PowerPoint 2010 Grundkurs

Transkript

1 Erstellung der ersten Präsentation Elemente hinzufügen Notizen verwenden SmartArts erstellen Speichern & Freigeben Tipps zur Gestaltung PowerPoint 2010 Grundkurs ZID/Dagmar Serb [ April 2013 ]

2 Inhalt DAS BEARBEITUNGSFENSTER... 1 TEXT UND FOLIE HINZUFÜGEN... 1 TEXT EINFÜGEN... 2 FOLIE HINZUFÜGEN... 2 LAYOUT WÄHLEN... 3 GRAFIK EINFÜGEN... 4 VORTRAGSNOTIZEN... 5 BESTEHENDEN TEXT IN NOTIZENBEREICH VERSCHIEBEN... 5 NEUE VORTRAGSNOTIZ ERSTELLEN... 6 NOTIZENANSICHT... 6 NOTIZENSEITEN AUSDRUCKEN... 7 NOTIZEN BEIM VORTRAG ANZEIGEN... 8 DESIGN WÄHLEN... 8 GRÖßE UND POSITION VON ELEMENTEN ÄNDERN... 9 GRAFIK NEU POSITIONIEREN... 9 TEXT AUSRICHTEN MEHRERE ELEMENTE GLEICHZEITIG AUSRICHTEN WEITERE ELEMENTE EINFÜGEN UND FORMATIEREN...11 VIDEO EINFÜGEN Videos bearbeiten TEXTFELDER EINFÜGEN BILDSCHIRMPRÄSENTATION...13 PRÄSENTATION STARTEN NAVIGIEREN PRÄSENTATION BEENDEN FOLIEN-ÜBERGÄNGE Auf alle Folien anwenden Einzelne Übergänge anwenden SMARTARTS...15 SMARTART AUS VORHANDENEM TEXT ERSTELLEN SMARTART NEU ERSTELLEN SMARTARTS BEARBEITEN Layout ändern Farbe/Grafikformat ändern Text und Formen hinzufügen SPEICHERN UND FREIGEBEN...21 SPEICHERN FREIGEBEN Komprimieren Auf Inhalte überprüfen GESTALTUNGSTIPPS...23 WAS DAS PUBLIKUM STÖRT KLASSISCHER AUFBAU EINER PRÄSENTATION PASSENDES SEITENFORMAT ÜBERSCHRIFTEN Seite 3

3 Überschriften gestalten GEEIGNETE SCHRIFTARTEN OPTIMALE SCHRIFTGRÖßEN FARBAUSWAHL & WIRKUNG Schrift-Farben Hintergrund-Farben GRAFIKEN, ÜBERGÄNGE UND ANIMATIONEN... 26

4 Finden Sie sich zurecht! Leitfaden Dieses Skriptum soll Sie einerseits in der Schulung unterstützen, andererseits soll es zum Nachschlagen in der Praxis dienen. Unterschiedliche Darstellungsformen helfen Ihnen dabei, möglichst rasch und übersichtlich zum Ziel zu kommen: Standardschrift Fettschrift Kursivschrift Grüne Hervorhebung [STRG]-TASTE REGISTER START GRUPPE ABSATZ normaler Text wichtiges Stichwort in einem Arbeitsschritt Erläuterung wichtiger Textinhalt/Fachbegriff Tastenbefehl Befehlspfad Hinweis: Info: Tipp: Beachten Sie: logo.png wichtiger Hinweis weiterführende Information Tipp, alternative Möglichkeit Dieser Text ist unbedingt zu beachten! Datei Übungsverzeichnis Im Kurs arbeiten Sie in Ihrem persönlichen Übungsverzeichnis, welches sich auf der Büropostplatte befindet: \OFFICE SCHULUNGEN\07 PowerPoint 2010 Grundlagenkurs\User 1 bis User 10 Schulungsunterlagen Die Schulungsunterlagen und Übungsdateien aller Kurse stehen Ihnen geordnet nach Programm, Level und Thema jederzeit aktuell zur Verfügung: auf der Büropostplatte \ OFFICE SCHULUNGEN \SCHULUNGSUNTERLAGEN oder im Intranet Seite 5

5 S e i t e 1 [ D a s B e a r b e i t u n g s f e n s t e r ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Das Bearbeitungsfenster PowerPoint wird im Bearbeitungsmodus geöffnet, der auch als Normalansicht bezeichnet wird. Das sind die Bereiche des Bearbeitungsfensters: a) Folienbereich: Hier erstellen Sie die Folien. b) Notizenbereich: Hier ist Platz für Notizen, die Sie während des Vortrags benötigen. c) Miniaturansichtsbereich: Dient zur Ansicht und zur Bearbeitung der Folien. d) Menüband: Beinhaltet alle Befehle, die Sie zur Bearbeitung der Folien benötigen. d) Menüband a) Folienbereich c) Miniaturansichtsbereich b) Notizenbereich Abbildung 1: Bearbeitungsfenster Text und Folie hinzufügen PowerPoint legt beim Öffnen einer neuen Präsentation automatisch die erste Standardfolie an. Diese ist sogleich die Titelfolie und beinhaltet ein Textfeld für den Titel und ein Textfeld für den Untertitel.

