Qualitätssicherung im Revisionsunternehmen

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1 Qualitätssicherung im Revisionsunternehmen Thomas Keel dipl. Wirtschaftsprüfer zugelassener Revisionsexperte 1 Agenda 1. Selbstbeurteilung 2. Grundlagen 3. Häufigste Mängel im QS-System 4. Abläufe im QS 5. QS 1 für KMU und Einzelpraxen 6. (externe) Nachschau 7. QS-Handbuch 8. Nächste Schritte für Sie 2 Refresher Luzern

2 1. Selbstbeurteilung 3 Selbstbeurteilung Welche Zulassung haben wir Welchen QS-Standard wenden wir an, ev. Übergangsregelung bis Welche Prüfungen führen wir durch Addition der Punktezahl Habe ich den korrekten QS-Standard bzw. darf ich von der Übergangsregelung bis profitieren 4 Refresher Luzern

3 2. Grundlagen 5 Gesetz Bundesgesetz über die Zulassung und Beaufsichtigung der Revisorinnen und Revisoren (Revisionsaufsichtsgesetz, RAG) vom 16. Dezember 2005 [ ] Verordnung über die Zulassung und Beaufsichtigung der Revisorinnen und Revisoren (Revisionsaufsichtsverordnung, RAV) vom 22. August 2007 [ ] 6 Refresher Luzern

4 Übrige Publikationen RAB Rundschreiben 1/2014 über die interne Qualitätssicherung in Revisionsunternehmen (RS 1/2014 vom 24. November 2014 Bundesrat Medienmitteilung des Bundesrates über "Längere Übergangsfrist für interne Qualitätssicherung bei Kleinstrevisoren" vom 17. August Berufsverbände EXPERTsuisse QS 1 für KMU und Einzelpraxen (Schweizer Leitfaden zur Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüfung), Ausgabe 07/2016 TreuhandSuisse Anleitung zur Qualitätssicherung bei kleinen und mittelgrossen Revisionsunternehmen diese Vorgaben sind für deren jeweilige Verbandsmitglieder verbindlich 8 Refresher Luzern

5 Aber! Wer sich in einem Prüfungsauftrag auf die Prüfungsstandards PS beruft, hat QS 1 zu erfüllen (PS 220, Tz. 2) Einzig die eingeschränkte Revision ist nach SER durchzuführen Alle Spezialprüfungen werden nach PS geprüft Kapitalerhöhung Aufwertung Überschuldung Schuldenruf... 9 Zugelassener Revisor möglich, aber mit QS 1 Gesetzliche Regelung Art. 635a OR Art. 652a Abs. 3 OR Art. 652d OR Art. 652f Abs. 1 OR Art. 670 Abs. 2 OR Art. 725 Abs. 2 OR Art. 907 OR Art. 81 Abs. 1 FusG Art. 85 Abs. 2 FusG Thema Gründungsbericht Emissionsprospekt Kapitalerhöhung aus frei verwendbarem Eigenkapital Prüfung Kapitalerhöhungsbericht Prüfung von Aufwertungen Überschuldung bzw. Aufhebung Rangrücktritt Prüfung Genossenschafterverzeichnis Fusionsbilanzen von Stiftungen Schuldenruf bei Fusion von Stiftungen 10 Refresher Luzern

6 3. Häufigste Mängel im QS-System 11 Top 5 häufigste Mängel im QS-System *) (I/III) Unabhängigkeit Keine jährliche Bestätigungsaktion vorgesehen Kreis der Personen, die eine Bestätigung einreichen müssen, zu eng gefasst Keine Kontrolle zur Einhaltung der Rotationsvorgaben Weiterbildung Keine interne Überwachung (Verweis auf Berufsverband) *) Quelle: Vortrag von Frank Schneider, Direktor der RAB, am UFS Luzern Kongress Treuhand 16./17. Juni Refresher Luzern

