Anforderungsprofil Einkaufssoftware

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1 Anforderungsprofil Einkaufssoftware Die folgende Liste der wichtigsten Leistungsmerkmale ermöglicht es Ihnen, ein bestehendes Einkaufssystem zu prüfen oder ein Pflichtenheft für eine neue Einkaufssoftware zu erstellen: 1. Verwaltung der Basisdaten - Lieferantenstamm Stammdaten für die Bestellbearbeitung und Bestellüberwachung Informationen über Lieferanten-Artikel Lieferanten-Einkaufspreise, Staffelpreise, Fremdwährung, Zu-und Abschläge, Konditionen Lieferantenbewertung Zugriff über Match-Codes Zugriff über Sachmerkmalleiste Lieferanten-Kreditoren Lieferantenbewertung Zusatzanschriften - Anbieterstamm Stammdaten für Anfragebearbeitung und Bezugsquellennachweis Informationen über Anbieter-Artikel Anbieter-Einkaufspreise, Staffelpreise, Fremdwährung, Konditionen Übernahme des Anbieters als Lieferant - Artikel-, Teile- und Materialstamm Stammdaten für die Bestellbearbeitung Zugriff über Match-Codes Zugriff über Sachmerkmal-Leiste Fremdsprachenbezeichnungen Aufbau eigener Match-Codes Je Werk/Lager abweichende Artikelinformationen

2 Artikel-Standardpreise - Artikel-Varianten Artikel können in Unterartikel mit eigener Bestandsführung spezifiziert werden, zum Beispiel in Farben, Größen u.a.m. - Bezugsquellennachweis Artikel/Lieferanten- bzw. Artikel/Anbieter-bezogene Einkaufsinformationen Zahlungskonditionen Preise (Fremdwährung, Staffelpreise, Zu- und Abschläge) Preisentwicklung Preisvergleich - Bonusvereinbarungen Lieferantenbonus Lieferanten/Artikel-Bonus bezogen auf Wert oder Menge und Zeitraum - Bonusüberwachung 2. Bestellanforderungsverwaltung - Bestellanforderungsverwaltung im Dialog Vorkontierung Programmgesteuerte Statusermittlung und Ablaufsteuerung - Überwachung der Bestellanforderungen 3. Bestellvorschlagsbearbeitung - Pflege der Bestellvorschläge im Dialog

3 - Quote je Lieferant - Bestellvorschlagsliste - Übernahme der Bestellvorschläge als Bestellung in die Bestelldatei Online und Batch 4. Anfrageverwaltung - Anfragebearbeitung im Dialog Zugriff auf Basisdaten von Lieferanten, Anbieter und Artikel(Bezugsquellen) Unterschiedliche Kopf-, Positions- und Fußtexte Zugriff auf Textbausteine Eine einmalig erfaßte Anfrage kann an bis zu 99 Lieferanten bzw. Anbieter versendet werden Zugriff über Match-Godes Übernahme der Bestellanforderung in eine Anfrage Überleitung der Anfrage in eine Bestellung - Ausdruck der Anfrage Online, unmittelbar aus der Anfragebearbeitung Batch, individuelle Auswahl, Sortierung und Ausdruck - Anfrageüberwachung Anfragestatus-Kontrolle - Erfassen Angebotsdaten Aktualisierung Bezugsquellennachweis - Absageschreiben Individueller Absagetext Online

4 Batch mit individueller Auswahl, Sortierung und Druck 5. Kontraktverwaltung - Kontraktbearbeitung im Dialog Zugriff auf Basisdaten von Lieferanten und Artikel Mengenkontrakte Wertkontrakte Zeitkontrakte Unterschiedliche Kopf-, Positions- und Fußtexte Zugriff auf Textbausteine Programmgesteuerte Statusermittlung und Ablaufsteuerung Zugriff über Match-Codes - Drucken der Kontrakte Online, unmittelbar aus der Kontraktbearbeitung Batch, individuelle Auswahl, Sortierung und Ausdruck - Kontrakt-Überwachung Kontraktstatus-Kontrolle 6. Bestellabwicklung - Bestellbearbeitung im Dialog Zugriff auf Basisdaten von Lieferanten und Artikel Übernahme der Kontraktdaten Vorkontierung Fremdwährung Unterschiedliche Kopf-,Positions- und Fußtexte Zugriff auf Textbausteine Übernahme der Bestellanforderung in Bestellposition Kopieren der Gesamt- beziehungsweise Teilbestellung Programmgesteuerte Statusermittlung und Ablaufsteuerung