6 Text einfügen 1. Aktivieren Sie die Titelfolie und klicken Sie in das Textfeld für den Titel. Geben Sie die gewünschte Überschrift ein. In unserem Beispiel: Wild Life Park 2. Fügen Sie auf dieselbe Art den Untertitel Sidney Zoo ein. Abbildung 2: Einfügen von Text Folie hinzufügen 1. Klicken Sie im Menüband auf REGISTER START GRUPPE FOLIEN SCHALTFLÄCHE NEUE FOLIE. Die neue Folie ist im Miniaturansichtsbereich gelb hervorgehoben. Weiters können Sie erkennen, dass die Anordnung der Platz-halter anders ist als bei der Titelfolie. Abbildung 3: Einfügen einer neuen Folie 2. Geben Sie folgenden Text ein: Titel: Entdecke Wild Life! Im Textfeld darunter: 9 australische Lebensräume Über lebendige Tiere Mehr als 100 Tierarten

7 S e i t e 3 [ L a y o u t w ä h l e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 3. Fügen Sie anschließend eine weitere Folie hinzu. Abbildung 4: Präsentation mit drei Folien Layout wählen Ein Folienlayout besteht aus der Anordnung und der inhaltlichen Bestimmung (Text, Tabelle, Diagramm, SmartArt, Bild, ClipArt oder Video) der Platzhalter. Wie Sie vielleicht bemerkt haben, wurde beim Einfügen der neuen Folie automatisch das Layout der vorangegangenen Folie übernommen. Es besteht aus einem Textfeld für den Titel und einem weiteren Platzhalter darunter. Bevorzugen Sie ein anderes Layout, gehen Sie folgendermaßen vor: Abbildung 5: Folienlayout "Titel und Inhalt" 1. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE START GRUPPE FOLIEN auf die SCHALTFLÄCHE LAYOUT. 2. Wählen Sie aus dem Katalog den FOLIENTYP ZWEI INHALTE aus. Abbildung 6: Schaltfläche "Layout" Abbildung 7: Katalog für Folienlayouts

8 Abbildung 8: Folienlayout "Zweit Inhalte" 3. Geben Sie den Titel Lebensräume und Tiere ein, und im linken Platzhalter die folgende Aufzählung: a. Schmetterlingshaus b. Eukalyptustal c. Känguruklippen d. Daintree Regenwald Abbildung 9: Folienlayout "Zwei Inhalte" Im verbleibenden Platzhalter soll ein Bild eingefügt werden. Wie Sie dabei vorgehen, lernen Sie anschließend im Kapitel Grafik einfügen. Grafik einfügen Verwenden Sie für Ihre Präsentation mehr Bilder und weniger Text. Das ist eine ansprechende und einfache Vortragsmethode. Der Haupttext lässt sich bequem im Notizenbereich unterbringen [s. Kapitel Vortragsnotizen ]. Beachten Sie: Verwenden Sie nur solche Bilder, die der Betrachter sofort verstehen kann! Meiden Sie komplex aufgebaute Grafiken!

9 S e i t e 5 [ V o r t r a g s n o t i z e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Im aktuellen Übungsbeispiel soll auf Folie 3 im leeren Platzhalter ein Bild eingefügt werden: 1. Klicken Sie im Platzhalter auf das SYMBOL GRAFIK AUS DATEI EINFÜGEN. 2. Wählen Sie aus Ihrem Kursordner die Datei lebensraeume.png aus und klicken Sie danach auf die Schaltfläche EINFÜGEN. Abbildung 10: Grafik in Platzhalter einfügen Abbildung 11: Folie mit Aufzählung und Grafik Im Kapitel Größe und Position von Elementen ändern lernen Sie, wie Sie die eingefügten Elemente in Größe und Anordnung verändern können. Vortragsnotizen Wie im Kapitel Grafik einfügen bereits erwähnt, sollte man für eine übersichtliche Präsentation möglichst viele Informationen in die Vortragsnotizen und nicht auf die Folien schreiben! Bestehenden Text in Notizenbereich verschieben Als Beispiel verschieben wir den Aufzählungstext auf Folie 3 in den Notizenbereich: 1. Markieren und Kopieren mit Sie die Aufzählung mit [STRG] + [C]. 2. Klicken Sie in den Notizenbereich und fügen Sie dort den Text mit [STRG] + [V] ein. 3. Löschen Sie den Text und danach den leeren Platzhalter durch Drücken der [ENTF]-TASTE (Jeweils zuvor den Rahmen markieren!).

