1. Wie lauten die wichtigsten Regeln für das Layout meines Newsletters?

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1 FAQ: Newsletter 1. Wie lauten die wichtigsten Regeln für das Layut meines Newsletters? Um den Wiedererkennungswert des Newsletters zu gewährleisten und nch zu steigern, sllten Sie immer das gleiche Layut beibehalten. Auf einen mehrspaltigen, kmplizierten Aufbau sllten aufgrund vm respnsive Design vermieden werden, s dass der Newsletter auf allen Endgeräten fehlerfrei dargestellt wird. S verhindern Sie hrizntales Scrllen und dass dabei Infrmatinen übersehen werden könnten. 2. Was ist ein Pre-Header und wie wird er richtig eingesetzt? Der Pre-Header ist einer der wertvllsten Stellen im Newsletter, denn es handelt sich hierbei um die ersten Textzeilen, die Smartphnes und -Prgramme im Psteingang neben Absender und Betreff aufzeigen. Da Sie nicht viele Zeichen zur Verfügung haben, sllte die Darstellung kurz und bündig sein. Richten Sie sich bei der Frmulierung nach dem AIDA-Prinzip. 3. Wie ist der Kpfbereich eines Newsletters aufgebaut? Der Kpfbereich ist der Bereich im Newsletter, der die Herkunft des Newsletters anzeigt. Unsere Leserichtung geht vn links ben nach rechts unten. Daher sind Herkunftsangabe, bestehend aus Firmenschriftzug und Lg, an dieser Stelle wichtig. Zusätzlich ist der Hinweis, dass es sich um einen Newsletter handelt, für den Leser hilfreich. 4. Wie werden Bilder, Vides und Animatinen richtig eingebunden? Mit ansprechenden Bildern lassen sich Prdukte besser verkaufen, Themen veranschaulichen und Emtinen wecken. Dies gilt insbesndere im B2C-Bereich. Die Grundregel lautet: Bilder lckern auf. Vr allem Empfänger, die snst nur einen kurzen Blick auf Ihr Mailing gewrfen hätten, werden s ptimaler angesprchen. Die wichtigsten Fakten haben wir für Sie zusammengefasst in der Checkliste zu Bildern im Newsletter: Urheberrecht: Wichtig ist: Es gilt immer das Urheberrecht, sbald Sie fremdes, als nicht selbst prduziertes Bildmaterial verwenden. Ein fremdes Bild darf hne Einwilligung des Urhebers nicht genutzt werden. Diese Regelung gilt für alle Prdukte geistigen Eigentums. Darunter fallen im visuellen Bereich auch Zeichnungen, Grafiken, Ftmntagen, Karikaturen swie Teile dieser. 1

2 Sind eindeutig erkennbare Persnen dargestellt, s muss außerdem die Einwilligung der Abgebildeten vrliegen ( Recht am eigenen Bild ). Verhältnis Text-Bild: Setzen Sie Bilder sparsam und bewusst ein, um die Ästhetik zu erhalten und verlängerte Ladezeiten zu verhindern. Bilddesign: Achten Sie auf eine einheitliche Bildsprache im Knsens des Crprate Design. Die Btschaft des Bildes sll klar erkennbar sein und das Layut markengerecht umgesetzt. Größe und Auflösung: Ihre Bilder müssen hchauflösend genug sein, dass sie nicht verpixelt dargestellt werden, aber auch s klein, dass kein unnötiger Ballast durch sie verursacht wird. Zu grße Bilddateien verlangsamen die Ladegeschwindigkeit. Frmate: Am besten lassen sich JPG und GIF verwenden, da diese vn allen Clients dargestellt werden können. Vermeiden Sie Frmate wie BMP und TIF. Text-Bild-Relevanz: Die verwendeten Bilder sllten einen direkten Bezug zur Textbtschaft haben und einen visuellen Zusatznutzen darstellen. Der Inhalt des Mailings muss aufgrund möglicher Bildunterdrückung auch hne Grafiken deutlich werden. Hinterlegen Sie daher zusätzlich immer aussagekräftige Alternativtexte hinter den Bildern. Sinnvlle Einbindung im Mailing: Eingebettete Bilder werden vn den gängigsten -Clients prblemls unterstützt und auch bei aktiver Bildunterdrückung angezeigt. Vrrangig Bilder im Newsletter zu verlinken ist trtzdem die bessere Variante! Denn mit eingebetteten Bildern steigt das Risik, dass der Newsletter in den Spam-Ordner aussrtiert wird. Die Header-Grafik sllte als Einzige aufgrund des Wiedererkennungswertes immer eingebettet sein. Die Öffnungsrate eines Newsletters kann nur bestimmt werden, wenn der Bildaufruf eines verlinkten Bildes getrackt wird. Daher sind verlinkte Bilder im Newsletter zwingend ntwendig. Alternativtexte sllten bei jedem Bild egal b verlinkt der eingebettet hinterlegt werden. Kntrllieren Sie daher alle Bilder auf krrekte Titles und ALT-Attribute. 2

