüfungsleiter bzw. Prüfungsvorsitzenden. Sonderfall Nichtteilnahme: Zur Kennzeichnung der Nichtteilnahme eines Kandidaten an einem Prüfungsteile, müssen Sie in das Register Nichtteilnahme wechseln. Bundesverwaltungsamt Seite 12 von 15

13 Abb. IX Markieren Sie bitte hier den/die Prüfungsteil/-e, an dem/denen der Kandidat nicht teilgenommen hat. Geben Sie bitte zusätzlich den Grund der Nichtteilnahme an und übersenden die entsprechenden Nachweise zeitnah an die KMK. HINWEIS 1: Die Prüfungszeit, sowie das vom Kandidaten vorbereitete Thema werden nicht in der Datenbank abgespeichert und müssen deshalb nicht im Onlineformular erfasst werden. HINWEIS 2: Der Wertebereich der einzelnen Kriterien wird Ihnen angezeigt, wenn Sie den Cursor längere Zeit im Eingabefeld (z.b. Inhalt) positionieren. 5. Anschließend müssen Sie die mündlichen Ergebnisse sowie die Nichtteilnahme freigeben. a) Freigabe durch den Prüfungsvorsitzenden: Der Prüfungsvorsitzende kann auch einzelne Datensätze freigeben, wenn vorher die entsprechenden Kandidaten markiert wurden. Sofern keine Kandidaten markiert wurden, können alle bis dahin erfassten Datensätze freigegeben werden. Nach der Freigabe ist eine Überarbeitung durch den Prüfungsvorsitzenden nicht mehr möglich. b) Freigabe durch den Prüfungsleiter: Der Prüfungsleiter prüft seinerseits die vom Prüfungsvorsitzenden erfassten Daten und gibt diese (ggf. nach entsprechender Änderung) frei. Der Prüfungsleiter kann nur die kompletten Daten einer Schule freigeben. Außerdem ist es in jedem Fall erforderlich, dass der Prüfungsvorsitzende die von ihm erfassten Daten zuvor freigegeben hat. Nach der Freigabe durch den Prüfungsleiter ist eine Überarbeitung der Daten nicht mehr möglich. WICHITG! Über das Register Nichtteilnahme werden für alle Prüfungsteile etwaige Nichtteilnahmen gemeldet. Die Erfassung der Nichtteilnahmen ist nur dann möglich, wenn zuvor erfasste Prüfungsergebnisse (oder Nichtteilnahmen anderer Prüfungsteile) noch nicht freigegeben worden sind. Bundesverwaltungsamt Seite 13 von 15

14 6. Anschließend werden sämtliche Kandidaten im Status freigegeben durch Prüfungsleiter angezeigt. Die Eingabe und Übersendung der mündlichen Prüfungsergebnisse bzw. die Meldung der Nichtteilnehmer ist damit abgeschlossen. 2.3 Nach der Übermittlung der mündlichen Noten/Nichtteilnahmen an die ZfA über DSD-Online 1. Der Prüfungsvorsitzende reicht die Prüfungsergebnisliste(n) an den Prüfungsleiter zum dortigen Verbleib weiter. 2. Die über die mündliche Prüfung zu fertigende Niederschrift wird über den Prüfungsleiter an die KMK weitergeleitet. 3. Für Nichtteilnehmer: Übersendung antragsbegründeter Unterlagen (z.b. Atteste) an die KMK zwecks Entscheidung über eine Nachprüfung/Wiederholungsprüfung. 2.4 Entscheidung über die Genehmigung einer Wiederholungsprüfung bzw. Nachprüfung durch die KMK Vorbemerkung Grundsätzlich muss unterscheiden werden zwischen der Nichtteilnahme an der mündlichen Prüfung und der Nichtteilnahme an der schriftlichen Prüfung Nichtteilnahme an der mündlichen Prüfung Bitte beachten Sie, dass Kandidaten, die aus einem wichtigen Grund nicht an der mündlichen Prüfung teilnehmen können, innerhalb des Prüfungszeitraums erneut geprüft werden können. Bitte kennzeichnen Sie solche Kandidaten keinesfalls als Nichtteilnehmer in DSD-Online. Stattdessen stellen Sie organisatorisch den 2. Prüfungstermin innerhalb des Prüfungszeitraums sicher und übermitteln anschließend die Ergebnisse der mündlichen Prüfung per DSD-Online. Eine Freigabe der übrigen Ergebnisse durch den Prüfungsleiter erfolgt solange nicht. Warten Sie deshalb mit der Freigabe der Prüfungsergebnisse für die übrigen Kandidaten. Falls der Termin nicht innerhalb des Prüfungszeitraums zu Stande kommt, melden Sie die Nichtteilnahme an der mündlichen Prüfung. Es gelten dann die nachfolgend beschriebenen Regelungen zur Nachprüfung bzw. Wiederholungsprüfung. Bitte denken Sie in jedem Fall daran, die mündlichen Ergebnisse bzw. die Nichtteilnahmen spätestens unmittelbar nach Ende des Prüfungszeitraums freizugeben Nichtteilnahme an schriftlicher Prüfung!!ACHTUNG!! Da die schriftliche Prüfung in der Regel zu erst stattfindet, können Sie die Nichtteilnehmer für die Prüfungsteile HV, LV und SK systemseitig erst dann speichern, wenn die mündlichen Ergebnisse vorliegen (also erst nach Ablauf der mündlichen Prüfung). HINWEIS: Sofern Sie zuerst die, mündliche Prüfung abnehmen, warten Sie bitte mit der Freigabe der Ergebnisse, bis die schriftlichen Prüfungen stattgefunden haben, sodass Sie Kandidaten, die an den Prüfungsteilen HV, LV und/oder SK nicht teilgenommen haben als Nichtteilnehmer melden können. Bitte geben Sie die Ergebnisse der mündlichen Prüfung bzw. die Nichtteilnahmen erst nach Beendigung des letzten Prüfungsteils frei! Wiederholungsprüfung Bundesverwaltungsamt Seite 14 von 15