10 Abbildung 12: Folientext in den Notizenbereich verschieben Im Kapitel Grafik neu positionieren lernen Sie, wie Sie die Grafik vergrößern und neu anordnen können. Neue Vortragsnotiz erstellen 1. Wechseln Sie im aktuellen Übungsbeispiel zu Folie Vergrößern Sie bei Bedarf den Notizenbereich, indem Sie den Rand mit gedrückter linker Maustaste nach oben ziehen. 3. Geben Sie in Listenformat (gut für die Übersicht) folgende Notizen ein: Regenwald, Outback Rex, das Salzwasserkrokodil Kasuar gefährlichster Vogel der Welt Abbildung 13: Vortragsnotizen im übersichtlichen Listenformat Notizenansicht In der Notizenansicht werden die Notizen unterhalb einer Kopie der Folie angezeigt. Sie können Ihre Informationen in diesem Modus bearbeiten und ausdrucken, um sie als Stichwortzettel für den Vortrag zu verwenden.

11 S e i t e 7 [ V o r t r a g s n o t i z e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 1. Gehen Sie zur REGISTERKARTE ANSICHT und klicken Sie in der GRUPPE PRÄSENTATIONSANSICHTEN auf die SCHALTFLÄCHE NOTIZENSEITE. Abbildung 15: Notizenseite aktivieren Abbildung 16: Normalansicht aktivieren Abbildung 14: "Notizenansicht" einer Folie 2. Fügen Sie dem ersten Aufzählungspunkt Buschland hinzu. 3. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE NORMAL, um die Notizenansicht wieder zu verlassen. Notizenseiten ausdrucken 1. Gehen Sie auf das REGISTER DATEI DRUCKEN und wählen Sie bei den EINSTELLUNGEN das DRUCKLAYOUT NOTIZENSEITEN. Abbildung 17: Notizenseiten ausdrucken 2. Starten Sie den Druckvorgang mit dem BEFEHL DRUCKEN. Abbildung 18: Drucken

12 Notizen beim Vortrag anzeigen Um Folien und Notizen während des Vortrags zu sehen, benutzt man die Referentenansicht. Für das Publikum sind weiterhin nur die Folien sichtbar. Hinweis: Die Referentenansicht kann aktiviert werden, sobald der PC an ein zweites Ausgabegerät (z.b. Beamer oder zweiter Bildschirm) angeschlossen ist. Abbildung 19: Referentenansicht : Der/die Vortragende kann die Notizen sehen. 1. Gehen Sie zur REGISTERKARTE BILDSCHIRMPRÄSENTATION und haken Sie in der GRUPPE BILDSCHIRME die OPTION REFERENTENANSICHT an. Abbildung 20: Referentenansicht aktivieren Design wählen Ein PowerPoint Design enthält ein Farbschema mit aufeinander abgestimmten Farben, Schriften und Effekten. Dies verleiht Ihrer Präsentation ein professionelles Aussehen. 1. Wechseln Sie zur REGISTERKARTE ENTWURF und wählen Sie in der GRUPPE DESIGNS Ihre bevorzugte Vorlage aus. Abbildung 21: Vorlagenkatalog für Designs Hinweis: Sehen Sie sich auf der REGISTERKARTE START SCHALTFLÄCHE LAYOUT auch die zugehörigen Folienlayouts an!

13 S e i t e 9 [ G r ö ß e u n d P o s i t i o n v o n E l e m e n t e n ä n d e r n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Abbildung 22: Designvorlage "Modul" Tipp: Die SCHALTFLÄCHEN FARBEN, SCHRIFTARTEN und EFFEKTE der GRUPPE DESIGNS bieten noch weitere Gestaltungsmöglichkeiten. Abbildung 23: Weitere Designs 2. Wechseln Sie zur REGISTERKARTE FORMAT der ZEICHENTOOLS und weisen Wilde Life einen Word-Art Texteffekt zu. Abbildung 24: Word-Art Schrift-Effekt Größe und Position von Elementen ändern Platzhalter und Designs helfen bei der Gestaltung Ihrer Folien. Die Ergebnisse entsprechen möglicherweise aber nicht immer ganz Ihren Erwartungen - es ist manchmal nötig, die Größe und Position der Elemente nachzueditieren. Grafik neu positionieren Die Grafik auf Folie 3 in aktueller Übung soll zentriert und in maximaler Größe dargestellt werden. 1. Klicken Sie auf das Bild und vergrößern es durch Ziehen an den Eckpunkten (Das Seitenverhältnis kann dabei beibehalten werden). 2. Schieben Sie das Bild mit gedrückter linker Maustaste in die Mitte. 3. Zum exakten waagerechten Zentrieren der Grafik behalten Sie die Markierung bei und wählen den Befehl REGISTERKARTE BILDTOOLS GRUPPE ANORDNEN SCHALTFLÄCHE AUSRICHTEN AUSWAHL HORIZONTAL ZENTRIEREN. Abbildung 26: Element horizontal zentrieren Abbildung 25: Grafik vergrößern