3 Hyperlinks: Es ist sinnvll, Bilder mit einem Hyperlink zu verknüpfen. Die meisten Leser klicken eher auf ein Bild, als auf einen Text-Link. Vides/ Animatinen: Auf eingebettete Animatinen und Vides sllten Sie verzichten. Das erhöht das Ladevlumens und die Rechenleistung. Ist es dch einmal ntwendig, können Sie einen Screensht einbauen und zum Vide verlinken. 5. Welche Möglichkeiten der persönlichen Ansprache gibt es? Je nach Art des Unternehmens kann die persönliche Ansprache förmlicher der lckerer gestaltet werden: Sehr geehrte/r Herr/ Frau Liebe/r Herr/ Frau Liebe/r Vrname 6. Welche Regeln müssen beim Verfassen des Einleitungstextes beachtet werden? Die Gestaltung des Einleitungstextes sllte kurz und prägnant sein. Der Leser muss Ihr Anliegen sfrt erkennen. Der Grund liegt darin, dass der Empfänger innerhalb der ersten 10 Sekunden entscheidet, b er Ihre Mail lesen der löschen wird. Mögliche Inhalte in diesem Themenabriss können aktuelle Geschehnisse, wie Messen, Wettbewerbe, kürzliche Aufträge und Unternehmenserflge sein. Auch Handlungsanweisungen sllten an den Anfang Ihres Mailings gestellt werden. Dazu zählen unter anderem: Gewinnspiele Call-t-Actin (siehe Punkt 9.) 7. Wie kann die abschließende Grußfrmel gestaltet werden? Ähnlich der Ansprache an den Rezipienten, verhält es sich auch mit der abschließenden Grußfrmel. Je nach Geschäftsgebaren gibt es flgende Möglichkeiten: Vr- & Nachnamen der Unterschrift mit Psitinsbezeichnung Team-Gruß evtl. Prtrait/ = persönlicher und individueller 8. Wie baue ich die Blck-Themen und Zwischenüberschriften unter der persönlichen Ansprache auf? Die Blöcke sllten sich auf die wichtigsten Fakten beschränken. 3

4 Farbige Zwischenüberschriften lckern auf und machen den Textblck übersichtlicher Man sllte sich auf maximal drei Textblöcke pr Newsletter beschränken. Das dient der Übersichtlichkeit und hält Ihre Leser am Ball. Integrieren Sie stattdessen einen Buttn der den Leser zu weiteren Nachrichten auf Ihrer Webseite weiterleitet. mögliche Beispiele für Zwischenüberschriften vn Textblöcken: Tp-News Neue Prdukte (& Angebte): Preisliste, Gutscheine für diverse Aktinen Aktinen: Whltätigkeitsprjekte, Teamevents, Saisnales: Ostern, Weihnachten Termine: Veranstaltungen, Wrkshps, Lesungen, Unternehmensinfs: Neue Mitarbeiter, ffene Stellen, Jubiläen, Umzüge (Adressänderungen), Zertifikate, Nminierungen, Auszeichnungen, ptimierte Öffnungszeiten Der Tipp des Mnats: Vrstellung passender Prdukte, Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem daraus für den Leser entstehenden Vrteil Besndere Serviceangebte: einmalig nur zu diesem Datum, Services, die Mitbewerber nicht bieten (Alleinstellungsmerkmal) 9. Was ist die Call-t-Actin? Die Call-t-Actin (CTA), der Aufruf zum Handeln, ist ebenfalls ein sehr wichtiges Element um die Cnversin Ihres Newsletters zu steigern. Die CTA kann als Grafik- der Textschaltfläche, swie als Buttn im Newsletter dargestellt sein. Sie lenken die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich und sllen sie zum Klick mtivieren. Ziele: Webseiten-Klicks Dwnlads Prduktverkauf Generierung vn Anmeldungen 10. Welche Vrgaben muss ich bei der Gestaltung des Fuß-Bereiches meines Newsletters einhalten? Jedes Mailing muss im Fußteil ein Text-Frmat aufweisen, damit dieser immer beim Empfänger fehlerfrei aufgebaut wird (Nv.06: Gesetz über elektrnische Handelsregister & Genssenschaftsregister swie das Unternehmensregister). Der Fußteil enthält flgende Angaben: (1) Absender der Newsletters der Firmenname (2) Vllständige Adresse (3) Geschäftsführer (4) Registergericht und HRB-Nummer (5) eventuell redaktinell Verantwrtlichen (6) funktinierender Abmelde-Link 4