5 Möglichkeit der Übernahme von Bestelldaten in die Stammdaten für den Bezugsquellennachweis Zugrift über Match-Codes Abfrage Bestellpositionen Abfrage Artikelverfügbarkeit - Bestellarten Normalbestellung (Lagerware, Nichtlagerware) Dienstleistungsbestellung Konsignationsbestellung Streckenbestellung Transportbestellung Lohnauftragsbestellung Beistellbestellung (für Kundenauftragsfertigung) Kontraktabruf Lieferpläne (Einteilungen nach Termin und Menge) 7. Bestellüberwachung - Erinnerung Auftragsbestätigung - Erinnerung Lieferanzeige Mahnung Lieferverzug mit bis zu 5 Mahnstufen - Bestellstatus-Kontrolle 8. Wareneingang - Dialoginformationen oder Listen über zu erwartende Wareneingänge - Sammelbuchung: Eine Buchung für alle Positionen einer Bestellung ohne Festlegung von Lagerplatz, Charge und Transporteinheit

6 - Einzelbuchung: Buchung einer Position mit Möglichkeit der Festlegung von Lagerplatz, Charge und Transporteinheit - Integration zur Lagerwirtschaft bei der Wareneingangsbuchung Lagerplatzverwaltung Lagersteuerung/Transportsteuerung Transporteinheiten - Bereitstellung der Daten für die Rechnungsprüfung - Drucken der Wareneingangsscheine - Drucken der Prüfbelege und Bereitstellung der Daten für die Qualitätssicherung - Meldung Mailbox - Automatische Meldungen an den Einkauf wenn: Einkäufer über Wareneingang informiert werden will rückständige Artikel geliefert werden - Wareneingangsjournal - Umrechnung von Mengeneinheiten (Einkauf : Lager) - Leergutverwaltung - Transporteinheiten-Belegung - Integration zur Finanzbuchhaltung 9. Rechnungsprüfung - Rechnungsprüfung im Dialog

7 Zugriff auf Basisdaten der Bestellung und des Wareneingangs - Rechnung vor Wareneingang - Zuordnung von bis zu 96 Bestellungen zu einer Rechnung - Abweichender Kreditor/Lieferant (Speditionsabrechnung) - Automatische Nebenkostenverteilung - Anzeige der Kontobewegung pro Bestellung - Anzeige der Kontobewegung pro Position - Anzeige der Bestell-Historie - Anzeige der Waren- und Rechnungseingänge - Liste Rechnungsprüfung - Integration zur Finanzbuchhaltung 10. Retouren/Reklamationen - Reklamationsbearbeitung im Dialog Reklamationen Rücksendungen Zugriff auf Basisdaten der Bestellung und des Wareneingangs - Online-Ausdruck der Reklamation - Reklamationsstatistik - Druck der Rücksendebegleitscheine

8 - Warenausgangsbuchung bei Rücksendungen 11. Einkaufs-Controlling/-Erfolgsmessung Umfangreiche Abfragen wie zum Beispiel: Preisentwicklung Preisvergleiche Bezugsquellennachweis Liefertreue Umfangreiche Auswertungen wie zum Beispiel: Lieferantenstatistik Artikelstatistik ABC-Analyse XYZ-Analyse Kennzahlen Einkaufsberichte 12. Internet-/Intranet-Anwendung (elektronischer Einkauf) Bestellabwicklung durch die Bedarfsträger Verwaltung eigener und fremder Artikelkataloge Individuelle Definition der Genehmigungswege Budgetsperren und kontrolle Workflow und Reporting offene Schnittstellen für die Anbindung an Internetmarktplätze Möglichkeit zur Durchführung von Online-Auktionen mit Lieferanten