14 Abbildung 27: Folie mit großem, zentrierten Bild Text ausrichten Der Aufzählungstext auf Folie 2 klebt am oberen Rand und sieht vertikal zentriert sicher besser aus: 1. Markieren Sie das Textfeld. 2. Klicken Sie auf den Befehl REGISTERKARTE START GRUPPE ABSATZ SCHALTFLÄCHE TEXT AUSRICHTEN AUSWAHL MITTE. Abbildung 28: Text ausrichten Abbildung 29: Text vertikal zentrieren Mehrere Elemente gleichzeitig ausrichten 1. Fügen Sie als ersten Schritt am Ende der Präsentation eine weitere Folie mit dem LAYOUT ZWEI INHALTE ein. 2. Geben Sie Folgendes in die Platzhalter ein: a. Titel: Besucherinfos b. Linker Platzhalter: Täglich von 09:00 18:00 Uhr geöffnet c. Rechter Platzhalter: Fügen Sie die Grafik location.png aus Ihrem Kursordner ein.

15 S e i t e 11 [ W e i t e r e E l e m e n t e e i n f ü g e n u n d f o r m a t i e r e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 3. Verkleinern Sie den linken Platzhalter (auf die Größe des enthaltenen Textes) durch Ziehen am Rahmen. 4. Behalten Sie die Markierung bei, drücken die [STRG]-TASTE und klicken den rechten Platzhalter an. Jetzt sind beide Elemente markiert. 5. Wählen Sie den Befehl REGISTERKARTE START GRUPPE ZEICHNUNG SCHALTFLÄCHE ANORDNEN AUSRICHTEN VERTIKAL ZENTRIEREN. Ergebnis: Abbildung 30: Text und Grafik in einem Schritt positionieren Weitere Elemente einfügen und formatieren Elemente können auch ohne Platzhalter, nämlich über die REGISTERKARTE EINFÜGEN, hinzugefügt werden. Hier sehen Sie die komplette Auswahl der einzufügenden Elemente: Abbildung 31: Registerkarte "EINFÜGEN" Video einfügen 1. Fügen Sie eine neue leere Folie hinzu. 2. Gehen Sie zur REGISTERKARTE EINFÜGEN und klicken Sie in der GRUPPE MEDIEN SCHALTFLÄCHE VIDEO die OPTION VIDEO AUS DATEI an. 3. Wählen Sie aus Ihrem Kursordner die Datei wildlife.wmv. 4. Passen Sie die Größe des Videos durch Ziehen an den Eckpunkten an und positionieren Sie es in der Folienmitte. Abbildung 32: Video einfügen Abbildung 33: Größe des Videos anpassen

16 Video bearbeiten Beim Aktivieren eines Videos erhalten Sie zusätzlich die VIDEOTOOLS zur Bearbeitung Ihres Clips. Mit der REGISTERKARTE FORMAT können Sie Ihrem Video beispielsweise einen Rahmen zuweisen und über die REGISTERKARTE WIEDERGABE bestimmen Sie, wann es gestartet werden soll: 1. Markieren Sie das Video. 2. Aktivieren Sie die REGISTERKARTE FORMAT und suchen sich in der GRUPPE VIDEOEFFEKTE einen passenden Rahmen aus dem Katalog aus. Abbildung 34: Videoeffekt zuweisen 3. Über die Schaltflächen VIDEOFORM, VIDEORAHMEN und VIDEOEFFEKTE können Sie den Clip individuell in Form und Farbe gestalten. 4. Mit den BEFEHLEN der GRUPPE ANPASSEN lassen sich weitere farbliche Anpassungen vornehmen. Abbildung 35: Farbanpassung Video 5. Mit der SCHALTFLÄCHE ENTWURF ZURÜCKSETZEN können Sie alle vorgenommenen Formatierungen wieder löschen. Abbildung 36: Videoeffekte löschen Stellen Sie nun den Zeitpunkt der Wiedergabe ein: Das Video soll gestartet werden, sobald die Folie angezeigt wird: 6. Aktivieren Sie die REGISTERKARTE WIEDERGABE. 7. Wählen Sie in der GRUPPE VIDEOOPTIONEN aus dem DROPDOWN-MENÜ START AUTOMATISCH aus. Abbildung 37: Video automatisch starten