5 (7) Tipp: Telefnnummer sllte immer direkt anklickbar sein. Auf dem Smartphne ist es umständlich, die Nummer zu kpieren und manuell zu wählen. 8. Was muss ich bei der Linkstruktur beachten? Abslute Pflicht ist ein funktinierender Abmelde-Link. Der Empfänger muss immer die Möglichkeit haben, den Newsletter, den er einmal angefrdert hat, auch wieder abzubestellen. Ist der Link nicht vrhanden, kann das empfindliche mnetäre Sanktinen nach sich ziehen. Kntrllieren Sie alle Links. Sind Newsletter-Header und das Lg verlinkt auf die eigene Seite? Sind alle Bilder und Textlinks swie Buttns krrekt verlinkt? Setzen Sie Links weit auseinander, damit sie auch vm Smartphne aus prblemls angeklickt werden können. 9. Warum muss ich vr Versendung immer einen Live-Test durchführen? Um sicherzustellen, dass alle Funktinen tadells funktinieren, Bilder richtig angezeigt werden und unvrhergesehene Fehler ausgeschlssen werden können, schickt man eine Testversin des fertigen Newsletters an sich selbst. Hier kann auch nch einmal final die Rechtschreibung und die krrekte Anrede überprüft werden. 10. Warum ist es wichtig Parameter für die Publikatin festzulegen? Legen Sie Versende-Parameter für Ihren Newsletter fest um eine Knstanz zu erreichen. Möglichkeiten: Immer mntags, immer am 15. des Mnats wöchentlich, mnatlich, im Quartal, jährlich 11. Welche Werkzeuge zur Erflgskntrlle gibt es und wie nutze ich diese ptimal? Je mehr Newsletter Sie versenden, dest genauer lassen sie auch den gewnnen Daten Infrmatinen herauslesen. S lernen sie Ihren Abnnenten besser kennen und können gegebenenfalls Zielgruppen ptimieren und anpassen swie ihre Ansprache verbessern und themenrelevantere Inhalte verfassen. Beliebte, zuverlässige Tls sind: Landingpages: verlinken Sie Bilder auf Prdukte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens. Achten Sie auf das respnsive Design Ihrer Landingpage, damit auch diese Seiten auf mbilen Endgeräten, genau wie auf PC ptimal angezeigt werden, snst ist der beste Newsletter nichts wert. Über Anmelde- und Bestellfrmulare erreichen Sie ebenfalls Kunden. 5

