OeAV-Office. Funktionärsverwaltung. Benutzerdokumentation. Die Softwarelösung zur Vereinsverwaltung für OeAV Sektionen und Ortsgruppen

Transkript

1 OeAV-Office Die Softwarelösung zur Vereinsverwaltung für OeAV Sektionen und Ortsgruppen Benutzerdokumentation Funktionärsverwaltung

2 Einleitung Die vorliegende Benutzerdokumentation richtet sich an OeAV-Office Administratoren und dient als Hilfestellung in der praktischen Anwendung der Funktionärsverwaltung. Der Leser erfährt alle wichtigen Details, Zusammenhänge und Hintergründe und kann damit die betreffenden Aufgaben richtig interpretieren und anwenden. Kenntnisse über die OeAV Organisation sowie der Besuch einer OeAV-Office- Schulung werden vom Leser vorausgesetzt. Aufgabenstellung Die Funktionärsverwaltung bildet die wichtigste Grundlage für die zufriedenstellenden Kommunikation mit den Mitgliedern der Funktionärsgruppen aus den Sektionen. Dies betrifft insbesondere den die Abwicklung von Zentralversand Services die Ausgabe von Funktionärsausweisen das Kontaktieren von Funktionären durch die Sektion In absehbarer Zukunft dienen diese Daten auch noch folgenden Zielen: Funktionärsstatistiken als wichtige Grundlage für Förderanträge etc. Zuweisung und Übersicht von Ausbildungsständen und Qualifikationen die Publizierung der Kontaktdaten über die WEB-Site (Weblication) die Aufnahme bestimmter Funktionsgruppen in ein OeAV-internes Adressund Bestandsverzeichnis (in Papierform und Online) udgm. Mit der OeAV Office Funktionärsverwaltung können Funktionsgruppen individuell verwaltet und Mitgliedern einer Sektion oder Ortsgruppe zugewiesen werden. Mittels Synchronisation werden diese Daten an des System des Hauptvereins übermittelt und stehen dort für die zentralen Aufgaben aktualisiert zur Verfügung. OeAV-Office Team Seite

3 Vorbereitung In einem ersten Schritt muss einmalig die Funktionsstruktur der Sektion bzw. Ortsgruppen erfasst werden. Dazu bietet OeAV-Office standardmäßig unter dem Menüpunkt Verwaltung /Funktionen gleich mehrere Funktionsgruppen an: Vorstand Rechnungsprüfer Administrationsteam Alpinteam Jugendteam Finanzausschuss Hüttenausschuss Wegeausschuss Schiedsgericht Unter jeder Funktionsgruppe (Klick auf das + Symbol) finden Sie dann Vorschläge über einzelne Funktionen wie z.b. im Jugendteam die: Jugendmitarbeiter OeAV-Office Team Seite

4 Jugendleiter Hinweis: Ein Jugendteamleiter ist Mitglied des Vorstandes und daher nicht direkt dem Jugendteam sondern dem Vorstand zugewiesen. Diese Standard - Funktionsstruktur kann von Ihrer Sektion einfach übernommen werden. In diesem Fall sind seitens OeAV-Office alle Vorbereitungsarbeiten schon abgeschlossen und man kann sich sofort der Aufgabe <Zuweisung von Funktionen> widmen. Falls in Ihrer Sektion weitere Funktionsgruppen bzw. Funktionen existieren und sie diese Funktionen zuweisen möchten, kann man diese in selben Menüpunkt mittels der OeAV-Funktion (siehe Symbolleiste) <Neu> und der Subfunktion <Neuer Eintrag> oder <Neuer Untereintrag> ergänzen. OeAV-Office Team Seite

5 Bei einem Neueintrag sind folgende Eingabe möglich: Name: Zuweisen: Bezeichnung der Funktionsgruppe (z.b. Kletterhallenausschuss) oder einer Funktion (z.b. Ausschussmitglied) Niemand: diese Funktion kann keiner zuweisen Admin: Diese Funktion kann nur der Administrator zuweisen Jeder: Diese Funktion kann jeder Benutzer zuweisen mehrere zuweisen: aktiviert: diese Funktion kann mehreren Mitgliedern zugewiesen werden (z.b. Ausschussmitglied) deaktiviert: diese Funktion kann nur einem Mitglied in einer Sektion oder Ortsgruppe zugewiesen werden (z.b. 1. Vorsitzender) Druck. Anfang: Ende: aktiv: derzeit ohne Funktion Datum Beginn einer Funktionsgruppe oder einer Funktion Datum Ende einer Funktionsgruppe oder einer Funktion aktiviert: Diese Funktionsgruppe oder Funktion ist aktiv deaktiviert: Diese Funktionsgruppe oder Funktion ist nicht aktiv Name Sektion: Hier kann eine eigene Bezeichnung der Funktionsgruppe oder Funktion vergeben werden (z.b. statt 1. Vorsitzender = Präsident, Obmann oder Obfrau) Zentrale Funktion: hier kann eine Zuweisung einer zentralen Funktion erfolgen. Dies wird insbesondere dann erforderlich, wenn eigene Bezeichnungen verwendet werden. Durch die Zuweisung einer zentralen Funktion wird gewährleistet, dass eine zentrale Selektion einer Funktion über alle Sektionen erfolgen kann (z.b. 1. Vorsitzender) Notiz: Eintrag einer individuellen Notiz zu einer Funktionsgruppe bzw. Funktion OeAV-Office Team Seite