15 Nach Freigabe der Ergebnisse/Nichtteilnahmen prüft die ZfA im Rahmen der Eingangskontrolle für jeden Kandidaten, ob die Ergebnisbögen für die Prüfungsteile HV und LV eingegangen sind und der Prüfungsteil SK übersandt wurde. Nichtteilnehmer: Wurde die Nichtteilnahme für mindestens einen schriftlichen Prüfungsteil von Ihnen gemeldet, wird dies im Rahmen der Eingangskontrolle geprüft und ggf. bestätigt. Sollten trotz gemeldeter Nichtteilnahme eines Kandidaten Prüfungsunterlagen eingehen, wird sich die ZfA mit dem Prüfungsleiter in Verbindung setzen. Nach erfolgter Eingangskontrolle wird die KMK über die Genehmigung der Nichtteilnahme entscheiden. Je nachdem an welchem Prüfungsteil der Kandidat nicht teilgenommen hat, sind folgende Fallkonstallationen denkbar: Sofern der Teilnehmer nur an der mündlichen Prüfung nicht teilgenommen hat, kann die KMK unmittelbar nach der Freigabe der mündlichen Ergebnisse über die Nichtteilnahme entscheiden. Gleiches gilt, sofern der Kandidat an keinem der schriftlichen Prüfungsteile (HV, LV und SK) teilgenommen hat und die mündlichen Ergebnisse freigegeben worden sind. Sofern sich aber die Nichtteilnahme nur auf maximal 2 der schriftlichen Prüfungsteile (z.b. HV und LV) beziehen sollte, kann die KMK erst über die Nichtteilnahme entscheiden, wenn der Eingang der übrigen Prüfungsunterlagen von der ZfA bestätigt werden kann. Die KMK wird dann zeitnah über die Wiederholung der Prüfung entscheiden. 3. Nachprüfung 3.1. Sofern ein Kandidat an mindesten einem Prüfungsteil verhindert war und in diesem Falle der mündlichen Prüfung eine Nachprüfung innerhalb des Prüfungszeitraums nicht möglich war kann mit einem formlosen Antrag (z.b. per Mail) bei der KMK eine Nachprüfung beantragt werden. 3.2 Voraussetzungen Die Nachholprüfung kann innerhalb von 6 Wochen nach Ende des regulären Termins stattfinden. 3.3 Systemseitig wird der Kandidat so gestellt, als hätte er an der ursprünglichen Prüfung teilgenommen.die Erfassung der Ergebnisse kann aber nur noch über die ZfA erfolgen. Deshalb sind die Ergebnisse der mündlichen Prüfung, sowie die Antwort- und Ergebnisbögen der schriftlichen Prüfungsteile direkt an die ZfA zu senden. 4. Wiederholungsprüfung Entscheidet die KMK aufgrund der vorgelegten Nachweise, dass der Kandidat die Prüfung wiederholen darf und verzichtet der Teilnehmer auf die (sofortige) Nachprüfung, kann dieser erst wieder zum darauf folgenden Prüfungstermin angemeldet werden. Bundesverwaltungsamt Seite 15 von 15