7 Top 5 häufigste Mängel im QS-System (II/III) Konsultation Keine oder unverbindliche Regelung zur Konsultation Überwachung/interne Nachkontrolle Keine Regelungen zur firm review Keine Regelungen und Anforderungen an file reviews Nachschau wird nicht auf jährlicher Basis durchgeführt Nachschau ausschliesslich auf ordentliche Revisionen beschränkt 13 Top 5 häufigste Mängel im QS-System (III/III) Dokumentation QS-System als Ganzes nicht dokumentiert Gelebte Abläufe und Regelungen nicht formalisiert Durchgeführte Kontrollen werden nicht dokumentiert Keiner oder inadäquater Bericht über die interne Nachkontrolle 14 Refresher Luzern

8 Zwischenfazit Stehe ich mit einem Bein im Gefängnis? Kann ich diese Auflagen alle erfüllen? Greift eine Überadministration um sich? Muss ich meine Revisionszulassung zurückgeben, wenn ich nur sehr wenige Mandate betreue? Ein klares Nein von meiner Seite QS 1: "... So verstanden ist Qualitätssicherung Selbstschutz, nicht Selbstzweck." Abläufe im QS 16 Refresher Luzern

9 In Ihrer Firma Ihr Revisionsunternehmen QS-System (Handbuch) QS Verantwortlicher oder Externer Fachmann Tägliche Arbeit Konsultation (n. Vereinbarung) Unterlagen jährliche Nachschau Update QS- System Feststellungen Vorschläge 17 Im Mandat EXPERT FOCUS 3/2016 Rollenkonzept und Qualitätskontrolle Autor: Thomas Keel Bei mittleren Revisionsfirmen werden alle Rollen innerhalb der Firma abgedeckt Bei kleineren Revisionsfirmen mit nur einer zugelassenen Person müssen Konsultation und auftragsbegleitende QS durch einen externen Fachmann abgedeckt werden 18 Refresher Luzern

10 5. QS 1 für KMU und Einzelpraxen 19 Leitfaden QS 1 Herausgeber EXPERTsuisse, Update Juni 2016 meine Ausführungen basieren auf dieser Publikation persönliche Interpretationen und Vereinfachungen im Sinne einer Autorenmeinung der Leitfaden QS 1 bleibt aber in jedem Fall die rechtliche Grundlage QS-System soll für jedes Revisionsunternehmen massgeschneidert werden können "... entsprechend muss resp. soll in kleineren Revisionsunternehmen keine komplizierte und überdimensionierte Qualitätskontrolle stattfinden." 20 Refresher Luzern

11 Elemente der QS 1. Führungsverantwortung 6. Nachschau 2. Berufliche Verhaltensanforderungen 5. Auftragsdurchführung 3. Mandats- Annahme und Fortführung 4. Personalwesen Führungsverantwortung für die Qualität innerhalb der Praxis Zielsetzungen Einhaltung der beruflichen Standards und der gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen die von der Praxis erteilten Bestätigungen und Vermerke (Revisionsberichte) sind durch angemessene Prüfungsnachweise fundiert hinterlegt die Prüfungskunden sind mit den Dienstleistungen der Praxis zufrieden Basis dafür sind motivierte Mitarbeiter Qualitätsarbeit gilt als selbstverständlich 22 Refresher Luzern

12 QS in der Firma verankern Führungsverantwortung Qualitätsorientierte interne Kultur Bestimmung eines QS-Verantwortlichen Grundhaltung zur Qualitätsarbeit in der Praxis-Werbung 23 Hinweis für Einzelpraxen (I) Führungsverantwortung hat geringere Relevanz QS-Verantwortlicher ist meist identisch mit dem Prüfungsleiter Gibt selber Arbeitsgrundlagen vor Er trägt Gesamtverantwortung Externe Person für Nachschau notwendig / Sparringpartner erforderlich 24 Refresher Luzern

13 2. relevante berufliche Verhaltensanforderungen Grundsätze Integrität Objektivität Fachkompetenz und Sorgfalt Verschwiegenheit Berufswürdiges Verhalten Aber auch innere Aufsicht Fortbildung Nachschau Umgang mit Verstössen Unabhängigkeit der Mitarbeiter 25 Hinweis für Einzelpraxen (II) keine Abweichung bei den beruflichen Verhaltensanforderungen Bei Einzelpraxen ohne weitere Fachmitarbeitende ist eine Mitwirkung bei der Buchführung nicht möglich (fehlende organisatorische Aufteilung zwischen Buchführung und Revision) 26 Refresher Luzern