17 S e i t e 13 [ B i l d s c h i r m p r ä s e n t a t i o n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Textfeld einfügen 1. Wechseln Sie wieder zur REGISTERKARTE EINFÜGEN und klicken Sie in der GRUPPE TEXT auf die SCHALTFLÄCHE TEXTFELD. 2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste oberhalb des Videos ein Textfeld auf. 3. Lassen Sie die Maustaste los, sobald das Textfeld die passende Größe erreicht hat. Der Cursor verwandelt sich beim Aufziehen in ein Fadenkreuz. Abbildung 38: Textfeld einfügen Abbildung 39: Textfeld aufziehen 4. Geben Sie den Titel Tiere in der Wildnis ein und passen Sie danach die Schriftgröße und die Textausrichtung an. Abbildung 40: Bearbeitung eines Textfelds Nun ist es Zeit, sich die Präsentation einmal anzuschauen! Bildschirmpräsentation Präsentation starten 1. Gehen Sie zur REGISTERKARTE BILDSCHIRMPRÄSENTATION und klicken Sie in der GRUPPE BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN auf die SCHALTFLÄCHE VON BEGINN AN. Abbildung 41: Präsentation starten Navigieren 1. Klicken Sie mit der Maus, um zur nächsten Folie zu gelangen. oder benutzen Sie die Werkzeuge, die im unteren Bildschirmbereich eingeblendet sind. Abbildung 42: Zur nächsten Folie navigieren

18 2. Klicken Sie auf die MENÜSCHALTFLÄCHE der Werkzeuge, um weitere Optionen zu erhalten. Abbildung 43: Menüschalfläche Präsentation Präsentation beenden a) Befinden Sie sich auf der letzten Folie, beenden Sie die Präsentation durch klicken mit der Maus. b) Befinden Sie sich inmitten der Präsentation, beenden Sie diese durch Drücken der [ESC]- TASTE. Folien-Übergänge Ein dezenter Folien-Übergang sorgt für einen harmonischen Folienwechsel. Ein auffälliger Effekt verleiht Ihrer Präsentation einen dynamischen Kick und erweckt die Aufmerksamkeit. Auf allen Folien anwenden 1. Von der aktiven Folie aus wechseln Sie zur REGISTERKARTE ÜBERGÄNGE. 2. Suchen Sie sich aus dem VORLAGENKATALOG FÜR ÜBERGÄNGE den gewünschten Effekt aus. Abbildung 44: Übergangseffekt einfügen 3. Ändern Sie nach Bedarf mit der SCHALTFLÄCHE EFFEKTOPTIONEN die Eigenschaft Richtung. Abbildung 45: Effektoptionen einstellen

19 S e i t e 15 [ S m a r t A r t s ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 4. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE FÜR ALLE ÜBERNEHMEN, um den ausgewählten Effekt auf alle Folien zu übertragen. Auf einzelnen Folien anwenden Abbildung 46: Übergang auf alle Folien anwenden Fügen Sie zwischen Folie 4 und 5 einen anderen Übergang ein: 1. Klicken Sie auf Folie Suchen Sie sich aus dem VORLAGENKATALOG FÜR ÜBERGÄNGE den EFFEKT KIPPEN aus. 3. Sehen Sie sich jetzt die Präsentation mit den eingefügten Übergangs-Effekten an! (Befehl: REGISTERKARTE BILDSCHIRMPRÄSENTATION BEFEHL VON BEGINN AN ) Hinweis: Ein kleiner Stern bei einer Folie deutet auf einen Übergangseffekt oder eine Animation hin. Abbildung 47: Der Stern weist auf einen Spezialeffekt hin. SmartArts SmartArts stellen Text-Informationen klar, knapp und wirkungsvoll in Form von Grafiken dar. Beispiele dafür sind Organigramme, Zeitachsen oder Blockdiagramme. SmartArt aus vorhandenem Text Bereits vorhandener Text lässt sich sehr leicht in ein SmartArt konvertieren: 1. Markieren Sie in der aktuellen Präsentation die Aufzählung auf Folie Gehen Sie zur REGISTERKARTE START und klicken Sie in der GRUPPE ABSATZ auf die SCHALTFLÄCHE IN SMARTART KONVERTIEREN. Abbildung 48: Text in SmartArt konvertieren - Vorlagenkatalog

