Belegbehandlung bei EU-Projekten Workshopunterlage für den Finanzen, IKT und Organisation. Inhaltsverzeichnis:

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1 Belegbehandlung bei EU-Projekten Workshopunterlage für den Finanzen, IKT und Organisation Inhaltsverzeichnis: A) EINLEITUNG 2 B) ALLGEMEINE ERFORDERNISSE 2 C) DETAIL ERFORDERNISSE 2 C 1) Kategorien von aufzubewahrenden Unterlagen 2 C 2) Zuständigkeit der Unterlagenaufbewahrung 3 C 3) Dauer der Aufbewahrung 3 C 4) Form der Unterlagenaufbewahrung 3 C 5) Konzernweite Buchhaltungssysteme 4 D) BEHANDLUNG VON AUSGABENBELEGEN 4 D 1) Grundsätzliches zur Belegentwertung 4 D 2) Ausgabenbelege, deren Abstattung durch die Buchhaltungsabteilungen der Stadt Wien erfolgt 5

2 A) Einleitung Die Verordnungen für die Bestimmung der förderfähigen Projektkosten [VO (EG) 1083/2006, VO 1080/2006 und VO der EK 1828/ Kap. III] erfordern eine transparente Dokumentation der im gesamten Projekt verrechneten Ausgaben. Die Dokumentation muss für eine Prüfung des eindeutigen Projektbezugs und der ordnungsgemäßen Leistungserbringung geeignet sein. Für jede Programmperiode ist eine Mindestaufbewahrungsfrist aller Ausgabenbelege vorgeschrieben (siehe C 3)). B) Allgemeine Erfordernisse Basierend auf den obgenannten Verordnungen müssen bei der Abrechnung der Projektkosten, alle Kosten nachgewiesen und für die Anerkennung durch die vom Projekt unabhängige Finanzkontrolle transparent und nachvollziehbar dargestellt werden. Die unabhängige Finanzkontrolle prüft die Förderfähigkeit aller abgerechneten Projektkosten und quantifiziert die anteilig refundierbaren EU-Mittel. Abgerechnete Kosten, deren Projektbezug nicht eindeutig nachgewiesen und dokumentiert ist, dürfen nicht refundiert werden. Die Basis für die Kontrolle der Projektausgaben ist eine Belegliste, die alle Projektausgaben mit geeigneten Angaben des Projektbezugs und einer leicht nachvollziehbaren Zuordnung zu den Originalbelegen enthält. C) Detail Erfordernisse Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen basierend auf Artikel 90 der VO 1083/2006 und Artikel 19 der Durchführungsverordnung 1828/2006, lassen sich gliedern in Ausgaben- und Kontrollbelege. C 1) Kategorien von aufzubewahrenden Unterlagen a) Ausgabenbelege Sämtliche Unterlagen, die für den Prüfpfad gemäß Artikel 58, 70 und 71 der VO 1083/2006 und Artikel 19 der Durchführungsverordnung 1828/2006 erforderlich sind, sind aufzubewahren. Hierunter fallen die folgenden Kategorien von Unterlagen: Die Buchführungsunterlagen der Bescheinigungsbehörde, der Verwaltungsbehörde, der zwischengeschalteten Stellen, der Endbegünstigten und, wenn letztere nicht die Endempfänger der Fördermittel sind, der mit der Durchführung der Operationen befassten Einrichtungen und Unternehmen. Die Unterlagen über die Zuschussbewilligung. Die technischen Spezifikationen und der Finanzplan der Operation. Fortschrittsberichte. Die Unterlagen über die Ausschreibungs- und Vergabeverfahren. Die Belege zu den Buchführungsunterlagen der Zahlstelle und der zwischengeschalteten Stellen. 2

3 Quittierte Rechnungen oder gleichwertige Buchungsbelege für jeden Posten der Ausgaben, die der Endbegünstigte oder, wenn dieser nicht der Endempfänger der Fördermittel ist, die mit der Durchführung der Operationen befassten Einrichtungen und Unternehmen getätigt haben. Belege darüber, dass die im Rahmen der Operation vorgesehenen Produkte oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert bzw. erbracht wurden. Gegebenenfalls Unterlagen über die ordnungsgemäße Aufschlüsselung der Ausgaben in zuschussfähige und nicht-zuschussfähige Bestandteile. b) Kontrollbelege Berichte und Arbeitsunterlagen zu Kontrollen, die gemäß Artikel 60, lit f der VO 1083/2006 und Art. 15 der Durchführungsverordnung 1828/2006 von der Verwaltungsbehörde oder unter deren Verantwortung durchgeführt wurden. C 2) Zuständigkeit der Unterlagenaufbewahrung a) Ausgabenbelege Die Unterlagen der Projektausgaben sind von jenen Organisationseinheiten aufzubewahren, die für die Abrechnung ihrer Projektleistungen laut genehmigtem Programm oder Förderzusage zuständig sind. b) Kontrollbelege Die Unterlagen der Projektausgaben sind von jenen Organisationseinheiten aufzubewahren, die für die Ausgabenkontrolle der Abrechnung laut genehmigtem Programm oder Förderzusage zuständig sind, sofern die Verwaltungsbehörde oder Förderstelle nicht unabhängige Kontrollorgane damit beauftragt hat. C 3) Dauer der Aufbewahrung Für die Förderperiode gilt die Aufbewahrungsfrist bis Ende 2017, für die Förderperiode gilt die Aufbewahrungsfrist bis Ende 2022, sofern die Europäische Kommission keine abweichenden Bestimmungen vorschreibt. Die Details hierzu finden sich in Art. 50 der VO (EG) 1828/2006. C 4) Form der Unterlagenaufbewahrung Die Unterlagen sind entweder im Original oder auf allgemein üblichen Datenträgern aufzubewahren. Zu den allgemein üblichen Datenträgern zählen a) Fotokopien von Originalen. b) Mikrofiches von Originalen. c) Elektronische Fassungen von Originalen auf optischen Datenträgern (gescannte Unterlagen, die auf CD-ROM, Festplatte oder Magnetplatte gespeichert sind). 3

