onoffice enterprise Checkliste

Transkript

1 onoffice enterprise Checkliste Diese Checkliste gibt Ihnen einen ersten Überblick über wichtige Funktionen in onoffice enterprise. Bitte nutzen Sie diese, damit onoffice enterprise Sie bei Ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie nach Eingabe des Stichwortes in unserer online Hilfe. Sollten Sie Fragen haben kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner oder den onoffice Support. Viel Erfolg beim vernetzten Makeln wünscht Ihnen das gesamte onoffice Team

2 Firefox als Standardbrowser installieren Login-Link Die Generierung eines Login-Links ermöglicht Ihnen einen schnellen und unkomplizierten Start in Ihren Arbeitsalltag. Sie können eine Verknüpfung zu Ihrer onoffice enterprise Version auf dem Desktop abspeichern. Sie finden den Login-Link unter Aktionen >> Login-Link generieren. Tab-Browsing Verwenden Sie die Tab-Browsing-Funktion, um mehrere Fenster parallel öffnen zu können und in diesen zu arbeiten. Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Link, den Sie zusätzlich besuchen möchten. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie Link in neuem Tab öffnen. Falls Sie die Möglichkeit haben das Mausrad zu klicken, können Sie dies alternativ zum Tab-Browsing einsetzen. Grundeinstellungen prüfen Prüfen Sie in Ihren Grundeinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Grunddaten, ob Ihre Stammdaten und Ihr Impressum richtig eingegeben und gepflegt sind. Vervollständigen Sie hier Ihre Angaben und halten Sie diese auf dem aktuellen Stand. AGB / Rechtshinweis hinterlegen Hinterlegen Sie bei der Einrichtung Ihrer onoffice enterprise Version Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Ihren Rechtshinweis. Die AGBs können beim Widerruf und weiteren s eingebunden werden und der Rechtshinweis wird in Ihren Exposés aufgeführt. Die Einstellungen finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen. Widerruf Um Ihre gesetzliche Pflicht zur Widerrufsbelehrung erfüllen zu können, hat onoffice die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung. Bitte konfigurieren Sie die Texte und Einstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Widerruf. Allgemeine Funktionen allgemeine Einstellungen Ihrer onoffice enterprise Version Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Allgemein können Sie Ihre onoffice enterprise Version indviduell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise können Sie Ihr Logo hochladen, definieren wie die externe Objektnummer vergeben werden soll oder ob Sie das Adress- oder Objektampelsystem nutzen möchten. Word-Upload installieren Mit dem Tool Word-Upload sind Sie in der Lage Ihre Word-Vorlagen selbst zu gestalten und abzusichern. Gerne erstellen wir für Sie auch individuelle Exposé-Vorlagen nach Ihrem Corporate Design. Kontaktieren Sie hierzu bitte den onoffice Support. Fragezeichen (?) - Menü Unter dem? - Menü finden Sie zahlreiche Hilfestellungen und Supportmöglichkeiten im Umgang mit der onoffice enterprise Software. Zudem finden Sie in der ausführlichen online Hilfe unter konkrete Antworten auf Ihre Fragen.

3 Objektverwaltung Portalschnittstellen aktivieren onoffice bietet Ihnen Schnittstellen zu über 100 Immobilienportalen an darunter auch eine Vielzahl an ausländischen Portalen. Treffen Sie eine bewusste Auswahl von kostenlosen und kostenpflichtigen Portalen. Aktivieren Sie die gewünschten Portale unter Extras >> Einstellungen >> Portaleinstellungen. Ansprechpartner anlegen Legen Sie für Ihre Objekte den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressverwaltung mit der Kontaktart Makler an. Dieser wird dann bei der Übertragung zu den Portalen übermittelt. Gehen Sie dazu in ein Objekt und verknüpfen den Punkt Ansprechpartner über das Pfeil-Symbol mit dem zuständigen Mitarbeiter. Eigentümerbenachrichtigung nutzen Mit onoffice enterprise können Sie Ihre Eigentümer jederzeit über alle Aktivitäten auf dem Laufenden halten. Auch neue Interessenten können dem Eigentümer unkompliziert mitgeteilt werden. Objektliste auf Ihrer Internetseite einbinden onoffice bietet Ihnen die Möglichkeit eine Objektliste auf Ihrer persönlichen Internetseite einzubinden. Der große Vorteil: Die Objektdaten werden automatisch aus Ihrer onoffice enterprise Version übertragen. Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner. Adressverwaltung Suchkriterien festlegen Überlegen Sie sich vorab, welche Felder Sie als Suchkriterien für Ihre Interessenten festlegen möchten. Diese wirken sich auf alle Suchabfragen aus. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Suchkriterien. Immomatching-Funktion nutzen Definieren Sie für jeden einzelnen Interessenten individuelle Suchkriterien und präzisieren Sie dadurch das Suchergebnis. Gehen Sie dazu in den jeweiligen Adressdatensatz und wählen dort den Karteireiter Suchkriterien an. Hier können Sie nun neue Kriterien vergeben und bestehende deaktivieren oder löschen. Arbeiten mit Wiedervorlagen Legen Sie Wiedervorlagen mit Zeitangaben und Bemerkungen in Ihren Adressdatensätzen an. Ein Hinweis für die entsprechende Wiedervorlage wird zum definierten Zeitpunkt auf der Infoseite sichtbar. Adressvervollständigung onoffice bietet Ihnen die Möglichkeit per einen Link zur Adressvervollständigung direkt an den Kunden zu verschicken. Die Vervollständigung kann sich auf die Kontaktdaten, die Suchkriterien oder beide Optionen beziehen. Sie finden die Adressvervollständigung unter Adressdatensatz >> Aktionsleiste >> Adressvervollständigung.