20 3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Vorlagen, die Ihnen gefallen könnten. Wie Sie sehen, wird die Darstellung der Grafik sofort in der Folie angezeigt, noch bevor Sie diese ausgewählt haben (= Live Vorschau). 4. Wählen Sie das SmartArt Einfaches Venn aus. Abbildung 49: In ein SmartArt konvertierter Text Hinweis: Sie befinden sich jetzt im Bearbeitungsmodus. Der Text kann im SmartArt-Textfeld bearbeitet werden. Wenn Sie an eine Stelle außerhalb des SmartArts klicken, verlassen Sie den Bearbeitungsmodus wieder. SmartArt neu erstellen SmartArts lassen sich über die Registerkarte Einfügen erstellen: 1. Aktivieren Sie Folie 4. Auf dieser Folie sollen die Ticketpreise eingefügt werden: 2. Klicken Sie auf der Registerkarte EINFÜGEN auf die SCHALTFLÄCHE SMARTART. 3. Wählen Sie aus der KATEGORIE LISTE die HORIZONTALE AUFZÄHLUNG aus. Abbildung 51: SmartArt einfügen Abbildung 50: SmartArt "Horizontale Aufzählung " auswählen Sie erhalten ein 3teiliges Blockdiagramm (Je eine Überschrift [=Ebene 1] und zwei Aufzählungspunkte [=Ebene 2]).

21 S e i t e 17 [ S m a r t A r t s ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Abbildung 52: SmartArt Horizontale Aufzählung 4. Fügen Sie folgenden Text im SmartArt Textfeld ein: Abbildung 53: Text in SmartArt Textfeld eingeben 5. Löschen Sie die überzähligen Aufzählungspunkte, indem Sie jeweils am Textende einer Aufzählung die [ENTF]-TASTE drücken. 6. Verkleinern Sie das SmartArt durch Ziehen der Rahmeneckpunkte und positionieren Sie es passend unterhalb der Öffnungszeit. Abbildung 54: Folie 4 mit Blockdiagramm SmartArt bearbeiten Beim Anklicken eines SmartArts erhalten Sie zusätzliche Tools durch die REGISTERKARTEN ENTWURF und FORMAT. Damit können Sie Änderungen beim Layout, der Farbgebung und der Anordnung der Elemente vornehmen.

22 Layout ändern Ändern Sie das Layout des SmartArts auf Folie 2: 1. Markieren Sie das SmartArt. 2. Aktivieren Sie die REGISTERKARTE ENTWURF und wählen Sie aus dem LAYOUT-KATALOG die Vorlage RADIALLISTE aus. Dieses SmartArt beinhaltet zusätzlich einen Platzhalter für eine Grafik: 3. Klicken Sie im großen Kreis auf das SYMBOL GRAFIK und wählen die Datei logo.png aus Ihrem Kursordner aus. Abbildung 55: SmartArt-Tools - Register "Entwurf" Abbildung 56: Layout "Radialliste" Farbe/Grafikformat ändern Abbildung 57: SmartArt mit Grafik Weisen Sie dem aktuellen SmartArt ein neues Design zu: 4. Gehen Sie zum REGISTER ENTWURF und wählen Sie aus dem SMARTART- FORMATVORLAGENKATALOG die Vorlage POLIERT aus. 5. Wenn Sie möchten, können Sie mit der SCHALTFLÄCHE FARBEN ÄNDERN auch noch die Farbgebung ändern. Abbildung 58: SmartArt-Formatvorlagen Text und Formen hinzufügen Bei SmartArts handelt es sich um ein Gliederungsformat ohne Aufzählungszeichen. Achten Sie daher ganz besonders darauf, an welcher Position sich Ihr Cursor befindet, wenn Sie neue Elemente hinzufügen!

23 S e i t e 19 [ S m a r t A r t s ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Als Beispiel sollen zu den Online-Ticketpreisen auf Folie 4 die Kassenpreise hinzugefügt werden: Text in derselben Ebene einfügen 1. Aktivieren Sie das SmartArt. 2. Positionieren Sie den Cursor am Ende der Aufzählung $ 24 Onlinebuchung. 3. Drücken Sie die [ENTER]-TASTE. Damit haben Sie eine Aufzählung in derselben Ebene erzeugt! = selbe Ebene Abbildung 59: Text in derselben Ebene einfügen 4. Geben Sie an dieser Stelle $ 35 Kassenpreis ein. 5. Wiederholen Sie die Schritte beim Kinder- und Familienticket mit folgenden Tarifen: Abbildung 60: Text in derselben Ebene einfügen Text höher stufen Als nächstes sollen die Studenten- und Seniorentarife hinzugefügt werden. Dazu wird eine Aufzählung der Ebene 1 benötigt: 6. Positionieren Sie den Cursor am Ende der letzten Aufzählung in der Liste. 7. Drücken Sie die [ENTER]-TASTE. Jetzt müssen Sie die soeben erzeugte Aufzählung eine Ebene höher stufen: 8. Drücken Sie dazu die [UMSCHALT]+[TAB]- TASTE. 9. Geben Sie an dieser Stelle Studenten & Senioren ein. + = Höherstufen Abbildung 61: Text in eine höhere Ebene einfügen 10. Drücken Sie die [ENTER]-TASTE.