14 Arbeitshilfen zu Checkliste Unabhängigkeit beim Doppelmandat 2.2 Checkliste Abklärungen zum Vorliegen einer Netzwerkstruktur 2.3 Erklärung zur berufsrechtlichen Unabhängigkeit 2.4 Erklärung zur Verschwiegenheit (für Mitarbeitende) 2.5 Verhaltensregeln IT-Systeme und Datensicherheit 2.6 Verpflichtung zur Einhaltung der IT- Verhaltensrichtlinien Annahme und Fortführung von Mandantenbeziehungen und bestimmten Aufträgen Kann ich? Kapazität zeitlich und personell Spezialwissen Darf ich? Unabhängigkeitsrisiken frei von Interessenskonflikten sonstige Ausschlusstatbestände Will ich? Reputationsrisiken Die Abgabe von Offerten für Prüfungsmandate sollte nicht ohne angemessenen Zugang zur obersten Führung erfolgen. 28 Refresher Luzern

15 Hinweis für Einzelpraxen (III) keine Abweichung bei der Mandatsannahme und/oder -weiterführung Ressourcenthema hat grössere Relevanz 29 Arbeitshilfen zu Checkliste «Mandatsannahmeprozess» 3.2 Checkliste «Mandatsfortführung» 3.3 Muster «Auftragsbestätigung bei Doppelmandaten» 3.4 Muster «Besprechungsprotokoll bei Doppelmandanten» 3.5 Checkliste «Schwellenwerte» 3.6 Checkliste «Schwellenwerte» Spezialprüfungen 3.7 Checkliste «Rücktritt» 30 Refresher Luzern

16 31 4. Personalwesen Personalrekrutierung und -bindung Kompetenz (Fähigkeiten, berufliche Ausbildung, Berufserfahrung) Motivation (Leistungsbeurteilung, Karriereplanung, Titel, Lohn, berufliche Verhaltensanforderungen) Berufliche Weiterbildung, Ausbildungskontrolle Bestimmung des Auftragsteams Anwendung der Qualitätskontrollrichtlinien (Disziplin) Belohnungssystem Einhaltung der QS-Richtlinien soll Einfluss auf die Entlöhnung haben 32 Refresher Luzern

17 Hinweis für Einzelpraxen (IV) Personalwesen hat eine geringere Relevanz in Einzelpraxen Auch der Inhaber führt eine Weiterbildungskontrolle Pflicht für Mitglieder bei EXPERTsuisse und TreuhandSuisse Fachmitarbeiter in Einzelpraxen müssen diesen Vorgaben ebenfalls nachleben (z.b. Weiterbildungskontrolle) 33 Arbeitshilfen zu Probezeitbeurteilung 4.2 Periodische Mitarbeiterbeurteilung 4.3 Mitarbeitereinsatzplanung 34 Refresher Luzern

18 5. Auftragsdurchführung Gleichmässige Qualität bei der Auftragsdurchführung mit Hilfe von Handbüchern in Papier- oder elektronischer Form, Softwaretools Überwachung der Auftragsabwicklung Verfolgung des Auftragsfortschritts Bedeutsame Sachverhalte behandeln Durchsicht Standards eingehalten, Sachverhalte betrachtet angemessene Konsultationen Schlussfolgerungen ziehen, Nachweise / Dokumentation 35 Auftragsdurchführung (II) Konsultation Einholen von Rat von Personen mit Spezialkenntnissen angemessen dokumentieren Auftragsbegleitende Qualitätssicherung bei Prüfung von kotierten Unternehmen übrige Aufträge, die von der Praxis als relevant bezeichnet werden Besprechung bedeutsamer Sachverhalte Durchsicht des Abschlusses und des Vermerks Durchsicht ausgewählter Auftragsdokumentation im Zusammenhang mit bedeutsamen Beurteilungen und der Schlussfolgerungen Einschätzung der Schlussfolgerungen zum Vermerk 36 Refresher Luzern