4 Einrichtung des Postfachs Sie können Ihr bestehendes Postfach in Ihre onoffice enterprise Version importieren. Details zu der Einrichtung finden Sie in unserer online Hilfe. Sollten Sie noch keine eigene Domain haben, wenden Sie sich bitte an die Vertriebsabteilung, dort wird Ihnen ein geeignetes Angebot für Ihre Wunsch-Domain erstellt. -Dialog nutzen HTML-Signatur als Standard Legen Sie Ihre Signatur im HTML-Format an, so können auch Bilder und Logos eingefügt werden. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer HTML-Signatur benötigen, kontaktieren Sie bitte den onoffice Support. s zuordnen onoffice enterprise bietet die Möglichkeit einer automatischen Adress- und Objektzuordnung. Die s werden zudem in den jeweiligen Aktivitäten eingetragen. Vorlagen durch Makros anpassen Nutzen Sie die Makros um Ihre s z.b. mit einer automatisierten Objektvervollständigung oder einem Link zum Widerrufsverzicht zu versehen. Die Makro-Liste finden Sie unter dem Menüpunkt?. Terminbestätigung Versenden Sie schnell und einfach Terminbestätigungen. Fügen Sie Ihrer Bestätigung einen Link zur Routenplanung hinzu und lassen Sie sich benachrichtigen, ob Ihr Kontakt zum Termin erscheint oder nicht. -Verwaltung Terminverwaltung Terminzuordnung zu Objekt und / oder Adresse Die Übernahme ins Maklerbuch bzw. zu den Aktivitäten erfolgt automatisch. Vorlagen Erstellung von Exposé-Vorlagen Erstellen Sie auf Basis der hinterlegten Objektdaten Exposés in unterschiedlichen Ausführungen kurz, lang, quer. Zudem stehen Ihnen auch verschiedene Dateiformate, wie Word und PDF zur Verfügung. Alternativ können Sie sich Ihr individuelles Exposé in Ihrem Corporate Design erstellen lassen. Kontaktieren Sie dazu Ihren persönlichen Ansprechpartner. individuelles Exposé in Ihrem Corporate Design Nutzen Sie die Möglichkeit mit individuellen Exposés die eigene Außenwirkung positiv zu beeinflussen und verwenden Sie diese als persönliche Visitenkarte für die erfolgreiche Vermittlung von Wohneigentum. Gerne erstellen wir für Sie Ihr individuelles Exposé und unterbreiten Ihnen ein unverbindliches Angebot. Kontaktieren Sie dazu bitte Ihren persönlichen Ansprechpartner.

5 mobil makeln smart mobile pro smart mobile pro wurde speziell für Ihr iphone entwickelt, um Sie als Makler auch in mobilen Umgebungen zu unterstützen. Mobil sein bedeutet, dass wenig Aufmerksamkeit und Zeit zur Verfügung steht um sich einzelnen Aufgaben zu widmen. Auf diesen Kontext geht smart mobile pro ein: die wichtigsten Funktionen aus enterprise stehen Ihnen in onoffice mobile pro schnell und einfach zur Verfügung. Verschicken Sie Exposés, antworten Sie auf Mails, oder bereiten Sie die kommenden Termine vor. Die Organisation des Makleralltags steht im Vordergrund. onoffice Zusatzmodule Gerne möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick zu weiteren onoffice Funktionen und Zusatzmodulen geben, die Sie optional zu Ihrer onoffice enterprise Version buchen können. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Ansprechpartner. onoffice Prozessmanager Definieren und strukturieren Sie Prozesse und erhöhen Sie so die Servicequalität Ihres Unternehmens. smart site 2.0 Mit dem Homepage-Baukasten smart site 2.0 können sie Ihre persönliche Internetseite in wenigen Schritten selbst gestalten und einfach verwalten. onoffice Mehrsprachenmodul Vermarkten, verwalten und pflegen Sie Ihre Objekte multilingual. onoffice Sync Synchronisieren Sie alle angelegten Termine, Aufgaben und Kontakte für Ihr mobiles Endgerät. automatischer Exposéversand Das Zusatzmodul sucht automatisch in Ihrem Bestand nach Objekten, die zu dem Suchprofil Ihrer Interessenten passen und verschickt diese automatisiert an die von Ihnen ausgewählten Interessenten. onoffice Schaufenster-Modul Erzeugen Sie aus Ihrem Objektdatenbestand Präsentations-PDF-Dateien. Projektverwaltung Das Projekt-Modul unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von beliebig vielen Projekten, in dem neben Aufgaben auch Dateien, Termine und Notizen zugeordnet werden können. onoffice Reporting-Modul Werten Sie mithilfe dieses Moduls Ihre allgemeinen Geschäftsprozesse wie Portalanfragen aus. onoffice Arbeitszeiterfassung Erfassen Sie alle Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter. Multi-Objekt-Modul Das Multi-Objekt-Modul erlaubt es Ihnen Objekte mit verschiedenen Einheiten einfach zu editieren und den Einheiten verschiedene Eigenschaften und Preise zuzuordnen. onoffice Objektwertanalyse-Modul Ermitteln Sie mithilfe hinterlegter Objektdaten den Wert Ihrer gewünschten Immobilien.

6 Platz für Ihre Notizen onoffice Software AG Aachen Deutschland Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)