4 d) In elektronischer Form vorliegende Unterlagen, die nur auf CD-ROM, Festplatte oder Magnetplatte gespeichert sind. Für die Bescheinigung der Übereinstimmung der unter a) bis c) genannten Fassungen mit den Originalen gilt, dass die Aufbewahrung auf geeignetem Bild- und Datenträgern die vollständige, geordnete, inhaltsgetreue, urschriftsgetreue und überprüfbare Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleisten muss. C 5) Konzernweite Buchhaltungssysteme Bisher gilt als gelebte Praxis, die auch von übergeordneten Kontrollstellen des Bundes akzeptiert wurde, dass die Erfassung einer Auszahlungsanweisung (=Abstattungen von Zahlungen), die in einem (durch interne Richtlinien oder Verordnungen, e.t.c.) geregelten und dokumentierten konzernweiten Buchhaltungssystem erfolgen UND mit einer Projektkennzeichnung den projektbezogenen Aufwand nachweisen, als tatsächlich dem Projektträger entstandene Kosten gelten. Für die Anerkennung der Förderfähigkeit dieser Auszahlungen sind daher die Abstattungsnachweise dem Projektakt beizulegen und der Ausgabenkontrolle vorzulegen. D) Behandlung von Ausgabenbelegen Die Regulative der EU für die Gewährung von Fördermitteln aus dem Gemeinschaftshaushalt, sehen Maßnahmen vor, die Doppelförderungen für Ausgaben, die aus Gemeinschaftsmitteln kofinanziert wurden, ausschließen. Derzeit wird sowohl vom EU-Rechungshof, von der EU- Kommission, als auch von nationalen Prüfstellen deshalb eine Kennzeichnung jener Belege verlangt. Das Bundesministerium für Finanzen hat dazu am eine Stellungnahme (GZ. BMF /0046-II/10/2005) abgegeben. Das BMF stellt dazu unter anderem fest: Eine Vernichtung von Originalbelegen oder deren gänzlicher Ersatz durch elektronische Belege vor Abrechnung und Entwertung durch den Fördergeber ist daher unzulässig. Die Kennzeichnung, die gewöhnlich auch als Entwertung des Belegs bezeichnet wird, hat auf dem Originalbeleg zu erfolgen. Sofern kein Originalbeleg im gegenwärtigen herkömmlichen Sinn vorliegt (wie es etwa bei elektronischen Belegen der Fall ist), ist ein Entwertungsvermerk im elektronischen Archivierungssystem als Zusatzvermerk anzubringen. D 1) Grundsätzliches zur Belegentwertung Fördernehmer aus KMU s, NPO s, und anderen Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors, haben mit ihrer Belegbehandlung von EU-Projektausgaben grundsätzlich den unter C gelisteten Anforderungen zu genügen. Darüber hinaus sind die Ausgabenbelege für die Kennzeichnung (Entwertung) durch eine nominierte Kontrollinstanz zur Verfügung zu stellen. Für elektronische Archive gilt, dass sowohl ihre Eignung und Rechtmäßigkeit, als auch die Organisationseinbettung vom Förderempfänger nachzuweisen ist. Gegebenenfalls ist eine ergänzende Dokumentation der Projektabrechnung beizulegen. 4

5 D 2) Ausgabenbelege, deren Abstattung durch die Buchhaltungsabteilungen der Stadt Wien erfolgt Diese Ausgabenbelege sind einer elektronischen Erfassung und Archivierung unterworfen. Für die ordnungsgemäße Belegbehandlung in Übereinstimmung mit den Regulativen der EU für Ausgaben, die aus Gemeinschaftsmitteln kofinanziert werden, sind im Falle von Finanzkontrollen, die Eignungsnachweise des magistratsweiten Systems von der MA 6 zu beziehen. Grob skizziert, sind im Ablauf der Belegbehandlung für Ausgaben im Rahmen von EU- Projekten bei Belegen, die im Rahmen von EU-Projekten anfallen, folgende Schritte erforderlich: 1. Vorerfassung des Belegs im PAM durch die Buchhaltung 2. Leistungskontrolle anhand des Belegs und Leistungsbestätigung durch die Dienststelle 3. Auszahlungsanweisung an die Buchhaltung an die Dienststelle (bzw. Rechnungsworkflow) unter Angabe Kostenträgers (CO-Buchung) 4. Verbuchung und Auszahlung der Buchhaltung 5. allfällige Rücksendung des Originalbelegs an die Dienststelle 6. Aufnahme des Belegs in die Projektabrechung (Belegliste) 7. Kontrolle der Belegliste durch projektunabhängige FLC-Stelle und Anbringen des Entwertungsvermerks auf der Originalrechung 8. Archivierung der Originalrechung im Projektakt Ing. G. Reissert