24 Text tiefer stufen Jetzt müssen Sie die soeben erzeugte Aufzählung wieder eine Ebene tiefer stufen, damit die Tarife als Unterpunkte aufscheinen: 11. Drücken Sie dazu die [TAB]- TASTE. 12. Geben Sie $ 22 Onlinebuchung ein. 13. Erzeugen Sie durch Drücken der [ENTER]-TASTE eine weitere Aufzählung und geben Sie den Text $ 28 Kassenpreis ein. Abbildung 62: Text tiefer stufen = Tieferstufen Abbildung 63: Das fertige Blockdiagramm Feldgröße anpassen 14. Klicken Sie auf den Rahmen des SmartArts. 15. Positionieren Sie den Mauszeiger in der Mitte des rechten Rahmens. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Doppelpfeil. Abbildung 64: Feldgröße anpassen 16. Ziehen Sie mit gedrückter linke Maustaste nach rechts, um die Grafik zu vergrößern. 17. Wiederholen Sie diesen Vorgang ggf. auch auf der anderen Seite. Sowohl die Grafik, als auch die Schrift wurden mit diesem Vorgang vergrößert. Schrift anpassen 18. Klicken Sie auf die Form der Überschrift Erwachsene. 19. Markieren Sie mit gedrückter [UMSCHALT]-TASTE die restlichen Überschriften. 20. Wechseln Sie zur REGISTERKARTE START und vergrößern mit der SCHALTFLÄCHE SCHRIFTGRAD VERGRÖSSERN die Überschriften bis zum gewünschten Grad. 21. Passen Sie auf dieselbe Weise auch die Schriftgröße der Tarife an.

25 S e i t e 21 [ S p e i c h e r n u n d F r e i g e b e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Speichern und Freigeben Speichern Speichern Sie Ihre Präsentation regelmäßig, während Sie daran arbeiten. Am besten, Sie benutzen die SCHALTFLÄCHE SPEICHERN auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Freigeben Abbildung 65: Befehl "Speichern", Symbolleiste für den Schnellzugriff Präsentationen können Sie für andere Personen freigeben. 1. Gehen Sie in der REGISTERKARTE DATEI zur KATEGORIE SPEICHERN UND SENDEN und treffen dort Ihre Auswahl. Tipp: Bei einem Versand per empfiehlt es sich, die Datei vorher auf ihre Größe zu kontrollieren und zu komprimieren. Vor allem, wenn Ihre Präsentation Medien wie Videos enthält: Komprimieren 1. Wechseln Sie in der REGISTERKARTE DATEI zur KATEGORIE INFORMATIONEN. 2. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE MEDIENGRÖSSE UND LEISTUNG und wählen PRÄSENTATIONSQUALITÄT aus. Abbildung 66: Befehl Medien komprimieren Abbildung 67: Dialogfeld Medium komprimieren Auf Inhalte überprüfen Möglicherweise haben Sie von Ihren Kollegen Kommentare zu Ihrer Präsentation erhalten oder Freihandanmerkungen oder Notizen eingegeben, die für andere Personen nicht bestimmt sind. Führen Sie deshalb vor der Veröffentlichung eine Überprüfung durch und entfernen Sie alle unerwünschten Elemente.

26 1. Klicken Sie im REGISTER DATEI KATEGORIE INFORMATIONEN auf die SCHALTFLÄCHE AUF PROBLEME ÜBERPRÜFEN und wählen DOKUMENT PRÜFEN aus. Abbildung 68: Dokument überprüfen 2. Klicken Sie im soeben erhaltenen DIALOGFELD DOKUMENTPRÜFUNG auf PRÜFEN. Abbildung 69: Dialogfeld "Dokumentprüfung" 3. Entscheiden Sie, welche Elementen Sie entfernen möchten und klicken dann bei den betreffenden Einträgen auf die SCHALTFLÄCHE ALLE ENTFERNEN. Abbildung 70: Ergebnisse einer Dokumentprüfung Beachten Sie: Manche Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden!

27 S e i t e 23 [ G e s t a l t u n g s t i p p s ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Gestaltungstipps Was das Publikum stört Für eine optimale Gestaltung ist es gut zu wissen, welche Faktoren das Publikum stören und vom eigentlichen Inhalt ablenken. Dazu eine Grafik mit den meist genannten Störfaktoren: Abbildung 71: Störfaktoren bei Präsentationen (Quelle: Microsoft.de Webcasts) Klassischer Aufbau einer Präsentation Berücksichtigen Sie den klassischen 3teiligen Aufbau beim Erstellen Ihrer Folien. Zudem sollten pro Folie nicht mehr als 5 (max. 7) Kernaussagen enthalten sein. Unser Kurzzeitgedächtnis würde ohnehin nicht mehr verarbeiten können! Verwenden Sie niemals ganze Sätze, sondern nur Stichworte. Wie Sie in Abbildung 71 sehen können, steht das Ablesen ganzer Sätze an Platz drei der genannten Störfaktoren! Passendes Seitenformat Wählen Sie für jede Art von Präsentation das richtige Seitenformat aus! Für Präsentationen, die nur vom Bildschirm aus gezeigt werden, verwenden Sie das Papierformat Bildschirmpräsentation. Es ist als Standardformat bereits eingestellt. Handelt es sich bei Ihrer Präsentation beispielsweise um Dias, benötigen Sie das Papierformat 35-mm-Dias : 1. Klicken Sie auf der REGISTERKARTE ENTWURF auf die SCHALTFLÄCHE SEITE EINRICHTEN und wählen beim DROP-DOWN-MENÜ PAPIERFORMAT 35-MM-DIAS aus. 2. Bestätigen Sie mit OK. Abbildung 72: Papierformat wählen