19 Auftragsdurchführung (III) Auswahlkriterien für die auftragsbegleitenden Qualitätssicherer erfahrener Fachmann nicht vom Mandatsleiter ausgesucht nicht an der Durchführung des Auftrags beteiligt trifft keine Entscheidungen für das Prüfteam Meinungsverschiedenheiten wie werden diese diskutiert, entschieden und dokumentiert 37 Auftragsdurchführung (IV) Auftragsdokumentation Zusammenstellung der endgültigen Auftragsakten 60 Tage nach Datum des Vermerks Vertraulichkeit, sichere Verwahrung, Integrität, Zugänglichkeit und Rückholbarkeit der Auftragsdokumentation Aufbewahrung der Auftragsdokumentation 10 Jahre Aufbewahrungsfrist Beizug externer Personen bzw. einer anderen Praxis wenn innerhalb der Organisation nicht möglich 38 Refresher Luzern

20 Hinweis für Einzelpraxen (V) Regelungen zur Auftragsdurchführung sind auch für Einzelpraxen relevant für Konsultation oder auftragsbegleitende QS Externe beiziehen Nachschau durch externen Fachmann, der mindestens die für das Mandat notwendige Zulassung haben muss Nachschau durch zugel. Revisor bei einer eingeschränkten Revision zulässig, auch wenn der Mandatsleiter zugel. Revisionsexperte ist 39 Auftragsdurchführung eingeschränkte Revision Prüfungsvorbereitung Mandatsannahme, Weiterführung Prüfungsplanung Tätigkeit und Umfeld Analytische Prüfung Beurteilung inhärente Risiken Wesentlichkeit Prüfungsdurchführung Prüfungshandlungen (Analysen, Befragungen, angemessene Detailprüfungen, Gesamturteil) Prüfungsbeendigung Schlussfolgerung, Vermerk 40 Refresher Luzern

21 Auftragsdurchführung ordentliche Revision (I) Entwicklung Prüfungsstrategie Wesentlichkeit, Analyse, dolose Handlungen, IT, IKS Identifizierung von Risiken wesentlicher falscher Darstellung in der Rechnungslegung Tätigkeit und Umfeld, Merkmale, Ziele, Strategien, Kennzahlen, Erfolgsmessung Kenntnisse des prüfungsrelevanten IKS Beurteilung der Risiken wesentlicher falscher Darstellungen in der Rechnungslegung Identifikation, Zusammenhang mit Aussagen im Abschluss, Grössenordnung, Eintretenswahrscheinlichkeit Bedeutsame Risiken 41 Auftragsdurchführung ordentliche Revision (II) Festlegung und Durchführung von Prüfungshandlungen als Reaktion auf die beurteilten Risiken Kritische Grundhaltung, Zusammensetzung Prüfteam, QS, Überraschungselemente in der Prüfung Funktionsprüfungen des IKS, aussagebezogene Prüfungshandlungen, analytische Prüfungshandlungen, Einzelfallprüfungen Dokumentation der Prüfungshandlungen und der Prüfungsfeststellungen Schlussfolgerungen und Vermerk 42 Refresher Luzern

22 Arbeitshilfen zu Checkliste «Laufende Überwachung und abschliessende Durchsicht» 5.2 Abklärungen zur Notwendigkeit einer auftragsbegleitenden Qualitätssicherung 5.3 Muster Vertraulichkeitserklärung mit angemessen qualifizierter externer Person 5.4 Muster Prüfungshandlungen auftragsbegleitende Qualitätssicherung 5.5 Muster einer möglichen Risikoklassierung der Mandate 5.6 Muster Kontrollliste Revisionsmandate 5.7 Muster Ergänzung der Auftragsbestätigung bei eingeschränkter Revision bei Bezug externer Berufsangehöriger Refresher Luzern

23 6. (externe) Nachschau 45 Grundsätzliches Für alle QS-Systeme Für Einzelpraxen ab obligatorisch, weil Übergangsfrist abgelaufen ist Für Einzelpraxen extern zu lösen durch spezialisierte Firmen wie reviosuisse gmbh Berufskollegen mit mindestens gleicher Zulassung Kein peer review System durch Berufsverbände wie ursprünglich vorgesehen; RAB Medienmitteilung "Die Revisionsbranche hat es allerdings versäumt, ein solches selbstreguliertes Peer Review- System zu schaffen." 46 Refresher Luzern