6 Falls in der Ortsgruppe weitere Funktionsgruppen bzw. Funktionen existieren und Sie diese Funktionen zuweisen möchten, kann man diese ebenfalls in diesem Menüpunkt verwalten. Wechsel Sie dazu den Typ (siehe Symbolleiste) auf <Ortsgruppe> und gehen Sie dann wie bei den Sektionsfunktionen vor. Einmal angelegte Funktionsgruppen und Funktionen stehen damit für die Zuweisung von Funktionen zu einem Mitglied zur Auswahl zur Verfügung. Funktionsgruppen und Funktionen können auch gelöscht werden, solange keine Zuweisung dieser Funktion zu einem Mitglied erfolgt ist. Markieren Sie dazu den betreffenden Eintrag und klicken Sie auf Löschen. Hinweis: Die Änderung von zentralen Funktionsgruppen bzw. Funktionen (gelb hinterlegt) ist nicht möglich. Ergänzungen und Änderungen von sektionseigenen Funktionsgruppen und Funktionen (weiß hinterlegt) können nur vom Administrationsbenutzer der Sektion durchgeführt werden. OeAV-Office Team Seite

7 Zuweisen von Funktionen In einem zweiten Schritt kann man nun Mitgliedern eine oder auch mehrere Funktionen zuweisen. Dazu bietet OeAV-Office unter dem Menüpunkt Mitglieder eine Unterfunktion Funktionen an. Wählen Sie also ein Mitglied aus, und gehen Sie auf die Unterfunktion Funktionen. Klicken Sie auf das Symbol Neu. Nun werden Ihnen die Funktionsgruppen und dazugehörigen Funktionen (Klick aufs +-Symbol) zur Auswahl angeboten. Markieren Sie die gewünschte Funktion und bestätigen Sie die Funktion mit OK. OeAV-Office Team Seite

8 Sie können noch das Anfangsdatum und das Ende der Funktion eingeben. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich. Weiters kann eine Funktion auf aktiv (vorbelegt) oder inaktiv gesetzt werden. Im Notizfeld geben Sie bei Bedarf beliebige Informationstext ein. Mit der Schaltfläche <Speichern> wird die jeweilige Funktion zugewiesen. Auf die selbe Art und Weise kann man nun dem ausgewählten Mitglied weitere Funktionen zuweisen, oder das nächste Mitglied auswählen und die entsprechenden Funktionen zuweisen. Wenn Sie einem Mitglied Funktionen einer Ortsgruppe zuweisen möchten, gehen Sie wie oben beschrieben vor. Wechseln Sie vorher in der Funktionsgruppenauswahl unter Sektion auf die jeweilige Ortsgruppe. Empfehlung: Bereiten Sie aktuelle Funktionärslisten vor (Vorstand, Jugendteam, Alpinteam) und verwenden Sie diese als Erfassungsunterlage. So vorbereitet ist diese Aufgabe mit OeAV-Office einfach und rasch erledigt. OeAV-Office Team Seite

9 Anzeige / Export von Funktionären Sie haben alle Funktionen zugewiesen? Wechseln Sie nun zum Menüpunkt Funktionäre, wählen Sie Ihre Sektion bzw. Ihre Ortsgruppe. Dann werden alle zugewiesenen Funktionen angezeigt. Sie können Ihre Funktionäre nach verschiedenen Kriterien selektieren. Über die Funktion <Funktion auswählen> kann beispielsweise eine bestimmte Funktionsgruppe z.b. Vorstand - gewählt werden. Daraufhin werden alle Vorstandsmitglieder angezeigt. Neben der Funktionsgruppe können auch noch folgende Selektionen vorgenommen werden: einzelne Funktionen: z.b. Jugendmitarbeiter nach Stichtag: dabei wird Funktionsbeginn und Ende berücksichtigt Funktionärsstatus: alle, nur aktive, inaktive Funktionäre OeAV-Office Team Seite

10 Mit der Funktion <Datenexport> (rechte Maustaste auf Menüleiste) kann man die angezeigten Funktionäre ins Excel exportieren und so z.b. ganz einfach einen Serienbrief erstellen. Vorher kann man bei Bedarf noch zusätzliche Felder der Funktionäre einblenden und exportieren lassen. OeAV-Office Team Seite

11 Beenden (Deaktivieren) von Funktionen Läuft eine Funktion ab oder möchte man eine Funktion aus anderen Gründen ändern, wählt man einfach das betroffene Mitglied an und beendet die zugewiesene Funktion, indem man das Kennzeichen <aktiv> deaktiviert. Gibt man dabei zusätzlich das Datum für das Ende der Funktion ein, kann man später nachvollziehen, von wann bis wann eine Person welche Funktion in der Sektionen ausgeübt hat (z.b. ideal bei Ehrungen verdienter Altfunktionäre). Hinweis: Mann kann eine Funktion auch aufheben, indem man diese einfach markiert und dann löscht. In diesem Fall stehen später dazu aber keine historischen Daten zur Verfügung. OeAV-Office Team Seite