6 Nutzen sie Ggle-Analytics zum Newsletter-Tracking. Die Ziel-Bebachtung bei Ggle Analytics ist übersichtlich. ( ). Der Vrteil vn Ggle Analytics: Durch die Multi-Channel-Funktinalität lässt sich sgar die Custmer Jurney in die Auswertung der eigenen Newsletter-Kampagnen einbeziehen 12. Checkliste: Layut - Gleiches Layut des Newsletters Wiedererkennungswert Kpf/ Fuß - Kpf & Fuß des Newsletters immer beibehalten - gesetzlich vrgeschriebene Infrmatinen im Fuß Text/ Rechtschreibung - 10 Sek.-Regel: Kurz, auf den Punkt, wichtigste Infrmatinen - Ist der angezeigte Absendername krrekt? - Ist die richtige Absenderadresse angegeben? - Werden Name und Anrede der Empfänger krrekt übergeben? - Ist der Newsletter frei vn Rechtschreibfehlern? Bilder/ Links - Funktinierender Abmelde-Link? - Sind Newsletter-Header und das Lg verlinkt? - Krrekte, sinnvlle Verlinkung vn Bild- & Text-Links - Haben alle Bilder krrekte Titles und ALT-Attribute? Erflgsmessung - Test-Mailing!! Wird der Newsletter auf allen Endgeräten krrekt angezeigt? - Nutzen Sie Landingpages und Anmelde-/ Bestellfrmulare - Ziel-Bebachtung mit Ggle Analytics Es gibt verschiedene Varianten, einen Newsletter zu versenden. Zum Beispiel als PDF-Dkument im -Anhang, um prblemlses Ausdrucken zu gewährleisten. Auch eine reine Textversin ist möglich. Zur Auflckerung und Erhöhung der Lesefreude empfiehlt sich eine HTML-Versin, die bestenfalls bereits für mbile Endgeräte ptimiert ist. Denn die Nutzung vn Handys zum Abrufen vn s nimmt stetig zu. Beachten sie beim Erstellen immer Design und Usability-Aspekte für Tuch-Screens. Lernen Sie Ihren Kunden kennen, ptimieren Sie Zielgruppen und schreiben sie zielgerichtete Btschaften an Ihren Abnnentenkreis. Das Öffnen der s und das Klickverhalten der Leser können zu statistischen Zwecken registriert und ausgewertet werden. Hieraus können Empfängerverhalten wie Anzahl der Öffnungen, Weiterleitungen, etc. ersehen und das erlangte Wissen für weitere Newsletter genutzt werden. Eine Kmbinatin vn Newslettern nennt man Kampagne. Newsletter sind ein hervrragendes Werkzeug des Direktmarketings, um schnelle Ergebnisse aus den Bereichen Trendanalysen, Meinungsumfragen, Abstimmungen, Quiz, etc. zu erzielen. 6

7 Hierbei sind die Regelungen des Datenschutzes zu beachten. Die Empfänger haben sich selbst als Interessenten in eine Newsletter-Liste eingetragen, das Einverständnis (Opt-In) der Empfänger liegt als vr. Ein Newsletter kann auch über gängige Mail-Prgramme wie etwa Outlk Express der Mzilla Thunderbird verschickt werden. Dabei wird eine Mail an eine Verteilerliste versandt, die über das Adressbuch verwaltet wird. Die Empfänger kmmen hierbei in der Regel ins BCC-Feld. Bei einer größeren Adressenbasis ist dies jedch prblematisch, da nicht mehr erreichbare Adressen (Bunces) und Abmeldungen manuell aussrtiert werden müssen. Darüber hinaus ist eine Persnalisierung der Mail und eine Erflgsauswertung bei dieser Variante nicht möglich. Zudem sind die Möglichkeiten des Newsletterversandes über einen nrmalen Mailaccunt bei herkömmlichen Web-Prvidern meist limitiert und bieten nur eine eingeschränkte Anzahl vn Empfängern (Limit für -Kpien per CC der BCC). Für den prfessinellen Newsletterversand beauftragen Unternehmen meist spezielle Prvider, die dafür entsprechende Sftware anbieten. Mit dieser lassen sich Verteilerlisten swie An- und Abmeldungen kmfrtabel verwalten, Newslettermails gestalten und persnalisieren swie Kampagnen steuern und auswerten. Die Nutzung prfessineller Sftware ist meist als ASP- Lösung (D-It-Yurself) über ein Web-Interface möglich, ft sind auch Design, Prgrammierung, Kampagnenerstellung und Newsletterredaktin als Services gesndert buchbar. Darüber hinaus srgt ein prfessineller Prvider durch verschiedene Maßnahmen dafür, dass die versendeten Mails bei den Empfängern ankmmen und nicht in Spamfiltern hängen bleiben. In diesem Zusammenhang gewinnt vr allem das sgenannte Whitelisting an Bedeutung. In letzter Zeit werden auch das Greylisting und das Sender Plicy Framewrk (SPF) immer wichtiger. Allerdings ist auch Vrsicht bei der Auswahl vn externen Dienstleistern gebten. Denn man kann bei unseriösen Anbietern nicht nachvllziehen, was mit den adressen passiert und b sie nicht weiter verkauft der anderweitig unberechtigt genutzt werden. 7