24 Um was geht es? Prozess der Überwachung der eigenen, firmenspezifischen QS der Praxis jährlicher Prozess für die firm review Durchgehen der Organisation des QS, Schwachstellen erkennen, Verbesserungsvorschläge anbringen im 3 Jahres Rhythmus file review (mind. ein abgeschlossener Auftrag für jeden Mandatsleiter) werden die Hilfsmittel / Softwaretools korrekt und angemessen angewendet 47 externe Nachschau Art. 730b Abs. 2 OR: Wahrung der Geschäftsgeheimnisse der Gesellschaft Art. 321 Ziff. 1 StGB: Verletzung des Berufsgeheimnisses (Revisoren) In Auftragsbestätigung gegenüber Prüfkunde festhalten mind. gleiche Zulassung wie Mandatsleiter in Einzelpraxis Bericht über die externe Nachschau durchgeführte Arbeiten und Ergebnisse daraus Schwächen, Mängel und Massnahmen 48 Refresher Luzern

25 Hinweis für Einzelpraxen Regelungen zur Nachschau sind auch für Einzelpraxen relevant Nachschau durch externen Fachmann Sinnvoll, wenn mit der jährlichen firm review auch eine file review stattfindet (walk through test) 49 Ablauf externe Nachschau Mandatsannahme Auftragsbestätigung Verbesserungsmassnahmen Selbsteinschätzung Kunde Nachschaubericht Prüfung (vor Ort) firm review periodisch file review 50 Refresher Luzern

26 Arbeitshilfen Nachschau 6.1 Muster Checkliste «Firmenbezogene Kontrollaspekte und -fragen» 6.2 Muster Checkliste «Mandatsbezogene Kontrollaspekte und -fragen» 6.3 Mögliches Muster eines Nachschauberichtes Refresher Luzern

27 7. QS-Handbuch 53 Arbeitshilfe QS-Handbuch 7.1 Beispiel für ein Handbuch zur Qualitätssicherung gemäss QS 1 bei kleinen und mittelgrossen Revisionsunternehmen 7.2 Beispiel für ein Handbuch zur Qualitätssicherung gemäss QS 1 in Revisionsunternehmen, in denen nur eine Person über die notwendige Zulassung verfügt (Einzelpraxis) 54 Refresher Luzern

28 Stolpersteine im QS- Handbuch 3.2 Risikokategorien der Mandate Achtung bei der Einstufung Weiter hinten im Handbuch werden die Konsequenzen von "Hoch" definiert (she. 5.6) z.b Auftragsbegleitende QS 5.3 Überwachung Auftragsabwicklung Berichte mit Modifizierungen etc. erfordert Zweitmeinung / Konsultation 5.4 Durchsicht Konsultation Generell: nur schreiben, was man auch einhalten kann Nächste Schritte 56 Refresher Luzern

29 Firmeneintrag im RAB- Register 57 Persönlicher RAB-Eintrag 58 Refresher Luzern

30 Termine für Einzelpraxen Deadline 1. September 2017 QS-Handbuch erstellen Auftrag für externe Nachschau erteilen Antrag / Eingabe bei der RAB (Prüfung der Dokumente durch RAB) Eintrag durch RAB im Register 59 Wir haben gehört, dass... die RAB hunderte Einträge / Mutationen von Einzelpraxen erwartet (rund 1'400) man genügend zeitlichen Vorlauf berücksichtigen soll, damit die Zulassung nicht sistiert/entzogen wird eine Überprüfung des QS-Handbuches und allenfalls die Einforderung der Nachschauberichte (seit ) erst bei der Rezertifizierung (2018) erfolgen werden Wir rechnen mit rigorosem Vorgehen der RAB, wer am keinen QS-Standard eingereicht / eingetragen hat 60 Refresher Luzern

31 Bleiben wir dran! 61 Kontaktieren Sie mich gerne Thomas Keel dipl. Wirtschaftsprüfer anerkannter Revisionsexperte reviosuisse gmbh Kesslerstrasse St. Gallen thomas.keel@reviosuisse.ch 62 Refresher Luzern