28 Tipp: Der Inhalt eines Dias sollte nicht über die gestrichelten Randlinien hinausragen, da der freibleibende Rand bei der Diarahmung benötigt wird. Ansonsten wird der Text mit großer Wahrscheinlichkeit vom Diarähmchen abgeschnitten. Überschriften Verwenden Sie unbedingt Überschriften, denn sie machen den Inhalt sofort erkennbar unterstreichen die Bedeutung und machen neugierig! Überschriften gestalten Bitte wählen Sie kurze und aussagekräftige Titel! Keine Großbuchstaben verwenden! o ÜBERSCHRIFTEN, DIE NUR AUS GROSSBUCHSTABEN BESTEHEN, SIND SCHWER LESBAR! o Verwenden Sie besser Groß- und Kleinbuchstaben! Keine Kursivschrift anwenden! o Rein kursive Überschriften erzeugen eine schiefe, umfallende Optik. Geeignete Schriftarten Empfohlen wird, gängige Schriftarten zu verwenden, da sie auf den meisten Computern installiert sind, und bei der Darstellung keine Probleme verursachen. Beispiele für gängige Fonts sind: o Arial, Verdana, Tahoma Nicht empfohlen sind Schriftarten mit Serifen oder Schnörkel-Schriften. Sie sind schlecht lesbar ( Verschwimmen ) o Times, Book Antiqua o Embassy BT, Vivaldi Optimale Schriftgrößen Überschriften Dafür eignen sich Schriftgrade von 44pt (sehr groß) bis 18pt (sehr klein). 28pt sind absolut ausreichend, vor allem bei längeren Überschriften. Fließtexte Haben Sie sich für 28pt für die Überschrift entschieden, passen wunderbar folgende Schriftgrößen für die Unterebenen dazu: zweite Ebene 24pt, dritte Ebene 20pt, vierte Ebene 18pt. Abbildung 73: Beispiel für Schriftgrößen in 4 Ebenen

29 S e i t e 25 [ G e s t a l t u n g s t i p p s ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Farbauswahl & Wirkung rot grün positiv: sticht hervor; negativ: wirkt aggressiv erhöht Pulsfrequenz postitiv: beruhigend; negativ: helles Grün wirkt aggressiv positiv: beruhigend; negativ: kalt pulssenkend, angenehm fürs Auge positiv: Signalfarbe; negativ: "sauer" blau gelb Beachten Sie: Die Farben auf Ihrem Bildschirm stimmen wahrscheinlich nicht exakt mit den Farben der Präsentation über den Beamer oder den Computerausdrucken Ihrer Präsentation überein! Schrift-Farben Abbildung 74: Wirkung der Farben Hintergrund-Farben Abbildung 75: Beispiele für Schriftfarben Ideal sind alle Blautöne mit und ohne Verlauf, schwarz-dunkelgrüner Verlauf, schwarzgrauer Verlauf, Weiß. Achtung: Reines Schwarz ist zu düster! Schlecht fürs Auge sind rote Hintergründe (Flimmern!) oder Texturen! Ideal: Blautöne Ideal: Schwarz-graue Verläufe Schlecht: Roter Hintergund Schlecht: Texturen Abbildung 76: Beispiele für Hintergründe

30 Grafiken, Übergänge und Animationen Bitte beachten Sie beim Einsatz diverser Elemente folgende Punkte: Fragen Sie sich immer nach dem Zusatznutzen der ausgewählten Elemente: Ist der Einsatz des gewählten Elements eine notwendige und sinnvolle Ergänzung zum Gesprochenen, oder eher eine Ablenkung? Benutzen Sie für gleiche Sachverhalte stets die gleichen Gestaltungsmerkmale (Farben, Formen, Symbole, ). Das fördert immens das Verstehen und Behalten des Gesagten. Lassen Sie 30% der Folienfläche leer. Animieren Sie Schriften nur in Leserichtung! Grundsätzlich gilt: